Kaizen (改善?)  merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan

Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah

Konsep kaizen

1.Kazin & manajemen

2. Komitmen dan kualitas

3. Orientasi proses

4. PDCA /SDCA

5. Berbicara dengan data

6. Proses

7. Sasaran

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama

Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan

Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada. Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar.

Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi.

 Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan,

sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan.

 Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah

Komitmen kualitas

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery -- QCD), sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi.

Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi.

Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya

Orientasi proses

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses.

Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula

BERBICARA DENGAN DATA

Masalah yang terjadi baru dapat ditemukan pemecahannya dengan mengumpulkan dan mengobservasi berbagai data yang berkaitan dengan masalah tersebut.

Tanpa adanya data yang terintegrasi dan relevan, manajemen

tidak dapat menemukan solusi yang paling efekti

konsumen

Terdapat dua macam konsumen dalam kaizen

Konsumen internal

Konsumen yang berada di perusahaan. Yang dianggap sebagai

konsumen internal adalah proses, sehingga proses harus diperhatikan dan diperlakukan layaknya konsumen secara nyata.

Konsumen eksternal

Konsumen yang berada di pasar, baik individu maupun organisasi

2. just in time

Pengertan : sistem produksi atau sistem manajemen fabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.

Konsep just in time adalah suatu konsep di mana bahan baku yang digunakan untuk aktifitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh

proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang / penyimpanan barang / stocking cost.

• Just In Time adalah suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen dimana segenap sumber daya, termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan. Just In Time didasarkan pada konsep arus produksi yang berkelanjutan dan mensyaratkan setiap bagian proses produksi bekerja sama dengan komponen-komponen lainnya

7 (tujuh) jenis pemborosan disebabkan karena

• Over produksi

• Waktu menunggu

• Transportasi

• Pemrosesan

• Tingkat persediaan barang

• Gerak

• Cacat produksi

Konsep Dasar Just In Time

Konsep dasar JIT adalah sistem produksi Toyota, yaitu suatu metode untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan akibat adanya gangguan dan perubahan permintaan, dengan cara membuat semua proses dapat menghasilkan produk yang diperlukan, pada waktu yang diperlukan dan dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan

Dalam sistem pengendalian produksi yang biasa, syarat di atas dipenuhi dengan mengeluarkan berbagai jadwal produksi pada semua proses, baik itu pada proses manufaktur suku cadang maupun pada lini rakit akhir. Proses manufaktur suku cadang menghasilkan suku cadang yang sesuai dengan jadwal, dengan menggunakan sistem dorong, artinya proses sebelumnya memasok suku cadang pada proses berikutnya

Terdapat empat konsep pokok yang harus dipenuhi dalam melaksanakan Just In Time (JIT):

1. Produksi Just In Time (JIT), adalah memproduksi apa yang dibutuhkan hanya pada saat dibutuhkan dan dalam jumlah yang diperlukan.

2. Autonomasi merupakan suatu unit pengendalian cacat secara otomatis yang tidak memungkinkan unit cacat mengalir ke proses berikutnya.

3. Tenaga kerja fleksibel, maksudnya adalah mengubah-ubah jumlah pekerja sesuai dengan fluktuasi permintaan.

4. Berpikir kreatif dan menampung saran-saran karyawan

Guna mencapai empat konsep ini maka diterapkan sistem dan metode sebagai berikut :

• Sistem kanban untuk mempertahankan produksi Just In Time (JIT).

• Metode pelancaran produksi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan.

• Penyingkatan waktu penyiapan untuk mengurangi waktu pesanan produksi.

• Tata letak proses dan pekerja fungsi ganda untuk konsep tenaga kerja yang fleksibel.

• Aktifitas perbaikan lewat kelompok kecil dan sistem saran untuk meningkatkan moril tenaga kerja.

• Sistem manajemen fungsional untuk mempromosikan pengendalian mutu ke seluruh bagian perusahaan

Elemen-elemen Just In Time

• Pengurangan waktu set up

• Aliran produksi lancar (layout)

• Produksi tanpa kerusakan mesin

• Produksi tanpa cacat

• Peranan operator

• Hubungan yang harmonis dengan pemasok

• Penjadwalan produksi stabil dan terkendali

• Sistem Kanban

• Pemilahan kegiatan set up

Kegiatan set up bisa dipilah menjadi:

1) Kegiatan eksternal set up: persiapan cetakan & alat bantu, pemindahan cetakan, dan lain-lain.

2) Kegiatan internal set up: bongkar pasang pada mesin, penyetelan mesin, dan lain-lain

Langkah mengurangi waktu set up

1. Memisahkan pekerjaan set up yang harus diselesaikan selagi mesin berhenti (internal set up) terhadap pekerjaan yang dapat dikerjakan selagi mesin beroperasi (eksternal set up).

2. Mengurangi internal set up dengan mengerjakan lebih banyak eksternal set up, contohnya: persiapan cetakan, pemindahan cetakan, peralatan, dan lain-lain.

3. Mengurangi internal set up dengan mengurangi kegiatan penyesuaian (adjustment), menyederhanakan alat bantu dan kegiatan bongkar pasang, menambah personil pembantu, dan lain-lain.

Mengurangi total waktu untuk seluruh pekerjaan set up, baik internal maupun eksternal

2. Aliran produksi lancar (layout

a. Pemborosan yang berkaitan dengan process Layout

Pada layout proses ditemukan berbagai pemborosan, yaitu:

1. Kesulitan koordinasi dan jadwal produksi

2. Pemborosan transportasi dan material handling

3. Akumulasi persediaan dalam proses

4. Penanganan material berganda bahkan beberapa kali

5. Lead time produksi yang sangat panjang

6. Kesulitan mengenali penyebab cacat produksi

7. Arus material dan prosedur kerja sulit dibakukan

8. Sulitnya perbaikan kerja karena tidak ada standardisasi

Aliran Produksi

1. Proses layout. Waktu simpan komponen lama, tingkat persediaan tinggi, dan prioritas kerja sulit ditentukan.

2. Ketidakseimbangan jalur. Jika proses tidak terkoordinir maka komponen akan terakumulasi sebagai persediaan, dan pengaturan kerja akan sulit dilakukan.

3. Set up atau penggantian alat yang makan waktu. Persediaan komponen akan menumpuk, sementara proses berikutnya akan tertunda.

4. Kerusakan dan gangguan mesin. Jalur akan berhenti dan akan terjadi penumpukan barang dalam proses.

5. Masalah kualitas. Kalau cacat produksi ditemukan, maka proses selanjutnya akan berhenti dan persediaan akan menumpuk.

6. Absensi. Jika seorang operator ada yang berhalangan kerja dan penggantinya sulit ditemukan, maka jalur produksi akan terhenti.

. Produksi tanpa kerusakan mesin

. Preventive Maintenance

1)Pendekatan untuk mencegah kerusakan dan gangguan mesin dapat dilihat pada gambar 3.

2)Faktor penyebab gangguan mesin dapat dilihat pada gambar 4.

3)Gangguan mesin dan penanggulangannya dapat dilihat pada gambar 5.

Total Productive Maintenance

1. Belajar bagaimana melakukan pemeliharaan rutin mesin, misalnya: pelumasan, pengencangan baut, dan sebagainya. Guna mencegah penurunan daya kerja mesin.

2. Melaksanakan petunjuk penggunaan mesin secara wajar.

Mengembangkan kesadaran dan kewaspadaan terhadap tanda-tanda awal penurunan kemampuan mesin, dengan melakukan perawatan yang mudah, pembersihan, penyetelan, dan lain-lain

Sementara karyawan bagian pemeliharaan, bisa melakukan antara lain

1. Membantu operator produksi mempelajari kegiatan perawatan yang dapat dilakukan sendiri.

2) Memperbaiki penurunan kemampuan peralatan melalui inspeksi berkala, bongkar pasang, dan penyesuaian atau penyetelan kembali.

3) Menentukan kelemahan dalam rancang bangun mesin, merencanakan dan melakukan tindakan perbaikan, menentukan kondisi wajar operasi mesin.

4) Membantu operator menaikan kemampuan perawatan, dan lain-lain.

3. Kanban Difinisi: Kanban berasal dari Bahasa Jepang yang secara literal berarti “papan

penanda” atau “signboard”. Kanban adalah sebuah sistem komunikasi yang mengontrol aliran aktifitas di area

produksi.Kanban berupa “kartu” atau “tanda” yang memberikan informasi bahwa dibutuhkan tambahan inventori.

Sejarah : secara harfiah kanban berarti kartu.

sejarahnya berasal dari supermarket di amrik pada Zaman dulu. Dimana untuk menjaga stok ketersediaan barang d rak etalase mereka memakai kartu visualisasi.

Sebagai misal ada 10 barang, berarti ada 10 kartu. Ketika ada 1 barang terjual, dipasang ganti 1 kartu. Kemudian floor operator akan keliling dan mengambil kartu-kartu tersebut untuk diganti dengan barang yg sesuai.

Fungsi kanban

1. Kanban sebagai sarana pengendalian produksi

2. Memberikan informasi pengambilan dan pengangkatan

3. Memberikan informasi produksi

4. Berlaku sebagai perintah kerja yang ditempelkan langsung pada barang

5. Mencegah produk cacat dengan mengenali proses yang membuat cacat.

6. Mengungkap masalah yang ada dan mempertahankan pengendalian persediaan.

7. Pengendalian visual (visual control)

8. Perbaikan proses dan operasi manual.

9. Alat untuk melakukan improvement

Proses Kanban

Memindahkan kartu demi kartu dari satu tempat dimana pasokan kebutuhan produksi tersedia, ke tempat lain yang akan memanfaatkan pasokan tersebut. 

Jadi kanban dapat mengganti ‘job order’ dan ‘route sheet’ pada sistem produksi.

Tipe Kanban

Kanban In-Factory. 

Digunakan antara stasiun kerja dalam jalur produksi untuk mengambil barang.  Sering disebut kanban penarikan (withdrawal kanban)

. Kanban Produksi. 

adalah kanban yang diberikan dari in-process inventory ke stasiun kerja sebelumnya untuk memproduksi barang tertentu sejumlah barang yang telah diambil oleh stasiun kerja sesudahnya

Kanban Penanda.  Digunakan untuk produksi dengan sistem lot.  Dengan menaruh kanban penanda di posisi tertentu sebagai reorder point, atau perintah bagi pengisian kembali

Kanban Electronic

Teknologi yang digunakan adalah ‘Electronic Data Interchange (EDI) dan ‘Barcode’

EDI memungkinkan pertukaran data secara elektronik.  EDI mengurangi pekerjaan administrasi, menghindari kesalahan, informasi lebih akurat, dan manajemen inventory lebih baik.  Teknologi EDI kini didukung oleh internet.

Barcode adalah suatu metode pengkodean data menggunakan kode garis guna memberikan kemampuan baca cepat dan akurat

Kontribusi sistem EDI

Mengurangi paperwork

• Memungkinkan pengembangan sistem manajemen material yang terintegrasi

• Mempercepat komunikasi antara pembeli dan penjual di seluruh dunia

• Memperpendek lead time, mengurangi inventory, aplikasi barcode,  integrasi pembeli dan penjual, dan transfer dana elektronik

Keuntungan Penggunaan Kanban

Menentukan level produksi

Dengan mengatur kuantitas Kanban yang berbasis kepada permintaan pelanggan, keseluruhan area produksi akan teratur menurut kuantitas output yang diperlukan.

Mengurangi WIP (Work-In-Process) – Dengan mengkoordinir level produksi dari setiap lini sesuai dengan permintaan, inventori WIP akan dibatasi oleh sistem Kanban. Hasilnya adalah inventori yang seminim mungkin.

Keuntungan Penggunaan Kanban

Kualitas meningkat

Salah satu prinsip Kanban adalah tidak boleh membiarkan lini produksi memproses sesuatu yang kualitasnya rendah. Prinsip ini, bila digabungkan dengan rendahnya WIP, akan meminimalisir terciptanya produk yang cacat atau yang berkualitas buruk. Makin baik kualitas output, makin rendah biaya yang harus dikeluarkan untuk rework atau pembuangan.

Menghitung Jumlah Kanban

Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah kanban adalah:

N=

DL(1+a )Q

Keterangan:

N = Jumlah kanban

D = Permintaan yang diharapkan tiap unit waktu

L = Waktu pesanan (waktu set up + waktu pemrosesan + waktu tunggu + waktu transport)

Q = Kapasitas wadah (tidak lebih dari 10 % permintaan tiap hari)

A = variabel keamanan

Contoh: Berapa jumlah kanban (containers) yang harus dikirim pada stasiun kerja untuk membuat satu jenis produk pesanan, jika permintaan sebesar 100 unit per hari? Stasiun kerja beroperasi 8 jam per hari, ukuran container sebesar 25 unit, dan variabel keamanan adalah 0,1. Waktu set up 28 menit, waktu proses per unit 4 menit, waktu tunggu 170 menit, dan waktu transport 2 menit per container.

L=28+4 (25)+170+260 x 8

=0 , 625 hari

N=DL(1+a )

Q=

100 (0 ,625 )(1+0,1 )25

=2 , 75 atau 3 kanban