1

KARTLÄGGNING AV INKÖPSPROCESSEN

Kick off 10 mars 2010

2

AGENDA• Presentation av projektet e-

beställning• Presentation av delprojektets syfte

och målsättning• Beskrivning hur delprojektet ska

genomföras• Tydliggörande av förväntningar på

de som medverkar i delprojektet• Aktivitetsplan och hemsidan• Tid för frågor• Buffé och mingel Ljusgården Lv3

3

Bakgrund• Regeringen ökar kraven på

myndigheterna• Regeringens handlingsplan för e-handel • Målbild 2013

• KTH:s projekt Elektroniska beställningar

• Delprojekt Varugruppsstrategi• Delprojekt Processkartläggning• Delprojekt E-beställningssystem• Delprojekt Implementering

4

Avgränsningar i projektet

• I projektet ingår inte:

- IT-stöd för upphandling- Andra konkurrenssättning vid avrop- Resebeställningar- Inventariesystem

5

Projektorganisation• Uppdragsgivare – Anders Lundgren• Styrgrupp – Tina Billing CSC (ordf.),

Maria Andersz CHE, Peter Carlsson ITM och Ulla Jacobsson CHE

• Projektgrupp – Madeleine Axberg UF (proj.ledare), Sara Johansson CSC, Urban Sjöström UF och Joakim Pettersson ITA

• Referensgrupp - upphandlingsnätverket

6

Delprojekt -Varugruppsstrategi• Syftet med delprojektet är att ta fram en

varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e-beställningssystemet.

• Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna.

7

Delprojekt E-beställningssystem• Resultatet från delprojekt processkartläggning

– nyläge och kartläggning av KTH:s befintliga affärssystem utgör underlag till en kravspecifikation till e-beställningssystem.

• Kartläggningen av de olika affärssystemen är till för att möjliggöra en integration mellan de olika systemen där så är möjligt och vinstgivande.

8

Delprojekt - Implementering handlingsplan

• Implementering av nylägesprocessen på respektive skola. Införande av inköpsstrategier, inköpsorganisation och bemanning av de roller som framkommit i nylägesprocessen.

9

Delprojekt - Implementeringe-beställningsystem• Implementering av ett e-

beställningssystem bör göras stegvis på KTH:s skolor.

• I delprojektet ingår utbildning av användarna för att de ska få tillgång till systemet.

• Resultatet för delprojekt är att e-beställningssystemet är implementerat på samtliga skolor och UF

10

Delprojekt Processkartläggning

11

Delprojektorganisation

• Delprojektledare kartläggningen – Sara Johansson CSC

• Referensgrupp – utsedda ansvariga på skolorna, deltagarna i kartläggningarna, upphandlingsnätverket och Ann Edström ITA

12

Ansvarig på resp skola

ABE - Susanne WeideskogBIO - Holger EklundCSC - Sara JohanssonCHE – Kenneth AnderssonEES - Johanna BergmanICT - Thomas TonndorfITM - Malin SkoglundSCI - Anette RudholmSTH – Eilert StenssonUF - Madeleine AxbergVIL - Gunilla Johansson

13

Delprojekt -processkartläggning - syfte

• Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

14

Processkartläggning - Projektmål• Kartlägga och beskriva dagens

inköpsprocess• Kartlägga och beskriva hur en framtida

önskvärd inköpsprocess ska se ut• Identifiera vilka roller och vilken

ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med

• Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

15

Processkartläggning - Tillvägagångssätt

• Steg 1 – Nulägesanalys• Nulägeskartläggning• Identifiera förbättringsområden• Nyttopotential

• Steg 2 – Nylägesanalys• Identifiera förändringsområden och

diskutera val av åtgärder

• Steg 3 – Handlingsplan• Utforma handlingsplan• Identifiera risker

16

• Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?)

• Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?)

• Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?)

• Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm)

 

NulägesanalysArbetsprocess

17

• Förslag på förbättringsåtgärder inom områden där det finns behov

• Diskussion och listning på vad som genererar nytta för verksamheten

NulägesanalysIdentifiera förbättringsområden och nyttofaktorer

18

• Vidare analys av de förbättringsområden som framkommit under nulägesanalysen.

• Målet är att gruppera deltagarnas förslag på åtgärder inom områden där förändring behöver vidtas för att uppnå en effektivare inköpsprocess.

NylägesanalysIdentifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder

19

• Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH

• Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt?

• Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas?

• Vilka hinder finns? • Hur kan vi mäta att effekterna

uppnåtts?

NylägesanalysFördjupad beskrivning av nyttan

20

• Handlingsplanen utgörs av en aktivitets- och tidsplan, en övergripande nyttobedömning samt en grov uppskattning av projektets kostnader.

Utforma handlingsplan

21

Förväntningar Ansvarig för skolan

• Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor

• Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan

• Är förlängda armen till delprojektledaren och projektgruppen

22

Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys

• Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål

• Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag

• Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar

• För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

23

Förväntningar Styrgrupp

• Styrgruppen undanröjer hinder för projektet

• Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter

• Följer upp projektets resultat och deltar i beslut • Förändringsområden• Handlingsplanens inriktning och omfattning

• Medverka vid prioritering av resursinsatser

 

24

Förväntningar på oss

• KTH:s delprojektledare/Sara• Leder arbetet• Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser • Ansvarar för förankrings och

informationsspridning av projektets resultat• Medverkar vid workshoparna

• Metamatrix/Victoria• Utformar och leder workshopövningarna• Dokumenterar och analyserar underlag• Medverkar vid återkoppling• Medverkar vid presentation av resultat

25

• Kick-off – 10 mars F1 och Ljusgården Lv3

• Nulägesanalys – uppstart v 10• Återkoppling nulägesanalys – v 16-17• Workshop nyläge – 24 maj KTHB

Salongen• Återkoppling nyläge – 16 juni F2

Aktivitetsplan

26

Har du frågor?

• Sara Johanssonsarah@csc.kth.se

Anknytning: 80 73

• Victoria CallenmarkVictoria.callenmark@metamatrix.seTelefon: 0739 – 44 20 42

Mer information hittar du på:http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning/1.50553

27

Gruppövning

Vilken är den viktigaste faktorn för att effektivisera inköpsprocessen?

• Fundera enskilt någon minut• Diskutera i grupper om 5• Dokumentera era faktorer på utdelat

blad• Kortfattad redovisning

28

Förbättringsåtgärder

OrganisationRoller, ansvar och befogenheter

KompetensKunskap inom området

ResurserTillgång till personal och pengar

IT-stödVerktyg och hjälpmedel i vardagen

Ledning & StyrningMål, ritktlinjer och ramar för inköpsarbetet