Introducción a la Administración con Enfoque … · Contenidos de la materia Unidad 5 Organización. 5.1 Concepto. 5.2 Principios. 5.3 Proceso. 5.4 Sistemas de organización. 5.5

Introducción a la Administración con

Enfoque Empresarial

MTRO. MARTÍN CÉSAR HERNÁNDEZ MIRANDA

Otoño 2016

Contenidos de la materiaUnidad 5

Organización.

5.1 Concepto.

5.2 Principios.

5.3 Proceso.

5.4 Sistemas de organización.

5.5 Organigramas.

5.6 Manual de organización.

Unidad5Organización

5.1 Concepto

Proceso Administrativo

Münch (2010) “La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas,métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo” (p. 61).

Koontz, Weuhrich y Cannice (208) “Organización es una estructura intencional formalizada de roles oposiciones” (p. 204).

Identificación y clasificación de las actividades requeridas.

Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos.

Asignación de un gerente a cada grupo o departamento, con la autoridad necesaria para supervisarlo.

Disposición de coordinación horizontal y vertical en la estructura de la organización.


5.1 Concepto

Proceso Administrativo

Reyes (2007) “Organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr sumáxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados” (p. 277).


5.2 Principios

Especialización: Cuanto más dividimos el trabajo, designando a cada empleado una actividad másconcreta y limitada, obtenemos mayor eficiencia, destreza y precisión (División del trabajo).

Unidad de mando: Para función debe existir un solo mando (Un subordinado no debe recibir ordenes dedos personas distintas).

Equilibrio autoridad-responsabilidad: Precisar el grado de responsabilidad de cada jefe de acuerdo alorden jerárquico, estableciendo la autoridad que le corresponda (La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo,la responsabilidad de abajo hacia arriba).

Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación le corresponde establecer los controlesadecuados para asegurar la unidad de mando (La autoridad se delega mientras que la responsabilidad secomparte).

Definición de puestos: Definir por escrito actividades y responsabilidades correspondientes a cada puesto(Sin definición de actividades, no habrá estructura adecuada).


5.3 Proceso

Lo conforman las siguientes etapas:

1. División del trabajo

2. Coordinación.


5.3 Proceso


Etapas:

1) Describir procesos: Descripción básica de procesos o funciones principales que se desempeñan en laorganización.

2) Definir: Aquellas funciones más importantes.

3) Clasificar: Agrupar funciones en base a macroprocesos.

4) Establecer: Las líneas de comunicación e interrelación.

5) Definir macroprocesos: Una vez definidos, se organizan los procesos departamentales o de áreas.


5.3 Proceso


La jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando.

Es la estructura de la empresa con centros de autoridad y comunicación relacionados entre sí, perfectamentedefinidos.

Niveles jerárquicos mínimos e indispensables.

Tipo de autoridad, lineal, funcional, y/o staff en cada nivel.

Los niveles jerárquicos son un conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad yresponsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.


5.3 Proceso


La departamentalización

Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud.

Su secuencia es :

1. Definir los procesos.

2. Listar todas las funciones.

3. Clasificación en base a su similitud.

4. Ordenación en base a su jerarquía.

5. Asignar actividades a cada área funcional o departamento agrupado.

6. Especificar relación autoridad-responsabilidad entre las funciones y puestos.

7. Establecer líneas de comunicación e interrelación departamentales.


5.3 Proceso


Descripción de actividades

Una vez definidos los niveles jerárquicos y los departamentos o áreas funcionales de la empresa, se procede adefinir con total claridad las actividades o labores que se desarrollarán en cada unidad de trabajo o puesto, queintegran cada departamento o área de la organización.

Se puede realizar por medio de:

Análisis de puestos.

Carta de distribución del trabajo.

Cuadro de distribución de actividades.


5.3 Proceso

2. Coordinación

Es el proceso de armonizar y sincronizar actividades para realizarlas con oportunidad y calidad requeridas.

Es la unidad de esfuerzos para que tanto funciones como resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempoperdido o fugas de responsabilidad.

Por ejemplo un equipo de futbol:

Si cada integrante no tiene claro que debe hacer en el equipo por medio de la división del trabajo, si no haycomunicación, coordinación y armonía entre ellos durante un encuentro, por muy buenos futbolistas que seanen lo individual, ese esfuerzo que hagan se verá nulificado por falta de coordinación.


5.4 Sistemas de organización

Según características y requerimientos de la organización, es posible utilizar diversos sistemas o modelos deorganización aplicables a distintas áreas funcionales, tales como:

Funcional: Agrupa actividades análogas, por su función principal para lograr la especialización y eficacia delpersonal.

Dirección de Finanzas

Contabilidad Tesorería Presupuestos



Por Productos: Para quienes elaboran o fabrican diversas clases de productos. La departamentalización sehace en base a un producto o grupo de ellos relacionados entre sí.

Gerencia de Planta

División de Aceites

División de Pastas

División de Galletas



Geográfica o por Territorio: Cuando se realizan actividades en diversos sectores alejados físicamente, o biencuando el tramo de operación y personal es muy extenso y disperso en áreas grandes y diferentes. Esrecomendable para el área de ventas.

División Latinoamérica

México Argentina Chile



Clientes: Se determinan departamentos para servir a los clientes. Comúnmente se utiliza para empresascomerciales, de autoservicio, departamentales, incluso industriales y de servicios.

Ventas Calzado

Damas Caballeros Junior



Por Proceso o Equipo: Si al fabricar un producto, su proceso o equipo es fundamental en la empresa, secrean departamentos enfocados a dichos procesos y equipos (herramientas de producción), cuando reportanventajas económicas, eficiencia, ahorro de tiempo, por su capacidad, manejo en sí o por el mismo proceso.

Producción

Cortadora de Plasma

Control Numérico

Proyector de Perfiles

Pulidora



Proceso

Moldeo Mecanizado Electroerosión Acabado



Secuencia: Se usa para niveles intermedios u operativos, y cuando por razones técnicas o económicas, seanecesario hacer la departamentalización por secuencia alfabética, numérica o de tiempo. Una empresa quetrabaja por turnos ininterrumpidos, puede seccionar cada uno de ellos. El departamento de cobranza quemaneja infinidad de tarjetas

Producción

Turno MatutinoTurno

VespertinoTurno Nocturno



Secuencia: El departamento de crédito que maneja infinidad de tarjetas, utiliza la organización por números.

Departamento de Crédito

Cliente

0-1000

Cliente

1001-2000

Cliente

2001-3000



Lineal o Militar: La autoridad es centralizada en una sola persona, tomadora de decisiones y responsabilidadbásica de mando.

Asigna y distribuye el trabajo a sus subalternos, quienes reportan a un solo jefe.

Gerente General

Subgerente

Jefe de Departamento



Lineo-funcional: Es la más práctica, agrupa las funciones en base a las áreas funcionales de la empresa.

Gerente de Planta

Jefe de Producción

Compras ProcesoProducto

Terminado



Staff: La estructura surge como necesidad de las empresas de contar con especialistas en manejo deconocimientos, que proporcionen información experta y asesoría a los departamentos. El staff, no tieneautoridad de línea.

Director General

Subdirección Administrativa

Subdirección de Operaciones

Subdirección de Producción

Asesor Jurídico



Comités: Se asignan funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa, reunidas y comprometidaspara discutir y decidir juntos los asuntos encomendados. Son de carácter temporal.

Se integran como:

Comité directivo: Por accionistas o alta dirección de la organización, y se encargan de asuntosestratégicos.

Comité ejecutivo: Se nombra por el comité directivo para la ejecución de los acuerdos.

Comité de vigilancia: Son personas de confianza que se encargan de supervisar las labores de lostrabajadores de la organización.

Comité consultivo: Formado por especialistas, que emiten dictámenes sobre asuntos, en base a susconocimientos o estudios.



Director General

Producción

Comité de Higiene y Seguridad Reclutamiento y

SelecciónMercadotecnia



Multidivisional: Para grandes empresas, que por su magnitud operacional y lograr mayor eficiencia, laorganización se subdivide en unidades con base en productos, áreas, servicios, procesos, área geográfica.

Presidencia Latinoamérica

División Refrescos de Cola

División Agua Purificada

División Bebidas Energizantes



Holding: Es una sociedad constituida por diversas empresas, con giros distintos, funciones y administracionesindependientes.

También pueden ser empresas de las que dependan unidades de negocio autónomo, que forman parte de lamatriz, pero cada unidad de negocio funciona independiente, manteniendo nombre original de sus empresas,identidad y estructura.

Corporativo

Compañía Atlas

25% de Acciones

Compañía Omega

50% de Acciones

Compañía Alfa

25% de Acciones



Matricial: Para grandes empresas, se le conoce también como organización de matriz, de parrilla o deproyectos. Es una combinación de diversos tipos de organización, que consiste en combinar ladepartamentalización por proyecto con la de funciones. Es un sistema de mando múltiple o “de dos jefes”.

Director Ejecutivo

Dirección de Ventas

Equipos Industriales

Dirección de

Servicios

Ventas de Consumo


5.5 Organigramas

Son la representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra las interrelaciones,funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y líneas de autoridad.

Clasificación:

• Estructurales: Muestran la estructura administrativa.

• Funcionales: Indican áreas y funciones departamentales.

• Especiales: Destacan alguna característica.

Por su Objeto

•Generales: Representan a toda la empresa

•Departamentales: Representan a la organización de un departamento o área funcional.

Por su Área

• Esquemáticos: Se elaboran para el público y contienen solo áreas principales, no muestran detalle.

• Analíticos: Son más detallados y técnicos.

Por su Contenido


5.5 Organigramas

Formas para representar organigramas:

Organigrama Vertical: Los niveles jerárquicos se determinan de arriba hacia abajo.

Asamblea de

Accionistas

Director

Ventas FinanzasRecursos Humanos


5.5 Organigramas


Organigrama Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Gerente General

Comercialización

Finanzas

Recursos Humanos


5.5 Organigramas


Organigrama Circular: Los niveles jerárquicos se grafican del centro hacia la periferia.

Director

Producción

Finanzas

Recursos Humanos

Finanzas


5.5 Organigramas


Organigrama Mixto: Se utilizan tanto el horizontal como el vertical.

Director

ContabilidadTalento

Humano

Selección

Nóminas

Higiene y Seguridad


5.6 Manual de Organización

Son documentos que de forma sistemática contienen información acerca de la organización.

De acuerdo a su contenido se clasifican en:

Políticas.

Departamentales.

Organizacionales.

Procedimientos.

Específicos.

Técnicas.

Puestos.


5.6 Manual de Organización

Ventajas:

Medio para que se observe y respete la estructura formal y los procesos.

Promueven eficiencia en los trabajadores, al indicarles lo que debe hacerse y cómo hacerlo.

Son fuente de información y capacitación.

Evitan la duplicidad de funciones y fugas de responsabilidad.

Sirven como base para mejorar sistemas, procesos y operaciones.

Referencias bibliográficasUnidad 5

Organización.

Harold Koontz y Heinz Weihrich, 2012. Administración una perspectiva global y empresarial. 14a ed.Mc.Graw Hill.

Hernández y Rodríguez, Palafox de Anda. 2012. Administración teoría, proceso, áreas funcionales yestrategias para la competitividad 3ª ed. McGraw-Hill.

Münch Galindo; Administración: Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México, D.F. :Editorial Pearson, 2014.

Reyes Agustín, 2007. Administración Moderna. México. LIMUSA Noriega Editores

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