1 Zeitmanagement JGL 2007

Universität für Jugendarbeit, TettenbornJGL 2007

Zeitmanagement

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Dieser Beitrag ist ein Kompass zum Zeitmanagement in einer beschleunigten Zeit.

"Die Zeit ist ein zu kostbares Gut,

um verschwenderisch

damit umzugehen!"

Vorbemerkung

Wer wünscht nicht, Zeit zu sparen, um effizienter arbeiten zu können? Der Tag hat für viele zu wenig Stunden. Es gibt eine Fülle von Büchern und Kassetten mit unterschiedlichsten Ratschlägen zum Thema, wie wir kostbare Zeit sparen

können. Doch widersprechen sich die Tipps vielfach: In einem Buch steht, um Zeit zu sparen, sollten wir lernen, zwei bis drei Dinge gleichzeitig zu tun. Anderseits wird aber empfohlen: "Machen Sie immer nur eine Sache auf einmal und richtig!" Wie wollen Sie beispielsweise den Widerspruch zwischen den nachfolgenden Tipps auflösen?

"Ab und zu sollten Sie einfach mal ruhig dasitzen und nichts tun! Lassen Sie sich von Ihren Gedanken leiten!"

Anderseits: "Ihre Zeit ist eine kostbare Reserve. Verschwenden Sie sie nicht!"

Dann gibt es Tipps mit unzähligen Listen und Planern. "Sollten Sie auf bisher "nicht-verplante Zeit" stossen, dann suchen Sie sich eine Tätigkeit aus Ihrer "To-do Liste" aus und nehmen Sie sich vor, diese zu erledigen."

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Anderswo kann man lesen: "Erstellen Sie auch eine Liste mit den Dingen, die Sie nicht machen wollen."

Einige Zeitmanagement-Gurus arbeiten gerne mit Listen und Aktenordnern. Gemäss deren Rat müssten Sie dauernd Listen erstellen: z.B. was Sie auf die Reise mitnehmen sollen. Ordner wären anzulegen, für Steuerbelege oder Kreditkartenbezüge usw. Auch sollten Sie auf den Listen die Erholungspausen vermerken. Listen sind ferner erwünscht mit allem, was Sie nicht essen sollten. Aber Listen wären auch zu erstellen, wofür Sie nichts ausgeben sollten. Die Zeitmanagerexperten sind sich scheinbar gar nicht so recht bewusst, dass die unzähligen Akten- und Ablageaktionen damit selbst zu den grössten Zeitschluckern werden:

Ordner benutzen - Ordner zusammenstellen -Ordner beschriften - neue Ordner anlegen - Ordner systematisieren - Verzeichnisse neu systematisieren usw...

Autoren und Experten zum Thema Zeitmanagement sind sich jedenfalls nicht einig, wie Zeit gespart werden kann: Zeit zum Tagträumen zu haben; jedoch immer ein Notizbuch bereit zu halten, um alle Ideen aufschreiben zu können, die während des Nichtstuns einfallen? "Überlegen Sie, wie Sie einen 48 Stundentag haben können", heißt es einmal. Aber auch: "Mehr Stunden an einem Tag". Dann gibt es noch den schamlosen Titel: "Mehr Zeit für Sex. Eine Organisationshilfe für vielbeschäftigte Paare."

Viele Ratgeber verunsichern die Leser mit widersprüchlichen Tipps: Sollen wir nun ein schnelleres oder langsameres Leben führen? Heisst Zeit zu sparen, mehr erledigen zu können oder mehr freie Zeit zu bekommen? Sollen wir mehr tagträumen oder lieber mit dem Handy am Strand telefonieren? Sollen wir künftig mehr Zug fahren und dabei mit Lesen Zeit gewinnen oder sollen wir Auto fahren und Zeit sparen indem wir während der Fahrzeit eine Hörkassette einlegen? Fragen über Fragen. Beim Zeitmanagement kann es sicherlich nicht darum gehen, wie wir aus einer Stunde 65 Minuten herausholen können. "Zeit sparen" wird zwar meist mit "schnell","rasch" oder "praktisch" übersetzt. Könnte es aber nicht sein, dass "Zeit sparen" heisst:

Zeit übrig zu haben? Sich von einer unsinnigen Beschäftigung zu befreien?

Viele Zeitsparempfehlungen wollen angenehmen Zeitvertreib durch weniger angenehme Tätigkeiten ersetzen. Es gibt Leute die möchten eigentlich nur Zeit sparen, um nachher umsomehr leisten zu können. Wer freie Zeit haben will, müsste sich aber zuerst entschliessen, weniger zu tun. Oft ist aber genügend Zeit zur Verfügung und es liegt an uns zu entscheiden, wie wir die Zeit verbringen oder ausfüllen wollen.

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Zeit und Zeitmanagement

Versuchen Sie selbst einmal, jemandem zu erklären, was Zeit ist. Sie werden sehen, es ist nicht einfach! Ein Wörterbuch hat weniger Probleme mit einer Erklärung. Zeit ist danach einfach "der Ablauf des Geschehens", "das Nacheinander des Erlebens" "das

Aufeinanderfolge der Ereignisse". Einstein, der sich über die Zeit viele Gedanken gemacht hatte, konnte sich sich leisten zu sagen:

"Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest."

"Was aber ist die Zeit?" hatte schon Augustinus gefragt. Und gab auch gleich die Antwort:

"Wenn mich niemand fragt, so weiss ich es; will ich es jemandem erklären, so weiss ich es nicht."

Beim Zeitmanagement geht es darum, die wichtigsten Werkzeuge kennenzulernen, um die eigene Zeit optimal zu nutzen. Es geht darum,

zu lernen, die Zeit besser zu planen, zu wissen, wo im Alltag Prioritäten gesetzt werden müssen, zu erkennen wo

"Zeitfresser" liegen und wie sie gezielt eliminiert werden können, zu lernen, wie die Energiebilanz verbessert und der Arbeitsalltag optimiert werden

kann.

Zeitmanagement hat verschiedene Haupt - und Nebendisziplinen. In der Praxis steht aber für Zeitmanagement nur das Synonym Arbeitsmethodik, Uns geht es bei allen Empfehlungen um einen "ganzheitlichen" Ansatz und beschränken uns auf bewährte Hinweise und Erkenntnisse aus der Praxis für die Praxis. Es ist lohnenswert, sich ein bisschen Zeit zu nehmen um über die Zeit nachzudenken. Längerfristig führt das zu Zeitgewinn.

Unsere Einstellung beeinflusst das Zeitgefühl

Es gibt Menschen, die scheinen immer Zeit zu haben, andere leiden dauernd unter Zeitnot.

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Fragen zum Überlegen:

Wie ist Ihr Verhältnis zur Zeit? Wären Sie reich, wenn Zeit wirklich Geld wäre? Wieviel Zeit verschwenden Sie sinnlos?

Welches sind Ihre "Zeitfresser"? (Erstellen Sie eine Liste)

Vergleichen wir die verschiedensten Antworten, stellen wir fest:

Das Gefühl für Zeit ist subjektiv

Die persönliche Einstellung zur Zeit ist massgebend, wenn es darum geht, über Zeit zu philosophieren. Jede Stunde, die wir für eine Tätigkeit eingeplant haben, kann viel oder wenig sein. Wir kennen das Phänomen vom halb leeren oder halb vollen Glas Wasser: Haben wir das Gefühl, keine Zeit zu haben, so werden wir bestimmt nie genügend Zeit haben. Zudem beeinflusst der Zeitdruck unsere Wahrnehmung enorm. Sie haben bestimmt auch schon im Strassenverkehr festgestellt, dass scheinbar vor allem dann alle Ampeln auf rot stehen, wenn Sie es eilig haben. Unsere Wahrnehmung wurde durch Zeitdruck beeinflusst, obschon Sie wissen, dass die Ampeln wie gewönlich geschaltet waren. Wir kennen das Phänomen aus der Stresspsychologie:

In Stresssituationen konzentrieren wir uns in erster Linie auf die Hindernisse und belasten uns damit.

Erkenntnis: Unsere Zeitempfindung wird durch unsere Einstellung beeinflusst. Wir könnten die Zeitempfindung aber auch durch eine Einstellungsveränderung beeinflussen.

"Nein"- Sagen lernen

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Wir werden laufend mit Wünschen, Anfragen oder Erwartungen überhäuft. Uns fällt es schwer, "Nein" zu sagen. Beispielsweise:

Der Chef will von Ihnen kurz vor Feierabend noch eine Besprechung. Sie haben jedoch schon eine Verabredung. Jemand will Ihr funkelnagelneues Auto ausleihen, das Sie aber nicht hergeben möchten. Weshalb fehlt uns der Mut das "Nein" auszusprechen, obschon wir bei der Anfrage eindeutig "Nein" denken und "Nein" fühlen?

Das Nein kommt uns aus verschiedenen Gründen recht schwer über die Lippen:

weil wir anderen helfen möchten - "Helfersyndrom"; weil wir uns im Grunde genommen freuen, wenn wir unentbehrlich sind; weil wir niemanden verletzen oder vor den Kopf stossen möchten; weil wir Angst haben, nicht mehr geliebt zu werden; weil wir überrumpelt wurden.

Es kann aber auch unvorteilhaft sein, künftig alle Wünsche von Mitmenschen abzulehnen und immer nur auf die eigenen Vorteile bedacht zu sein. Auch wir sind immer wieder auf die Hilfsbereitschaft Anderer angewiesen. Der Partner, der von Ihnen einen Korb bekommen hat, kennt möglicherweise bereits den folgenden Zeitspartipp aus einem Zeitmanagement Büchlein:

"Begegnen Sie jemandem, der sofort Nein sagt, versuchen Sie nach Möglichkeit, das Gespräch zu beenden und gehen Sie weg. Eine Person, die von vornherein mit Nein antwortet, ist die grösste Zeitverschwendung überhaupt!"

Es geht deshalb beim Nein-Sagen lediglich um das richtige Mass. Wir sollten daher nie JA sagen, wenn wir Nein meinen.

Fragen zum Überlegen:Prüfen Sie, ob Sie nicht oft Verpflichtungen übernehmen, obschon Sie zu wenig Zeit dafür haben. Wenn Sie sich öfters ausgenutzt fühlen und ständig zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, währenddem sich andere immer drücken, fragen Sie sich:

Warum zögere ich mit dem Nein? Weshalb fällt es mir so schwer, Nein zu sagen?

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Wann habe ich zuletzt nachgegeben, jedoch Nein gedacht? (Den Fall nun einem Partner konkret erzählen, beschreiben oder wenigstens für sich notieren).

Welche Vorteile brächte mir das Nein sagen?

Will Ihnen wieder einmal ein Mitmensch eine Aufgabe aufhalsen, sollten Sie überlegen: Bin ich der richtige Ansprechpartner oder sucht der andere nur den bequemeren Weg? Ist die angebotene Aufgabe überhaupt interessant? Lenkt mich die neue Aufgabe von wichtigen Tätigkeiten ab?

So können Sie Nein sagen lernen:

Prüfen Sie den Wunsch oder das Anliegen! Wenn Sie das Begehren innerlich ablehnen, warten Sie nicht, sagen Sie sofort NEIN!

"Ich freue mich, dass Sie an mich gedacht haben, aber...." Fühlen Sie sich überrumpelt: Bitten Sie um Bedenkzeit! Müssen Sie sich sofort entscheiden, zählen Sie innerlich ruhig bis 10! (Denken,

Überlegen, Sachverhalt wiederholen, Pause. Dann: Nein. Begründen Sie kurz und sachlich die Ablehnung. (Keine Rechtfertigungen, keine

Ausreden, keine Notlügen). Empfehlen Sie eine Alternative (Namen vorschlagen).

Intelligent Nein sagen: "Nein, aber ich schlage vor: A oder B." "Könnte man nicht A und B verbinden?"

Erkenntnis: Das "Nein-Sagen" lernen ohne das Gegenüber zu verletzen, muss gründlich geübt werden. Es gibt gute Seminare, K+K hilft Ihnen gerne weiter. Das "freundlich Nein sagen lernen" ist für viele völlig neu. Freundlichkeit heisst nicht nachgeben. Wenn wir Grenzen setzen, so dürfen wir nie "um den heissen Brei" herum reden. Wir sollten jedoch Verständis für die Anliegen des Bittstellers zeigen - auch wenn wir nicht mit dem unterbreiteten Wunsch einverstanden sind. Nur weil eine Bitte berechtigt erscheint, brauchen wir diese noch lange nicht zu erfüllen. Ein klares, freundliches Nein wird in der Regel akzeptiert. Das Wörtchen "Nein" an der richtigen Stelle kann uns viel Zeit sparen. Beim Nein sagen gilt auch das "Harvard-Konzept". Hart in der Sache, aber freundlich im Ton.

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Prioritäten setzen

Wie bei jeder Vorbereitung zu Auftritten, Verhandlungen oder Sitzungen müssen wir bei allen Aufgaben oder Arbeiten zwischen Dringlichem und Wichtigem unterscheiden lernen. Dringlich sind Aufträge, die

termingebunden sind und termingerecht erledigt werden müssen. Wichtig sind Arbeiten, die ertragreich sind. Diese sind somit die wertvollen Aufgaben.

Fragen zum Überlegen:

Vor jeder Tätigkeit: Was ist wichtig? Nach welchem System ordne ich die Prioritäten? Wie könnte ich meinen Arbeitsplatz, meine Agenda ect. entsprechend

optimieren?

Erkenntnis: Drei Gefässe schaffen die nach Priorität geordnet sind:

hohe Priorität mittlere Priorität

niedrige Priorität

Zuerst werden die Aufgaben mit hoher Priorität angepackt, unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist, oder wieviel unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bei jedem Beitrag, vor jedem Anlass, vor jedem Arbeitstag sollte der wichtigste Punkt notiert werden oder

die Kernbotschaft

rot angezeichnet werden. Eine dringende laufende Aufgabe hat Vorrang selbst beim Drängen eines Auftraggebers. Ihre Aufgabe hat Priorität. Ziel ist die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche. Es gibt Werkzeuge, um gezielt Prioritäten setzen zu können:

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Das Eisenhower Prinzip ist die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Ist etwas dringend und eilig oder wichtig? Das Prinzip ist nach dem amerikanische General und Präsidenten der Vereinigten Staaten (1953-1961) Dwight D. Eisenhower benannt. In der Praxis orientiert sich ein Grossteil der Menschen bei den Tätigkeiten nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist. Eisenhower machte mit seinem Prinzip

bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.Wie funktioniert dieses Prinzip? Eisenhower unterschied vier Bereiche:

Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch eilig sind (Diese müssen sofort angepackt werden!)

Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind (Diese nehmen wir in die Zeitplanung auf!) Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind (Diese delegieren wir!) Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind (Diese gehören in den Papierkorb!)

Wichtigkeit

Zeitplan Selbst erledigen

Wegwerfen Delegieren

Dringlichkeit

Das Pareto-Prinzip: heisst auch die 80:20 Regel:

Mit 20 Prozent des Aufwands werden 80 Prozent der Ergebisse erreicht.

Mit den restlichen 80 Prozent des Aufwandsnur noch 20 Prozent der Ergebnisse.

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Die Alpen Methode nach Seiwert:

A Alle Aufgaben aufschreiben

L Länge zur Bewältigung schätzen

P Pufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel: nur 60% verplanen)

E Entscheide Prioritäten

N Nachkontrolle

Die ABC Analyse nach Seiwert teilt Aufgaben in drei Klassen und empfiehlt eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit:

A Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben 65 % Zeit Morgen

B Aufgaben = wichtige Aufgaben 20 % Zeit Nachmittag

C Aufgaben = weniger wichtige Aufgaben 15 % Zeit Nachmittag

Optimal:

A B C

Oft aber sieht es so aus:

A B C

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Befreien wir uns von allen Zeitfressern

Die Zeit können wir nicht managen, wenn wir uns nicht bewusst machen, welche Zeitverhinderer uns tagtäglich von wichtigen Tätigkeiten abhalten. Solange wir die Zeitdiebe nicht kennen, können wir gegen diese

Hindernisse auf dem Weg zur Zeitoptimierung nichts unternehmen.

Fragen zum Überlegen:

Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit? Was hindert Sie daran, die notwendige Zeit für diese Wünsche aufzubringen.

Störungen beseitigen

Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Grob könnte man zwischen inneren und ässeren Störungen unterscheiden. Beide können als Zeitblockierer wirken.

Innere Störungen

Störungen die Psychologisch bedingt sind

Störungen, die wir selbst verursachen

Unlust Übermüdung Ängste, Sorgen Schwatzhaftigkeit

Unordnung am eigenen Arbeitsplatz

Schlechte Zeiteinteilung

Langsamkeit, Weitschweifigkeit

Scheinarbeit Ungenügende

Fertigkeiten (z.B. am Computer)

Äußere Störungen

Störungen durch Personen Störungen durch Reize

Durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger. Telefonanrufe oder unangemeldete Besuche unterbrechen die Arbeit.

Auch Emails belasten zunehmend das Zeitbudget.

Auch normale soziale Kontakte können belasten, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen.

Schlecht klimatisierter Arbeitsraum Luftzug Rauch Unordnung Geräusche, Lärm, ungeliebter

"Musikteppich" Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel,

Lichtquellen) Sexuelle Reize (Bilder, Personen) Gerüche (Parfüm, Mundgeruch) Kleidung (die uns stört)

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Fragen zum Überlegen: Erst beantworten, nachdem gedanklich ein Arbeitstag rekapituliert worden ist.

Welche Störungen waren für Sie die schwerwiegendsten? (Liste erstellen) Unterscheiden Sie zwischen Hindernissen und Störungen:

o Verlangt beispielsweise ein Kunde einen neuen Verhandlungstermin, so ist dies ein Hindernis.

o Haben Sie Kopfschmerzen, so handelt es sich um ein Störung. o Führen Sie diese Liste über mehrere Tage als Strichprotokoll. (die

verlorene Zeit notieren!) Stellen Sie fest, wieviele Minuten Sie bei welchen Störungen verschwendet

haben Welche drei Störungen traten am häufigsten auf? Welche Gegenmassnahmen wären sinnvoll?

Erkenntnis: Auf dem Weg, Störungen gezielt zu beseitigen, ist die Bestandsaufnahme aller Störungen der beste und wichtigste Schritt. Nur durch das Offenlegen und Bewusstwerden aller Störfelder können wir die Situation verbessern. In der Praxis zeigt sich: Oft bringt allein schon diese detaillierte Bestandsaufnahme eine merkbare Entlastung.

Literaturhinweise

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Main Ückermann Dieter: "Nein sagen" ohne zu verletzen (CD) Intera, 2001