i

MANUAL BOOK

WEBSITE E-SPMI (SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL)

PUSAT PENJAMINAN MUTU dan PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SDM KESEHATAN

TAHUN 2021

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbilaamin, kami panjatkan puji syukur kepada Allah

Subhanahuwataala atas rahmat, hidayat serta karunia sehingga dapat dirancang

Website E-SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) yang digunakan sebagai

media untuk mempercepat dan mempermudah akses dokumen mutu serta

memediasi pelaksanaan kegiatan rutin Audit Mutu Internal (AMI) oleh Pusat

Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan Kemenkes Palangka Raya.

Dalam rangka mempermudah cara mengakses data melalui Website E-

SPMI dibuatlah Manual Book sebagai media petunjuk penggunaan website agar

tahapan akses data dapat lebih mudah dipahami oleh user (pengguna).

Palangka Raya, 02 Oktober 2021

Penyusun

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... iKATA PENGANTAR................................................................................................. iiDAFTAR ISI ............................................................................................................ iii1. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya .......................................1

Mengakses Halaman Beranda..............................................................................12. Beranda Website E-Spmi ......................................................................................2

a. Mengakses Halaman Beranda E-SPMI.............................................................2b. Tampilan Beranda E-SPMI ...............................................................................3

3. Mengakses Dokumen Mutu PPM..........................................................................5a. Mengakses Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Generik.............................5b. Mengakses Dokumen Standar Mutu.................................................................5c. Mengakses Manual Mutu ..................................................................................6d. Mengakses Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja.................................................6

4. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI ...............................................7a. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI ...........................................7b. Mengakses Formulir Evaluasi AMI....................................................................7

5. Mengakses Laporan AMI ......................................................................................8a. Mengupload Laporan AMI.................................................................................8b. Mengakses Laporan AMI ..................................................................................8

6. Mengakses Dokumen setiap Prodi saat Pelaksanaan AMI ...................................97. Dua Cara Mengakses Link Dokumen E-SPMI ....................................................108. Mengakses Dokumen E-SPMI yang terkunci ......................................................11

1

1.

1. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka RayaMengakses halaman beranda / homepageCara mengakses halaman website Poltekkes Kemenkes Palangkaraya yaitu :

a. Pencarian melalui browser dengan kata kunci “Poltekkes Kemenkes Palangka

Raya

b. Melalui link berikut : https://poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Akses beranda / homepage Poltekkes Kemenkes Palangka Raya berhasil

dengan menampilkan gambaran webite sebagai berikut

2

2. Beranda Website E-SpmiMengakses halaman beranda / homepage E-SPMICara mengakses halaman beranda website E-SPMI yaitu :

a. Melalui link berikut : https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

b. Mengakses melalui blok Pusat dan Unit yang terdapat dalam website

Poltekkes Kemenkes Palangkaraya >> klik Pusat Penjaminan Mutu &

Pengembangan Pendidikan >> klik Penjaminan Mutu >> lanjut ke link E-SPMI

c. Mengakses melalui tool bar E-SPMI yang telah disediakan bersama tool bar

lain di bagian kanan website.

3

Tampilan Beranda E-Spmia. Penjelasan terkait Sistem Penjaminan Mutu Internal dan struktur organisasi

Pusat Penjaminan Mutu utama direktorat dan jurusan selaku Pelaksana SPMI

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.

4

b. Galeri Pelaksanaan Kegiatan Audit Mutu Internal baik secara Luring dan

Daring Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.

5

3. Mengakses Dokumen Mutu PPMa. Mengakses Kebijakan Mutu dan Manual Generik

Mengakses Dokumen dengan meng “klik” Kebijakan Mutu dan Manual Generik

b. Mengakses Dokumen Standar MutuMengakses Dokumen Standar Mutu dengan meng “klik” Standar Mutu

Pendidikan, Standar Mutu Penelitian, Standar Mutu Pengabmas dan Standar

Mutu Tambahan.

6

c. Mengakses Dokumen Manual MutuMengakses Dokumen Manual Mutu dengan meng “klik” Manual Standar

Pendidikan, Manual Standar Penelitian dan Manual Standar Pengabmas.

d. Mengakses Prosedur Mutu & Instruksi Kerja (IK)

7

4. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI

a. Mengakses Check list AMICheck list AMI prodi dengan mengakses blok Akademik

Check list AMI Unit dengan mengakses blok Non Akademik

b. Mengakses Formulir Evaluasi AMI

8

5. Mengakses Laporan AMIa. Mengupload Laporan AMI

Klik menu upload laporan AMI

Tahapan upload Laporan AMI :

Masukkan Nama Prodi / Unit yang akan mengupload laporan hasil

pemeriksaan AMI

Masukkan tanggal pelaksanaan AMI

Klik “add file” untuk menambahkan File

Cek kembali data sudah sesuai kemudian klik “Submit”

b. Mengakses Laporan AMI

9

6. Mengakses Dokumen Setiap Prodi saat Pelaksanaan AMI

Akses dokumen Prodi yang akan diiperiksa oleh Auditor dapat diakse melalui

Pada blok Audit Mutu Internal yang telah diklasifikasikan perjurusan dan

perprodi di masing-masing blok jurusan.

Akses dokumen Prodi dengan cara meng “Klik” blok Prodi dan lanjutkan ke

klasifikasi Audit Mutu Internal perperiode yang akan diaudit / akses.

Adapun masing-masing dokumen dapat diakses menyesuaikan dengan

checklist AMI yang secara garis besar diklasifikasikan pada blok Visi Misi &

Tata Kelola, Kemahasiswaan, Kurikulum & Pembelajaran, SDM, Keuangan &

Sarana Prasarana serta Penelitian, Pengabmas dan Publikasi

10

7. Dua Cara Mengakses Link Dokumen dalam website E-SPMI Cara Pertama

Langsung Klik blok Dokumen yang ingin dilihat

Cara Kedua

Klik kanan pada jenis dokumen yang akan diakses selanjutnya klik “open link

in new tab” untuk membuka link dalam window yang sama, atau Klik “open

link in new window” untuk membuka link dalam window yang berbeda.

11

8. Mengakses Dokumen E-SPMI yang terkunciDokumen PPM (Dokumen Mutu, Checklist dan Formulir AMI serta LaporanAMI) Klik Dokumen yang ingin diakses

Sebagai contoh jika ingin mengakses dokumen Manual Standar Penelitian

Tampilan setelah mengakses blok yang dituju

Tampilan setelah mengklik blok yang ingin diakses akan secara otomatis

masuk dalam laman google form yang meminta untuk memasukkan

Password (Kata kunci / password blok dapat diperoleh dari Pusat

Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan Poltekkes Kemenkes

Palangka Raya, setelah massukkan password klik “kirim”

12

Tampilan setelah memasukkan password yaitu link dokumen yang bisadiakses akan muncul kemudian dapat di klik dan dapat terkoneksi langsungke folder dokumen yang diinginkan.

Tampilan folder dalam Google Drive yang dituju

Langkah selanjutnya yaitu memilih file yang diperlukan

13

Dokumen AMI Prodi Sebagai contoh jika auditor ingin mengakses dakung kurikulum Prodi D-III

Kebidanan, dapat langsung mengklik sub blok Kurikulum

Tampilan setelah mengakses blok yang dituju

Tampilan setelah mengklik blok yang ingin diakses akan secara otomatis

masuk dalam laman google form yang meminta untuk memasukkan

Password (Kata kunci / password blok Dokumen Prodi dapat diperoleh dari

Ketua Prodi dan admin masing-masing prodi, setelah massukkan password

klik “kirim”

14

Tampilan setelah memasukkan password yaitu link dokumen yang bisadiakses akan muncul kemudian dapat di klik dan dapat terkoneksi langsungke folder dokumen yang diinginkan.

Tampilan folder dalam Google Drive yang dituju

Langkah selanjutnya yaitu memilih file yang diperlukan