Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ

Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge YönetimiBölümü

KENT BİLGİ KAYNAKLARININ DİJİTALLEŞTİRİLMESİVE DİJİTAL İÇERİK YÖNETİMİ UYGULAMALARI

Kent Kavramı

� Genel olarak kentler,tarihsel bir özgünlüğe sahip yapısı olan, dönüşümü kendimantığı içinde oluşan, kendi içerisinde belirli bir değerler, normlar ve sosyalilişkiler sistemini oluşturmuş yerleşim yerlerdir.

� Kent , “kente özgü kültür” kavramı ile birlikte ele alınmaktadır

� Kentler yerel ve/veya evrensel etkilerle oluşmuş olduğuna inanılan, bu etkilerlegünümüze ulaşan, mekânsal, siyasal, sosyal, kültürel ve ekonomik boyutlarıdeğişime uğrayan yerleşim yerleridir

Kent Bilgi Merkezleri ve Kent Arşivleri

� Kentlerde üretilen ve kentin tarihsel-kültürel mirası niteliğindeki her türlü bilgive belge kaynağı kent bilgi merkezlerinin malzemelerini oluşturmaktadır.

� Bu kaynaklar gerek yerel yönetimler ve çeşitli devlet organları gerekse siviltoplum kuruluşlarının çabalarıyla derlenip kent bilgi merkezlerinde hizmetesunulmaktadırlar.

� Yurt dışında hemen hemen tüm kentlerde kurulan kent arşivlerin ülkemizdekiilk örneklerini İzmir ve Bursa’da açılan kent müzesi ve arşivleri (Ahmet PriştinaKent Müzesi ve Arşivi-İzmir) oluşturmuştur.

� Günümüzde pek çok kent ‘kent arşivi’, ‘kent kütüphanesi’, ‘kent müzesi’, ‘kentbilgi bankası’ adı altında bir kent bilgi merkezine sahipti.

Kent Bilgi Merkezlerinin Amaçları

� Kentin ve kentte yaşayan insanların kültürel, sosyal ve ekonomik geçmişinitanımlayan, yaşamdaki yerini daha rahat anlamalarına yardımcı olan her türlümalzemeyi toplamak, bunların kayba uğramadan korunmalarını sağlamak,

� Toplanan belgelerin en uygun koşullarda gerekli güvenlik unsurlarınıkarşılayacak biçimde yerleştirilmelerini mümkün kılmak,

� Tarihi öğrenmek ve anlamak isteyen araştırmacılar, ilgililer ve gezginlerin bukaynaklardan en etkin biçimde yararlanmalarına dönük gerekli düzenlemeleriyapmak, kaynaklara erişime dönük en etkili yöntem ve teknikleri kullanmak,

� Dile getirilen hizmetleri etkinliğini artırmak için geliştirilen güncel bilgiteknolojisi uygulamalarını kullanmak.

Kent Bilgi Merkezlerinin Kaynakları� Kent bilgi merkezlerinin koleksiyonları daha çok kentte yer alan yerel yönetim

birimleri, çeşitli devlet organları ile kurumların idari, mali işler ile çeşitlietkinlikler sırasında ürettikleri her türlü malzeme,

� Bireylerin, özel kurumların, vakıf, dernek, oda gibi kamu hayatında etkin roloynayan örgütlere ait kent kültürünün bir parçası olarak saklanmaya değergörülen bilgi kaynakları yer almaktadır.

� Kent bilgi kaynakları kentin tarihini oluşturan, varlık temellerine ışık tutan,köklerini ve zenginliklerini tanımlayan kısaca kentin kimliğini meydana getirenunsurlardan oluşmaktadır. Bu içerikte kaynakların korunması, kayba uğramadangelecek kuşaklara aktarılması ve geniş kesimlerin yararlanmasına sunulması sonderece önemlidir

� Bu kapsamda kent bilgi kaynaklarının dijitalleştirilmesi ve dijital içerik yönetimiuygulamalarının geliştirilmesi gerekli görülmektedir.

Dijitalleştirme

� Dijitalleştirme genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayanyapılandırılmamış formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecekyapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamalarını tanımlamak içinkullanılmaktadır.

� Dijitalleştirme, kâğıt belge, fotoğraf ya da grafik malzemeler gibi fiziksel ya daanalog materyallerin elektronik ortama ya da elektronik ortamda depolananimajlara dönüştürtmesi işlemi (United Nations…, 2006) olaraktanımlanmaktadır.

� Dijitalleştirme, basılı ortamda tek kopya olarak üretilen bilgi kaynaklarınınyedeklenmesi yanında çoklu erişiminin sağlanmasını da hedeflemektedir.

Dijitalleştirme Nedenleri

� Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması

� Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) ÇözümlerininUygulanması

� Arşivsel Koruma

Dijitalleştirmede Dikkat EdilecekUnsurlar

� Tüm içeriğin dijitalleştirilmesi gerekli mi?

� Basılı kopyası pek kullanılmayan materyallere elektronik erişim yeni talepleryaratabilir mi?

� Dijitalleştirme özel ya da nadir eserleri hangi yönleri ile etkilemektedir?

Dijitalleştirmede Dikkat EdilecekUnsurlar

� Bilgi ve belge kaynaklarını kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronikkopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible)olması gerekir.

� Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatligerçekleştirilmelidir.

Özgün Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistemiçerisinde, gerekli yetkilendirmeler ve kayıt süreçleriçerçevesinde üretilmelidir.

Bütün Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkinhiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurlarıyansıtmalıdır.

Erişilebilir Gereksinim duyulduğu sürece erişim hakkı bulunan kişilerceerişilebilir, taranabilir ve okunabilir olmalıdır.

Dijitalleştirme Sürecinde Metadata AlanlarınınTanımlanmasıMetadata Unsurları GereklilikTanımlayıcı (identifier) kod Zorunlu

Başlık Zorunlu

Konu Opsiyonel

Tanımlama Opsiyonel

Üretici Zorunlu

Zaman Zorunlu

Adresler E-postalar için zorunlu

Belge türü Elde edilebildiğinde zorunlu

İlişki Elde edilebildiğinde zorunlu

Fonksiyon Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor

Seri/Fon (aggregation) Zorunlu

Dil Zorunlu

Yerleşim Opsiyonel

Güvenlik ve Erişim Zorunlu

Düzenleme Zorunlu

Format Zorunlu

Koruma Opsiyonel

(Dublin Core Metadata Initiative, 2008; ISO 15489-1,2001; United Nations Archives and Records ManagementSection (ARMS), 2004)

Dijital Ortamda Bilginin Kullanımı: Yapılandırılmışve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar

� Dijitalleştirilecek formatlara karar vermek gerekir.

� Elektronik sistemlerce içeriği algılanabilir dokümanlar yapılandırılmış, imaj ya da basılıdokümanlar ise yapılandırılmamış dokümanlardır.

� Yapılandırılmış elektronik doküman örnekleri arasında HTML, XHTML, XML, LanTeXve Microsoft Word uygulamaları yer almaktadır.

� Bu uygulamalar ofis araçları, Web tarayıcılar, sunum paketleri, çevrimiçi form işlemesistemleri ve benzeri yazılım paketleri aracılığıca kullanılmaktadır.

� Yapılandırılmış elektronik belgeler, çizim ve fotoğrafik imajların dijital kodlarını daiçerebilmektedir.

� Ancak yapılandırılmış dokümanların en önemli dezavantajları temsil kapasitelerininsınırlılığında görülmektedir.

Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış DijitalDokümanlar� Öte yandan imaj tabanlı dokümanlar kayıtlı bilgileri piksel piksel gösterirler.

� Okuma düzeni ya da imaj parçalarının mantıksal işlevleri hakkında çok az ya dahiç veri içermezler.

� Metne erişimi kolaylaştırmaya yönelik bazı metinsel metadata verileri eklensede imaj bir bütün olarak tek bir resim dosyası olarak algılanır.

Yeniden tasarlamak

Düzeltme, yeniden akış

Tarama, açıklama ekleme, düzeltme, yeniden akış

Sıkıştırma, çoklu çözünürlükler

Çevrimiçi yayım

Semantikİşaretleme

XML,SQL Mantığadayalı şablon

HTML, LaTeX

Yapılandırılmış Dokümanlar

İmaj Tabanlı

Dokümanlar

Fiziksel şablon

PDF,HTML, WordPad

Yapılandırılmış İmaj

DjVu, PDF, PS, INK

Bitmap

TIFF, FAX

Basılı

PDF formatı her ne kadar imajtabanlı olsa da giderek daha fazlayapılandırılmış doküman özelliğitaşıdığından söz edilmektedir

İmaj Tabanlı Dokümanlarla YapılandırılmışDokümanlar Arasındaki İlişki� Şekilde görüldüğü gibi dizgi (typesetting) çalışmaları ile yapılandırılmış

doküman formatından imajlar elde edilebilmektedir.

� Doküman analizi imaj tabanlı dokümanlardan yapılandırılmış dokümanlarınoluşturulmasına dönük faaliyetleri içermektedir.

� Bu döngüde yapılandırılmış dokümanlar ve imaj tabanlı dokümanlar birbirlerinedönüşebildikleri görülmektedir.

Yapılandırılmış Doküman

HTML, XML, LaTeX, MS Word…

İmaj Tabanlı Doküman

Faks, PDF, DJVu, TIFF…

Doküman Analizi

Yapılandırılmış Dönüşümler İmaj Genişletme, Sıkıştırma

Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme

� Geleneksel olarak doküman işleme uygulamaları, basılı ortamlardan elektronikortamlara belgelerin dönüştürülmesi üzerine yürütülmekte olan faaliyetlerikapsamaktadır.

� Bu uygulamalarda genellikle metin tabanlı belgeler taranarak elde edilen imajdokümanlar, doküman şablon analizi (layout analysis) ve optik karakter tanıma(optical character recognation, OSR) olanakları ile işlenmektedir.

� Bu işlemlerle basılı belgelerin kelime işlemci ve benzeri elektronik araçlarcaalgılanabilir elektronik formlara dönüştürülmesini sağlamaktadır.

� Örneğin OCR sistemleri günümüzde TIFF formatındaki işlenmemiş Bitmapdosyalarını mantıksal işaretlenmiş metin dosyalarına dönüştürmeyeyönelmektedir.

Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme� İlk aşamada doküman imajı içerisindeki metinler metnin olmayan öğelerden ayrılmaktadır,� İmaj ve karakterler ardından geometrik analiz, karakter tanıma ve dil modellemesinin

konusudur,� Mantıksal şablon analizini takip eden fiziksel şablon analizinin gerçekleştirilmekte,� Metin analizi, içerik analizi ve bilgi çıkarma teknikleri kullanılarak ek semantik bilgiler de

alınabilmektedir.

Semantikişaretleme

XML SQL

MantiksalŞablon

MS WorldHTMLLaTeX

FizikselŞablon

PDFHTMLWordPad Yapılanmış

İmaj

DjVuPDFPS INK

BilgininÇıkarılması

BilgininÇıkarılması

Mantıksal Şablon AnaliziWeb Doc Analizi

Geometrik analiz,Dil modellemesiKarakter algılama

Bitmap

TIFF

FAX

OCR Sistemleri

MRC,

Yapılandırılmış Formatlara DönüştürmeŞekil: Doküman analiz işlemlerinin çeşitli aşamaları: İmaj tabanlı gösterimden içeriğin veşablonun yüksek düzeyde gösterimine

Şekil: Stereo görüntüleme tekniği kullanılarak kamera tabanlı doküman elde etme ( Dokümanın ikifarklı açıdan fotoğrafı çekilir. Stereo görüntüleme ve interpolasyon teknikleri uygulanarak üç boyutluyüzey yeniden yapılandırılır. Özellikle bozuk ve sorunlu yüzeylerde etkili bir yöntem olarakkullanılmaktadır

Formata Karar VermeYapılandırılmış ve yapılandırılmamış elektronik dokümanların kullanım

alanlarına göre çeşitli avantajları olabilmektedir.

Yapılandırılmış Sunum İmaj Tabanlı Sunum

İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları

Kullanıcı sunum şeklini belirleyemez Kullanıcı istediği biçimde dokümanıgörüntüleyebilir

İçerik işaretleme nasıl tanımlanmışsaancak o şekilde görüntülenebilir

Herhangi bir içerikte gösterilebilir

Farklı formatlara çevirmek güçtür Farklı formatlara çevirmek kolaydır

Doğru işaretleme yaratmak yoğun birçaba gerektirir

Ekranda doğru göründüğü andayapılabilir

Tasarımda gizli metadata güvenlik vemahremiyet unsurları içerir

Görünen veriler olan tüm verilerdir

Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları

Sunumu değiştirmek stil dosyalarındakolaydır

Sunum değiştirmek zordur

Kompleks taramaya olanak tanır Veri bağlantıları kurmaya dönükhenüz bir araç geliştirilmemiştir.

Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) Kapsamı veUnsurları

� KİY yapılandırılmış (structured), yarı yapılandırılmış (semi structured) veyapılandırılmamış (unstructured) kurumsal bilginin, içeriğe gömülmüş yazılımkodlarının ve metadata unsurlarının yönetimi, var olan içeriğin yayınlanması,depolanması, dağıtımı ve kurumsal amaçlarla kullanımı üzerine çözümleritanımlamaktadır.

Şekilde görüldüğü gibi iş süreçlerinin bir parçası olarak elde elden veri içerik yönetim sisteminekorum programı ile dâhil edilmekte, ilgili iş süreçlerinde bilginin sağlanmasına ile bir döngüyedönüşmektedir.

KİY Süreçleri

KİY uygulamalarında sisteme veri girişinden bu verilere erişime değin aşağıdakitemel süreçler gerçekleştirilmektedir.

� Sağlama (capture): elektronik ya da analog bilgiyi üretme /sağlama, hazırlama veişlemeye yönelik işlevler ve unsurlarının kombinasyonu. Dijital görüntüleme, metintanımlama ve indeksleme teknolojilerini de içermektedir.

� İndeksleme: İçeriğin sağlanması aşamasında indeksleme önemli bir yer teşkiletmektedir. İndeksleme işlemlerinde dokümanın daha sonra erişimi içim metadataalanlarının tamamının doldurulması oldukça önemlidir. İndeksleme anahtar kelime ya datam metin olarak yapılabilir.

� Koruma: Uzun dönemli koruma, koruma koşularında güvenlik ve yetkilendirme ileyedekleme koşullarının tanımlanması gerekir.

� Erişim: Sistem içersinde yer alan bilginin gereksinim duyulduğu anda erişimininmümkün kılınması gerekir

KİY İçerisinde İçerik Sağlama

KİY İçerisine İçerik Sağlama

(Kampffmeyer, 2006, s.29).

Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi KİY içerisine veriler insan üretimi ya da doğrudanuygulamalardan elde edilerek sağlanmaktadır. Sistemin verileri algılayabilmesi için kullanılanaraçlardan geçen verilere dönük girdi aşamasında yapılan bir diğer işlem tanımlamadır.

İnsan ÜretimiOfis DokümanlarıFormlarÇoklu ortamMikrofilm

Uygulama Üretimi ERP XML Mali Uygulamalar E- Fatura

AlgılamaOCRHCRICROMRBarkod

Form İşlemeE-formlar/

Bütünleşme

COLD/ERM

İndeksleme

Girdi Tasarımları

Kategorizayon

GİRDİ

Aşağıdaki şekil KİY sistemine girişi yapılan verilerin kullanımını göstermektedir.

KİY Kaynaklarına Erişim

(Cimtech Ltd, 2009; Kampffmeyer, 2006, s.65).

Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımına dönük ara yüzlerin

tasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi, erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik

koşullarının tanımlanmasının ardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme

KİY sistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır.

ŞablonTasarım

Yayın

Transformasyon

COLD/ERMKişiselleşrimeXMLPDFSıkıştırmaBirleştirmeDönüştürmeGörüntüleme

GüvenlikTeknolojileri

PKI

Dijital HakYönetimi/Filigranlar

Sayısal İmza

Yayım

Internet,Intranet,Extranet

E- iş portallari

E- posta vefaks

EDI, XML vbformatlardaveri transferi

CD-DVD

Yayım

Internet,Intranet,Extranet

E- iş portallari

E- posta vefaks

EDI, XML vbformatlardaveri transferi

CD-DVD

Yayım

Internet,Intranet,Extranet

E- iş portallari

E- posta vefaks

EDI, XML vbformatlardaveri transferi

CD-DVD

Yayım

Internet, Intranet,Extranet

E- iş portallari

E- posta ve faks

EDI, XML vb formatlardaveri transferi

CD-DVD

Dijital TV

KağıtÇIKTI

Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımınadönük ara yüzlerin tasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi,erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik koşullarının tanımlanmasınınardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme KİYsistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır.

KİY İçerisinde Kaynaklara Erişim

KİY’İNÇERÇEVESİ

KİY, elektronik sistemlerde yer alan içeriğin yönetimine çok yönlü bir yaklaşım

getirmektedir. Bu çerçevede kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamaları, aşağıdaki temel

başlıklarda verilen alanlarda uygulamaları içerecek biçimde yeniden tanımlanmak

durumundadır.

Doküman Yönetimi

· Giriş çıkış kontrolleri (check in/check out)· Versiyon yönetimi· Tarama ve navigasyon· Görüntüleme (vizualization)

İşbirliği (Collaboration)

· Çoklu ortam kullanarak yaratılan ortak içerik· Karar vermeye dönük bilgi· Elektronik ortamda içeriğin dönük oluşturulan ‘whiteboard’lar· Bilginin bütünleştirilmesi

Web içerik Yönetimi

· İçerik üretme· Yayın süreçleri· Dönüştürme (conversion)· Güvenlik· Web sitesi görüntüleme (visualization)

Belge yönetimi

· Dosyalama sistematiği ve kuralları· Gömü (thesaurus)· Alıkoyma şemaları· Metadata· Arşiv yönetimi

İş Akış/İş Süreç yönetimi

· Süreç ve yapılandırma yönetimi· Süreç tasarımı· Süreç görüntüleme· Rotalandırma· Gözetleme· Paralel ve ardışık işleme· Hatırlatıcı, mühletler· Kontrol

Şekil: Kurumsal İçerik Yönetimi Binası

Yetkilendirilmiş Sunucu(Fat client)

Etkinleştirme Web İstemcisi Diğer Araçlar

Dijital Değer Yönetimi

E- posta Yönetimi

Doküman Yönetimi

İndeksleme

Kategorilendirme

Algılama

Form İşleme

Doküman Görüntüleme

Tarama

İşbirliği

İşSüreç

Yönetimi

EAI

Depolama AlanlarıWeb İçerik Yönetimi

Tarama/Erişim

Depolama

Yedekleme/Kurtarma

İçerik Entegrasyonu

Uzun Süre Koruma

Bütünleştirme

Taşınma (Migration)

Yerleştirme

Kişiselleştirme

Kağıt

Elektronik

Yayım

PKI Elektronik İmza Kullanıcı Yönlendirme Kullanıcı Hakları DRM FirewallG

üvenlik

Güvenlik

ErişimKorum

aD

epolama

YönetimSağlam

a

Giriş Çıkış

İş Akışı

KULLANIM

Belge Yönetimi

Sonuç ve Öneriler

� Kent hafıza merkezi ya da bilgi merkezlerinde yer alan kaynakların zaman vemekan sınırlaması olmadan çoklu erişimlerinin sağlanması ve yıpranmadanuzunca süreler kullanılabilmesi için dijitalleştirme son derece önemligörülmektedir.

� Dijitalleştirme uygulamalarında önemli bir konuyu hangi materyallerindijitalleştirileceğine karar vermek oluşturmaktadır.

� Bu çerçevede öncelikle değerlendirme komisyonlarının oluşturulmasıgerekmektedir.

� Dijitalleştirme işleminde kullanılacak malzemenin seçiminde bilgi kaynaklarınınniteliği belirleyici olmalıdır.

� Dijital ortama aktarılan materyallere erişimin etkinleştirilmesi tanımlamabilgilerinin materyalin özelliğine göre belirlenmesi gerekmektedir.

Sonuç ve Öneriler

� Dijital materyallerin hizmete sunulduğu yazılım ara yüzlerinin tasarımı veişlevselliği de son derece önemlidir.

� Dijital içeriğe erişimin büyük ölçüde İnternet aracılığıyla olacağı düşünülerekgeliştirilen programların Web tabanlı olması gerekmektedir.

� Yine kaynakların Web görünürlüğünü artırmak amacıyla ulusal ve uluslararasıplatformlarla iletişime geçilmesi açık erişim arşiv sistemleri vb. ortamlarakayıtların yapılması önemli görülmektedir.

� Kent bilgi merkezlerinde dijitalleştirme uygulamaları ile kentin tarihi, sosyo-kültürel ve ekonomik değerleri üzerine geniş kapsamlı bir farkındalığınyaratılabileceği, Avrupa Dijital Kütüphanesini oluşturan Europena vb. büyükplatformlarda temsillerin sağlanması ile dünya ölçeğinde tanıtım ve propagandafaaliyetlerinin yürütülebileceği düşünülmektedir.

Katılımınız İçin Teşekkür Ederim

Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜkulcu@hacettepe.edu.tr

Hacettepe ÜniversitesiBilgi ve Belge Yönetimi Bölümü