IT-Systeme

IT-Systeme

Überblick

Die Computerisierung von IT-Systemen kann unterschiedlich stark ausgeprägt sein.

In vielen (KMU) Unternehmen ist immer noch Papier als Datenträger weit verbreitet.

Es existieren aber auch schon Systeme, bei denen Papier überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommt.

Lernziele

1 Kontrollen in IT-Systemen.2 Elektronische Systeme zur Transaktions-

verarbeitung.3 Grundlagen des computergestützten

Rechnungswesens.

Lernziel 1

Kontrollen in

IT-Systemen

Papiergestütztes Eingabesystem

In Papier-gestützten Eingabesystemen Erfolgen die Eingaben handschriftlich oder maschinschriftlich auf Urbelegen.

Diese Belege werden dann zur Fehlerprüfung und Computereingabe weitergereicht.

Papiergestütztes Eingabesystem

Die Urbelege (source documents), wie z.B. Bestellformulare, werden manuell erstellt.

Fehler können minimiert werden, wenn das Formular logisch aufgebaut und verständlich gestaltet ist.

Papiergestütztes Eingabesystem

Kontrollsummen über Belegstapel (batch control totals) und Datenübertragungs-Register (data transfer registers) stellen fundamentale Kontrollen des Datenaustausches zwischen Anwendern und der EDV-Abteilung dar.

Die Übertragung von Eingabedaten sollte mit dem Ausfüllen eines Eingabeprotokolls (input document form) abgeschlossen werden.

Papiergestütztes Eingabesystem

Eine einfach Form der Stapelkontrolle stellt ein Belegzähler dar.

Zusätzlich zu Beleg- und Datensatzzählern sollten auch Abstimmsummen über beliebige numerische Felder des Belegstapels errechnet werden.

Papiergestütztes Eingabesystem

Nach der Übermittlung der Belege in die EDV-Abteilung werden sie händisch über Terminal oder PC eingegeben und auf Datenträgern gespeichert.

Auch die händische Dateneingabe erfordert Kontrollroutinen.

Papiergestütztes Eingabesystem

Was ist eine programmierte Datenprüfung (program data editing)?

Eine Software-Technik, welche Daten vor der Verarbeitung auf Fehler überprüft.

Prüftechniken (data editing routines) können auf alle grundlegenden Datenstrukturen angewandt werden:

– auf Zeichenebene– auf Feldebene

Papiergestütztes Eingabesystem

– auf Datensatz-(Masken-)ebene – auf Datei-Ebene Was ist eine Tabellensuche (table lookup)? Ein Datenprüfprogramm, welches Feldinhalte

mit zulässigen Werten aus einer Tabelle vergleicht.

Papiergestütztes Eingabesystem

Was ist ein Bereichstest (limit test)? Ein Datenprüfprogramm, welches Feldinhalte

auf zulässige, vordefinierte Bandbreiten überprüft.

Papiergestütztes Eingabesystem

What ist eine programmierte Datenprüfung (continuous operations auditing)?

Der Einsatz programmierter Routinen um Daten, welche gegen bestimmte Gültigkeitsregeln verstoßen, von der Verarbeitung auszuschließen, bis sie überprüft und verifiziert (korrigiert) sind.

Papiergestütztes Eingabesystem

Was ist eine Prüfziffer (check digit)? Eine zusätzliche Ziffer, die an eine Codezahl

angehängt wird, und über einen Algorithmus errechnet wird, um die Gültigkeit der gesamten Codezahl zu dokumentieren (z.B. Ziffernsumme ist durch 3 teilbar).

Papierloses Eingabesystem

In papierlosen Eingabesystemen, mitunter auch on-line Eingabesysteme genannt, werden die Transaktionsdaten unmittelbar in den Computer eingegeben.

Das Umsetzen von Papierbelegen durch manuelle Eingaben entfällt.

Probleme können durch den Wegfall der Funktionstrennung (Erfassung/Prüfung) und mit der Prüfspur (audit trail) auftreten.

Papierloses Eingabesystem

In papierlosen Systemen werden die Erstellung der Urbelege (source document preparation) und die Dateneingabe (data entry) von derselben Person vorgenommen.

Oftmals sind keine physischen Personen involviert.

Der Verlust der papiergebundenen Kontrollen kann allerdings durch Transaktions-Logdateien kompensiert werden.

Papierloses Eingabesystem

Transaktions-Logs werden erstellt, indem alle Datei-Inputs automatisch in eine Logdatei geschrieben werden, welche Markierungen für die einzelnen Transaktionen enthält.

Was sind diese Markierungen (tagging)? Damit werden bestimmte, für die spätere

Prüfung relevante, Daten zusätzlich mit den Transaktionsdaten gespeichert.

Papierloses Eingabesystem

Es gibt mehrere Varianten papierloser Eingabesysteme, bei denen die Erfassung direkt im Computer erfolgt:

– manuelle on-line Datenerfassung– automatische Identifikationssysteme (z.B.

Barcodes)

Papierloses Eingabesystem

Transaktionen in papierlosen Systemen, welche menschliche Interaktion erfordern, gliedern sich typischerweise in zwei Phasen:

1 Dateneingabe und -bearbeitung2 Datentransfer zur Host-Applikation

Papierloses Eingabesystem

In einigen Systemen werden Transaktionen von Anfang bis Ende ohne menschliche Interaktion abgewickelt: vollständig automatisierte Transaktionsverarbeitung.

Beispiele für diese Technologie:– vernetzte Verkaufsautomaten (networked

vending machine, NVM)– electronic data interchange (EDI)

Lernziele 2 & 3

Elektronische Systeme zur Transaktionsverarbeitung

-

Grundlagen des computergestützten Rechnungswesens

Papiergestützte Systeme

In Stapelverarbeitungssystemen (batch-oriented processing systems) werden die Transaktionen stapelweise in den Computer übertragen.

Diese Stapel werden dann periodisch verarbeitet.

Beispiele für die Stapelverarbeitung:

Papiergestützte Systeme

– die wöchentliche Verarbeitung von Zeitaufschreibungen für die Gehaltsberechnung

– die Verarbeitung von Barschecks um die Kreditorendatei zu aktualisieren

– die Verarbeitung von Rechnungsdaten um die Debitorendatei zu aktualisieren

Stapelverarbeitung kann entweder durch sequentiellen oder wahlfreien Dateizugriff (random-access file updating) bewerkstelligt werden.

Stapelverarbeitung mit sequentiellem Dateizugriff

Die sequentielle Verarbeitung erfolgt normalerweise in folgenden Schritten:

– Vorbereitung der Transaktionsdatei– Aktualisierung der Saldendatei (Nebenbuch)– Aktualisierung der Hauptbuchdatei– Vorbereitung der Hauptbuch-Auswertungen

Sequentieller Dateizugriff

InvoicesInvoices DataTerminal

DataTerminal

ProcessInputProcessInput

TransactionFile

TransactionFile

BatchBalance

BatchBalance

AA

Sequentieller Dateizugriff

AATransaction

FileTransaction

File

EditProgram

EditProgram

Good DataFile

Good DataFile

Sort toMaster FileSequence

Sort toMaster FileSequence

ControlReportControlReport

RejectedData

RejectedData

ControlProcedure

ControlProcedure

ReconcileReconcile

ControlReportControlReport

Sequentieller Dateizugriff

SortedTransaction

File

SortedTransaction

File

ControlData

ControlData Old Master

FileOld Master

FileMaster File

UpdateMaster File

Update

TransactionFile

TransactionFile

OldMaster

OldMaster

NewMaster

NewMaster Retain for

BackupRetain for

Backup

Mehrgenerationen Saldendateien

OldMaster

File

OldMaster

File

BackupMaster

File

BackupMaster

File

NewMaster

File

NewMaster

File

FileUpdate

FileUpdate

Grandfather

Father

Son

NextFileUpdate

Fortschreiben des Hauptbuchs

Das Hauptbuch (general ledger) stellt das Rückgrat des AIS dar.

Zwei Aspekte des Hauptbuchs sind wesentlich:1 Die Akutalisierung der Hauptbuchdateien im

Direktzugriff (erfolgt zumeist auf monatlicher Basis)

Fortschreiben des Hauptbuchs

2 Die Vorbereitung der Daten zur Hauptbuch-Fortschreibung in Fremdanwendungen zur Übertragung ins Hauptbuch

Ein wesentlicher Aspekt des Designs eines Buchführungssystems ist die Vorbereitung von Standard-Buchungssätzen (a pro forma set of journal entries).

Journal-Format

Journal Voucher

Number Month Year ID

Accounts Debit Credit

Received from:

Fortschreiben des Hauptbuchs

Aus den Buchungssätzen baut sich die Journaldatei auf.

Dabei wird von automatischen Programmkontrollen überwacht, ob die Kontennummern sowie ihre Journalzuordnungen korrekt sind.

Fortschreiben des Hauptbuchs

Ungültige Daten werden an die Eingabestelle zur Korrektur und Neueingabe zurückgewiesen.

Ein überprüftes Journal kann für vielfältige Auswertungen und Berichte (reports) herangezogen werden.

Fortschreiben des Hauptbuchs

Die aktuellen Journaleinträge werden zu den Vorträgen des Vormonats hinzugezählt.

Die Saldendatei wird aktualisiert und der neue Monatsabschluß wird generiert.

Die Computer-gestützte Verarbeitung von Rechnungsweswendaten erfolgt im Normalfall in zwei Schritten:

Fortschreiben des Hauptbuchs

Im ersten Schritt wird ein vorläufiger Bericht (Probeabschluß) erstellt.

Im zweiten Schritt werden die endgültigen Berichte und Auswertungen generiert.

Die Erstellung der Berichte erfordert eine Zuordnung der Hauptbuchkonten zu den Auswertungspositionen (line coding).

Beispiel für einen Zeilencode

AccountNumber

(e.g., marketablesecurities)

Type ofReport

(e.g., financial)Report

Number(e.g., balance

sheet)

LineLocation

on ReportColumnLocation

onReport

100601 0 100 03 2

Stapelverarbeitung mit Direkt-Dateizugriff

In vielen Systemen werden Indizes sowohl für die Verwaltung der Nebenbücher als auch der Hauptbuchdatei verwendet.

Durch diese Indexverwaltung wird der direkte Zugriff auf einzelne Konten ermöglicht.

Direkt-Dateizugriff (random-access file updating) ist einfacher als sequentieller Dateizugriff.

Stapelverarbeitung mit Direkt-Dateizugriff

Beim direkten Dateizugriff ist es nicht notwendig, die Transaktionsdatei und die Saldendatei in derselben Reihenfolge zu sortieren.

Darüberhinaus muß keine neue Saldendatei generiert werden.

Die einzelnen Datensätze der Transaktionsdatei werden gelesen und die Salden des Hauptbuchs automatisch fortgeschrieben.

Stapelverarbeitung mit Direkt-Dateizugriff

Folgende Schritte werden ausgeführt:1 Lesen eines Datensatzes der

Transaktionsdatei.2 Zugriff auf den Kontensaldo über die

Kontennummer.3 Summierung des Saldos und des

Journaleintrags und Fortschreibung des Kontensaldos am externen Datenträger.

Barverkauf-Anwendung

OpenItem

AccountsReceivable

OpenItem

AccountsReceivable

AA BillingDataBillingData

ControlFile

ControlFile

FileUpdate

FileUpdate

File ControlSummaryFile ControlSummary

Review andApprove

Review andApprove

New Invoice Application (Daily)

Barverkauf-Anwendung

Cash Remittance Processing (Daily)

Post OfficePost Office CheckRemittances

CheckRemittances

Open ItemAccounts

Receivable

Open ItemAccounts

Receivable

AA

BB

Data EntryData Entry

CheckEndorsement

CheckEndorsement

Cash ReceiptsTotal

Cash ReceiptsTotal

ActivityFile

ActivityFile

CC

DepositSlip

DepositSlip

D

Barverkauf-Anwendung

Cash Remittance Processing (Daily)

Data EntryData Entry

Cash SummaryReport

Cash SummaryReport

DepositRegisterDepositRegister

D

D

Cash SummaryReport

Cash SummaryReport

ReconcileReconcile

ReviewandSign

ReviewandSign

BankSummary

File

BankSummary

File

DD

Barverkauf-Anwendung

ControlFile

ControlFile

CC DD

SystemBalancing

SystemBalancing

DepositReportDepositReport

ReconcileReconcile

BankStatement

BankStatementBB

BankSummary

File

BankSummary

File

ActivityFile

ActivityFile

System Balancing (Daily)

(Monthly)

Papierlose Systeme

In papierlosen Verarbeitungssystemen wird entweder Stapel- oder Dialogverarbeitung eingesetzt.

Bei der Dialogverarbeitung (real-time processing), mitunter auch on-line transaction processing genannt, werden die Dateneingaben sofort im System verarbeitet.

Papierlose Systeme

Stapelverarbeitung (batch processing) in paperlosen Systemen gleicht prinzipiell der Stapelverarbeitung in papiergebundenen Systemen.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Journalbuchungen rein elektronisch erfolgen und die Hauptbuchdatei automatisch in periodischen Stapelläufen aktualisiert wird.

Papierlose Systeme

Ein wesentlicher Vorteil papierloser Systeme ist der Umstand, dass erst sie die Echtzeit-Verarbeitung (real time processing) ermöglichen.

Darunter versteht man die Verarbeitung einzelner Transaktionen (zum Unterschied von der Stapelverarbeitung).

Papierlose Systeme

OLTP-Systeme (On-line Transaction Processing) verarbeiten die Daten sofort nach dem Input.

Diese Systeme ermöglichen auch sofortigen Output für die Anwender.

Welche Arten von OLTP-Systemen gibt es?

Papierlose Systeme

– Abfragesysteme– Datenerfassungssysteme– Dateiverarbeitungssysteme– Transaktionssysteme

Papierlose Systeme

Die relativen Nachteile der OLTP-Systeme wurzeln v.a. in der erhöhten Komplexität und den damit verbundenen Kosten.

OLTP-Systeme sind auch wesentlich anfälliger für Hard- und Softwarefehler.

Sie sind auch anfälliger für Verarbeitungsfehler, welche durch fehlerhafte oder verfälschte Eingaben zustande kommen.

Das Ausgabe-System

Das Output-System kann papierlos, papiergebunden oder eine Mischform sein.

Die meisten papiergebundenen, sequentiellen Dateiverarbeitungssysteme generieren enorme Output-Mengen.

Papierlose OLTP-Systeme produzieren hingegen nur geringen Output (Ergebnisse werden online abgefragt und nur bei Bedarf ausgedruckt).

Das Ausgabe-System

Output-Kontrollen überwachen die Gültigkeit und die korrekte Verteilung der Ergebnisse an die Anwender.

Eine separate EDV-Kontrollgruppe innerhalb der Innenrevision wird oftmals zur Kontrolle der EDV-Agenden eingerichtet.

Die Weiterleitung der Reports wird oftmals in einem Output-Verteilungsregister kontrolliert.