Julkiset hankinnat - näin teet onnistuneen tarjouksen

Julkiset hankinnat – näin Julkiset hankinnat – näin teet onnistuneen tarjouksen

Kuopio2.12.2014

Tutustuminen ja esittelyt

Ketäs te olette? Etsi täältä sellainen henkilö, jota et ole tavannut / tunne entuudestaan. ’Esitelkää’ toinen toisenne vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:� Kuka olet ja millainen yritys / millaista

2

� Kuka olet ja millainen yritys / millaista toimintaa Sinulla on – mitä myyt / tarjoat?

� Millainen kokemus Sinulla on julkisiin tarjouspyyntöihin vastaamisesta?

� Mikä julkisiin tarjouspyyntöihin vastaamisessa on haastavaa / hankalaa?

� Mikä on parasta, mitä Sinulle tapahtui viimeviikon tai viikonlopun aikana?

Ota mukaan kynä ja paperia, kirjoita keskeiset asiat ylös

Asiakasprojektit:

• Helsingin yliopisto, Palmenia ja Itä-Suomen yliopisto, Aducate: tuotteistaminen

• Rastor Oy; (yrittäjätutkinnot) tuotteistaminen, myynti, markkinointi

• Ylä-Savon ammattiopisto;

Laatukoulutus Jouni Ortju Ky:

- perustettu 1.2.2005

Kuka minä olen?

Puh. 050-9178 688

ARVOT:asiakaslähtöisyys,

vaikuttavuus, jatkuva • Ylä-Savon ammattiopisto; yrittäjätutkinnot (my & markk.)

Työhistoria:

- yrittäjä 28.2.2005 alkaen (yo-merk., eMBA)

- tuoteryhmäpäällikkö; Haaga Tutkimus (mm. Laatutonni, Travel Park yrityshautomo)

- matkailukouluttaja; Pohjois-Savon ammattikorkeakoulu/Savonia Kehitys

- projektipäällikkö Pyhä-Luosto II –projekti, toimitusjohtaja Lieksan Matkailu Oy,

hotellin-/matkailukeskuksen toimitusjohtaja; Hotelli Koli Oy

Puh. 050-9178 [email protected]

Markkinointi, myynti, laatutyöskentely, asiakaspalvelu, tuotteistaminen, verkostoituminen

vaikuttavuus, jatkuva

kehittyminen

3

Ammattiostajan* palvelukohteen **

valintakriteereitä

• Helppous (tietojen saaminen, valitseminen, ostaminen)

• Nopeus• Tuotteen ominaisuudet, tarjottu kokonaisuus• Hintataso, kaupan ehdot• Asiantuntevuus myynnissä ja asiakaspalvelussa• Toimitusvarmuus• Maine...

4

* Tyypillisesti esim. yrityksen sihteeri / assistentti** Tyypillisesti esim. kokouspalvelut

Palveluni ja tuotteeni

ASIAKKAAN OSTOKÄYTTÄYTYMINEN- miten saat selville, miten asiakkaasi ostaa / haluaa

ostaa palvelujasi? Sinulta / välittäjältä / netistä?- mistä asiakkaasi hakee tietoa vastaavanlaisista

palveluista?palveluista?- kuka on yrityksessä oikea yhteyshenkilö, jolle Sinun

pitää saada viestisi perille? Kuka valitsee ja esittelee, onko hän sama henkilö, joka päättää?

- mitkä ovat asiakkaan ostopäätökseen vaikuttavimmat tärkeimmät tekijät?

KYSY ASIAKKAALTA!

5

Vastoin yleistä käsitystä hankintalain tarkoituksena ei ole toimittajaehdokkaiden elämän

6

toimittajaehdokkaiden elämän hankaloittaminen, vaan hankintalaki puolustaa tarjoajien oikeuksia.

Lähde: Virpi Blom, www.vierityspalkki.fi – miten menestyä julkishallinnon tarjouskilpailussa

Miten teet onnistuneen tarjouksen

1. Seuraa Hilma-järjestelmään tulevia tarjouspyyntöjä eli hankintailmoitukset.fi sivustoahankintailmoitukset.fi sivustoa

7

Mikäli saat tarjouspyynnön myös suoraan, pidä tätä hyvänä merkkinä: yritystäsi pidetään erityisen kiinnostavana kandidaattina hankintaan, joten tarjoustasi odotetaaninnokkaasti!


2. Lue tarjouspyyntö huolella!

Kirjoita tarvittaessa tarjouksen tärkeät Kirjoita tarvittaessa tarjouksen tärkeät asiat erilliselle paperille ja käytä tätä tarkistuslistana kun käyt tarjouksen läpi ennen lähettämistä! (jos mahdollista, lueta sekä tarjouspyyntö että tarjous vielä jollakulla muulla)

8


3. Älä lähde tarjouskilpailuun, jossa et voi menestyä!

Mikäli tarjouspyynnössä esitetään ehdottomia Mikäli tarjouspyynnössä esitetään ehdottomia vaatimuksia tai vähimmäiskriteerejä esimerkiksi hyväksyttävistä teknologioista, referenssitoteutuksista, projektiryhmästä tai yrityksestä, ei kannata lähteä tarjoamaan, jos nämä kriteerit eivät täyty. Vaikka ostajaorganisaatiolla olisi hyvää tahtoa yritystäsi kohtaan, hankintalaki määrää sen, että tarjoustasi ei voida ottaa huomioon

9


4. Kovin luovaa tulkintaa ei kannata tehdäOstajaorganisaatiot ovat velvoitettuja noudattamaan kirjaimellisesti ja yksiselitteisesti tarjouspyynnössä kirjaimellisesti ja yksiselitteisesti tarjouspyynnössä antamiaan arviointikriteerejä tai vaatimuksia. Jos referenssejä pyydetään vaikkapa extranet-toteutuksista, et voi soveltaa kriteeriä niin, että ”tämä tekemämme intranetpalveluhan on vähän niinkuin extranetpalvelu”, eikä yksityissektorin asiakasreferenssiä voida laskea vaadituksi julkishallinnon referenssiksi, vaikka omasta mielestäsi se olisi ”ihan vastaava”.

10


5. Hinnoista ei neuvotella

Ole tarkkana tarjottujen palvelujen kokonaishinnan kanssa. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt kanssa. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt hintakatot ovat ehdottomia (tosin alvittomia) maksimihintoja hankinnan kaikille kustannuksille, jotka tulevat tilaajan maksettaviksi samalta toimittajataholta sopimuskauden aikana (yleensä 3 -5 vuotta).

11


”Kansallinen kynnysarvo” tai ”EU-kynnysarvo” ovat myös tarjouspyynnössä hintakattoa määrääviä termejä: jos tarjouksen tulee alittaa ne, ostaja ei saa tarjouksen tulee alittaa ne, ostaja ei saa valita tarjoajaa, jonka tarjous (alvittomat kokonaiskustannukset sopimuskaudelle) on kynnysarvoja kalliimpi. Huomaa, että EU-kynnysarvo vaihtelee hankintayksikön luonteen mukaan.

12http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot


6. Vastaa esitettyihin kysymyksiin

Mikäli tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajilta vastauksia, selvityksiä tai kuvauksia hankittavaan vastauksia, selvityksiä tai kuvauksia hankittavaan projektiin ja yritykseesi liittyen, panosta näihin. Vastaa kysymyksiin selkeästi, ammattitaitoanne esiin tuoden, täsmällisesti ja uskottavasti. Novellien muodossa vastaaminen ei anna bonuspisteitä, vaan tiivistäminen on hyve.

13


Etenkin jos tarjouspyyntö esittää täsmällisen kysymyksen täsmäaiheesta, ei siihen kannata vastata satasivuisella liitedokumentilla, jonka sivuilta vastaus on liitedokumentilla, jonka sivuilta vastaus on tulkinnan kautta kursittavissa kasaan.

14


7. Täytä lomakkeet ohjeen mukaan

Jos tarjouspyyntö sisältää täytettäviä Jos tarjouspyyntö sisältää täytettäviä lomakkeita, ole erityisen huolellinen niiden täyttämisessä: ne ovat mitä todennäköisimmin juuri niitä, joiden mukaan yrityksesi saamat pisteet määräytyvät.

15


Äläkä toimi ohjeiden vastaisesti: jos joitakin tietoja pitää täyttää suoraan lomakkeelle eikä esittää muutoin, älä viittaa siihen, että tämä asia on esitetty viittaa siihen, että tämä asia on esitetty liitetiedostossa. Ostajaorganisaatio ei tässä tapauksessa saa ottaa liitettäsi lainkaan huomioon – pahimmassa tapauksessa ohjeiden vastainen toiminta johtaa tarjouksen hylkäämiseen

16


8. Panosta siihen mitä vertaillaan

Hankintalain ytimessä on se, että tarjoukset Hankintalain ytimessä on se, että tarjoukset vertaillaan nimenomaisesti ja ainoastaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on esitetty. Tarjouksessa on toki esitettävä pyydettyjä tietoja vapaamuotoisesti, mutta tarjousvertailu tehdään tinkimättömästi vain vertailemalla tarjouspyynnössä esitettyjä kriteereitä.

17


Kirjoita tarjouksesi peilaten kaikkia antamiasi tietoja vertailukriteerejä vasten. Muu lavertelu on melko turhaa, koska sillä ei ole mitään merkitystä tarjousvertailussa ei ole mitään merkitystä tarjousvertailussa sijoittumisen kannalta.

18


9. Ole tarkka muotoseikoissa

Mikäli tarjouspyynnössä edellytetään ehdokkaita esittämään tarjouksensa tietyssä muodossa, esittämään tarjouksensa tietyssä muodossa, tietyssä sisältöjärjestyksessä, tietyllä tavalla otsikoituna jne., kyttää näiden ehtojen toteutuminen suurennuslasilla. Muotoseikkojen täyttymättä jääminen on yleisin tarjousten hylkäysperuste

19


Vaikka joitakin huolimattomuusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai vähäpätöisiä muodollisia puutteita tarjouksissa voidaan hankintalain puutteita tarjouksissa voidaan hankintalain puitteissa antaa anteeksi, useimmat ostajaorganisaatiot eivät uskalla ottaa valitusriskiä. Eikä tällainen virhe tai puute saa

koskaan liittyä tarjousvertailussa käytettäviin

vaatimuksiin tai seikkoihin.

20


10. Lue tarjous vielä kerran

Tarkista vielä viimeiseksi useamman silmäparin avustuksella, että tarjouspyynnössä esitettyihin avustuksella, että tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, vaatimuksiin ja reunaehtoihin:

• on vastattu

• on vastattu oikein

• on vastattu vaatimukset täyttäen ja ohjeiden mukaan

21


11. Lähetä tarjous ajoissa!

Pidä huolta siitä, että tarjous on perillä Pidä huolta siitä, että tarjous on perillä ajoissa. Myöhästyneet tarjoukset on käytännössä aina hylättävä.

22

Case LKJO Ky ja yliopisto

(Tarjouspyyntö) /yhteydenottoasiakkaaseen

Soitto asiak-kaalle ja mahd.tapaaminen

Puhelinkeskus-telu / neuvottelu

Tarjouksentekeminen

Aineisto- ja harjoite-ehdotukset

Tarjousprosessi

Sen kysyminen, mikä asiakkaan asiakkaalle on tärkeää ja mikä auttaisi yliopiston väkeä onnistumaan omassa työssään

Toimeksianto-sopimus

Järjestelyjentarkka sopiminen(työnjako)

Yliopistoa ja/tai tämän asiakkaita auttavienratkaisujen hakeminen

Koulutusaineistojenennalta lähettäminen(toimivuuden arviointi)

Tapaamismuistio / puhelinneuvottelumuistio

Yhteinen sparraus

Toteutusprosessi

Lisämyynti

23

Case LKJO Ky ja yliopisto

Yhteinenaineistosparraus(puhelimitse taitapaaminen)

Mahd. sovittujentyökalujen / aineistojentoimittaminen

Aikataulujen hiominenja järjestelyjentoimivuudenvarmistaminen

Varsinainenkoulutustilaisuus(hyvissä ajoin paikalla)

Toteutusprosessi jatkuu

tapaaminen) toimittaminen varmistaminen

Kirja, palautteen keruulomakkeet

Palautteen keruu japalauteyhteenveto

Palautteen jakoulutuksen läpikäynti(puhelu tai tapaaminen)

Suosittelu

Uudet toimeksiannot

24

Henkilökohtainen myyntityö /

pienhankinnat

Keinot: (kaikissa tärkein asia ennakkosuunnittelu)

1. Sähköposti / kirje – persoonallisuus. Tässä pitää lukea, että soitat pian (2 - 3 pv). Lyhyt palvelujesi / osaamisesi kuvaus

2. Puhelu – tässä ei vielä myydä mitään, vaan sovitaan tapaamisesta (puhelinmuistio! Ehdota kahta ajankohtaa, joista asiakas saa valita)

3. Asiakas- / myyntikäynti – täällä myydään! Varaudu vastaväitteisiin / ostoepäilyihin, varmista kaupan päättäminen

4. Messut, myyntitapahtumat – erottautuminen, konkretia, ennakkovalmistautuminen (sovi tärkeät tapaamiset ennakkoon). Käyntikortit, valokuvaaminen / videointi. Kiitosviesti tapahtuman jälkeen ja sovittujen asioiden (esim. tarjous) tekeminen sovitussa aikataulussa 25

Vinkit & linkit

Vinkit˗ kirja: Tapola Marita - Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

(Sanoma Pro Oy, 2013)

˗ googlaa: siivouspalvelujen kilpailutusten keskustelutilaisuus 3.3.2014 Turku3.3.2014 Turku

Linkit˗ http://www.y-

lehti.fi/uutiset/nayta/9032/Myynti+julkishallinnolle%3F+%E2%80%93+Onnistuneen+tarjouksen+ABC+ja+D

˗ http://www.turku.fi/public/default.aspx?contentid=530683&nodeid=4517 - Turun kaupungin tulevien ruokapalvelukilpailutusten info- ja keskustelutilaisuus 16.9.2014

26

Business

Julkiset hankinnat - näin teet onnistuneen tarjouksen