INTEGRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Octubre de 2020

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“Un indicador inequívoco de la calidad de una administración es la calidad de sus archivos.

Éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento

de su actuación.”Enr ique Ampud ia .

Aspectos conceptuales y características delos sistemas.

CONTENIDO

1

2

3

4

5

6

El “Ciclo Vital” de los documentos de archivo.

El Archivo:un concepto tridimensional.

Estructura del Sistema Institucional de Archivos.

Responsabilidades sistémicas y normativas de la estructura operativa del Sistema Institucional de Archivos.

Integración y formalización del Sistema Institucional de Archivos.

OBJETIVOS

Describir

Los contextos y razones técnicas

que justifican la operación sistémica de

los archivos en las entidades

gubernamentales

Los conceptos de "archivo" y de

"ciclo vital" de los documentos, como principios fundamentales

para la integración del Sistema

Institucional de Archivos

La importancia del Sistema Institucional de Archivos, como diseño

organizativo para la gestión de

documentos y la administración de archivos en las entidades

gubernamentales

Los componentes normativos y operativos del Sistema Institucional

de Archivos y las funciones

esenciales que desempeñan

EnfatizarComprender Puntualizar

Aspectos conceptuales y características de

los sistemas

ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1

Conjunto de componentes que interactúan para lograr propósitos, metas y objetivos comunes.


Los sistemas poseen un conjunto de atributos

o premisas que les otorgan identidad.


• Pueden estar insertos en un sistema mayor.

• Ser abiertos o cerrados.


Funciones del sistema

De laestructura del propio sistema

De los flujos de información

que reciba

De la capacidad para procesar la información

dependen


Homeostasis

Posibilidad de que el sistema se desgaste o incluso se desintegre con el paso del tiempo.

Capacidad que tiene el sistema de guardar un equilibrio dinámico entre sus componentes.

Entropía

Tendencias del funcionamiento de los sistemas


Representación gráfica de un sistema integrado

Contexto o medio ambiente

Centralización normativa

Descentralización operativa

Retroalimentación

Ent

rop

ía

Insumos Procesos Resultados

Ho

meo

stasis


Subsistema de Coordinación y Control

• Representante del Poder Legislativo.

• Representante del Poder Judicial.

• Representante de los Ayuntamientos.

• Representante de la Dirección General de Innovación.

• Representante de la Secretaría de Cultura y Deporte.

Subsistema Operativo

• Coordinación de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos.

• Coordinación de Centrosde Información y Documentación y Bibliotecas especializadas.

• Coordinación de Hemerotecas.

• Coordinación de Mapotecas.

• Coordinación de Unidades Audiovisuales.

• Coordinación deUnidades Auxiliares de la Documentación.

Insumos

1. Marco Jurídico• Constitución Política de los Estados

Unidos Mexicanos.• Constitución Política del Estado libre y

Soberano de México.• Ley Orgánica de la Administración

Pública del Estado de México.• Ley Orgánica del Poder Legislativo.• Ley Orgánica del Poder Judicial.• Ley Orgánica Municipal.• Ley de Documentos Administrativos

e Históricos.• Otras leyes y ordenamientos jurídicos,

administrativos y técnicos.2. Patrimonio documental3. Funciones• Normativas.• Asesoría y apoyo.• Supervisión.• Coordinación.• Difusión y orientación.• Otras.4. Recursos• Humanos.• Materiales.• Técnicos.• Financieros.5. Demandas y apoyos6. Objetivos7. Otros insumos

Resultados

• Mejoramiento de la operación y de los servicios de las Unidades Documentales.

• Información suficiente y oportuno.

• Diseminación selectiva de la información documental.

• Acuerdos sistema de clásificación y almacenamiento de documentos.

• Procesos eficientes de valoración y selección documental.

• Modernización de la infraestructura y equipos.

• Integración de bases de datos.

• Certificación y copia de documentos.

• Normalización documental.

Proceso

Comité Técnico de Documentación Dirección y Regulación

• Secretario General de Gobierno.• Secretario de Finanzas.• Secretario de Educación.• Representante del Poder Legislativo.• Representante del Poder Judicial.• Representante de los Ayuntamientos.• Director General de Innovación.

Retroalimentación

Métodos yprocedimientos Actitudes y aptitudes

Medio ambienteUnidades Administrativas de los Poderes del Estado y de los municipios, instituciones académicas, investigadores y población usuaria en general.

ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO 1

Compaginar el concepto y aplicarlo al universo de los archivos

Sistema Archivo


Los sistemas son un conjunto, cuyos componentes interaccionan para cumplir un propósito común.

Los cambios en el funcionamiento de cada componente afecta al resto de los componentes del sistema.

Tienen un conjunto de atributos que los caracterizan y cuentan con mecanismos de control y supervisión que los regulan.

1


El “Ciclo Vital” de los documentos de archivo

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2El valor e importancia de los

documentos de archivo

Son la materia prima de los archivos.

Son únicos e irrepetibles.

Se producen uno a uno, para constituir series documentales.

Son la memoria de una institución.

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2¿Qué es un documento de archivo?

Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.Ley General de Archivos

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2

Documentos de archivo Expedientes Series

documentales

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2Algunos autores

consideran el principio del

“ciclo vital” de los documentos

como la base sobre la que se desarrolló el "records

management".

Otros lo consideran

como el fundamento que justifica la ampliación del campo de

actuación de la archivística.

Desde la postura de la “archivística integrada”, se trata de una noción

unificadora de los dos campos.

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2Ciclo vital de los documentos de Archivo

P. Brooks (década de los 50´s del siglo XX), fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los documentos, concibiendo a éstos como algo con vida propia.

Con el desarrollo del Records Management en Estados Unidos, se utiliza por primera vez el concepto de “Ciclo de vida”.

El objetivo de su formulación es garantizar que la documentación reciba el tratamiento adecuado en cada una de sus etapas.

EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2El tratamiento archivístico de la información documental puede también diferenciarse y especializarse tanto técnica como organizacionalmente.

Atañe a las Áreas de Correspondencia y a los Archivos de Trámite la administración de los documentos que se encuentran en la fase activa del ciclo.

Al Archivo de Concentración le corresponde el tratamiento archivístico de la documentación que se encuentra en la fase semiactiva del ciclo.

Es el Archivo Histórico el que se encargará de la documentación que arribe a la fase inactiva para su conservación permanente.

Los documentos de la fase activa no se manejan del mismo modo que los de las etapas semiactiva o histórica.


Utilizados en cada etapa

del ciclo

UsosUsuarios

Procesosde trabajo

Recursos operativos

Instrumentosy métodos Construir

un sistema de archivos

con un diseño institucional

apropiado para la operación integral

de los servicios archivísticos.


Son las e tapas sucesivas por las que atraviesan los documentos de archivo,

desde que se producen o reciben hasta su baja o transferencia

al Archivo histórico. 2

3

Primera etapa

1

CICLO VITALDEL DOCUMENTO

DE ARCHIVO

TRANSFERENC

IA P

RIM

AR

IA

FASE SEMIACTIVAARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

FASE INACTIVA

ARCHIVO HISTÓRICO

Características:

• Los expedientes que los contienen se conservan de manera permanente.

Tercera etapa

FASE ACTIVAARCHIVO DE TRÁMITE

Características:

• Están en trámite de respuesta del asunto de que traten.

• Su conservación es responsabilidad de quien lo genera o recibe.

• Se integran en expedientes y su uso es frecuente.

• Su información posee valor primario (administrativo, legal-

• Concluido el asunto que les dio origen, su conservación en el Archivo de trámite es temporal (mínimo dos años).

• Después de este período,

de concentración.

• Los expedientes que los contienen se guardan de manera temporal.

• Su conservación es responsabilidad del Archivo de concentración.• La consulta es ocasional como antecedente de los asuntos.

• en decrecimiento.

• los contienen: 1. Los expedientes con documentos que poseen valor

2. Los expedientes con documentos sin valor secundario, son dados de baja.

Características:

• Conforman el patrimonio documental del país, de una entidad federativa o de

un municipio.

• Su custodia es responsabilidad del Archivo histórico.

• Su información posee valor secundario (evidencial, testimonial e informativo).

• La consulta se da por el valor cultural e informativo que tienen, como sustento y apoyo para el desarrollo de la investigación.

Segunda etapa

El Archivo: un concepto tridimensional

EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3

Instrumentosde gestión

Centros neurálgicos

de información

Brindarservicios

Recursos parala transparencia

Memoriainstitucional

Instituciones públicas

No son entidades aisladas.

Son más que documentos organizados,espacios y mobiliario.

Deben concebirse como estructuras

administrativas formalmente establecidas.

Deben funcionar como

un Sistema Institucional.

ARCHIVOS

EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Son el subproducto

documental de las actividades que desarrolla el hombre y

son conservados por su valor testimonial a largo plazo.

Son un registro contemporáneo creado

por individuos y organizaciones durante el

desarrollo de sus actividades.

A lo largo del tiempo los archivos se convertirán en una

ventana hacia eventos que formaron parte del pasado.

Son conservados tanto por instituciones de

carácter público y privado como por individuos de todas partes del mundo.

¿Qué esun archivo?

EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Archivo = Valor social

El documento debe ser

físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para

poder ser utilizado.

El documento está completo e inalterado y su contenido es suficiente como para

proporcionar una visión coherente

de los hechos que representa.

El documento es lo que afirma ser y se puede comprobar que ha sido creado por la persona o institución que sustenta que lo hizo, y

en el momento documentado.

El documento representa de forma exacta el evento que testimonia, teniendo en

cuenta que esto será a través del

punto de vista de la persona u

organización que lo generó.

Utilidad Integridad Autenticidad Fiabilidad

EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Información que debes saber

sobre el archivo

PROMUEVEel conocimiento

CUSTODIA Y PRESERVAnuestra memoria

DIFUNDE nuestro

patrimonio histórico

CONTRIBUYEen el derecho de

acceso a la informaciónFuente: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca

EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3

Conjunto organizado de documentos

producidos o recibidos por una institución

en el ejercicio de sus atribuciones y funciones,

con independencia del soporte, espacio o lugar

que se resguarden.

Institución donde se reúnen, conservan,

ordenan y difunden los conjuntos orgánicos

de documentos para la gestión administrativa,

la transparencia y el desarrollo de la investigación.

Local o inmueble donde se resguardan y

conservan los conjuntos orgánicos

de documentos.

Definiciónconceptual

Definicióninstitucional

Definiciónespacial

Archivo: concepto tridimensional

Estructura del Sistema Institucional de Archivos

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Diseño del Sistema Institucional de Archivos

Abierto(Constante interactuación de sus componentes con el medio institucional y social del que forman parte).

Flexible(Constantes cambios de su medio).

Dinámico(Perfectible y actualizable en el tiempo).

Perdurable(Regulación y protección jurídica).

Homogéneo(Centralizados normativamente y descentralizados operativamente).

12345

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Sistema Institucional de Archivos

¿Qué es?Conjunto de registros,

procesos, procedimientos, criterios, estructuras,

herramientas y funciones que desarrolla una entidad

pública y sustenta su actividad archivística, de acuerdo

con los procesos de gestión documental.

Sistema Institucional de ArchivosMarco jurídico administrativoLey General de ArchivosCapítulo IV. Del Sistema Institucional de Archivos

Artículo 20 Artículo 21 Artículo 22

El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.

El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:I. Un área coordinadora de archivos, y II. Las áreas operativas siguientes:a) De correspondencia; b) Archivo de trámite, por área

o unidad;c) Archivo de concentración, y d) Archivo histórico, en su caso,

sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.

Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el

titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.

Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.

Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.

Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4

• Encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema.

Dirección de Administración y Servicios Documentales

Área Coordinadorade Archivos

Áreanormativa

Áreasoperativas

CorrespondenciaArchivode trámite

Archivode concentración Archivo

histórico

• Responsable de recibir, registrar,dar seguimiento y despachar ladocumentación en trámite.

• Responsable de recibir las transferencias primarias y brindar los servicios de préstamo y consulta a las unidades administrativas productoras de la documentación que resguarda.

• Responsable de recibir las transferencias secundarias, de organizar, conservar y difundir el patrimonio documental, así como de brindar el servicio de consulta de los expedientes bajo su resguardo.

• Responsable de integrar y organizar los expedientes que la unidad administrativa produce, usa y recibe.

Composición estructural delSistema Institucional

de Archivos

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Objetivo de las áreas integrantes delSistema Institucional de Archivos


Área de correspondencia

Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de los archivos.

Proporcionar el servicio de envío, entrega y recepción de la correspondencia y paquetería oficial, interna o externa, en todas las áreas de la entidad, respetando el principio de privacidad y confidencialidad.


Archivo de trámite Archivo de concentración

Conservar los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de cada unidad administrativa de la entidad.

Custodiar aquella documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.


Archivo histórico

Constituirse en una fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional y estimular el uso y aprovechamiento social dela documentación.

Responsabilidades sistémicas y normativas de la

estructura operativa del Sistema Institucional de Archivos

RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5


Responsabilidades sistémicas

Propiciar el comportamiento homogéneoe integrado del sistema en su conjunto y de cada uno de sus componentes.

Propiciar la constante interactuación de las áreas integrantes del sistema, desarrollando al mismo tiempo un sentido de pertenencia.

Dar seguimiento a las acciones que se emprendan en el interior del sistema y evaluar sus resultados y metas.

Vincularse frecuentemente con su medio institucional con el propósito de favorecer el desarrollo de las áreas operativas.

Diez funciones principales

Área Coordinadora de Archivos Ley General de Archivos

Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, los instrumentos de control archivístico.

Promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos.

Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico.

Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos.

Coordinar las actividades de modernización y automatización de los procesos archivísticos y de gestión de documentos electrónicos.

Coordinar los procesos de valoración y disposición documental.

Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos.

Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos.

Coordinar la operación de los archivos de trámite, de concentración e histórico.

Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción.

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10


R e s p o n s a b i l i d a d e s

Recepción

Seguimiento

Registro

Despacho

Área de correspondencia


Recibir y distribuirla correspondencia

de entrada.

Dar seguimiento a los asuntos en trámite.

Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.

Recibir y despachar la correspondencia de salida de las unidades

administrativas.


El integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y

funciones de una entidad.

¿Qué es?

Ley General de Archivos

Archivo de trámite


Archivo de trámiteFunciones

Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba.1Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios. 2Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública.

3Ley General de Archivos


Archivo de trámiteFunciones

Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de losinstrumentos de control archivístico. 4Trabajar de acuerdo con los criterios y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.5Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.6



El integrado por documentos transferidospor las unidades administrativas de una entidad pública, cuyo uso y consulta es

esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.

¿Qué es?


Archivo de concentración


Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.1Recibir las transferencias primarias y brindar los servicios de préstamo y consulta. 2


Funciones



Colaborar con el Área Coordinadorade Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.4

Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.3

Funciones




Funciones

7


Promover la baja documental de los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación y que además no posean valores históricos.

6

Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.5



Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.

8

Identificar los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, para transferirlos al archivo histórico. 7

Funciones




Funciones

7


Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que posean valores secundarios al archivo histórico. 10

Publicar los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.

9



El integrado por documentos de conservación permanente y de

relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público.

¿Qué es?


Archivo histórico


Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo.1Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental.2


Funciones

Archivo histórico


Colaborar con el Área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.4

Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda.3

Funciones

Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos para mantenerlos a disposición de los usuarios.

5Ley General de Archivos

Archivo histórico


Sistema Insitucional de Archivos

Área (s) de correspondencia

Árchivo (s) de trámite Activa

Semiactiva

Inactiva

C i c l o V i t a l

Áre

a C

oo

rdin

ado

ra

de

Arc

hivo

s

Archivo histórico

Archivo deconcentración

Integración y formalización del Sistema Institucional de Archivos

INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6

Planeación del SistemaInstitucional de Archivos

Sistema Institucionalde Archivos

Esquema integrado de planeación

Acciones

Toma de desiciones

Planeación

Estr

até

gic

as


Sistema Institucionalde Archivos

Pl

an

ea

c

iónDiseño conceptualdel Sistema.

Análisis organizacional delos servicios archivísticos.

Integración del modelo técnico del sistema.

A

B

C


SIA

Marco referencial

• Orden jurídico y técnico.

• Organización técnica y estructural de los archivos

• Actividades múltiples en distintos escenarios.

• Actividades formuladas en un esquema de planeación.

• Resultados de corto, mediano y largo plazo

• Proceso a dos fases.

Complejidad del sistema Proceso

A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos


Primera fase

P r o c e s o El resultado debe ser un modelo técnico preciso, estructurado, congruente y de fácil comprensión.

Que incluya la composición normativa y operativa del Sistema Institucional de Archivos.

Que especifique claramente los propósitos y metas del Sistema Institucional de Archivos.

Que incluya las condiciones organizacionales requeridas para facilitar la integración del Sistema Institucional de Archivos al interior de la institución.

123



Segunda fase

Implantación y formalización técnica, jurídica y administrativa del Sistema Institucional de Archivos.

Realización de acciones necesarias para la adopción del modelo.

Labor permanente de coordinación, supervisión, capacitación y apoyo técnico.

123


• Resistencia al cambio organizacional.• Constante labor de difusión que permita generar una nueva

visión y cultura de los archivos.• Área Coordinadora de Archivos desempeña un papel central.


Basar la construcción del Sistema Internacional de Archivos en la Gestión Documental y, particularmente, en el ciclo vital de ellos, como modelo metodológico para la organización estructural de los archivos.

Apoyarse en la teoría de sistemas como herramienta para la formulación del diseño conceptual.

Conocer con exactitud la normatividad jurídica y técnica para fundamentar la creación y formalización del Sistema Institucional de Archivos.

Elaborar un análisis organizacional de los servicios archivísticos que permita verificar las condiciones de operación de los archivos.

1234



Basar la construcción del Sistema Internacional de Archivos en la Administración de Documentos y, particularmente, en el ciclo vital de ellos, como modelo metodológico para la organización estructural de los archivos.1

Administración de documentosMetodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.



Entidad con límites y con partes interrelacionadas e interdependientes.

Apoyarse en la teoría de sistemas como herramienta para la formulación del diseño conceptual.2Sistema

• El cambio de un componente del sistema afecta a los demás y, con esto, al sistema completo.

• El crecimiento positivo y la adaptación de un sistema dependen de cómo se ajuste éste a su entorno.

• Los sistemas existen para cumplir un propósito común (una función) que también contribuye al mantenimiento del sistema y a evitar sus fallos.



Conocer con exactitud la normatividad jurídica y técnica para fundamentar la creación y formalización del Sistema Institucional de Archivos.3

de ArchivosLey General




Elaborar un análisis organizacional de los servicios archivísticos que permita verificar las condiciones de operación de los archivos.4

de ArchivosDiagnóstico Integral


B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos

Diagnóstico Integral de ArchivosProceso de verificación del estadoactual de la gestión documental en una entidad pública, por ejemplo, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.



FasesDiagnóstico Integral de Archivos

Diseño del cuestionario.

Recopilación de la información.

Procesamiento de la información.

Elaboración del diagnóstico sobrela situación archivística de la entidad.

iiiiiiiv


i Diseño del cuestionario


Información general (entidad productora y Área Coordinadora de Archivos). Tecnologías de la información.

Producción documental. Organización estructural.

Descripción documental. Recursos materiales e infraestructura.

Valoración y disposición documental. Planeación del desarrollo archivístico.

Conservación y preservaciónde archivos. Normatividad en materia de archivos.

Instrumentos de control y consulta archivísticos. Recursos humanos.

l VII

ll VllI

lll lX

lV X

V XI

VI XII



ii Recopilación de la informaciónPrograma

1 2 3 4Explicar

a las unidades administrativas de la entidad pública,

la naturaleza, propósitos y

resultados que se esperan obtener

con el levantamiento de la información.

Establecer las directrices para las correcciones

del proceso,especialmente ante la falta de respuesta

al cuestionario o incongruencias en

las respuestas.

Capacitar al personal que se encargará

del levantamiento de la información.

Supervisar el proceso de levantamiento de

la información.



iii Procesamiento de la información

Recopilación de los

cuestionarios

Validación de la

información

Registro de la

información

Sistematizaciónde la

información



iv Elaboración del diagnóstico

Reflejar la situación organizacional encontrada en el universo archivístico de la entidad.

Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad.

Los resultados deberán reflejarse en Programa Anual de desarrollo Archivístico.

C) Integración del modelo técnico del sistema


Resultados del diagnóstico

Integración de modelo técnico

del Sistema Institucionalde Archivos

Acorde a las necesidades de entidad

Programa de promoción del Sistema para fomentar la

participación de las unidades

administrativas de la entidad en su

desarrollo.

C) Integración del modelo técnico del sistema

Elementos del modelo técnico


Presentación del modelo.

Objetivos y propósitos.

Composición de la estructura organizacional del Sistema Institucional de Archivos.

Marco normativo.

Estrategias para la implantación a nivel institucional.

Justificación del SistemaInstitucional de Archivos.

Acciones para la formalización del Sistema Institucional de Archivos.

Cronograma y responsables.

Estrategias y acciones de mantenimiento y mejora.

Fundamentos conceptuales.

Funciones genéricas y específicas de los componentes.1

2

6

3

7

4

8

5

9

10

11


Formalización delSistema Institucional de Archivos

Implementacióny formalización

Área Coordinadora de Archivos

Seguimientode acciones

Aspectos jurídicos.

Aspectos técnicos.

Aspectos administrativos.

Procesos de gestión documental.

1

2

3

4


Aspectos jurídicos1

Ordenamiento jurídico o administrativo

A B C

En el que seformalice la creación y funcionamiento del Sistema Institucional

de Archivos.

Debe contener la justificación,

propósitos, composición,

mecanismos de coordinación y

funciones básicas del Sistema Institucional

de Archivos.

Debe señalar las disposiciones para

su observancia obligatoria y

un esquema de sanciones en caso de incumplimiento.


Aspectos jurídicos1

Ordenamiento jurídico o administrativo

D F G HQue establezca

la obligatoriedad para formular

o actualizar los sistemas, métodos

e instrumentos de control

archivístico que se utilizarán en

el Sistema Institucionalde Archivos.

En el que se asignen los

recursos humanos, materiales, técnicos y

tecnológicos para el funcionamiento

del Sistema Institucional de Archivos.

Que establezca la estructura

organizacional de las diversas áreas

de archivo,sus niveles jerárquicos

y términos de adscripción

administrativa.

Que impulse la integración

de un esquema de planeación que sustente el correcto

funcionamiento y perdurabilidad

del Sistema Institucional de Archivos.


Aspectos técnicos

SIAProceso de implementación

2

FormulaciónManuales de organización y procedimientosde los diversos componentes del Sistema Institucional de Archivos.

Área Coordinadorade Archivos.

Archivo de trámite.

Archivo de concentración.

Archivo histórico.


Área Coordinadora de Archivos

Establecer las políticas generales,

técnicas y de servicios a

las cuales se sujetarán los componentes del Sistema Institucional de Archivos.

Establecer las acciones y

programas de capacitación

para la profesionalización

y el desarrollo de las personas

encargadas de la función archivística.

Auxiliar en la adquisición de los recursos

materiales para los archivos del Sistema Institucional.

Impulsar un programa de

asesoría técnica permanente

para los archivos de trámite, de concentración e históricos.


Aspectos administrativos

Formalización de la creación del Sistema

Institucional de Archivos.

Establecimiento de acciones de orden

administrativo (presupuestales y financieras).

Optimización de los recursos disponibles para el ejercicio de la actividad archivística.

Costo-beneficio para la justificación de la

creación y formalización del Sistema Institucional

de Archivos.

Determinación de estrategias para crear las estructuras del Sistema

Institucional de Archivos.

3


Política de redistribución de los recursos asignados

a los archivos.Programación y

presupuesto eficaz.

Adquisición de espacios Mobiliario

Equipo técnicoy de seguridad

Tecnologías de la información

adecuadas

Sistema Institucional de Archivos


Constituye un cuerpo organizacional necesario desde un punto de vista estructural.1

2

3 Posibilita un racional y adecuado manejode los recursos operativos destinados a los archivos.

Permite la mejor administración de los documentos y la gestión de archivos a lo

largo de su ciclo de vida.

Procesos de gestión documental del Sistema Institucional de Archivos4


Concluida la integración del Sistema Institucional

de Archivos.

Considerando la legislación vigente en la materia.

Deben efectuarse los procesos y procedimientos

operativos asociados al ciclo vital de los documentos.


Procesos de gestión documental


12

34

56

7

Producción

Acceso

Valoración documental

Conservación

Organización

Consulta

Disposición documental



1 Producción

Generación de documentos conforme a las funciones de cada entidad o dependencia.

Creación y/o recepción

CreaciónDiseño y elaboración de documentos según las necesidades.

RecepciónVerificación y control que se realizan para la admisión de documentos, que son remitidos a la entidad.

DistribuciónActividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario, sea éste interno o externo.

TrámiteEl curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

A B C



2 OrganizaciónConjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la identificación, clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información.

Proceso de investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación permite reconocer la procedencia y características de los documentos.

Procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de la entidad.

Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, el análisis, la organización y el registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Actividad archivística que permite establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales. Permite integrar los expedientes por asunto, desde su apertura hasta el cierre o conclusión del mismo, observando las funciones y atribuciones de cada unidad administrativa.

Identificación de documentos de archivo

Clasificaciónarchivística

Ordenación Descripción



3 Acceso 4 Consulta

Se considera como el derecho de una persona de buscar y recibir información en poder del gobierno y/o de las administraciones públicas, reconociendo a este derecho como un aspecto fundamental para el desarrollo pleno de una sociedad democrática.

Actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.

Criterios de clasificación de la informaciónProceso mediante el cual se determina que la información actualiza alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

A

B

Reservada

Confidencial



5 Valoración documental

6 Disposicióndocumental

7 Conservación

Análisis e identificación de los valores documentales. Estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.

Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.


Procesos de gestión documental electrónica

89

1011

1213

Incorporación

Seguridad

Uso

Asignación de acceso

Almacenamiento

Trazabilidad



Procesos de gestión documental electrónica

9 Asignación de acceso

8 Incorporación

10 Seguridad

Proceso en el que se toma la decisión de crear el documento y si debe conservarse, y por lo tanto, integrarse en el sistema de administración y gestión documental con sus metadatos y clasificación archivística correspondientes.

Medida de seguridad que debe contemplar un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, para evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación de documentos sin autorización.

Conjunto de medidas que resultan indispensables en entornos electrónicos, para controlar laaccesibilidad, a través de la asignación de metadatos, para la seguridad de los docuementos,tanto en el momento de creación o de su incorporación al sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, como con posterioridad.

13 Trazabilidad

11 Almacenamiento

12 Uso


Procesos de gestión documental electrónicaCuando el documento electrónico alcanza una versión definitiva debe ingresar en un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, el cual asegurará la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos que se encuentran en él.

El sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos debe garantizar que los documentos de archivo electrónicos posean y mantengan a lo largo del tiempo las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen de la validez y eficacia de un documento original.

Lineamientos para la organización y conservación de archivos

Cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos.


Fuentesconsultadas

Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. (2016). Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos. Diario Oficial de la Federación, pp. 1-13.

Ramírez, J. A. (2016). Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos. Ciudad de México: Instituto Nacional de Acceso a la Información-Archivo General de la Nación.

Ramírez, J. A. (2007). Manual de autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos. México, D.F.: Instituto de

Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

Secretaría Técnica del Comité Técnico de Documentación del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México. (2015).

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México. Gaceta del Gobierno. Periódico Oficial del Gobierno

del Estado Libre y Soberano de México, pp. 1-23.

ELABORACIÓN DE CONTENIDOSSubdirección de Normatividad, Desarrollo Archivístico y Difusión

Departamento de Profesionalización Archivística

Documents

INTEGRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA