Interfaz de Alexia · 2012-03-21 · Interfaz de Alexia Manual versión 1.0 3 Introducción En los centros educativos existe gran cantidad de información que es necesario gestionar

Manual versión 1.0

Interfaz de Alexia

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Interfaz de Alexia Manual versión 1.0

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INTRODUCCIÓN 3

OBJETIVOS 3

Capítulo 1: Pantalla Principal 4

1.1 Inicio de la sesión en Alexia 4

1.2 Pantalla principal 5

1.2.1 Menú del programa 6

1.2.2 Menú de módulos 8

1.2.3 Menú de opciones del módulo 9

1.2.4 Menú de favoritos 9

Capítulo 2: Pantalla Mantenimiento 10

2.1 Estructura de la pantalla de mantenimiento 10

2.1.1 Área de consulta 10

2.1.1.1 Opciones de la rejilla 11

2.1.1.1.1 Filtrar 11

2.1.1.1.2 Buscar 12

2.1.1.1.3 Selección de columnas 12

2.1.1.1.4 Exportar 13

2.1.1.1.5 Mostrar sólo los matriculados 13

2.1.1.1.6 Mostrar sólo dados de alta 13

2.1.1.1.7 Mostrar sólo dados de baja 13

2.1.1.1.8 Otras opciones 13

2.1.2 Barra de herramientas 14

2.1.2.1 Añadir 14

2.1.2.2 Editar 14

2.1.2.3 Guardar 14

2.1.2.4 Cancelar 14

2.1.2.5 Ocultar / mostrar área de consulta 14

2.1.2.6 Avanzar / retroceder 14

2.1.2.7 Filtrar 15

2.1.2.8 Borrar 15

2.1.2.9 Cerrar 16

2.1.3 Área de trabajo 16

2.1.3.1 Datos libres 16

2.1.3.2 Documentador 18

Capítulo 3: Pantalla Asistente 19

3.1 La pantalla Asistente 19


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Introducción En los centros educativos existe gran cantidad de información que es necesario gestionar de forma correcta, útil y eficaz. La suite educativa Alexia ofrece al centro la posibilidad de trabajar con dicha información de forma segura ayudando al usuario en su labor de administración de centro. Alexia es una plataforma multi-idioma diseñada para cubrir las necesidades actuales y futuras de un centro educativo. En constante crecimiento, Alexia integra el área de gestión académica y administrativa, la comunicación entre centro y familias y las funcionalidades más novedosas, con la tecnología más avanzada.

Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos:

1. Conocer los elementos principales de Alexia y sus funcionalidades.

2. Distinguir la utilidad de las herramientas que ofrece Alexia. 3. Reconocer los tipos de pantallas que existen en la suite. 4. Ser capaz de introducir datos, guardarlos y modificarlos.


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Capítulo 1: Pantalla Principal

1.1 Inicio de la sesión en Alexia Para iniciar la sesión en Alexia el usuario hará doble pulsación sobre el icono de acceso que tiene en el escritorio. De esta forma aparecerá la pantalla que muestra la figura 1.

Fig.1

Desde la pantalla de acceso, figura 1, el usuario podrá:

• Acceder a Alexia: introduciendo su nombre de usuario y código de acceso y pulsando sobre el botón “Entrar”.

• Configurar: Pulsando sobre el botón “Configurar” indicarála ruta donde se encuentra la base de datos sobre la que se va a trabajar. Figura 2.

• Comprobar la versión: en el ejemplo que muestra la figura

1 la numeración corresponde a la versión 2.3.11.2.

• Recordar el usuario: esta opción es útil para posteriores accesos con el mismo usuario.

• Salir de la pantalla de acceso.

Para acceder a Alexia el

usuario necesita un nombre

de usuario y un código de

acceso.


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Fig.2

1.2 Pantalla principal La pantalla principal, figura 3, consta de las siguientes partes:

A. Menú del programa B. Menú de módulos C. Menú de opciones del módulo D. Menú de favoritos E. Versión de Alexia F. Acciones de ayuda, minimizar, maximizar y cerrar pantalla G. Identificación del centro y curso escolar H. Área de pantalla de mantenimiento

Fig.3


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1.2.1 Menú del programa El menú del programa, sección A de la figura 3, está formado por las siguientes carpetas:

• Archivo: con la acción de “Salir”

• Datos: con la acción “Usuario”. Al pulsar sobre ella se abrirá la carpeta en la que Alexia hará la exportación de archivos del tipo soporte bancario u otros.

• Ventana: o con la acción “Pantalla completa” maximizará el

espacio. Para volver a mostrar la pantalla el usuario deberá pulsar la tecla F11.

o Al tener más de una ventana abierta permite la posibilidad de acceder a una u otra. Figura 4.

Fig.4

• Herramientas: o Cambiar código de acceso: permite cambiar el código

con el que el usuario accede a Alexia. Figura 5.

Fig.5

o Cambiar curso escolar: el usuario podrá trabajar sobre

otros años escolares. Ver nota. o Cambiar de usuario: el usuario podrá acceder a la

aplicación con otro perfil diferente tanto de su mismo centro como de otro si tiene acceso a una cuenta multicentro. Figura 6.

El menú del programa está

formado por las carpetas:

• Archivo

• Datos

• Ventana

• Herramientas

• Ayuda


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Fig.6

o Suprimir personalización: Alexia permite personalizar el

aspecto de las ventanas emergentes, algunos de los datos que éstas contienen, etc. La opción suprimir personalización devuelve a Alexia su aspecto inicial.

o Diagnóstico: esta opción permite hacer un análisis del estado de algunos de los datos del centro. Para ello el usuario necesitará un código de acceso que C&A le dará.

• Ayuda: El objetivo principal de esta sección es el de facilitar ayuda al usuario. o Soporte remoto: Esta herramienta permite establecer

una comunicación entre el usuario y el servicio de consultoría de C&A, de manera que ésta puede visualizar Alexia y tener control remoto sobre ella.

Fig.7


8

o A cerca de…: Tal como muestra la figura 8 esta opciónmuestra los datos de la versión de la aplicación.

Fig.8

1.2.2 Menú de módulos El usuario tendrá acceso a los módulos de Alexia dependiendo del contrato con Cospa&Agilmic y de sus permisos.

Fig.9

Los módulos básicos son:

• Archivo

• Utilidades Los módulos opcionales son:

• Evaluación

• Facturación

• Ventas

• Incidencias

• Actividades

Nota: Para mayor información sobre el acceso a otro curso

escolar podrá consultar el manual “Cambio de curso escolar”.

El usuario tendrá acceso a

los módulos de Alexia

dependiendo del contrato

con Cospa&Agilmic y de sus

permisos.


9

Cada módulo tiene un/os objetivo/s y funcionalidades concretos y comparte la información y los datos con los demás módulos de manera que existen múltiples interconexiones entre todos ellos. A través de permisos según la LOPD, Alexia permite al usuario acceder a los datos de otros módulos, si dispone de ellos.

1.2.3 Menú de opciones del módulo En el menú de opciones del módulo, sección C de la figura 3, el usuario podrá acceder a las opciones que ofrece el menú sobre el que está trabajando. En todos los módulos aparecerá el espacio “Informes” desde donde podrá obtener listados de la información.

1.2.4 Menú de favoritos Este menú permite acceder de forma directa a las opciones que el usuario registre como favoritas.

• Para añadir una opción a este menú el usuario deberá situarse encima de dicha opción, pulsar sobre el botón derecho del ratón y elegir “Añadir a favoritos”.

• Para eliminar una opción de este menú el usuario deberá situarse encima de dicha opción desde el menú de favoritos, pulsar sobre el botón derecho del ratón y elegir “Borrar”

Nota: Para mayor información podrá consultar el manual “Ley

Orgánica de Protección de Datos: asignación de permisos”.

Cada módulo tiene un/os

objetivo/s y funcionalidades

concretos y comparte la

información y los datos con los

demás módulos de manera

que existen múltiples

interconexiones entre todos

ellos.

En el menú de favoritos el

usuario podrá incluir los

enlaces directos a las

opciones que él haya

elegido como tales.


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Capítulo 2: Pantalla Mantenimiento

2.1 Estructura de la pantalla de mantenimiento La pantalla de mantenimiento, por lo general, está formada por las siguientes partes:

A. Área de consulta B. Barra de herramientas C. Área de trabajo

Como cualquier pantalla emergente, además, tiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la pantalla.

Fig.10

2.1.1 Área de consulta El objetivo del área de consulta es mostrar todas las fichas dadas de alta que corresponden a la función sobre la que se está trabajando. Por ejemplo, si el usuario está trabajando sobre los alumnos, el área de consulta mostrará todos los alumnos dados de alta en Alexia.

La pantalla de

mantenimiento por lo

general está formada por:

A. Área de consulta

B. Barra de herramientas

C. Área de trabajo


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2.1.1.1 Opciones de la rejilla Para mostrar las opciones que Alexia ofrece al usuario, éste pulsará sobre el botón situado en la parte superior izquierda del área de consulta.

Fig.11

Dependiendo de la pantalla de mantenimiento sobre la que el usuario esté trabajando, aparecerán unas opciones u otras para la búsqueda, muestra o exportación de información. Figura 12.

Fig.12

2.1.1.1.1 Filtrar Esta opción ofrece la posibilidad de filtrar los datos a partir de cada columna. Es por ello que al activarla aparece en la cabecera de cada columna el icono “Filtrar”, figura 13. Si el usuario pulsa sobre el icono se desplegará el menú con las opciones:

• Todo: mostrar todas las fichas eliminando cualquier filtro que se haya aplicado con anterioridad

• Personalizar: hacer una búsqueda personalizada

• En blanco: mostrar las fichas que tienen el vacío campo que contiene la columna

• No en blanco: mostrar las fichas que tienen el campo cumplimentado

• Mostrar las fichas que tienen un dato determinado. Por ejemplo los alumnos de 1º de bachillerato.

Fig.13

Con la opción filtrar el

usuario podrá buscar los

registros desde cada

columna.


12

2.1.1.1.2 Buscar El objetivo de esta opción es la búsqueda de fichas a partir de diferentes columnas, acotando los resultados.

Fig.14

El usuario escribirá el texto que quiere buscar, especificará en qué columna/s quiere hacer la búsqueda, el criterio de búsqueda (igual, empieza por, etcétera), indicará la dirección en la que quiere realizar la búsqueda (todo, arriba o abajo). A su vez podrá indicar a Alexia si quiere que distinga o no las mayúsculas y/o los acentos.

2.1.1.1.3 Selección de columnas Con esta opción el usuario podrá indicar a Alexia qué columnas quiere que aparezcan en el área de consulta. Figura 15.

Fig.15


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2.1.1.1.4 Exportar Con esta opción el usuario podrá hacer una exportación del contenido del área de consulta en un archivo de formato Excel. Los datos que incluya el archivo dependerán de las columnas que estén seleccionadas. El usuario guardará el archivo indicando a Alexia la ruta de acceso de la carpeta contenedora.

2.1.1.1.5 Mostrar sólo los matriculados Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos.

Si está activada sólo se visualizarán los alumnos matriculados en el Centro, en una o más secciones. Si no está activada se mostrarán todos los alumnos del centro.

2.1.1.1.6 Mostrar sólo dados de alta Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos.

Si está activada se visualizarán los alumnos que estén dados en el presente curso escolar

2.1.1.1.7 Mostrar sólo dados de baja Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos.

Si está activada se visualizarán los alumnos que se hayan dado de baja en el presente curso escolar.

2.1.1.1.8 Otras opciones Además de las opciones explicadas en los puntos anteriores, el usuario podrá:

• Ordenar los registros de cada columna por orden alfabético ascendente o descendente. Para ello pulsará sobre la cabecera de la columna sobre la que quiere realizar la ordenación una o dos veces.

• Ampliar el ancho de cada columna

• Ampliar el área de consulta o la de trabajo situando el cursor en la línea que las separa y desplazándose según interese al usuario.

Nota: La personalización de pantalla permanecerá hasta que el

usuario pulse la opción con ruta Herramientas\Suprimir

personalización de la barra de programa explicada en el

capítulo 1 de este manual.


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2.1.2 Barra de herramientas Las pantallas de mantenimiento tienen la barra de herramientas que muestra la figura 16.

Fig.16

2.1.2.1 Añadir

Dependiendo de la ficha de trabajo en la que esté el usuario la herramienta Añadir podrá realizar una de estas acciones:

• activar el asistente con el que introducir los datos. Por ejemplo: Archivo\Mantenimiento\Alumno\Nuevo.

• habilitar los campos de la ficha de trabajo. Por ejemplo: Archivo\Mantenimiento\Equipamiento\Edificios\Nuevo.

2.1.2.2 Editar

Con esta herramienta el usuario podrá introducir o modificardatos que ya existan.

2.1.2.3 Guardar

Antes de cerrar el asistente o la ficha de trabajo el usuario deberá pulsar sobre esta herramienta para guardar los cambios.

2.1.2.4 Cancelar

Esta herramienta deshabilita la edición de los datos sin guardar los cambios que el usuario haya realizado.

2.1.2.5 Ocultar / mostrar área de consulta

Si el usuario pulsa sobre este icono, Alexia dejará de mostrar el área de consulta. Para que vuelva a aparecer deberá pulsar sobre el icono que ha aparecido en su lugar.

2.1.2.6 Avanzar / retroceder

Estos dos iconos permiten avanzar o retroceder al siguiente o anterior registro que aparecen en el área de consulta.


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2.1.2.7 Filtrar

En algunas ocasiones el usuario necesitará buscar registros o fichas. Para ello introducirá una serie de criterios de búsqueda en la pantalla que muestra la figura 17.

Fig.17

Si el usuario desea introducir otros criterios de búsqueda puede pulsar sobre el botón “Limpiar” de la misma pantalla de filtraje.

2.1.2.8 Borrar

Para borrar un registro el usuario deberá seleccionarlo y pulsar sobre el icono “Borrar”. Para mayor seguridad Alexia pedirá que confirme esta acción. Dependiendo de la repercusión de la acción de borrar Alexia pedirá que el usuario confirme respondiendo sí o escribiendo un texto dado, sin comillas. Figura 18.

Fig.18


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2.1.2.9 Cerrar

El usuario podrá cerrar el área de trabajo de dos formas distintas bien pulsando sobre el icono de la barra de herramientas, bien pulsando sobre el icono de cerrar de la pantalla.

2.1.3 Área de trabajo Las partes del área de trabajo, sección C en la figura 10, son las siguientes:

A. Datos principales: aparecen fijos en el área de trabajo a pesar de que el usuario esté trabajando sobre una u otra carpeta.

B. Carpetas: dependiendo del tipo de ficha sobre la que esté trabajando aparecerán unas u otras carpetas.

C. Desplegable de carpetas: pulsando sobre este botón aparecerán las mismas carpetas que aparecen en el espacio señalado con la letra B en la figura 19.

D. Datos de las carpetas: Cada carpeta gestionará unos u otros datos. Es este espacio el usuario podrá introducir o modificar dichos datos con las herramientas que se han explicado en el punto 2.1.2.

E. Acciones específicas: en ocasiones Alexia ofrecerá al usuario la posibilidad de disponer de acciones que están muy relacionadas con el trabajo que está realizando a pesar de que pertenezcan, a otro módulo de Alexia.

Fig.19

2.1.3.1 Datos libres Alexia permite al usuario que incluya en la ficha del registro, otros datos comunes a todos los elementos de la lista, por ejemplo nivel de inglés. Estos datos serán visibles para todos o algunos usuarios según el nivel de LOPD que se le asigne.


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Para crear un dato libre es necesario:

1. Pulsar sobre la herramienta “Editar”. 2. Elegir la carpeta “Datos libres” de la pantalla de

mantenimiento sobre la que se esté trabajando. 3. Pulsar sobre el icono “Definir”. Posiblemente Alexia

muestre una pantalla con el texto “Si continua perderá los cambios no guardados. Desea continuar?”. Confirme la pregunta siempre que esté seguro de haber guardado los cambios realizados anteriormente.

4. Nuevo dato libre: el usuario definirá el dato que quiere incluir, dándole un nombre reducido, el nombre del dato, su descripción, el orden que ocupa el dato con respecto a los otros datos libres del registro y el nivel de LOPD que ha de tener con el fin de que sea visible para algunos o para todos los usuarios según el nivel de confidencialidad.Figura 20.

Fig.20

5. Tipo de respuestas que se pueden dar: o Booleano: respuesta sí o no. o Codificado: da respuesta a partir de la elección de

uno u otro valor. Para ello el usuario deberá definir los valores y su respuesta, por ejemplo 1.Sábados, 2.Domingos, 3.Siempre, 4.Nunca.

o Fecha o Hora o Numérico o Texto

En Alexia el mismo usuario

podrá crear campos para

registrar datos distintos a

los que Alexia ofrece.


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2.1.3.2 Documentador Esta carpeta almacenará archivos del tipo fotocopia del carnet de la seguridad social del alumno, título universitario del profesor, etcétera, en formato PDF, Word, jpg, u otros. El usuario deberá:

1. Elegir el registro, por ejemplo el alumno J.Gómez, y pulsar sobre editar.

2. Pulsar sobre la carpeta “Documentos” y sobre la opción “Definir categorías”, dándole un nombre y otorgándole un nivel de LOPD, básico, medio o alto.

3. Pulsar sobre el botón “Alta” y cumplimentar los datos indicando la ruta de acceso al documento a insertar.

4. Guardar los cambios realizados. Si es necesario el usuario podrá modificar o borrar los datos que ha introducido en Alexia con los botones que corresponde en cada caso.

En Alexia el usuario podrá

adjuntar a las fichas

archivos en formatos pdf,

Word, jpg, etc.


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Capítulo 3: Pantalla Asistente

3.1 La pantalla Asistente La primera pantalla del asistente informa de los pasos que el usuario va a tener que seguir para realizar la tarea, por ejemplo dar de alta un alumno nuevo, figura 21. Si el usuario desea no volver a ver esta pantalla marcará el check “No volver a mostrar”.

Fig.21

En el margen inferior izquierdo de la ventana del asistente se mostrará el paso en el que se encuentra el usuario. Figura 21. Cada asistente tiene un número concreto de pasos. En las pantallas que aparecerán en cada paso el usuario podrá realizar acciones como introducir datos, elegir entre distintas opciones u otras.Figura 22.


20

Fig.22

Para avanzar de una pantalla a otra el usuario pulsará sobre los

botones . Alexia utilizará los datos guardados en la gestión de otros asistentes o registros. En ocasiones la última pantalla visualiza un resumen de los datos

que el usuario ha introducido. Al pulsar sobre Alexia guardará toda la información introducida.

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