Kansa-koulu II

Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

tuki sosiaalialalla

Hankesuunnitelma

30102017

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom

Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vasso Ab Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Poske Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca

2

Sisaumlllys

1 Yhteenveto 3

2 Taustaa 4

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke 4

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 5

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri 6

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml 6

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml 7

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita 9

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml 10

31 Tarkoitus ja tavoitteet 10

32 Kohderyhmauml 11

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma 12

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen 12

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin 14

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla 15

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen 16

5 Resurssit ja rahoitus 17

51 Henkiloumlresurssit 17

52 Kustannukset ja rahoitus 19

6 Riskit ja riskienhallinta 19

7 Organisaatio ja johtaminen 21

9 Arviointi ja raportointi 22

91 Arviointisuunnitelma 22

92 Raportointi 24

10 Viestintaumlsuunnitelma 24

3

1 Yhteenveto

Taumlmaumln hankkeen tarkoituksena on valtakunnallisesti tukea Kansa-hankkeen (Sosiaalihuollon valtakunnallis-

ten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke vuosille 2016-2020) toi-

meenpanoa Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto

on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Taumlmauml hanke tukee Kansa-hankkeen

tavoitetta tukemalla maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnottoa sote-organisaatioissa ja vahvistamalla alu-

eellisesti tarvittavaa tukea Samalla taumlmauml hanke jatkaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa

Meneillaumlaumln olevaa Kansa-koulu Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano ndashhanketta on toteutettu

koko maassa ajalla 182015 ndash 31122017 Hanke on tavoittanut 7 8421 sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaa-

vaa ammattilaista 367 kirjaamisvalmennuksessa Taumlllauml hetkellauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavista am-

mattilaisista on tavoitettu 55 Hankkeen aikana on perustettu 21 kirjaamisvalmentajien alueellista ver-

kostoa jotka tukevat kukin omalla toiminta-alueellaan sosiaalihuollon organisaatioiden rdquosiirtymistaumlrdquo Kanta-

palveluiden kaumlyttaumljiksi Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpano on siis saatu hyvin alkuun

Taumlssauml Kansa-koulu II-hankkeessa on tavoitteena kohdentaa kirjaamisvalmennus siihen osaan sosiaalipalve-

luiden henkiloumlstoumlstauml (sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 140 000 THL 20132) joka ei vielauml

ole osallistunut valmennuksiin Kansa-koulu-hankkeessa yksityisten sosiaalipalveluja tuottavien yritysten

henkiloumlstoumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 205 henkiloumlauml (yksityisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin

61 000 THL 2013) Kansa-koulu-hankkeessa julkisien sosiaalipalveluja tuottavien organisaatioiden henkiloumls-

toumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 7 609 henkiloumlauml (julkisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 80 000 THL

2013) Koulutusorganisaatioiden opettajia osallistui Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmentajien valmen-

nuksiin 28 henkiloumlauml

Kansa-koulu II-hankkeen tavoitetilana on ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suomessa on

yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet osaksi so-

siaalipalvelujen arkea

Hankkeen tavoitteena on ettauml

1 Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

2 Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

3 Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnal-

lisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaamista sote-organisaatioissa

1 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita vuoden 2017 syksyn ryhmien osalta 2 Terveys- ja sosiaalipalvelujen henkiloumlstouml 2013 THL

4

4 Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa

ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Hankkeen toimenpiteet on jaettu neljaumlaumln tyoumlpakettiin joita ovat

Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Hanke toteuttaa kansallisen toteutuksen tavoitteista3 erityisesti tavoitetta kaksi jossa vaumlhennetaumlaumln sosi-

aali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tekemaumlauml paumlaumlllekkaumlistauml kirjaamista sekauml siirrytaumlaumln asiakas- ja poti-

lastietojen kirjaamisessa ja kaumlsittelyssauml yhtenaumlisiin toimintamalleihin ja yhteisten tietorakenteiden ja maumlauml-

rittelyjen mukaiseen tiedonhallintaan

Hankkeen toteutuksen koko maassa mahdollistaa valtakunnallinen sosiaalialan osaamiskeskusverkosto

jossa osaamiskeskuksissa toimivat kehittaumlmistyoumln ammattilaiset yhdessauml yksityisten ja julkisten toimijoiden

kanssa yhtenaumlistaumlvaumlt sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamisen menettelytapoja Hankkeessa

ovat mukana kaikki 11 sosiaalialan osaamiskeskusta sekauml Hyvinvointialan liitto ja oppilaitokset Osatoteut-

tajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskes-

kus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uudenmaan sosi-

aalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaalialan osaa-

miskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen hanke-

kumppaneina Kukin osaamiskeskus verkottaa oman alueensa kunnat kuntayhtymaumlt ja maakunnat sekauml

Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat mukaan tyoumlpakettien toteutukseen Hallinnoijana toimii

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy Hanke toteutetaan ajalla 112018 ndash 31122019 ja

sen kokonaiskustannukset ovat 12 miljoonaa euro

2 Taustaa

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke

Kanta-palvelut on yhteinen nimitys sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisille tietojaumlrjestelmaumlpalve-

luille joiden osaksi rakennetaan sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln soveltuvia palveluja kuten asiakastiedon arkistoa

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kautta sosiaalihuollon asiakastiedot ovat ammattilaisten kaumlytoumlssauml ja Oma-

kannan laajentuessa sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln myoumls asiakkaat saavat omat asiakastietonsa kaumlyttoumloumlnsauml ny-

kyistauml helpommin Kansa-hanke4on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlrauml-

muotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke jota koordinoi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-hank-

keen hankesuunnitelma yhdessauml sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kanssa kuvaa sosiaalihuol-

lon tiedonhallinnan kehittaumlmissuunnan vuoteen 2020 saakka

3 Sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojaumlrjestelmaumlinfrastruktuurin tehostamiseksi myoumlnnettaumlvaumlt valtionavustukset Valtionavustusohje 3082017 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) THL 102016

5

Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen

asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi ja jaumlrjestaumlmiseksi Hankkeen strategisiksi tavoitteiksi on asetettu (1)

asiakastietojaumlrjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut (2) asiakastietojen saa-

tavuus on parantunut (3) asiakastiedon paumlaumlllekkaumlinen kirjaaminen on vaumlhentynyt (4) asiakastiedon laatu

on parantunut (5) asiakastietojen vertailukelpoisuus on lisaumlaumlntynyt (6) asiakastietojen hyoumldynnettaumlvyys on

lisaumlaumlntynyt ja (7) sosiaalihuollon palvelutuotanto on tehostunut Taumlssauml hankkeessa tuetaan erityisesti ta-

voitteita 2-6

Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjattuna toimenpiteet jotka vaaditaan Kanta-palveluihin liittyviltauml organi-

saatioilta Organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin alkaa vuonna 2018 Kansa-koulu II-

hanke tukee toimenpiteistauml erityisesti ensimmaumlistauml toimenpidettauml joka on maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

kaumlyttoumloumlnotto Kuten hankesuunnitelmaankin on kirjattuna rdquososiaalialan osaamiskeskuksilla on merkittaumlvauml

rooli asiakasasiakirjalain toimeenpanon ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tuessardquo ja taumltauml varten

tarvitaan riittaumlvauml resurssi Kansa-hankkeen toteutukseen tarvitaan riittaumlvaumln vahva alueellinen toimeenpano-

verkosto jonka osa sosiaalialan osaamiskeskusverkosto on

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015254 (jatkossa asiakasasiakirjalaki) tuli voimaan 142015 Lain

voimaantulo on vaiheistettu siten ettauml rekistereitauml ja ammatillisen henkiloumlstoumln kaumlyttoumloikeuksia koskevat

saumlaumlnnoumlkset tulevat voimaan viimeisinauml viimeistaumlaumln 112021 Laki on ensimmaumlinen yleislaki jossa saumlaumldetaumlaumln

asiakastietojen kirjaamisesta sekauml kirjaamiseen liittyvistauml velvoitteista sekauml julkisessa ettauml yksityisessauml sosi-

aalihuollossa

Laki toi velvoitteen kirjata sosiaalihuollon asiakastiedot Sosiaalihuollon ammatillinen henkiloumlstouml ja asiakas-

tyoumlhoumln osallistuva avustava henkiloumlstouml kirjaa asiakastiedot aina kun asiakkaalle jaumlrjestetaumlaumln suunnitellaan

jatai toteutetaan sosiaalihuollon palveluja Kirjaamisvelvoite kestaumlauml koko asiakkuuden ajan ja myoumls asiak-

kuuden paumlaumlttyminen on kirjattava asiakasasiakirjaan Laki edellyttaumlauml ettauml asiakasasiakirjojen kieli on sel-

keaumlauml ja ymmaumlrrettaumlvaumlauml Asiakasasiakirjat tulee laatia ja saumlilyttaumlauml siten ettauml niitauml voidaan hyoumldyntaumlauml eri tar-

koituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa Lain vaatimukset eivaumlt siirry sosiaalipalvelujen

arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen Taumlmauml tarkoittaa

noin 140 000 sosiaalialalla toimivan tyoumlntekijaumln perehdyttaumlmistauml lain tarkoittamiin kirjaamiskaumlytaumlntoumlihin

Lain mukaan sosiaalihuollossa laadittavien asiakirjojen sisaumllloumln tulee noudattaa asiakasasiakirjalaissa esitet-

tyjauml minimisisaumlltoumljauml Laissa on maumlaumlritelty kaikille sosiaalihuollon asiakirjoille yhteiset perustiedot ja asiakirja-

tyyppikohtaiset tarkemmat tietosisaumllloumlt Asiakasasiakirjojen tietosisaumllloumlistauml saumlaumldetaumlaumln myoumls muissa laeissa

esim sosiaalihuoltolaissa (13012014) ja lastensuojelulaissa (4172007) Sosiaalihuollon palvelunantajien

on toteutettava laatimissaan asiakirjoissa kansallisesti yhtenaumlisiauml tietorakenteita sitten kun THL antaa niistauml

maumlaumlraumlyksen asiakasasiakirjalain toimivaltapykaumllaumln (sect5) nojalla

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen integraation edetessauml myoumls kirjaaminen ja tiedon liikkuminen sosi-

aali- ja terveydenhuollon toimijoiden ja muiden organisaatioiden vaumllillauml tulee koko ajan ajankohtaisem-

maksi Asiakasasiakirjalaissa on jo saumlaumldetty kirjaamisesta sosiaalihuollon toimintayksikoumln sisaumlisessauml yhteis-

tyoumlssauml ja organisaatioiden vaumllisessauml monialaisessa yhteistyoumlssauml Kuitenkin sosiaalihuollossa ja terveyden-

huollossa syntyviauml asiakastietoja koskettaa erillinen lainsaumlaumldaumlntouml joka asettaa haasteita kaumlytaumlnnoumln tyoumlssauml

yhteiseen kirjaamiseen

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

2

Sisaumlllys

1 Yhteenveto 3

2 Taustaa 4

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke 4

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 5

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri 6

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml 6

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml 7

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita 9

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml 10

31 Tarkoitus ja tavoitteet 10

32 Kohderyhmauml 11

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma 12

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen 12

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin 14

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla 15

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen 16

5 Resurssit ja rahoitus 17

51 Henkiloumlresurssit 17

52 Kustannukset ja rahoitus 19

6 Riskit ja riskienhallinta 19

7 Organisaatio ja johtaminen 21

9 Arviointi ja raportointi 22

91 Arviointisuunnitelma 22

92 Raportointi 24

10 Viestintaumlsuunnitelma 24

3

1 Yhteenveto

Taumlmaumln hankkeen tarkoituksena on valtakunnallisesti tukea Kansa-hankkeen (Sosiaalihuollon valtakunnallis-

ten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke vuosille 2016-2020) toi-

meenpanoa Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto

on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Taumlmauml hanke tukee Kansa-hankkeen

tavoitetta tukemalla maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnottoa sote-organisaatioissa ja vahvistamalla alu-

eellisesti tarvittavaa tukea Samalla taumlmauml hanke jatkaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa

Meneillaumlaumln olevaa Kansa-koulu Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano ndashhanketta on toteutettu

koko maassa ajalla 182015 ndash 31122017 Hanke on tavoittanut 7 8421 sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaa-

vaa ammattilaista 367 kirjaamisvalmennuksessa Taumlllauml hetkellauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavista am-

mattilaisista on tavoitettu 55 Hankkeen aikana on perustettu 21 kirjaamisvalmentajien alueellista ver-

kostoa jotka tukevat kukin omalla toiminta-alueellaan sosiaalihuollon organisaatioiden rdquosiirtymistaumlrdquo Kanta-

palveluiden kaumlyttaumljiksi Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpano on siis saatu hyvin alkuun

Taumlssauml Kansa-koulu II-hankkeessa on tavoitteena kohdentaa kirjaamisvalmennus siihen osaan sosiaalipalve-

luiden henkiloumlstoumlstauml (sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 140 000 THL 20132) joka ei vielauml

ole osallistunut valmennuksiin Kansa-koulu-hankkeessa yksityisten sosiaalipalveluja tuottavien yritysten

henkiloumlstoumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 205 henkiloumlauml (yksityisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin

61 000 THL 2013) Kansa-koulu-hankkeessa julkisien sosiaalipalveluja tuottavien organisaatioiden henkiloumls-

toumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 7 609 henkiloumlauml (julkisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 80 000 THL

2013) Koulutusorganisaatioiden opettajia osallistui Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmentajien valmen-

nuksiin 28 henkiloumlauml

Kansa-koulu II-hankkeen tavoitetilana on ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suomessa on

yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet osaksi so-

siaalipalvelujen arkea

Hankkeen tavoitteena on ettauml

1 Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

2 Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

3 Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnal-

lisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaamista sote-organisaatioissa

1 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita vuoden 2017 syksyn ryhmien osalta 2 Terveys- ja sosiaalipalvelujen henkiloumlstouml 2013 THL

4

4 Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa

ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Hankkeen toimenpiteet on jaettu neljaumlaumln tyoumlpakettiin joita ovat

Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Hanke toteuttaa kansallisen toteutuksen tavoitteista3 erityisesti tavoitetta kaksi jossa vaumlhennetaumlaumln sosi-

aali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tekemaumlauml paumlaumlllekkaumlistauml kirjaamista sekauml siirrytaumlaumln asiakas- ja poti-

lastietojen kirjaamisessa ja kaumlsittelyssauml yhtenaumlisiin toimintamalleihin ja yhteisten tietorakenteiden ja maumlauml-

rittelyjen mukaiseen tiedonhallintaan

Hankkeen toteutuksen koko maassa mahdollistaa valtakunnallinen sosiaalialan osaamiskeskusverkosto

jossa osaamiskeskuksissa toimivat kehittaumlmistyoumln ammattilaiset yhdessauml yksityisten ja julkisten toimijoiden

kanssa yhtenaumlistaumlvaumlt sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamisen menettelytapoja Hankkeessa

ovat mukana kaikki 11 sosiaalialan osaamiskeskusta sekauml Hyvinvointialan liitto ja oppilaitokset Osatoteut-

tajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskes-

kus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uudenmaan sosi-

aalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaalialan osaa-

miskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen hanke-

kumppaneina Kukin osaamiskeskus verkottaa oman alueensa kunnat kuntayhtymaumlt ja maakunnat sekauml

Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat mukaan tyoumlpakettien toteutukseen Hallinnoijana toimii

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy Hanke toteutetaan ajalla 112018 ndash 31122019 ja

sen kokonaiskustannukset ovat 12 miljoonaa euro

2 Taustaa

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke

Kanta-palvelut on yhteinen nimitys sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisille tietojaumlrjestelmaumlpalve-

luille joiden osaksi rakennetaan sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln soveltuvia palveluja kuten asiakastiedon arkistoa

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kautta sosiaalihuollon asiakastiedot ovat ammattilaisten kaumlytoumlssauml ja Oma-

kannan laajentuessa sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln myoumls asiakkaat saavat omat asiakastietonsa kaumlyttoumloumlnsauml ny-

kyistauml helpommin Kansa-hanke4on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlrauml-

muotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke jota koordinoi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-hank-

keen hankesuunnitelma yhdessauml sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kanssa kuvaa sosiaalihuol-

lon tiedonhallinnan kehittaumlmissuunnan vuoteen 2020 saakka

3 Sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojaumlrjestelmaumlinfrastruktuurin tehostamiseksi myoumlnnettaumlvaumlt valtionavustukset Valtionavustusohje 3082017 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) THL 102016

5

Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen

asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi ja jaumlrjestaumlmiseksi Hankkeen strategisiksi tavoitteiksi on asetettu (1)

asiakastietojaumlrjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut (2) asiakastietojen saa-

tavuus on parantunut (3) asiakastiedon paumlaumlllekkaumlinen kirjaaminen on vaumlhentynyt (4) asiakastiedon laatu

on parantunut (5) asiakastietojen vertailukelpoisuus on lisaumlaumlntynyt (6) asiakastietojen hyoumldynnettaumlvyys on

lisaumlaumlntynyt ja (7) sosiaalihuollon palvelutuotanto on tehostunut Taumlssauml hankkeessa tuetaan erityisesti ta-

voitteita 2-6

Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjattuna toimenpiteet jotka vaaditaan Kanta-palveluihin liittyviltauml organi-

saatioilta Organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin alkaa vuonna 2018 Kansa-koulu II-

hanke tukee toimenpiteistauml erityisesti ensimmaumlistauml toimenpidettauml joka on maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

kaumlyttoumloumlnotto Kuten hankesuunnitelmaankin on kirjattuna rdquososiaalialan osaamiskeskuksilla on merkittaumlvauml

rooli asiakasasiakirjalain toimeenpanon ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tuessardquo ja taumltauml varten

tarvitaan riittaumlvauml resurssi Kansa-hankkeen toteutukseen tarvitaan riittaumlvaumln vahva alueellinen toimeenpano-

verkosto jonka osa sosiaalialan osaamiskeskusverkosto on

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015254 (jatkossa asiakasasiakirjalaki) tuli voimaan 142015 Lain

voimaantulo on vaiheistettu siten ettauml rekistereitauml ja ammatillisen henkiloumlstoumln kaumlyttoumloikeuksia koskevat

saumlaumlnnoumlkset tulevat voimaan viimeisinauml viimeistaumlaumln 112021 Laki on ensimmaumlinen yleislaki jossa saumlaumldetaumlaumln

asiakastietojen kirjaamisesta sekauml kirjaamiseen liittyvistauml velvoitteista sekauml julkisessa ettauml yksityisessauml sosi-

aalihuollossa

Laki toi velvoitteen kirjata sosiaalihuollon asiakastiedot Sosiaalihuollon ammatillinen henkiloumlstouml ja asiakas-

tyoumlhoumln osallistuva avustava henkiloumlstouml kirjaa asiakastiedot aina kun asiakkaalle jaumlrjestetaumlaumln suunnitellaan

jatai toteutetaan sosiaalihuollon palveluja Kirjaamisvelvoite kestaumlauml koko asiakkuuden ajan ja myoumls asiak-

kuuden paumlaumlttyminen on kirjattava asiakasasiakirjaan Laki edellyttaumlauml ettauml asiakasasiakirjojen kieli on sel-

keaumlauml ja ymmaumlrrettaumlvaumlauml Asiakasasiakirjat tulee laatia ja saumlilyttaumlauml siten ettauml niitauml voidaan hyoumldyntaumlauml eri tar-

koituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa Lain vaatimukset eivaumlt siirry sosiaalipalvelujen

arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen Taumlmauml tarkoittaa

noin 140 000 sosiaalialalla toimivan tyoumlntekijaumln perehdyttaumlmistauml lain tarkoittamiin kirjaamiskaumlytaumlntoumlihin

Lain mukaan sosiaalihuollossa laadittavien asiakirjojen sisaumllloumln tulee noudattaa asiakasasiakirjalaissa esitet-

tyjauml minimisisaumlltoumljauml Laissa on maumlaumlritelty kaikille sosiaalihuollon asiakirjoille yhteiset perustiedot ja asiakirja-

tyyppikohtaiset tarkemmat tietosisaumllloumlt Asiakasasiakirjojen tietosisaumllloumlistauml saumlaumldetaumlaumln myoumls muissa laeissa

esim sosiaalihuoltolaissa (13012014) ja lastensuojelulaissa (4172007) Sosiaalihuollon palvelunantajien

on toteutettava laatimissaan asiakirjoissa kansallisesti yhtenaumlisiauml tietorakenteita sitten kun THL antaa niistauml

maumlaumlraumlyksen asiakasasiakirjalain toimivaltapykaumllaumln (sect5) nojalla

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen integraation edetessauml myoumls kirjaaminen ja tiedon liikkuminen sosi-

aali- ja terveydenhuollon toimijoiden ja muiden organisaatioiden vaumllillauml tulee koko ajan ajankohtaisem-

maksi Asiakasasiakirjalaissa on jo saumlaumldetty kirjaamisesta sosiaalihuollon toimintayksikoumln sisaumlisessauml yhteis-

tyoumlssauml ja organisaatioiden vaumllisessauml monialaisessa yhteistyoumlssauml Kuitenkin sosiaalihuollossa ja terveyden-

huollossa syntyviauml asiakastietoja koskettaa erillinen lainsaumlaumldaumlntouml joka asettaa haasteita kaumlytaumlnnoumln tyoumlssauml

yhteiseen kirjaamiseen

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

3

1 Yhteenveto

Taumlmaumln hankkeen tarkoituksena on valtakunnallisesti tukea Kansa-hankkeen (Sosiaalihuollon valtakunnallis-

ten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke vuosille 2016-2020) toi-

meenpanoa Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto

on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Taumlmauml hanke tukee Kansa-hankkeen

tavoitetta tukemalla maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnottoa sote-organisaatioissa ja vahvistamalla alu-

eellisesti tarvittavaa tukea Samalla taumlmauml hanke jatkaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa

Meneillaumlaumln olevaa Kansa-koulu Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano ndashhanketta on toteutettu

koko maassa ajalla 182015 ndash 31122017 Hanke on tavoittanut 7 8421 sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaa-

vaa ammattilaista 367 kirjaamisvalmennuksessa Taumlllauml hetkellauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavista am-

mattilaisista on tavoitettu 55 Hankkeen aikana on perustettu 21 kirjaamisvalmentajien alueellista ver-

kostoa jotka tukevat kukin omalla toiminta-alueellaan sosiaalihuollon organisaatioiden rdquosiirtymistaumlrdquo Kanta-

palveluiden kaumlyttaumljiksi Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpano on siis saatu hyvin alkuun

Taumlssauml Kansa-koulu II-hankkeessa on tavoitteena kohdentaa kirjaamisvalmennus siihen osaan sosiaalipalve-

luiden henkiloumlstoumlstauml (sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 140 000 THL 20132) joka ei vielauml

ole osallistunut valmennuksiin Kansa-koulu-hankkeessa yksityisten sosiaalipalveluja tuottavien yritysten

henkiloumlstoumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 205 henkiloumlauml (yksityisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin

61 000 THL 2013) Kansa-koulu-hankkeessa julkisien sosiaalipalveluja tuottavien organisaatioiden henkiloumls-

toumlauml osallistui kirjaamisvalmennukseen 7 609 henkiloumlauml (julkisen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml noin 80 000 THL

2013) Koulutusorganisaatioiden opettajia osallistui Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmentajien valmen-

nuksiin 28 henkiloumlauml

Kansa-koulu II-hankkeen tavoitetilana on ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suomessa on

yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet osaksi so-

siaalipalvelujen arkea

Hankkeen tavoitteena on ettauml

1 Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

2 Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

3 Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnal-

lisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaamista sote-organisaatioissa

1 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita vuoden 2017 syksyn ryhmien osalta 2 Terveys- ja sosiaalipalvelujen henkiloumlstouml 2013 THL

4

4 Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa

ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Hankkeen toimenpiteet on jaettu neljaumlaumln tyoumlpakettiin joita ovat

Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Hanke toteuttaa kansallisen toteutuksen tavoitteista3 erityisesti tavoitetta kaksi jossa vaumlhennetaumlaumln sosi-

aali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tekemaumlauml paumlaumlllekkaumlistauml kirjaamista sekauml siirrytaumlaumln asiakas- ja poti-

lastietojen kirjaamisessa ja kaumlsittelyssauml yhtenaumlisiin toimintamalleihin ja yhteisten tietorakenteiden ja maumlauml-

rittelyjen mukaiseen tiedonhallintaan

Hankkeen toteutuksen koko maassa mahdollistaa valtakunnallinen sosiaalialan osaamiskeskusverkosto

jossa osaamiskeskuksissa toimivat kehittaumlmistyoumln ammattilaiset yhdessauml yksityisten ja julkisten toimijoiden

kanssa yhtenaumlistaumlvaumlt sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamisen menettelytapoja Hankkeessa

ovat mukana kaikki 11 sosiaalialan osaamiskeskusta sekauml Hyvinvointialan liitto ja oppilaitokset Osatoteut-

tajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskes-

kus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uudenmaan sosi-

aalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaalialan osaa-

miskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen hanke-

kumppaneina Kukin osaamiskeskus verkottaa oman alueensa kunnat kuntayhtymaumlt ja maakunnat sekauml

Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat mukaan tyoumlpakettien toteutukseen Hallinnoijana toimii

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy Hanke toteutetaan ajalla 112018 ndash 31122019 ja

sen kokonaiskustannukset ovat 12 miljoonaa euro

2 Taustaa

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke

Kanta-palvelut on yhteinen nimitys sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisille tietojaumlrjestelmaumlpalve-

luille joiden osaksi rakennetaan sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln soveltuvia palveluja kuten asiakastiedon arkistoa

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kautta sosiaalihuollon asiakastiedot ovat ammattilaisten kaumlytoumlssauml ja Oma-

kannan laajentuessa sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln myoumls asiakkaat saavat omat asiakastietonsa kaumlyttoumloumlnsauml ny-

kyistauml helpommin Kansa-hanke4on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlrauml-

muotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke jota koordinoi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-hank-

keen hankesuunnitelma yhdessauml sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kanssa kuvaa sosiaalihuol-

lon tiedonhallinnan kehittaumlmissuunnan vuoteen 2020 saakka

3 Sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojaumlrjestelmaumlinfrastruktuurin tehostamiseksi myoumlnnettaumlvaumlt valtionavustukset Valtionavustusohje 3082017 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) THL 102016

5

Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen

asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi ja jaumlrjestaumlmiseksi Hankkeen strategisiksi tavoitteiksi on asetettu (1)

asiakastietojaumlrjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut (2) asiakastietojen saa-

tavuus on parantunut (3) asiakastiedon paumlaumlllekkaumlinen kirjaaminen on vaumlhentynyt (4) asiakastiedon laatu

on parantunut (5) asiakastietojen vertailukelpoisuus on lisaumlaumlntynyt (6) asiakastietojen hyoumldynnettaumlvyys on

lisaumlaumlntynyt ja (7) sosiaalihuollon palvelutuotanto on tehostunut Taumlssauml hankkeessa tuetaan erityisesti ta-

voitteita 2-6

Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjattuna toimenpiteet jotka vaaditaan Kanta-palveluihin liittyviltauml organi-

saatioilta Organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin alkaa vuonna 2018 Kansa-koulu II-

hanke tukee toimenpiteistauml erityisesti ensimmaumlistauml toimenpidettauml joka on maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

kaumlyttoumloumlnotto Kuten hankesuunnitelmaankin on kirjattuna rdquososiaalialan osaamiskeskuksilla on merkittaumlvauml

rooli asiakasasiakirjalain toimeenpanon ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tuessardquo ja taumltauml varten

tarvitaan riittaumlvauml resurssi Kansa-hankkeen toteutukseen tarvitaan riittaumlvaumln vahva alueellinen toimeenpano-

verkosto jonka osa sosiaalialan osaamiskeskusverkosto on

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015254 (jatkossa asiakasasiakirjalaki) tuli voimaan 142015 Lain

voimaantulo on vaiheistettu siten ettauml rekistereitauml ja ammatillisen henkiloumlstoumln kaumlyttoumloikeuksia koskevat

saumlaumlnnoumlkset tulevat voimaan viimeisinauml viimeistaumlaumln 112021 Laki on ensimmaumlinen yleislaki jossa saumlaumldetaumlaumln

asiakastietojen kirjaamisesta sekauml kirjaamiseen liittyvistauml velvoitteista sekauml julkisessa ettauml yksityisessauml sosi-

aalihuollossa

Laki toi velvoitteen kirjata sosiaalihuollon asiakastiedot Sosiaalihuollon ammatillinen henkiloumlstouml ja asiakas-

tyoumlhoumln osallistuva avustava henkiloumlstouml kirjaa asiakastiedot aina kun asiakkaalle jaumlrjestetaumlaumln suunnitellaan

jatai toteutetaan sosiaalihuollon palveluja Kirjaamisvelvoite kestaumlauml koko asiakkuuden ajan ja myoumls asiak-

kuuden paumlaumlttyminen on kirjattava asiakasasiakirjaan Laki edellyttaumlauml ettauml asiakasasiakirjojen kieli on sel-

keaumlauml ja ymmaumlrrettaumlvaumlauml Asiakasasiakirjat tulee laatia ja saumlilyttaumlauml siten ettauml niitauml voidaan hyoumldyntaumlauml eri tar-

koituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa Lain vaatimukset eivaumlt siirry sosiaalipalvelujen

arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen Taumlmauml tarkoittaa

noin 140 000 sosiaalialalla toimivan tyoumlntekijaumln perehdyttaumlmistauml lain tarkoittamiin kirjaamiskaumlytaumlntoumlihin

Lain mukaan sosiaalihuollossa laadittavien asiakirjojen sisaumllloumln tulee noudattaa asiakasasiakirjalaissa esitet-

tyjauml minimisisaumlltoumljauml Laissa on maumlaumlritelty kaikille sosiaalihuollon asiakirjoille yhteiset perustiedot ja asiakirja-

tyyppikohtaiset tarkemmat tietosisaumllloumlt Asiakasasiakirjojen tietosisaumllloumlistauml saumlaumldetaumlaumln myoumls muissa laeissa

esim sosiaalihuoltolaissa (13012014) ja lastensuojelulaissa (4172007) Sosiaalihuollon palvelunantajien

on toteutettava laatimissaan asiakirjoissa kansallisesti yhtenaumlisiauml tietorakenteita sitten kun THL antaa niistauml

maumlaumlraumlyksen asiakasasiakirjalain toimivaltapykaumllaumln (sect5) nojalla

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen integraation edetessauml myoumls kirjaaminen ja tiedon liikkuminen sosi-

aali- ja terveydenhuollon toimijoiden ja muiden organisaatioiden vaumllillauml tulee koko ajan ajankohtaisem-

maksi Asiakasasiakirjalaissa on jo saumlaumldetty kirjaamisesta sosiaalihuollon toimintayksikoumln sisaumlisessauml yhteis-

tyoumlssauml ja organisaatioiden vaumllisessauml monialaisessa yhteistyoumlssauml Kuitenkin sosiaalihuollossa ja terveyden-

huollossa syntyviauml asiakastietoja koskettaa erillinen lainsaumlaumldaumlntouml joka asettaa haasteita kaumlytaumlnnoumln tyoumlssauml

yhteiseen kirjaamiseen

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

4

4 Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa

ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Hankkeen toimenpiteet on jaettu neljaumlaumln tyoumlpakettiin joita ovat

Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Hanke toteuttaa kansallisen toteutuksen tavoitteista3 erityisesti tavoitetta kaksi jossa vaumlhennetaumlaumln sosi-

aali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tekemaumlauml paumlaumlllekkaumlistauml kirjaamista sekauml siirrytaumlaumln asiakas- ja poti-

lastietojen kirjaamisessa ja kaumlsittelyssauml yhtenaumlisiin toimintamalleihin ja yhteisten tietorakenteiden ja maumlauml-

rittelyjen mukaiseen tiedonhallintaan

Hankkeen toteutuksen koko maassa mahdollistaa valtakunnallinen sosiaalialan osaamiskeskusverkosto

jossa osaamiskeskuksissa toimivat kehittaumlmistyoumln ammattilaiset yhdessauml yksityisten ja julkisten toimijoiden

kanssa yhtenaumlistaumlvaumlt sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamisen menettelytapoja Hankkeessa

ovat mukana kaikki 11 sosiaalialan osaamiskeskusta sekauml Hyvinvointialan liitto ja oppilaitokset Osatoteut-

tajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskes-

kus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uudenmaan sosi-

aalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaalialan osaa-

miskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen hanke-

kumppaneina Kukin osaamiskeskus verkottaa oman alueensa kunnat kuntayhtymaumlt ja maakunnat sekauml

Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat mukaan tyoumlpakettien toteutukseen Hallinnoijana toimii

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy Hanke toteutetaan ajalla 112018 ndash 31122019 ja

sen kokonaiskustannukset ovat 12 miljoonaa euro

2 Taustaa

21 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut ja Kansa-hanke

Kanta-palvelut on yhteinen nimitys sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisille tietojaumlrjestelmaumlpalve-

luille joiden osaksi rakennetaan sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln soveltuvia palveluja kuten asiakastiedon arkistoa

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kautta sosiaalihuollon asiakastiedot ovat ammattilaisten kaumlytoumlssauml ja Oma-

kannan laajentuessa sosiaalihuollon kaumlyttoumloumln myoumls asiakkaat saavat omat asiakastietonsa kaumlyttoumloumlnsauml ny-

kyistauml helpommin Kansa-hanke4on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlrauml-

muotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke jota koordinoi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-hank-

keen hankesuunnitelma yhdessauml sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kanssa kuvaa sosiaalihuol-

lon tiedonhallinnan kehittaumlmissuunnan vuoteen 2020 saakka

3 Sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojaumlrjestelmaumlinfrastruktuurin tehostamiseksi myoumlnnettaumlvaumlt valtionavustukset Valtionavustusohje 3082017 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) THL 102016

5

Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen

asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi ja jaumlrjestaumlmiseksi Hankkeen strategisiksi tavoitteiksi on asetettu (1)

asiakastietojaumlrjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut (2) asiakastietojen saa-

tavuus on parantunut (3) asiakastiedon paumlaumlllekkaumlinen kirjaaminen on vaumlhentynyt (4) asiakastiedon laatu

on parantunut (5) asiakastietojen vertailukelpoisuus on lisaumlaumlntynyt (6) asiakastietojen hyoumldynnettaumlvyys on

lisaumlaumlntynyt ja (7) sosiaalihuollon palvelutuotanto on tehostunut Taumlssauml hankkeessa tuetaan erityisesti ta-

voitteita 2-6

Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjattuna toimenpiteet jotka vaaditaan Kanta-palveluihin liittyviltauml organi-

saatioilta Organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin alkaa vuonna 2018 Kansa-koulu II-

hanke tukee toimenpiteistauml erityisesti ensimmaumlistauml toimenpidettauml joka on maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

kaumlyttoumloumlnotto Kuten hankesuunnitelmaankin on kirjattuna rdquososiaalialan osaamiskeskuksilla on merkittaumlvauml

rooli asiakasasiakirjalain toimeenpanon ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tuessardquo ja taumltauml varten

tarvitaan riittaumlvauml resurssi Kansa-hankkeen toteutukseen tarvitaan riittaumlvaumln vahva alueellinen toimeenpano-

verkosto jonka osa sosiaalialan osaamiskeskusverkosto on

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015254 (jatkossa asiakasasiakirjalaki) tuli voimaan 142015 Lain

voimaantulo on vaiheistettu siten ettauml rekistereitauml ja ammatillisen henkiloumlstoumln kaumlyttoumloikeuksia koskevat

saumlaumlnnoumlkset tulevat voimaan viimeisinauml viimeistaumlaumln 112021 Laki on ensimmaumlinen yleislaki jossa saumlaumldetaumlaumln

asiakastietojen kirjaamisesta sekauml kirjaamiseen liittyvistauml velvoitteista sekauml julkisessa ettauml yksityisessauml sosi-

aalihuollossa

Laki toi velvoitteen kirjata sosiaalihuollon asiakastiedot Sosiaalihuollon ammatillinen henkiloumlstouml ja asiakas-

tyoumlhoumln osallistuva avustava henkiloumlstouml kirjaa asiakastiedot aina kun asiakkaalle jaumlrjestetaumlaumln suunnitellaan

jatai toteutetaan sosiaalihuollon palveluja Kirjaamisvelvoite kestaumlauml koko asiakkuuden ajan ja myoumls asiak-

kuuden paumlaumlttyminen on kirjattava asiakasasiakirjaan Laki edellyttaumlauml ettauml asiakasasiakirjojen kieli on sel-

keaumlauml ja ymmaumlrrettaumlvaumlauml Asiakasasiakirjat tulee laatia ja saumlilyttaumlauml siten ettauml niitauml voidaan hyoumldyntaumlauml eri tar-

koituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa Lain vaatimukset eivaumlt siirry sosiaalipalvelujen

arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen Taumlmauml tarkoittaa

noin 140 000 sosiaalialalla toimivan tyoumlntekijaumln perehdyttaumlmistauml lain tarkoittamiin kirjaamiskaumlytaumlntoumlihin

Lain mukaan sosiaalihuollossa laadittavien asiakirjojen sisaumllloumln tulee noudattaa asiakasasiakirjalaissa esitet-

tyjauml minimisisaumlltoumljauml Laissa on maumlaumlritelty kaikille sosiaalihuollon asiakirjoille yhteiset perustiedot ja asiakirja-

tyyppikohtaiset tarkemmat tietosisaumllloumlt Asiakasasiakirjojen tietosisaumllloumlistauml saumlaumldetaumlaumln myoumls muissa laeissa

esim sosiaalihuoltolaissa (13012014) ja lastensuojelulaissa (4172007) Sosiaalihuollon palvelunantajien

on toteutettava laatimissaan asiakirjoissa kansallisesti yhtenaumlisiauml tietorakenteita sitten kun THL antaa niistauml

maumlaumlraumlyksen asiakasasiakirjalain toimivaltapykaumllaumln (sect5) nojalla

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen integraation edetessauml myoumls kirjaaminen ja tiedon liikkuminen sosi-

aali- ja terveydenhuollon toimijoiden ja muiden organisaatioiden vaumllillauml tulee koko ajan ajankohtaisem-

maksi Asiakasasiakirjalaissa on jo saumlaumldetty kirjaamisesta sosiaalihuollon toimintayksikoumln sisaumlisessauml yhteis-

tyoumlssauml ja organisaatioiden vaumllisessauml monialaisessa yhteistyoumlssauml Kuitenkin sosiaalihuollossa ja terveyden-

huollossa syntyviauml asiakastietoja koskettaa erillinen lainsaumlaumldaumlntouml joka asettaa haasteita kaumlytaumlnnoumln tyoumlssauml

yhteiseen kirjaamiseen

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

5

Kansa-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen

asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi ja jaumlrjestaumlmiseksi Hankkeen strategisiksi tavoitteiksi on asetettu (1)

asiakastietojaumlrjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut (2) asiakastietojen saa-

tavuus on parantunut (3) asiakastiedon paumlaumlllekkaumlinen kirjaaminen on vaumlhentynyt (4) asiakastiedon laatu

on parantunut (5) asiakastietojen vertailukelpoisuus on lisaumlaumlntynyt (6) asiakastietojen hyoumldynnettaumlvyys on

lisaumlaumlntynyt ja (7) sosiaalihuollon palvelutuotanto on tehostunut Taumlssauml hankkeessa tuetaan erityisesti ta-

voitteita 2-6

Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjattuna toimenpiteet jotka vaaditaan Kanta-palveluihin liittyviltauml organi-

saatioilta Organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin alkaa vuonna 2018 Kansa-koulu II-

hanke tukee toimenpiteistauml erityisesti ensimmaumlistauml toimenpidettauml joka on maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen

kaumlyttoumloumlnotto Kuten hankesuunnitelmaankin on kirjattuna rdquososiaalialan osaamiskeskuksilla on merkittaumlvauml

rooli asiakasasiakirjalain toimeenpanon ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tuessardquo ja taumltauml varten

tarvitaan riittaumlvauml resurssi Kansa-hankkeen toteutukseen tarvitaan riittaumlvaumln vahva alueellinen toimeenpano-

verkosto jonka osa sosiaalialan osaamiskeskusverkosto on

22 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015254 (jatkossa asiakasasiakirjalaki) tuli voimaan 142015 Lain

voimaantulo on vaiheistettu siten ettauml rekistereitauml ja ammatillisen henkiloumlstoumln kaumlyttoumloikeuksia koskevat

saumlaumlnnoumlkset tulevat voimaan viimeisinauml viimeistaumlaumln 112021 Laki on ensimmaumlinen yleislaki jossa saumlaumldetaumlaumln

asiakastietojen kirjaamisesta sekauml kirjaamiseen liittyvistauml velvoitteista sekauml julkisessa ettauml yksityisessauml sosi-

aalihuollossa

Laki toi velvoitteen kirjata sosiaalihuollon asiakastiedot Sosiaalihuollon ammatillinen henkiloumlstouml ja asiakas-

tyoumlhoumln osallistuva avustava henkiloumlstouml kirjaa asiakastiedot aina kun asiakkaalle jaumlrjestetaumlaumln suunnitellaan

jatai toteutetaan sosiaalihuollon palveluja Kirjaamisvelvoite kestaumlauml koko asiakkuuden ajan ja myoumls asiak-

kuuden paumlaumlttyminen on kirjattava asiakasasiakirjaan Laki edellyttaumlauml ettauml asiakasasiakirjojen kieli on sel-

keaumlauml ja ymmaumlrrettaumlvaumlauml Asiakasasiakirjat tulee laatia ja saumlilyttaumlauml siten ettauml niitauml voidaan hyoumldyntaumlauml eri tar-

koituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa Lain vaatimukset eivaumlt siirry sosiaalipalvelujen

arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen Taumlmauml tarkoittaa

noin 140 000 sosiaalialalla toimivan tyoumlntekijaumln perehdyttaumlmistauml lain tarkoittamiin kirjaamiskaumlytaumlntoumlihin

Lain mukaan sosiaalihuollossa laadittavien asiakirjojen sisaumllloumln tulee noudattaa asiakasasiakirjalaissa esitet-

tyjauml minimisisaumlltoumljauml Laissa on maumlaumlritelty kaikille sosiaalihuollon asiakirjoille yhteiset perustiedot ja asiakirja-

tyyppikohtaiset tarkemmat tietosisaumllloumlt Asiakasasiakirjojen tietosisaumllloumlistauml saumlaumldetaumlaumln myoumls muissa laeissa

esim sosiaalihuoltolaissa (13012014) ja lastensuojelulaissa (4172007) Sosiaalihuollon palvelunantajien

on toteutettava laatimissaan asiakirjoissa kansallisesti yhtenaumlisiauml tietorakenteita sitten kun THL antaa niistauml

maumlaumlraumlyksen asiakasasiakirjalain toimivaltapykaumllaumln (sect5) nojalla

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen integraation edetessauml myoumls kirjaaminen ja tiedon liikkuminen sosi-

aali- ja terveydenhuollon toimijoiden ja muiden organisaatioiden vaumllillauml tulee koko ajan ajankohtaisem-

maksi Asiakasasiakirjalaissa on jo saumlaumldetty kirjaamisesta sosiaalihuollon toimintayksikoumln sisaumlisessauml yhteis-

tyoumlssauml ja organisaatioiden vaumllisessauml monialaisessa yhteistyoumlssauml Kuitenkin sosiaalihuollossa ja terveyden-

huollossa syntyviauml asiakastietoja koskettaa erillinen lainsaumlaumldaumlntouml joka asettaa haasteita kaumlytaumlnnoumln tyoumlssauml

yhteiseen kirjaamiseen

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

6

23 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila vuoteen 2020 esitetaumlaumln vuonna 2015 julkaistussa kokonaisarkki-

tehtuurikuvauksessa rsquoSosiaalihuollon asiakastietojen kaumlsittely ja valtakunnalliset tietojaumlrjestelmaumlpalvelut ndash

Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurirsquo Julkaisussa kuvataan arkkitehtuurikokonaisuus jonka

pohjalta pystytaumlaumln etenemaumlaumln systemaattisella kehittaumlmistyoumlllauml sosiaalihuollon maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien

tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttoumloumlnottamiseksi Arkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu hyoumldynnettaumlvaumlksi alu-

eellisella ja paikallisella tasolla

Toiminta-arkkitehtuurin tavoitetilaksi on asetettu sosiaalihuollon palvelutuotannon jaumlsentaumlminen kansalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla ja ettauml tiedonhallinnan prosessit ovat yhdenmukaisia ja ne tukevat sosiaalipalvelu-

jen laadukasta tuottamista Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut maumlaumlraumlyksen sosiaalihuollon palve-

lutehtaumlvien luokituksesta ja maumlaumlritellyt palvelutehtaumlvissauml annettavat sosiaalipalvelut Viimeisenauml on valmis-

tunut yhtenaumliset palveluprosessien kuvaukset palvelutehtaumlvittaumlin kevaumlaumlllauml 2017 Sosiaalipalvelujen luokituk-

sen vieminen tietojaumlrjestelmiin on edellytys Kanta-palveluihin liittymiselle Taumlmauml on edellytys myoumls sosiaa-

lihuollon laadukkaan tietojohtamisen toteutukselle Palvelutehtaumlvien yhdenmukainen jaumlsennys toimii asia-

kastietojen kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn ja siten myoumls asiakkaiden tietosuojan toteutumisen perustana

Tietoarkkitehtuurin tavoitetilaksi on maumlaumlritelty ettauml sosiaalihuollon toimijat kaumlyttaumlvaumlt yhtenaumlisiauml asiakastie-

tomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa sosiaalihuollon valtakun-

nalliseen asiakastiedon arkistoon Asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto on mittava ponnistus joka edellyttaumlauml

paljon tukea ja ohjausta sosiaalialan organisaatioille ja niissauml tyoumlskentelevaumllle henkiloumlstoumllle kirjaamisosaa-

misen vahvistamiseen ja toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmiseen sekauml tietojaumlrjestelmiin tehtaumlviin muutoksiin

Taumlmauml edellyttaumlauml vahvaa koulutuksellista tukea henkiloumlstoumllle

24 Sosiaalialan osaamiskeskukset tiedonhallinnan kehittaumljinauml

Maamme 11 sosiaalialan osaamiskeskusta muodostavat maan kattavan tutkimus- ja kehittaumlmistoiminnan

alueellisen verkoston joka on samalla ainoa sosiaalialaa alueellisesti kokoava yhteistyoumlrakenne (vrt sai-

raanhoitopiirit terveydenhuollossa) Sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaa saumlaumltelee laki sosiaalialan

osaamiskeskustoiminnasta (12302001)

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtaumlvaumlnauml on toimialueellaan turvata

1 sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja vaumllittyminen

2 peruspalvelujen kehittyminen sekauml erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalve-

lujen kehittyminen ja vaumllittyminen

3 sosiaalialan perus- jatko- ja taumlydennyskoulutuksen ja kaumlytaumlnnoumln tyoumln monipuolinen yhteys

4 sosiaalialan tutkimus- kokeilu- ja kehittaumlmistoiminnan toteutuminen sekauml

5 muiden 1 sectn 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtaumlvien toteutuminen

Sosiaalialan osaamiskeskusten Sosiaalialan tiedonhallinnan alueellisen kehittaumlmisen valtakunnallinen yh-

teistyoumlverkosto (jatkossa STAKE-verkosto) on toiminut vuodesta 2014 laumlhtien Valtakunnalliseen verkostoon

on jokaisesta osaamiskeskuksesta nimetty asiantuntijajaumlseniauml Verkostossa on ollut myoumls THLn Oper-yksi-

koumln asiantuntijoiden edustus Lisaumlksi useammalla osaamiskeskuksella on omalla alueellaan saumlaumlnnoumlllisesti

kokoontuva sosiaalialan tiedonhallinnan asiantuntijoita yhteistyoumlhoumln kokoava alueellinen yhteistyoumlryhmauml

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat lisaumlksi tuottaneet omilla alueillaan tietoa sosiaalialan tiedonhallinnan

nykytilasta ja kehittaumlmiskohteista selvityksiauml sekauml kaumlynnistaumlneet sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvaumlauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

7

kehittaumlmistyoumltauml FSKC (Ab det Finlands-Svenska Kompetenscentret inom det sociala omraringdet) varmistaa

osaltaan hankkeen toteutumisen myoumls ruotsinkielisenauml

STAKE-verkosto valmisteli Kansa-koulu-hankkeen jonka toteutus kaumlynnistyi 182015 ja joka on paumlaumltty-

maumlssauml 31122017 Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta toisiinsa limittyvaumlstauml kehittaumlmiskokonaisuudesta

Ensimmaumlinen kehittaumlmiskokonaisuus sisaumlltaumlauml kansallisten toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kaumlyttoumloumlnoton ja toi-

sessa keskitytaumlaumln kirjaamisosaamisen kehittaumlmiseen sosiaalialan organisaatioissa Hankkeen kohderyhmaumlnauml

on sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaava ammatillinen henkiloumlstouml yksityisissauml ja julkisissa organisaatioissa

Kansallisten luokitusten ja asiakasasiakirjarakenteiden toimeenpanoa on edistetty seitsemaumln pilotin kanssa

Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakunnassa yhte-

naumlisellauml valmennusmateriaalilla

Kansa-koulu-hankkeen myoumltauml jokaisen sosiaalialan osaamiskeskuksen osaaminen sosiaalihuollon tiedonhal-

linnassa on vahvistunut Jokaisessa osaamiskeskuksessa on Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattori ja

ruotsinkielisessauml sosiaalialan osaamiskeskuksessa yhteyshenkilouml Kansa-koulu-hankkeen hankehenkiloumlstouml

muodostaa verkoston joka tekee tiivistauml yhteistyoumltauml THLn STMn ja alueiden kuntatoimijoiden kanssa sosi-

aalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon valmistautumisen tukemiseksi Hankkeessa valmennetut kir-

jaamisvalmentajat muodostavat maakunnalliset kirjaamisvalmentajien verkostot joita aluekoordinaattorit

koordinoivat Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehit-

taumlauml kirjaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumlmauml vahvistaa organisaatioiden valmiuksia

liittyauml Kanta-palveluihin

Sosiaalialan osaamiskeskusten ammattilaisilla on pitkaumlaikaista ja laaja-alaista kokemusta eri toimijoita yh-

teen kokoavasta kehittaumlmistyoumlstauml ja kehittaumlmishankkeiden suunnittelusta toteuttamisesta sekauml hallinnoin-

nista (mm Sosiaalialan kehittaumlmishanke 2003 - 2007 Kaste-ohjelman 2008 ndash 2015 ja Sosiaali- ja terveysmi-

nisterioumln viiden kaumlrkihankkeen 2016 - alueellisessa toimeenpanossa) Osaamiskeskukset ovat antaneet asi-

antuntijapanoksensa tiedonhallinnan kehittaumlmishankkeisiin mm Sosiaalialan tietoteknologiahanke vuosina

2005ndash2011 (ISO) Kaaso-hanke 2005ndash2009 (Socom) Tikesos-hankkeen jatkotyoumlt 2012 (ISO) SAKKE-hanke

2013ndash2015 (Socom) LaTo-hanke 2014ndash2015 (Sosiaalitaito) Sosiaalipalvelut 2014ndash2015 (Sosiaalitaito)

KiTi-hanke 2014ndash2015 (Pikassos) Perho-hanke 2014ndash2015 (ISO) IKI-hanke 2015-2016 (Vasso) ja Kansa-

koulu-hanke 2015-2017 (Socom + muut osaamiskeskukset)

25 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen toimeenpanon tilanne Kansa-koulu-hankkeen paumlaumlttyessauml

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelman valmisteluvaiheessa valmistui kaksi sosiaalialan osaamiskeskuk-

sissa tehtyauml selvitystauml rsquoSosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan nykytila ja kehittaumlmiskohteet Kaakkois-

Suomessarsquo (Buure amp Kontio 2014) ja rsquoSosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyoumlrsquo (Lehmuskoski amp

Linna 2014) Kansa-koulu-hankkeen kehittaumlmistyouml kohdennettiin selvityksissauml esiin nousseisiin keskeisiin

kehittaumlmiskohtiin Naumlitauml olivat yhtenaumlisen asiakastietomallin kaumlyttoumloumlnotto kaumlsitteiden yhtenaumlistaumlminen ja

kirjaamisen yhtenaumlistaumlminen siirtymaumlllauml rakenteiseen kirjaamiseen Buuren ja Kontion mukaan myoumls pro-

sessien mallintamista ja kehittaumlmistauml pidettiin taumlrkeaumlnauml jotta tarvittava asiakastieto on ajantasaisesti pro-

sessin toimijoiden saatavilla

Kansa-koulu-hankkeen tukemissa piloteissa on otettu kaumlyttoumloumln sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta

yhtenaumlistetty asiakasasiakirjarakenteita sekauml kartoitettu ja yhtenaumlistetty prosesseja Lisaumlksi kaumlsitteitauml on

yhtenaumlistetty hyoumldyntaumlen sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoa Pilottien tyoumln edetessauml on vahvistunut kauml-

sitys ettauml sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on paumlaumlosin kehitetty organisaatio- ja palvelukohtaisesti Tietojaumlr-

jestelmiauml on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla ja siksi kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Taumlstauml

syystauml sosiaalihuollon organisaatioiden liittyminen Kanta-palveluihin edellyttaumlauml organisaatioissa suunnitel-

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

8

mallista valmistautumista Hankkeessa kehitetty nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja pilottien hyvien kaumlytaumlntouml-

jen koonti jotka ovat kaikkien hyoumldynnettaumlvissauml avustavat taumlssauml tyoumlssauml Hankkeen paumlaumlttyessauml organisaa-

tioiden tukeminen ja pilottien hyvien kaumlytaumlntoumljen levittaumlminen on vasta alkanut ja jaumlauml siten kesken

Kansa-koulu-hanke ja siihen sisaumlltyneet toimenpiteet suunniteltiin ajalle 1820115 ndash 3062018 Hankkeen

toteutusajan lyhentymisen vuoksi toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuudessa ei ehditty to-

teuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon palvelutehtaumlvaumlluokitusta ei ehditauml ottamaan kaumlyttoumloumln organisaatioissa aikataulu-

syistauml ja tietojaumlrjestelmien kehitystyoumln keskeneraumlisyyden vuoksi

Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvauksia ei ole yhtenaumlistetty kansallisten pro-

sessikuvausten mukaisesti kansalliset prosessikuvaukset julkaistiin vasta huhtikuussa 2017 jolloin

useat pilotit olivat paumlaumlttyneet

Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjojen sisaumlltoumljauml ei ole otettu kaumlyttoumloumln asia-

kastietojaumlrjestelmissauml kaikilta osin suunnitellun mukaisesti Osa asiakirjarakenteista on julkaistu niin

myoumlhaumlaumln ettei niitauml ole ehditty piloteissa ottaa kaumlyttoumloumln

Hankkeen toisessa kehittaumlmiskokonaisuudessa kirjaamisosaamisen kehittaumlmisessauml on hankkeessa edetty

hyvin Kirjaamisosaamista on edistetty jaumlrjestaumlmaumlllauml kirjaamisvalmentajien valmennusta koko valtakun-

nassa hankkeessa tuotetulla yhtenaumlisellauml valmennusmateriaalilla Kirjaamisvalmentajien valmennus on to-

teutettu kahdessa vaiheessa joista toinen vaihe on kesken hankkeen paumlaumlttyessauml Kirjaamisvalmentajia on

taumlhaumln mennessauml valmistunut yhteensauml 1 4265 Valmistuneista kirjaamisvalmentajista suurin osa on julkisista

organisaatioista 1 247 henkiloumlauml yksityisten organisaatioiden tyoumlntekijoumlitauml on 151 ja koulutusorganisaatioi-

den edustajia 28 henkiloumlauml Kirjaamisvalmentajat ovat valmentaneet oman organisaationsa henkiloumlstoumlauml 310

ryhmaumlauml joihin on osallistunut 6 416 henkiloumlauml

Kirjaamisvalmennuksen ryhmissauml on ollut naumlhtaumlvissauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavien ammattilaisten

selkeauml tarve yhtenaumlistaumlauml sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaamiskaumlytaumlntoumljauml Monissa organisaa-

tioissa valmennusten jaumllkeen on paumlivitetty tai luotu uusia ohjeita organisaation kirjaamisen yhtenaumlistauml-

miseksi Kirjaamisvalmennuksen sisaumlltouml on laaja ja kirjaamisen lisaumlksi kattaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kaumlsitteellisesti vaikeaksi koettuja luokituksia maumlaumlrityksiauml ja maumlaumlraumlyksiauml Taumlmauml antaa kirjaamisvalmentajille

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen liittymisvalmisteluihin sekauml

tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kuusisto-Niemi (2016) vaumlitoumlskirjassaan rsquoTiedon hallinta sosiaalihuollossarsquo

toteaakin ettauml tietojaumlrjestelmien kaumlyttaumljien eli sosiaalialan ammattilaisten osallisuutta kehitystyoumlssauml on li-

saumlttaumlvauml koko kehitysprosessin aikana Jotta taumlhaumln paumlaumlstaumlisiin ammattilaisten pitaumlisi naumlhdauml tiedonhallinta ja

tietojaumlrjestelmien kaumlytettaumlvyys hyvaumlksyttaumlvyys ja merkitys toiminnalle mahdollistavana ei vaumllttaumlmaumlttouml-

maumlnauml pahana Taumlmauml edellyttaumlisi asenteiden ja arvojen muuttumista sekauml lisaumlauml tietoa kyseisistauml aiheista

Hankkeen toteutusajan lyhentymisen vuoksi kirjaamisosaamisen kehittaumlmisen kehittaumlmiskokonaisuudessa

ei ehditty toteuttamaan kaikkia toimenpiteitauml

Sosiaalihuollon henkiloumlstoumln valmennus- ja perehdytysmateriaalia ei ole saatu kaikkien kaumlyttoumloumln

Kirjaamisvalmennusmateriaali on Moodle-oppimisympaumlristoumlssauml kirjaamisvalmentajien ja valmen-

nukseen osallistuvien kaumlytoumlssauml Valmennusmateriaali tulee Kanta-verkkokouluun kaikkien kaumlyttoumloumln

vuodesta 2018 alkaen

Helsingin ja Vaasa 2 (Vaasa 1 on toteutettu Kansa-koulu-hankkeessa) ruotsinkielisiauml kirjaamisval-

mentajien valmennusryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

5 Lukumaumlaumlraumlt ovat arvioita syksyn 2017 ryhmien osalta

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

9

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2 vaiheen kaikkia ryhmiauml ei ole ehditty toteuttamaan

Yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmentajien valmennus toteutuu vain osittain

Ruotsinkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus ruotsinkielinen kirjaamisvalmennus on

suunniteltu toteutettavaksi kahdessa ryhmaumlssauml marras-joulukuussa 2017 ja tammi-helmikuussa

2018 Alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

Naumlin ollen alueellinen toteutus kaumlynnistyy kevaumlaumlllauml 2018

Suomenkielisen kirjaamisvalmennuksen alueellinen toteutus kirjaamisvalmentajien valmennuksen

vuoden 2017 marras-joulukuussa paumlaumlttyvien ryhmien ja vuonna 2018 toteutettavien ryhmien osalta

alueellinen toteutus kaumlynnistyy vuonna 2018 koska alueellista toteutusta ei pystytauml kaumlynnistaumlmaumlaumln

ennen valmentajavalmennuksen paumlaumlttymistauml

26 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkotuen tarpeita

Kansa-koulu-hankkeen molemmissa kehittaumlmiskokonaisuuksissa on tehty tiiviisti tyoumltauml maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukemiseksi niin julkisten kuin yksityisten sote-toimijoiden kanssa Yhteistyouml-

kumppaneita ovat olleet sosiaalialan henkiloumlstouml ja sosiaalialan johtotehtaumlvissauml sekauml sosiaalihuollon tietojaumlr-

jestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevaumlt henkiloumlt Yhteistyouml on ollut mahdollista toteuttaa naumlin

laajamittaisesti hyoumldyntaumlen sosiaalialan osaamiskeskuksia joilla on omilla toiminta-alueillaan verkostot

jotka jo pitkaumlaumln ovat tyoumlskennelleet naumliden kehittaumlmisteemojen parissa yhdessauml julkisten ja yksityisten toi-

mijoiden kanssa Hankkeen edetessauml eri tahot ovat laajasti tuoneet esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan

kentaumln tuen tarpeita

Kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhteydessauml on noussut esiin sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaami-

sen tarpeita tiedon puutetta ja ohjauksen tarvetta Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kohdis-

tunut sosiaalihuollon asiakastietoa kirjaavaan henkiloumlstoumloumln jolla on mahdollisuus edistaumlauml ja yllaumlpitaumlauml asia-

kastiedon tuottamisen osaamista omassa organisaatiossaan ja perehdyttaumlauml koko henkiloumlkunta maumlaumlraumlmuo-

toiseen kirjaamiseen Kirjaamisvalmennusta on kohdennettu myoumls esimiehille ja koulutusorganisaatioiden

edustajille mutta heitauml ei ole kovinkaan paljon valmennuksiin osallistunut Osalla esimiehistauml tiedonhallin-

nan osaamisessa on puutteita ja hankehenkiloumlstoumllle on tullut toiveita esimiesten valmennuksen jaumlrjestauml-

miseksi Koulutusorganisaatioiden tehtaumlvaumlnauml taas on perusopetuksessaan vaumllittaumlauml tieto sosiaalihuollon tie-

donhallinnasta ja kirjaamisesta opiskelijoille Naumlin tulevilla sosiaalialan ammattilaisilla on valmiudet yhte-

naumlistaumlauml asiakastietoa ja kirjata maumlaumlraumlmuodossa Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennus on kertaluon-

teinen valmennus ja sen lisaumlksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisaumlaumlmistauml sosiaalialan keski- ja

korkea-asteen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta Sote-tieto hyoumltykaumlyttoumloumln 2020-strategian yh-

tenauml tavoitteena on ettauml sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuk-

sen opetussuunnitelmiin sisaumlllytettaumlisiin tiedonhallinnan tietosuojan tietoturvan ja tietojaumlrjestelmien kaumlyt-

toumloumln liittyviauml opintoja

Kuntaorganisaatioissa on asiakastyoumlssauml toimivien tyoumlntekijoumliden ja heidaumln esimiestensauml ja sosiaalihuollon

tiedonhallinnan toimijoiden lisaumlksi asiakirjahallinnon tyoumlntekijoumlitauml jotka tiiviisti liittyvaumlt sosiaalihuollon tie-

donhallinnan kehittaumlmistyoumlhoumln Kansallisarkiston tavoitteena on ettauml julkishallinnon pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjatiedot saumlilytetaumlaumln yksinomaan saumlhkoumlisessauml muodossa Valtioneuvosto on 2162017 tehnyt taumlstauml

periaatepaumlaumltoumlksen jonka mukaisesti julkisen hallinnon tuottama digitaalinen asiakirjallinen aineisto arkis-

toidaan ainoastaan digitaalisena Lisaumlksi rdquoviranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjalli-

nen aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessaumlrdquo

Asiakirjahallinnon asiantuntijoiden tietotaitoa tarvitaan tulevien suurten massadigitointien lisaumlksi esim so-

siaalihuollon organisaatioiden lukuisten nykyisten henkiloumlrekisterien yhdistaumlmisen suunnitteluun sosiaali-

huollon organisaatioiden jatai rekisterinpitaumljien (maakuntien) uusien henkiloumlrekisterien suunnitteluun sekauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

10

sosiaalihuollon organisaatioiden saumlhkoumlisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tiedonohjaussuunni-

telmien (TOS) henkiloumlrekisterien ja rekisteriselosteiden laatimiseen ja paumlivittaumlmiseen Asiakirjahallinnon

asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnotossa He tarvit-

sevat valmennusta sosiaalihuollon toimialasta ja tietoa mm sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml koskevista

lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaalihuollon tie-

donhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakirjaraken-

teista jotta he voivat huomioida ne tyoumlssaumlaumln

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat tuottavat merkittaumlvaumln osan palveluistaan kuntaorganisaati-

oille Yksityisten palveluntuottajaorganisaatioiden kohdalla on Kansa-koulu-hankkeen aikana noussut esille

laajamittainen koulutustarve Koulutukset tulisi toteuttaa eri tavoin kuin Kansa-koulu-hankkeen toteutta-

mat kirjaamisvalmentajien valmennukset koska maantieteellisesti laajalla alueella toimivat yritykset hyoumltyi-

sivaumlt yhteistauml keskustelua lisaumlaumlvaumlstauml paumlaumlosin etaumlyhteyksillauml toteutetusta valmennuksesta Koska myoumls yksi-

tyisten palveluntuottajien tuottamat asiakasasiakirjat kuuluvat paumlaumlosin julkisten palvelunjaumlrjestaumljien jat-

kossa maakuntien rekisteriin hyoumldyttaumlauml kirjaamisen laajamittainen yhtenaumlistaumlminen myoumls julkisissa organi-

saatioissa tyoumlskenteleviauml sote-ammattilaisia ja yhteisiauml asiakkaita tiedon hyoumldynnettaumlvyyden lisaumlaumlntyessauml

Yksityiset sosiaalipalveluiden palveluntuottajat ovat heterogeenisempi joukko kuin julkisia palveluja tuotta-

vat organisaatiot Yksityisten palveluntuottajien liittyminen terveydenhuollon Kanta-palveluihin on tuonnut

esiin osaamisvajeita Osaamisvajeet ovat pitkaumllti samoja kuin julkisilla palveluntuottajilla tai koulutusorgani-

saatioilla Ne liittyvaumlt maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen lisaumlksi mm tietoihin sosiaalihuollon henkiloumlrekisterejauml

koskevista lakimuutoksista sosiaalihuollon Kanta-palvelujen vaatimuksista THLn maumlaumlraumlyksistauml sosiaali-

huollon tiedonhallinnan yhteydessauml kaumlytettaumlvistauml luokituksista ja julkaistuista sosiaalihuollon asiakasasiakir-

jarakenteista tietosuoja ja -turva kysymyksiin Monille sosiaalipalveluiden palveluntuottajille maumlaumlraumlmuotoi-

sen kirjaamisen kouluttaminen henkiloumlstoumllle sekauml Kanta-palveluiden liittymisvalmistelujen ja liittymisen to-

teuttaminen ovat vaativia jopa ylitsepaumlaumlsemaumlttoumlmiauml ponnistuksia ilman vahvaa tukea

3 Tarkoitus tavoitteet ja kohderyhmauml

31 Tarkoitus ja tavoitteet

Hanke on osana toteuttamassa Kansa-hankkeen toimeenpanoa Hanke tukee Kansa-hankkeen tavoitetta

mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellauml missauml asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittele-

miseksi tai jaumlrjestaumlmiseksi Keskeisenauml toiminta-ajatuksena on edistaumlauml tiedon tuottamisen prosessien kehit-

tymistauml sosiaalipalveluissa vastaamaan asiakasasiakirjalailla tavoiteltavia menettelytapoja asiakastietojen

kaumlsittelyssauml Toimintakaumlytaumlntoumljen yhtenaumlistaumlmisellauml taumlhdaumltaumlaumln tasalaatuisiin ja asiakaslaumlhtoumlisiin sosiaalipal-

veluihin kaikkialla maassa Hankkeessa vahvistetaan sosiaalialan henkiloumlstoumln osaamista tiedonhallinnan

kaumlytaumlnnoumlissauml ja maumlaumlraumlmuotoisessa kirjaamisessa

Kansa-koulu II-hankkeella taumlhdaumltaumlaumln tavoitetilaan ettauml sosiaalihuollon asiakastietoa kirjattaessa koko Suo-

messa on yhtenaumliset menettelytavat jolloin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimukset ovat siirtyneet

osaksi sosiaalipalvelujen arkea

Suomessa ollaan tilanteessa jossa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsaumlaumldaumlntoumlauml ollaan uudistamassa Sosiaa-

lihuollon asiakasasiakirjalaki on voimassa ja sen toimeenpano etenee vaiheittain Sen sijaan sosiaali- ja ter-

veydenhuollon palvelujaumlrjestelmaumln uudistuksen kannalta tarpeelliset tiedonhallintaa koskevat saumlaumlnnoumlkset

ovat vasta valmistelussa tai joiltain osin valmistelua ei ole vielauml aloitettu Lakiuudistusten toimeenpanossa

on huolehdittava ettauml sosiaalipalvelujen toteutuksen ja tiedonhallinnan kaumlytaumlnnoumln yhtenaumlisyys toteutuu

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

11

koko maassa Hankkeen tarkoituksena on mahdollistaa lainsaumlaumldaumlnnoumln edellyttaumlmauml yhteentoimivuus osin

organisatorisella ja semanttisella tasolla Hankkeella taumlhdaumltaumlaumln sosiaalipalveluissa tehtaumlvaumln asiakastyoumln yh-

denmukaisiin kaumlytaumlntoumlihin Semanttista yhteentoimivuutta edistetaumlaumln lisaumlaumlmaumlllauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen osaamista sekauml sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin tuntemusta Taumlmauml on edellytys asia-

kasprosessien yhtenaumlistaumlmiselle ja asiakkaan saamien palveluiden tasalaatuisuudelle Sosiaalihuollon asia-

kastietoja kaumlsittelevaumln henkiloumlstoumln osaaminen ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen edellyttaumlmauml toimintakulttuu-

rin muutos organisaatioissa ovat taumlrkeimpiauml tekijoumlitauml sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnoton ja

asiakasasiakirjalain toimeenpanon onnistumisessa

Hankkeen tavoitteena on ettauml

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmenta-

maan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista

valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalvelujen asiakastietojaumlrjestel-

mien paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuo-

toisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeen-

panna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset

omissa organisaatioissaan sekauml sosiaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitel-

missa

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot toimivat tavoitteellisesti siten ettauml on mahdollista ke-

hittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisval-

mentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Sote-palveluja tuottavissa ja jaumlrjestaumlvissauml organisaatioissa on hyoumldynnetty nykytilan kartoituksen

tyoumlkalua ja tyoumlkalu on ajantasainen

32 Kohderyhmauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmaumlnauml on sosiaalialan henkiloumlstouml joka kaumlsittelee tyoumlssaumlaumln sosiaalihuollon

asiakastietoja Henkiloumlstoumlauml tyoumlskentelee sekauml yksityisissauml ettauml julkisissa organisaatioissa THLn tilastojen

mukaisesti vuonna 2013 sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln kokonaismaumlaumlrauml oli 140 000 henkiloumlauml Taumlstauml yksityi-

sen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml on noin 61 000 ja julkisen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml noin 80 000 Saumattoman tiedonku-

lun kannalta on taumlrkeaumlauml ettauml julkisissa ja yksityisissauml organisaatioissa omaksutaan maumlaumlraumlmuotoinen kirjaa-

minen osaksi arkityoumltauml

Kansa-koulu II-hankkeen kohderyhmauml laajenee vahvemmin sosiaalipalvelujen esimiehiin sekauml sosiaalialan

keski- ja korkea-asteen koulutusorganisaatioiden edustajiin Esimiesten rooli korostuu kun kirjaamisval-

mennuksissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunnitelmiin on tarvetta sisaumlllyttaumlauml

sosiaalihuollon tiedonhallinnan sisaumlltoumljauml nykyistauml enemmaumln

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat yksi keskeinen toimijajoukko sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kaumlyt-

toumloumlnotossa He tarvitsevat valmennusta sosiaalihuollon tiedonhallinnan vaatimuksista ja ovat siten yksi

kohderyhmistauml joihin kirjaamisvalmennusta laajennetaan

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

12

4 Rakenne ja tyoumlsuunnitelma

Kyseessauml on valtakunnallinen hanke jota toteutetaan kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten toiminta-alu-

eilla Eri osaamiskeskusalueilla tehtaumlvaumln tuen toteutumisen kokemukset hyoumldynnetaumlaumln ja levitetaumlaumln koko

maassa Kaumlytaumlnnoumln toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessauml sosiaalipalvelujen tuottamisesta vas-

taavien kuntien kuntayhtymien ja tulevissa rakenteissa palvelunjaumlrjestaumljaumlnauml toimivien maakuntien sekauml yk-

sityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten sekauml keskeisimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden

kanssa Kansa-koulu II-hanke koostuu neljaumlstauml tyoumlpaketista

Sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteilla olevan uudistuksen mukaisesti palvelujen tuottajana tulee jat-

kossa olemaan maakunta jolloin Suomessa on 18 palvelujen jaumlrjestaumljaumlnauml toimivaa maakuntaa ja mahdolli-

sesti yksityisesti toimivia sote-keskuksia Kansa-koulu-hankkeen pilottien loppuraporteissa on havaittavissa

kuinka sosiaalihuollon tietojaumlrjestelmiauml on kehitetty paumlaumlosin organisaatio- ja palvelukohtaisesti Uusissa pal-

velurakenteissa ja Kanta-palveluiden liittymisen edellytyksenauml on ettauml valtakunnallinen sosiaalihuollon

asiakastietomalli ja sosiaalipalvelujen luokitus on kaumlytoumlssauml sote-organisaatioissa Taumlmauml edellyttaumlauml paljon

tukea ja ohjausta organisaatiolle ja henkiloumlstoumllle

Taumlmaumln hankkeen keskeisimpaumlnauml tarkoituksena on jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa aloitettua sosiaalialalla

toimivan henkiloumlstoumln ja koulutusorganisaatioiden maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen vahvistamista

sekauml valmentaa alan ammattilaisia asiakasasiakirjalain mukaisten vaatimusten toteuttamiseen kaumlytaumlnnoumln

asiakasprosessissa Hanke jatkaa kirjaamisvalmentajien valmennusten toteuttamista koko Suomen alueella

Valmistuvat kirjaamisvalmentajat taas jaumlrjestaumlvaumlt omissa organisaatioissaan koulutusta koko henkiloumlstoumllle

Kirjaamisvalmentajat tulevat toimimaan kirjaamisen asiantuntijoina ja jaumlseninauml alueellisissa kirjaamisval-

mentajien verkostoissa Verkosto kaumlsittelee kirjaamisen kaumlytaumlnnoumlissauml ilmenneitauml kysymyksiauml ja kehittaumlauml kir-

jaamisosaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla Taumltauml kautta vahvistetaan sote-organisaatioiden

osaamista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa

Taumlssauml hankkeessa kirjaamisvalmennuksen kohderyhmauml laajenee Hanke jaumlrjestaumlauml kirjaamisvalmennusta

myoumls sote-esimiehille koulutusorganisaatioiden edustajille ja sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta

vastaaville toimijoille Naumlille kohderyhmille valmistetaan valmennusmateriaali jonka pohjana on nykyinen

valmennusmateriaali ja jota taumlydennetaumlaumln tarvittavin osin Valmennusten toteutusta tullaan myoumls muutta-

maan tarpeita vastaavaksi

41 Tyoumlpaketti 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton tukeminen

Tyoumlpaketissa 1 valmennetaan kirjaamisvalmentajia joilla on valmius valmentaa sosiaalihuollon asiakastyoumltauml

kirjaavia ammattilaisia maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen sekauml tukea organisaatioiden valmistautumista

Kanta-palveluihin Valmentajavalmennukset toteutetaan yhtenaumlisen mallin ja sisaumllloumln mukaisesti kullakin

osaamiskeskusalueella

Tyoumlpaketissa jatketaan kirjaamisvalmentajien valmennuksia niillauml alueilla joissa valmennuksia ei ehditty

toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen aikana Lisaumlksi kartoitetaan ne alueet joissa kirjaamisvalmentajien val-

mennukseen ei ole osallistuttu ollenkaan osallistuminen on ollut vaumlhaumlistauml tai henkiloumlstoumloumln on tullut muu-

toksia Valmennus kohdennetaan naumlille alueille

Yhteistyoumlssauml THLn kanssa syvennetaumlaumln yhden palvelutehtaumlvaumln kirjaamisosaamista kirjaamisvalmennuk-

sella Palvelutehtaumlvauml maumlaumlritellaumlaumln hankkeen kaumlynnistymisen jaumllkeen yhdessauml THLn kanssa Yhdessauml THLn

kanssa tuetaan myoumls THLn maumlaumlraumlyksen rsquokaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakas-

tietoihinrsquo mukaisesti kaumlyttoumloikeuksien maumlaumlrittelemistauml sote-organisaatioissa

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

13

Tavoite Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toi-

meenpanoon perehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan

oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnalli-

sesti yhtenaumlisellauml tavalla

Toimenpiteet

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 4 ryhmauml 91 251 72 ja 2722018

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus jatkuu Kansa-koulu II-hankkeen jatkosuunnitel-

man mukaisesti seuraavasti Helsinki 161 171 62 ja 722018 Vaasa 2 ryhmauml

Kartoitetaan alueet joissa on vielauml tarvetta kirjaamisvalmentajien valmennukselle ja jaumlrjestetaumlaumln

valmennukset naumlillauml alueilla

Suomenkielisen ja ruotsinkielisen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia paumlivi-

tetaumlaumln koko hankkeen ajan vastaamaan kansallisia maumlaumlrityksiauml ja linjauksia

Sovitaan valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti mm Kanta-palveluiden verkko-

koulun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus kohdennetaan THLn kanssa yhdessauml maumlaumlriteltyyn asiakirjakokonai-

suuteen

Kaumlyttoumloikeuksia koskevan maumlaumlraumlyksen toimeenpanon tuki

Tuotokset

Suomenkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu niillauml alueilla joilla on tarvetta

Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus on toteutettu tarpeen mukaisesti

Suomenkielinen ja ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennuksen valmennusmateriaalia on

paumlivitetty ja se on ajantasainen kansalliset maumlaumlritykset ja linjaukset huomioiva

Valmennusmateriaalin hyoumldyntaumlmisestauml valtakunnallisesti on sovittu Kanta-palveluiden verkkokou-

lun sisaumllloumlissauml

Syventaumlvauml kirjaamisvalmennus yhdessauml palvelutehtaumlvaumlssauml on suunniteltu ja toteutettu THLn kanssa

yhteistyoumlssauml

On tuettu eri valmennusryhmissauml ja tarvittaessa organisaatioita asiakastietojen kaumlyttoumloikeuksien

yhtenaumlistaumlmisessauml THLn maumlaumlraumlyksen mukaisesti

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien valmistumisen myoumltauml kirjaamisosaaminen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

osaaminen vahvistuu sosiaalihuollon organisaatioissa

Kirjaamisvalmennusten alueellisen toteutuksen kautta koko sosiaalihuollon henkiloumlstoumln kirjaamis-

osaaminen ja valmius maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen kasvaa

Ruotsinkielisen henkiloumlstoumln valmennus tukee kirjaamisosaamisen vahvistumista kaksi- ja ruotsinkie-

lisissauml organisaatioissa

Kaumlyttoumloikeuksien kaumlyttoumloumlnotto sote-organisaatioissa edistaumlauml asiakkuuden perusteella talletettujen

arkaluonteisten henkiloumltietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta kaumlytoumlltauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

14

42 Tyoumlpaketti 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin

Tyoumlpaketissa 2 kirjaamisvalmennusta laajennetaan koskemaan myoumls sote-esimiehiauml sote-organisaatioiden

asiakirjahallinnosta vastaavia henkiloumlitauml ja vahvemmin sosiaalihuollon koulutusorganisaatioita sekauml yksityi-

siauml palveluntuottajia Heidaumln valmennuksensa suunnitellaan ja toteutetaan kunkin ryhmaumln tarpeiden mu-

kaisesti jotka kartoitetaan ennen koulutus- ja toteutussuunnitelmien tekemistauml Kuitenkin niin ettauml Kansa-

koulu-hankkeessa kaumlytetty valmennusmateriaali on pohjana Kirjaamisvalmennuksen suunnittelussa ja to-

teutuksessa tehdaumlaumln yhteistyoumltauml organisaatioissa jo olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toi-

mivien kohderyhmien edustajien kanssa Valmennusten toteutuksessa kaumlytetaumlaumln eri kohderyhmille soveltu-

via toteutustapoja mm etaumlyhteydellauml toteutettuja valmennusryhmiauml ja houmlydynnetaumlaumln mm yksityisten or-

ganisaatioiden omia laitteita ja vaumllineitauml

Valmennus vahvistaa ja laajentaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kysymysten ja maumlaumlraumlmuotoisen kirjaami-

sen kaumlyttoumloumlnottoprosessin yhteistauml kehittaumlmistyoumltauml organisaatioissa Organisaatioissa johto ja asiakastietoa

kirjaava henkiloumlstouml ovat avainasemassa uusien toimintamallien juurruttamisessa ammattilaisten arjen kaumly-

taumlntoumlihin Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton toteutumiseksi on erityisen taumlrkeaumlauml ettauml sote-esi-

miehet niin yksityisissauml kuin julkisissa organisaatioissa ovat tietoisia ja ymmaumlrtaumlvaumlt mitauml yhdenmukainen

asiakastietojen kaumlsittely vaatii organisaatiotasolla Esimiehillauml on keskeinen rooli kun kirjaamisvalmennuk-

sissa omaksuttua tietoa viedaumlaumln osaksi operatiivista toimintaa osaksi rakenteita ja kaumlytaumlntoumljauml

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan opetusta toteutetaan taumlllauml hetkellauml verraten vaihtelevasti eri koulutusta-

soilla Taumlllauml hetkellauml on tarvetta tiedonhallinnan koulutuksen lisaumlaumlmiseen sosiaalialan keski- ja korkea-as-

teen koulutuksiin sekauml osaksi taumlydennyskoulutusta

Tavoite Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttauml-

jien osaaminen sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on

lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja

Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml sosiaa-

lialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetussuunnitelmissa

Toimenpiteet

Valmistellaan koulutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityis-

ten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henki-

loumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen

Tehdaumlaumln toteutussuunnitelma sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille

Valmistellaan kirjaamisvalmennusmateriaali sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien

yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien

henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Toteutetaan sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien

edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalve-

luiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukset yhteistyoumlssauml organisaatioissa toimi-

vien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

15

Tuotokset

Koulutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty

Toteutussuunnitelmat sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palvelun-

tuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosi-

aalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksille on tehty

Kirjaamisvalmennusmateriaalit sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten

palveluntuottajien edustajien sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumli-

den ja sosiaalipalveluiden tietojaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennukseen on tehty Kansa-

koulu-hankkeen materiaalien pohjalta

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien

sekauml sote-organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluiden tieto-

jaumlrjestelmien paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennuksia on toteutettu yhteistyoumlssauml organisaatioissa toi-

mivien kirjaamisvalmentajien sekauml kohderyhmien edustajien kanssa

Vaikutukset

Kun sote-esimiesten yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vas-

taavien henkiloumliden ja sosiaalipalveluissa toimivien tietojaumlrjestelmaumlasiantuntijoiden osaaminen so-

siaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt

on heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden

kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan

Sote-ammattilaisten keski- ja korkea-asteen koulutuksen sekauml taumlydennyskoulutuksen opetussuunni-

telmiin on sisaumlllytetty nykyistauml enemmaumln sosiaalihuollon tiedonhallinnan tietosuojan ja tietoturvan

sekauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen opintoja liittyviauml opintoja

43 Tyoumlpaketti 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla

Kansa-koulu-hankkeessa valmennettujen kirjaamisvalmentajien valmistumisen jaumllkeen on muodostettu alu-

eellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja Verkostojen muodostuminen jatkuu taumlssauml hankkeessa Verkosto-

jen toiminta painottuu alussa organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten suunnitteluun ja kirjaamisval-

mentajien tukemiseen valmennusten jaumlrjestaumlmisessauml Verkostojen tehtaumlvaumlnauml on jatkossa maumlaumlraumlmuotoisen

kirjaamisen kehittaumlminen valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja siihen liittyvaumln kirjaamisen haasteiden

yhteinen pohdinta Toisena tehtaumlvaumlnauml on valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmistyoumln

jalkauttaminen sote-organisaatioihin verkostojen kautta

Sote-organisaatioiden liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on taumlmaumln hetkisen tiedon mukaan

mahdollista syyskuusta 2018 alkaen Liittyminen Kanta-palveluihin vaatii tietojaumlrjestelmien kehitystauml mutta

myoumls sote-organisaatioiden yhtenaumlisempien toimintakaumlytaumlntoumljen kehittaumlmistauml Kirjaamisvalmentajilla on

valmiuksia osallistua omassa organisaatiossaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kaumlyttoumloumlnottoon valmistau-

tumiseen sekauml tietojaumlrjestelmien kehitystyoumlhoumln Kehittaumlmisessauml tarvitaan kaumlytaumlnnoumln sote-ammattilaisia

Jotta taumlmauml on mahdollista on sote-ammattilaisten paumlivitettaumlvauml tietonsa valtakunnallisista muutoksista Toi-

saalta kansallisessa kehittaumlmistyoumlssauml tarvitaan sote-ammattilaisilta tietoa toiminta- ja tietomaumlaumlritysten toi-

mivuudesta sekauml kirjaamisen yhtenaumlistaumlmisen etenemisestauml Taumlssauml kirjaamisvalmentajien alueelliset verkos-

tot toimivat tietojen paumlivityksen ja tiedonsiirron foorumeina

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

16

Tavoite Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toi-

minta on tavoitteellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti

yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

Toimenpiteet

Kaumlynnistetaumlaumln kaikilla alueilla kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot

Tehdaumlaumln verkostoille yhteinen toimintasuunnitelma jossa on huomioitu kansallisen kehittaumlmisen

ajankohtaiset muutokset

Levitetaumlaumln Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien

hyviauml kaumlytaumlntoumljauml verkostojen kautta

Vahvistetaan maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen valtakunnallista kehittaumlmistauml ja rakenteisen tiedon tuki-

materiaalin levittaumlmistauml THLn ohjauksessa

Selkiytetaumlaumln kirjaamisvalmentajien rooli maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmiseen ja sosiaali-

huollon Kanta-palveluihin valmistautumiseen taumlhtaumlaumlvaumlssauml tyoumlssauml

Luodaan verkostojen toiminnalle pysyvauml toimintamalli ja liitetaumlaumln verkostot osaksi uusia sote-alu-

eita

Tuotokset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot ovat kaumlynnistyneet

Verkostojen yhteinen toimintasuunnitelma on tehty ja kaumlytoumlssauml

Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomaumlaumlritysten kehittaumlmiskokonaisuuden pilottien hyvaumlt kaumly-

taumlnnoumlt ovat levinneet verkostojen kautta

Kirjaamisvalmentajien roolia on selkiytetty

Verkostojen toimintamalli on luotu ja ne toimivat osana uusia sote-alueita

Vaikutukset

Kirjaamisvalmentajien alueelliset verkostot vakiinnuttavat toimintansa osana sote-alueita ja mah-

dollistavat maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kehittaumlmisen alueellisesti ja valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml

tavalla sekauml vahvistavat kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista

sote-organisaatioissa

44 Tyoumlpaketti 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistaumlminen

Kansa-koulu-hankkeen seitsemaumln pilotin kanssa yhteistyoumlssauml rakennettiin nykytilan kartoituksen tyoumlkalu ja

sen kaumlytoumln tueksi tehtiin taumlyttoumlohje Tyoumlkalun avulla kartoitetaan asiakasasiakirjahallinnon nykytilaa Pilot-

tiorganisaatiot testasivat tyoumlkalua ja sitauml on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekauml valtakunnalliset

maumlaumlritykset ja luokitukset huomioiden Pilottien kokemusten mukaisesti Kanta-palveluihin valmistautumi-

sen suunnittelu on hyvauml aloittaa nykytilan kartoittamisella Kartoitus on dokumentoitava ja se on syytauml

tehdauml huolellisesti sillauml kartoituksella keraumlttyjauml tietoja tarvitaan jatkossa Keraumltyt tiedot ovat taumlrkeitauml myoumls

maakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon jaumlrjestaumlmisen ja tuottamisen suunnittelussa

Suositeltavaa on ettauml nykytilaa kartoitetaan yhteistyoumlssauml sosiaalihuollon kaumlytaumlnnoumln tyoumlntekijoumliden esi-

miesten sosiaalihuollon asiakastietojaumlrjestelmaumln paumlaumlkaumlyttaumljaumln tietohallinnon ja arkisto- tai asianhallinnan

asiantuntijoiden kanssa Nykytilan kartoituksen tekeminen ja prosessikuvausten paumlivittaumlminen samanaikai-

sesti laajoissa tyoumlryhmissauml tuo lisaumlauml naumlkoumlkulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa tyoumln sisaumlltoumlauml parem-

min

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

17

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on kehitetty julkisten sote-organisaatioiden tarpeisiin Myoumls yksityiset palve-

luntuottajat aloittavat Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun Taumltauml varten hankkeessa kartoite-

taan mahdollisuus nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlytoumllle myoumls ykistyisissauml organisaatiooissa Tarvittaessa

tyoumlkalua paumlivitetaumlaumln vastaamaan myoumls yksityisten tarpeita tai tehdaumlaumln erillinen versio yksityisten palvelun-

tuottajien kaumlyttoumloumln

Tavoite Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykyti-

laa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Toimenpiteet

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun tunnetuksi tekeminen

Kartoitetaan yksitysten palveluntuottajien nykytilan kartoituksen tarpeet ja taumlmaumln pohjalta muoka-

taan heidaumln tarpeisiinsa sopiva nykytilan kartoituksen tyoumlkalu

Sote-palvelun tuottajana ja jaumlrjestaumljaumlnauml toimiville organisaatioille nykytilan kartoituksen tyoumlkalun

kaumlytoumln tuki

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun paumlivittaumlminen koko hankeajan valtakunnallisten maumlaumlritysten ja luo-

kitusten mukaiseksi

Tuotokset

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalua on kaumlytetty asiakirjahallinnon kartoittamiseksi jukisissa ja yksityi-

sissauml sote-organisaatioissa

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumlauml on tuettu jaumlrjestelmaumlllisesti

Nykytilan kartoituksen tyoumlkalu on ajantasainen

Vaikutukset

Hyvin tehty ja dokumentoitu sosiaalihuollon asiakirjahallinnon nykytilan kartoitus sote-organisaa-

tioissa luo hyvaumln pohjan Kanta-palveluihin valmistautumisen prosessiin Kartoituksen tuloksia voi-

daan jatkossa hyoumldyntaumlauml toiminnallisessa ja dokumentointiin liittyvaumlssauml sote-organisaatioiden ke-

hittaumlmistyoumlssauml

5 Resurssit ja rahoitus

51 Henkiloumlresurssit

Hanketta johtaa hankejohtaja joka tyoumlskentelee hanketta hallinnoivassa Kaakkois-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskuksessa Hankejohtajan tehtaumlvaumlt

toimii yhteyshenkiloumlnauml rahoittajaan

vastaa koko hankkeen johtamisesta

vastaa hanketyoumln valtakunnallisesta koordinaatiosta

vastaa hankkeen toiminnallisesta raportoinnista

vastaa osaltaan sidosryhmaumltyoumlskentelystauml

hankejohtajan kautta kulkee kaikki yhteydenpito (viestintauml yhteistyoumlpyynnoumlt kysymykset) THLaumlaumln

vastaa hankkeen viestinnaumlstauml

hankejohtajan kautta kulkee koko hankkeen ulkoinen viestintauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

18

Hankejohtajan tukena toimii hankesihteeri jonka tehtaumlvaumlt ovat

vastaa hankkeen taloushallinnosta ja taloushallinnon raportoinnista

toimii talouden vastuuhenkiloumlnauml rahoittajan suuntaan

toteuttaa hankkeen viestintaumlauml

osallistuu hankkeen kaumlytaumlnnoumlnjaumlrjestelyihin (yhteisten tilaisuuksien ilmoittautumiset tila- ja kahvi-

varaukset)

osallistuu hankkeen koulutussuunnitteluun

Hankkeella on kaumlytoumlssauml saumlhkoumlisen viestinnaumln teknisen asiantuntijan tyoumlpanosta jolla on vastuu hankkeen

visuaalisesta ilmeestauml vastuu saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting Moodle saumlhkoumliset ryhmauml- ja

yhteistyoumltilat yms) teknisestauml toteutuksesta ja yllaumlpidosta sekauml hankkeessa kaumlytettaumlvien saumlhkoumlisten ryhmauml-

tyoumltilojen yhteistyoumlalustojen ja verkko-oppimisympaumlristoumljen kuten yhteiskannan ja Moodlen sekauml Dropbox-

tyoumltilojen yhteyshenkiloumlnauml (kaumlyttoumloikeudet ym) toimimisesta

Hankkeessa tyoumlskentelee 6 - 12 asiantuntijaa Jokainen asiantuntija tyoumlskentelee yhdellauml tai useammalla

osaamiskeskusalueella (=toiminta-alue) Lisaumlksi jokaisella on oma vastuualueensa julkisten palvelujen kir-

jaamisvalmennus yksityisten palveluntuottajien kirjaamisvalmennus ruotsinkielisen henkiloumlstoumln kirjaamis-

valmennus sote-esimiesten kirjaamisvalmennus oppilaitosten kirjaamisvalmennus sekauml asiakirjahallinnon

henkiloumlstoumln ja sosiaalihuollon paumlaumlkaumlyttaumljien kirjaamisvalmennus

Asiantuntijan tehtaumlvaumlt

kouluttaa kirjaamisvalmentajia toiminta-alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vas-

tuualueellaan

muodostaa yhteistyoumlssauml kirjaamisvalmentajien kanssa alueellisia kirjaamisvalmentajien verkostoja

jatai vastuualueen kirjaamisvalmentajien verkostoja sekauml toimii hankeajan verkostojen koordinaat-

torina (yksi tai useampi osaamiskeskusalue)

tukee kirjaamisvalmentajia kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseksi sote-organisaatioissa toiminta-

alueellaan (yksi tai useampi osaamiskeskusalue) jatai vastuualueellaan

suunnittelee oman vastuualueensa kirjaamisvalmennuksen toteutuksen yhdessauml organisaatioissa jo

olevien kirjaamisvalmentajien sekauml organisaatioissa toimivien kohderyhmien edustajien kanssa

tuottaa oman vastuualueensa taumlydentaumlvaumlauml valmennusmateriaalia ja paumlivittaumlauml sitauml hankeajan

osallistuu Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusmateriaalin paumlivitykseen sovitusti

kouluttaa kirjaamisvalmentajia omalla vastuualueellaan

tekee yhteistyoumltauml THL OPERin alueen erikoissuunnittelijoiden kanssa tarvittaessa ja erikseen sovi-

tusti mm yhteiset tapahtumat alueilla

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

19

Taulukko 1 Henkiloumlresurssit ja niiden kohdentuminen

Htkk Vastuualue Nimike

32 Hankkeen taloudellinen ja toiminnallinen johtaminen sekauml saumlhkoumlisen viestinnaumln toteutus

Hankejohtaja hankesihteeri ja viestinnaumln tekninen asiantuntija

48 TP 1 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnoton t Asiantuntija

72 TP 2 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentami-nen uusiin kohderyhmiin

Asiantuntija

12 TP 3 Maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen jatkokehittaumlminen val-takunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Asiantuntija

12 TP 4 Nykytilan kartoituksen tyoumlkalun kaumlyttoumloumlnoton edistauml-minen

Asiantuntija

Yhteensauml 176

52 Kustannukset ja rahoitus

Koko hankkeen kustannusarvio on 1 200 000 euro ja se on hankesuunnitelman liitteenauml Haettava valtionavus-

tus on 900 000 euro ja omarahoitusosuus on 300 000 euro Haettava valtionavustus on 75 kokonaiskustannuk-

sista Omarahoitus jakaantuu (1) osatoteuttaja-alueiden kunnat ja kuntayhtymaumlt (2) Hyvinvointialan liitto

(3) yksityiset palveluntuottajat ja (4) oppilaitokset Hankkeen kustannusten jakautuminen on kuvattu taulu-

kossa 2

Taulukko 2 Kustannusten jakaantuminen

6 Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitemassa kaumlytetyt merkinnaumlt

Riskin todennaumlkoumlisyys (T) 0 = ei esiinny 1 = tunnistettavissa mutta hyvin pieni todennaumlkoumlisyys 2 = selvaumlsti

tiedostettavissa mutta pienehkouml todennaumlkoumlisyys 3 = kohtalainen huomioon otettava todennaumlkoumlisyys 4 =

huomattava todennaumlkoumlisyys jatkuvasti seurattava ja 5 = kaumlytaumlnnoumlllisesti katsoen varma toteutuminen

Sopijaosapuoli

Asukasluku

31122015

Osuus Omarahoit

usosuuseuro

Valtionavustus

euro

Kustannukset

yhteensauml euro

Socca 1 821 876 3338 50 067 150 201 200 268

Vasso 697 280 1277 19 162 57 486 76 648

SONetBOTNIA 1 124 121 2059 30 892 92 676 123 568

ISO 914 293 1675 25 126 75 377 100 503

Socom 309 843 568 8 515 25 544 34 059

Poske 590 912 1083 16 239 48 716 64 955

Hyvinvointialan liitto 24 000 72 000 96 000

Yksityiset palveluntuottajat 51 000 153 000 204 000

Koulutusorganisaatiot 75 000 225 000 300 000

Yhteensauml 5 458 325 100 300 000 900 000 1 200 000

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

20

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla 0 = olematon ei vaikutusta

projektin tulokseen 1 = vaumlhaumlinen toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen 2 = sel-

vaumlsti havaittava vaikuttaa projektin onnistumiseen jatai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonai-

suuden kannalta pelivaran puitteissa 3 = merkittaumlvauml vaikuttaa selvaumlsti projektin onnistumiseen jatai tulok-

seen Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin kokonaispelivaran osalta 4 = vakava vaikuttaa oleelli-

sesti projektin onnistumiseen jatai tulokseen ja 5 = erittaumlin vakava projektin kannalta

Riskipotentiaali reg saadaan kertomalla todennaumlkoumlisyys ja vaikutus keskenaumlaumln (TV=R)

Taulukko 3 Hankkeen riskit ja niiden hallinta

Riskien kuvaus T V P Riskienhallinta

1 Henkiloumlriskit kuten hankehenkiloumlstoumln sai-rastuminen tai siirtymi-nen muihin tehtaumlviin -gt Hanke menettaumlauml tyoumlpa-nosta ja osaamista

3

4

12

Hankkeessa tyoumlskentelee useita asiantuntijoita joiden tyoumlpanosta voidaan tar-vittaessa suunnata taumlydentaumlmaumlaumln puuttuvaa resurssia Hankesuunnitelma on aikataulutettu ja sitauml tarkennetaan koko hankkeen ajan niin ettauml seuraavat toi-menpiteet ovat aina kirjattuna Hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen tieto kirjataan dokumentteihin joihin kaikilla hankkeessa tyoumlskentelevillauml on paumlaumlsy Hankkeen toteutuksen taustalla on sosiaalialan osaamiskeskusten asian-tuntijaverkosto joka pystyy minimoimaan henkiloumlriskejauml

2 Kumppaneiden sitou-tumattomuus

2 5 10 Hanketta on valmisteltu yhteistyoumlssauml niin ettauml koko osaamiskeskusverkosto on voinut ottaa osaa valmisteluun kommentoimalla suunnitelmaa kirjallisesti sekauml ottamalla osaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittaumlmisverkoston kokouk-siin joissa asiaa on kaumlsitelty Sidosryhmiaumlkuntakumppaneita on kuultu val-mistelun aikana Hankkeen keskeinen tavoitteisto on kaumlsitelty sosiaalialan osaamiskeskusten johto- ja ohjauselimissauml joiden kokoonpano muodostuu kuntien asiantuntijoista Omarahoitustakuntarahaa hankkeelle kohdentavien osapuolien kanssa on tehty aiesopimukset ja rahoituksen varmistuttua tehdaumlaumln sitovat yhteistyoumlsopimukset

3 Yksityisten palvelun-tuottajien omarahoituk-sen alitus

2 3 6 Yksityisten palveluntuottajien omarahoitus keraumltaumlaumln osallistuvan organissa-tion koon mukaisessa suhteessa Jos yksityisten palveluntuottajien omarahoi-tus jaumlauml suunniteltua pienemmaumlksi myoumls ykistyisten palveluntuottajien toimen-piteiden toteutus pienenee rahoituksen pienenemisen suhteessa

4 Yhteistyoumln toimimat-tomuus ristiriidat toi-mijatahojen vaumllillauml

2 4 8 Toimijoiden tehtaumlvaumlt vastuut yhteiset toimintatavat tavoitteet jne sovitaan selkeaumlsti Tiedonkulkuun kiinnitetaumlaumln erityistauml huomiota Keskusteluilmapiiri pyritaumlaumln pitaumlmaumlaumln avoimena vuorovaikutteisena kaikkia osapuolia kuulevana ja arvostavana Ristiriitoihin puututaan ja etsitaumlaumln ratkaisuja varhaisessa vai-heessa Hanke toteutuu osin olemassa olevissa sosiaalialan osaamiskeskusten asiantuntijaverkostoissa (taumlydennettynauml) ja pohjaa jo pitkaumlaumln toteutuneeseen ammatilliseen yhteistyoumlhoumln keskeisten toimijoiden kanssa

5 Aikataulun pettaumlmi-nen (liian lyhyeksi osoittautuva hankaika)

3 4 12 Hankkeen toimenpiteet suunnitellaan niin ettauml niiden vaatima tyoumlmaumlaumlrauml on realistinen hankeaikana toteutettavaksi Toimenpiteet aikataulutetaan ja vas-tuutetaan

6 Budjetin ylittyminen 2

4

8

Hankkeen kustannuksista paumlaumlosa syntyy henkiloumlstoumlkustannuksista ja muista hyvin arvioitavissa olevista kustannuksista Budjettia seurataan jatkuvasti ja kustannuksia kerrytetaumlaumln vain budjetin puitteissa

7 Viestintauml tieto ei kulje

2 4 8 Laaditaan tiedotussuunnitelma joka kattaa sekauml ulkoisen ettauml sisaumlisen viestin-naumln (kenelle mitauml milloin miten kuka) Tiedotuksessa hyoumldynnetaumlaumln laajasti eri viestintaumlkanavia sekauml osaamiskeskusten ja muiden yhteistyoumlkumppaneiden olemassa olevia viestintaumlkaumlytaumlntoumljauml -rakenteita ja yhteystietoja

8 Toiminta-alueen laa-juus suhteessa kaumlytet-taumlvissauml olevaan resurs-siin

3

4

12

Hanketyoumlntekijoumliden toiminta- ja vastuualueet suunnitellaan niin ettauml ne on realistista toteuttaa Hankkeessa hyoumldynnetaumlaumln etaumlyhteyksiauml sekauml valmennuk-sissa ettauml kaikissa mahdollisissa palavereissa Naumlin hanketyoumlntekijoumliden tyouml-ajan kohdentuminen on tehokasta

9Toimintaympaumlris-toumlssauml jatai toimijassa tapahtuvat muutokset

3

4

12

Samanaikaisesti etenevauml sote-rakenneuudistus vaikuttaa joillakin alueilla ja joissakin kunnissa kehittaumlmishalukkuuteen Kunnissa odotellaan maakunnan rakentumista ja sen kaumlynnistaumlmaumlauml muutoksiin taumlhtaumlaumlvauml kehittaumlmistyoumltauml Taumlstauml syystauml on taumlrkeaumlauml motivoida toimijoita kirjaamisvalmennusten jaumlrjestaumlmiseen omissa organisaatioissaan

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

21

7 Organisaatio ja johtaminen

Taumlmaumln hankkeen toteuttamisen edellytyksenauml on hyvauml organisointi Hanke on valtakunnallinen ja sitauml to-

teutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostossa sekauml yhteistyoumlssauml Hyvinvointialan liiton ja oppilaitosten

kanssa Hyvauml johtaminen hankehallinta dokumentointi ja viestintauml luovat edellytykset toteuttaa hank-

keelle asetetut tavoitteet

Hanketta toteutetaan kiinteaumlssauml yhteistyoumlssauml osaamiskeskusalueiden kuntien kuntayhtymien ja muodostu-

massa olevien uusien palvelujaumlrjestaumljien maakuntien sekauml yksityisten palvelutuottajien ja oppilaitosten

sekauml taumlrkeimpien ICT-palveluja tuottavien organisaatioiden kanssa Osaamiskeskusverkosto mahdollistaa

tiiviin yhteistyoumln sosiaalialan henkiloumlstoumln sosiaalialan johtotehtaumlvissauml tyoumlskentelevien sekauml sosiaalihuollon

tietojaumlrjestelmien ja tiedonhallinnan parissa tyoumlskentelevien henkiloumliden kanssa eri osaamiskeskusalueilla

Alueellinen toimijaverkosto on laajentunut Kansa-koulu-hankkeen toiminta-aikana ja sitauml hyoumldynnetaumlaumln

Kansa-koulu II-hankkeessa

Hankkeen tyoumlskentely edellyttaumlauml tiivistauml yhteistyoumltauml THLn koordinoiman Kansa-hankkeen toimijoiden

STMn lain valmistelijoiden ja tietojaumlrjestelmien toimittajien kanssa Kansa-hankesuunnitelmaan on kirjat-

tuna ettauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuki ja ohjaaminen organisoidaan Kansa-koulu-hankkeen kautta

Kansa-koulu II-hankkeen hallinnoijana toimii Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom jonka

johtaja toimii hankkeen vastuuhenkiloumlnauml Haumln valvoo hallinnoijan edustajana hankkeen toteutusta vastaa

hankkeen toimintaedellytyksistauml sekauml neuvottelee hankkeen rahoitukseen liittyvistauml kysymyksistauml rahoitta-

jan kanssa Haumln vastaa hankejohtajan rekrytoimisesta ja toimii haumlnen esimiehenaumlaumln

Osatoteuttajia ovat Paumlaumlkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca Varsinais-Suomen sosiaalialan

osaamiskeskus Vasso Oy Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONetBOTNIA Itauml-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus ISO Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy ja Pohjois-Suomen

sosiaalialan osaamiskeskus Poske Muut sosiaalialan osaamiskeskukset (Keski-Suomen sosiaalialan osaamis-

keskus Koske Paumlijaumlt-Haumlmeen ja Itauml-Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Verso Laumlnsi- ja Keski-uuden-

maan sosiaalialan osaamiskeskus Sosiaalitaito Oy Ab Finlandssvenska Kompetenscentret FSKC sekauml Sosiaa-

lialan osaamiskeskus Kanta-Haumlmeessauml Pirkanmaalla ja Satakunnassa Pikassos Oy) osallistuvat hankkeeseen

hankekumppaneina Lisaumlksi hankekumppaneita ovat Hyvinvointialan liitto yksityiset palveluntuottajat ja

koulutusorganisaatiot Hankkeen hallinnoijan ja osatoteuttajien tehtaumlvaumlt ja vastuut maumlaumlritellaumlaumln tarkemmin

hankkeen alkaessa tehtaumlvaumlssauml yhteistyoumlsopimuksessa joka tehdaumlaumln rahoittajan ohjeiden mukaisesti

Hankkeelle perustettava ohjausryhmauml on hankkeen paumlaumltoumlksentekoelin Ohjausryhmaumln puheenjohtajana

toimii hallinnoivan osaamiskeskuksen johtaja Ohjausryhmaumlssauml on edustus jokaisesta sosiaalialan osaamis-

keskuksesta ja hankkeelle nimetyt valvojat THLstauml Tarvittaessa ohjausryhmaumlauml voidaan taumlydentaumlauml tai kut-

sua asiantuntijoita kokouksiin kuultavaksi

Ohjausryhmaumln tehtaumlvaumlt

seurata arvioida ja ohjata hankkeen toimintaa

seurata ja arvioida tavoitteiden toteutumista

seurata hankkeen talouden toteutumista

kaumlsitellauml hankkeen kirjalliset ja THLlle toimitettavat muutoshakemukset (hankkeen kustannuk-

setkustannusarvio tavoitteet sisaumlltouml toteuttamisaikataulu avustuksen kaumlyttoumltarkoitus hanke-

suunnitelma osallistujatahot)

kaumlsitellauml valtionavustuspaumlaumltoumlksessauml hyvaumlksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaiset muutok-

set jotka eivaumlt ylitauml kokonaisuudessaan kymmentauml prosenttia (10 ) kokonaiskustannuksista

hyvaumlksyauml hankkeessa tehtaumlvauml hankinnat jotka ylittaumlvaumlt pienhankintarajan 10 000 euro

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

22

kaumlsitellauml maksatushakemus ennen rahoittajalle laumlhettaumlmistauml

kaumlsitellauml vaumlli- ja loppuraportit

hyvaumlksyauml hankkeen tuotokset

Hankkeelle nimetaumlaumln projektiryhmauml jonka tehtaumlvaumlnauml on kaumlsitellauml kommentoida ja ohjata hankkeen tuo-

tosten valmistelua tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml paumlaumltettaumlvistauml asioista ja tehdauml ohjausryhmaumllle esityksiauml

riskienhallintasuunnitelman paumlivitystarpeista Projektiryhmaumlauml johtaa hankejohtaja ja siinauml on edustettuina

hankehenkiloumlstoumlauml ja keskeisimmaumlt yhteistyoumltahot THL STM ja Hyvinvointialan liitto

Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa asiantuntijaverkosto jonka muodostaa hankkeen henki-

loumlstouml Hankkeen sisaumllloumlllisen tyoumln tueksi perustetaan tarvittava maumlaumlrauml tyoumlryhmiauml joihin mukana olevat or-

ganisaatiot nimeaumlvaumlt pyynnoumlstauml edustajansa

Kuva 1 Hankeorganisaatio

9 Arviointi ja raportointi

91 Arviointisuunnitelma

Taumlssauml hankkeessa arvioinnin tavoitteena on ettauml hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan Arviointi on

kiinteauml osa kehittaumlmistyoumltauml eikauml ole erillinen osio Hankkeessa on keskeistauml arvioida koko toteuttamispro-

sessin ajan asetettujen tavoitteiden toteutumista taulukon 3 mukaisia indikaattoreitakriteerejaumlmittareita

kaumlyttaumlen Tavoitteiden toteutumista seurataan koko hankeajan ohjaus- ja projektiryhmaumlssauml

Hankkeen paumlaumlttyessauml hankkeen ohjausryhmauml ja hankehenkiloumlstouml yhdessauml arvioivat hankkeen toteutumista

hankkeen tavoitteiden mukaisesti Arvioinnin teemoja ovat hankkeen organisoituminen ja hallinnointi

hankkeen tulokset ja vaikuttavuus Hankkeen arvioinnin toteutuksesta vastaa hankejohtaja yhdessauml muun

Hankkeen valvoja THLOPER STM

Hallinto ja johtaminen

Socom

Hankejohtaja

Hankesihteeri

Sosiaalialan osaamiskeskukset Asiantuntijat

Julkiset sekauml yksityiset SOTE-toimijat sosiaalialan opetusta antavat oppilaitokset Hyvinvointialan liitto

HANKEORGANISAATIO

OHJAUSRYHMAuml

Projektiryhmauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

23

hankehenkiloumlstoumln kanssa Hankkeessa voidaan tehdauml myoumls vaumlliarviointi yhdessauml ohjausryhmaumln ja hanke-

henkiloumlstoumln kanssa

Taulukko 4 Hankkeen tavoitteiden toteutumisen arviointi

Arvioinnin kohdeHankkeen tulostavoitteet Arvioinnin menetelmaumlt

Indikaattoritkriteeritmitta-rit

Sote-organisaatioissa koko maassa on maumlaumlraumlmuotoiseen kirjaamiseen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoon pe-rehdytettyjauml sosiaalialalla toimivia ammattilaisia jotka ovat sitoutuneita valmentamaan oman organisaationsa tai alueensa sosiaalialan ammattilaisille maumlaumlraumlmuotoista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Sote-esimiesten koulutusorganisaatioiden edustajien yksityisten palveluntuottajien edustajien sekauml kunnan asiakirjahallinnosta vastaavien henkiloumliden ja sosiaalipal-velujen paumlaumlkaumlyttaumljien osaaminen sosiaalihuollon asia-kasasiakirjalain toimeenpanosta ja maumlaumlraumlmuotoisesta kirjaamisesta on lisaumlaumlntynyt siinauml maumlaumlrin ettauml heillauml on edellytykset ymmaumlrtaumlauml ja toimeenpanna lakimuutosten vaatimat ja Kanta-palveluiden kaumlyttoumloumlnottoon liittyvaumlt tarvittavat muutokset omissa organisaatioissaan sekauml so-siaalialan keski- ja korkea-asteen koulutuksen opetus-suunnitelmissa

Valmennus-ten arviointi-palaute Koo-taan tilasto-tietoa val-mennuksista

Valmennusten lukumaumlaumlrauml valmennuksiin osallistunei-den henkiloumliden lukumaumlaumlrauml palautteiden keskiarvot

Kirjaamisvalmentajien alueellisten verkostojen toiminta vakiintuu osaksi uusia sote-alueita ja toiminta on tavoit-teellista siten ettauml on mahdollista kehittaumlauml maumlaumlraumlmuo-toista kirjaamista valtakunnallisesti yhtenaumlisellauml tavalla ja vahvistaa kirjaamisvalmentajien kautta sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaamista sote-organisaatioissa

Vuosittainen arviointipa-laute tilasto-tietoa verkos-tojen toimin-nasta

Alueellisten verkostojen lu-kumaumlaumlrauml kokoontumisten lukumaumlaumlrauml osallistujamaumlauml-raumlt

Sote-palveluja jaumlrjestaumlvissauml ja tuottavissa organisaatioissa on kartoitettu asiakirjahallinnon nykytilaa ajantasaisella nykytilan kartoituksen tyoumlkalulla

Tyoumlkalun jat-kuva paumlivitys kyselytuntien tilastotieto

Pidettyjen kyselytuntien lu-kumaumlaumlrauml osallistuja-maumlaumlraumlkyselytunti muut ny-kytilan kartoituksen tyoumlka-lun kaumlyttoumloumln liittyvaumlt tilai-suudet ja osallistujamaumlaumlraumlt

Hankkeen vaikuttavuus Valmennus-ten katta-vuus Kysely kirjaamisval-mentajille

Kirjaamisvalmentajien maumlaumlrauml ja alueellinen katta-vuus Valmennuksiin osallis-tuneiden sosiaalipalvelujen henkiloumlstoumln maumlaumlrauml ja alueel-linen kattavuus Sote-ammattilaisten valmius ja osaaminen maumlaumlraumlmuotoi-sen kirjaamisen kaumlyttoumloumlnot-toon

Hankkeen toteuttaminen Ohjausryh-maumln ja hank-keen tyoumlnte-kijoumliden arvi-ointikeskus-telu

Tavoitteiden toteutuminen hankkeen organisoituminen ja hallinnointi hankkeen tuotokset ja vaikuttavuus

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

24

92 Raportointi

Hankkeesta raportoidaan rahoittajalle voimassa olevien raportointiohjeiden mukaisesti Hankkeen taloutta

ja toimintaa koskevat vaumlliraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakermuksen liitteenauml Raportoinnista

vastaa hanketta hallinnoiva osaamiskeskus Osatoteuttajat toimittavat toimin- talous- ja tyoumlaikaraportit

hallinnoijalle vaumlli- ja loppuraportteja varten

10 Viestintaumlsuunnitelma

Kansa-koulu II-hankkeen tiedottaminen ja viestintauml tukee hankkeen tyoumlpakettien toimenpiteitauml tavoitteiden

saavuttamiseksi Tarkempi viestintaumlsuunnitelma laaditaan hankkeen kaumlynnistyessauml Tiedottamisen laumlhtouml-

kohtana on laumlpinaumlkyvyys

Viestinnaumln tavoitteena on

edesauttaa hankkeen toteutumista

lisaumltauml hankkeen naumlkyvyyttauml ja avoimuutta

tiedottaa hankkeen etenemisestauml ja tuloksista aktiivisesti koko hankkeen ajan

yhtenaumlistaumlauml kirjaamisen kaumlytaumlntoumljauml

nostaa ja yllaumlpitaumlauml maumlaumlraumlmuotoisen kirjaamisen tuntemusta hankeorganisaation sisauml- ja ulkopuo-

lella

tehostaa tiedon saatavuutta

pitaumlauml yllauml luottamuksen ilmapiiriauml ja Kansa-koulu-hankkeen luomaa myoumlnteistauml julkisuuskuvaa

Tiedottaminen jaetaan sisaumliseen ja ulkoiseen tiedottamiseen Sisaumlisen tiedottamisen kohderyhminauml ovat

ohjaus- projekti- ja asiantuntijaryhmauml sekauml muut kehittaumlmisryhmaumlt kirjaamisvalmentajat THL STM ja Hy-

vinvointialan liitto Ulkoisen tiedottamisen kohteena hankkeesta hyoumltyvaumlt tahot ovat julkisia ja yksityisiauml

sosiaalipalveluja jaumlrjestaumlvaumlt ja antavat organisaatiot sekauml niiden henkiloumlstouml STMn kaumlrkihankkeet sekauml muut

valtakunnalliset vertaistahot

Tiedotuksen avoimuus hankeorganisaation sisaumlllauml ja sen ulkopuolella varmistetaan tiedottamalla tasaisin

vaumlliajoin toiminnan edistymisestauml

Viestinnaumln vastuuhenkiloumlt ovat

viestinnaumlstauml vastaa hankehenkiloumlstouml hankejohtajan hankesihteerin ja viestinnaumln teknisen asiantun-

tijan johdolla

visuaalisesta ilmeestauml vastaa hankkeen viestinnaumln tekninen asiantuntija yhdessauml hankehenkiloumlstoumln

kanssa

saumlhkoumlisen viestinnaumln (www-sivut webcasting yms) toteuttamisesta ja yllaumlpidosta vastaa hankkeen

viestinnaumln tekninen asiantuntija ja hankesihteeri

jokainen hankeorganisaation jaumlsen (ohjaus- projekti- ja tyoumlryhmaumln jaumlsenet) on vastuussa viestin-

naumlstauml omille verkostoilleen

Viestinnaumln keinoja ovat

Viestinnaumlssauml painotetaan taumlsmaumlllisyyttauml ja selkeyttauml

Hankkeella on oma visuaalinen ilme jota kaumlytetaumlaumln kaikissa hankkeen materiaaleissa

Hanke-esitteellauml kerrotaan hankkeesta

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml

25

Hankkeen saumlhkoumlinen tiedote julkaistaan 3-4 krtvuodessa

Hankkeen internet-sivuja paumlivitetaumlaumln jatkuvasti

Some-kanavista kaumlytoumlssauml on Twitter jota kaumlyttaumlauml koko hankehenkiloumlstouml

Valtakunnallisissa alan tapahtumissa ja seminaareissa ollaan harkinnan mukaisesti esillauml esim esi-

tykset ja staumlndit

Tietoa etenemisestauml levitetaumlaumln eri sidosryhmien tiedotteiden vaumllityksellauml