Jednodňový seminár PRINCE2, Princípy, Témy, Procesy

Stručný prehľad metodológie

PRINCE2®Jednodňový seminár

Organizovaný: INBOX SK s.r.o.

(v spolupráci s

AJS Management Slovakia

a CUPE ltd. UK)

www.prince-2.sk

[email protected]

Školiteľ: Branislav Gablas

Realizovanie: 23.4.2012, BratislavaPRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.

http://www.prince-2.sk/



Niečo o nás....alebo čo iní

neponúkajúNajširší výber kurzov PRINCE2®

Od ½ dňa do 5 dní, Akreditácia, e-Learning, diaľkové štúdium

Neinvestujeme do reklamy

Nepresviedčame drahou reklamou, ale odporúčaniami účastníkov

Teória overená praxouOkrem školení realizujeme aj vývoj aplikácií, IT a riadime projekty

Nepotrebujete vedieť anglickyŠkoliaca učebnica dvojjazyčná, slovensko-anglická

PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.

http://www.prince-2.sk/skolenie-a-skuska-v-slovencine.php

http://www.prince-2.sk/kurzy-skolenie-prince2/e-learning-skolenie-prince2-foundation-practitioner.php




http://www.prince-2.sk/kurzy-skolenie-prince2/manual-essence-ucebnica-kniha.php

Pre koho je určený seminár?Pre účastníkov projektu:

Team manažérov a členov teamov

Členov riadiaceho výboru projektov

Projektovej podpory a asistentov

Pre pracovníkov mimo projektu Senior manažérov a riaditeľov firiem

Pracovníkov personálnych a finančných odborov

Pre pracovníkov financujúcich agentúr SR a EÚ


Čo je to PRINCE2 ®

Pôvodná projektová metodológia vysoko

oceňovaná a odporúčaná na riadenie projektov

v celej Európskej Únii

PRojects IN Controlled Environment


Všetky typy Projektov

vo všetkých prostrediach

PRINCE(1989) : Vypracovaná z

PROMPT(II), používaná pre IT

projekty

PRINCE

1989 -

2009

Pravidelné

zdokonaľovanie metódy

Edition 1 1996

Edition 2 1998

Edition 3 2002

Edition 4 2005

Edition 5 2009

Čo je to PRINCE2 ® 2009Je postavená na edícii 2005. 7 Princípov projektového manažmentu PRINCE2

7 Tém

7 Procesov s aktivitami

3 Techniky vtelené do príslušných tém

26 Manažérskych produktov


ProjektPROJEKT je dočasná organizácia, ktorá je vytvorená za účelom

jedného alebo viacerých produktov podľa odsúhlaseného

zdôvodnenia projektu

Projektový manažmentProjektový manažment je plánovanie, delegovanie, monitorovanie

a riadenie všetkých aspektov a motivovanie všetkých

zúčastnených, s cieľom dosiahnutia projektových cieľov.

TailoringPrispôsobenie metodiky akémukoľvek projektu, akejkoľvek

projektovej kultúre, akémukoľvek rozsahu.


Výrazy na preklad

Business Case – zdôvodnenie projektu

Issue – problém (udalosť, otvorený bod)

Project Management Team – Projektový team

Organizácia – štruktúra proje teamu


Premenné PRINCE2


Čas

Rozsah

Prínos

Náklady

ÚSPECH

Riziko

Kvalita

Prečo je dobré riadiť projekty

metodológiou PRINCE2- Najrozšírenejšie v EU

- Jednotný jazyk dodávateľov a odberateľov

- Orientované na produkty

- ???

- ???


Princípy PRINCE2 Continued business justification

Pokračujúca opodstatnenosť projektu

Learn from experienceUčenie sa z predchádzajúcich skúseností

Defined roles and responsibilitiesDefinované úlohy a zodpovednosti

Manage by stages

Riadenie po etapách

Manage by exception

Riadenie s odsúhlasenými odchýlkami

Focus on products

Zameranie sa na produkt

Tailor to suit the project environment

Prispôsobenie projektovému prostrediu


Témy PRINCE2 Bussiness Case

Zdôvodnenie projektu

OrganizationOrganizácia

QualityKvalita

PlansPlány

RiskRiziko

ChangeZmena

ProgressPokrok


Business Case – Zdôvodnenie projektu„Zdôvodnenie projektu“ popisuje dôvod, pre ktorý sa má projekt realizovať, jeho náklady, riziká a očakávané prínosy.

Cieľom tejto témy je vytvorenie mechanizmu, ktorý posudzuje, či je projekt naďalej želateľný, životaschopný a dosiahnuteľný, a či teda sú dôvody na ďalšie investície.

Obsahuje – dôvody, prínosy, náklady, možnosti pre organizáciu, investície, riziká,

nevýhody, harmonogram

Výsledok projektu:- výsledok projektu

- výstup projektu

- prínos projektu


OrganizáciaTéma organizácie definuje a vytvára projektové štruktúry, podriadenosti a zodpovednosti.

Projekt je dočasná organizácia....

Vytvorenie efektívnej štruktúry tímu projektového manažmentu a komunikačnej stratégie na začiatku projektu a jej udržiavanie počas celej životnosti projektu sú podstatnými elementami úspechu projektu.

Niektoré úlohy je možné spájať a kombinovať

4 úrovne projektového manažmentu



KvalitaKvalita je vo všeobecnosti definovaná ako súhrn vlastností a vlastných alebo pridelených charakteristík produktu, osoby, procesu, služby a/alebo systému, ktorý má schopnosť naplniť potreby, požiadavky alebo špecifikáciu.

Manažment kvality je definovaný ako koordinované aktivity na kontrolu a riadenie organizácie s ohľadom na kvalitu.

Plánovanie kvality sa týka definovania produktu požadovaného projektom so zodpovedajúcimi kritériami kvality a metódami kvality.

Príklady kvalitatívnych parametrov – hmotnosť, farba, výdrž batérie...


KvalitaStratégia riadenia kvality-Špecifické štandardy, techniky a zodpovednosti

Register kvality

ID kvality, produkt, metóda, tvorca, posudzovateľ, schvaľovateľ

Metódy kvality-In proces – počas vývoja, zabudovaná kvalita

-Konečné posúdenie – testovanie, inšpekcia

Zabezpečenie kvality – podnik (ISO)


Technika posudzovania kvalityRolyPredesa, Predkladateľ, Posudzovateľ, Schvaľovateľ, Admin

Pred posudzovaním kvalityOdovzdanie produktu/dokumentácie

Posudzovatelia pripravia otázky

Stretnutie k posúdeniu kvalityPredstavenie produktu, diskusia

Výsledok posúdenia kvaity (ukončený/podmienečne/neukončený)

Následné aktivityPRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd.

PlányPlánovanie je činnosť alebo proces vytvárania a dodržiavania plánu.

Plán - dokument popisujúci ako a kým bude dosiahnutý cieľ alebo sada cieľov.

Cieľom môže byť produkt, časový harmonogram, náklady, kvalita a prínosy

Úrovne plánov:

korporátne/programové

projektové

plány etapy

plány výnimky

plány teamov


Produktovo orientované

plánovanie-Produkt projektu

-Hierarchická dekompozícia produktov

-Produkt

-Odhady

-Diagram toku produktov


Popis produktuIdentifikátor: ID z riadenia konfigurácií

Názov: Názov produktu

Účel: Na čo slúži?

Zloženie: Z čoho je vyrobený?

Pôvod: Odkiaľ sú materiály?

Formát & Aký má vzhľad a dojem?

prezentácia:

Vývojové zručnosti: Zručnosti potrebné na výrobu

Kritériá kvality: Merateľné – identifikuje “hotové”

Tolerancia kvality: Projateľné rozsahy kvality

Metóda kvality: Ako kontrolovať? Napr. posúdenie kvality

Zručnosti kontroly kvality: zručnosti alebo ľudia potrební na testy

Zodpovednosť za kvalitu: výrobca, posudzovateľ a schvaľovateľ


Riziká

Riziko je neistá udalosť alebo sled neistých udalostí, ktoré keď sa vyskytnú, tak budú mať efekt na dosiahnutie cieľov.

Manažment rizík:

- identifikovať

- vyhodnotiť

- Plánovať

- realizovať

Príčina rizika

Riziková udalosť

Vplyv rizika


Cyklus riadenia rizík


Stratégia riadenia rizík

Cieľom je identifikovať, vyhodnotiť a kontrolovať akúkoľvek

potencionálnu a schválenú zmenu oproti pôvodným plánom.

Stupnice - pre pravdepodobnosť a dopad

Blízkosť – v čase

Kategórie – ak sa použijú

Odpovede – ohrozenie a príležitosť

Indikátory včasného upozornenia

Tolerancie rizík

Rozpočet na riziká


Odpovede na riziká

Odpovede na hrozby-vyhnúť sa – zmeniť alebo preplánovať

-zredukovať – pravdepodobnosť alebo dopad

-preniesť – finančnú zodpovednosť

-záložný plán – ak sa riziko objaví

-akceptovať – prijať riziko

-zdieľať – s partnerom

Odpovede na príležitosti-zvýšiť – pravdepodobnosť alebo dopad

-využiť – chopiť sa príležitosti

-zdieľať – bonusy

-odmietnuť - neprijať


Zmena

Cieľom je identifikovať, vyhodnotiť a kontrolovať akékoľvek potencionálne a schválenú zmeny oproti pôvodným plánom.

Konfiguračný manažment vs. Stratégia konfiguračného manažmentu

Register problémov (udalostí):

- Požiadavka na zmenu

- Off specification (akceptovanie iného, než bolo definované)

- Concession

- Problem/concern – akákoľvek iná udalosť, ktorú musí projektový manažér eskalovať riadiacemu výboru

Autorita pre zmenu, rozpočet pre zmenu


Stratégia riadenia konfigurácií

Konfigurácia (verzia produktu) – pre všetky produkty uvedené do základne (baseline)

Obsah:

-Postup riadenia konfigurácií

-Postup riadenia problémov a zmien

-Stupnice – rebríček závažnosti problémov a zmien

Navrhovaná metrika – MoSCoW

Zodpovednosti – Autorita pre zmenu


Progress

Cieľom tejto témy je monitorovať a porovnávať aktuálnu situáciu oproti plánovanej.

Obsiahnuté v troch princípoch:

- manažovanie po etapách

- kontinuálne odôvodnenie projektu

- manažment projektov s výnimkami


6 úrovní tolerancií: -čas

-náklady

-rozsah

-riziká

-kvality

-Prínosy

Prideľovanie tolerancií vs. reportovanie

Výnimka (prekročenie tolerancie)

Keď projektový manažér predpokladá, že bude prekročená niektorá z tolerancií, predkladá správu o výnimke


Plán etapy Plán výnimkyDP

Plán výnimky

tolerancia

DP

správa o

výnimke

Procesy

Proces je štruktúrovaný set aktivít navrhnutých na to, aby splnil špecifický cieľ.

PRINCE2 definuje 7 procesov:

- Predprojektová príprava - Starting up a project (SU)

- Strategické riadenie projektu - Directing a project (DP)

- Iniciovanie projektu - Initiating a project (IP)

- Riadenie etapy - Controlling a stage (SC)

- Riadenie dodávky produktu - Managing Product delivery (MP)

- Riadenie hraníc etapy - Managing a Stage boundary (SB)

- Ukončenie projektu - Closing a project (CP)


Procesný model

PRINCE 2 je ochranná známka OGC a APM Group Ltd.

Predprojektová príprava

Účelom procesu Predprojektová príprava je uistiť sa pred iniciačnou etapou že máme všetky potrebné podklady a vieme odpovedať na otázku: máme životaschopný projekt, ktorý má cenu realizovať?

Aktivity:-vymenovanie Výkonného riaditeľa a Projektového manažéra

-získanie skúseností z minulých projektov

-navrhnutie projektového tímu

-pripravenie Rámcového zdôvodnenia projektu

-definovanie kritérií kvality a akceptačných kritérií používateľa

-výber prísupu k projektu a skompletizovanie Popisu projektu

-naplánovanie Iniciačnej etapy


Predprojektová príprava


Predprojektová príprava – projektový manažér

Zachytiť

predchádza-

júce

ponaučenia

Vybrať prístup k

projektu a zostaviť

popis projektuPripraviť

rámcové

zdôvodnenie

projektu

Naplánovať

iniciačnú

etapu

Navrhnúť a

vymenovať

riadiaci tím

projektu

Vymenovať

výkonného

riaditeľa &

projektového

manažéra

Denník ponaučení

Rámcové zdôvodnenie projektu

Popis produktu projektuPopis projektu

Denník

Strategické riadenie projektu

Účelom tohto procesu je umožniť riadiacemu výboru, aby mohol kontrolovať úspech projektu prostredníctvom kľúčových rozhodnutí a vykonávania celkovej kontroly, zatiaľ čo denno-denný manažment projektu je delegovaný na Projektového manažéra.

Aktivity:

- Autorizácia iniciačnej etapy

- Autorizácia projektu

- Autorizovanie plánu etapy alebo plánu výnimky

- Ad-Hoc riadenie

- Autorizovanie ukončenia projektu


Strategické riadenie projektu


Iniciácia projektu

Cieľom Iniciácie projektu je položiť dobré základy, aby sa

zrealizoval úspešný projekt.

Aktivity:

príprava stratégie riadenia rizík

príprava stratégie riadenia konfigurácií

príprava stratégie riadenia kvality

príprava stratégie riadenia komunikácie

vytvorenie kontrolných mechanizmov projektu

vytvorenie plánu projektu

spresnenie „Zdôvodnenia projektu“

skompletizovanie Projektovej Iniciačnej dokumentácie (PID)


Iniciácia projektu


Príprava stratégiíStratégia riadenia rizík

- Stupnice závažnosti, pravdepodobností a proximity

- Register rizík

Stratégia riadenie konfigurácií

-Stupnice zmien – MoScOW

-Záznam o konfiguračnej položke

-Register problémov

Stratégia riadenia kvality

-Register kvality

Stratégia riadenia komunikácie


Riadenie etapyÚlohou procesu riadenia etapy je prideliť prácu, ktorá

má byť urobená, monitorovať

práce, zaoberať sa problémami

a udalosťami, zdokumentovať

pokrok riadiacemu výboru, prijať

nápravné opatrenia a zabezpečiť,

že etapa sa nachádza v rámci

povolenej tolerancie.


Aktivity

Pracovné balíky:- Autorizovanie Pracovného balíka

- Revidovanie štatútu pracovného balíka

- Obdržanie kompletného pracovného balíka

Monitorovanie a správy:- Prehľad o situácii v etape (Review the stage status)

- Highlights report

Poblémy:- Zachytenie a preskúmanie udalostí a rizík

- Eskalovanie udalostí a rizík

- Vykonanie opravnej akcie


Aktivity

Pracovné balíky:- Autorizovanie Pracovného balíka

- Revidovanie štatútu pracovného balíka

- Obdržanie kompletného pracovného balíka

Monitorovanie a správy:- Prehľad o situácii v etape (Review the stage status)

- Highlights report

Poblémy:- Zachytenie a preskúmanie udalostí a rizík

- Eskalovanie udalostí a rizík

- Vykonanie opravnej akcie


Riadenie dodávky produktu

Účelom tohto procesu je kontrolovať spojenie medzi Projektovým

manažérom a manažérami tímov.

-práca pridelená teamom je odsúhlasená a autorizovaná

-manažéri tímov, členovia tímov a dodávatelia vedia presne, čo majú dodať

-plánované produkty sú dodané v rámci tolerancie

Vykonávané aktivity:

Odsúhlasenie pracovného balíka

Zrealizovanie pracovného balíka

Dodanie pracovného balíka


Riadenie dodávky produktu


Riadenie hraníc etapy

Účelom procesu Riadenie hraníc etapy je umožniť Riadiacemu

výboru, aby bol informovaný Projektovým manažérom o situácii v

prebiehajúcej etape, schválil plán ďalšej etapy, revidoval

aktualizovaný projektový plán a potvrdil „Continued bussiness

justification“ a akceptovateľnosť rizík.

Aktivity:

- Plánovanie ďalšej etapy

- Aktualizovanie projektového plánu

- Aktualizovanie Business case

- Zdokumentovanie konca etapy (End stage report)

- Vytvorenie Excemption plan


Riadenie hraníc etapy


Ukončenie projektu

Účelom procesu Ukončenia projektu je stanoviť fixný bod, pri ktorom bude prevzatý Project Product a potvrdiť, že ciele stanovené v PID boli dosiahnuté (alebo schválené).

Ciele:-Skontrolovať akceptovanie všetkých produktov

užívateľom

-Overiť, že podporná organizácia (host site) bude

schopná podporiť produkt, keď bude projekt

ukončený

-Preveriť správanie sa projektu oproti plánu

-Vyhodnotiť prínosy, ktoré boli dosiahnuté,

aktualizovať plány na dokončenie ostatných,

-Zabezpečiť, že všetky opatrenia sa zrealizovali

a že všetky otvorené problémy a riziká majú

naplánované akcie


Ukončenie projektu


Školenia PRINCE2- zhruba 1x mesačne

- trvanie 3 dni

Skúška

- 1 hodina (+15 minút administratíva)

- 75 otázok v teste

- 35 správnych odpovedí

- vyhodnotenie hneď po skúške

PRINCE2® je ochranná známka Cabinet Office a APM Group Ltd

Ďakujem za pozornosť

Branislav Gablas

www.prince-2.sk

[email protected]

Tel.: 0915 890 650






mailto:[email protected]




Documents

Jednodňový seminár PRINCE2, Princípy, Témy, Procesy