KANCELARIJSKOPOSLOVANJEPredavač:Mira Mijatović, dipl.ecc1GRADIVO:1) KANCELARIJSKO POSLOVANJE -Pojam, sadržaj i značaj kancelarijskog poslovanja;-Načela kancelarijskog poslovanja;-Značenje pojedin ih termina u kancelar i jskom poslovanju (akt , pr i log, predmet,dosije, fascikl, pisarnica, arhiva);-Osnovne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju;-Pojam i značaj klasifikacionih oznaka predmeta i akata;-Primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje (signiranje) pošte, odnosnoakata;-Zavođenje akata (način i vrijeme zavođenja, prijemni štambilj);-Evidencija o predmetima i aktima (upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka, upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka, djelovodnik predmeta i akata);-Dostavl janje predmeta i akata u rad ( interna dostavna knj iga) pr i jem i otpremaračuna;-Rad službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata (prikupljanje podataka,sastavni dijelovi službenog akta, vraćanje riješenih predmeta u pisarnicu),-Razvođenje predmeta i akata;-Otpremanje pošte (način otpreme pošte, knjiga otpreme pošte.2

2) ARHIVSKO POSLOVANJE -Arhivska djelatnost;-Registraturski materijal;-Arhivska građa;-Arhiv i arhivska služba;-Arhiviranje i čuvanje završenih predmeta i akata;-Vođenje i korištenje arhivske knjige;

-Uništenje arhivske građe;-Čuvanje i zaštita arhivske građe.3) OVJERA POTPISA, RUKOPISA I PREPISA-Nadležnost za ovjeru;-Postupak ovjere;-Posebni slučajevi ovjere.4) PEČAT -Izrada pečata;-Čuvanje i upotreba pečata;-Evidencija o pečatima;-Uništavanje pečata.3PRAVNI IZVOR I LITERATURA-Uredba o kancelarijskom poslovanju (FBiH);-Uredba o kancelarijskom poslovanju (Rep. Org. Uprave RS);-Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja (FbiH)-Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja (RS)-Zakon o arhivskoj građi BiH;-Zakon o arhivskoj djelatnosti Brčko distrikt BiH;-Zakon o pečatu institucija BiH;-Zakon o pečatu Brčko distrikt BiH;-Zakon o administrativnim taksama BiH;-Zakon o sudskim taksama BiH;-(I ostala literatura koja se koristi za polaganje javnog ispita i stručnog ispita u BiH i Entitetima).4

Pitanja i odgovori

1. Šta obuhvata kancelarijsko poslovanje u užem smislu?

To je pomoćna djelatnost organa uprave i obuhvata poslovanje sa aktima i to:Primanje, Otvaranje, Pregledanje, Raspoređivanje akata, Zavođenje akata, Njihovo dostavljanje u rad, Obrađivanje akata, Otpremanje pošte, Razvođenje akata, Arhiviranje akata i Čuvanje akata.

2. Koja su to načela kancelarijskog poslovanja?

- Načelo tačnosti,- Ekspeditivnosti,- Jednostavnosti,- Jedinstvenosti,- Preglednosti,- Ekonomičnosti,- Budnost i .

3. Šta je to akt?Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završavana neka radnjaInstitucije BiH.

4. Šta je to predmet?To je skup akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i čini posebnu cjelinu.

5. Šta je prilog:Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radidopunjavanja objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta.

6. Šta je dosije?To je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice i koji se kao jednacjelina čuvaju na istom mjestu.

7 . K o j i h j e t o 1 0 g l a v n i h g r u p a u k o j e j e r a z v r s t a n a m a t e r i j a p o k l a s i f i k a c i o n i m znakovima?0- Državno uređenje i organizacija vlasti,1-Oblast rada i socijalnog osiguranja,2- Građanska stanja i držana i javna bezbjednost,3- Privreda ,4- Finansije,5- Zdravstvo i socijalno staranje,6- Obrazovanje,kultura, nauka,7- Pravosuđe i prekršaj,8- Odbrana,9- Ostalo (predmeti koji ne spadaju od 0-8)68.Šta spada u osnovne knjige evidencija o predmetima i aktima organa uprave?

To je djelovodnik predmeta i akata, to je arhivska knjiga, to je djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivupoštu, upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka.9. Šta je apostile ovjera, šta dokazuje i ko ovjerava ispravu apostile?Apostile je ovjera koja dokazuje vjerodostojnog isprave a ovjerava je sud.10. Kakvog je oblika pečat Institucija BiH?To je oblik kruga (dakle nije četvrtast niti pravougaoni niti trougao)11. Kako je ispisan sadržaj pečata instituci ja BiH kod Diplomatsko konzularnihpredstavništava?Ispisan je latiničnim i ćiriličnim pismom kao i na jeziku zemlje prijema (dakle nije na engleskom niti nekomdrugom svjetskom jeziku ili esperantu)12. Šta mora učiniti ovlaštena pečatoreznica nakon izrade pečata instistitucija BiH?Dužna je uništiti sve matrice i probne primjerke.13. Čemu služi pečat organa i institucija Brčko distrikta BiH?Njime se potvrđuje autentičnost službenih dokumenata, javnih isprava i drugih akata u skladu sa zakonomo pečatu Brčko distrikt BiH.14. Gdje se stavlja pečat na službenom aktu?Stavlja se sa lijeve strane pored potpisa ovlaštenog lica

15. U kojim veličinama se izrađuje pečat?Izrađuje se promjera 50 mm i 40 mm a može i od 25 (mali pečat) radi potvrđivanja legitimacija, putnihisprava, finansijskih dokumenata gdje upotreba velikog pečata nije podesna

16. Može li Organ ili institucija imati više pečata istog promjera?Može, ali moraju biti istovjetni po sadržaju, i ispod grba označeni arapskim brojevima, a o broju komadaodlučuje Gradonačelnik (kod nas)

17. Da li se gdje oglašavu nevažećim nestali pečati institucija BiH?Da u službenom glasniku BiH

18. Ko potpisuje dostavnicu o izvršenom dostavljanju pismena?Potpisuje primalac i dostavljač (a ne jedan od njih ili radnik pošte)

19. Šta znači oznaka a/a u kartoteci ili skraćenom djelovodniku?Znači arhivirati predmet

20. Kako se vrši otprema povjerljive i strogo povjerljive pošte?Vrši se zapečaćena (a ne mora biti hitno isključivo kurirom isključivo PTT)

21. Kako se otpremaju akti koje treba hitno otpremiti drugim organima i l i l ic ima u istom mjestu?Putem dostavljača, kurira

22. Gdje se stavlja oznaka priloga na aktu?Stavlja se sa lijeve strane ispod teksta u visini potpisa.

23. Ko otvara poštu koja se odnosi na postupak licitacije, tendera, konkursa?Otvara komisija (a ne rukovodilac organa ili radnik pisarnice)

24.Na šta se stavlja prijemni štambilj?Stavlja se na akt u gornjem desnom uglu a ne stavlja se na prilog akta

25. Šta se vidi na otisku prijemnog štambilja?

Vidi se:a) datum prijema akta,b) oznaka organizacione jedinice kojoj se akt dostavlja u rad,c) klasifikacioni znak i broj iz brojčanog kartonad) ukupan broj primljenih priloga ie) vrijednost (ukupan iznos neponištenih taksenih maraka koje su nalijepljene odnosno novčani iznos)26. Šta sadrži svaki akt kojim se vrši prepiska sa drugim organima i organizacijama?Mora da sadrž i : zaglav l je , naz iv i adresu pr imaoca, kratku sadrž inu predmeta, tekst akta, potp is ovlaštenog lica i otisak pečata

27. Koji je najvažniji dio službenog dopisa?To je tekst

28. Šta sadrži zaglavlje službenog akta?Naziv i sjedište organa, oznaku organizacione jedinice, klasifikacioni znak, broj akta (uzet iz brojčanika iliskraćenog djelovodnika) i godinu i datum izrade akta.29. Šta je arhivska građa?To je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani štampani, fotografirani) dokumentarni materijal od značajaza istoriju kulturu i ostale društvene potrebe koji je nastao u radu institucija BiH bez obzira gdje i kada jenastao.930. Šta je registraturski materijal?Čine ga spisi (akti i predmeti) scenografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi idokumenta kao i knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa i zapisa i dokumenata, primljeni i nastali uinstituciji BiH dok se iz tog registratorskog materijala ne izabere arhivska građa koja će se trajno čuvati.31. Šta je pisarnica?To je organizaciona jedinica ili radno mjesto u instituciji BiH gdje se vrše djelatnosti kancelarijskogposlovanja32. Šta je arhiva?Arhiva je dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencija o predmetima iaktima kao i ostali materijal do njihove predaje arhivu BiH ili do njihovog izvršenja.

33. Na koji način se vrši signiranje pošte?Na prvoj stranici akta u gornjem desnom uglu upisuje se broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta kome će se pošta

dostaviti u rad, ako ne postoji organizaciona jedinica, i datum otvaranja ipregleda pošte.

34.Kada će se zavesti akti koji iz opravdanih razloga nisu se mogli zavesti istog dana kada su iprimljeni?Najkasnije prvog narednog dana prije zavođenja nove pošte i to pod datumom kada su ti akti primljeni.35. Kako se prikuplja arhivska građa?Preuzimanjem, razmjenom , kupovinom, poklonom, zaviještanjem.36. Ko osniva Arhiv Brčko distrikta BiH?Osniva ga Gradonačelnik a djelovat će kao Pododjeljenje u Odjeljenju za javni registar.

37. Ko je nadležan za ovjeru potpisa, prepisa i rukopisa?Nadležni opštinski organ a za zemljo-knjižne stvari Osnovni sud, a ovjerom se potvrđuje autentičnostprepisa ili kopije to jest istovjetnost sa originalom38. Objasnite postupak sa aktima koji podliježu taksiranju?Radnik koji prima poštu neposredno od stranke mora naročito voditi računa o tome koji akti i ispravepodliježu plaćanju takse, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata, u kojim slučajevimapostoji zakonski osnov za oslobođenje plaćanja takse.U pogledu nedovoljno taksiranih akata ili u slučaju da se utvrdi neispravnost u taksiranju treba postupiti považećim propisima o taksama.Ako se prilikom pregledanja pošte utvrdi da podnesak nije taksiran ili je nedovoljno taksiran, konstatovatće se to službenom zabilješkom koja se stavlja pored otiska prijemnog štambilja.Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse postupiće se na način izložen u prethodnom stavu uznavođenje propisa o oslobođenju.39. Čime je regulisana obaveza plaćanja administrativne takse?Regulisano je Zakonom o administrativnim taksama Brčko distrikt BiH40. Ko su obveznici plaćanja taksi?Takseni obveznici su sva pravna i fizička lica po čijem se zahtjevu postupak pokreće, odnosno vrše radnjepredviđene taksenom tarifom41. Ko je oslobođen od plaćanja takse?Oslobođeni su: građani radi prijave na konkurs za zapošljavanje, građani slabog materijalnog stanja (naosnovu potvrde), humanitarne i dobrovoljne organizacije, povrat nepravilno plaćenih dadžbina, usvojenje ipostavljenje staratelja, podnesci organima za predstavke i pritužbe, spisi u vezi zaštet spomenika kulture,građani koji poklanjaju svoju imovinu distriktu, radnje za ostvarivanje prava boraca i ratnih vojnih invalida,i drugi akti kako je to navedeno u zakonu.