Jaarverslag 2014 - Directie Facilitair Beheer

1

JAARVERSLAG

Directie Facilitair Beheer 2014

20

14

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 2

Organogram.................................................................................................................................................. 3

Personeelsontwikkelingen ........................................................................................................................... 9

Servicedesk................................................................................................................................................. 10

IDPB ............................................................................................................................................................ 15

Hospitality – Diensten aan Gebruikers ..................................................................................................... 16

Hospitality - Catering ....................................................................................................................................... 17

Hospitality – Schoonmaak ............................................................................................................................... 18

Hospitality - Groenonderhoud ........................................................................................................................... 19

Hospitality – Documentatie en Materiaal Beheer ..................................................................................... 20

Hospitality - Printkamer ................................................................................................................................... 20

Hospitality - Economaat ................................................................................................................................... 22

Hospitality – Bodedienst .................................................................................................................................. 23

Hospitality - Archief ......................................................................................................................................... 24

Hospitality – Provinciale Uitleendienst ............................................................................................................... 25

Hospitality - Onthaaldienst ........................................................................................................................ 27

Hospitality – Intern Beheer ....................................................................................................................... 30

Real Estate – Administratie / Vastgoedbeheer ......................................................................................... 32

Real Estate – Onderhoud Gebouwen ......................................................................................................... 37

Real Estate – Bouwbureau ......................................................................................................................... 39

ICT ............................................................................................................................................................. 41

CAD ............................................................................................................................................................ 42

3

Directie Facilitair Beheer

Hospitality Diensten

Secretariaat

Diensten aan Gebruikers/Huisvesting

Catering

Schoonmaak

Groenonderhoud

Documentatie en Materiaal Beheer

Printkamer

Bodedienst

Archief

CAB (t/m 2014-03-31)

Uitleendienst en Vlaggenbank

Leveranciersopvang

Onthaaldienst

Conciërge/Veiligheid

Vergaderzalen/Faciliteiten

Ontvangst

Protocollaire Ontvangst

Intern Beheer

Verhuizingen

Chauffeurs - Koerierdiensten/Wagenpark

Afvalbeheer

Stockbeheer/Magazijn

Logistieke Steun

Real Estate/Gebouwen

Secretariaat Administratie/ Vastgoedbeheer Inventaris

Verzekeringen

Beheer Contracten

ESCO5

Bouwbureau

Cel Architecten

Cel Ingenieurs

Cel Plannen

Onderhoud Gebouwen

BMS (Gebouwenbeheersysteem)

Administratie Energie

Telecommunicatie

Preventief Onderhoud

Correctief Onderhoud

Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud

ICT

Secretariaat

Procedures

GIS en Ontwikkelingen

GIS

Ontwikkelingen

Toepassingen Derden

Beheer en Ondersteuning

Servicedesk

Systemen en Netwerken

PBS

PBS

Vernieuwingen

Vernieuwingen

Centrale Aankoopdienst

Investeringen

Investeringen

Exploitatie

Exploitatie

Nutsvoorzieningen

Nutsvoorzieningen

Administratie Overheidsopdrachten


Financiële Cel Secretariaat

Klantenrelaties IDPB

4

127.00.00

Directie

Secretariaat

127.00.10

Lidy Mondelaers

Anita Parthoens

Corinne Vrancken

Daisy Vranken

Financiële Cel

127.00.20

Greet Sneijers

Brigitte Jaspers

Marleen Thijs

Klantenrelaties

127.00.30

Ine Jacobs (t/m

2014-03-16)

Sandra Boussu

Carine Houben

Sonja Neys

Eddy Strauven

IDPB

127.00.40

Luc Medaerts

Gino Ameye

Marcel Cruys (afwezig vanaf 2010-09-24)

Kevin Theys (t/m

2014-07-31)

5

Hospitality Diensten

127.01.00

Rohnny Kellers

Diensten aan Gebruikers/Huisvesting

127.01.10

An Olaerts

Catering (C- en F-blok)

127.01.11

Leon Thys

Marina Gaens

Helge Raymaekers

Kristoff Stevens

Kristel Beuls

Denise Bielen

Frieda Claes

Jolien Deferm (t/m

2014-11-14)

Silvia Fryns

Emmy Ghiorsi

Martine Ghysebrechts

Carine Govaerts

Ellen Ignoul (vanaf

2014-09-08)

Marc Vaes (t/m 2014-08-31)

Schoonmaak

127.01.12

Mûnevver Sicrar

Groenonderhoud

127.01.13

Jos Goffings (tuinman ambtswoning)

Documentatie en Materiaal Beheer

127.01.20

Christophe Roosen

Printkamer 127.01.21 Maurice Biesmans Björn Braun André Vandevenne

Bodedienst 127.01.22 Magda Hermans Sonja Houbrechts Brigitte Kellens Silvia Snoeks

Archief 127.01.23 Robert Nouwen (t/m 2014-02-28) Marc Falise (vanaf 2014-03-01) Sander De Gregorio Elke Haubrechts Carine Jacobs (langdurig ziek) Niels Knaepen Alex Mannaerts Rohnny Milis Marina Reynders Laura Saenen (overleden op 2014-10-13)

CAB (t/m 2014-03-31) 127.01.24 Marc Falise Gonny Biesmans (t/m 2014-03-31) Lisette Vlaeminck (t/m 2014-03-31) Josée Wijman (t/m 2014-03-31)

Uitleendienst en Vlaggenbank 127.01.25 Dirk Bulckens Dries Heymans Marc Swennen

Leveranciersopvang 127.01.26

Luc Vanknippenberg

Onthaaldienst

127.01.30

Danny Quanten

Conciërge/Veiligheid 127.01.31 deskundige TBA

Vergaderzalen/Faciliteiten 127.01.32 Chris Thewis Jean-Paul Vanstraelen

Ontvangst 127.01.33 Ann Achten Rita Berx Regina Bouduin Mieke Briers Marc Claes Anita Driesen Edith Iliaens(t/m 2014-08-10) Martine Lemmens Bie Lucas Brigitte Smeets Olga Zels

Protocollaire Ontvangst 127.01.34

Danny Quanten

Intern Beheer

127.01.40

Marc Motmans

Verhuizingen 127.01.41 Bruno Vanbrabant

Chauffeurs - Koerierdiensten / Wagenpark 127.01.42

Peter Alders

Eric Boes (t/m 2014-11-30)

René Brusten

François Claes (pensioen vanaf 2014-02-01)

Martin Knevels

Raf Steyfkens

Roger Thijs

Afvalbeheer

127.01.43

Stockbeheer/Magazijn

127.01.44

Robert Bollen

Logistieke Steun

127.01.45

Secretariaat

127.01.00

Alyssa Blocken

Ludo Sterkendries

6

Gebouwen/Real Estate

127.02.00

Administratie - Vastgoedbeheer

127.02.10

Christl Bekkers

Inventaris

127.02.11

Bart Broux (pensioen vanaf

2014-10-01)

Lieve Stryckers (tot 2014-08-01)

Verzekeringen

127.02.12

Christl Bekkers

Beheer Contracten

127.02.13

Christl Bekkers

Bart Broux (pensioen vanaf

2014-10-01)

Bouwbureau ESCO5

127.02.20

Rudi Swinnen Jos Dreessen

Cel Architecten

127.02.22

Peter Pinckers

Patrick Roefflaer

Cel Ingenieurs

127.02.23

Dimitri Battain

Paul Vanheusden

Cel Plannen

127.02.24

Ali Reza Mahalati

Geert Vandeweert

Onderhoud Gebouwen

127.02.30

Ron Bomans, dd.

André Jansen, dd

BMS (Gebouwenbeheersysteem)

127.02.31

Leendert Lambrecks

Administratie Energie

127.02.32

Lieve Lambrichts

Freddy Pirens

Telecommunicatie

127.02.33

Kristien Geelen

Chris Vanheusden (pensioen vanaf 2014-04-01)

Preventief Onderhoud

127.02.34

Ron Bomans

André Jansen

Correctief Onderhoud

127.02.35

Peter Daniëls

Dominique Demunter

André Jansen

Sam Paulissen (t/m 2014-05-28))

Evelien Vanderspikken (vanaf

2014-08-01)

Alessandro Urbani (vanaf

2014-04-22 - art. 60)

Meerjarenplan Investeringen Regie/deel Onderhoud

127.02.36

7

ICT

127.03.00

Hans Fierloos (vanaf 2014-09-01)

Procedures

127.03.10

Kristine Kaminski


127.03.20

Michael Vanderhoydonk

GIS

127.03.21

Johan Ackx

Karin Praet

Ontwikkelingen

127.03.22

Marc Ceuppens

Lidwine Driesen

Toepassingen Derden

127.03.23

Yolande Hauben

Johan Keunen

Kim Nulens

Jos Tans

Henri Van Endert


127.03.30

Benoit Thijs

Servicedesk

127.03.31

Rudy Greeven

Gilbert Mertens

Willy Quetin

Willy Vanelderen


127.03.32

Jan Bonné

Kristof Lafosse

Johan Nilis

Rutger Paulissen

PBS

127.03.40

Patricia Dirix

PBS

127.03.41

Fatma Göker

Liliane Sannen

Hilde Vandeput

Miriam Vandersmissen

Vernieuwingen

127.03.50

TBA vernieuwingsmanager

Vernieuwingen

127.03.51

Rudi Slechten

Secretariaat

127.03.00

Sonja Crals

8

Centrale Aankoopdienst

127.04.00

Roland Dusaer

Investeringen

127.04.10

Maarten Honinx (tot 2014-06-11)

Investeringen

127.04.11

Maarten Honinx (tot

2014-06-11)

Exploitatie

127.04.20

Danny Broeders

Exploitatie

127.04.21

Danny Broeders

Nutsvoorzieningen

127.04.30

Nutsvoorzieningen

127.04.31


127.04.40


127.04.41

Wendy Heeren (t/m 2014-08-20)

Els Vandeweyer

Trinette Vincken

9

Personeelsontwikkelingen – Cijfers 2014

Toelichting

De verklaring van de daling is vooral te wijten aan het samenvoegen van de CAB met de PBL,

pensioneringen en interne mutaties waarvoor er geen vervangingen waren.

ICT

127.03.00

Hans Fierloos (vanaf 2014-09-01)

Procedures

127.03.10

Kristine Kaminski


127.03.20

Michael Vanderhoydonk

GIS

127.03.21

Johan Ackx

Karin Praet

Ontwikkelingen

127.03.22

Marc Ceuppens

Lidwine Driesen

Toepassingen Derden

127.03.23

Yolande Hauben

Johan Keunen

Kim Nulens

Jos Tans

Henri Van Endert


127.03.30

Benoit Thijs

Servicedesk

127.03.31

Rudy Greeven

Gilbert Mertens

Willy Quetin

Willy Vanelderen


127.03.32

Jan Bonné

Kristof Lafosse

Johan Nilis

Rutger Paulissen

PBS

127.03.40

Patricia Dirix

PBS

127.03.41

Fatma Göker

Liliane Sannen

Hilde Vandeput

Miriam Vandersmissen

Vernieuwingen

127.03.50

TBA vernieuwingsmanager

Vernieuwingen

127.03.51

Rudi Slechten

Secretariaat

127.03.00

Sonja Crals

126,35

129,79

127,99

133,8

118,99

110

115

120

125

130

135

2010 2011 2012 2013 2014

10

Servicedesk

Aantal oproepen

142 135

190

143 140 136 125

109

136 149

86

104

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Aantal oproepen Servicedesk FB

Aantal oproepen

935

794

976

840

742 823 790

724

940

815

612

459

0

200

400

600

800

1000

1200

Aantal oproepen Servicedesk ICT

Aantal oproepen

11

Aantal meldingen

128

91 107

93 78

68

138

70 68

202

114

90

0

50

100

150

200

250

Aantal oproepen Servicedesk PBS

Aantal oproepen

266 232 209

140 192 180 169 149

181 214

136 141

171

96 207

224 66 83

57 56

112 73

51 62

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

Aantal meldingen Servicedesk FB

telefoon

webformulier

12

Vanaf maart is ICT van start gegaan in FMIS en werden de meldingen op een andere manier

geregistreerd, niet meer als individuele taken n.a.v. een melding maar als 1 melding van de klant die

in zijn geheel wordt opgevolgd. Vandaar dat de cijfers voor januari t.e.m. de 3e week van maart

ontbreken en ook niet vergelijkbaar zijn.

35

319 303 347

240 225 308

236 223 188 35

310 255

295

385 406

380

332

265

171

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Aantal meldingen Servicedesk ICT

telefoon en overige

webformulier

286 287 257 247 232

280

192 206 257

207 151 133

128 91

107 93

78

68

138 70

68 202

114 90

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Aantal meldingen Servicedesk PBS

Telefoon

Webformulier en mail

13

Algemene toelichting Servicedesk

In het algemeen valt op dat het aantal oproepen richting Servicedesk ICT vele malen groter is dan

richting Servicedesk FB dat vergelijkbaar is met die van het PBS. Dit lijkt paradoxaal doch is te

verklaren doordat meldingen aan ICT:

vaak een directe actie vragen (men kan namelijk niet werken op dat moment)

vaak interactie vragen met een ICT-medewerker (voor verdere verduidelijking).

Dit zijn twee mogelijke redenen waarom medewerkers relatief vaker direct contact opnemen met

een servicedesk in plaats van het eenzijdig invullen van een web-formulier. Wellicht goed om bij een

volgende klanttevredenheidsmeting eens na te vragen wat de voorkeuren van de klant hier zijn!

Achtergrondinformatie Servicedesk ICT

Op basis van een aantal cijfers van het afgelopen jaar kunnen we het volgende meegeven. Dit zijn

cijfers die op dag basis worden gemeten. Dit betekent dat per dag wordt gemeten hoeveel oproepen

er zijn geweest, hoeveel nieuwe meldingen er zijn bijgekomen, hoeveel er zijn afgehandeld en

hoeveel meldingen er in totaal openstaan. Het totaal openstaande meldingen kan dan vervolgens

nog in 3 categorieën opgedeeld worden: het aantal uitvoerbare meldingen (dit zijn meldingen waar

ICT zelf aan kan verder werken), het aantal chasebare meldingen (dit zijn meldingen waar er gewacht

wordt op de interventie van een interne of externe leverancier) en het aantal meldingen waar op

feedback of info van de klant gewacht wordt. Deze 3 categorieën vereisen een andere aanpak en zijn

ook met die specifieke reden opgesplitst.

Aantal oproepen

Aantal nieuw

Aantal afgehandeld

Totaal aantal open tickets

Aantal uitvoerbaar

Aantal chasebaar

Aantal wachten op klant

Gemiddel-de 2014

35,0487805 25,5853659 25,02439024 63,97560976 14,097561 20,585366 29,29268293

Max 2014 64 52 57 116 57 54 46

Min 2014 17 6 7 41 2 8 17

De piekdag met 64 oproepen op 1 dag was 21/10: dit is verklaarbaar vanwege de dag van de

stroomonderbrekingen.

Er zijn het afgelopen jaar 5 109 meldingen afgehandeld (vanaf eind maart tot eind december). Van

deze afgehandelde meldingen zijn er 349 in projectmodus uitgevoerd in het kader van het project

“Vervanging van Windows XP-toestellen” in samenwerking met een externe leverancier.

14

Extra cijfers afdrukbeleid

Hieronder is een grafiek opgenomen over totaal volume, percentage kleurafdrukken en percentage

dubbelzijdig in de tijd. Opvallend is de piek naar beneden (dip) die in de zomervakantie ontstaat en

de piek naar boven die vanaf september geconstateerd kan worden. Het lijkt of de verloren tijd als

het ware moet worden ingehaald. Bovendien wordt na de zomervakantie relatief sterk(er) gewerkt

aan activiteiten die tot financiële uitgaven leiden.

Op basis van het totaal van de verbruiksprijzen van de afdrukken weten we dat het percentage

kleurenprints een kost van ruim 70% vertegenwoordigt, dit terwijl kleur slechts een derde van het

totaal volume vertegenwoordigt. Om deze reden is een zogenaamde printpolicy eind 2014

goedgekeurd door het overleg leidinggevenden, met als doel het opnieuw beheersbaar maken van

de totale afdrukkosten.

15

IDPB Budgetcijfers werking

IDPB Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten

€ 67 850,00 € 69 500,00 € 70 000,00 € 78 000,00

Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

€ 155 000,00 € 155 000,00 € 160 000,00 € 190 000,00

Reële cijfers werking

IDPB Rekening 2011 Rekening 2012

Rekening 2013

Rekening 2014

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: werkingskosten

€ 58 585,65 € 56 647,93 € 42 286,77 € 32 417,59

Externe Dienst voor Preventie en Bescherming: administratieve werkingskost

€ 116 332,83 € 124 213,37 € 125 606,66 € 120 105,80

Toelichting

Budget werkingskosten

De werkingskosten van de IDPB zijn gerelateerd aan:

kosten van o.a. aankoop van AED-toestellen, ergonomische materialen, EHBO-materialen, signalisatie

en werkkleding, … - kosten voor prestaties door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming

(EDPB), andere dan de geneeskundige controles (onder meer griepvaccinatie en interventies)

psychosociale aspecten) technische prestaties van derden (keuringen, technische onderzoeken,

asbeststalen...)

in 2014 werd er eenmalig € 20 000,00 ingeschreven om defibrillators (AED-toestellen) aan te kopen.

Budget Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB)

Het budget voor de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPB) omvat alle prestaties voor

het gezondheidstoezicht op de werknemers conform het K.B. van 28 mei 2003 (provinciepersoneel,

onderwijzend personeel en stagiairs). Deze prestaties omvatten psychosociale bijstand, ergonomische

onderzoeken, toxicologie en onderzoeken naar industriële hygiëne.

16

Hospitality – Diensten aan Gebruikers

Budgetcijfers Diensten aan Gebruikers – 127.01.10

Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Catering € 393 200,00 € 379 200,00 € 380 200,00 € 367 584,17

Cleaning € 686 600,00 € 575 500,00 € 606 950,00 € 545 750,00

Groenonderhoud € 185 400,00 € 142 000,00 € 142 000,00 € 104 588,07

Totaal € 1 265 200,00 € 1 096 700,00 € 1 129 150,00 € 1 017 922,24

Reële cijfers Diensten aan Gebruikers – 127.01.10


Catering € 371 984,71 € 351 199,19 € 334 155,57 € 310 408,63

Cleaning € 529 307,14 € 512 281,82 € 542 376,02 € 544 936,19

Groenonderhoud € 105 387,19 € 91 644,17 € 102 029,38 € 104 558,07

Totaal € 1 006 679,04 € 863 481,01 € 978 560,97 € 959 902,89

Toelichting

Het budget cleaning is incl. de kosten voor de periodieke reiniging van de inloopmatten en de

vervanging van de hygiënecontainers in de damestoiletten.

In het budget groenonderhoud zijn de onderhoudskosten voor de tuin aan de Bisschoppelijke

Residentie inbegrepen.

17

Hospitality – Catering

Inningswijze 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Cash € 67 912,66 € 73 060,61 € 79 857,16 € 88 571,48 € 51 059,65 € 53 462,47

Factuur € 12 161,65 € 11 227,35 € 14 059,35 € 14 344,55 € 11 008,55 € 9 138,95

Maaltijdcheques € 33 821,21 € 40 565,59 € 40 740,37 € 44 880,48 € 77 866,11 € 62 876,74

Proton € 14 205,18 € 10 855,19 € 15 517,12 € 10 601,47 € 8 416,80 € 6 192,92

Totaal kassa

ontvangsten

€ 128 100,70 € 135 709,34 € 145 174,00 € 158 397,98 € 148 351,11 € 131 671,08

Toelichting

- Sinds juni is er één menu minder, maar het aanbod van de snacks is toegenomen waar de klanten

zeer tevreden over zijn.

- Zoals vermeld in de vorige verslagen zijn de cijfergegevens niet correct, wegens defect in het

systeem. Dit gebeurde ook in 2014.

- De kassapassages worden niet in het verslag vermeld, maar gemiddeld passeren (incl. de maanden

juli en aug) 210 personen per dag de kassa (’s middags – excl. groepsbezoeken).

18

Hospitality – Schoonmaak

Schoonmaak 2012 Dagelijkse

schoonmaak

Extra

onderhoud

Ruitenkuis Andere

kosten

Totaal

Provinciehuis € 395 000,00 € 8 859,62 € 33 174,36 € 443 346,39

G-blok € 24 000,00 - € 1 907,16 € 6 312,43 € 25 907,16

H-blok € 33 000,00 - € 10 028,25 € 43 028,20

Totaal € 452 000,00 € 8 859,62 € 45 109,77 € 6 312,43 € 512 281,82


schoonmaak

Extra

onderhoud

Ruitenkuis Andere

kosten

Totaal

Provinciehuis € 395 000,00 € 11 494,36 € 35 484,00 € 441 978,36

G-blok € 24 000,00 - € 3000,00 € 27 000,00

H-blok € 33 000,00 - € 12 000,00 € 45 000,00

Kunstlaan € 9 196,00* - € 0,00

Craenevenne 1e opkuis € 10 119,13 € 10 119,13

Totaal € 461 196,00 € 11 494,36 € 50 484,00 € 10 119,13 € 524 097,49

* vanaf april 2013


schoonmaak

Extra

onderhoud

Ruitenkuis Andere

kosten

Totaal

Provinciehuis € 403 982,16 € 13 941,62 € 23 570,56 € 441 494,34

G-blok € 26 478,32 - € 1 355,06 € 27 833,38

H-blok € 28 997,28 - € 7 125,10 € 36 122,38

Kunstlaan € 11 285,04 - € 11 285,04

Totaal € 470 742,80 € 13 941,62 € 32 050,72 € 0,00 € 516 735,14

Toelichting

Om budgettaire redenen werd de ruitenkuis in het Provinciehuis slechts 2 keer uitgevoerd i.p.v. 3.

19

Hospitality – Groenonderhoud

Groenonderhoud Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Interieurbeplanting (Provinciehuis en G-blok)

€ 24 176,18 € 15 622,18 € 15 094,74 € 20 325,21

Groenwerken (Provinciehuis en G-blok)

€ 80 854,06 € 75 929,36 € 86 934,64 € 59 385,42

Onderhoud materiaal € 356,95 € 92,63 0,00 0,00

Totaal € 105 387,19 € 91 644,17 € 102 029,38 € 79 710,63

Toelichting

Het onderhoud van de interieurbeplanting in het Provinciehuis en G-blok wordt verzorgt door de firma

Creten uit Sint-Truiden. Voor de groenwerken aan het Provinciehuis en G-blok werd de opdracht

toegewezen aan Groep Verbruggen.

De operationele opvolging van deze aannemers en het nazicht van de ingediende vorderingsstaten

gebeurt door de personeelsleden van de afdeling Infrastructuur, Dienst Water en Domeinen van de

Directie Ruimte.

20

Hospitality – Documentatie en Materiaal Beheer

Hospitality - Printkamer

Budgetcijfers Printkamer Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Aankoop

verbruiksgoederen

€ 42 100,00 € 49 670,00 € 62 579,00 € 69 000,00

Kosten voor publiciteit € 6 900,00 € 9 400,00 € 17 000,00 € 5 000,00

Kosten voor fotokopies € 191 800,00 € 193 600,00 € 192 421,00 € 99 458,40

€ 95 541,60

Huurkosten Océ-plotter € 22 000,00 € 25 000,00 € 0,00 € 0,00

Andere technische kosten:

algemene uitgaven

€ 2 000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Technische prestaties van

derden: onderhoud

materiaal

€ 11 854,00 € 0,00 € 3000,00 € 4000,00

Materialen, kleine

gereedschappen en

benodigdheden voor

onderhoud

€ 1 000,00 € 330,00 € 0,00 € 0,00

Vergoedingen voor

optredens, lesgevers,

gidsen, enz.

€ 3 146,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Aankoop machines en

toestellen

€ 0,00 € 20 000,00 € 44 600,00 € 20 000,00

Onderhoudsproducten € 326,26

Totaal werkingskosten en

investeringen

€ 280 800,00 € 496 660,00 € 319 600,00 € 293 326,26

Interne facturatie

opbrengsten

dupliceerdienst

€ 248 823,68 € 318 172,00 € 282 850,00 € 10 000,00

Totaal ontvangsten € 248 823,68 € 318 172,00 € 282 850,00 € 10 000,00

21

Reële cijfers Printkamer Rekening 2011 Rekening

2012

Rekening

2013

Rekening

2014

Aankoop

verbruiksgoederen

€ 22 566,70 € 34 286,12 € 57 749,86 € 53 577,12

Kosten voor publiciteit € 3 984,24 € 4 118,09 € 5 990,99 € 1 105,34

Kosten voor fotokopies € 126 790,48 € 127 642,39 € 164 653,55 € 91 358,42

Huurkosten Océ-plotter € 19 979,44 € 20 429,68 € 0,00 € 93 013,91

Andere technische kosten:

algemene uitgaven

€ 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00


derden: onderhoud

materiaal

€ 1 143,28 € 0,00 € 2 374,93 € 968,82

Materialen, kleine

gereedschappen en

benodigdheden voor

onderhoud

€ 639,87 € 326,26 € 0,00 € 0,00

Vergoedingen voor

optredens, lesgevers,

gidsen, enz.

€ 3 146,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Aankoop machines en

toestellen

€ 0,00 € 5 310,46 € 44 528,00 € 0,00

Onderhoudsproducten € 0,00


investeringen

€ 178 250,01 € 192 113,00 € 275 297,33 € 240 023,61

Interne facturatie

opbrengsten

dupliceerdienst

€ 172 659,66 € 177 220,21 € 111 429,28 € 7 435,46


Opmerkelijke gegevens voor 2014:

een sterke stijging van het aantal kleurenclicks van 1 307 675 naar 1 581 125

het quasi volledig wegvallen van de ontvangsten omwille van de afschaffing van de interne

facturatie.

22

Hospitality – Economaat

Budgetcijfers Economaat Budget 2014

Aankoop kantoormateriaal € 32 850,00

Reële cijfers Economaat Budget 2014

Aankoop kantoormateriaal € 28 934,82

Toelichting

In 2014 begonnen we met de centralisering van de aankoop van kantoormaterialen. Omdat we voor

2013 niet over geglobaliseerde cijfers beschikten, kunnen we geen harde kostenvergelijking maken.

Feit is dat er minder budget nodig was dan geraamd, de effectieve kost van € 13 824,87 ligt lager dan

het budget van € 32 850,00, dat bestond uit overdrachten van de verschillende directies op basis van

de uitgaven 2013. De korting van meer dan 50% via het raamcontract zorgt dus ook voor een

besparing van meer dan 50%.

23

Hospitality – Bodedienst

Budgetcijfers Bodedienst Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Aankoop diverse goederen € 8 070,00 € 9 000,00 € 9 000,00 € 3 000,00

Kosten administratieve briefwisseling

€ 288 850,30 € 295 704,20 € 216 410,20 € 205 000,00

Vergoeding voor kledingkosten

€ 450,00 € 450,00 € 450,00 € 0,00

Kosten kledij bodes € 6 000,00 € 6 000,00 € 6 000,00 € 6 300,00

Onderhoudscontract frankeermachine

€ 1 800,00 € 2 100,00 € 924,00 € 1 822,44

Onderhoudscontract ophaling post

€ 1 800,00 € 2 400,00 € 2 476,00 € 3 000,00

Totaal werkingskosten en investeringen

€ 403 120,00 € 389 950,00 € 235 260,20 € 219 122,44

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 136 423,68 € 139 140,00 € 129 990,00 € 2 900,00


Reële cijfers Bodedienst Rekening 2011 Rekening 2012

Rekening 2013

Rekening 2014

Aankoop diverse goederen € 6 202,74 € 1 582,56 € 4 909,39 € 0,00

Kosten administratieve briefwisseling

€ 253 317,31 € 300 000,00 € 310 000,00 € 125 211,66

Vergoeding voor kledingkosten

€ 300,00 € 300,00 € 225,00 € 0,00

Kosten kledij bodes € 5 999,99 € 6 000,00 € 6 000,00 € 6 300,00

Onderhoudscontract frankeermachine

€ 0,00 € 1 822,44 € 922,44 € 890,68

Onderhoudscontract ophaling post

€ 1 359,00 € 2 142,91 € 2 039,80 € 2 447,78

Totaal werkingskosten en investeringen

€ 267 179,04 € 311 847,91 € 324 096,63 € 134 850,12

Opbrengst administratieve briefwisseling

€ 111 198,68 € 124 800,12 € 71 466,82 € 2 571,40


Toelichting:

Omwille van de afschaffing van de interne facturatie aan de eigen diensten, bleven de ontvangsten

voor 2014 beperkt tot 2 571.40 euro, die werden aangerekend aan vzw’s.

24

Hospitality – Archief

Budgetcijfers

Archief


Kantoormateriaal € 6 400,00 € 6 000,00 € 7 000,00 € 10 500,00

Ophalen huisvuil € 500,00 € 500,00 € 500,00 € 0,00

Kopieerkosten € 1 000,00 € 1 000,00 € 0,00 € 0,00

Meting Archief € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Totaal € 7 900,00 € 7 500,00 € 7 500,00 € 10 500,00

Reële cijfers

Archief

Rekening 2011 Rekening 2012 Rekening 2013 Rekening 2014

Kantoormateriaal € 3 580,52 € 5 386,81 € 6 710,15 € 9 061,73

Ophalen huisvuil € 0,00 € 496,10 € 0,00 € 0,00

Kopieerkosten € 95,50 € 918,23 € 0,00 € 0,00

Meting Archief € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Totaal

ontvangsten

€ 3 676,02 € 801,14 € 6 710,15 € 9 061,73

Toelichting:

Binnen de werking van het Archief waren in 2014 volgende acties opmerkelijk:

het wegwerken van de historische achterstand met meer dan 7 000 dossiers

het creëren van noodzakelijke vrije Archiefruimte d.m.v.

de verhuizing van 3 072 Archiefdozen (meer dan 35 000 dossiers) van het Agentschap

Binnenlands Bestuur voor het Vlaams Administratief Centrum;

de overdracht van tijdschriften en andere publicaties aan de PBL

de reorganisatie van het tussenarchief.

25

Hospitality – Provinciale Uitleendienst

Budgetcijfers Provinciale

Uitleendienst


Aankoop

verbruiksgoederen

€ 5 572,00 € 28 000,00 € 21 875,00 € 30 000,00

Kosten van werking en

uitrusting

€ 1 000,00 € 2 000,00 € 0,00 € 0,00

Andere technische kosten € 2 900,00 € 1 000,00 € 1 000,00 € 0,00


derden

€ 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00

Administratieve prestaties

van derden

€ 1 000,00 € 1 000,00 € 1 000,00 € 1 000,00

Onderhoudscontract

machines

€ 0,00 € 500,00 € 0,00 €0,00

Onderhoudscontract

informatica

€ 2 000,00 € 2 500,00 € 2 500,00 € 9 200,00

Aankoop apparatuur € 104 590,00 € 50 000,00 € 50 000,00 € 40 000,00

Aankoop informatica

hardware

€ 0,00 € 7 000,00 € 15 000,00 € 0,00

Aankoop software € 60 000,00


investeringen

€ 124 390,00 € 95 000,00 € 94 375,00 € 143 200,00

Diverse opbrengsten € 34 000,00 € 25 000,00 € 30 000,00 € 25 000,00


Reële cijfers Provinciale

Uitleendienst

Rekening 2011 Rekening

2012

Rekening

2013

Rekening

2014

Aankoop

verbruiksgoederen

€ 4 381,36 € 26 551,45 € 22 673,65 € 26 597,46

Kosten van werking en

uitrusting

€ 835,91 € 65,94 € 0,00 € 0,00

26

Andere technische kosten € 2 571,39 € 0,00 € 641,00 € 0,00


derden

€ 204,59 € 2 245,36 € 779,87 € 1 543,02

Administratieve prestaties

van derden

€ 212,25 € 881,66 € 0,00 € 0,00

Onderhoudscontract

machines

€ 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

Onderhoudscontract

informatica

€ 1 917,92 € 1 984,73 € 2 078,42 € 2 126,05

Aankoop apparatuur € 102 268,33 € 43 151,49 € 48 756,95 € 39 373,98

Aankoop informatica

hardware

€ 0,00 € 6 487,40 € 14 737,14 € 0,00

Aankoop software € 0,00


investeringen

€ 124 390,00 € 81 368,03 € 88 895,87 € 69 640,51

Diverse opbrengsten € 34 000,00 € 24 846,04 € 29 996,17 37 403,77

Totaal ontvangsten € 34 000,00 € 24 846,04 € 29 996,17 37 403,77

Toelichting:

In 2014 werd de prospectie voor de nieuwe software afgerond en werd het bestek gelanceerd.

Omwille van technische problemen werd de uitrol in 2014 echter niet gerealiseerd. De rekening ligt

dan ook lager dan in 2013. De inkomsten daarentegen stegen gevoelig en dit omwille van een stijging

van het aantal uitleningen met 16 %.

27

Hospitality – Onthaaldienst

Budgetcijfers

Onthaaldienst


Conciërge/veiligheid € 1000,00 € 1 000,00 € 1000,00 € 5 500,00

Protocollaire ontvangsten € 107 485,84 € 77 325,00 € 77 500,00 € 53 700,00

Aankoop interactieve

borden

€ 0,00 € 40 000,00 € 0,00 € 0,00

Vergaderzalen/faciliteiten € 8 841,20 € 8 575,00 € 10 500,00 € 10 372,81

Onthaaldienst € 26 287,50 € 26 400,00 € 25 500,00 € 19 975,00

Totaal € 7 900,00 € 153 300,00 € 114 500,00 € 89 547,81

Reële cijfers Onthaaldienst Rekening 2011 Rekening 2012 Rekening 2013 Rekening 2014

Conciërge/veiligheid € 45,00 € 1 000,00 € 902,09 € 3 489,25

Protocollaire ontvangsten € 85 836,20 € 53 038,36 € 36 758,94 € 23 428,15

Aankoop interactieve

borden

€ 0,00 € 33 589,00

Vergaderzalen/faciliteiten € 3 523,62 € 5 307,30 € 1 747,54 € 4 786,05

Onthaaldienst € 20 404,95 € 19 940,55 € 19 896,77 € 18 882,27

Totaal € 109 809,77 € 112 875,20 € 59 305,34 € 50 585,72

28

Toelichting

Het budget voor protocollaire ontvangsten daalde met 25% terwijl het overige budget ongeveer status

quo bleven.

In 2014 werden 21 protocollaire ontvangsten georganiseerd.

Aantal bezoekers voor de vergaderruimten

In de vergaderruimten werden volgende aantallen bezoekers genoteerd:

A-blok: 23.547 bezoekers

F-blok: 39.142 bezoekers

Algemeen totaal: 62.689 bezoekers

Gemiddelde per maand: 5.224 bezoekers

Het aantal activiteiten in de F-blok nam iets af en in de A-blok steeg het aantal lichtjes. Het aantal

deelnemers daalde van 82.259 naar 62.689 bezoekers.

Op 23 juni 2014 werd een ontruimingsoefening georganiseerd voor het Provinciehuis. Uit de debriefing

trekken we telkens lessen voor de verdere verbetering van de ontruimingsoefeningen. Dit dossier

wordt gerealiseerd in overleg tussen de afdeling Hospitality, de afdeling Real Estate / Gebouwen en de

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDBP).

29

Zalenbeheer en reserveringen

Een algemeen beeld van de reserveringen met behulp van enkele cijfers

230

16

96

30

151

228

183

22

191

267

310

0 50 100 150 200 250 300 350

Voerenzaal

Maaszaal

Kempenzaal 2

Kempenzaal 1 + 2

Kempenzaal 1

Herkzaal

Haspengouwzaal 2

Haspengouwzaal 1 + 2

Haspengouwzaal 1

Dommelzaal

Demerzaal

Reserveringen A-blok

vergaderzaal

168 66

271 397

13 50

232 205

19 177

23 5

244 304

8 99

57 95

0 100 200 300 400 500

Vlaanderenzaal

Vergaderzaal gouverneur

Salon gouverneur

Raadzaal

Land van Loonzaal

Kantoor van de provinciegriffier

Europazaal

Erehal

Deputatiezaal

Reserveringen F-blok

aantal reserveringen

30

Hospitality - Intern Beheer

Budgetcijfers Intern Beheer

127.01.40


Wagenparkbeheer € 211 525,00 € 242 325,00 € 267 825,00 € 220 200,00

Verhuizingen € 23 250,00 € 44 950,00 € 44 950,00 € 28 500,00

Afvalbeheer € 17 950,00 € 23 000,00 € 26 000,00 € 16 750,00

Stockbeheer € 43 750,00 € 66 250,00 € 65 250,00 € 77 750,00

TOTAAL Gewone dienst € 296 475,00 € 376 525,00 € 404 025,00 € 343 200,00


Verhuizingen – aankoop

meubels

€ 279 384,00 € 228 500,00 € 220 000,00 € 73 400,00

Stockbeheer € 55 000,00 € 31 500,00 € 19 500,00 € 19 500,00

Totaal Buitengewone

dienst

€ 420 184,00 € 388 310,00 € 314 500,00 € 127 900,00

Reële cijfers Intern Beheer

127.01.40



Verhuizingen € 9 506,00 € 21 808,00 € 45 815,47 € 21 465,26

Afvalbeheer € 12 750,00 € 16 952,00 € 18 230,00 € 15 423,79

Stockbeheer € 32 375,00 € 39 285,00 € 64 063,74 € 74 248,00

TOTAAL Gewone dienst € 249 169,00 € 308 288,00 € 380 446,42 € 328 853,70

Wagenparkbeheer € 25 634,26 € 31 395,67 € 5 500,00 € 0,00

Verhuizingen – aankoop

meubels

€ 110 819,35 € 67 313,59 € 96 178,53 € 16 461,11

Stockbeheer € 35 090,00 € 2 964,50 € 8 512,35 € 0,00

Totaal Buitengewone

dienst

€ 171 543,61 € 101 673,76 € 110 190,88 € 16 461,11

31

Toelichting

De werkingskosten van de dienst dalen in 2014 met 13,6% omwille van:

- een vermindering van het brandstofverbruik en leasekosten n.a.v. de aanschaf van zuiniger

dienstwagens

- geen grote verhuizingen tijdens het afgelopen jaar

- een milieubewuste beheersing van de afvalstromen.

De investeringsbudgetten worden slechts aangevoerd i.f.v. noodzakelijk evoluties tijdens het werkjaar

(o.a. verhuizingen en inrichting van kantoren ingevolge reorganisaties, onverwachte en noodzakelijk

vervangingen van dienstwagens, enz….)

32

Real Estate – Administratie / Vastgoedbeheer

Budgetcijfers

Administratie –

Vastgoedbeheer


Onroerende voorheffing en

watering – werkingskosten

€ 31 460,00 € 176 932,00 € 293 079,25 € 176 250.00

Totale werkingskosten € 31 460,00 € 176 932,00 € 293 079,25 € 176 250,00

Onroerende voorheffing –

ontvangsten

mortuariuminteresten

€ 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00


terugbetaling/terugvordering

€ 0,00 € 0,00 € 137 079,25 € 0,00


ontvangsten

€ 0,00 € 0,00 € 137 079,25 € 0,00

Verzekeringen – algemeen € 180 000,00 € 165 000,00 € 120 000,00 € 120 000,00

Verzekeringen – roerende

goederen

€ 65 000,00 € 65 000,00 € 30 000,00 € 35 000,00

Verzekeringen – onroerende

goederen (brand)

€ 240 000,00 € 240 000,00 € 150 000,00 190 000,00€

Verzekeringen – voertuigen € 87 850,00 € 62 000,00 € 45 000,00 € 50 000,00

Verzekeringen –

arbeidsongevallen

€ 320 000,00 € 320 000,00 € 200 000,00 € 240 000,00

Verzekeringen – schadegevallen € 49 580,00 € 50 000,00 € 25 000,00 € 30 000,00

Verzekeringen –

werkingskosten

€ 942 430,00 € 902 000,00 € 570 000,00 € 665 000,00

Verzekeringen –

schadevergoedingen

€ 37 000,00 € 35 000,00 € 35 000,00 € 27 000,00

Verzekeringen –

premieteruggaven (cn’s)

€ 2 000,00 € 2 000,00 € 2 000,00 € 1 300,00

Verzekeringen – ontvangsten € 59 000,00 € 47 000,00 € 37 000,00 € 28 300,00

Concessies Provinciehuis € 177 000,00 € 177 000,00 € 100 000,00 € 105 000,00

33

gebouw H

Provinciedomein

Nieuwenhoven – concessie

€ 33 150,00 € 33 700,00 € 33 700,00 € 35 500,00

Provinciedomein

Nieuwenhoven –

terugvordering OV

€ 900,00 € 900,00 € 900,00 € 900,00

Provinciedomein

Nieuwenhoven –

terugvordering huur gastank

€ 80,00 € 80,00 € 80,00 € 0,00

Provinciedomein Dommelhof –

concessie

€ 180 000,00 € 180 000,00 € 180 000,00 € 194 000,00

Provinciaal Gallo-Romeins

Museum – concessie

€ 18 000,00 € 18 600,00 € 18 600,00 € 19 500,00


Museum – terugvordering OV

€ 0,00 € 0,00 € 0,00 € 5 100,00

Provinciedomein Rullingen –

concessie

€ 62 000,00 € 64 100,00 € 64 200,00 € 67 000,00


terugvordering OV

€ 5 000,00 € 5 200,00 € 5 200,00 € 5 300,00

Contractbeheer – ontvangsten € 476 050,00 € 479 580,00 € 402 680,00 € 432 300,00

Vlaamse Gemeenschap –

werkingskosten

€ 190 000,00 € 190 000,00 € 140 000,00 € 190 000,00

Federale Overheid € 0,00 € 0,00 € 50 000,00 € 0,00

Contractbeheer – Overige

ontvangsten

€ 190 000,00 € 331 932,00 € 190 000,00 € 190 000,00

34

Reële cijfers

Administratie –

Vastgoedbeheer


Onroerende voorheffing en

watering – werkingskosten

€ 22 312,28 € 176 252,89 € 284 072,31 € 62 106,18

Totale werkingskosten € 22 312,28 € 176 252,89 € 284 072,31 € 62 106,18


ontvangsten

mortuariuminteresten

€ 0,00 € 0,00 € 2 631,65 € 0,00


terugbetaling/terugvordering

€ 0,00 € 0,00 € 385 320,84 € 30 084,37


ontvangsten

€ 0,00 € 0,00 € 387 952,49 € 30 084,37

Verzekeringen – algemeen BA € 125 635,52 € 102 884,60 € 108 111,40 € 115 243,57

Verzekeringen – roerende

goederen AR

€ 53 928,47 € 29 682,04 € 24 914,94 € 30 440,07

Verzekeringen – onroerende

goederen (brand)

€ 234 983,46 € 190 888,41 € 147 577,76 € 153 107,14

Verzekeringen – voertuigen € 45 507,53 € 42 715,25 € 42 796,82 € 43 403,23

Verzekeringen –

arbeidsongevallen

€ 264 533,67 € 230 868,52 € 179 636,89 € 202 268,95

Verzekeringen – schadegevallen € 13 578,36 € 29 429,92 € 14 530,13 € 8 679,49

Verzekeringen –

werkingskosten

€ 738 167,01 € 626 468,74 € 517 567,94 € 553 142,45

Verzekeringen –

schadevergoedingen

€ 18 662,91 € 48 168,84 € 36 095,86 € 5 954,86

Verzekeringen –

premieteruggaven (cn’s)

€ 13 555,63 € 1 329,58 € 2 740,05 € 2 251,23

Verzekeringen – ontvangsten € 32 218,54 € 49 498,42 € 38 825,91 € 8 206,09

Concessies Provinciehuis

gebouw H

€ 0,00 € 235 579,22 € 178 325,40 € 143 707,62

35

Provinciedomein

Nieuwenhoven – concessie

€ 33 577,63 € 34 791,23 € 35 360,44 € 35 771,15

Provinciedomein

Nieuwenhoven –

terugvordering OV

€ 885,59 € 917,32 € 942,97 € 953,42

Provinciedomein

Nieuwenhoven –

terugvordering huur gastank

€ 68,97 € 68,97 € 68,97

Provinciedomein Dommelhof –

concessie

€ 186 210,51 € 191 268,35 € 195 134,95 € 196 931,36


Museum – concessie

€ 18 588,36 € 19 236,48 € 19 664,76 € 19 855,56


Museum – terugvordering OV

€ 0,00 € 14 891,42 € 5 259,87 € 5 318,45


concessie

€ 63 369,08 € 65 433,76 € 66 555,24 € 5 564,68


terugvordering OV

€ 5 099,85 € 5 280,45 € 5 429,13 € 3 038,78

Contractbeheer – ontvangsten € 307 731,02 € 567 398,23 € 506 741,73 € 411 209,99

Vlaamse Gemeenschap –

werkingskosten

€ 251 993,05 € 195 056,48 € 177 471,08 € 361 476,20

Federale Overheid € 0,00 € 50 000,00 € 50 000,00 € 0,00

Diverse (Bonnefanten, …) € 25 500,00 € 49 750,00 € 9 750,00 € 0,00

Contractbeheer – Overige

ontvangsten

€ 277 493,05 € 294 806,48 € 237 221,08 € 361 476,20

36

Toelichting:

Onroerende voorheffing

De onroerende voorheffing is in 2014 gedaald omwille van nieuwe vrijstellingen van o.m. de

gebouwen van de Kunstlaan 20 en Craenevenne.

Verzekeringen

De verhoogde verzekeringskosten hebben te maken met de stijging van de loonkosten welke als

basis dienen voor de berekening van de premies voor zowel de algemene polis, als de polis van de

burgerlijke aansprakelijkheid, als de brandpolis.

Er waren ook merkelijk minder schadegevallen, waardoor de uitgaven daar ook gedaald zijn.

Contactbeheer

De stijging van deze inkomsten zijn vooral te wijten aan de bijkomende inkomsten van de H-blok

vanwege de ingebruikname van extra kantoorruimte door CEGEKA.

37

Real Estate – Onderhoud Gebouwen

Budgetcijfers

Onderhoud Gebouwen


Gebouwenbeheersysteem € 11 000,00 € 12 000,00 € 25 000,00 € 32.500,00

Telecommunicatie € 288 500,00 € 302 500,00 € 275 000,00 € 173 000,00

Preventief en correctief onderhoud € 1 214 50,00 € 1 680 000,00

€ 1 618 230,00

€ 2 083 000,00

Administratie energie € 1 253 000,00 € 1 223 000,00 € 1 428 000,00 € 1 119 950,00

Totale werkingskosten € 2 767 000,00 € 3 217 500,00 € 3 346 230,00 € 2 288 500,00

Correctief onderhoud – ontvangst

scholen

€ 117 800,00 € 113 230,00 € 0,00 € 0,00

Totaal ontvangsten € 117 800,00 € 113 230,00 € 0,00 0,00

Reële cijfers

Onderhoud Gebouwen

Rekening 2011 Rekening 2012 Rekening 2013 Rekening 2014

Gebouwenbeheersysteem € 382,20 € 397,20 € 24 229,64 € 24 229,65

Telecommunicatie € 230 581,07 € 218 111,09 € 231 867,69 € 144 844,49

Preventief en correctief onderhoud € 661 159,10 € 945 557,59 € 1 071 780,32 € 1 545 629,23

Administratie energie € 1 254 219,00 € 1 314 738,89 € 1 409 384,99 € 777 083,72

Totale werkingskosten € 2 146 341,37 € 2 479 804,77 €2 737 262,94 € 2 491 787,09

Correctief onderhoud – ontvangst

scholen

€ 116 289,38 € 157,29 € 0,00 € 0,00

Totaal ontvangsten € 116 289,38 € 157,29 € 0,00 € 0,00

38

Toelichting:

Om van alle provinciale instellingen het beheer en onderhoud, incl. energie en telecommunicatie, in

goede banen te leiden, is een jaarbudget voorzien van € 3 408 450,00.

Budget nutsvoorzieningen

Budgettair is € 1 119 950,00 van het totale budget ter beschikking gesteld voor de nutsvoorzieningen

(elektriciteit, water, gas en stookolie) van alle provinciale gebouwen.

De effectieve totale kost van 2014 komt neer op € 777 083,72. Dit is de totale uitgave van 2014

gerelateerd aan de nutsvoorzieningen van alle provinciale gebouwen, uitgezonderd de scholen.

39

Kerncijfers Bouwbureau

2011 2012 2013 2014

Budget € 42 627 855,65 € 61 549 376,13 € 57 362 982,52 € 9 315 529,00

Vastleggingen € 9 206 108,46 € 15 706 877,28 € 13 457 964,98 € 6 774 994,84

Gebouwen 119 verspreid over 25 sites

119 verspreid over 25 sites



Toelichting

Het aantal gebouwen bleef vrijwel gelijk. Eén van onze sites (Rullingen) werd verkocht terwijl Flanders'

Bike Valley de lijst kwam vervoegen.

Met de start van de meerjarenplanning is er meer duidelijkheid en transparantie gekomen in de uit te

voeren werken van Bouwbureau en ESCO5. De vastleggingen stegen tot 73%, beter dan de voorgaande

jaren, maar duidelijk nog voor verbetering vatbaar.

Belangrijke dossiers waar de verschillen tussen budget en vastleggingen groot zijn:

Z33 en Ambiorix, waar ruim 500 000 (5,4%) van het budget, voorzien voor de ontwerpers,

nog niet werd vastgelegd;

de school van Bilzen waar, hoewel de school klaar is, nog zo'n 1 550 000 (16,6%) moet

worden betaald aan de gemeente die de oorspronkelijke bouwheer was.

Goed nieuws is het feit dat het ESCO5-project op kruissnelheid kwam. In 2014 werden een 10-tal

projecten gerealiseerd. Dit heeft gunstig gevolgen voor ons milieu en onze verwarmingsrekening. Met

beter geïsoleerde vernieuwde daken en nieuw buitenschrijnwerk met sterk verbeterde beglazing kreeg

ons gebouwenbestand tegelijkertijd een ernstige opwaardering.

40

41

ICT

Budgetcijfers Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Werking € 3 190 658,00 € 3 047 183,00 € 2 951 955,00 € 3 683 300,00

Investering € 5 464 884,00 € 5 409 700,00 € 3 562 479,00 € 2 227 500,00

Reële cijfers Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Werking € 2 064 658,00 € 2 273 565,00 € 2 593 509,00 € 2 778 483,53

Investering € 1 689 793,00 € 2 273 807,00 € 2 544 580,00 € 855 096,38

Toelichting financiële cijfers:

Er is in 2014 een audit uitgevoerd op de afdeling ICT. Deze zinvolle oefening heeft ook een hap uit de

tijdsbesteding genomen waardoor een aantal projecten niet zijn gerealiseerd in 2014. Door o.a. een

verschuiving in tijdsbesteding maar ook door het herdefiniëren van de scope van een aantal

projecten, zijn deze ofwel doorgeschoven naar 2015 (o.a. project “virtualisatie van het serverpark)

ofwel verlaagd in kostprijs (verdere standaardisering softwarepakketten).

Over de realisatiegraad van de werkingskosten is ook zeker het uitstellen van de uitvoering van het

herenakkoord i.v.m. de aansluiting van niet-PBS bibliotheken op het PBS in 2014 het vermelden

waard. Hiervoor was een specifiek werkingsbudget voorzien dat niet is aangewend.

Een greep uit de talrijke projecten die in 2014 gerealiseerd zijn: het verder uitbouwen van de Citrix-

omgeving, de vernieuwing van het kassasysteem in het PGRM, het opzetten van een centrale

beelddatabank, het implementeren van web etalage 2.0 voor de Limburgse bibliotheken en last but

not least de standaardisatie van provinciale kantoorwerkplekken op Windows 7 via Bits and Bytes.

42

Raamovereenkomsten CAD

NR Raamovereenkomsten 2011-2012-2013-2014 Provinciebestuur Limburg

Contractant Start datum Eind datum

Commentaar

1 Cleaning: Schoonmaak Cleaning Masters nv 01-01-2011 30-06-2015

2 Cleaning: reinigen van ramen, ruiten en koepels

Kose bvba 01-02-2011 01-01-2015

3 Telecommunicatie Belgacom nv 01-01-2013 31-12-2015

4 Telecommunicatie GSM Proximus nv 01-01-2011 31-01-2014

5 Onderhoud telefonie Provinciehuis Realdolmen nv 01-01-2013 31-12-2015

6 Groenonderhoud De Ploeg vzw 01-02-2011 31-01-2014

7 Waterautomaten Aquavital nv 13-10-2011 12-10-2016

8 Bewakingsopdrachten G4S nv 01-11-2011 30-04-2015 PROCLIM

9 Periodieken / tijdschriften (CAB) Story nv 01-01-2012 31-12-2014

10 Papier 2013-2014 Igepa nv 01-01-2013 31-12-2014 PROCLIM

11 Brandstoffen (stookolie) – 2013 Van Raek nv 01-01-2013 31-12-2013 PROCLIM

12 Afval Vangansewinkel nv 01-01-2012 31-12-2015

Afval Sita nv 01-01-2012 31-12-2015

13 Afval Bongaerts nv 01-01-2012 31-12-2015

14 Brandblussers BGS nv / Paraat nv 01-02-2012 31-01-2015 PROCLIM

15 Verzekeringen Ethias nv 01-07-2012 31-12-2015

16 Postorder / equipment Kaiser & Kraft nv 01-05-2012 30-04-2015 PROCLIM

17 Kopieermachines – MF Canon nv / Stulens nv 01-06-2012 31-05-2017 Pooling via prov O-VL

18 Repro – hoog volume toestellen Canon nv 01-12-2012 30-11-2017

19 Schilderwerken ASLV nv 15-10-2012 14-10-2015

20 Keuringen technische installaties BTV nv 01-01-2013 31-12-2017

21 Herstellingen “Elektriciteit” Hermans nv 01-04-2013 31-03-2016

22 Herstellingen / onderhoud hoogspanningscabines

Fabricom nv 01-04-2013 31-03-2016

23 Databekabeling (Provinciehuis) Fabricom nv 01-02-2013 31-01-2015 Pooling via Facilitair

Bedrijf (Vlaamse

Overheid)

24 Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg

Lampiris nv 30-06-2013 31-12-2015 PROCLIM

Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg

Luminus nv 30-06-2014 31-12-2016 PROCLIM

Energie (elektriciteit / gas) – alle openbare besturen Limburg

Electrabel nv 30-06-2015 31-12-2017 PROCLIM

25 ICT (PC’s, laptops, varia) Trius nv 15-06-2013 14-06-2016

ICT (schermen, varia) Dell nv 15-06-2013 14-06-2016

26 Koffie (+grondstoffen) / koffie-/waterautomaten

Autobar nv 01-06-2013 31-05-2017 Pooling via Provant

27 Leasing dienstvoertuigen Arval nv 01-05-2013 30-04-2017

28 Vleeswaren – centrale keuken Meco nv 01-07-2013 30-06-2015

43

29 Kantoorbenodigdheden Staples nv 01-10-2013 30-09-2017

30 Onderhoudscontract HVAC – alle provinciale instellingen

Deservis nv 01-11-2013 31-10-2017

31 Onderhoudscontract liften – alle provinciale instellingen

Schindler nv 01-10-2013 30-09-2018

32 Verzekering politiezones Limburg – aanstelling consultant

Van Breda nv 16-12-2013 31-12-2017

33 EDPB Mensura vzw 01-02-2014 31-01-2019

34 Brandstoffen (stookolie) – 2014/2015 Van Raek nv 01-01-2014 30-06-2015 PROCLIM

35 GSM – contract Proximus nv 23-01-2014 22-01-2017

36 Veiligheidscoördinator Structuur nv 31-01-2014 30-01-2017

37 Propaangas Practigas nv 01-10-2014 30-09-2018 PROCLIM

38 Schoonmaakproducten Boma nv 15-10-2014 14-10-2018 Pooling via PROVANT –

PROCLIM

39 Kantoormeubilair BMA nv 15-12-2014 14-12-2018 Pooling via Provincie Vl-

Brabant – PROCLIM

40 Verzekering politiezones Limburg Belfius nv 01-01-2015 31-12-2018 PROCLIM: alle

Limburgse politiezones

41 Verzekering politiezones Limburg Ethias nv 01-01-2015 31-12-2018 PROCLIM: alle

Limburgse politiezones

Toelichting:

Highlights 2014:

1. Raamovereenkomsten met sterk, recurrent financieel effect:

- levering van aardgas en elektriciteit (PROCLIM) voor alle provinciale instellingen levert een

(berekende, jaarlijkse ) besparing op van ca. € 732 000,00 (incl. btw). Voor de Limburgse openbare

besturen (steden, gemeenten, OCMW ’s politiezones, woonzorgvoorzieningen, eredienstinstellingen,

enzovoort) loopt deze besparing op tot € 7 132 350,00 (incl. btw) per jaar. Door de zachte

winterperiode 2013-2014 zal deze besparing wellicht nog hoger uitvallen.

Gerekend over de looptijd van deze raamovereenkomst (01/07/2013 – 31/12/2015) wordt er voor

alle deelnemende entiteiten (provinciebestuur + alle lokale besturen) een besparing verwacht van ca.

€ 19 662 000,00 (incl. btw).

- de uitgaven in kantoorbenodigdheden daalt aanzienlijk met bijna de helft (47,00%) oftewel een

jaarlijkse minderuitgave met ca.€ 64 000,00 (incl. btw).

44

- ook de minderuitgaven voor de verzekeringspolissen van het provinciebestuur levert jaarlijks een

bedrag van ca . € 271 000,00 op ( - 25%).

- de overheidsopdracht voor het collectief aanbesteden van de verzekeringsportefeuille van alle

Limburgse politiezones – via PROCLIM – werd eind 2014 succesvol afgerond: naast een jaarlijkse,

globale besparing van ca. €735 000,00 (incl. btw) – of ca. € 2 940 000,00 (incl. btw) over de volledige

looptijd van de nieuwe overeenkomsten – werden de polissen bovendien kwalitatief sterk verbeterd.

2. Opstart raamovereenkomsten PROCLIM (provinciale opdrachtencentrale) :

PROCLIM start in maart 2014 op en lanceert een reeks van facilitaire raamovereenkomsten die door

lokale openbare besturen in Limburg kunnen ‘geshared’ worden.

a) Operationeel in 2014 :

- Energie (aardgas & elektriciteit)

- Brandstoffen (gasolie/gasolie extra)

- Voertuigen

- Verzekeringen politiezones (stand-still)

- Propaangas (gegund)

- Bureaustoelen / kantoorstoelen

- Schoonmaakproducten/schoonmaakmaterialen.

b) Bestek op aanvraag (maatwerk) :

Buitenschoolse kinderopvang (leveren, implementeren van softwarepakket).

c) In ontwikkeling / gelanceerd in 2014:

- aankoop en levering van xerografisch papier (A4 / A3 - wit / gekleurd)

- dagelijkse en periodieke schoonmaak gebouwen - provincie Limburg

- periodiek reinigen van gevel- en glaspartijen (ramen, ruiten en koepels)

- bewakingsopdrachten

- brandblusmiddelen

- verhuurcentra voor machines, gereedschappen en materialen.

45

Scorecards CAD

Raamovereenkomsten

2011-2012-2013-2014

(prijzen incl. btw)

Opdrachtnemer Recurrente besparing

2014

Besparing

%

Schoonmaak Cleaning Masters nv -77 067,61 -10,63

Telecommunicatie acceslijnen Belgacom nv -11 713,46 -13,29

Telecommunicatie communicatie kost Belgacom nv -7 627,13 10,41

Telecommunicatie GSM Proximus nv -22 450,34 -20,03

Onderhoud telefonie Provinciehuis Realdolmen nv -22 878,16 -33,27

Ruitenkuis Kose bvba -45 721,30 -39,33

Groenonderhoud De Ploeg vzw -8 075,75 -29,66

Bewakingsopdrachten G4S nv -885,72 -16,27

Periodieken / tijdschriften (CAB) Story nv -27 459,85 -12,61

Brandstoffen (stookolie) – 2012 Van Raek nv -1 568,16 -0,68

Afval Diverse -12 659,88 -18,90

Brandblussers BGS nv / Paraat nv -4 068,15 -4,49

Verzekeringen Ethias nv -270 990,67 -25,12

Postorder / equipment Kaiser & Kraft - 6 972,00 -15,00

Papier Igepa nv -14 990,69 -21,97

Aardgas Luminus nv -44 604,22 -3,00

Energie (elektriciteit / gas) – alle provinciale instellingen

Luminus – Lampiris – Electrabel -732 331,98 -23,99

Brandstoffen (stookolie) – 2013 – 2014 Van Raek nv -2 283,32 -1,00

Vleeswaren – centrale keuken Meco nv -24 795,14 -28,62

Kantoorbenodigdheden Staples nv -63 629,97 -47,18

TOTAAL 2014 (incl. btw) -1 402 770,50 -17,52

TOTAAL 2013 (incl. btw) -948 879,86

TOTAAL 2012 (incl. btw) -381 976,83

TOTAAL 2011 (incl. btw) -191 195,28

Cumulatief 2011-2014 -2 924 822,47

Documents

Jaarverslag 2014 - Directie Facilitair Beheer