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I O T E C A
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
MANUAL DE CONTROL
ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO PARA
EMPRESAS SUPERVISORAS DE OBRA CIVIL PRIVADA
- - -TESIS" •— - • "* '
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
PRESENTA:
MIGUEL ÁNGEL LUNA GUZMÁN
DIRECTOR DE TESIS:
M. EN A. ROGELIO CASTILLO AGUILERA
ESTUDIOS CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, CONFORME AL ACUERDO N° 954061
DE FECHA 7 DE MARZO DE 1995
MÉXICO, D. F. ABRIL, 2001
Abstract
"MANUAL DE CONTROL ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO PARA EMPRESAS SUPERVISORAS DE
OBRA CIVIL PRIVADA"
Miguel Ángel Luna Guzmán
Control / Economía / Obra / Presupuesto / Supervisión
El presente documento servirá de gula a técnicos de la construcción para poder llevar y desarrollar un
documento de control presupuestal en obra, el cual es un sistema de registros y controles de
información que permite, según el detalle necesario, vigilar las erogaciones hechas en obra basadas en
una programación presupuestal del proyecto, haciendo uso de varias técnicas para observar y controlar
que su desarrollo se apegue a lo programado y teniendo en cuenta el horizonte económico de la obra
misma, vigilando el no rebasar el techo financiero y anticipar problemas de tipo económico. El manual
permitirá obtener en forma sistemática los controles generales y detallados de las erogaciones
estimadas y pagadas de cualquier tipo de obra civil privada.
México, 2001
Instituto Tecnológico de la Construcción
6T* >- . .
A mis cinco estrellas Tomy, Pepe, Patty,
Ángel y Miguel'rto
A mis amigos y compañeros
A mis maestros
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 1
1 . - OBJETO DE LA TESIS 3
2 . - OBJETIVO GENERAL 3
3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
4.- MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 5
5.- PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS 5
6.- ANTECEDENTES DEL CONTROL PRESUPUESTAL. 6 PROBLEMÁTICA
7. - LA EMPRESA SUPERVISORS LA EMPRESA CONSTRUCTORA, 8 LA COORDINADORA, LA PROPIETARIA Y EL CONTROL ECONÓMICO DE LA OBRA.
8.- DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 12 OBJETIVOS
9.-MARCO TEÓRICO 18
9 1 - ESQUEMA DE LA ORGANIZACIÓN 18 9 2 - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19 9 3-OBJETIVOS 19 9 4 - SOLUCIÓN AL PROBLEMA 21 9 5 - ALCANCE DEL TRABAJO 22
10.- DESARROLLO DEL MANUAL 26
10 1 ESQUEMA DEL PROCESO 28 10 2 CONTROL PRESUPUESTAL 29 10 2 1 CATALOGO DE CUENTAS 32 10 2 2 REGISTRO Y CONTROL 35 10 2 3 CONTROL DEL PRESUPUESTO 40 10 2 4 CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTOS 44 10 2 5 CONTROL DE CUENTAS Y SU CATALOGO 48 10 2 6 CONTROL GLOBAL CONCENTRADO 52 10 2 7 ESTIMACIONES Y EROGACIONES 54 10 2 8 CONTROL ECONÓMICO, FLUJO DE CAJA 57 10 2 9 AVANCE Y EROGACIÓN 60 10 3 INFORMACIÓN RESULTANTE 62
11.- INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN 66
11 1 INTERPRETACIÓN DE DATOS 68 112 TOMA DE DECISIONES 70
12.-CONCLUSIÓN 72
13.-BIBLIOGRAFÍA 74
14.-ANEXOS 75
tfa
INTRODUCCIÓN
En mi experiencia profesional en los últimos aflos, me he dedicado cien por ciento al campo de la
administración de proyectos y control de obra Esto me ha llevado a trabajar en equipo con otros
profesionales y vanas empresas, donde me he dado cuenta que en el mercado no se encuentra
información especifica y detallada del proceso técnico administrativo y, concretamente, del control
presupuestal de obra Del proceso de un control présupuestal he conjuntado un gran cúmulo de
información respecto al control administrativo y financiero de una obra, lo que me ha generado el deseo
de plasmar ordenadamente dicha información y armar un documento de apoyo a estudiantes y
profesionales en el área técnica de cualquier obra de tipo civil, y también en dicho documento aplicar lo
que he aprendido en la maestría de "Administración de la Construcción", asi es como llegué a
determinar mi tema de tesis "Manual de control económico-administrativo para empresas supervisoras
de obra civil pnvada" Escoger este tema como titulo y trabajo de mi tesis me ayuda a reafirmar mis
expenencias y a incrementar mis conocimientos sobre la materia, así como a aplicar otros métodos y
técnicas de trabajo que ayuden a hacer más eficiente mi actividad profesional También, en el
transcurso de los estudios de la maestría, he visto en forma práctica que esta preparación me da
mejores bases para participar competitivamente en las empresas constructoras o relacionadas con
éstas
La planeación financiera es una de las claves para el éxito de una empresa, y un buen manejo del
presupuesto de obra redituará en buenos rendimientos y conocimiento de la obra en el aspecto
económico
Como menciona Chiavenato en su Introducción a la teoría general de la administración "La tarea actual
de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en
acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todos los
esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales
objetivos de la manera más adecuada"
El presente ejercicio es un intento de poner en práctica lo que hemos aprendido a lo largo de la maestría
en combinación con la experiencia profesional, conjuntado vivencias, información y conocimientos
adquiridos en los estudios del postgrado, para llegar a una nueva forma de ver y manejar la práctica de
la administración económica del presupuesto en obra
Entendemos que la administración financiera es una herramienta que nos permite llegar al punto de
tomar la decisión de:
"Cómo vamos a controlar la inversión, que es el presupuesto de obra".
Éste y otros aspectos son los que nosotros, como profesionistas y estudiantes de la maestría, estamos
practicando y aprendiendo cómo se implementan. En mi caso, he aplicado todo esto en los pasados
diez años con el resultado de visualizar y llevar a un control de obra detallado en su aspecto
presupuestal.
Partiendo de la base que se cuenta con una obra determinada, su presupuesto base, con todas sus
partidas y subpartidas, y teniendo ya una presupuestación programada yendo de acuerdo a un avance
determinado, tendremos un control económico-administrativo para la supervisión de una obra.
El tener un control presupuestal en obra permitirá ver su progreso, sus retrasos y sus avances, general
o al detalle, permitiéndonos detectar los puntos críticos del presupuesto y el desarrollo del mismo, asi
como anticipar momentos determinados. Nos permiten también pronosticar soluciones y tener el control
económico del presupuesto de la obra. Asimismo, podemos vigilar si se tienen desviaciones de acuerdo
a programa, etc.
Tema de tesis
"MANUAL DE CONTROL ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO PARA EMPRESAS SUPERVISORAS DE
OBRA CIVIL PRIVADA"
1 . - OBJETO DE LA TESIS
Hacer un documento que sirva para orientar y dirigir la elaboración de un control económico
administrativo (control presupuestal) que optimice el uso de los recursos técnicos y humanos en la
obra
¿POR QUÉ?
En el ejercicio profesional me he encontrado que, si bien muchas empresas a la fecha no cuentan
con un manual para el control económico-administrativo de obra, otras sf tienen bien definido en
manuales la labor del personal en obra, pero ninguno indica los pasos y el proceso del control
económico-administrativo del proyecto, desde la facturación del pnmer trabajo en obra, hasta la
entrega o finiquito de la misma Por lo tanto, es necesaria una herramienta que nos indique cómo
proceder en el control de la obra
¿PARA QUE?
Tener un control económico-administrativo permitirá vigilar paso a paso el proceso de la obra, asi
como poder corregir, reprogramar y permitir con antelación ver los problemas en el transcurso de la
obra, obteniendo en cualquier momento un estado financiero actualizado, y saber cuánto y cuándo
se ha pagado, qué se ha disparado del presupuesto original, pronosticar el curso de la obra,
controlar erogaciones, etc
¿PARA QUIÉN?
El control económico-administrativo es una herramienta de apoyo para las compañías
constructoras, supervisoras, coordinadoras y para las entidades o propietarias de la obra Asi pues,
sirve para apoyar tanto al constructor como al que controlará la obra, supervision o coordinadora y
para permitir a la entidad saber en cualquier momento los gastos en relación con su obra
2.- OBJETIVO GENERAL
¿QUÉ SE VA A HACER?
El hacer un modelo administrativo operacional del aspecto económico de la obra, permitirá seguir
paso a paso todo su proceso para manejar de la mejor forma los recursos económicos y
administrativos para poder optimizar la función del personal técnico de la obra Logrando, por lo
tanto, obtener una mayor y mejor productividad en el área, asi como un mayor rendimiento
económico del presupuesto de la obra ya que se tendrá un manejo preciso de sus recursos
¿CÓMO SE VA A HACER?
En base a la experiencia personal y la información acumulada a lo largo de los años de mi vida
profesional, así como a fuentes especificas de información relacionada con la administración, las
operaciones y la economía de la obra, se armará el Manual, estructurando los pasos y
esquematizando los procesos económicos, operacionales y administrativos de la empresa
coordinadora o supervisora
3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
El objetivo específico es sistematizar todo el proceso del control presupuestal de obra y generar
una sene de pasos y requerimientos mínimos a seguir para que cualquier personal técnico en obra
(ingeniero, arquitecto, ingeniero constructor, técnico, etc) pueda manejar y entender de forma
rápida y sencilla un control presupuestal El Manual para el manejo del control presupuestal en
obra, permitirá hacer más eficiente y mejorar el área de control económico de cualquier proyecto y
diseñar estrategias para implementar acciones que mejoren el control del presupuesto asignado,
permitirá, asimismo, seguir paso a paso y a detalle el curso presupuestal de la obra y tener un
seguimiento físico-económico de la misma
El contar con un manual operativo económico-administrativo permite evaluar las oportunidades de
inversion posibles para la entidad dueña de la obra o de la constructora, así como la reducción de
los tiempos muertos en la obtención de resultados del manejo financiero del presupuesto de la
obra
Al graficar el proceso del control presupuestal de una obra y seguir el esquema de dicho proceso,
puede llevar el control de ésta en una forma más práctica y más económica Además proporciona
el control económico-administrativo de la obra con una plantilla adecuada a ella, sin exceso de
personal, la información estará al día y con una gran eficiencia, redundando en una mayor
productividad del personal técnico de la coordinadora o supervisora
Las compañías coordinadora supervisora constructora e inclusive la entidad dueña de la obra,
podrán hacer uso del manual, que servirá como apoyo y herramienta de trabajo para el control de
la obra
Al realizar y plantear un manual se aplicarán técnicas y experiencias que han sido desarrolladas
dentro del area técnica del control de obra Así, se conjuntaron las técnicas de la contaduría,
administración financiera, investigación de operaciones, teorías de administración, etc Todo esto
integrado a una sene de notas y experiencias propias, ya sea dentro de empresas constructoras
empresas supervisoras, entidades dueñas de la obra o bien, como en mi más reciente trabajo, de
una empresa coordinadora, y donde me he dado cuenta de la inexistencia de información
específica del tema, ya sea un libro, manual, apunte, etc
En el manejo del manual de control económico-administrativo, el uso del control por objetivos
permitirá el constante mejoramiento del personal de la empresa, cuyo control en si misma es la
forma de medir ese mejoramiento continuo
El llevar el control económico-administrativo en base a una gula o manual práctico es un punto
importante para disminuir el costo de una parte del proceso productivo (control económico) de la
obra
Implementar un manual de control económico-administrativo en cualquier obra dará una mejora en
los resultados económicos de la misma, optimizando los tiempos de respuesta de su estado
financiero, para una toma de decisión oportuna, o bien, correctiva
4.- MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN
HIPÓTESIS
En el proceso del control económico administrativo de una obra que no cuenta con un
procedimiento establecido o carente de un esquema de trabajo riguroso, donde se contemplen
todos los pasos y procedimientos, se tienda a procesar la información en periodos de tiempo
prolongados y en formas diversas, a manejar la información más de una vez, a verificar los
resultados múltiples ocasiones, para que al final se tenga la información necesaria en la toma de
decision, lo cual nos da los resultados esperados en periodos de tiempo más largos Con el manual
de control económico-administrativo y sus esquemas, procesos, formatos y su implementación, se
podrá hacer mas productiva el área y más eficiente, teniendo ahorros en vanos aspectos al
lograrse un resultado rápido y óptimo del control del presupuesto
Si se mejora el proceso económico-administrativo del control presupuestal de la obra se obtendrá
un mejor control y una mejor y más rápida respuesta del manejo de la misma
5.- PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS
La hipótesis se validara por medio de una investigación documental en campo, una comparación
de la información obtenida de vanas obras, un seguimiento de la actividad propia del control
presupuestal en dichas obras sin un proceso preestablecido y la aplicación de una sene de datos,
reglas y seguimientos del proceso de la información económica de la obra, pudiendo comparar los
resultados obtenidos Al seguir cada actividad del proceso económico-administrativo de la obra se
determinará el flujo de la información pudiendo precisar el proceso y sus fases, viendo las ligas
internas y externas para después comprobar el esquema planteado, logrando la verificación de la
hipótesis, con la aplicación del manual
6 - ANTECEDENTES DEL CONTROL PRESUPUESTAL
Este trabajo pretende ser todo un manual operativo del área técnica en obra, para poder llevar el
control económico-administrativo o control presupuestal de la misma, sobre la base del proyecto
original con toda la información generada desde el presupuesto base y su programación previa, las
especificaciones propias de la obra, etc , para poder controlar el flujo de capital, sus avances,
desviaciones y estrategias para implementar acciones correctivas, desde el principio de la obra y
hasta la terminación de la misma
El manual y el seguimiento de este documento son una herramienta para la toma de decisiones
tanto de la supervisión, coordinadora constructora o bien de la entidad o propietario La estimación
de avances reales y programados sus desviaciones, sus correcciones o ajustes son la base para
la autorización y control de pagos o amortizaciones Adicionalmente, permite controlar el
presupuesto proyectado y calendanzado, lo cual será bien controlado, observado y revisado
En este trabajo se esquematizará todo el proceso del control económico-administrativo del
presupuesto de obra, tanto en forma vertical como horizontal, dándonos un diagrama fácil de
interpretar junto con todas las secuencias y pasos a seguir con sus respectivas matrices o formatos
mínimos
Cuatro de los puntos principales a observar con este manual son
Poder verificar que la obra se desarrolle de acuerdo a lo programado y ejecutada en apego al
proyecto, que se sigan las especificaciones y plazos establecidos, con calidad y de acuerdo al
presupuesto asignado
Checar los avances y erogaciones de lo programado, lo real y lo pagado
Tener el seguimiento del presupuesto
Determinar y tomar decisiones respecto al desarrollo de la obra, en diferentes niveles de la
estructura administrativa de la supervision
Con este manual sera posible tener controlado el presupuesto de obra, permitiendo conocer en
cualquier momento y en cualquiera de sus etapas, cuánto se ha pagado, cuánto falta por amortizar
de un determinado contratista o de la obra global, cómo va comparativamente lo ejecutado y
pagado en la obra contra lo programado o planeado, etc
7
PROBLEMÁTICA
El control económico-administrativo o control presupuestal es un punto neurálgico para la obra
pues con este control se puede determinar si la obra va correctamente y en programa, o bien, si ha
tenido alguna desviación en su planificación y construcción, retraso o avance significativo,
permitiendo tomar las decisiones oportunamente La inexistencia del control presupuestal impide
ver el avance de la obra en el campo económico, ver si se tienen que aplicar medidas correctivas,
etc Como la información generada por una obra es tanta y no se tiene un control estricto, al no
tener sistematizada la clasificación y ordenación de la información, no se podrá procesar la
información adecuadamente por falta de una gula, produciendo pérdidas en el campo económico,
administrativo y en el costo obra, principalmente, y retrasando con esto las tomas de decisión
La problemática en obra del área técnica radica en no tener definidas y establecidas las
actividades, acciones, trámites, como procesar la información recibida, cómo interpretarla y qué
hacer con ella Hacer más eficiente el control económico-administrativo de la supervisión en la obra
por medio de un Manual evitará la repetición innecesaria de actividades, supn-miendo reiteradas
revisiones, con lo que la productividad se verá reflejada en varios aspectos
La forma de solucionar esa problemática es muy sencilla y práctica Consiste en conjugar aspectos
de contabilidad, administración financiera, normatividad, planeación, programación y control de
obra, asi como administración de empresas constructoras básicamente, en un es-quema de
trabajo y un manual técnico del área, que facilitará el control financiero de la obra
El Manual estará dirigido a toda obra, grande o pequeña, ya que la problemática se repite en obras
de cualquier tamaño El documento lo pueden usar tanto supervisoras como constructoras,
generando una mayor productividad en el área técnica de obra y obteniendo un manejo más
eficiente de los recursos de obra
El Manual sera un apoyo para las empresas que busquen la certificación ISO, ya que este
documento es una fase previa para la normatividad de la empresa supervisora, coordinadora o
constructora
El contar con un manual para desarrollar el control presupuestal, sera un instrumento de
información en el que se conjunta de manera metódica y sistemática los pasos y operaciones que
deben seguirse para lograr los objetivos planeados
7 - LA EMPRESA SUPERVISORA, LA EMPRESA CONSTRUCTORA, LA COORDINADORA Y LA
PROPIETARIA Y EL CONTROL ECONÓMICO DE LA OBRA.
En el ejercicio profesional me he encontrado que, si bien muchas empresas a la fecha no cuentan
con un manual para el control económico-administrativo de obra, otras, en cambio, tienen bien
definido en manuales la labor del personal en obra. No obstante, ninguno indica los pasos y el
proceso del control presupuestal de la obra, ya que en este proceso o control intervienen varios
niveles de la organización de la misma y van desde la facturación del primer trabajo en obra, hasta
su entrega o finiquito. Por lo tanto, es necesario contar con una herramienta que nos indique cómo
proceder en la obra para tener el control de las estimaciones y sus pagos, adelantos,
amortizaciones, etc.
George Terry, en su libro Principios de administración, comenta que la administración "es un
proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, ejecución y control, ejecutados para
determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de gentes y recursos". Esta observación encaja
perfectamente para una empresa supervisora de obra, la cual debe planear concienzudamente los
recursos propios, los del propietario y los de la obra, asi como organizados para poder cumplir con
el objetivo planeado y programado de la obra, asi como tener el control de todos los elementos que
intervienen en ella.
El tener un control económico-administrativo permitirá vigilar paso a paso el proceso de la obra, asi
como corregir, reprogramar e implementar estrategias y acciones correctivas, y permitir prever los
problemas que se puedan presentar en el transcurso de la obra y contar en cualquier momento con
un estado financiero actualizado, sabiendo cuánto y cuándo se ha pagado, qué se ha disparado del
presupuesto original, para un buen pronóstico del curso de la obra, del control de erogaciones, etc.
RELACIÓN DE LA OBRA Y SUS ENTIDADES
CONSTRATISTA PROPIETARIA
£X SUPERVISION
-a Ja O B R A
TT C O N T R O L P R E S U P U E S T A L
I ^ I I o u s - - * U T E C A
El control económico-administrativo es una herramienta de apoyo para las compañías
constructoras, supervisoras, coordinadoras y para las entidades o propietarias de la obra Asi pues,
sirve tanto para apoyar al constructor como para permitir a la entidad saber en cualquier momento
los gastos en relación con su proyecto
En el presente trabajo nos enfocaremos a las empresas supervisoras de obra civil, cuyas
principales actividades son
— Supervisar que la obra se ejecute de acuerdo con el catalogo de conceptos, planos y especifi
caciones con los que el contratista de obras fue contratado
— Supervisar la calidad de los trabajos de obra
— Supervisar el plazo de la ejecución de la obra
— Revisar las estimaciones de la obra
— Controlar y autorizar los pagos de obra ejecutada
— Elaborar informes conteniendo avance respecto a programa informes fotográficos y de control
de calidad
— Elaborar informes extraordinarios en los que se incluya información de la obra fuera de catálogo,
modificación de volúmenes de obra y puntos importantes
— Elaborar bitácoras de obra
— Controlar la presentación de la obra, vigilando que se cumpla con la segundad de la misma,
cuidando el cumplimiento de lineamientos, normas, reglamentos, etc , entre otras medidas
La empresa supervisora llega a ser, en algunos casos, una coordinadora de obra pues, como
indica su nombre, coordina todas sus etapas, que van desde la realización del proyecto mismo, su
construcción, hasta la entrega y puesta en marcha del proyecto Y en este tipo de actividades el
control presupuestal llega a ser una herramienta de control y auxilio para el desarrollo del proyecto
A su vez, la supervisión es el punto de enlace entre la constructora y la supervisión, pues la
primera es la encargada de construir la obra y de aplicar determinadas técnicas constructivas para
que en un determinado periodo de tiempo materialice un proyecto en una obra tangible Por otro
lado, la supervisora es quien controla el desarrollo del proyecto, aplicando técnicas económico
administrativas y herramientas, y una de esas herramientas y técnicas es el control presupuestal
LA SUPERVISIÓN Y EL CONTROL DE OBRA
La supervisora es la representante de la compañía dueña de la obra, que vigila los intereses de la
propietaria asi como sus recursos y el cumplimiento de lo establecido por ésta, checando y
monitoreando la calidad, los costos, el tiempo, los presupuestos, etc a través de la dirección en
obra
Existe una relación directa entre el tiempo de realización de cualquier proyecto y su costo Los
parámetros de esta relación incluyen mano de obra, dinero, métodos, equipo y eficiencia Todo
proyecto tiene su punto óptimo de realización Cuando uno se desvía de él, el costo del proyecto se
eleva Por eso es de suma importancia llevar el control de la obra, y para esto nos apoyamos en
una serie de medidas como son la bitácora de obra, el control presupuestal, los reportes, etc , los
cuales nos sirven para tener un control al detalle de todo el proyecto
Si se acelera la realización del proyecto para ejecutarlo en un tiempo menor al óptimo de
realización, se requerirá equipo o mano de obra adicional, lo que produce mayores costos y
reducción en la eficiencia de operación
Si el proyecto se realiza en un tiempo mayor que el óptimo de realización, su costo aumenta debido
al incremento en los gastos fijos, como supervisión, renta de equipo, etc
Esta relación de tiempo y costo se puede representar gráfica o esquemáticamente
En la practica, no es necesario que la relación de tiempo y costo sea desarrollada con tanto detalle
para cada una de las actividades del proyecto
Una vez que la supervisión tiene a su disposición la información del programa de erogaciones
planeado, puede empezar a llevar el control presupuestal y tener vigilada la obra desde su origen
RELACIÓN DE LA SUPERVISIÓN
| SUPERVISIÓN ~ |
C O N T R O L
1 O B R A ~1 CONSTRUCTORA
T I E M P O
A continuación, se enlista una serie de formatos usados por la supervisión para llevar el control de
la obra:
- hojas de directorios de contratistas
- control de órdenes de trabajo
- comparativo de cantidades programadas y reales ejecutadas
- hojas generadoras para diferentes partidas
Ésta es una lista mínima de hojas de control en obra. A mayor control en los diferentes aspectos de
la obra, mejor y más detallado será el control del proyecto.
Cuanto más detallado sea el control, más dominio se tendrá en todos los aspectos de la obra y se
podrá también tener y ver la relación de todas las especialidades de la obra.
8.- DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
En el ejercicio profesional me he encontrado que, si bien muchas empresas a la fecha cuentan con
una guia o un manual para el control económico-administrativo de obra, otras sf tienen bien
definida en manuales la labor del personal en obra, aunque ninguno indica los pasos y el proceso
del control presupuestal de la obra, desde la facturación del primer trabajo en obra, hasta su
entrega o finiquito Por lo tanto, es necesario contar con una herramienta que nos indique cómo
proceder en el control de la obra
El problema detectado consiste en la falta de una guía o herramienta escrita y gráfica de cómo
realizar y llevar un control presupuestal La complejidad y dificultad de llevarlo a cabo, aunado a la
falta de estandarizaciones en el manejo de la información en obra, más una falta de capacitación
del personal del área técnica del proyecto, se manifiesta en la dificultad de no saber, en un
determinado momento del transcurso de la obra, la situación presupuestal de la ella y la
inexistencia de controles determinados para el control de la obra, llevan a la supervisión y a la
contratista a tener dificultades para obtener en un momento determinado resultados de la situación
financiera de la obra con relación al presupuesto base de ésta
ESQUEMA DE PROCESO DE INFORMACIÓN EN OBRA
OBRA
CONSTRUCCIÓN
QUE
DONDE
CUÁNDO
QUIEN
COMO
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO
DOCUMENTACIÓN
SUPERVISIÓN
•4 • COORDINACIÓN
•
COORDINACIÓN
ÁREA
TÉCNICA
ASIMILACIÓN
INTERPRETACIÓN
•« •
•
k
PROPIETARIO
PROYECTO
INFORMACIÓN
DETALLADA AL
CLIENTE
TOMA
DECISION
RESPUESTA
n
Tener un control económico-administrativo o control presupuestal, permitirá vigilar paso a paso el
proceso de la obra, así como corregir reprogramar y ver con antelación los problemas en el
transcurso de la obra para tener, en cualquier momento, un estado financiero actualizado, sabiendo
cuánto y cuándo se ha pagado, qué se ha disparado del presupuesto original, para pronosticar el
curso de la obra y controlar erogaciones, entre otras medidas
El sistema de control presupuestal es un conjunto ordenado de actividades y procedimientos para
la obtención de información determinada
El control económico presupuestal es una herramienta de apoyo para las compañías constructoras,
supervisors, coordinadoras y para las entidades o propietarias de la obra Asi pues, sirve tanto
para apoyar al constructor como para permitir a la entidad saber en cualquier momento los gastos
en relación con su obra
En el libro Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos de J Rodríguez en su página
uno, comenta de West Churchuman lo siguiente "El sistema organizacional abarca la optimización
mediante la dirección técnica, la organización del personal y otros recursos, y lo relacionado a la
empresa (obra) con su medio ambiente" Con esta nota vemos la importancia de tener un control
presupuestal diseñado para hacer de lado los problemas detectados, como son la falta de
secuencia en el proceso de manejo de la información y de controles para el registro de los datos de
obra, entre otras
El contar con un manual operativo económico-administrativo permitirá evaluar las oportunidades de
inversión posibles para la entidad dueña de la obra o de la constructora y la reducción de los
tiempos muertos en la obtención de resultados del manejo financiero Ayudará ademas a reducir
los costos totales de operación de la obra
En los procesos administrativos debemos recordar que las partes fundamentales a tomar en cuenta
son la planeacion, la organización, la integración, la dirección y el control, entre otras, y que la falta
de alguno o todos estos puntos motiva problemas en menor o mayor grado en los procesos
administrativos y en nuestro caso, en el proceso de la elaboración y sostenimiento del control
presupuestal
En el presente trabajo, al hacer las observaciones en obra, se detecto el problema de no contar con
un esquema o plan de trabajo para la elaboración del control presupuestal Aunado a esto se
genera una serie de contratiempos y duplicidad de actividades, problema que una vez detectado,
se procedió a realizar un esquema del proceso del trabajo para ejecutar y hacer el control
presupuestal, y este esquema sirvió para hacer el análisis de las actividades y procesos para
posteriormente elaborar un esquema funcional del proceso También, en base al análisis en
campo, se obtuvieron datos necesarios que deberla arrojar el proceso del control presupuestal
dicha información se necesita en vanos niveles de la estructura organizacional, a nivel gerencial y a
B c • ím I
I I c r - *-» 14
^ C A nivel de campo, y esto con el objetivo de tener el control de la obra en todos los niveles. Estos
valores se aplican directamente en obra por el área técnica y se reflejan directamente, a su vez, en
la obra física, como pudiera ser el atraso en un frente o la falta de cobro de alguna partida, etc., y a
nivel gerencial sirve para determinar el avance de la obra y las acciones a tomar, entre otras.
Seguir el esquema del proceso del control económico-administrativo permitirá llevar el control de la
obra en una forma más práctica, y más económica. Facilitará llevar el control económico-
administrativo de la obra con una plantilla adecuada a la obra sin exceso de personal y la
información estará al día y con una gran eficiencia, redundando en una mayor productividad del
personal técnico de la coordinadora o supervisora.
PROCESO ECONÓMICO FINANCIERO
UJ
_ l
m o a.
< 3
H
O
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3ETXS 1 MODELO ACTUAL
CONTROL
INFORMACIÓN DEFICIENTE
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DE DECISIÓN
INFORMACIÓN
DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CONTROL
T CONTROL
DETALLADO
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< N
i -z UJ
o
15
La compañía coordinadora, la supervisora la constructora e inclusive la entidad dueña de la obra le
será de apoyo y herramienta de trabajo para el control de la obra
Al realizar y plantear un manual se aplicaran métodos y experiencias que han sido desarrollados
dentro del area técnica del control de obra integrando estrategias de la contaduría administración
financiera investigación de operaciones teorías de administración etc Todo esto sumado a una
sene de notas y experiencias propias ya sea dentro de empresas constructoras, empresas
supervisoras, entidades dueñas de la obra o bien como en mi más reciente trabajo de una empresa
coordinadora todo ese conjunto de información recopilado en un manual, hasta hoy inexistente
En el manejo del manual de control económico administrativo, el uso del control por objetivos
permitirá el constante mejoramiento del personal de la empresa y el control en sí misma, es la
forma de medir ese mejoramiento continuo
Llevar el control económico-administrativo en base a una guía o manual práctico es un punto
importante para disminuir el costo de una parte del proceso productivo (control económico) de la
obra
Implementar un manual de control económico-administrativo en cualquier proyecto, dará una
mejora en los resultados económicos de la obra, optimizando los tiempos de respuesta del estado
financiero de la obra para una toma de decision oportuna, o bien, correctiva
Tomando en cuenta que el área técnica de la obra debe cuidar de los "Recursos, Tiempo, Calidad y
Cantidad todo esto en relación al presupuesto de la obra, presupone una adecuada planeación, y
una organización determinada para poder cumplir con lo planeado y obtener los objetivos
planteados
16
La OIT (Organización Internacional del Trabajo) ha realizado investigaciones que proporcionan
esquemas de trabajo como el mostrado a continuación
CONTEM DO DE TRABAJO DEBIDO AL PRODUCTO Y AL PROCESO
i
CONTENIDO
TOTAL
DE TRABAJO
1
1 ,
CONTENIDO
TOTAL
DE
TRABAJO
DEL
PRODUCTO
1
i
'
'
CONTENIDO
BÁSICO DEL
TRABAJO
A-1 MAL DISEÑO DEL
PRODUCTO
A 2 FALTA DE
NORMAS
A-3 NORMAS DE CALIDAD
ERRÓNEAS
A-4 MODELO QUE EXIJA
ELIMINAR
DEMASIADO MATERIAL
B-1 MAQUINARIA
INADECUADA
B-2 PROCESO MAL EJECUTADO
O EJECUTADO EN
MALAS CONDICIONES
B-3 HERRAMIENTAS
INADECUADAS
B-4 MALA DISPOSICIÓN
MOVIMIENTOS INNECESARIOS
B-6 MALOS MÉTODOS DE
TRABAJO DEL EMPLEADO
i
1 i
i CONTEMDODE
TRABAJO
SUPLEMENTARIO
DEBIDO A
DEFICIENCIA EN EL
DISEÑO
O ESPECIFICACIÓN
DEL PRODUCTO
k i
CONTENIDO DE TRABAJO
SUPLEMENTARIO
DEBIDO A MÉTODOS
INEFICACES DE
PRODUCCIÓN ODE
FUNCIONAMIENTO
"
INFORMACIÓNOBTENID<\ DEL LIBRO INTRC0UCCt£NALES1lJDIODeLTRABAJO(aT)
En la gráfica anterior vemos como parte de un trabajo mal elaborado o suplementario de él, se
debe a no tener una normatividad o a especificaciones determinadas, las cuales nos pueden guiar
o indicar el curso o los pasos a seguir en determinada actividad En el punto A-1 se indica que el
diseñar o procesar en nuestro caso la información derivada de las estimaciones y facturas, no nos
permitirá hacer el proceso del control financiero algo económico y costeable
El punto A-2 nos indica que el no usar normas determinadas nos impide llegar a realizar trabajos
en forma más eficiente y rápida
El punto A-3 nos indica que el tener normas malhechas nos lleva a realizar trabajos innecesarios e
improductivos
17
El punto A-4 en el proceso determinado del proyecto, nos genera un excedente de trabajo y
materiales los cuales pueden ser mejor aprovechados
Los puntos B-1 a B-5 nos indican el trabajo adicional que se tiene que realizar en un proyecto
determinado por no contar con maquinaria y herramientas adecuadas, o por carecer de las
condiciones físicas óptimas para el trabajo malos métodos laborales o mala disposición de
movimientos, los cuales resultan innecesarios
Del total del trabajo realizado tenemos una parte que corresponde a actividades para obtener un
producto determinado En nuestro caso corresponde al control presupuestal de esa labor del
producto una proporción muy pequeña al contenido básico del trabajo y el resto concierne a la
actividad suplementaria que es causada por la deficiencia en el diseño o especificaciones en la
elaboración del control presupuestal Y aproximadamente el cincuenta por ciento corresponde a
trabajo suplementario que es producto de métodos o procedimientos inadecuados, ineficaces del
procedimiento de la elaboración del control presupuestal
18
9 . - M A R C O TEÓRICO
Principalmente, la mejor forma que se puede encontrar para reducir los costos del área técnica de
obra, es uniformando y normatizando los métodos de trabajo del área Una vez que se ha
esquematizado la forma de trabajo del área y se ha definido su método, se podrán ver resultados
que l leven a una reducción de t iempos y esfuerzos en el área técnica
9 1 - E S Q U E M A DE LA ORGANIZACIÓN
En el proceso del control económico-administrativo de la obra, si no se cuenta con un esquema de
t rabajo riguroso donde se contemplen todos los pasos, se t iende a procesar la información más de
una vez también, por repetir pasos en el proceso, se t iene que verificar nuevamente para que al
final se obtenga la información necesaria para la toma de decisión Teniendo el manual de control
económico-administrat ivo e implementándolo se podrá hacer más productiva y más eficiente el
área, logrando ahorros en vanos aspectos al lograrse un resultado rápido y ópt imo
Si se mejora el proceso económico-administrativo de la obra se obtendrá un mejor control y una
mejor y más rápida respuesta del manejo de la obra
La planeación previa del desarrollo de la obra nos permitirá tomar como referencia esa información
generada en la planeación
Una vez que el plan se pone en operación, el control es necesario para medir el progreso, para
poner de manifiesto las desviaciones posibles e indicar la acción correctiva
LAFUVVBfaCWY9UreSLLTODO
O B R A
RAN3YJCN "J 1 C R 3 f l N Z P Q C Ñ " | — | INTEGRMCN | 1 DFBXION | 1 0CN1RX
FRXHJMBITC6 FBaUSCB ACTMD0D3 IWNEJO FEU.T/TX6
INTERACCIÓN DINÁMICA
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El control verdadero indica qué acción puede y deberá ser tomada para volver las operaciones a su
curso original
9 2 - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El control económico-administrativo es un punto neurálgico para la obra pues con este control se
puede determinar si la obra va correctamente y en programa o bien si ha tenido alguna desviación
en su planificación y construcción, retraso o avance significativo, permitiendo tomar las decisiones
oportunamente Como la información generada por una obra es tanta y no se tiene un control
estricto no se podrá procesar la información adecuadamente, produciendo pérdidas en el campo
económico, en el costo obra, administrativo, principalmente, y retrasando con esto las tomas de
decision
La problemática en obra del área técnica radica en no tener definidas y establecidas las
actividades, acciones trámites, cómo procesar la información recibida y cómo interpretarla, qué
hacer con esta y que información debe dar a la entidad Hacer más eficiente el control económico-
administrativo de la supervisión en la obra por medio de un manual dará como parte de los
resultados evitar la duplicación de actividades, evitando también revisiones repetidas Con esto la
productividad se verá reflejada en varios aspectos
La forma de solucionar esa problemática es muy sencilla y práctica Consiste en conjuntar aspectos
de contabilidad, administración financiera normatividad, planeación, programación y control de
obra, y administración de empresas constructoras básicamente, en un esquema de trabajo y un
manual técnico del área, el cual facilitara el control financiero de la obra
9 3 - OBJETIVOS
El objetivo del manual de control presupuestal es contar con un documento que sirva para orientar
y dirigir la elaboración de un control económico-administrativo del presupuesto de la obra, para
optimizar el uso de los recursos técnicos y humanos, facilitar el procedimiento del trabajo en obra,
manejar la información generada por la obra y normatizar los procedimientos y pasos para el
control del presupuesto con el fin de eflcientar el área y el proceso del control presupuestal
El manual facilita el procedimiento para llevar un control presupuestal de cualquier tipo de obra civil
privada El trabajo requerido para este control lo puede hacer un grupo de especialistas con una
sene de operaciones y papeleos indeterminados según el equipo de que se trate, pero el objetivo
del manual es la automatización del proceso, saber qué hacer paso a paso, en forma sistemática y
ordenada generando los controles necesarios para llevar un control absoluto del presupuesto de
cualquier obra
20
Optimizar el área de control de la obra dará una mayor productividad a tres partes ya mencionadas
con anterioridad la supervisora o coordinadora, la contratista o constructora y la entidad dueña de
la obra
La importancia del área técnica para tener el control económico-administrativo es vital, y ordenando
los elementos y componentes de las supervisoras en general y agregando una sene de programas,
procedimientos e instructivos, se podrá hacer del manual parte vital de cualquier obra Aunado a
esto, tendremos que a cualquier empresa que contemple su calificación con una norma ISO deberá
servirle este manual como base para su normatividad particular, siendo este punto otra razón más
para la elaboración del manual de control económico-administrativo
9 4 - SOLUCIÓN AL PROBLEMA
La elaboración de un manual, que es una gula para la sistematización del control presupuestal,
permite mantener un sistema predecible y de interacción de las actividades del control
presupuestal En base a ese proceso organizacional de la supervisión y el control del presupuesto,
se llega a tener un sistema cíclico, donde entra la información y sale procesada
CICLO DEL CONTROL PRESUPUESTAL
INFORMACIÓN
Y
DOCUMENTACIÓN
DE OBRA >
CONTROL
PRESUPUESTAL >
CONTROL
RESULTADOS
DECISIONES
El ciclo del control presupuestal debe tener características como las indicadas a continuación
- Ciclo de actividades en el control del presupuesto de cualquier obra, constantemente se
genera y se recibe nueva información, la cual se procesa repitiendo el ciclo de la actividad
- La vigencia del control presupuestal se basa en la ley de la entropía o de tener las
características de ser un sistema que evoluciona y llega a un fin diferente al original Lo que
significa que las formas tradicionales de organizar se dirigen a la desorganización y la
caducidad, por lo que es necesario alimentar el proceso del control presupuestal para
mantenerlo actual y vigente
- Se debe adaptar al crecimiento o expansión, en base a su medio ambiente
- Se debe codificar un gran numero de información y simplificarlo, logrando integrar
categorías de información sencilla y de significación enfocadas a las áreas necesarias
Los recursos económicos, estimaciones, dependen directamente de la aplicación de factores
humanos, técnicos, herramientas, los cuales se pueden modificar para lograr los objetivos
planeados
9 4 - SOLUCIÓN AL PROBLEMA
En dicho manual se contemplarán
Programas elaborados con los objetivos y políticas y constituidos por una sene de órdenes que
influyan sobre los subordinados
Procedimientos cuya finalidad radica en estandarizar los métodos, para obtener la mayor
eficiencia
Instructivo que es el medio de comunicación para especificar el plan paso a paso Éste deberá
quedar claramente escrito, como es el caso de las funciones y la evaluación de cada uno de los
puestos de la empresa
En el análisis de la demanda, y atendiendo que demanda es la cantidad de bienes y servicios que
el mercado requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad especifica a un
requerimiento determinado (que en este caso es un manual técnico administrativo), encontramos
que el principal propósito es medir y determinar cuáles son las fuerzas que afectan los
requerimientos del area técnica de la supervisión de obra con respecto a un bien o servicio, asi
como deteiminar la posibilidad de participación del manual en la satisfacción de dicha demanda, la
cual va en función de una sene de factores como es la necesidad real de un esquema de trabajo
del área técnica de la supervisión junto con su manual operativo, por lo que en el estudio habrá de
tomarse en cuenta información proveniente de fuentes primarias y secundarias y de indicadores
econometricos para la industria de la construcción
Tomando en cuenta que el control presupuestal es un sistema operativo que contempla
procedimientos para la obtención de resultados determinados, definiremos al sistema operativo
como 'Conjunto de recursos, cuyas actividades sistemáticas se concatenan de tal manera que
persiguen lograr un objetivo concreto y en los que se generan traslados de información, bienes o
servicios mediante procedimientos establecidos" (definición de J Rodríguez en su libro "Estudio de
sistemas y procedimientos administrativos", p 24) y al procedimiento lo definimos como "Serie de
labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo
encaminado al logro de un fin determinado" (ibidem)
22
9 5 -ALCANCE DEL TRABAJO
En nuestro caso, que tenemos la supervisión y control de obra en simbiosis con la construcción,
analizamos el comportamiento de esta industria, y como tenemos información estadística de este
sector es fácil conocer cuál es el monto y el comportamiento histórico de la demanda pasada,
presente y estimada del futuro La investigación nos permite conocer cuáles son las preferencias y
las necesidades del área de control de obra, de la Constructora y de la entidad dueña de la obra
OBRA
RECURSOS
TÉCNICOS
HUMANOS
MATERIALES
FINANCIEROS
SISTEMA OPERATIVO
DEL CONTROL PRESUPUESTAL
INFORMACIÓN
ESTIMACIONES
FACTURAS
DOCUMENTACIÓN
i i
> > ENTRA
P
CONTROL
PRESUPUESTAL
PROCESO
ESTABLECIDO
ETROALIMENTACIÓ
> > SALE
N
INFORMACIÓN
CONTROL
PRONÓSTICOS
SOLUCIONES
El área técnica de la supervisión o coordinadora de obra, deberá vigilar que la obra que se ejecute
sea de alta calidad dentro de las especificaciones dadas, sin fallas ni errores, en el tiempo
programado y al menor costo La economía lograda será en beneficio del cliente, implementando
los sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera
expedita y económica, controlando recursos, tiempo, calidad y cantidad, principalmente
El área técnica de la supervisión o coordinadora deberá vigilar que los resultados sean de acuerdo
a lo especificado y siguiendo el manual, así la obra que se ejecute será de alta calidad
23
PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS
La hipótesis se validará por medio de una investigación documental en campo, siguiendo cada
actividad del proceso económico-administrativo de la obra para determinar el método seguido
comunmente, determinando el proceso y sus fases, viendo las ligas internas y externas para
después comprobar el esquema planteado y logrando la verificación de la hipótesis, con la
aplicación del manual
aSEÑO DEL SISTEMA "OONTROL PRESUPUESTAL"
V
| DSEÑO |
| ANMJSIS |
| PRONÓSTICO |
j k
w
REGLAS
CONTROL
_ _ / \
9
NO APLICACIÓN
DEL
SSTEMA
Para poder evaluar el procedimiento del sistema planteado se considerarán aspectos como
Ver si el procedimiento planteado satisface las necesidades que se detectaron al
comienzo del estudio
Lograr que el manual y los procedimientos funcionen en forma eficaz y den por resultado
los datos necesarios de un control presupuestal
Revisar si con el empleo del manual del control presupuestal y su implantación, se logra
la información requerida para la toma de decisiones en vanos de los niveles que influyen
en el control tanto a nivel gerencial como a nivel operativo
24
Para la elaboración de los procedimientos y métodos del diseño del control presupuestal se tomó
en cuenta
- Medio ambiente, el cual consiste en el entorno económico, cultural, técnico, político y social
- Insumos del sistema, que son los componentes del control, aspectos humanos, financieros,
materiales, políticos, etc
- Procesos de conversión, consistente en la estructura organizativa, las experiencias de la
empresa y del personal
- Productos manejados por la empresa supervisora, como pueden ser los servicios
prestados, las normas y controles de la empresa
- Realimentación, la cual permite medir resultados
La razón del manual es lograr el control del presupuesto de una obra cualquiera, por medio de una
sene de estrategias, que nos permitirán verificar y controlar el curso de la obra, y en momentos
determinados facilitará la aplicación de acciones para mantener y lograr los objetivos planeados
El control presupuestal, al ser una aplicación de un sistema operativo diseñado en especial para el
control del presupuesto de obra, será un conjunto de recursos o, en un momento dado, pasos a
seguir o formatos a usar, y de éstos se desprende una sene de actividades y pasos sistematizados
que se conectan entre sí, y los cuales son consecuencia el uno del otro, con el fin de obtener un
objetivo concreto, y donde en cada paso se generan y dan traslados de información, la cual se va
complementando paso a paso, logrando con esto el control del presupuesto de obra con una sene
de procedimientos preestablecidos
El control presupuestal permite mantener organizadas e interconectadas, todas las partes
relacionadas con la información de trabajos generados, estimados y cobrados en obra y
relacionadas con el presupuesto de la misma
Para el diseño del manual se observó que el sistema propuesto recibiera los recursos suficientes
para mantenerlo operando, entendiendo por recursos las estructuras de apoyo, como pueden ser
formatos, instrucciones o lineamientos definidos, y con esto producir el resultado esperado, que en
este caso es la transformación de la información de la obra en datos que sirvan para poder
controlar la obra en una forma continua y con suficiente claridad
25
Para el diseño del control presupuestal se contempló que el sistema a implantar se dirigiera al
control de los costos del presupuesto de la obra, que su criterio funcional estuviera enfocado al
control de las erogaciones motivadas por las estimaciones y facturas relativas a la obra, y que su
sistema operativo estuviera en función del área de control administrativo del área técnica de la
obra, quedando esquematizado el siguiente método.
MÉTODO PARA DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL PRESUPUESTAL
PROBLEMA
OBJETIVOS
RESTRICCIONES
MODELO
ESPECIFICACIONES
^ SIMULACIÓN
IMPLANTACIÓN
REVISION
MODIFICACIÓN
Entendiendo como método una serie de procedimientos y medios para obtener un resultado que,
en el presente trabajo, es el manual para el control presupuestal
r I I o - i ' •? T £ C A
10 - DESARROLLO DEL MANUAL
J Rodriguez Valencia en su libro Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos (p
227 Ecafsa) señala Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de
la Administración, concernientes a políticas, organización y procedimientos Actualmente se pone
especial interés en el uso de los manuales con respecto a su legibilidad, sencillez y flexibilidad La
actividad de elaboración de los manuales considera cómo tener informado al personal clave de
los cambios en las actitudes de la dirección, más bien que de trazar al mismo tiempo el
organigrama y asignar las políticas y procedimientos en forma de documento permanente"
El manual es una guia de trabajo que permite lograr reducciones de los costos de operación de
los sistemas técnico administrativos El objetivo del manual es servir como medio de
comunicación para el procesamiento de información generada en obra por parte del personal de
su area técnica y también para señalar en forma ordenada y sistemática el seguimiento y
secuencia de la información, permitiendo el ahorro de esfuerzos a la vez que proporciona
información básica para la planeacion e implantación de reformas y permite el aprovechamiento
de los recursos humanos técnicos y materiales dando uniformidad y estandarización a la forma
de trabajo
Lo intrincado de los movimientos y operaciones del control económico administrativo nos lleva a
prever en una forma muy aproximada, los hechos que tendrán lugar en el transcurso normal de
la obra con el fin de dirigirlos a los objetivos del proyecto
Para conseguir los objetivos determinados partimos del hecho de contemplar todos los aspectos
contemplados en el presupuesto que intervienen en la obra, as¡ como los hechos extraordinarios
que se den en forma fortuita o que no estén en presupuesto Esto nos ayudará a tener
contemplada toda la obra de principio a fin y tener un mayor control de ella
Para el control económico administrativo de la obra se hace necesario el establecimiento de un
sistema de control presupuestal que norme las actividades que se deben desarrollar durante el
periodo de trabajo El control económico administrativo y específicamente, el control
presupuestal dan a la supervisión a la propietaria y a la contratista, la oportunidad de controlar
remediar y predecir el curso de la obra y también controlar situaciones extraordinarias que de
otra forma se conocen por casualidad o accidente o cuando por su dimension son visibles
En el presupuesto como expresión numérica de un plan definido de actividades se sintetizan los
recursos de que puede disponer la obra y las posibilidades de un empleo tanto en conjunto como
en detalle constituyendo de hecho el propósito o programa a desarrollar (curso teo adm 188)
27
El presupuesto es un patrón o medida trente al cual deben cotejarse constantemente los
resultados para determinar la causa de las variaciones y aplicar oportunamente medidas
preventivas y, en algunos casos, correctivas. El ejercicio del presupuesto es el instrumento sobre
el cual se tomarán decisiones y acciones.
Los presupuestos deben tener un seguimiento constante y llevar los registros necesarios para
mantener la información actualizada y poder hacer uso comparativo de éstos con lo planeado.
Trabajar con un manual permite uniformar los métodos de trabajo. Por el contrario, no hacer uso
uniforme de un documento como éste, genera desperdicios de tiempo y esfuerzo en gabinete,
siendo importante que el manual se tenga por escrito en el área de trabajo y que el personal
tenga acceso a él.
El manual del control presupuestal tendrá una estructura que se menciona en los siguientes
puntos. Responde a una estructura básica y presenta un flujo de información como se indica.
28
10 1 - ESQUEMA DEL PROCESO
El control económico-administrativo se empieza a generar desde el proyecto, ya que antes de dar
comienzo a la obra existe un presupuesto base y un programa de obra, que sirven para controlar y
vigilar el desarrollo de la misma obra, así como para ver si se han cumplido los puntos
programados en tiempo y economía
El presupuesto es la base para poder realizar el control presupuestal, es su pilar, ya que los
avances, retrasos, control, desviaciones, etc están en función de él, pues ha sido programado en
base a determinados periodos de tiempo y con montos determinados según del periodo que se
trate
CONTROL PRESUPUESTAL
P E R I O D O
D E
T I E M P O
| P R O Y E C T O
P R E S U P U E S T O
PARTIDAS
CONCEPTOS
VOLÚMENES
UNIDADES
COSTOS
CONTROLES
| TECUCOS ECONÓMICOS LEGALES ADMIMSTRATTVOS |
CONTROL PRESUPUESTAL
| PROGRAMADO | [ PRESUPUESTADO]
CONTROL ECONÓMICO
AJUSTES - INFORMACIÓN - AVANCE - ATRASO |
TERMINACIÓN EN TIEMPO PROGRAMADO PRESUPUESTO PROGRAMADO
E J E C U C I Ó N
DE
O B R A
El desarrollo y aplicación del manual parten del presupuesto de la obra, el cual se podrá controlar
siguiendo los pasos presentados en el esquema del proceso del control presupuestal
29
10.2-CONTROL PRESUPUESTAL
El proceso seguido por el área técnica de la supervisors de obra no responde a un modelo
determinado, más bien se adecúa a las necesidades del tiempo y de la obra, motivando en
ocasiones el no tener una secuencia correcta, causando repeticiones y contratiempos o bien falta
de información.
El siguiente esquema se diseñó en función de la experiencia en la aplicación del manejo para el
control presupuestal. En dicho esquema se muestran las etapas o pasos que sigue la información
que se irá procesando y complementado cada vez que se haga un corte.
ETAPAS DEL CONTROL PRESUPUESTAL
PRINCIPIOS OBRA
PROCESO DE
OBRA
FLUJO DE
ll*FORMACIÓN
PRESUPUESTO
TALO CATALOGO DE CUENTAS
CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
FACTURAS
TRABAJOS EJECUTADOS FACTURADOS
CONTROL PRESUPUESTAL
REGISTRO Y CONTROL
CONTROL CATALOGO
DE CUENTAS
CONTROL GLOBAL
ESTIMACIONES EROGADAS
FLUJO DE CAJA
AVANCE Y EROGACIONES
CATALOGO
CONCEPTOS
CATALOGO DE
CUENTAS
CONTROL
PRESUPUESTAL
DOCUMENTO
CORRESP.
CONTROL
CUENTAS
CONCENTRADO
EROGACIÓN
ESTIMACIONES
CONTROL
ECONÓMICO
AVANCE
EROGACIÓN
REPORTE. INFORMACIÓN. ACCIONES. DESVIACIONES
TERMINACIÓN PE OBRA
US
En el control presupuestal se presenta todo el estado económico de la obra Contiene el importe
total contratado el monto de obra si se cancela parte de ella, ampliaciones del contrato, estimadas
en un momento determinado o al fin de la obra, montos erogados en forma global o detallada,
trabajos adicionales, trabajos extras, saldos, amortizaciones, etc
Cuando se presenta el control presupuestal se integra en éste, un resumen ejecutivo, el cual
presenta en una sola hoja los datos globales del proyecto, mostrando el estado financiero del
presupuesto de obra
El control presupuestal se divide en nueve pasos o etapas, las cuales están indicadas en el
esquema del control presupuestal con las claves de la "A' a la " I " Cada etapa se detalla,
especificando su función y uso con un esquema o formato, y haciendo notar que en la sección de
anexos se muestran todas los formatos presentados Es importante señalar que los ejemplos,
nombres montos y características mostradas son hipotéticas
También debemos tomar en cuenta que el presupuesto, que es la expresión de los resultados
esperados en términos numéricos, es el elemento clave para el instrumento llamado control
presupuestal
El seguimiento de cada uno de los pasos presentados en el esquema anterior permite, desde el
principio de la obra, tener una sene de controles que procesan la información en forma lineal
Veremos como, en forma sencilla, se puede tener una visión y un control en forma horizontal y
vertical en un determinado momento durante el transcurso de la obra y al final de ésta, también se
puede tener el control de la obra al detalle, ya sea por partida, por contratista, por frente, por
partida, etc , o bien se puede controlar totalmente los montos de lo que se ha pagado en un
determinado momento de la obra o al concluir ésta Dicho control permite obtener una información
y una vision global del presupuesto de la obra o contar con manejo detallado del elemento
necesario o requerido
PRESUPUESTO
INICIO CONTROL VERTICAL
CONTROL
HORIZONTAL
á k.
CONTROL
PRESUPUESTAL
1 '
CONTROL
HORIZONTAL
FIN CONTROL VERTICAL
O
B
R
A
31
El esquema anterior nos permite apreciar en forma global cómo nos ayuda el control presupuestal
a controlar y monitorear en cualquier momento el presupuesto de la obra
Todo lo anterior nos conduce al uso necesario de formatos, es decir, documentos con información
estática para colocar información añadida, los cuales son un medio para la transmisión de datos, y
cuya forma puede variar según las necesidades imperantes
En el sistema del control presupuestal se emplea una sene de controles, diseñados en forma tal
que parte de su contenido estático, será una guia para las personas que elaboren el control Los
formatos sirven básicamente para
- Mejorar la eficiencia del procedimiento de información
- Simplificar el adiestramiento del personal
- Efectuar un control por parte de la administración
- Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema
de información para la administración
Los formatos nos dan en forma estandarizada los procedimientos a seguir para el eficaz
procesamiento de la información
El manejo de la información generada en obra se hace básicamente por medio de la computadora,
o bien se puede llevar un control mixto, esto es, llenar los formatos a mano y después capturar la
información contenida en estos La impresión de los formatos con la información sirve para armar el
control presupuestal
12
10 2 1 CATÁLOGO DE CUENTAS
Como primer paso (A) tenemos el catálogo de cuentas que, una vez recibida la información
generada en la obra, la registra en documentos como las estimaciones, facturas, notas de crédito,
anticipos, etc
La mayoría de los elementos que componen el medio de la obra, se puede clasificar de diversas
maneras, ya sea por su función, por su especialidad, por partidas, por conceptos, etc, según las
necesidades del control que se requiera Las cuentas como elementos de control son el principio
del control en si mismo
En contabilidad se tienen cuentas, entendiendo como cuenta la "relación numerada de clasificación
de datos, que se manejan con el fin de diferenciar las áreas de aplicación de dicha información"
Tomando en cuenta que en contabilidad una cuenta sirve para indicar que a todo cargo
corresponde un abono, tenemos que las cuentas con las que trabajaremos en el caso del control
presupuestal, corresponden solamente a la clasificación de los trabajos de obra o partidas, entre
otros rubros
El catálogo de cuentas que manejaremos serán, primeramente, las Cuentas Maestras, que se
compondrán de los principales rubros de la obra, ya sea el Proyecto, Obra Civil, Instalación
Eléctrica, Mobiliarios y Equipos, etc
El numero de cuentas maestras dependerá del control que se requiera
o x m j r x » DE CUENTOS
IcuaiTA IWt51KA|
NOTA
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Ob-1
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conceptas
Gmentaocn
fltxros
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ABxtepec
r* i i c B | ^ I Q T £ C A
Se debe generar un listado de cuentas, sub-cuentas, subsub-cuentas, etc para poder definir cada
uno de los diferentes niveles que se tienen en el catálogo general de cuentas
Con el uso de la computadora, la clasificación de las cuentas es más rápida ya que, utilizando una
base de datos, se puede tener un mayor control de los trabajos realizados en la obra y más
prontitud en los resultados deseados Cabe resaltar que, como en el control presupuestal se
manejan los trabajos ejecutados y facturados en la obra o relativos a ésta, se pueden controlar
anticipos, pagos a cuenta, saldos, amortizaciones, etc , definiendo una cuenta especifica a cada
rubro, con lo que tenemos que la base de datos generada es en si misma un primer control del
proyecto
El formato utilizado en esta parte es el "A", denominado "CATÁLOGO DE CUENTAS" En este
formato se tienen tres columnas, donde una corresponde al numero de la cuenta maestra, la cual
se puede denominar por partida, especialidad partes del proyecto etc En el formato presentado
aparecen las cuentas de
Columna no 1 - Cuenta Maestra La cuenta maestra tiene una clave asignada para tener un
control más fácil, en este caso, la clave es numérica y tiene un orden creciente del uno a un
numero necesario o determinado, generado para citar las especialidades de la obra
Columna no 2 - Descripción Cada clave de cuenta tiene una descripción de la misma, la
cual describe sus características, que pueden ser el proyecto arquitectónico, el proyecto
topográfico, maquetas, proyecto de aire acondicionado, proyecto de instalación hidrosanitana,
etc
Columna no 3 - Importe La tercer columna corresponde al importe acumulado de la cuenta,
por los trabajos ejecutados de cada cuenta maestra En este campo se tiene la información
capturada de todas las cuentas que comprenden nuestra base de datos Como se puede ver,
esta cuenta ya es en sí un reporte de lo que se ha pagado de la obra a la fecha del corte
determinado También se tiene un concentrado de todas las cuentas que es un gran total y
que como dato ya nos puede arrojar cierta información, al poder comparar este gran total con
el importe programado a la fecha del corte del control presupuestal
La presentación puede variar según las necesidades de cada empresa
M
CUENTA MTA
CATALOGO DE CUENTAS
DESCRIPCIÓN IMPORTE
Oí PROYECTOS 10,500 00 02 ESTUDIOS Y LEVANTAMIENTOS 5,200 00 03 OBRA CIVIL 170,000 00 04 INSTALACIÓN ELÉCTRICA 45,500 00 05 INSTALACIÓN HIDROSANITARIA 68,000 00 06 INSTALACIÓN AIRE ACONDICIONADO 42,000 00 07 INSTALACIONES ESPECIALES 18,000 00 08 LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD 12,000 00 09 ASESORÍAS 15,000 00 10 SUPERVISIÓN 60,000 00 11 COORDINACIÓN 45,000 00 12 D R O Y CORRESPONSABILIDADES 12,000 00 13 GESTORÍAS Y DERECHOS 6,000 00 14 AUTOMATIZACIÓN 18,500 00 15 CONMUTADOR 16 MOBILIARIOS Y EQUIPOS 54,700 00 17 VARIOS 22,600 00 18 SEGUROS 18,500 00
GRAN TOTAL 623,500.00
NOTAS MONTOS SUPUESTOS, SE PUEDEN TENER CUENTA MAESTRA, CUENTA,
SUBCUENTA, SUBSUBCUENTA, SUBSUBSUBCUENTA, ETC
Por ejemplo
Cuenta Maestra 01 Proyectos
Cuenta 01 a Proyecto Arquitectónico
Subcta 01 a 1 Jardinería
En el formato presentado se mencionan cuentas maestras, pero aclarando que cada cuenta
maestra tiene a su vez una sene de subdivisiones que se manejan según la necesidad del control o
de la obra
f 1I11ÉI
yi jg
10 2 2 - REGISTRO Y CONTROL
El siguiente paso que tenemos en el esquema es el "B", y corresponde al "Desglose de
Estimaciones en Cuentas"
El trabajo de este punto se fundamenta en el manejo de una base de datos Todos los trabajos que
son ejecutados y facturados o donde se realiza algún movimiento o erogación económica, se
registra y controla en este punto
La información generada en la obra y manifestada con una factura, una nota de crédito, un pago a
cuenta, etc se traduce en datos numéricos, los cuales son elementos de información para el
manejo del presupuesto de la obra Los trabajos primarios se realizarán manualmente, anotando y
clasificando los documentos e información de la obra, en base a un catálogo de cuentas para
direccionar dicha información Una vez llenado el formato, se procede a capturar los datos en la
computadora El procesamiento de esta información, por ser tanta, hace imprescindible su uso, ya
que su manejo sin esta herramienta generarla un gran volumen de papeles para el control de
personal, requiriendo tiempo, espacio y recursos humanos para procesarlo El uso de la máquina
permite operar con un equipo de trabajo reducido o, en un momento determinado, hasta con una
sola persona, y en poco tiempo, la máquina puede ordenar, clasificar y direccionar la información,
según las necesidades
Guillenson, en su libro Introducción a las bases de datos, anota "La noción básica de datos
consiste en establecer un conjunto de hechos necesarios acerca de cosas en el medio ambiente
sobre las que existe algún interés Puede considerarse que cada una de tales colecciones forma
una fila o renglón de una tabla (registro de un archivo) en donde se conjuntan los datos de cada
ocurrencia de ese tipo de entidad" En el punto "B" del desglose de estimaciones en cuentas, lo que
se hace es una clasificación y direccionamiento manual de los documentos que contienen la
información que se tiene en obra
Al usar una base de datos se tiene un acceso secuencial y directo de la información La
clasificación de la información se hace en base a la lista de cuentas, ya sean maestras, cuentas,
subcuentas, etc El formato mostrado en el punto 10 2 1 es un listado de cuentas maestras, el cual
nos sirve de guia para clasificar la información
36
En el siguiente diagrama se muestran los niveles de clasificación de la información, cuenta
maestra, cuentas, subcuentas, etc
NIVELES DE INFORMACIÓN
1
N
N F
1 O
V R
E M
L A
C
D 1
E Ó
N
T
PRESUPUESTO
i CUENTA MAESTRA
i CUENTA
i SUB CUENTA
i SUBSUB CUENTA
i SUBSUBSUB CUENTA
^ Etc.
En el formato "B" tenemos el control denominado "DESGLOSE DE ESTIMACIONES EN
CUENTAS", que se usa para colocar en forma manual y con apoyo de la lista de cuentas la
información recabada de los documentos facturados de los trabajos ejecutados y estimados
Posteriormente, esta información se capturará en la computadora Si el control lo lleva una sola
persona la información se puede vaciar directamente de las facturas y estimaciones a la
computadora El formato cuenta con diez columnas y varios renglones, el numero de columnas y
renglones varia según las necesidades específicas
El llenado de este formato sirve para direccionar toda la captura que se hace de la información, la
base de datos almacena y cataloga la información en la computadora
37
El formato del paso "B" es el siguiente
CONTROL PRESUPUESTA!. (B)
DESGLOSE DE ESTIMACIONES EN CUENTAS
| DOC No | FECHA | CONTRATISTA | CTAM | CUENTA | SUBCTA | FACT No. | CONCEPTOS | OBSERVACIONES | IMPORTE |
(») Ib) |c) W W ¡l| |g) (h) (l| W_
TOTAL
NOTAS
La primer columna (a), corresponde al DOCUMENTO No. Se coloca el numero consecutivo que
tiene el DOCUMENTO DE CORRESPONSABILIDAD, REGISTRO Y CONTROL y este escrito se
describirá más adelante en el formato "D" Este consecutivo es un control de como van ingresando
los documentos
La segunda columna (b), FECHA contiene la fecha indicada en el documento de
corresponsabilidad Este dato es otro punto de control que se puede manejar en la base de datos
como un registro para saber cuánto se ingresó determinado día o qué facturas se presentaron o
bien, indicando una fecha de corte, localizar una información determinada de una compañía o lo
relacionado a una persona en específico, etc
La tercer columna (c), corresponde al CONTRATISTA En esta columna se coloca, en forma
abreviada, el nombre de la entidad o persona que realizó el trabajo motivo de la estimación y
factura presentada Este concepto de contratista también es un control que se puede tener del
contratista, obteniendo fechas, montos de documentos presentados, etc
La cuarta columna (d), corresponde a la CUENTA MAESTRA, la cual se obtiene del listado de
cuentas Esta selección corresponde con el "árbol de selección" indicado en el diagrama de
"catálogo de cuentas" Aquí se anota el numero de la cuenta maestra, y nos indica la mayor
agrupación de conceptos determinados, como pueden ser "01-PROYECTOS" Navegando en la
base de datos de proyectos y obteniendo información de esta, llegamos al concentrado de este
38
universo, donde encontraremos el estado contable de lo pagado del proyecto arquitectónico,
proyecto eléctrico, proyecto hidráulico, etc
Este punto nos sirve para tener otro punto de control y poder comparar, por ejemplo, lo pagado
contra lo proyectado según el presupuesto base del proyecto
La quinta columna (e), corresponde a la "CUENTA" En el diagrama de CATÁLOGO DE
CUENTAS se tienen los niveles más comúnmente usados en la obra que, en este caso,
corresponde al segundo nivel del diagrama y a una especialidad de la cuenta maestra, que
correspondería como ejemplo a la cuenta de "Cimentación", la cual es un caso de la cuenta
maestra de 'obra civil" del presupuesto base de determinada obra
La sexta columna (f) corresponde a la "SUBCUENTA" La cual indica un tercer nivel del diagrama
de catalogo de cuentas Este nivel corresponde a la mayor especialización y, en este caso es la
subcuenta de aceros
PRESUPUESTO
CUENTA MAESTRA
CUENTA
SUB CUENTA
SUBSUB CUENTA
SUBSUBSUB CUENTA
ETC
claves
Oí
01a
01a-1
01a-1 1
01a-1 1 2
conceptos
Obra civil
Cimentación
Aceros
A Ecatepec
Varilla # 8
NOTA
El numero de cuentas varía según los requerimientos
Como se indica en el formato "B - DESGLOSE DE ESTIMACIONES EN CUENTAS", en las
columnas cuatro a seis ( d, e, f ) se indican las claves asignadas previamente a cada uno de los
niveles determinados por la necesidad o complejidad de la obra, haciendo notar que el numero de
columnas dedicadas a los diferentas niveles puede aumentar y/o disminuir, teniendo por ejemplo
un nivel cinco o una subsubsubcuenta que podría corresponder tal vez a varilla de un diámetro
determinado
39
La columna siete (g) corresponde a la FACTURA En este control se coloca el numero consecutivo
de la factura expedida por el o los contratistas y referente a los trabajos realizados en relación a la
obra (recordando que en un momento dado, en la base de datos, se puede buscar una información
por el numero de factura), pudiendo ser estimaciones, notas de crédito, adelantos, finiquitos, etc,
siendo todos relativos a la obra en cuestión Se debe vigilar que la factura esté vigente al momento
de la expedición, que cuente con su respectivo registro de hacienda, que tenga anotados el lugar y
fecha de los trabajos, el nombre del cliente que pagó el o los trabajos, que tenga anotados los
datos de la dirección del propietario, así como el registro federal de contribuyentes del propietario,
que aparezcan los conceptos motivo de la factura y que esté bien desglosado el concepto de IVA
En la columna ocho (h), se coloca una breve descripción del contenido de la factura que se anotó
en la columna siete, pudiendo ser el nombre del contratista, trabajos relativos a algún trabajo en
especial, etc En la base de datos estos dos puntos (el número de la factura y el concepto de los
trabajos) sirven como otro control, ya que se puede tener un control por facturas o por contratistas
En la columna nueve (i), se tienen observaciones, donde se registran puntos especiales o
especificaciones determinadas, información como comentarios del contratista determinado y que
solo sirve para referencia o como banderas
La décima columna (j), corresponde al importe En ella se escribe el importe anotado en la factura
presentada por el contratista y el cual se registra sin el importe del IVA, ya que este concepto se
acumulará en un apartado especial La información que precede a este punto es el numero de
factura, la cuenta y/o subcuenta a la que se clasifica, el contratista que la expide, etc
Al final, y en la parte inferior derecha, bajo la décima columna, se tiene un total, que corresponde
al acumulado de lo anotado y, en función con las facturas contenidas en el documento de
corresponsabilidad mencionado en la columna uno, este importe total corresponde a un desglose
de estimaciones en función de su cuenta y corresponde al segundo paso del control presupuestal
Toda la información anterior, una vez capturada y clasificada a mano, se procede a capturarla en la
computadora y, automáticamente, la máquina irá clasificándola, acumulándola y almacenándola
según las instrucciones predeterminadas cuando se organizó y armó la base de datos
40
10 2 3 CONTROL DEL PRESUPUESTO
La siguiente etapa en el esquema de las etapas del control presupuestal es el paso " C , y
corresponde al "Control Presupuesta!" Este dato es el eje de todo el control presupuestal, como
todo un método o proceso, y es aquf donde se lleva a cabo el control particular de cada una de las
partidas, presupuestos, contratos, etc Con este control se lleva un registro detallado de todas las
estimaciones, pagos, adelantos, etc También se puede ver a detalle la cuenta correspondiente, las
amortizaciones, los periodos de trabajo, en sí, cada una de las hojas correspondiente a un
contratista determinado es un control presupuestal que al final del proceso conforma un control
presupuestal global del presupuesto base
CONTROL PRESUPUESTAL
INFORMACIÓN GENERAL
ja INF. TÉCNICA INF. ECONÓMICA
ir CONTROL
ESTIMACIÓN v
FECHAS
NÚMERO ESTIMACIÓN
^ w
i INF. ECONÓMICA
DETALLADA ir
IMPORTES
PORCENTAJES
AMORTIZACIONES
SALDOS
Como en los casos anteriores, toda la información se alimenta de la base de datos, o bien,
complementa la base
El trabajo de este punto se basa en el manejo de una base de datos donde todos los trabajos que
son ejecutados y facturados, o donde se realiza algún movimiento o erogación económica se
registra y controla en esta etapa
El esquema anterior permite ver el manejo que se tiene de cada parte del presupuesto, ya que el
control presupuestal se lleva para cada uno de los contratistas de la obra determinada Asi, el
primer punto nos da la información general del contratista, indicando su nombre con todas sus
siglas, abreviaturas y detalles En el siguiente nivel nos da, en pocas notas y cifras, la información
global de tipo técnico y económico, indicando tipo de contrato celebrado con el contratista, el
concepto del contrato monto contratado o ampliado, cuenta y subcuentas que le corresponden,
anticipos periodos, frente, etc
El siguiente nivel corresponde al detalle de los controles, como puede ser el control de Ir)
estimación, donde se indica el numero de las estimaciones cobradas, los números de anticipos y
las fechas respectivas En el punto económico se indican los importes de cada estimación
presentada, los porcentajes de los montos cobrados y, en relación al presupuesto base, las
amortizaciones y sus porcentajes pagados y por amortizar asi como y los saldos de los aspectos
económicos del contratista
CONTROL PRESUPUESTAL (O
CONTROL PRESUPUESTAL (a)
..¡msmsumumim TIPO DE CONTRATO PRECIOS UNITARIOS ( c )
¡CONCEPTO PRESUPUESTO No 2A-IMPERMEABILIZACION DE MUROS [di
ESTADO D E ' ÜFNTAAt FECHA CONTRATO CON r RAT ALTO AMPLIACIÓN TOTAL CONTRATADO
26 May-00 (e) 27 Feb-00 (f) 19 230 58 (S lN IVA] |g )
0 00 (h) 19 230 58 (l)
No CUENTA 03-00 A (J) FRENTE
ANTICIPO 359 6 730 07(1)
PERIODO DE EJECUCIÓN (m) DEL 01 May-00 AL
A (k)
26-May-OC
FECHA ESTIMACIÓN
(n) (o) 21 Mai 00 13 Abr IX)
26 Ma^OO
_____
ANTICIPO ESTIM 01 ESTIM 02
—-
IMPORTE •% ESTIMADO \ AMORT1ZAC AMOR TO AC % POR WPORTB SALDO POR
\ ACUMULADO j | ANTICIPO [ ACUMULADO | AMORT | AMORTIZAR | NETO | ESTIMAR (P) (q) ( r ) (s) (t) (u) (v) (w) (x) (y)
10J382 46 _ 7 _ t « 6 ¡ '
55 55% 37 22%
10,682 46 17,83913
55 55% 92 76%
3, 38 86 2,991 84
3,738 86 6,730 70
55 55% 100 00%
6,730 70 2,991 84
0 00
,_ 6,730 70 6,943 60 4,164 83
19,230 58 8,548 12 1,391 45
NOTAS (Z) DATOS SUPUESTOS
B í ~ - ¡ ü T £ C A El formato presentado contiene una información supuesta para poder mostrar el uso de este control
presupuestal
El título del formato es "Control Presupuestal" (a), y en la parte inferior del título está colocado el
nombre del contratista (b). Esta información corresponde a la información general
En el siguiente campo tenemos el tipo de contrato (c), que se tiene con el contratista, precio
unitario destajo, etc , y el concepto que ampara el contrato (d). En este mismo campo se puede
colocar, si es que se tiene este control, el numero de contrato correspondiente, y esta información
corresponde a la parte de la información técnica general
El siguiente campo corresponde a la información económica general y en la parte izquierda se
indica la fecha del estado de cuenta (e), la fecha del contrato (f), el o los montos contratados (g), si
se tiene, una ampliación del contrato (h), y se indica el gran total del contrato (i), más la ampliación
del contrato si existe En el lado derecho superior se indica el numero de cuenta y sub cuentas
correspondientes (j), como por ejemplo 03-06-O E , donde indicamos una cuenta maestra 03,
separado con un guión tenemos la cuenta 06, separado con otro guión tenemos una "O" y una "E"
que indican una subcuenta, recordando que podemos tener una subsubcuenta o más, dependiendo
del nivel de control que se tenga de la obra Se indica también el lugar o frente donde se realice el
trabajo (k), se anota, asimismo, si se tienen pagos a cuenta, notas de crédito o pagos diferidos
anotando el importe, también se señala el anticipo dado (I), tanto en porcentaje como en número y,
por ultimo, se anota el periodo de la ejecución (m) de la ultima estimación presentada, porque en el
control detallado se indica cada una de las fechas de las estimaciones y porque también se lleva un
consecutivo de hojas de control presupuestal Cada vez que se genera una estimación y se
acompaña ésta de una factura, al paquete de control lo integran la estimación, la factura, la hoja de
control presupuestal y un documento de corresponsabilidad que corresponde al formato "D"
En el siguiente nivel tenemos el control de la estimación y la información económica detallada
Como primer elemento tenemos la "Fecha" (n), que corresponde al día mes y año de cada una de
las estimaciones cuando fueron ingresadas y procesadas, asi como la fecha en que se tenga algún
pago determinado En la siguiente columna se tiene la "Estimación" (o), la cual se divide en dos
columnas Una corresponde al "No " y define al numero consecutivo de la o las estimaciones y
pagos realizados, y la columna complementaria, que se refiere al "Importe" (p), donde se anota el
importe presentado en la factura La siguiente columna indica un "porcentaje" (q), el cual
corresponde a la relación del importe presentado en la factura y el monto contratado El
"acumulado estimado" (r), referido en la columna, es el que se va sumando, y en la siguiente
columna se tiene el "porcentaje" (s) de la relación entre el acumulado y el monto contratado En
este porcentaje se puede apreciar el avance en relación al monto total contratado La siguiente
columna, "amortización del anticipo" (t), es donde anotamos las cantidades que se tienen para ir
amortizando el anticipo dado cuando este se otorga, y en relación con el las siguientes columnas
41
nos indican el "acumulado" (u) y su "porcentaje" (v) en relación al monto anotado en el cuadro
de información general La columna (w) indica la cantidad "por amortizar", la siguiente columna
nos indica el "importe neto" (x), que es el resultado de restarle al importe estimado la cantidad de
la amortización Y por ultimo, tenemos la columna relacionada con el "saldo por estimar" (y), el
cual es la relación de ir restando los importes estimados del monto contratado
El cuadro del control presupuestal es en sí la base para el control del presupuesto global La
información contenida en este cuadro nos da a detalle el estado económico del contratista, y la
información arrojada representa un punto de partida para la toma de decisiones a nivel del
contratista
Este cuadro o formato se puede modificar y adaptar para llevar el control de obra pública,
adicionando columnas para poder llevar el control de conceptos como el de SECODAM o de otros
rubros
Y como ultimo nivel, se tiene una caja (z) en la cual se pueden hacer anotaciones especificas,
como notas firmas, vistos buenos, etc
De este formato se toman datos que alimentarán al siguiente control, el cual corresponde al
"Documento de Corresponsabilidad"
44
10.2.4. CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
El control de la documentación se lleva con el "Documento de Corresponsabilidad" En él interviene
la información de documentos antes señalados, como son los formatos "A", que corresponde al
catálogo de cuentas, el formato "B", el cual corresponde al desglose de estimaciones en cuentas, el
formato " C , que registra el control presupuestal, y documentos como las facturas del contratista,
notas de crédito, etc
La estructura básica de su funcionamiento es como se indica en el siguiente esquema
DOCUMENTO DE CORRESPONSABILIDAD
DOCUMENTOS
TRABAJOS
EN OBRA
ESTIMADOS
^>
DESGLOSE DE
ESTIMACIÓN
CONTROL DE
CUENTAS
FACTURAS
CONTROL
PRESUPUESTAL
3> DOCUMENTO DE
CORRESPONSABILIDAD
FLUJO DE INFORMACIÓN
El documento de corresponsabilidad controla la erogación de un corte o pago determinado, ya que
aquf se anotan los importes de las facturas presentadas y las estimaciones presentadas y
ejecutadas Este documento indica también el total erogado en un momento determinado
45
El esquema del documento de corresponsabilidad es el siguiente, donde se indican los niveles de
información
NIVELES DOCUMENTO
NIVEL DESCRIPCIÓN
INFORMACIÓN
DESCRIPTIVA
CONTROL
DOCUMENTO
MONTO DOCUMENTO
(LETRA)
DESGLOSE
DOCUMENTACIÓN
MONTO DOCUMENTO
(NÚMERO)
OBSERVACIONES
El documento tiene como encabezado el "Nombre de la empresa" (x), después, tiene anotado el
nombre del "Documento de Corresponsabilidad, Registro y Control" y, en tercer término,
aparece el nombre del proyecto de que se trate, describiendo en éste el nombre de la obra
En el siguiente nivel (segundo) se tiene un cuadro informativo en el lado izquierdo, el cual
corresponde al "Numero Consecutivo" (a) Este valor, por ser secuencial, permite tener el control
y ubicar por un numero determinado algún pago o contratista especifico Los números consecutivos
pueden corresponder también a quincenas, semanas o a ciertos períodos de pago que determine
la empresa Este número puede servir como dato de localización en la base de datos
46
En el mismo nivel (segundo) pero del lado derecho, se indica la "fecha" (b), que corresponde al
día en que se procesan, tramitan y autorizan los pagos indicados en el documento, los cuales son
las facturas presentadas junto con el documento de corresponsabilidad
En el siguiente nivel (tercero) se indica el "importe total" (c) del pago autorizado, que debe
registrarse con letra y numero Este importe es el que se presenta en el quinto nivel o total del
importe presentado
El siguiente nivel (cuarto) está dividido en cinco columnas (d, e, f, g, h) La primera se titula "No. de
Cuenta" (d), y aquí se coloca la cuenta a la que le corresponde el trabajo realizado Esta cuenta ya
fue previamente asignada en "el desglose de estimaciones en cuentas", y es un punto de control y
referencia
La siguiente columna indica el "Tipo de documento" (e) al que se hace referencia Éste puede
corresponder a la descripción de una factura, adelanto, nota de crédito, etc Indicar qué tipo de
documento es el que se está presentando, sirve para una rápida referencia
La tercer columna corresponde al "Numero" (f) propio de la factura presentada En la base de
datos, este numero sirve para llevar un control del contratista por numero de facturas presentadas,
tanto en cantidad como por numero consecutivo de las facturas
La cuarta columna indica con la leyenda en la cabeza de la misma "Expedida por" (g), con lo que
describe el nombre del contratista que presenta la factura, de la cual ya se indicó anteriormente su
numero el tipo de documento que es y la cuenta a la que fue cargada, en la base de datos que se
va generando a lo largo del proceso de construcción de la obra El dato del nombre del contratista
sirve también para localizar la información especifica de un determinado contratista
En la quinta columna se coloca el "Importe sin IVA" (h) del documento presentado Ese importe
indicado corresponde a lo cobrado antes de aplicarle el impuesto al valor agregado, esto es por
que el control presupuestal se hace en base a un presupuesto base de obra, el cual no contempla
dicho impuesto
La parte inferior del quinto nivel corresponde a la indicación de un "Total" (i) del monto económico
de los documentos presentados en la hoja del documento de corresponsabilidad Este importe se
refleja en el tercer nivel (c) pero con letra
El nivel siguiente (sexto) corresponde a un cuadro de "Observaciones", las cuales indican alguna
nota o detalle determinado que es necesario anotar
47
El formato del control de "Documento de Corresponsabilidad Registro y Control", es el siguiente,
conteniendo datos y valores hipotéticos
CONTROL PRESUPUESTAL (D)
DOCUMENTO DE CORRESPONSABILIDAD REGISTRO Y CONTROL
(x) PROYECTO
NUMERO CONSECUTIVO
15(a)
FECHA (b) 29-May-01
IMPORTE TOTAL (CON NUMERO Y LETRA)
No DE CUENTA
03 00 A
(d)
TIPO DE DOCUMENTO
FACTURA
(e)
( c )
NUMERO
1250
(f)
EXPEDIDO POR
JUAN ARIAS
(g)
TOTAL
IMPORTE SIN 1 VA
7,156 67
(h)
7156 67 (i)
OBSERVACIONES
DATOS SUPUESTOS (i)
AUTORIZACIÓN
48
10.2.5. CONTROL DE CUENTAS Y SU CATÁLOGO
El control de cuentas y su catálogo corresponden a un "Resumen de control presupuestal por
cuentas" Es un catálogo de cuentas general Este control corresponde al punto "E" del proceso del
control de obra presentado en la página 22, y sirve para registrar y controlar todos los documentos
que se presentan El primero corresponde al catálogo de cuentas (A), el siguiente es la
catalogación y clasificación de facturas (B), el control presupuestal es el siguiente paso (C), y el
documento de corresponsabilidad (D) es el control anterior a este punto
En el siguiente esquema se puede ver el proceso del formato o documento de control del
"Resumen Control Presupuestal por Cuentas",
RESUMEN CONTROL PRESUPUESTAL POR CUENTAS
P R E S U P
u E S T O
O
B
R
A
I CONTRATISTA
I 1
^ r
I CONTRATISTA
I 2
^ '
m u
i
m m
r
CONTRATISTA
N
ESTIMACIONES
COBRO
CONTROL PRESUPUESTAL
POR CUENTAS
T
I
E
M
P
O
El resumen control presupuestal es un concentrado de los documentos basados por el principio de
las cuentas en que se han clasificado todos los trabajos facturados y pagados Cabe señalar que el
presente cuadro se alimenta directamente de la base de datos generada por los controles antes
mencionados
49
El control contiene once columnas, cuyo número puede variar dependiendo de la cantidad de
cuentas y subcuentas existentes
CONTROL PRESUPUESTA!. (E)
RESUMEN CONTROL PRESUPUESTAL POR CUENTAS CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
W "JET ' ü l (d) "jij ~ m ~Ts) W l'l 01 ~ w I CWEST | CÜEMTA | SUB-CTA | CONCEPTO | CONTRATISTA | FECHA | DOCORR | OB5£RVAaONEs| FACT No | ESTIM j MPORTE |
03
03 03
03
03
03 03
03 03
03
oo oo oo
01 01
01 o í
06 06
06
A
B
E
A E
E
E
A E
E
AOEC/A
ADECVB ACEC7E
PINTURA
PLAFOND
PIS05 ALFOMBRA
CLOSET
PTA1
FT A3
JUAN ARIAS
JUAN ARIAS MMDONADO
SORDO IPASA
HGC IPASA
H&íSft
HEMSA
HEMS*
21**rOQ 13-AbMJO 2W*yOT
¿OhfayOO 12F*-00
30-Abr-OO 12Fab-00
IOJvtay-00 25-MayflO
25Mjy«0
10
13 15
14
8
11 9
13 14
14
ANTICIPO EST1M 01
ESTM02
MOTACRED rONVEMO
PAGO TOTAL
PRIMER PAGO
SEGUNDO PAGO
1245
1246 1250
125 9460
965
9460
4680 4T12
4713
A
1 2
5UBCUEMTA.
, 2
1
SU8CUENTA,
1
1
2 SUBCUENTA.
673070
894360 4164 83
17 8 » 13
7 2 0 0 OO
14 TOO CO
8 9 4 6 0 3
1 8 7 0 0 0
3B,31«00
12 450 GO
Z 1 5 0 0 0
198S 00
18,58500
TOTAL CUENTA 70,74013
NOTAS:
DATOS SUPUESTOS
CUENTA
CO
01
OB
A L B A f t L E R l A
ACABADOS
CARPINTERÍA
SUE-CTA,
A B
E
FRENTE A
FRENTE B
FRENTE C
Columna uno (a) La primer columna corresponde a "Cuenta Maestra", y en ella se anota el
numero de cuenta principal escrito en el control o clasificación dada por el catálogo de cuentas
Columna dos (b) El titulo de la columna es "Cuenta" En ésta se registra el número de la cuenta,
que también es dada en forma automática por la clasificación dada en un principio por el catálogo
de cuentas
Columna tres (c) Corresponde a la "Sub-Cuenta" En este lugar se repite el proceso pero aquí se
coloca la subcuenta, también dada en la clasificación de cuentas
Columna cuatro (d) Esta columna corresponde a "Concepto" y en ella se anota, de forma
abreviada, la descripción de los trabajos del documento presentado
Columna cinco (e) Su encabezado dice "Contratista", y aquí se anota en forma abreviada el
nombre del contratista que presentó el documento determinado
50
Columna seis (f) Indica la "Fecha" pues aquí se anotan el día, mes y año en que se ingresa el
documento que corresponde al control del documento de corresponsabilidad
Columna siete (g) Esta columna titulada "Documento de Corresponsabihdad" representa el
numero consecutivo del documento del mismo nombre
Columna ocho (h) Lleva el título de "Observaciones" pues aquí se registran datos como el
anticipo convenio nota de crédito, segundo pago, estimación #n, etc Todas estas leyendas
corresponden al documento presentado por el contratista Esta observación es una nota que
permite identificar fácilmente el documento determinado y saber de qué se trata
Columna nueve (i) Titulada "Factura número", y en ella se coloca el numero consecutivo que
tenga el documento en cuestión Éste es otro punto en el que se puede explotar la base de datos,
ya que si se requiere localizar un determinado documento se puede buscar por medio de ese
numero dentro del contratista determinado
Columna diez (j) Con la leyenda "Estimación", es un lugar donde se coloca el numero de la
estimación en relación al documento que se está siguiendo También se registra una clave de
identificación en lugar de un numero para documentos que no sean estimaciones Se pueden
colocar letras identificando al documento, como puede ser "A" para un anticipo o "C" para una nota
de crédito
Columna once (k) Con el titulo de "Importe", aquí se anotan los importes de los documentos que
se estén trabajando y que se refieren al total del documento antes de que le sea cargado el IVA
51
Al final de cada fracción de columna se coloca el total de la subcuenta en la que se esté
trabajando, teniendo, al final de los acumulados parciales de cada subcuenta, un acumulado de la
cuenta que esta en operación y, a su vez, al final de todos los acumulados de las cuentas, se tiene
un acumulado total, que corresponde a lo que se ha pagado y cuya suma es el gran concentrado
de lo que se ha cobrado, pagado y construido
Este control nos permite ver en forma horizontal y vertical el desarrollo del presupuesto de la obra
con cuyo resultado se pueden hacer comparaciones con lo presupuestado y de esta forma obtener
un estado de las cuentas de la ejecución de la obra
Al final de las columnas de control del formato se coloca un cuadro para indicar y anotar datos o
puntos de importancia
ESQUEMA DE PROCESO DE CONTROL PRESUPUESTAL POR CUENTAS
-+\ CUENTA | — > - | SUBCUENTA | H CONTRATISTA | H INF GRAL | — • ) IMPORTE -
H CUENTA | — H SUBCUENTA \- - » f CONTRATISTA | H INF GRAL | H IMPORTE"
MAESTRA | • ] CUENTA | *-\ SUBCUENTA | - * f CONTRATISTA ~~| H INF GRAL | H IMPORTE"
TOTAL SUBCUEWTA
I TOTAL SUBCUENTA
TOTAL CUENTA
TOTAL CUENTA
GRAN TOTAL
52
10.2.6. CONTROL GLOBAL, CONCENTRADO
El control global corresponde al concentrado de todas las cuentas maestras en un solo control u
hoja. Este concentrado o total por cuenta maestra es el total contabilizado del control o resumen
control presupuestal por cuentas. A su vez, este control global, es un resumen del formato o control
tratado en el punto 10.2.5 CONTROL DE CUENTAS Y SU CATÁLOGO.
ESQUEMA DE CONTROL GLOBAL
CUENTAS
MAESTRAS
PARTIDAS
FRENTE
MONTOS
POR
CUENTAS
FRENTE
MONTOS
POR
CUENTAS
i i TOTAL TOTAL
FRENTE FRENTE
•
TOTAL
TOTALES
POR
CUENTAS
t GRAN
TOTAL
La información contenida en el "Control global", nos permite ver en forma sencilla los montos
erogados en un momento determinado de la obra, pudiéndose resumir en tablas o en gráficas y en
forma concreta ver el avance o retraso de la obra.
CONTROL PRESUPUESTAL (F)
CONTROL GLOBAL AL 30 DE MAYO DEL 2000
|c.M | TOTAL |
(a) (b) Oí PROVECTOS
CC ESTUaOSYI - ^ANTWlENTOS 0 3 OBRA OVIL 0 4 INSTALACIÓN ELÉCTRICA 0 5 INSTALAaONHDROSANJTARtA C6 INSTALAOONAlREAOONaaONADO 0 7 INSTALACICfCS ESPECIALES OS LA8CKATC«ODEOONTRC^DECAUCAD CO ASESORAS 1 0 SUPERVISION 11 COORDINACIÓN
12 D R O YOORRESPONSAHUDADES 13 GESTORÍAS Y DERECHOS
14 AUTOMATIZACIÓN 15 CONVIUTADOR 16 MOBIUARIOS Y EQUIPOS 17 VARIOS 18 SEGUROS
GRAN TOTAL
31700 15200
264500 321900 1564 00 134900
66300 10600 2500
336 oq 888 00 8300 2600
55300
4,728 00
16,65500
43700 20700
280300
56900 1,13100
54600 100600
17500 16000 52600
1,65800 104 00 2400
5,50700
14,85100
(c) 84600 36200
14,435 0C 1,62400 155300 150000 1,90600
23500 20600 83400
2797 00 17100 5700
12700 979600
36,44900
40000
19700 2,30400
61200 777 00 25900
29900 14700 133001 50400
1,63300 10500
34 00
840000
15,80aO0
45700 18800
316000 44400
162600 625 00
113700 19100 11300
45400 1,52000
11000 27600 12700
5,74300
16^171 00.
32600 14100
109400
4.29800 2,60300 4,04800
1,01200 84500 85500
1,76000 80500 51200 13700
583700
236200
2&S35.00
<e} 2,783.00
1,24700 26,44100
10,76600
9,254 00 8,32600
6,02300 1,70100 1,492.00 4,41400 9.306 00 1,08500
55400 6,64400 9,79600
8,40000 18,340.00
135,57100
(d>
NOTA DATOS SUPUESTOS
(g)
•n
En este concentrado se organiza por columnas la siguiente información en la primer columna (a)
se coloca el numero de la cuenta maestra, la segunda columna (b) corresponde al nombre de la
partida o nombre que se le dio a la cuenta maestra, en este ejemplo se tomaron como nombre o
descripción las etapas de la obra, y van de "Proyectos" con la cuenta maestra numero 01, hasta la
cuenta maestra 18, que se denominó "Seguros" Asimismo, se colocaron 18 cuentas maestras La
siguiente o siguientes columnas corresponden a los frentes (c ) y a la parte correspondiente de
cada cuenta por frente generando una matriz En el ejemplo, los frentes presentados son seis, que
van de la letra 'A" a la letra "F", donde cada columna es un frente de obra, y cada renglón indica los
montos pagados y concentrados por cada cuenta y frente
En la parte inferior de cada columna se tiene un acumulado total por cada frente (d), por cada
renglón o cuenta y partida en forma horizontal se tiene un acumulado total por cuenta (e) Esta
columna de la extrema derecha contiene los totales por cuentas y partidas generando dicha
columna (e) que corresponde a los totales por cuenta, y de esta columna de totales en forma
horizontal En forma vertical se acumulan y se tiene un gran total, el cual corresponde al monto
total (f) pagado a la fecha de corte
En la parte baja del control global se tiene un cuadro donde se registran notas u observaciones (g)
necesarias
El monto indicado como gran total en el control global, es exactamente igual al gran total contenido
al final de los acumulados por cuentas en el control de "Resumen control presupuestal por
cuentas" Asimismo, los montos indicados como Total cuenta en el resumen control presupuestal
por cuentas, es el mismo importe indicado como total por cuenta en el formato de "Control global"
C O N T R O L G L O B A L
PARTIDAS
PROYFCTOS
OBRA CIVIL
INST ELÉCTRICA
INST HIDRSAN
SUPERVISION
MOBILIARIOS
VARIOS
TOTALES
2 783
26 441
10 766
1254
4414
8 400
16 340
03 < O
a. < a.
CONTROL GLOBAL PRESUPUESTAL
VARIOS
MOBILIARIOS
SUPERVISIÓN
INST HIOR-SAN
INST ELÉCTRICA
OBRA CIVIL
PROYECTOS
1 •< 1 ' "
„ •*
J . 1
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1... i 1 .. !
Z3 !
MONTO
54
10.2.7. ESTIMACIONES Y EROGACIONES
El siguiente punto en el esquema del control presupuestal corresponde al procedimiento con la
clave " G " , designado "Erogación Estimaciones" En este punto entenderemos cómo controlar y
manejar las estimaciones generadas y pagadas de la obra, para poder tener un control absoluto
sobre éstas
ESTIMACIONES EROGADAS POR CONTRATISTA
CONTRATISTAS
CONTRATO
ESTIMACIONES EROGADAS MES POR CONTRATISTAS
ANTICIPO
+ ESTIMACIÓN
t PAGADO
ACUM
i POR
EJERCER
AMORTIZADO
ESTIMACIÓN
i AMORTIZADO
ACUMULADO
i POR
AMORTIZAR
t IMPORTE
PAGADO
CONTROL ECONÓMICO POR CONTRATISTA
Como se indica en el esquema anterior, el control sobre el contratista se logra vigilando y siguiendo
todos los conceptos indicados y ligados entre si, permitiendo tener un control para monitorear todos
los aspectos relacionados con su contrato, y en forma similar se van controlando económicamente
todos los contratistas que intervienen en la obra
El control o formato base se compone de diez columnas, cuyo contenido se indica y describe a
continuación
Columna uno (a) La primer columna corresponde a "Contratista", y en ella se anota el nombre del
contratista de la obra, de cualquier especialidad y actividad Este punto es otra forma de controlar
cualquier entidad, ya que en la base de datos se puede ver toda la historia de determinada
contratista con sólo checarlo por su nombre, no importando el frente o numero de estimación En
esta relación aparecerá todo su historial dentro de la obra
, ° i I o . I ^ L. i u I ' E C A
El nombre del contratista aparecerá tantas veces como documentos cobrados tenga éste También,
junto al nombre del contratista, se anota el numero de estimación que se esté cobrando En forma
similar, estaran referidos todos los contratistas de la obra
Columna dos (b) El título de la columna es "Monto de Contrato" Como referencia rápida se
anota el monto del contrato referente a la estimación presentada Si el contratista tiene vanos
frentes y diferentes contratos, se anota cada uno de los montos contratados cuando se presente la
estimación en relación a cada contrato
Columna tres (c) Corresponde al "Importe Anticipo" Al igual que en la columna dos, aquí se
anota el monto del anticipo dado al contratista en relación al monto contratado Este dato sirve de
referencia para complementar la información con la columna siete y ocho, relacionada con su
amortización En esta columna tres se repite la información del anticipo tantas veces como se
presenten estimaciones relacionadas con este frente y contrato
Columna cuatro (d) Esta columna corresponde al "Importe de Estimación" y aquí se anota el
importe de la estimación presentada por el contratista sin el IVA, recordando que estos importes
también se pueden ver en el paso "D - Documento de Corresponsabilidad", pero en este caso se
ven todas las estimaciones presentadas en forma consecutiva y relacionadas con todos los frentes
de la obra
Columna cinco (e) El título de la columna es "Pagado a la Fecha" Aquí se van anotando los
importes pagados y se realiza un acumulado de cada una de las estimaciones pagadas por
contratista pudiéndose separar cada uno de los frentes por contratista, si asi se requiere
Columna seis (f) Indica el "Saldo por Ejercer", y se anota el diferencial del monto contratado de
la columna dos (b) y el ultimo monto de pagado a la fecha (e), esto en relación directa con las
estimaciones pagadas del contrato determinado
Columna siete (g) Esta columna titulada "Amortizado Estimación" corresponde al importe que se
destina al pago de la amortización del anticipo dado al contratista En caso de no tener anticipo se
anota cero
Columna ocho (h) Con el título de "Amortizado Acumulado", esta columna corresponde al
acumulado económico de lo que se va pagando, estimación tras estimación del anticipo de obra
del contratista Este importe debe llegar a cero para finiquitar el anticipo dado pues, en caso
contrario y en base a programa de obra, sirve para determinar si se continua amortizando la
misma cantidad o se vana el porcentaje de amortización
•B
Columna nueve (i) La columna tiene el título de "Por Amortizar". Aquí se coloca la diferencia de
lo acumulado amortizado (h) y el anticipo dado al contratista (c) Este importe debe ir disminuyendo
al ir acumulando la amortización de cada estimación, hasta llegar a cero.
Columna diez (j): Lleva el titulo de "Importe Pagado" y en ella se coloca el importe neto pagado
de la estimación. Al final de cada bloque se calcula y anota un acumulado de las estimaciones
pagadas del conjunto de las relacionadas con el frente trabajado.
Con el fin de presentar a todos los contratistas y sus estimaciones con sus respectivos
acumulados, se indica el gran total pagado (k). Este total corresponde y es igual al gran total
presentado en el paso "F" correspondiente al "Control Global", que a su vez corresponde con el
control "E", del "Resumen Control Presupuestal por Cuentas" La comparación de estos controles
sirve para detectar si se tienen diferencias, algún error en el proceso o, en un momento dado, nos
permitan cuadrar los resultados.
CONTROL PRESUPUESTAL (G)
ESTIMACIONES EROGADAS EN MAYO POR CONTRATISTAS
CONTRATISTA MONTO DE CONTRATO
IMPORTE ANTICIPO
IMPORTE DE
ESTIMACIÓN PAGADO A
LA FECHA
POR
EJERCER AMORTIZADO
ESTIMACIÓN
AMORTIZADO
ACUMULADO POR
AMORTIZAR
IMPORTE
PAGADO
W W ( c ) ¡d) («1 (f) <g| (h) (I) (¡I
LETER<UMPtEZA CÁRCAMO) LFTER (UMPIEZA RED DRB*IAJE)
DANCO(CONTROLCAUDAOEST f l )
DANCO|CCWTROLCALIDADEST 12) DANCO (CONTROL CALIDAD EST 13) ÍJWCO(COrVTROLCAUDAOEST 14) l)ANCO(CONTROLCALIDADEST 15)
DANCOlCONrROLCALIDADFST 18)
DANCO (CONTROL CALIDAD EST 17) OANCOiCONTROLCAUDADfcí.r 18)
DANCO (CONTROL CALIDAD EST 19)
DANCO (CONTROL CALIDAD EST 10)
DANCO (CONTROL CALIDAD FST 11)
IRASA (TUBFRIA ACERO EST 1)
IRASA (CANALES ACERO EST 1)
JUAN ARIAS (IMP MUROS EST 2)
33 56003
39 160 CO
1684521E
168,45219
168453.19
168,45219 168 452 IS
168 45219
168 45219
16845219
18845219
118037 16
121 1424?
85921968
12 23565
1923058
QUO
000
5053506
5053568
50535.66
5053565 5053566
50 53506
50 53565 50 53566
50 53586
oor. OÜC
29213469
4 160 12
6730 07
936000 5.600 a
14B6000
17781
7 890 19 588 Ot
1 530 50 1363 00
12339U0
695000 4125 00
500 Ot
35 45350
3151600 2105 3)
33 62131
19519831
1223565 207,43198
7 153 67 7,156.87
33 560 00 39 16000
13317650
14100669 14165469
14317519 144 53819
156 877 19
16382719
167 9521»
168 45219
11903716, 1211424?
19519831
12 23565
17 B39 13
o a
ore
3527569
27 3855C 26797 5C
25277 00
23914 00 1157500
462500 500 0t
Ott
OOÜ OOO
664 02137
000
139145'
OOC
000
53 34
2367 03 176 4C
45615 40S9C
3 701 70
2035 03 1237 50
150 Of
OQO OOO1
66367 43
OOO
299184
OOC o a
OOC
OOC
TOTAL DETER
3995295
4232001 42 496 41
4295256 4336146
47 063 16
49 14816 503BS6S
50 5356f
10 5S271
8.215 95 8,039 25
7 583 10 7174 20
3 472 50
1387 50 150 00
OOC
TOTALLANCO
OOC OOC
o a o a
TOTAL LANCO
96 367 43
OOO
22579722
000 TOTAL INRASA
67307DJ OCO TOTAL INRASA
9380 oa 560000
14 960 00
124 47
5523 13
41160
1064 35 954 10
8637 30
486500 2 8B7 50
350 DC
24,81745
31 51600 2105 31
33,821 31
128830 se
12 23565
141061153
4 164 83 4.1B4 83
w MOTAS DATOS Y NOMBRES SUPUESTOS 01
Al final de las columnas se tiene un cuadro de anotaciones, donde se indican o acotan
informaciones determinadas (I)
57
10.2.8. CONTROL ECONÓMICO, FLUJO DE CAJA
El control o flujo de caja es un cuadro donde se ve el desarrollo de la obra, de forma parecida a un
diagrama o programa de barras de Gantt En el caso de la programación de obra, a cada lista de
actividades para un proyecto corresponde una propuesta de agenda Éstas tienen una relación con
el tiempo, basada en un plan de trabajo y, de hecho, la estructura en el flujo de caja es similar, sólo
que en lugar dp presuponer determinado periodo, uno va indicando los periodos según se van
dando Esto es en el método de Gantt, cada renglón corresponde a una actividad y en el flujo de
caja, corresponde a un contratista, en el método de Gantt, los periodos son indicados por barras
que, según su dimensión, representará la duración de la actividad, en el caso del flujo de caja, la
barra se genera a partir de colocar en el periodo determinado un monto, el cual corresponde a la
fecha en que se realizó el pago al contratista
El control del flujo de caja corresponde al paso "H' del esquema del proceso del control
presupuestal
La información que se genera en la construcción de la obra se manifiesta en estimaciones,
facturas, pagos, etc Y estos documentos pagados o sus montos son los valores que usaremos
para armar el cuadro de flujo de caja
CONTROL ECONÓMICO - FLUJO DE CAJA
T
E
R
M
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Ó
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FLUJO DE CAJA
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E R 0 G A C 1 O N E S
P O R
P E R 1 O D O S
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i 1
INICIO O B R A •
FIN
El control, en su forma más sencilla, se compone de cinco columnas básicas La primera tiene el
título de "Contratista", y en ella se anota su nombre, que puede irr una sola vez, si se tiene un
solo frente con este contratista, o dos o más veces, según los contratos que se tengan con él La
segunda columna (b) tiene el titulo de "Descripción", y aquí se registra la especialidad del
contrato, el frente o lo que permita identificarlo por su actividad, al mismo tiempo que se relaciona
con el contratista por estar inmediatamente a continuación de su nombre Las siguientes tres
columnas están relacionadas con su presupuesto y lo que se ha pagado, así como lo que falta por
pagar Su título es "Total Contratado" (c), que es la tercer columna La cuarta columna se titula
"Acumulado a" (se anota el mes de corte) (d), y la quinta se llama "Saldo por Erogar" (e) Estas
tres columnas parten del monto contratado por el contratista, lo que se le ha pagado hasta una
fecha determinada y, por ultimo, se indica la diferencia del monto del contrato menos lo que se le
ha pagado al contratista
CO\ffRDLFlRESURE5rAL(H
FUiPDHCMH Jf) m ( c ) |d) (e) j)
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SB5,16483
716543613
7
JUNTO
o a
o a
Las siguientes columnas (cuyo numero puede variar) (f), corresponden a los periodos establecidos
para los pagos ordenados por mes, quincena, semana, etc , dependiendo de la necesidad o de los
requisitos de la obra En el ejemplo figuran siete columnas, indicando que el periodo de la obra es
del mes de diciembre del 99 al mes de junio del 2000 En la parte superior de cada mes aparece el
periodo correspondiente partiendo del numero uno hasta el valor consecutivo de los periodos, en
el ejemplo se señala en la parte supenoi d f los periodos, los años correspondientes
59
Ejemplo del formato anterior en el primer renglón en la primer columna colocamos un contratista
"Juan Arias" en la segunda indicamos su trabajo "Impermeabilización", en la siguiente se indica el
monto del contrato "$19 230 58", la cuarta columna indica lo pagado al mes de mayo
"$17,839 13", en la siguiente aparece la diferencia del contrato y lo pagado "$1,39145" El
siguiente paso es anotar el monto pagado, en este caso indicado con un pago de $6,730 70 en el
periodo 4 otros pagos son en los periodos 5 y 6, con montos de $6,943 70 y $4,164 83
respectivamente El acumulado de estos tres montos corresponde con la cifra indicada en
acumulado a mayo, que es de $17,839 13 Estos montos semejan una barra que nos indica el
periodo de trabajo del contratista, recordando que los trabajos físicos en obra no corresponden con
los trabajos cobrados, los cuales en ocasiones se cobran al mes de haberse hecho, recordando
que esto es un ejemplo
En la parte baja de la columna tres en adelante, se tiene un acumulado de cada una de ellas,
teniendo un total contratado, un total acumulado y un total de saldo por pagar En las columnas de
los periodos, cada periodo tiene su total Pero se agrega otro renglón, el cual indica el acumulado
consecutivo del mes anterior, teniendo que coincidir el total acumulado de los periodos, con el total
de la columna de "Acumulado a "
Este control nos permite ver gráficamente los movimientos del presupuesto, asi como reconocer los
acumulados por periodo, y con sus acumulados ya se puede hacer un comparativo con el
programa de flujos de la obra, y con esto determinar avance o retraso de la obra
60
10 2 9 AVANCE Y EROGACIÓN
Los datos obtenidos en todo el proceso del control presupuestal se vierten en una tabla, la cual
esta compuesta de dos columnas, una con los valores que se tienen programados y acumulados
del presupuesto (lo que se planeo que se iba a ir desarrollando con el presupuesto global de obra)
y otra donde se vaciará la información obtenida en montos erogados y pagados, crecientes y
progresivos, donde veremos cómo periodo tras periodo el monto erogado de obra se va
aumentando hasta llegar al monto contratado Este paso corresponde al formato T
Esas dos columnas una conteniendo los montos del presupuesto base de la obra programado y la
otra con los datos arrojados por el control presupuestal que son los montos pagados por los
periodos transcurridos de la obra se grafican como se indica en el ejemplo siguiente, donde los
valores de ambas columnas se grafican y se tiene la posibilidad de compararlos, pudiendo
determinar gráficamente si se va en programa, o bien, si se está desfasado o adelantado de
acuerdo al programa de erogaciones
CONTROL PRESUPUESTAL (I)
AVANCE Y EROGACIÓN DE OBRA
25 000 , T , , 1 , , 1 r- ,
isfflimo 2W01W ninvoo woTm nnsioo 25153*30 W M / M aiwoo vos/oo wmsmi saem IMM/DO MOTIVO 1S/07/1111
FECHAS
[-»- PROGRAMADO «-REALJ
AVANCES TOTALES MILES
PROCRAMADO 19166
REAL 1*1952
ATRASO «214
CORTE AL 30 DE MAYO
Los datos mostrados anteriormente son supuestos, la relación de ambos nos permite graficar y
comparar
61
La gráfica se puede realizar en una hoja de cálculo como Excel, conteniendo la siguiente
información La primer columna (a) contiene los montos programados por periodo y acumulados; la
segunda (b) registra los montos erogados por periodo y acumulados, y una tercer columna (c) nos
indica los periodos, sabiendo que se parte de cero como en el programa de obra, ya que en el día
de arranque de la obra no se ha construido ni pagado cantidad alguna.
AVANCE Y EROGACIÓN DE OBRA
PERIODOS
PROGRAMA
PERIODO
(c) TIEMPO
PROGRAMA
MONTO (a) $
10
40
100
PRESUPUESTO
BASE
MONTOS DE
PROGRAMADOS
ACUMULADOS
MONTO
<b) $
5
45
85
CONTROL
PRESUPUESTAL
MONTOS
PERIODOS
ACUMULADOS
NOTA DATOS SUPUESTOS
GRAFICACIÓN DE INFORMACIÓN
COMPARATIVO PROGRAMADO/EROGADO
-PRESUPUESTO
-COBRADO
FEBRERO
PERIODOS
Como se puede apreciar, la complejidad de la gráfica puede variar Asi, dependiendo del número
de periodos o columnas de tiempo, y del número de montos determinados, se pueden incluir
columnas que indiquen gráficamente la desviación de lo programado contra lo ejecutado
62
10 3 INFORMACIÓN RESULTANTE
La información resultante del control presupuestal permite ver el progreso de la obra en forma
económica pudiéndose notar desde un primer vistazo que tan bien va la obra si sufre retrasos o
las fluctuaciones que presenta La información generada por el control presupuestal nos permite
ver en tan solo una hoja el estado de la obra o bien ver a detalle el ritmo de ésta detalles como el
seguimiento de un documento el poder revisar los resultados de un determinado contratista o
detectar problemas de programación comparando resultados del control presupuestal contra los
programas de la obra
La información resultante de cada formato es la siguiente
FORMATOS CLAVE INFORMACIÓN RESULTANTE
CATALOGO
CONCEPTOS
CATALOGO DE
CUENTAS
CLASIFICACIÓN
CONTROL
PRESUPUESTAL
DOCUMENTO
CORRESP
CONTROL
CUENTAS
CONCENTRADO
EROGACIÓN
ESTIMACIONES
CONTROL
ECONÓMICO
AVANCE
EROGACIÓN
RESUMEN
EJECUTIVO
A
B
C
D
E
F
G
H
1
PRESUPUESTO
BASE
ASIGNACIÓN DE
CUENTAS
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTOS
CONTROL
DOCUMENTO
CONTROL
MONTOS
AGRUPACIÓN
MONTOS
RESUMEN
MONTOS
CONTROL
ESTIMACIONES
FLUJO
EROGACIONES
GRÁFICA
COSTOS
CONTROL
PRESUPUESTO
61
La información resultante se concentra en una sola hoja, llamada resumen ejecutivo, que contiene
en pocos datos toda la información generada y analizada Como complemento del resumen
ejecutivo se puede agregar la tabla del punto " I " que corresponde al "Avance y Erogación de obra",
ya que en forma gráfica presenta todo lo contenido en el resumen ejecutivo, cuya información está
estructurada de tal manera que sólo aparecen los totales principales
PROYECTO
RESUMEN EJECUTIVO
CONCEPTO
MONTO CONTRATO
OBRA CANCELADA
VALOR ADQUISICIÓN
IMPORTES EROGADOS
ESTIMACIÓN NORMAL
ESTIMACIÓN EXTRAORDINARIA
IMPORTE POR EROGAR
IMPORTES
CONTRATO EXTRAORDINARIOS
$ 90 000 000 00
(a) $ 2 000 000 00
(b) $ 88 000 000 00
(c=a-b)
$ 80 500 000 00
$ 1 500 000 00
(e)
TRABAJOS EN CONCILIACIÓN
RECLAMOS
SALDO DE CONTRATO $
TOTAL EXTRAORDINARIOS
POR EROGAR EXTRAORDINARIOS
(CONCILIACIÓN)
7,500,000 00
(h=a-b-d)
$
$
$
$
1 100 000 00
(t) 2 400 000 00
(g)
5,000,000 00
(l=e+f+g)
3,500,000 00
ü=»+g>
NOTAS DATOS SUPUESTOS
64
A continuación se detalla y explica la formulación del resumen
El resumen ejecutivo es un gran concentrado donde, en pocas lineas, se presenta el estado
económico de la obra, contiene el importe total contratado (a), el monto de obra si se cancela parte
de la obra (b), el resultado del monto contratado menos el monto cancelado (c = a - b) y los
importes erogados por estimación ordinaria (d) y extraordinaria (e) De la primer columna
obtenemos el resumen en saldo del contrato (h = a - b - d), en la columna de extraordinarios (e)
tenemos el importe total estimado extraordinario ya autorizado y pagado, en (f) se tienen los
trabajos ejecutados en conciliación de precio, donde el costo es aproximado y en (g) se tiene lo que
la contratista reclama por pagar y que se tiene que documentar y apoyar Los casos "e", T y "g",
forman el importe total de trabajos extraordinarios (i) Y por ultimo, se tiene (j) que indica la suma
de "f y "g ' que son los trabajos extraordinarios o aumento de contrato que pueden variar los
importes Se puede agregar un renglón donde se indique algún adendum(s), otro más para lo
estimado y un tercero para lo faltante por ejecutar
La información resultante del manejo del control presupuestal nos permite llegar al siguiente
esquema
INFORMACIÓN RESULTANTE
OBRA
PRESUPUESTO
INFORMACIÓN
DOCUMENTACIÓN
ASIMILACIÓN
INTERPRETACIÓN
En este nivel del manejo de la información, estamos listos para llegar a la interpretación de la
misma
65
La información generada por el control presupuestal es empleada en diferentes niveles de la
organización de la supervisión, como se indica en el siguiente esquema
INFORMACIÓN SEGÚN EL NIVEL
p R
C E 0 S N U T P R U 0 E L S
T A L
1 N F O R M A C 1 Ó N
IUI
IUI
IUI
— >
— >
— >
NIVEL GERENCIAL
NIVEL COORDINACIÓN
NIVEL OPERATIVO
JUI
IUI
IUI
> PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
— > ACTIVIDADES
INTERNAS
— > OBJETIVOS
66
11. INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
A lo largo del proceso del control presupuestal se va obteniendo una sene de datos que sirven
para saber y determinar el estado presupuestal de la obra e indirectamente su avance físico
Para la interpretación de la información nos podemos basar en el siguiente cuadro, el cual nos
indica la información básica que da cada parte del control presupuestal
INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
FORMATOS CLAVE INFORMACIÓN INTERPRETACIÓN RESULTANTE INFORMACIÓN
CATALOGO
CONCEPTOS
CATALOGO DE
CUENTAS
CLASIFICACIÓN
CONTROL
PRESUPUESTAL
DOCUMENTO
CORRESP
CONTROL
CUENTAS
CONCENTRADO
EROGACIÓN
ESTIMACIONES
CONTROL
ECONÓMICO
AVANCE
EROGACIÓN
RESUMEN
EJECUTIVO
A
B
C
D
E
F
G
H
I
PRESUPUESTO
BASE
ASIGNACIÓN DE
CUENTAS
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTOS
CONTROL
DOCUMENTO
CONTROL
MONTOS
AGRUPACIÓN
MONTOS
RESUMEN
MONTOS
CONTROL
ESTIMACIONES
FLUJO
EROGACIONES
GRÁFICA
COSTOS
CONTROL
PRESUPUESTO
COSTO TOTAL
OBRA
CATALOGACIÓN
TRABAJO
CLASIFICACIÓN
TRABAJOS
CONTROL
CONTRATISTA
CONTROL
FACTURAS
CONTROL GASTOS
POR CUENTAS
CONTROL GLOBAL
DE CUENTAS
CONTROL
FRENTES
CONTROL
DESARROLLO
VIGILAR
DESVIACIONES
CONTROL TOTAL
DE LA OBRA
En el cuadro tenemos que cada parte del proceso da como consecuencia una información
determinada la cual podemos interpretar como se indica
Saber interpretar información ya sea como valor numérico, gráfica, esquema, etc , permitirá tener
acceso a un gran cumulo de datos, para ser usados en el control y desarrollo de la obra
^ T T <nt VÍ • ^ 67
J L j ü *!' ¿ C A La información resultante del control presupuestal la podemos interpretar en función del avance
que se ha tenido en el transcurso de un periodo determinado a lo largo de toda la obra, donde
podemos apreciar el proceso de la construcción por medio de montos erogados por periodos
determinados
El proceso de la información está indicado en el siguiente cuadro, donde primero tenemos en la
obra un ciclo constante, el cual se repite una y otra vez, permitiendo evaluar el desempeño de toda
la gran maquinaria, que es la construcción de una obra, pudiendo también medir los desempeños
reales en base a los costos establecidos en el presupuesto base de la obra De este modo, si se
origina algún contratiempo o avance, se procede a identificar las causas que originan ese bajo
desempeño, y una vez detectado esa causa se procede a la aplicación de la corrección Del ciclo
mencionado podemos asignar a los resultados obtenidos valores mesurables Estos resultados son
registrados, para poder dar una respuesta de los recursos presupuéstales de la obra,
contemplando los aspectos económicos, técnicos y humanos
Cuando se conocen los detalles de las operaciones que se realizan para controlar el presupuesto
de obra, tanto por el personal que habrá de hacerlos, como por la supervisión, se puede tener la
segundad de que en una forma eficiente y analítica se obtendrá un mejor control de la obra
-B
68
11 1 INTERPRETACIÓN DE DATOS
La finalidad del presupuesto y su planeación es prever las erogaciones en periodos determinados
según los recursos técnicos, humanos, materiales y económicos de la empresa Y para poder
checar y vigilar el cumplimiento de dicho programa se tiene la herramienta del control presupuestal,
que con los datos obtenidos del control se puede seguir y controlar el desarrollo de la obra,
logrando hacer más eficiente el trabajo
El control presupuestal y todas sus partes, consiste esencialmente en el manejo del presupuesto
de obra y en prever y anticipar hechos para remediar sucesos que podrían acontecer bajo
supuestas o establecidas condiciones
El control presupuestal sumado a la información ya interpretada, nos permitirá
- Vigilar el presupuesto para establecer acciones o seguir con los ritmos de la obra
- Tener el control presupuestal para dictar disposiciones de carácter ejecutivo en las futuras
operaciones
- Controlar el presupuesto para definir limites en caso de ajustes en los gastos
- Hacer comparaciones que muestren el grado obtenido en la construcción de la obra
- Indicar cuando y donde deben hacerse modificaciones en las operaciones establecidas para
que el objetivo planeado pueda realizarse
- Hacer proyecciones con el fin de ajusfar las necesidades de la obra para lograr los
objetivos
- Controlar las partidas presupuéstales
- Periódicamente se genera un nuevo control presupuestal para vigilar el curso de la obra
- El control presupuestal se deberá presentar periódicamente a la propietaria para determinar
conjuntamente las acciones a tomar o continuar con el seguimiento y control normal de la
obra
69
El control presupuestal es un sistema de registros y controles que permite, según el detalle
necesario, controlar las erogaciones hechas en la obra y fundamentadas en el presupuesto base
para vigilar que se apegue al curso programado de la obra
INTERPRETACIÓN DE DATOS
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO
DOCUMENTACIÓN W
ASIMILACIÓN
INTERPRETACIÓN k
ACCIONES
SUPERVISIÓN
VIGILANCIA
La interpretación de datos nos lleva al cuadro antes mostrado, donde la información y
documentación nos llevan a una asimilación de la misma, dándole su interpretación y, en
consecuencia, la facultad de tomar acciones, seguir con la supervisión o vigilar el desarrollo de la
obra
70
11 2 TOMA DE DECISIONES
De la información obtenida e interpretada del proceso del control económico-administrativo del
presupuesto de obra, se procederá a aplicar un criterio de decision haciendo uso de actitudes
habilidades y conocimientos, anotando que en el proceso de una obra las decisiones se toman
diariamente y más cuando se trata de información obtenida de un control presupuestal La
información en base al proceso de la obra de acuerdo con su estado de avance sirve para ver su
rumbo y por lo mismo, actúa en varios niveles de la supervisión de obra en el sentido horizontal y
vertical ya que la información sirve al gerente para vigilar el curso del proyecto y, en caso de
desvio aplicar soluciones o bien anticiparse al futuro de alguna contingencia Además, es útil al
residente para detectar, por ejemplo, lo que no se ha cobrado o ejecutado, o ver los frentes que
tienen problemas, detectando si alguno de ellos ha tenido contratiempos con suministros o pagos
Todo esto implica una adecuada toma de decisiones ser objetivo, tener prioridades, tener en
cuenta los gastos y costos, los beneficios posibles tener en cuenta los procesos y forma de
evaluarlos, investigación y desarrollo, posición del propietario o de la empresa, etc
De la información del control presupuestal se deben evaluar las repercusiones para la o las
empresas analizando los aspectos económicos para tomar cualquier decisión, pudiendo asi
determinar y analizar los costos y beneficios de la información obtenida del control presupuestal
recordando que esta información debe ser
- Oportuna y veraz del proceso de la obra
- Útil para los controles que se relacionan con los costos y gastos de la obra
- Útil para generar información que compete a todos los niveles de la empresa
- Versátil en el control de los costos presupuéstales de la obra
Toda esta información que sirve a nivel gerencial u operativo, permite optimizar los recursos con
que se cuenta continuar con el rumbo o corregir y aplicar medidas correctivas, en caso de
contingencias
Para la toma de decisiones consideraremos la información que nos arroja el control presupuestal
con datos como Resumen ejecutivo Control de contratos Control de estimaciones Trabajos
extraordinarios Presupuestos pendientes, Avance contra programa etc
Para la toma de decisiones es importante considerar lo realizado en la etapa de planeacion
71
Existe una relación directa entre el tiempo de ejecución de cualquier proyecto y su costo Los
parámetros de esta relación incluyen mano de obra recursos económicos métodos equipo y
eficiencia Todo proyecto tiene su punto óptimo de realización Cuando uno se desvia de él el
costo del proyecto se eleva Por eso es de suma importancia llevar el control de la obra y para esto
nos apoyamos en una sene de controles (formatos) los cuales nos sirven para tener un control al
detalle de los principales y más importantes conceptos de la obra
Si se acelera la ejecución del proyecto para concluirlo en un tiempo menor al óptimo de realización
se requerirá equipo o mano de obra adicional lo que produce mayores costos y reduce la eficiencia
de operación
Si el proyecto se concluye en un tiempo mayor que el óptimo de realización su costo aumenta
debido al incremento en los gastos fijos supervision renta de equipo etc
Esta relación de tiempo y costo se puede representar gráfica o esquemáticamente
En la practica no es necesario que la relación de tiempo y costo sea desarrollada con tanto detalle
para cada una de las actividades del proyecto
Usualmente en el caso de un proyecto compuesto por numerosas actividades se determinan los
puntos normal y acelerado de ejecución y se extrae una relación lineal
Una vez que tenemos a nuestra disposición esta información podemos utilizar toda nuestra sene de
formatos y vaciarla para tener el control de la obra y poder graficar el desarrollo de la misma
A continuación se enlista una sene controles de los cuales se puede obtener información útil para
la toma de decisiones y para el control de obra
- Resumen del avance semanal
- Reportes de pruebas de laboratorio Reporte de pruebas radiográficas
- Cuadro general de planos del proyecto
- Directorios de contratistas
- Control de ordenes de trabajo
- Comparativo de cantidades programadas y reales ejecutadas
- Concentrados de hojas generadoras para diferentes partidas
Esta es una lista mínima de hojas de control en obra que pueden servir para apoyar más una
decision A mayor control en los diferentes aspectos de la obra mayor y mejor detallado sera el
control del proyecto
72
12. CONCLUSIÓN
El desarrollo del presente trabajo me ha permitido ver el proceso del control de obra por medio del
control presupuestal de una forma más fácil y accesible
Trabajar directamente en el control de varios tipos de obra, ya sea participando en una
constructora, o bien, interviniendo en la contraparte, que seria la supervisión de obra o la etapa
intermedia, correspondiente a la coordinadora del proyecto y, en algunas ocasiones, representando
a la propietaria del mismo, me ha permitido entender la gran necesidad de aplicar un control
económico administrativo en cada obra, asi como reconocer los puntos en común y en contra de
cada una de las partes Y lo común a todas ellas es la necesidad de ejercer un control efectivo del
presupuesto de la obra, que al mismo tiempo que pueda manejar el aspecto económico, permita un
mejor control de obra y nos de el pronóstico del tiempo en que ésta se desarrolle, además, que nos
permita tomar medidas correctivas o preventivas, según el caso, as( como anticipar en base a la
información del control el término de la obra
Este trabajo generó una sene de esquemas del proceso en la parte técnico-administrativa del
control presupuestal de la obra, y determinó las formas de obtener la información que empresas
constructoras, supervisors, coordinadoras o propietarias pueden usar y auxiliarse de ella para
tener el control de la obra y desarrollarla mejor, también permite, en una forma fácil a cualquier
usuario de esta tesis, situarse en el proceso e identificar si tienen o carecen de alguna parte del
mismo y, con la ayuda de los esquemas y formatos, o con el proceso y esquema de manual de
procedimientos, le permitirá al que tenga alguna carencia o proceso usar todo lo presentado Este
trabajo sirve como base para tener un mejor resultado en la obra
En mi trabajo como docente y como aspirante a impartir la materia de "Control del proceso
arquitectónico III" en la UNAM, presentar un examen de oposición y un trabajo relacionado al
control de obra en su aspecto económico, me permitió comprobar, ante un jurado de profesores del
área de administración y costos, que mi propuesta salvo algunos comentarios ya tomados en
cuenta y presentados aquí, era la correcta Aunado a esto, he comprobado que lo practicado
durante los últimos años es correcto, ya que he visto la aplicación del control presupuestal en
algunos casos faltando pasos en otros, con elementos de sobra y en la presente tesis presento a
mi JUICIO la base ideal y mínima para realizar el proceso del control presupuestal también, en dicho
examen presenté parte del material gráfico y esquemático elaborado para este trabajo, obteniendo
comentarios alentadores y favorables
71
El procedimiento o manual presentado ha sido probado y usado en los lugares donde he trabajado,
ya sea de algunas partes aisladas del control de la obra o bien en una forma casi completa, ya que
el trabajo presentado contiene elementos que conjugan vanos lugares de aplicación con sus
vanantes, he vaciado mis observaciones, las de otros compañeros de trabajo, tomando los puntos
a favor y mejorando los puntos o pasos que en su momento vi que teman algún problema
El presente trabajo está dirigido al campo privado pero se adapta perfectamente a la obra publica,
sólo se tienen que agregar elementos que permitan el control de elementos como serían
SECODAM, etc y se adapta a cualquier entidad relacionada con la obra, constructora, supervision,
coordinación o propietaria
El plasmar en un documento el proceso del control presupuestal, me ha permitido conjuntar en un
una serie de pasos y documentos el trabajo de vanos años de recopilación y práctica, de la
administración del presupuesto, tratando de explicar en una forma fácil y accesible cada uno de los
pasos seguidos y cómo poder usar la información de este documento en la práctica
El desarrollo del presente trabajo me ha permitido ver el proceso del control de obra por medio del
control presupuestal como una forma fácil y accesible de controlar un proyecto
74
13. BIBLIOGRAFÍA
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1978 962 p
Steven £ Bolten Administración Financiera México Limusa 1996 895 p
Reyes Ponce, Agustín Administración de Empresas teoría y práctica México Limusa 1997 188
P
Torres Tovar, Juan Carlos Contabilidad I. México Diana 1981 249 p
Rodríguez Valencia J Sistemas y Procedimientos Administrativos México Ecafsa 1999 273 p
Perea Francisco, La contabilidad por áreas de responsabilidad. 3a ed México Ecasa,1982 173
P
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Contables y Administrativas, S A ,1981 240 p
Pnefo Alejandro, Principios de contabilidad 21a ed México Editorial banca y comercio, 1997 372
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Hernández Fuentes Jorge Rubio Ragazzoni Víctor M , Guía práctica de auditoría administrativa,
México Pac 3a ed 1998 195p
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Chiavenato ídalberto, Introducción a la teoría general de la administración, México McGraw-Hill
4a ed
O IT, Introducción al Estudio del Trabajo, Suiza, O.I.T., 4a ed , 2001, 522 p
75
14. ANEXOS
Formatos usados para el control económico administrativo:
A - CATÁLOGO DE CUENTAS
B - DESGLOSE DE ESTIMACIONES EN CUENTAS
C - CONTROL PRESUPUESTAL
D - DOCUMENTO DE CORRESPONSABILIDAD, REGISTRO Y CONTROL
E - RESUMEN CONTROL PRESUPUESTAL POR CUENTAS
F - CONTROL GLOBAL
G - ESTIMACIONES EROGADAS POR CONTRATISTAS
H - FLUJO DE CAJA
I - AVANCE Y EROGACIÓN DE OBRA
J -RESUMEN EJECUTIVO
B I - L i u i C A
CONTROL PRESUPUESTAL (A)
CUENTA MTA
0 1 0 2 0 3 0 4 0 5 O6 0 7 O8 0 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
CATÁLOGO DE CUENTAS
DESCRIPCIÓN
PROYECTOS ESTUDIOS Y LEVANTAMIENTOS OBRA CIVIL INSTALACIÓN ELÉCTRICA INSTALACIÓN HIDROSANITARIA INSTALACIÓN AIRE ACONDICIONADO INSTALACIONES ESPECIALES LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD ASESORÍAS SUPERVISIÓN COORDINACIÓN D.R.O. Y CORRESPONSABILIDADES GESTORÍAS Y DERECHOS AUTOMATIZACIÓN CONMUTADOR MOBILIARIOS Y EQUIPOS VARIOS SEGUROS
GRAN TOTAL
NOTA: MONTOS SUPUESTOS. SE PUEDEN TENER CUENTA MAESTRA, CUENTA,
SUBCUENTA, SUBSUBCUENTA, SUBSUBSUBCUENTA, ETC.
IMPORTE
10,500.00 5,200.00
170,000.00 45,500.00 68,000.00 42,000.00 18,000.00 12,000.00 15,000.00 60,000.00 45,000.00 12,000.00 6,000.00
18,500.00
54,700.00 22,600.00 18,500.00
623,500.00
ARQ. M. A. L. G.
CONTROL PRESUPUESTA!. (B)
DESGLOSE DE ESTIMACIONES EN CUENTAS
| DOC No. | FECHA [ CONTRATISTA | CTA.M. | CUENTA 1 SUBCTA. j FACT. No. | CONCEPTOS | OBSERVACIONES | IMPORTE
-1
TOTAL
NOTAS:
ARQ M A L O
CONTROL PRESUPUESTAL (C)
CONTROL PRESUPUESTAL
TIPO DE CONTRATO: CONCEPTO:
ESTADO DE CUENTA AL FECHA CONTRATO CONTRATADO AMPLIACIÓN TOTAL CONTRATADO
No CUENTA
ANTICIPO %
PERIODO DE EJECUCIÓN DEL
FRENTE
AL
FECHA ESTIMACIÓN
No | IMPORTE % ESTIMADO
ACUMULADO % AMORTIZAC
ANTICIPO
AMORTIZAC
ACUMULADO
% AMORT
POR
AMORTIZAR
IMPORTE
NETO
SALDO POR
ESTIMAR
NOTAS.
AUTORIZO: REVISÓ:
ARO. M A L G
CONTROL PRESUPUESTAL (D)
DOCUMENTO DE CORRESPONSABILIDAD REGISTRO Y CONTROL
PROYECTO
NUMERO CONSECUTIVO
FECHA:
IMPORTE TOTAL (CON NÚMERO Y LETRA)
No. DE CUENTA TIPO DE DOCUMENTO | NÚMERO EXPEDIDO POR IMPORTE SIN I.V.A.
TOTAL
OBSERVACIONES
AUTORIZACIÓN
ARQ. M. A. L. G.
CONTROL PRESUPUESTAL (E)
RESUMEN CONTROL PRESUPUESTAL POR CUENTAS CATÁLOGO DE CUENTAS GENERAL
| CMAEST* | CUENTA | SUB-CTA ¡""CONCEPTO | CONTRATISTA | FECHA [ DO CORR | OBSERVACIONES | FACT No. | ~ESTIM | IMPORTE |
SUBCUENTA:
SU8CUENTA:
TOTAL CUENTA:
NOTAS:
CONTROL PRESUPUESTAL (F)
CONTROL GLOBAL AL DE DEL
PARTIDA
GRAN TOTAL
FRENTE TOTAL
CD
NOTA:
•m ' V»,
ARQ. M. A. L.J
CONTROL PRESUPUESTAL (G)
ESTIMACIONES EROGADAS EN MAYO POR CONTRATISTAS
CONTRATISTA MONTO DE CONTRATO
IMPORTE ANTICIPO
IMPORTE DE ESTIMACIÓN
PAGADO A LA FECHA
POR EJERCER
AMORTIZADO ESTIMACIÓN
AMORTIZADO ACUMULADO
POR AMORTIZAR
IMPORTE 1 PAGADO J
1 TOTAL
TOTAL
TOTAL
TOTAL
I I I I I I 1 I I TOTAL
NOTAS:
ARQ. M. A. L. G.
CONTROL PRESUPUESTAL (H)
FLUJO DE CAJA
CONTRATISTA DESCRIPCIÓN
TOTALES
TOTAL ACUMULADO
TOTAL
CONTRATADO
ACUMULADO
A
MAYO
SALDO
POR
EROGAR
2000
1
2001
2 3 4 5 6 7
ARO, M. A L. Q.
CONTROL PRESUPUESTAL (I)
AVANCE Y EROGACIÓN DE OBRA
¡,000
15/01/00 29/01/00 12/02/00 26/02/00 11/03/00 25/03/00 8/04/00 22/04/00 S/05/00 20/05/00 3/06/00 17/06/00 1/07/00 15/07/00
FECHAS
-PROGRAMADO -o-REAL
NOTA DATOS SUPUESTOS AVANCES TOTALES MILES
PROGRAMADO 19166
REAL 14,952
ATRASO 4,214
CORTE AL 30 DE MAYO
ARQ. M. A. L. O
CONTROL PRESUPUESTAL (J)
PROYECTO
RESUMEN EJECUTIVO
CONCEPTO
MONTO CONTRATO
OBRA CANCELADA
VALOR ADQUISICIÓN
IMPORTES EROGADOS
ESTIMACIÓN NORMAL
ESTIMACIÓN EXTRAORDINARIA
IMPORTE POR EROGAR
TRABAJOS EN CONCILIACIÓN
IMPORTES
CONTRATO EXTRAORDINARIOS
SALDO DE CONTRATO
TOTAL EXTRAORDINARIOS
POR EROGAR EXTRAORDINARIOS
(CONCILIACIÓN)
