INTERCONEXIINTERCONEXIÓÓN DE REGISTROS N DE REGISTROS ENTRE LAS ADMINISTRACIONES PENTRE LAS ADMINISTRACIONES PÚÚBLICAS BLICAS

JORNADA DE FORMACIJORNADA DE FORMACIÓÓN N

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ÍÍndicendice

1. Presentación del Proyecto.2. Escenario y Viabilidad3. Instrucciones para el envío de 

Registros.4. Instrucciones para la Recepción 

de Registros.5. Procedimientos de 

Digitalización.6. Demo de la Aplicación

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PresentaciPresentacióón del Proyecton del Proyecto

SIR  y ORVE  son  servicios  del Ministerio  de  Hacienda  y Administraciones  Públicas (MHAP), ofrecidos al resto de Administraciones Públicas.

ORVE  permite  digitalizar  la  documentación  presentada, enviar  y  recibir  asientos  registrales  entre  las Administraciones  integradas  en  SIR  y  el  Registro Electrónico Común.

La gestión electrónica de  registros  implica un  sustancial ahorro de costes en valija y gestión del papel.

El  envío/recepción  se  realiza  de  forma  inmediata,  y puede consultarse  la ubicación del  registro en  cualquier momento.

No  se  duplica  el  trabajo.  No  es  necesario  realizar  un asiento  adicional  de  los  registros  enviados,  en  la aplicación propia si se hace el registro en ORVE. 

Acuse de recibo

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Oficina Tradicional vs Oficina DigitalOficina Tradicional vs Oficina Digital

DÍA: 1

Oficina de registro origen Integrada en SIR

Unidad de Gestión destino

Oficina de registro origen

Unidad de Gestión destino

OFICINA DE REGISTRO TRADICIONAL

OFICINA DE REGISTRO INTEGRADA EN SIR

Generación del fichero de

intercambio SICRES 3.0

Oficina de registro destino

Oficina de registro destinoIntegrada en SIR

segundos

DÍA: 2DÍA: 3

Tramitación de Expediente

¿Estado del Registro?

¿Estado del Registro?

Informe de Traza:•Estado 1•Estado 2•…………

Consulta de traza

DÍA: 15DÍA: 16 Tramitación de Expediente

Recibido en destino

DÍA: 30Recibido

en destino

Búsqueda de los datos de contacto

de destino

Datos de contacto de destino disponibles

en ORVE

Enviado

5

SIR intercambia registros entre los organismos de la 

AGE.AdministraciAdministracióón n General del General del EstadoEstadoSISTEMA DE SISTEMA DE 

INTERCONEXIINTERCONEXIÓÓN DE N DE REGISTROSREGISTROS

EscenarioEscenario

A través del Registro Electrónico Común, el ciudadano puede presentar ante la Administración cualquier 

solicitud, escrito o comunicación, en formato electrónico. 

N.T.I. SICRES 3.0N.T.I. SICRES 3.0Oficina de Registro de la Oficina de Registro de la Entidad Local, AutonEntidad Local, Autonóómica, mica, 

etc.etc.

Las entidades locales pueden intercambiar registros a la AGE, a través de ORVE y el 

Portal de Entidades Locales o Comunidades Autónomas

DIGITALIZACIDIGITALIZACIÓÓNN

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BeneficiosBeneficios•Cuando  el  ciudadano  se  persona  en  la  oficina,  se  pueden  digitalizar  sus documentos y devolvérselos.

•Una vez digitalizados  los documentos, el  registro  se puede enviar de  forma electrónica e inmediata al Organismo destino, esté o no vinculado a la Oficina de registro donde se ha presentado la documentación, y pueda consultarse su estado en cualquier momento.

AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en valija, correo y manipulación del papel.

AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas. Se reducen las compulsas, ensobrados, búsqueda de datos de contactodel destino, tramitación de acuses de recibo, llamadas a destino paraseguimiento, etc.

• Las  administraciones  podrán  tramitar  sus  propias  solicitudes  e intercambios  entre  sí (actuando  como  interesado  en  el  asiento)  a través de ORVE

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Requisitos para el uso de ORVERequisitos para el uso de ORVE

•Disponer de conexión a Internet en los PCs de las oficinas de registro. 

•Disponer  de  usuarios autorizados  en  el Portal  de  Entidades  Locales  o  Portal  de Comunidades Autónomas.

•Disponer  de  certificado  digital  válido (necesario  para  acceder  a  ORVE  y  para firmar la documentación).

•Seguir  las  instrucciones  y  procedimientos funcionales asociados al uso de ORVE y SIR.

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ÍÍndicendice

1. Presentación del Proyecto.2. Escenario y Viabilidad3. Instrucciones para el envío de 

Registros.4. Instrucciones para la Recepción 

de Registros.5. Procedimientos de 

Digitalización.6. Demo de la Aplicación

ESCENARIOESCENARIO

ESCENARIO DESEABLE  

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Escanear,  en  el  momento,  los  documentos  presentados  por  el ciudadano.

Devolver el papel al ciudadano.

Enviar el registro en formato electrónico al organismo destino.

AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en archivo, valija, correo y manipulación del papel.

AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas.

Mejor servicio al ciudadano. “La Administración más cerca”.

Nota:  Con  carácter  general  no  se  admitirán  en  esta  fase  del  proyecto  documentos  electrónicos proporcionados directamente por el ciudadano en ventanilla de registro. Sí podrán anexarse directamente documentos electrónicos, cuando el interesado del asiento registral sea la propia Administración

Escenario DeseableEscenario Deseable

Es viable?

‐ El  formato  de  la  documentación  presentada  puede  imposibilitar  o dificultar la digitalización.

‐ La  gestión  de  colas,  y  el  tiempo  disponible  para  digitalizar  la documentación en el momento, puede impedir devolver al ciudadano sus documentos.

‐ El  equipamiento  y  cantidad  de  personal  disponible  en  la  oficina  para realizar estas tareas puede dificultar las tareas.  

‐ La  necesidad  de  aportar  el  papel  en  determinados  procedimientos específicos (sobres cerrados, contratación…), y por tanto, la necesidad de enviarlo al organismo tramitador, o de custodiarlo.

Estudios PreliminaresEstudios Preliminares

•Volumen de asientos registrales e intercambios realizados con otras administraciones.

•Documentación asociada a cada registro.

•Tiempos de atención ciudadana

Aragón  266

Andalucía  69

Castilla La Mancha  103

Cataluña  304

Comunidad de Madrid 153

Muestra:

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

El 40% de los registros es enviado a otras Administraciones, y por tanto, aplica a ORVE

El 90% de la documentación presentada en un registro no excede las 5 hojas. Con un escáner de tipo bajo/medio, el tiempo de escaneo no supone más de 25 segundos. 

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad publicadas en BOE garantizan la validez del documento digitalizado.

La previsión optimista supone que el 80% de los registros intercambiados responden al escenario deseable.

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

El 73 % de oficinas de registro realizan una media de registros anual entre 2.500 y 35.000

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

Más del 68% del movimiento registral se realiza sobre en el ámbito local.

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

El 78% de los asientos registrales tienen como máximo 5 documentos (hojas) anexos.

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

El 51% de las oficinas emplean un tiempo de atención al ciudadano igual o inferior a 5 minutos por cada asiento registral gestionado.

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Resultados de las EncuestasResultados de las Encuestas

En la actualidad el 32% de las EELL de las Islas Canarias digitalizan la documentación presentada por el ciudadano en sus oficinas de registro.

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Datos RealesDatos Reales

Se han realizado más de 51.700 asientos registrales.

179 Ayuntamientos  están  activos,  afectando  al  100%  de  la población total de la Comunidad de Madrid.

367 Oficinas interconectadas, 277 oficinas de ayuntamientos y  54  oficinas  de  la  Comunidad  de  Madrid    y  36  de  la Administración General del Estado.

La distribución de asientos por destino, es de un 62% a la Comunidad, y un 26% a la AGE.

Indicadores del día 21 de Mayo de 2013

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Resultados actualesResultados actuales

Total de Asientos Registrales

Evolución de Número de Asientos Registrales en ORVE/SIR

51.715

El  promedio  de  asientos registrales  semanales  en ORVE  es  de  1.354  asientos registrales.

Indicadores del día 21 de Mayo de 2013

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Datos RealesDatos Reales

El 94% de los registros ha sido plenamente digitalizado.

Indicadores del día 21 de Mayo de 2013

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ÍÍndicendice

1. Presentación del Proyecto.2. Escenario y Viabilidad3. Instrucciones para el envío de 

Registros.4. Instrucciones para la Recepción 

de Registros.5. Procedimientos de 

Digitalización.6. Demo de la Aplicación

¿¿CuCuáándo utilizar ORVE?ndo utilizar ORVE?

Se remitirán a través de ORVE las solicitudes presentadas por el ciudadano en las que el organismo destinatario esté fuera del ámbito de la Administración en la que se presenta, y siempre y cuando exista cobertura legal para realizar estos envíos.

Por las garantías de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida a través de ORVE debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla.

¿¿Validez de la digitalizaciValidez de la digitalizacióón? n? 

Si el documento digitalizado tiene un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada).

Si el documento digitalizado tiene garantía de “imagen fiel”, de acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el funcionario de registro, y avalado por la firma electrónica a través de la aplicación. 

Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas). La aplicación ORVE del MHAP cumple con estos estándares. 

¿¿QuQuéé se digitaliza? se digitaliza? 

La documentación presentada en formato estándar (A4), o bien, en otros formatos pero que pueda ser digitalizada sin impacto en las colas (ver procedimientos).

SE RECOMIENDA Digitalizar los documentos aportados por el ciudadano en lotes de acuerdo a la capacidad de la bandeja automática del escáner (normalmente en torno a 50 hojas para escáneres de sobremesa).  

Un escáner estándar de sobremesa proporciona una velocidad de digitalización aprox. de 25 hojas a doble cara por minuto para los parámetros mínimos recomendados 

Si  la mayoría documentos/hojas aportados por el ciudadano en cada registro es máximo 5, el tiempo medio para la digitalización de cada registro se estima en máximo 12 segundos.

80% de los casos

¿¿Problemas para Digitalizar? Problemas para Digitalizar? 

Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que se presenta la documentación.

Cuando el volumen de documentación presentada implique un tiempo de digitalización superior al tiempo estimado de atención al ciudadano. 

Cuando el formato de la documentación presentada exija su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario por afluencia de ciudadanos en la oficina. 

Necesidad de aportar el papel en determinados procedimientos específicos (sobres cerrados, contratación…),

…..

20% de los casos

¿¿QuQuéé hago con el papel?hago con el papel?

PUEDO DIGITALIZARLO TODO Y DEVOLVÉRSELO AL CIUDADANO:‘No acompaña documentación’, la oficina receptora podrá continuar con el flujo de tramitación de forma íntegramente electrónica. 

EL PAPEL ES NECESARIO PARA LA TRAMITACIÓN, Y/O NO PUEDO DIGITALIZAR COMPLETAMENTE EL REGISTRO,‘Acompaña documentación física requerida’, cualquier operación por parte de la oficina receptora sobre el registro intercambiado debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel. Debe adjuntarse como primera hoja el justificante de registro del ciudadano

PUEDO DIGITALIZARLO TODO, PERO NO APLICA LA DEVOLUCIÓN DEL PAPEL AL CIUDADANO.‘Acompaña documentación física complementaria’ , el papel viaja al organismo destino por motivos de custodia. El asiento puede tramitarse de forma íntegramente electrónica, sin esperar a que llegue la documentación en soporte físico. Ejemplo: Documentación remitida físicamente a la Administración por el ciudadano a través de una oficina de CorreosDebe adjuntarse como primera hoja el justificante de registro del ciudadano

¿¿QuQuéé hago con el papel?hago con el papel?

Las oficinas de registro deben ser meros transmisores de la documentación que presenta un ciudadano, limitándose a dejar constancia de la entrada de los mismos en la aplicación de registro y remitirlos a la Unidad competente. 

Las oficinas de registro NO deben quedarse con copia de los documentos presentados por un ciudadano, por cuestiones de seguridad y por la habilitación del correspondiente archivo para custodiar estos documentos, con el consiguiente problema de espacio.

Cuando se remita documentación física al destino, debe enviarse el justificante de registro como primera hoja para que en destino sea sencillo localizar el asiento electrónico asociado.

El proceso de digitalización y la posterior comprobación del documento electrónico por parte del usuario de registro sustituye y por tanto reduce el número de compulsas de la oficina.

¿¿CCóómo puedo saber si el destino lo ha recibido?mo puedo saber si el destino lo ha recibido?

La trazabilidad de la plataforma de intercambio recoge la fecha y hora de cada envío y recepción de los asientos durante todo el proceso de intercambio. 

Esta trazabilidad se puede consultar en ORVE accediendo al detalle del asiento. 

De esta forma las oficinas de registro pueden comprobar en todo momento si el asiento registral ha sido recibido correctamente en destino, y conocer la fecha y hora en la que se recibe.

Por tanto no aplica la remisión de los acuses de recibo por ORVE, ya que generarían un asiento en destino innecesario.

En resumenEn resumen……

Escanear, en el momento,  los documentos presentados por el ciudadano.

Devolver el papel al ciudadano.

Enviar  el  registro  en  formato  electrónico  al  organismo destino.

80% de los casos(93% según datos reales)

20% de los casos

No acompaña documentaciónAcompaña documentación requeridaAcompaña documentación complementaria

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ÍÍndicendice

1. Presentación del Proyecto.2. Escenario y Viabilidad3. Instrucciones para el envío de 

Registros.4. Instrucciones para la Recepción 

de Registros.5. Procedimientos de 

Digitalización.6. Demo de la Aplicación

¿¿AcompaAcompañña documentacia documentacióón fn fíísica?sica?

NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN:

Puedo continuar con la tramitación de forma electrónica (Confirmar, o Reenviar)

ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA

Cualquier operación sobre el registro (confirmación, o reenvío) debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel, aunque puede acceder a la información del registro para evaluarla. 

ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA COMPLEMENTARIA

El papel viaja hacia mi organismo por motivos de custodia. 

El asiento puede tramitarse de forma íntegramente electrónica (confirmar, reenviar), sin esperar a que llegue la documentación en soporte físico. 

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ÍÍndicendice

1. Presentación del Proyecto.2. Escenario y Viabilidad3. Instrucciones para el envío de 

Registros.4. Instrucciones para la Recepción 

de Registros.5. Procedimientos de 

Digitalización.6. Demo de la Aplicación.

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DigitalizaciDigitalizacióón n -- ProcedimientoProcedimiento

Preparar.

Manipular / Incidencias

Digitalizar.

Comprobar.

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Preparar la DocumentaciPreparar la Documentacióónn

Evaluar que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo (encuadernaciones, clips, grapas, deterioro, etc.)

Contar el número de hojas presentadas. 

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FotocopiasFotocopias

Se admite la realización de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaños), y la digitalización las fotocopias. El proceso de firma electrónica implica la “compulsa”electrónica, y son garantía de imagen fiel.

Si la fotocopia no se puede cotejar con el original, se añadirá al documento “Fotocopia”, con el sello de la oficina. 

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ManipulaciManipulacióón n -- IncidenciasIncidencias

1.‐ Hojas unidas (clips, grapas, tapas, encuadernadas con espiral / canutillo, etc.)

2.‐ Hojas de tamaño superior a A4 (planos o tiques largos) 

3.‐ Hojas de tamaño inferior a A4 (sobres con acuse de recibo, cheques, tiques, albaranes, recibos, etc.)

4.‐ Post‐it pegados a algunas de las hojas del documento

5.‐ Documentación no escaneable que se adjunta a un documento (CD, cintas, disquetes, etc.)

6.‐ Papel de calidad deficiente (papel seda, papel cebolla, papel autocopiativo, hojas rasgadas

7.‐ Otros Soportes. Ver documento de procedimientoVer documento de procedimiento

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DigitalizaciDigitalizacióón n -- ProcedimientoProcedimiento

Preparar.

Manipular / Incidencias

Digitalizar.

Comprobar.

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DigitalizaciDigitalizacióónn

Seleccionar perfil cara doble cara para mayor seguridad.

Comprobar resolución de 200ppp.

En la bandeja de entrada del escáner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma.

Se recomienda configurar el escáner para generar la salida en formato PDF, aunque son aplicables los formatos permitidos por la NTI de Catálogo de Estándares.

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DigitalizaciDigitalizacióón n –– Control de CalidadControl de Calidad

Contar número de hojas y comparar con el original.

Revisar el contenido de todas las páginas, garantizando su calidad y que son legibles (durante el proceso, o fuera del proceso). 

Comprobar la integridad del documento electrónico final (que puede abrirse y no contiene errores)…

Este control de calidad es garante de “imagen fiel”. 

Junto con la Firma Electrónica, la digitalización tiene plena validez jurídica y sustituye al 

papel. 

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Responsabilidad de las OficinasResponsabilidad de las Oficinas

•Establecer roles y responsabilidades en su personal asociados al procedimiento de digitalización, registro, e intercambio registral. 

•Velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos.

•Atender con diligencia  los asientos registrales recibidos para su confirmación, reenvío o rechazo según proceda

•En caso de recibir un asiento registral que no es competencia desu oficina de  registro, debe  reenviar dicho asiento  registral a  la oficina  de  registro  competente.  En  este  caso,  la  opción  de rechazo  a  la  oficina  de  registro  que  se  lo  remitió no  debe utilizarse,  para  evitar  la  demora  innecesaria  en  el  tiempo  de recepción del asiento en la unidad de tramitación competente.

•En caso de incidencias, en última instancia debe contactarse con el ciudadano, previamente hay que tratar siempre de solucionar cualquier duda o consulta entre las oficinas de origen y destino.

Oficina de RegistroOficina de Registro

Casos ParticularesCasos Particulares

Si el ciudadano presenta un justificante de pago de tasas, podrá procederse a su digitalización normalmente, con la salvedad de incluir, antes de su devolución al ciudadano, un sello en el ejemplar para la Administración. De esta forma se evita que pueda ser reutilizado. Se procederá de manera similar para otras autoliquidaciones, declaraciones tributarias o cualquier procedimiento en el que el ciudadano presente el ejemplar del justificante de pago para la Administración

Si el ciudadano presenta un documento compulsado por otra Administración y no puede cotejarse el documento original, se realizará una fotocopia y se marcará con el sello “Fotocopia”. De esta forma la unidad de tramitación destino conocerá que el original no ha sido cotejado.

Si el ciudadano presenta un documento en papel que contiene un código seguro de verificación (CSV), generado por la Administración, no se procederá a marcar con el sello “Fotocopia”

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Consideraciones en las UnidadesConsideraciones en las Unidades

• La documentación electrónica  recibida en ORVE tiene plena validez jurídica

• Los  usuarios  de  registros  pueden  descargarse desde  ORVE  tanto  los  documentos  anexos  o formularios, como  los documentos  técnicos que otorgan  la  consideración de  copias auténticas a dichos documentos electrónicos.

• Los  departamentos  ministeriales  y  organismos públicos  destinatarios  de  los  escritos presentados  en ORVE  serán  responsables  de  la custodia  y  manejo  de  los  correspondientes ficheros,  tal y  como  regula  la Orden Ministerial PRE/3523/2009, de 29 de Diciembre, que regula el Registro Electrónico Común.

Unidad de TramitaciónUnidad de Tramitación

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Consideraciones en las UnidadesConsideraciones en las Unidades

• La unidad de  tramitación deberá tener  en  consideración que, cuando el documento presentado en una oficina de registro  integrada  en  SIR  por  el  ciudadano  no  es  un original  o  copia  auténtica,  el  usuario  de  oficina  marca, según el procedimiento establecido, dicho documento con la  palabra  “Fotocopia” de  manera  que  la  unidad  de tramitación competente del trámite pueda conocer que el documento  aportado  no  ha  podido  ser  cotejado  por  el usuario de oficina con su original.

• El  justificante de registro generado en ORVE y entregado al ciudadano es un  justificante válido como  fecha y hora de presentación del registro ante la Administración. 

• El inicio del cómputo de plazos para la Administración, se produce  cuando  tiene entrada en el Registro del Órgano competente para la tramitación. Momento en el que se ha debido confirmar el registro en ORVE

Unidad de TramitaciónUnidad de Tramitación

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Demo de la Aplicación