Julkiset hankinnat -opas yrityksille

YRITTÄJYYS KANTAA SUOMEA

Julkiset hankinnat

opas yrittäjälle

3. painos

JUlKISET hANKINNAT – OpAS YRITYKSIllE

Sisällysluettelo

Hyvä yrittäjä .................................................................................................................... 3

1 Kilpailuttamisvelvoitteen tarkoitus ja periaatteet ............................................................ 4

2 Hankinnan ja hankintayksikön määritelmä ..................................................................... 4

3 Miten yritys voi valmistautua tuleviin kilpailutuksiin? ..................................................... 5

4 Suunnitelmasta hankintaan – hankintaprosessin kuvaus ............................................... 6

5 Kynnysarvot määräävät käytettävän menettelyn ............................................................. 7

6 Eri hankintamenettelyt ja niiden pääasiallinen käyttö .................................................... 8

7 Ilmoitus hankinnasta aloittaa menettelyn ..................................................................... 11

8 Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö yksilöivät hankinnan ............................................... 12

9 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? ............................................................ 13

10 Tarjoajien arviointi ja tarjousten vertailu ..................................................................... 15

11 Päätös ja siitä tiedottaminen sekä hankintasopimus ................................................... 16

12 Muutoksenhaku hankintaviranomaisen päätökseen .................................................... 17

2


Hyvä yrittäjä, julkiset hankinnat lisäävät taloudellista merkittävyyttään jatkuvasti. Hankintojen kokonaisarvo on jo yli 22,5 miljardia euroa ja sen ennakoidaan kasvavan tulevaisuudessa vielä nykyisestäänkin. Kasvavat hankintavolyymit ja julkisen sektorin jatkuvasti kovenevat paineet oman tuottavuutensa lisäämisestä, ovat omiaan koventamaan kilpailua myös julkisten hankintojen markkinoilla.

Erityisesti kunnissa palveluiden markkinaehtoisuuden lisääminen on yksi tapa tehostaa palve-luiden tuotantoa ja parantaa niiden laatua. Siksi jokaisessa kunnassa on käytävä ennakkoluulotonta keskustelua yksityisistä palvelutuotantovaihtoehdoista. Palvelun tuottamistapa ei saa olla itseisarvo, vaan päämääränä tulee olla kuntalaisille tarjottavien palveluiden kustannustehokkuus ja korkealaa-tuisuus tuottajasta riippumatta. Tässä ”kisassa” yritykset pärjäävät varmasti.

Kansantalouden näkökulmasta ei ole ihan sama miten ja kenen toimesta tarjouskilpailuita voi-tetaan. Kotimaisten, myös pienempien ja paikallisten toimijoiden, menestymisedellytyksiä kilpailu-tuksissa pystytään merkittävästi parantamaan hienosäätämällä julkisia hankintamenettelyjä nykyis-tä paremmin markkinoiden toimivuuden ja monimuotoisuuden huomioivaan suuntaan. On ennen kaikkea ostajan etu, että kysyntäkokonaisuudet mahdollistavat aidon kilpailun ja mahdollisimman monen toimijan osallistumisen kilpailutuksiin.

Kohti toimivia markkinoita Pienet yritykset menestyvät tarjouskilpailuissa, jos ostoja ei tehdä liian suurina kokonaisuuksina. Mi-käli hankinnoissa pyritään yksisilmäisesti mittakaavaetuihin ja pudotetaan tietoisesti toimittajamää-rää, markkinat keskittyvät, vaihtoehdot vähenevät ja hinnat nousevat.

Jos vain suuret yritykset voivat osallistua palveluiden tuottamiseen, kunnan julkinen mono- poli korvautuu yksityisellä monopolilla. Laaja palveluiden tuottajakanta estää markkinoiden haitalli-sen keskittymisen. Toimivat markkinat ovat kaikkien etu; kunnan, veronmaksajien, palveluiden käyt-täjien ja niitä tuottavien yritysten. Hankintaosaaminen onkin ratkaiseva tekijä, että julkinen sektori pystyy vastaamaan markkinoiden toimivuudesta.

Tarjoajan näkökulmasta oleellista on ymmärtää hankintamenettelyn periaatteet ja niiden oi-keudellinen viitekehys. Tämä opas pyrkii tarjoamaan yrityksille tietoa hankintamenettelyyn osallistu-misen perusedellytyksistä sekä tarjoamaan tietoa esimerkiksi virheellisten hankintapäätösten muu-toksenhaun osalta.

Helsingissä 6.2.2012

Anssi Kujala varatoimitusjohtaja Suomen Yrittäjät ry

Sisällysluettelo

Hyvä yrittäjä .................................................................................................................... 3

1 Kilpailuttamisvelvoitteen tarkoitus ja periaatteet ............................................................ 4

2 Hankinnan ja hankintayksikön määritelmä ..................................................................... 4

3 Miten yritys voi valmistautua tuleviin kilpailutuksiin? ..................................................... 5

4 Suunnitelmasta hankintaan – hankintaprosessin kuvaus ............................................... 6

5 Kynnysarvot määräävät käytettävän menettelyn ............................................................. 7

6 Eri hankintamenettelyt ja niiden pääasiallinen käyttö .................................................... 8

7 Ilmoitus hankinnasta aloittaa menettelyn ..................................................................... 11

8 Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö yksilöivät hankinnan ............................................... 12

9 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? ............................................................ 13

10 Tarjoajien arviointi ja tarjousten vertailu ..................................................................... 15

11 Päätös ja siitä tiedottaminen sekä hankintasopimus ................................................... 16

12 Muutoksenhaku hankintaviranomaisen päätökseen .................................................... 17

3


1 Kilpailuttamisvelvoitteen tarkoitus ja periaatteet Hankintalain keskeisin velvoite hankintayksiköil-le on hankintojen kilpailuttaminen laissa esitetty-jen menettelytapojen mukaisesti. Kilpailuttamis-velvoitteen tavoitteena on tehostaa julkisten va-rojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhtei-söjen tasapuoliset mahdollisuudet osallistua tar-jouskilpailuihin. Laissa esitettyjen periaatteiden

mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteelli-suuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankinta-menettelyä koskevia periaatteita tulee noudattaa kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa.

2 Hankinnan ja hankintayksikön määritelmä Laki julkisista hankinnoista koskee kaikkia julki-sia organisaatioita ja niiden tekemiä hankintoja oman organisaation ulkopuolelta. Hankintayksi-köitä ovat valtio, kunnat ja kuntayhtymien viran-omaiset, kirkko, seurakunnat ja muut viranomai-set, valtion liikelaitokset ja julkisoikeudelliset lai-tokset. Laki koskee myös mitä tahansa hankin-taa, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on puolet tai enemmän. Tyypillisesti tällaisia ovat esimerkiksi rakennerahastovaroilla ja yritystuilla sekä arpajais- tai veikkausvoittovaroilla rahoitetut toiminnot. Myös yksityisen yrityksen hankinta, jo-hon saadaan julkista rahoitusta yli puolet, on kil-pailutettava hankintalain mukaisesti.

Hankintalakia ei sovelleta hankintaan, joka liit-tyy valtion turvallisuuteen, sotilaallisiin hankin-toihin tai eräisiin muihin poikkeuksellisiin han-kintoihin.

Kunnat ovat perustaneet kuntayhtymiä erilais-ten palvelujen tuottamiseen. Silloin kun kunta ostaa yhtymältä, jossa se on osakkaana, on kyse hankintayksikön sisäisestä ostosta, eikä hankin-taa tarvitse kilpailuttaa. Silloin, kun kunta ostaa yhtymältä, jossa se ei ole osakkaana tai toiselta kunnalta, on kyse ostosta ulkopuoliselta tuotta-jalta, ja hankinta tulee kilpailuttaa. Hankintayksi-kön ei tarvitse noudattaa hankintalakia, jos se te-kee hankinnan hankintalaissa määritellyltä han-

Laki koskee myös mitä tahansa hankintaa, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on puolet tai enemmän. Myös yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet, on kilpailutettava hankintalain mukaisesti.

4


kintayksikön sidosyksiköltä (In-house -hankinta). Sidosyksikön asemasta on annettu useita EY tuo-mioistuimen päätöksiä, joissa sen määrittelyä on täsmennetty.

Valtion hankintayksiköt voivat kilpailuttaa laissa tarkoitetut hankintansa itse tai ne voivat käyttää

valtion omistaman yhteishankintayksikön Hansel Oy:n kilpailuttamispalveluita. Kunnat ovat perus-taneet seudullisia hankintaorganisaatioita yhteis-tä kilpailuttamista varten. Yhteisen kilpailuttami-sen tavoitteena on saada suurostajan etuja sekä lisätä hankintaosaamista.

3 Miten yritys voi valmistautua tuleviin kilpailutuksiin? Yritysten kannattaa seurata aktiivisesti hankintail-moituksia. Hankintayksikkö voi myös järjestää tu-levista hankinnoista ennen hankintailmoituksen julkaisemista avoimia tiedotustilaisuuksia. Nämä tilaisuudet tarjoavat yritykselle hyvän mahdollisuu-den saada tietoa hankintayksikön tarpeista omien suunnitelmien taustaksi. Aktiivinen yritys voi myös selvittää, mitä tulevaisuuden suunnitelmia julki-sella sektorilla on ja miten niihin voisi parhaalla mahdollisella tavalla vastata.

Omien palvelujen tuotantotapojen ja tuoteva-likoiman esittely, vaikka tarjouskilpailua ei ole vie-lä järjestettykään, ei ole kiellettyä. Parhaimmillaan se antaa hankintayksikölle arvokasta tietoa mark-kinoiden tarjonnasta.

Pääosin hankintalaista riippumaton kuntien ja valtion palvelurakenteiden uudistuminen muut-taa julkisten hankintojen markkinoita. Hankinto-jen keskittäminen erikoistuneisiin hankintayksiköi-hin kasvattanee yksittäisten hankintojen keskiko-koa. Kehitys näyttää johtavan siihen, että julkisten hankintojen keskikoko kasvaa usein suuremmaksi kuin nykyisillä tuottajilla on mahdollista yksin tar-jota. Jatkossa yritysten onkin tarpeen etsiä yhteis-toimintamuotoja toisten yritysten kanssa tai so-pia alihankintasuhteista suurempien toimijoiden kanssa voidakseen osallistua tarjouskilpailuihin.

Yritysten kannattaa seurata aktiivisesti hankintailmoituksia. Aktiivinen yritys voi myös selvittää, mitä tulevaisuuden

suunnitelmia julkisella sektorilla on ja miten niihin voisi parhaalla mahdollisella tavalla vastata.

5


hankintapäätös ja -sopimus

» päätös hankinnasta » tarjoajien informointi » sopimuksen tekeminen » sopimusaikainen yhteistyö

mm. laadun varmistamiseksi

hankinnan valmistelu

» hankinnan tarvekartoitus » hankintamenettelyn

valinta » tarjouspyynnön laatiminen » hankintailmoituksen

julkaiseminen

Tarjousten käsittely

» tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen

» tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

» tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

» tarjousten vertailu

1 2 3

4 Suunnitelmasta hankintaan – hankintaprosessin kuvaus Hankintayksikkö aloittaa hankinnan valmistelun tarvekartoituksella ja hankittavan tuotteen tai pal-velun määrittämisellä. Samalla selvitetään, minkä-laisia vaatimuksia hankinnan kohteelle on asetet-tava. Hankinnan onnistumiseen vaikuttaa paljon se, kuinka hyvin hankintayksikkö tuntee markki-nat ja niillä olevan tarjonnan. Silloin kun hankin-tayksikkö tuntee tuottajat ja markkinat, se osaa laatia tarjouspyynnön sellaiseksi, että tarjoukset ovat hyviä ja perustuvat uusimpaan osaamiseen.

Määriteltyään hankinnan kohteen ja hankin-nan arvon, hankinta-yksikkö valitsee hankintame-nettelyn muodon. Osin sen valinta perustuu han-kinnan arvoon – yli vai alle EU-kynnysarvon – ja osin hankinnan luonteeseen – palvelu vai tavara.

Hankinnasta julkaistaan ilmoitus, joka sisältää tarjouspyynnön tai tiedon siitä, mistä varsinaisen tarjouspyynnön voi pyytää. Tarjoajien tulee jättää tarjouksensa ja kaikki pyydetyt liitteet ilmoitettuun määräaikaan mennessä.

Saatuaan tarjoukset hankintayksikkö tarkastaa ensin täyttävätkö tarjoajat niille tarjouspyynnössä annetut vaatimukset osaamisen, laatutason, toi-mituskyvyn tms. suhteen. Ne, jotka eivät edelly-tyksiä täytä, hylätään.

Tarjousten käsittely alkaa sillä, että niitä verra-taan tarjouspyyntöön. Tarjous, joka ei ole tarjous-pyynnön mukainen esimerkiksi sen vuoksi, että siinä on annettu tarjous osasta hankintaa, vaik-ka siihen ei ole annettu mahdollisuutta, hylätään. Tarjoajaa voidaan pyytää täydentämään tarjous-taan vain esimerkiksi kaupparekisterin otteen tai muun vastaavan liitteen osalta, mutta ei esimer-kiksi hinnoittelun osalta.

Mikäli hankintayksikkö havaitsee, että tarjouk-set eivät ole selviä ja niiden vertaaminen keske-nään on vaikeaa, se voi pyytää tarkennuksia tar-jouksiin. Tämä ei kuitenkaan salli tarjoajalle mah-dollisuutta parantaa tarjoustaan.

Tarjouksia verrataan kaikkien tarjouspyynnös-sä esitettyjen vertailuperusteiden mukaan. Han-kintayksikön tulee tehdä tarjoajien vertailusta ja valinnasta kirjallinen päätös ja antaa se tiedoksi tarjoajille. Tarjoaja, joka katsoo menettelyn tapah-tuneen virheellisesti, voi hakea muutosta päätök-seen hankintayksikölle osoitetulla hankintaoikai-sulla ja markkinaoikeuteen tehtävällä valituksella.

Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikkö laatii sopimuksen voittaneen tarjoajan kanssa. Sopimuksen sisältö perustuu tarjouspyyntöön ja tarjoajan tarjoukseen.

6


5 Kynnysarvot määräävät käytettävän menettelyn Hankintalaki velvoittaa hankintayksikön kilpailut-tamaan asetetut kynnysarvot ylittävät hankinnat laissa määriteltyjä muotoja noudattaen. Kansal-liset kynnysarvot ylittävät pienemmät hankinnat voidaan kilpailuttaa yksinkertaisemmin menet-telymuodoin kuin EU-kynnysarvot ylittävät isot hankinnat. Hankintamenettelyt voidaan jakaa kol-meen portaaseen: EU-kynnysarvot ylittävät han-kinnat, kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ja lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät alle kan-sallisen kynnysarvon olevat hankinnat.

Hankintalain mukaisen kilpailuttamisvelvolli-suuden alin raja on 30 000 euroa. Tämä ns. kan-sallinen kynnysarvo koskee tavarahankintoja ja muita palveluhankintoja kuin terveydenhoito- ja sosiaalipalveluja sekä eräitä työvoimapalve-

luhankintoja. Näiden palveluhankintojen kan-sallinen kynnysarvo on 100 000 euroa. Raken-nusurakoiden osalta kansallinen kynnysarvo on 150 000 euroa. Laskettaessa hankinnan arvoa, otetaan huomioon suurin hankinnan mahdolli-nen arvo ilman arvonlisäveroa. Laissa kielletään hankintojen pilkkominen siinä tarkoituksessa, että kilpailuttamiselta vältyttäisiin.

Hankintalaissa viitataan usein lain liitteeseen B. Tässä liitteessä B on lueteltu ne palveluhankinnat, joiden osalta voidaan soveltaa kansallisia menet-telymuotoja, vaikka hankinnan arvo ylittäisi EU-kynnysarvot. Näistä hankinnoista merkittävin osa on terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankintoja. (liitteen B luettelo tässä julkaisussa sivulla 12)

Hankintalain mukaisen kilpailuttamisvelvollisuuden alin raja on 30 000 euroa. Tämä ns. kansallinen kynnysarvo koskee tavarahankintoja ja muita

palveluhankintoja kuin terveydenhoito- ja sosiaalipalveluja sekä eräitä työvoimapalveluhankintoja.

7


6 Eri hankintamenettelyt ja niiden pääasiallinen käyttö 6.1 Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä hankintailmoitus on jul-kinen ja kaikki halukkaat voivat osallistua tarjous-kilpailuun. Hankintayksikkö voi myös lähettää tar-jouspyynnön soveliaiksi katsomilleen ehdokkaille. Tällä menettelyllä hankintayksikkö pyrkii yleensä varmistamaan sen, että tarjouksia tulisi riittävästi ja kilpailu toteutuisi. Hankintayksiköllä ei ole lain

mukaan velvollisuutta lähettää tarjouspyyntöä en-tiselle tai paikalliselle tuottajalle.

Avoin menettely soveltuu parhaiten kertaluon-teisten tavara- ja palveluhankintojen tekemiseen, jolloin hankittava tuote tai palvelu voidaan selke-ästi määritellä.

6.2 Rajoitettu menettely

Rajoitettu menettely alkaa samoin kuin avoin me-nettely eli hankintailmoituksen julkaisemisella. Il-moituksessa, tai usein vain pyydettäessä lähetet-tävissä tarkemmissa tiedoissa hankinnasta, asete-taan kuitenkin tarjoajalle kelpoisuusvaatimuksia, joiden perusteella tarjoajat valitaan ja tarjoajien määrää rajoitetaan. Tarjouskilpailuun hyväksyttä-ville tarjoajille voidaan asettaa esimerkiksi osaa-miseen ja toimituskykyyn liittyviä vähimmäisvaa-

timuksia. Tarjoajat ilmoittavat hankintayksikölle halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun ja antavat samalla pyydetyt tiedot tarjoajien valin-taa varten. Hankintayksikkö arvioi ehdokkaat ja valittuaan annettujen ehtojen mukaan osallistu-jat, lähettää näille varsinaisen tarjouspyynnön.

Rajoitettua menettelyä tullaan käyttämään etenkin silloin, kun tarjoajan toimituskyky ha-lutaan varmistaa ja tarjoajien määrää rajoittaa.

6.3 puitejärjestely

Puitejärjestelyllä hankitaan yleensä useamman vuoden ajalla hankittavia tavaroita tai palvelua. Kilpailutuksen menettelymuotona voi olla avoin tai rajoitettu menettely. Tarjouspyynnössä kerro-taan arvio hankittavien tavaroiden määristä ja toi-mitusajoista yms. tai palvelun sisältö ja arvio sen tarpeesta. Tarjoajia arvioidaan tarjouspyynnössä esitettyjen kelpoisuusperusteiden mukaisesti. Toi-mittajiksi valitaan useampia tarjoajia. Hankinta-päätöksessä vahvistetaan hankintahinta ja ehdot, joilla tavaraa tai palvelua tullaan ostamaan. Valit-

tujen toimittajien kesken voidaan järjestää han-kintakautena ns. minikilpailutuksia niistä ehdois-ta, joita ei ole vahvistettu hankintapäätöksessä.

Hankintalain pääsäännön mukaan puitejärjes-tely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Han-kinnan kohteen välttämättä sitä edellyttäessä pui-tejärjestely voi olla kestoltaan pidempi. Erityisesti hankinnoissa, jotka vaativat suuria investointeja, puitejärjestely yleensä kestää yli neljä vuotta. Täl-laisia hankintoja ovat usein esim. sosiaali- ja ter-veyspalvelualan hankinnat.

8


6.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullinen neuvottelumenettely on käyttökel-poinen menettely silloin, kun ei pystytä ennakolta määrittämään objektiivisesti hankinnan teknisiä toteutuskeinoja, rahoituksellista tai oikeudellista luonnetta. Kyseessä on siten tilanne, jossa han-kintayksikkö ei pysty ennalta määrittämään, mi-ten hankinta toteutetaan. Tällöin hankintailmoi-tuksessa annetaan kuvaus hankinnan tavoittees-ta. Ilmoituksessa esitetään valintaperusteet, joi-den perusteella valitaan menettelyyn osallistujat. Kunkin osallistujan kanssa neuvotellaan hankkeen toteuttamistavasta. Kun toteutustapa on valittu, kaikilta osallistujilta pyydetään valitun toteutus-tavan mukainen tarjous.

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hae-taan ideoita siitä, miten hanke toteutetaan. Jo-kainen tarjoaja voi esittää oman toteutustapan-sa. Neuvottelujen kuluessa tulee hankintayksi-kön neuvottelijoiden huolehtia siitä, että tiedot eri osallistujien esittelemistä ehdotuksista eivät siirry muiden ehdokkaiden tietoon. Koska toteu-tustavan kehittänyt osallistuja ei välttämättä tule valituksi toimittajaksi, on laissa määräys, että osal-listujille voidaan maksaa raha- tai muita palkkioi-ta. Näin voitaisiin palkita se osallistuja, jonka to-teutustapa valittiin.

6.5 Neuvottelumenettely EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa

Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää vain laissa luetelluissa erityistapauksissa. Sitä voidaan käyttää mm. silloin kun avoimessa tai rajoitetussa me-nettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenette-lyssä ei ole saatu hyväksyttäviä tarjouksia. Lisäk-si se on käytettävissä, kun hankinnan luonne ei salli kokonaishinnoittelua, hankittaessa rahoitus- ja vakuutuspalveluja, tai silloin kun tarjouspyyn-töä ei pystytä laatimaan tarkasti niin, että paras

tarjous voittaisi. Lisäksi rakennushanke, joka teh-dään vain tutkimusta tai kokeilutoimintaa varten, voidaan tehdä neuvottelumenettelyä käyttäen.

Neuvottelumenettely eroaa muista menettely-muodoista siinä, että hankinnasta ei esitetä tar-jouspyynnössä tarkkaa kuvausta, vaan hankinnan toteutusmuoto tarkentuu osallistujien kanssa ta-pahtuvissa neuvotteluissa.

6.6 Kansallinen neuvottelumenettely

EU-kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa neuvot-telumenettelyn käyttömahdollisuus on laajempi kuin yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää tavara- ja palveluhankinnassa aina, kun sen arvo on alle 50 000 euroa ja rakennusurakassa, kun hankinnan arvo on alle 500 000 euroa. Neuvottelumenettelyä

voidaan käyttää myös mm. julkisen ja yksityisen sektorin yksittäistä hanketta koskevaan yhteistyö-järjestelyyn tai pysyvään kumppanuusssopimuk-seen liittyvässä hankinnassa, valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettävässä sosiaali- ja terve-ydenhuollon palveluhankinnassa, moniammatil-lista erityisosaamista edellyttävässä hankinnassa

9


erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon alalla sekä palvelua koskevassa käyttöoikeussopimuksessa ja käyttöoikeusurakan saajan valinnassa.

Neuvottelumenettelyn kulku on alle EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa vapaammin valit-tavissa kuin yli EU-kynnysarvon olevissa hankin-noissa. Tarjouspyyntöä ei tarvitse välttämättä laa-tia kirjallisena, vaan se voi olla myös suullinen.

Hankinnan toteutustapa muotoutuu lopullises-ti neuvotteluissa osallistujien kanssa. Erityisenä ongelmana yrityksen kannalta on se, että ellei kir-jallista tarjouspyyntöä laadita eikä menettelyn ku-lusta ole selkeää pöytäkirjaa, on jälkikäteen vaikea todeta, onko menettely ollut avointa ja syrjimä-töntä tarjoajia kohtaan.

6.7 Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaamista hankintajärjestelmää noudattaen voi-daan hankkia tavanomaisia markkinoilla yleisesti saatavilla olevia tuotteita. Itse hankinta tapahtuu kokonaisuudessaan sähköisesti. Hankintayksikkö ilmoittaa dynaamisen hankintajärjestelmän pe-rustamisesta hankintailmoituksella. Menettelyn

alussa määritellään hyväksyttävän tarjoajan vä-himmäiskelpoisuus ja menettelyn kesto. Kaikki kelpoisuusehdot täyttävät tarjoajat voivat ilmoit-tautua tarjoajiksi koko menettelyn voimassaolon ajan. Menettely voi kestää enintään neljä vuotta.

6.8 Sähköinen huutokauppa

Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa uusia alennettuja hin-toja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uu-sia arvoja esitetään sähköisesti. Sähköinen huuto-kauppa ei ole itsenäinen hankintamenettely, vaan sitä voidaan käyttää tarjousten arvioinnin jälkeen avoimessa, rajoitetussa tai neuvottelumenette-

lyssä. Lisäksi se olisi käytettävissä puitejärjeste-lyssä kun valitut toimittajat kilpailutetaan uudel-leen. Huutokauppa voi koskea joko ainoastaan hintaa, jos valintaperusteena on alhaisin hinta tai ilmoitettujen vertailuperusteiden arvoja, jos tarjouksen valintaperusteena on kokonaistalou-dellinen edullisuus.

6.9 Suorahankinta

Suorahankinnan käyttö on EU-kynnysarvojen yli olevissa hankinnoissa mahdollista vain laissa ilmoitetuissa tapauksissa. Suorahankintaa voi-daan käyttää vain tietyissä laissa määritellyissä ti-lanteissa, kuten esimerkiksi silloin, kun avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu lainkaan tarjouksia, tai on olemassa teknisen tai taiteelli-sen yksinoikeuden suojelemiseen liittyvä syy tai ennalta arvaamaton hankintayksiköstä riippu-maton kiire.

EU-kynnysarvon alle olevissa hankinnoissa voi-daan suorahankintaa käyttää laissa määriteltyjen erityistilanteiden lisäksi mm. yksittäistapauksissa silloin, kun hankitaan sosiaali-, terveys- ja koulu-tuspalveluja ja jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palveluntarjoajan vaihtaminen asiakkaan kannalta olisi kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista.

10


7 Ilmoitus hankinnasta aloittaa menettelyn EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat, paitsi liite B:n palveluhankinnat, tulee ilmoittaa ja kilpailut-taa EU:n laajuisesti. Käytännössä hankintayksikkö toimittaa hankintailmoituksen Suomessa HILMA-ilmoituspalveluun ja sen kautta ilmoitus julkais-taan kansallisella www.hankintailmoitukset.fi -si-vustolla sekä toimitetaan edelleen julkaistavaksi EU:n virallisessa julkisten hankintojen ilmoitus-paikassa http://ted.europa.eu.

Alle EU:n kynnysarvojen olevat ilmoitukset tu-lee julkaista vain Hilma-ilmoituspalvelussa. Muu-ta ilmoitusta ei tarvita, mutta tarjouspyyntö voi-

daan julkaista myös kunnan Internet-sivuilla ja kunnan muun käytännön mukaisesti lehdissä ja ilmoitustaululla. Ilmoitus voidaan lähettää myös alueen yrityksille ja nykyisille tuottajille.

Ne hankinnat, joita hankintalaki ei koske, kilpai-lutetaan edelleen kunkin hankintayksikön omien ohjeiden mukaisesti. Alle kansallisten kynnysar-vojen olevien hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa samoja periaatteita kuin kynnysarvot ylittävissäkin hankinnoissa.

Ne hankinnat, joita hankintalaki ei koske, kilpailutetaan edelleen kunkin hankintayksikön omien ohjeiden mukaisesti. Alle kansallisten

kynnysarvojen olevat hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa samoja periaatteita kuin kynnysarvot ylittävissäkin hankinnoissa.

Hankintailmoitukset .............................. www.hankintailmoitukset.fiEU:n laajuiset hankintailmoitukset ........ http://ted.europa.euTyö- ja elinkeinoministeriö ..................... www.tem.fiKuntaliiton ja TEM:in neuvontayksikkö .. www.hankinnat.fiSuomen Yrittäjät .................................... www.yrittajat.fi/yritystoiminnanabc/julkiset_hankinnat

Hyödyllisiä linkkejä

11


» hotelli- ja ravintolapalvelut » rautatiekuljetuspalvelut » vesikuljetuspalvelut » tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut » oikeudelliset palvelut » työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut » tutkinta- ja turvallisuuspalvelut paitsi panssariautopalvelut » koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut » terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut » virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut

8 Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö yksilöivät hankinnan Tarjouspyyntö on tärkein hankintamenettelyn asia-kirja. Mikäli hankintayksikkö tuntee hyvin tarjolla olevat tuotteet tai palvelun, se pystyy laatimaan hyvän tarjouspyynnön. Ellei sillä ole markkinoiden tuntemusta, voi osoittautua, että tarjoajat eivät pysty tarjoamaan kysyttyä tuotetta tai palvelua tai pyydetty tekniikka on vanhentunutta. Sen vuoksi yrityksen kannattaa esitellä omaa osaamistaan ja alan kehitystä hankintaviranomaisille jo hyvissä ajoin ennen hankintamenettelyn alkua. Silloin han-kintayksikkö pystyy tekemään hyvän tarjouspyyn-nön ja saamaan myös hyviä tarjouksia. Myös yri-tykset voivat silloin tarjota uusinta osaamistaan.

Tarjouspyynnön tarkoitus on määritellä han-kinnan sisältö ja tarjousten valintaperusteet niin tarkasti, että tarjoajien antamat tarjoukset ovat helposti verrattavissa keskenään. Tavarahan-kinnassa ei ole yleensä tarpeen antaa pätevyys-

vaatimuksia tuotteen toimittajalle. Usein riittää, että tuote itsessään on määritelty tietyn laadun mukaan. Silloin, kun tuotteeseen liittyy myös oheispalveluita, kuten It -laitteiden hankinnassa, näiden lisäpalvelujen osalta voidaan myös mää-ritellä minimitaso, mitä palvelujen tulee sisältää.

Hankintalain liitteenä olevan ns. liite B:n tar-koittamien palvelujen kilpailuttamista koskevat väljemmät määräykset kuin muita hankintoja. Tämän liitteen tärkein osa on sosiaali- ja terveys-palvelut. Kilpailutettaessa liite B:n mukaisia pal-veluhankintoja voidaan hankinnan määrittelyssä ja tarjoajien arvioinnissa käyttää melko vapaasti kaikkia hankintaan ja tarjoajan kykyyn ja kelpoisuu-teen liittyviä perusteita. Tarjoajalle ja hankittavalle palvelulle määritellään yleensä minimivaatimus ja sen ylittävästä tasosta voidaan antaa lisäpisteitä.

Toissijaiset palveluhankinnat, liite B

12


9 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? Tarjouspyynnöt voivat olla erityisesti palveluhan-kinnoissa ja rakennusurakoissa hyvinkin pitkiä ja yksityiskohtaisia. Tarjouspyynnön laatijan kannalta voi olla tarpeen määritellä mahdollisimman tar-kasti tarjoajan toimituskyky ja tuotteen tai palve-lun ominaisuudet. Vaikka tarjouksen laatimiseen voi kulua huomattavasti aikaa, on kaikki tarjous-pyynnön kohdat täytettävä ja kaikkiin kysymyksiin annettava vastaus. Kaikki tarjouspyynnössä pyyde-tyt selvitykset on myös oheistettava tarjoukseen.

Tarjoajan hylkääminen voi tapahtua jo tarjoajien arvioinnissa. Mikäli tarjoaja ei täytä esim. toimituskykyä koskevia vaatimuksia, tarjoaja pitää hylätä. Jos pyydettyjä selvityksiä tarjoajan taloudel-lisesta asemasta ei ole annettu, tarjoaja voidaan hylätä. Pääsääntöisesti hankintayksikön ei tarvit-

se pyytää tarjoajaa täydentämään antamiaan sel-vityksiä. Mikäli kyse on kuitenkin sellaisesta liit-teestä, kuten esim. kaupparekisterin ote, joka ei paranna tarjoajan asemaa tarjousvertailussa, voi-daan täydennystä pyytää.

Tarjousten täydentäminen tai korjaaminen on vain erityistapauksissa mahdollista. Hankintayk-sikkö voi kuitenkin pyytää tarkennuksia tarjouksiin saadakseen tarjoukset vertailukelpoisiksi. Mikäli hankinnan määrityksestä on puuttunut jokin pie-ni osa, voidaan siitä pyytää kaikilta täydennys tar-joukseen. Tarkennuksia tai täydennyksiä pyydettä-essä on kuitenkin huolehdittava siitä, että kaikki tarjoajat saavat tiedon samanaikaisesti. Kenelle-kään tarjoajalle ei saa antaa mahdollisuutta pa-rantaa tarjoustaan lisäselvitysten avulla.

Tarjousten täydentäminen tai korjaaminen on vain erityistapauksissa mahdollista. Hankintayksikkö voi kuitenkin pyytää tarkennuksia

tarjouksiin saadakseen tarjoukset vertailukelpoisiksi.

13


1. Markkinoi ja tiedota tuotteistasi ja palveluistasi aktiivisesti hankintayksiköille.

2. Pidä huoli, että yhteystietosi ovat oikein tarpeellisissa hankintarekistereissä.

3. Seuraa hankintailmoittelua, esim. www.hankintailmoitukset.fi sekä hankintayksiköiden kotisivut ja tiedotusvälineet.

4. Lue huolellisesti tarjouspyyntö ja vastaa niin kuin siinä kysytään.

5. Muista palauttaa tarjous ja kaikki pyydetyt liitteet määräajassa oikeaan osoitteeseen.

6. Tarkista, että saat tiedon hankintapäätöksestä perusteluineen sekä valitusohjeet.

7. Jos olet tyytymätön, valitus voi menestyä, jos olisit virheettömässä menettelyssä oikea voittaja.

Hyvän tarjoajan muistilista

1. Tutustu markkinoihin ja niiden tarjontaan hyvissä ajoin

2. Muista, että hyvä tarjouspyyntö tuottaa hyviä tarjouksia » selkeät vaatimukset tuottajalle

» syrjimättömät kriteerit hankinnan kohteelle

» harkitse onko tarjouspyynnössä tarpeettomia kohtia

» poista kaikki ”ylimääräinen”

3. Hankkija pystyy tarjouspyynnöillä ohjaamaan ja vaikuttamaan markkinoiden kehitykseen

Hyvän hankkijan muistilista

14


10 Tarjoajien arviointi ja tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi tapahtuu ennen tarjousten arviointia. Mikäli tarjouspyynnössä on annettu minimiehtoja tarjoajan kelpoisuudelle, tu-lee tarjoaja, joka ei niitä täytä, hylätä. Kelpoisuu-den määrittäminen on usein tarpeen, kun vaadi-taan erityisosaamista tai riittävää toimituskykyä. Vaatimustason oikea määrittäminen auttaa toi-mittajien arvioinnissa ja varmistaa myöhemmin hankinnan toteutumisen suunnitelmien mukaan.

Tarjousten valintaperusteeksi voidaan esittää kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hin-ta. Yleensä valintaperuste on kokonaistaloudel-linen edullisuus. Tavaroita tai palveluja ostetaan vain harvoin halvimman hinnan perusteella. Yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa pääasial-liset hyväksytyt vertailuperusteet on lueteltu lais-sa. Kansallisten sääntöjen mukaan kilpailutetta-vissa hankinnoissa ja ns. Liite B:n mukaisissa

hankinnoissa voidaan vertailuperusteiksi ilmoit-taa melko vapaasti hankinnan toteutukseen liit-tyviä perusteita.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi-perusteet on tarjouspyynnössä ilmoitettava tär-keysjärjestyksessä ja yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa myös niiden painoarvot tulee ilmoit-taa. Vertailutaulukossa annetaan kaikille tarjoajil-le pisteitä painoarvojen mukaisesti.

Hyvä tarjouspyyntö johtaa hyviin tarjouksiin ja keskenään vertailukelpoiset tarjoukset antavat mahdollisuuden valita hankintamenettelyn voit-taja oikein. Mikäli tarjoukset eivät ole yhteismital-lisia, niiden vertailu voi olla mahdotonta. Tällöin käy helposti niin, että joku tarjoaja valittaa pää-töksestä markkinaoikeuteen ja sen jälkeen han-kintamenettely voidaan joutua aloittamaan alusta.

Hyvä tarjouspyyntö johtaa hyviin tarjouksiin ja keskenään vertailukelpoiset tarjoukset antavat mahdollisuuden

valita hankintamenettelyn voittaja oikein.

15


11 Päätös ja siitä tiedottaminen sekä hankintasopimus Hankintayksikön on viipymättä tiedotettava tar-jouskilpailuun osallistuneille tekemästään ratkai-susta ja sen perusteluista. Päätökseen on liitettä-vä ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä ja muutok-senhausta markkinaoikeuteen. Tehdyn hankinta-päätöksen jälkeen hankintaan liittyvät asiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja, ovat julkisia. Hinta ei voi koskaan olla lii-kesalaisuus. Kaikki tarjoajat voivat tutustua han-kintaan liittyviin asiakirjoihin. Myös ulkopuolisil-la on ns. yleisöjulkisuuden mukainen oikeus tu-tustua asiakirjoihin.

Hankintasopimus perustuu tarjouspyyntöön ja voittaneeseen tarjoukseen. Sopimukseen lii-tetään usein hankinnan toteuttamiseen liittyviä ehtoja, joita tarjouspyynnössä tai tarjouksessa ei ollut mainittu. Tarjoajan kannalta voi ongel-mallisiksi kohdiksi muodostua esimerkiksi las-kujen maksuajat ja useamman vuoden kestävän sopimuksen osalta hintojen korottaminen. Kos-

ka sopimuksen kokonaisarvon tulisi olla sama kuin tarjouksessa on annettu, ei hinnankorotuk-sia periaatteessa sallita, ellei siihen ole annettu mahdollisuutta tarjouspyynnössä ja varauduttu yrityksen tarjouksessa. Jos tarjouspyynnössä on mahdollistettu hinnankorotusvarauman tekemi-nen, tulee korotusperusteiden ilmetä myös sopi-muksessa. Mikäli hankinnan aikaisista hinnanko-rotuksista sovitaan, voi korotusperuste olla esim. kyseisen tuotteen valmistuskustannusten nousu tai alan palkkojen korotus. Hintoja ei voida yleen-sä sitoa indeksiin.

Hankintasopimus voidaan lain mukaan tehdä yli EU-kynnysarvojen olevissa hankinnoissa vasta 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Muissa hankinnoissa sopimus voidaan tehdä aiemmin, mutta sopimuksen teh-nyt hankintayksikkö voi joutua maksamaan hyvi-tystä tarjoajalle, jos päätös muuttuu markkinaoi-keuteen tehdyn valituksen johdosta.

Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Kaikki tarjoajat voivat tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin. Myös ulkopuolisilla on ns. yleisöjulkisuuden mukainen oikeus tutustua asiakirjoihin.

16


12 Muutoksenhaku hankintaviranomaisen päätökseen Hankintamenettelyssä annettuun päätökseen voi hakea muutosta markkinaoikeudelta valituksel-la tai hankintayksiköltä hankintaoikaisulla. Ai-emmin käytössä ollut kunnallinen oikaisupyyntö ei ole enää hankintalain mukainen muutoksen-hakukeino.

Hankintaoikaisu on uusi muutoksenhakume-nettely. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikai-sun myös omasta aloitteestaan, vaikka kukaan

ei olisi valittanut päätöksestä. Tällainen itseoi-kaisu voidaan tehdä myös voittaneen tarjoajan vahingoksi.

Hankintaoikaisuvaatimus on mahdollista teh-dä myös hankintalain kansallisten kynnysarvojen alle jäävästä hankintapäätöksestä, johon hankin-talakia ei muulta osin sovelleta hankinnan pie-nuuden vuoksi.

Muutoksenhakuajat

Valitusaika markkinaoikeuteen ja hankintaoikai-sun hakemisaika on 14 päivää päätöksen tiedok-sisaamisesta. Hankintaoikaisuhakemus ei piden-nä valitusaikaa markkinaoikeuteen, ja silloin, kun hankintaoikaisu ei johda päätöksen muuttumi-seen, siitä ei voi enää valittaa markkinaoikeuteen.

Hankintayksikkö voi tehdä omasta aloittees-taan hankintaoikaisun 60 päivän kuluessa pää-töksestä, ellei sopimusta ole vielä tehty. Silloin, kun päätös hankintaoikaisussa muuttuu, se osa-puoli, jonka vahingoksi muutos tapahtui, voi va-littaa päätöksestä markkinaoikeuteen.

Oikeuskäytäntö ...................................... www.oikeus.fi/markkinaoikeus

Hyödyllisiä linkkejä

17


Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot

JYSE 2009 PALVELUThttp://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217Julkis/JYSE_2009_palvelut.pdf

JYSE 2009 TAVARAThttp://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217Julkis/JYSE_2009_tavarat.pdf

Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007)http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS166/JHS166.pdf

Julkaisuja

Valtion hankintakäsikirja 2010 (Valtiovarainministeriö) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20110110Valtio/Hankintakaesikirja.pdf

Suunnittelupalvelujen hankintaopas (SKOL ry ja Rakennustieto) http://www.skolry.fi/easydata/customers/skolry/files/hankinta/hankintaopas2007.pdf

Onnistunut julkinen ICT-hankinta (TIEKE)http://www.tieke.fi/download/attachments/15108320/julkaisu_29.pdf?version=1&modificationDate=1328102596000

Kone-ja kuljetuspalvelujen hankinta http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p080925091414Y.pdf

Ympäristötietokanta Hymonet http://www.hymonet.com

Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeita energiatehokkuuden huomioon ottamiseksi julkisissa hankinnoissa http://www.tem.fi/files/30410/Energiatehokkuus.pdf

18


EU-kynnysarvot 1.1.2012–31.12.2013

Valtion keskushallintoviranomainen

(euroa)

Muut hankintaviranomaiset

(euroa)

Tavarahankinnat ja palveluhankinnat 130 000 200 000

Rakennusurakat 5 000 000 5 000 000

Käyttöoikeusurakat 5 000 000 5 000 000

Suunnittelukilpailut 130 000 200 000

Kansalliset kynnysarvot 1.6.2010 alkaen

HankintalajiHankintaviranomainen

Kynnysarvo (euroa)

Tavara- ja palveluhankinnat 30 000

Käyttöoikeussopimukset 30 000

Liitteen B (ryhmä 25) Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana

100 000

Rakennusurakat 150 000

Käyttöoikeusurakat 150 000

Suunnittelukilpailut 30 000

19

Suomen YrittäjätPL 999, 00101 Helsinkipuhelin 09 229 [email protected], www.yrittajat.fi

Documents

Julkiset hankinnat -opas yrityksille