Introduksjon til prosjektledersamling

Gardermoen 21.-22.mars 2018

Arena for læring og derigjennom bidra til gode prosesser

gjennom faglige foredrag, diskusjoner og deling av erfaringer,

verktøy og kunnskap

Bevisstgjøring av egen rolle som prosjektleder

Muligheter for nettverksbygging

Mål med første samling: bli kjent, fokusere på temaer som er

særlig aktuelle i den/de fasene dere er i nå

Formål med prosjektledersamlingene

3

Kirke og kommune i en

sammenslåings-prosess v/Øystein

Prosjektleder-rollen v/Stina

Arbeidsmiljø under

omstilling v/Linn Maria

Prosjekt-planlegging,

prosjektstyring og verktøy v/Pål Arne

Samspill til glede eller besvær –Fellesnemnd, fellesråd og

menighetsråd v/Frank

Medbestemmelse i

prosjekt v/Randi

Omstillingsdokument

v/Stina

Felles digitale plattformer –

hvordan skape godt beslutnings-

grunnlag v/Bjarne

Erfaringer fra KS og KS

læring v/Jorunn

Informasjon og kommunikasjon

v/Trygve

Prosjektlederrollen

21.Mars 2018 v/spesialrådgiver Stina Hansteen Solhøy

4

PROSJEKTLEDERROLLEN

1. Formelle rammer 2. Hva er en god

prosjektleder?

3. Hva skal ledes?Oppgaver og ansvar

6

Ad 1/ Formelle rammer

7

Hvordan virker de formelle rammene inn på

prosjektlederrollen?

Styrer oppmerksomhet, oppgaver, ansvar og beslutningsmyndighet

Prosjektorganisering

Mandater og fullmakter

Mål og suksesskriterier

Stillingsinstruks

Formelle rammer i prosjektet

8

Kirkeloven § 5 slår fast at inndelingslova kap. V og VI gjelder «så langt det passer» for fellesråd som skal slå seg sammen

Hovedmomenter:

Fellesnemnd (skal-bestemmelse)

Partssammensatt utvalg (bør-bestemmelse)

I tillegg anbefaler KA:

Prosjektleder

Arbeidsgrupper/temagrupper

Felles informasjonsarena for tillitsvalgte og arbeidsgivere

Prosjektorganiseringen er regulert i

kirkeloven § 5

9

Anbefalt prosjektorganisering

Hvilket mandat og fullmakter har fellesnemnda fått?

Hvilket mandat og fullmakter har PSU fått?

Mandater og fullmakter styrer prosjektleders

arbeid

11

Formelle rammer for prosjektleder:

Prinsippdokument for sammenslåing

12

«Samarbeid om sammenslåingen skal preges av åpenhet, likeverdighet,

raushet og forståelse for hverandres ståsted»

Mål for sammenslåingen?

Eksempler:

Et nytt velfungerende kirkelig fellesråd per 01.01.2020 med alle avgjørende elementer på plass.

Det nye kirkelige fellesrådet skal gi innbyggerne i kommunen et bredt tjenestetilbud som spenner seg fra livets start med dåp og til livets slutt med gravferdsforvaltning. I alle sokn vil man ha tilgang til gode kirkelige tjenester.

Mål for prosessen?

Kultur:

Arbeidsgiverpolitikk:

Samarbeid med andre:

Informasjon:

Økonomi, eiendom:

Gravferdsforvaltning:

Suksesskriterier for

sammenslåingsprosessen?

Nemnda opplever at de underveis har kontroll på prosessen

At ansatte føler seg involvert

At menighetsrådene føler seg involvert

Arbeidsmiljø og trivsel er bra under hele prosessen

Kommunikasjonen fungerer

Innovasjon skjer

Ressursoptimalisering

Kirken lever

Medlemmene viser interesse for sammenslåingen

………………….

Eksempler:

Tydelig delegasjon og myndighet –

gis fra fellesnemnda til prosjektleder

Arbeidsavtale inngås med ett av fellesrådene, mens leder

av fellesnemnda er nærmeste overordnede

Mandat/stillingsinstruks for prosjektleder

– sier noe om oppgaver, ansvar og myndighet

Stillings%

Prosjektgruppe? Hva slags rolle har (de andre) kirkevergene vs prosjektleder?

Arbeidsutvalg i nemnda?

Temagrupper?

Prosjektleders mandat/stillingsinstruks?

16

Stillingsinstruks Færder

19

- 2 minutter stikkord individuelt- Diskuter 3 minutter med

sidemann

Ad 2. Hva er en god prosjektleder?

20

SWOT – analyse: Egenvurdering

prosjektleder

Styrker Muligheter

Svakheter Trusler

21

SWOT – analyse: kirkeverge og

prosjektleder?

Styrker Muligheter

Svakheter Trusler

Hva er en god prosjektleder?

Egenskaper som fremheves i prosjektleder-litteraturen

22

23

Være troverdig – inngi tillit (Karlsen 2017)

Kreativ problemløser (kunne improvisere og ta risiko) (ibid.)

Tolerere usikkerhet, håndtere stress og motstand (ibid.) – i endringsledelsesteorien: håndtere «endringsrommet» (Hennestad, Revang og Strønen 2012)

Være endringsleder: Utvikle felles forståelse av fremtidig, ønsket situasjon og hva en må gjøre underveis for å komme dit – få til endring i «hverdagsvirkeligheten»(ibid.)

Fleksibel lederstil – situasjonsbestemt ledelse (Karlsen 2017, Andersen 2016, Vaagaasar og Skyttermoen 2017)

Forankre, være brobygger, ivareta demokratiske prinsipper og god forhandler (Sandkjær Hanssen, Helgesen og Holmen 2014, Holmen 2016)

24

Gode kommunikasjonsevner (ibid,jf Eisendel 1987): god

observatør, flink til å lytte, sile bort irrelevant informasjon,

tolke det som er viktig og formidle nødvendig informasjon

til andre. Forebygger konflikter og misforståelser.

25

Evne til overblikk og prioritering(Aakre og Scharning (2016)

Hva skal gjøres?Når skal det gjøres?Evne til å endre kurs etter behov

26

Ad 3. Hva skal ledes?Oppgaver og ansvar

Prosjektets «struktur» og «kultur»

Prosjektlederkompasset

Hva skal du styre oppmerksomheten din

etter?

27

28

Strukturen = «de harde oppgavene» = planlegging og styring etter fastsatte mål, fremdriftsplan, utredninger, saksfremlegg, beslutninger

Kulturen = «de myke oppgavene» = samarbeid, bli kjent, kommunikasjon, håndtere motstand, motkrefter og konflikter, motivere, kulturbygging, sosiale tiltak

29

Se oppover

Bakover

Utover

Fremover

Nedover

Innover

Hold kontakten med fellesnemnda. Sørg for klar «kontrakt»

Hold kontakten med alle interessenter

Planlegg ut fra tilstrekkelig høye og realistiske mål. Hva er suksesskriterier for prosessen? Hvilke risikofaktorer finnes og hvordan håndtere dem?

Bry deg om! Led folk slik at dere sammen når målene – og har det gøy underveis!

Se på deg selv. Hva kan du gjøre mer/mindre av?

Følg opp fremdriften. Få overblikk. Er dere på rett vei?

Lede prosjektets struktur og kultur, styr oppmerksomheten ut fra prosjektlederkompasset

Være bevisst utfordringer knyttet til å være både kirkeverge og prosjektleder (også bevisst utfordringer knyttet til «bare» å være prosjektleder)

Ha overblikk og evne til å prioritere

Stå i usikkerhet

Hjelp fellesnemnda til å styre

Prosjektlederrollen oppsummert

30

Andersen, E.S. (2016): Prosjektledelse.

Hennestad, B.W, Ø. Revang og F.H.Strønen (2012): Endringsledelse og ledelsesendring.

Holmen, A.K (2016): Endrede styringsregimer = endring i lederroller, i Magma 2/2016.

Karlsen, J.T. (2017): Prosjektledelse – fra initiering til gevinstrealisering

Sandkjær Hanssen, G., M.K. Helgesen og A.K.Holmen (2014): Den forhandlende kommune i samhandlingsreformen –forhandlingspraksis og lederegenskaper, i Norsk Statsvitenskapelig Tidsskrift.

Stryken,H.S. og J.Aakre (2016): Prosjekthåndboka 3.0.

Vaagaasar, A.L. og T.Skyttermoen (2017): Prosjektveilederen.

Westhagen, H. et al (1995): Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse.

Litteratur

31