MINISTERIO DE EDUCACION Viceministerio de Gestin
InstitucionalOficina de Apoyo a la Administracin de la
EducacinUNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL DIAGNSTICO SITUACIONAL EN LAS
INSTANCIAS DESCENTRALIZADAS
Enero de 2009
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL ANALISIS SITUACIONAL EN LAS
INSTANCIAS DESCENTRALIZADAS PRESENTACIN La Oficina de Apoyo a la
Administracin de la Educacin, a travs de la Unidad de Organizacin y
Mtodos, en el marco de la dcimo segunda poltica del Acuerdo
Nacional, el proceso de descentralizacin, la Ley General de
Educacin y el Proyecto Educativo Nacional, ha elaborado la
propuesta de Reestructuracin de las Instancias descentralizadas
II.EE., UGEL y DRE con la finalidad de dotar a las Direcciones
Regionales de Educacin, Unidades de Gestin Educativa Local e
Instituciones Educativas Pblicas, de modelos organizacionales que
les permita cumplir sus objetivos institucionales con mayores
niveles de eficiencia y eficacia. La implementacin de la propuesta
considera el desarrollo de un conjunto de acciones articuladas y
sincronizadas las cuales deben realizarse con la participacin
activa de los actores directos de las instancias descentralizadas.
Estos esfuerzos debes ser orientados mediante lineamientos e
instructivos que brinden las orientaciones pertinentes para lograr
la adecuada sincronizacin de las acciones de implementacin. El
presente instructivo se ha elaborado con la finalidad de facilitar
y uniformizar el registro de la informacin que determinar el estado
situacional de la entidad la misma que ser la base para los anlisis
y documentos complementarios a la propuesta de reestructuracin
tales como la delegacin de funciones, capacitacin del personal,
equipamiento informtico, programas de incentivos, etc.
OBJETIVO GENERAL Identificar la situacin real de funcionamiento
de las instancias descentralizadas del sistema educativo en lo que
respecta a sus metas de atencin ocupacin, infraestructura,
equipamiento, personal, presupuesto, carga de trmite e inventario
de procedimientos, a fin de desarrollar los componentes de la
propuesta de reestructuracin adecuados a la realidad regional y
local particular. OBJETIVOS ESPECFICOS
Conocer la situacin actual de implementacin y funcionamiento de
las instanciasdescentralizadas.
Obtener informacin relevante para formular los componentes de la
propuesta dereestructuracin adecuados a cada realidad regional y
local. RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIN La responsabilidad del
anlisis situacional de las UGEL y DRE, corresponde a: Para el mbito
de la UGEL, el rea de Gestin Institucional correspondiente Para el
mbito de la DRE que incluye las instancias descentralizadas del
departamento (DRE y todas las UGEL), el Gobierno Regional a travs
de la
Instructivo para la elaboracin del Analisis Situacional en las
instancias descentralizadas
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Direccin de Gestin Institucional de la Direccin Regional de
Educacin quien consolida la Informacin presentada por cada una de
las UGEL. El llenado de formatos sobre informacin especfica acerca
de personal, equipamiento, carga de trmite, etc. se debe encargar a
las reas correspondientes: Personal, Abastecimiento y Trmite
Documentario. Corresponde a Gestin Institucional de la UGEL o DRE
la revisin, consolidacin y anlisis de la informacin. REMISIN DE LA
INFORMACIN Cada UGEL remitir a la Unidad de Organizacin y Mtodos
del Ministerio de Educacin y a la Direccin Regional de Educacin
correspondiente la informacin completa en versin digital. As mismo,
cada DRE remitir a la Unidad de Organizacin y Mtodos del MED y al
Gobierno Regional del cul depende la informacin correspondiente a
su sede administrativa y la informacin consolidada de todas las
UGEL un ejemplar impreso y la versin digital correspondiente. Las
direcciones electrnicas para la remisin de la versin digital son
las siguientes: [email protected],
[email protected], [email protected] y [email protected]
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS El trmino Instancias
Descentralizadas se refiere a las Instituciones Educativas,
Unidades de Gestin Educativa Local y Direcciones Regionales de
Educacin. La informacin que se registrar en el formato 02 incluye a
las Instituciones Educativas y los formatos 01, 03, 04, 05, 06, 07
y 08 se refiere a informacin solamente de las sedes administrativas
de las UGEL y DRE. 1. Explicacin de los formatos: Formato 01 -
Informacin bsica de la Sede Administrativa UGEL/DRE Se registrar la
informacin relacionada con las condiciones de infraestructura del
local donde funciona la UGEL / DRE, ambientes e instalaciones con
que cuenta, (entre los cuales se ha incluido el Internet, fax y si
tienen una red de datos), el nmero y condicin de los vehculos para
el desplazamiento de los Especialistas, las vas de acceso a la
UGEL, as como el tiempo que hay a las UGEL ms cercanas. Permitir
conocer si cuenta o no con los ambientes y servicios adecuados, as
como los medios de comunicacin con los que se cuenta en la
localidad para la difusin de las actividades en su mbito. Formato
02 Estadstica Bsica Se registrar informacin con la poblacin escolar
y los servicios educativos, por cada distrito del mbito geogrfico
que comprende la UGEL, en lo que respecta a la informacin total de
matrcula (alumnos), secciones, Instituciones Educativas, programas
y docentes, desagregados de acuerdo a la tipologa que el formato
plantea. Este se desagrega en 03 pginas: pblico + privado, pblico y
privado. Formato 03 Inventario de equipos de la Sede Administrativa
UGEL/DRE Se anotar la informacin correspondiente al equipamiento
con que cuenta cada unidad organizacional es decir por reas o
direcciones integrantes de la UGEL o
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instancias descentralizadas
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DRE (computadoras, impresoras, fotocopiadoras, equipos de
comunicacin y otros) y si se encuentran en buen estado o no y qu
tan modernos son. En caso que el equipamiento sea precario se debe
hacer un comentario sobre las dificultades que se tienen para el
ejercicio de las funciones y por tanto justificar la compra de
equipos para que la UGEL pueda brindar un mejor servicio. Formato
04 Inventario de aplicativos informticos de la UGEL/DRE Uno de los
aspectos claves para mejorar la calidad del servicio en las
instancias descentralizadas es una adecuada implementacin y uso de
las tecnologas de informacin que se evidencia en aplicativos
informticos integrados que hayan superado la seudo informatizacin
de las entidades. En tal sentido en este formato se anotar la
informacin bsica del nivel de automatizacin de las instancias
relacionada con el sistema y frecuencia de uso de los aplicativos
existentes. En las celdas que corresponden a las reas o equipos de
trabajo se debe registrar la frecuencia de uso del aplicativo de
acuerdo a la leyenda explicada en el formato y en la columna de
observaciones y comentarios se pide registrar brevemente que tan
importante para la entidad es el uso de estas herramientas y que
aspectos podran mejorarse. Formato 05 - Informacin del personal de
la UGEL/DRE Se registrar la informacin correspondiente a todos los
trabajadores de la sede de la UGEL / DRE, por rea, incluyendo
nombrados, destacados, contratados en plazas orgnicas, SNP,
practicantes, etc. y recogiendo informacin acerca de su cargo en la
sede, tiempo en el cargo y tiempo de servicio total. Si la UGEL no
cuenta con todos los cargos del CAP financiados, es muy probable
que haya tenido que destacar de instituciones educativas a algunos
trabajadores para cubrir los vacos y poder cumplir con sus
funciones. En ese caso se debe registrar el cargo de origen
(Profesor de Aula, Profesor de Asignatura, Director, etc) y el
cargo en la sede de la UGEL (Especialista en Educacin, Especialista
Administrativo, etc). Tambin puede ocurrir que se cuente con
trabajadores titulares de la UGEL que se encuentran desempeando
funciones diferentes a las de su cargo de nombramiento. En otros
casos se cuenta con practicantes o trabajadores por servicios No
Personales para apoyar en las labores. Se aadir un breve comentario
sobre los resultados que se obtienen del llenado del formato,
resaltando la forma en que han logrado cubrir el dficit de plazas
en caso lo hubiera. Formato 06 Nivel profesional del personal de la
UGEL/DRE En el mismo esquema del Formato 05, en este formato se
registrar el nivel calificacin profesional que cada trabajador sea
cual fuere su condicin laboral actual ha alcanzado. Se clasifica la
informacin de acuerdo al grado universitario obtenido, segunda
especialidad realizada y los dems grados superiores como los de
magster o doctor. En la columna de horas de capacitacin se debe
tener cuidado de registrar solamente la informacin que se solicita.
Formato 07 Programacin y ejecucin presupuestal mensualizada
UGEL/DRE Consignar la ejecucin presupuestal mensualizada del ltimo
ao tanto en Recursos Ordinarios (Planillas, Pensiones y Bienes y
Servicios) como Recursos Directamente Recaudados.
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El objetivo de este requerimiento es identificar y analizar el
porcentaje del presupuesto que corresponde al pago de Bienes y
Servicios y los Recursos Directamente Recaudados. Asimismo para el
caso de las UGEL No Ejecutoras de Presupuesto es importante conocer
el presupuesto que ejecutara en caso el Gobierno Regional decida
iniciar el trmite de solicitud de creacin de ms Unidades Ejecutoras
ante el Ministerio de Economa y Finanzas. Se incluir un breve
comentario de los resultados explicando las necesidades de
financiamiento que seguramente debe tener especialmente la UGEL.
Formato 08 - Carga de Trmite de la UGEL/DRE En este formato se
registrar mes a mes, el nmero de expedientes atendidos por la
entidad referidos a los trmites que los usuarios externos e
internos solicitan para cada uno de los procedimientos existentes.
Esta informacin se obtendr de los libros de cargo que cada rea
utiliza para llevar el control de ingreso, flujo y salida de
documentos y expedientes. El formato se debe presentar ordenando
los trmites en forma descendente segn el total de expediente
atendidos en el perodo. Formato 09 - Inventario de procedimientos
de la UGEL/DRE Se deben registrar: - Los procedimientos que se
realizan en las sedes administrativas y se encuentran en el Texto
nico de Procedimientos Administrativos - TUPA aprobado vigente
(procedimientos externos). - Los procedimientos para atender
acciones de personal (contratos, licencias, encargaturas,
reasignaciones, procesamiento de planillas, etc) y todos aquellos
referidos a acciones administrativas, contables, logsticas,
presupuestales, etc. - Los procedimientos que se realizan en el rea
de Gestin Pedaggica como oferta interna tales como los de
capacitacin, supervisin educativa, investigacin e innovacin
pedaggica, adecuacin curricular, etc. RELACIN DE FORMATOS
-
-
Formato 01: Informacin bsica de la Sede Administrativa de la
UGEL/DRE Formato 02: Estadstica Bsica Formato 03: Inventario de
equipos de la Sede Administrativa de la UGEL/DRE Formato 04:
Inventario de aplicativos informticos de la UGEL/DRE Formato 05:
Informacin del personal de la UGEL/DRE Formato 06: Nivel
profesional del personal de la UGEL/DRE Formato 07: Programacin y
ejecucin presupuestal mensualizada de UGEL/DRE Formato 08: Carga de
Trmite de la UGEL/DRE Formato 09: Inventario de procedimientos de
la UGEL/DRE
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