Intranät med strukturerad dokumentlagring

__________

Öppen intranätplattfom med rollstyrd personal- och elevinformation för alla digitala enheter

Alingsås intranät - målbild

• Nytt modernt och framtidssäkert intranät

• Ett nytt dokumenthanteringssystem

• En plattform för alla anställda att vara delaktiga I

• Strukturerad dokumentlagring för intranätet

• Transparens mellan dokumenthantering och intranät

• Öppen källkod med Drupal, Alfresco och Shibboleth (SSO)

• Projektuppsättning – två projekt, ett för intranätet och ett för dokumenthanteringen

• Kravställning mha extern projektledare (Jill Hammarlund, Fujitsu)

Ut med det gamla...

Intranät – struktur

• Funktionell struktur baserad på Funka Nu-mall för intranät

StartAnställningArbetsmiljö och hälsaOrganisationService och stöd i arbetetOm kommunportalen

•Personlig högerkolumn

• Rollstyrd

• Visas hela tiden

Intranät – styrning av nyheter

Mina nyheterGemensamma

nyheter

Startsida

Intranät – skapa nyhet

Per målgrupp Vaktmästare,Sjuksköterska

etc

Organisation: ända ner

enskild enhet

Intranät – personalfrågor

Arbetsmiljö och hälsa

Intranät – ‘Så här jobbar vi’

Så här jobbar vi

Intranät – Organisation

Så här jobbar vi

Intranät – Service och stöd

Service och stöd i arbetet

Intranät – Koppling till samarbetsytor i Alfresco

• Snabb åtkomst till samarbetsytor i A lfresco

• Hantering av ”favorit”-markerade samarbetsytor

Intranät – responsiv design

mobil datorn

Intranät - användarprofl

Intranät - sökning

• Sök är rättighetsstyrd

• Sök bland innehåll på intranätet

• Filtering innehållstyp

• Filtrering förvaltning

• Sök anställda

• Närvarostatus

• Kontaktuppgifter

• Filtering förvaltning

• Sök dokument (Alfresco)

Intranät – sökning forts.

Intranät – övrig funktionalitet

• Aktivitet- och kurshantering

• Publicering av annonser på en kommungemensam anslagstavla

• Lediga tjänster inom kommunen

• ”Favoritsidor”

– Intranätet

– Externa sidor

• Världsledande inom öppen källkod ECM system

• Grundades 2005 av John Newton & John Powell

• Community: 140 000 utvecklare över hela världen

• Mer än 300 partners

• 3000 prenumerationer i 180 länder

• 7 miljoner användare

• Visionär inom Gartners “magic quadrant” 2012

• Öppen källkod – med Enterprise Support!

Dokumenthantering - Alfresco

Dokumenthantering - Vad används Alfresco till?

• Kraftfullt ECM system

• Många integrationsmöjligheter

• Dokument- och informationshantering

• Versionshantering

• Arbetsföden (baserat på BPMN 2.0)

• Samarbetsverktyg

Dokumenthantering - Varför väljer man Alfresco?

• Öppen källkod – öppen community

• Stabil bas, många installationer

• Går att anpassa till olika verksamheter enkelt

• Plattformsoberoende

• Klientoberoende

• Passar bra för BYOD – Bring Your Own Device

Dokumenthantering inom Alingsås Kommun

• M igrering av dokument från gammal plattform (IBM Domino.doc)

• Dokumentlagring och samarbetsplattform

• Användarhantering

• Integration mot intranätet

• Pilot LibreOffice-integration

Dokumenthantering - samarbetsplatform och dokumentlagring

• Personlig anslagstavla

• Förvaltningsspecifka och projektspecifka samarbetsytor

• “Mina dokument”

• Dokumentmallhantering

• Processer för hantering av bla. ofentliga dokument

• Dokumentnumrering

• Klassifcering

• Arkivering av Bygglov

Dokumenthantering - personlig anslagstavla

Dokumenthantering - Samarbetsytor

• Förva ltn ingssamarbetsytor för ofentliga dokument

• Förvaltningssamarbetsytor för sekretessbelagda dokument

• Sam arbetsytor för projekt etc.

Dokumenthantering - dokumentbibliotek

Dokumenthantering - förhandsgranskning av dokument

Dokumenthantering - «Mina dokument»

Dokumenthantering - skapa nytt dokument

Dokumenthantering - process för färdigställande av dokument

Dokumenthantering -process för återställning till arbetsdokument

Dokumenthantering - import av bygglov

Dokumenthantering - bygglovsarkivet

Dokumenthantering -

sök efter bygglov

Teknisk lösning - intranät

• Linux + Apache 2 webbserver + PostgreSQL

• Drupal 7.22

• Alla anpassningar utvecklade som drupalmoduler

• Design – responsive design

• Integrationer mot Novell E-directory, Alfresco samt Vision 80/20

• Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise

• Källkod tillgänglig på (publicerat enligt LGPLv3): https://code.google.com/p/alingsas-kommun-drupal/

•

Teknisk lösning intranät – Drupal

• Öppen källkod

• PHP

• Stor community

• Stor mängd tilläggsmoduler fnns

• Aktivt projekt och många företag som arbetar med Drupal

Intranät - användarhantering

• Integration mot Novell E-directory (LDAP)

• Autentiseringskatalog som matas med information

• Loginuppgifter

• Kontaktuppgifter

• Målgrupper

• Organisatorisk struktur - personalsystem

Teknisk lösning - dokumenthantering

• Linux + Apache 2 + Tomcat + PostgreSQL

• Alfresco Enterprise 4.1.5

• Integration mot Novell E-directory (LDAP)

• Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise

• Källkod tillgänlig på (publicerat enligt LGPLv3): https://code.google.com/p/alingsas-kommun-alfresco/

Dokumenthantering -användar- och rättighetshantering

• Användare autentiseras via Single-Sign-On

• Organisatoriska strukturer → Grupper i Alfresco som används för rättighetshantering på innehåll

• All information i Alfresco är rättighetsstyrd

Dokumenthantering - integration med intranät

• Content Management Interoperability Services (CMIS)

• Alfresco API REST (WebScript)

• Allt man utföra i Alfresco kan också integreras mot andra system.

Dokumenthantering - Pilot LibreOffce-integration

• CMIS-stöd från och med LibreOfce 4.0

• Modul för att förenkla redigering av ODF-dokument

• Motsvarande m odul fnns som standard för MS Ofce

Projekt

• Intern projektgrupp

• Kommunikation, IT, Personal, Verksamhet (BoU, UTB, VoÄ)

• Kvalitet, Arkiv/Dokument

• Extern utveckling

• Redpill-Linpro, Netrelations

• Pulsen

• Agil utveckling

Framtid

• Samarbetsytor

• Funktion tex ekonomer, kommunikation

• Verksamhet tex förskola, hemtjänstlag

• Projektytor

• Dokumenthantering

• Metadata

• Elevportal

För- och nackdelar

• Fördelar

• Samarbete inom hela kommunen. Styrka!

• Moderna system som man kan bygga vidare på, webbaserat och fungerar därför på alla plattformar

• Funka Nu - prototypen, bra att utgå ifrån

• Öppen källkod, finns många färdiga moduler att återanvända för snabbare uppstart

• Agil utveckling – ur ett användarperspektiv

• Nackdel - Agil utveckling ur ett ekonomisktperspektiv

Att tänka på/rekommendationer• Det som ofta tar mest tid i anspråk och är mycket svårare än

vad man tror vid sådana här implementationer, är att samla in krav och att förstå verksamhetens verkliga behov

• Försök sikta på hur ni vill arbeta, inte hur man arbetade i de gamla systemen

• Ta det hela stegvis, försök inte skapa den perfekta plattformen direkt

• Börja med grundläggande funktionalitet som krävs för det dagliga arbetet. Komplettera sen med mer funktioner

• "Håll systemen vid liv" - Fortsätt utveckla systemen allt eftersom att det dyker upp nya krav och önskemål