BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TIMURDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN XXXVTAHUN, 2015

KERTAS KERJA

PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

BALAI BESAR PENELITIAN BIOTEKNOLOGI DAN PEMULIAAN

TANAMAN HUTAN

STRATEGI PENGUATAN SISTEM INFORMASI

ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI (IPTEK)/ BENIH UNGGUL

UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS HUTAN TANAMAN

Oleh :

Dr. Ir. Mahfudz,MP (NDH: A.24 )

Surabaya, 9 Juni 2015

PENDAHULUAN

Latar Belakang

• Produktivitas Hutan di Indonesia masih rendah: 2,189 m3/ha/tahun untuk hutan alam dan 2-20m3/ha/tahun hutan tanaman

• Litbang telah menghasilkan iptek/benih unggul

• Pernyataan Menteri LHK : Perlu upaya signifikan untuk menggunakan iptek/benih unggul hasil litbang untuk pembangunan hutan

• Masyarakat belum dapat mengakses iptek/benih unggul hasil litbang

0

10

20

30

40

50

60

70

Pertukangan daur pendek

Pertukangan daur panjang

Pulp unggulan Pulp alternatif Kayu energi

56

24

45

30

65

27

13

2520

32

Penelitian Operasional

BEBERAPA PRODUK BENIH UNGGUL TEMUAN

Balai Besar Penelitian BPTH

0

10

20

30

40

50

60

Tengkawang Nyamplung Kayu Putih Mimba

51

58

2

58

3840

1

36

Capaian RPI

Operasional

Rendemen Minyak HHBK Prioritas (%)Riap Volume Kayu (m3/ha/th)

Permasalahan

• Data dan informasi tentang iptek/benih unggul belum tertata dan tersajikan dengan baik.

• Penyebarluasan informasi IPTEK /benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan masih terbatas

• Belum ada sistem informasi IPTEK/benih unggul yang dapat diakses oleh masyarakat dan pengguna benih unggul

Perlu strategi penguatan sistem informasi IPTEK /benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman.

Strategi Penguatan Sistem Informasi Yang Akan Dibangun

Bahan Informasi IPTEK/Benih Unggul

Mitra Kerjasama

PenggunaPolicy Instrumen

(Pemanfaatan Iptek/Benih

Unggul)

Penyuluh(Dinas

Kehutanan, BPDAS)

Teknologi Informasi

Manfaat• Meningkatkan kinerja Balai Besar Penelitian BPTH untuk menjadi

“center of excellence” IPTEK Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan yang menghasilkan IPTEK /benih unggul

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan informasi iptek/benih unggul kepada para pengguna

• Meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui pemanfaatan iptek/benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman

Tujuan

Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

• Mendapatkan portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul

• Mendapatkan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

• Mendapatkan jejaring kerja sistem informasi iptek/benih unggul

• Melaksanakan sosialiasasi sistem informasi iptek/benih unggul

• Mendapatkan mitra kerjasama

Melakukan evaluasi dan Koordinasi pemanfaatan Sistem Informasi IPTEK /Benih Unggul yang yang dapat diakses oleh para pengguna untuk meningkatkan produktivitas hutan tanamannya.

Ruang Lingkup

Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

• Pembangunan kesefahaman dalam penyusunan sistem informasi internal dan external

• Peningkatkan kemampuan tim peneliti dan pengelola

• Persiapan penyusunan sistem informasi • Penyusunan sistem informasi• Penyusunan Surat Keputusan Launching

sistem informasi• Pelaksanaan Launching sistem informasi• Pembentukan tim pengelola sistem

informasi. • Penyusunan Surat Keputusan untuk

regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

• Melakukan sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul

• Membangun jejaring kerja sistem informasi iptek/benih unggul

• Menyusun naskah kerjasama pemanfaatan iptek/benih unggul

• Evaluasi dan koordinasi implementasi sistem informasi iptek/benih unggul

PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN

1. Output Kunci Proyek Perubahan

Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

• Surat Keputusan Kepala Balai Besar tentang tim efektif

penyusun sistem informasi iptek/benih unggul

• Dokumen sosialisasi sistem

informasi iptek/benih unggul

Dokumen evaluasi dan koordiansi.

• Terciptanya sistem informasi iptek/benih unggul • Dokumen Jejaring Kerja

• Surat Keputusan Kepala Badan Litbang Kehutanan tentang

Launching portal layanan sistem informasi iptek/benih

unggul

• Dokumen Kerjasama dengan para pihak

• Surat Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian Bioteknologi

dan Pemuliaan Tanaman Hutan tentang tim pengelola

sistem informasi iptek/benih unggul

• Surat Keputusan Kepala Badan Litbang tentang

pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

2. Kriteria Keberhasilan Rancangan Proyek

Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

• Terbangunnya tim efektif penyusun sistem informasi

• Terbangunnya portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul

• Terlaksananya Launching sistem informasi iptek/benih unggul

• Terbentuknya tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul

• Terbangunnya kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

• Terlaksananya sosialisasi sistem informasi iptek benih unggul

• Terbangunnya jejaring kerja dengan para pengguna

• Terbangunnya kerjasama pemanfaatan sistem informasi dan pengembangan iptek/benih unggul

Terbangunnya koordinasi dan evaluasi dengan para pihak untuk penguatan pemanfaatan sistem informasi

STAKEHOLDER ANALYSIS

Stakeholder Internal

Pihak managemen di Balai Besar Penelitian BPTH, Para peneliti dan Teknisi

Stakeholder Eksternal• Kepala Badan Litbang• Sekretariat Badan Litbang • Pusat Litbang Hutan• Ditjen Pengendalian Daerah Aliran Sungai dan Hutan Lindung• Ditjen Pengelolaan Hutan Produksi Lestari• Ditjen Perhutanan Sosial dan Kemitraan Lingkungan• Pelaku usaha hutan tanaman (Perusahaan swasta)• Pengada benih dan bibit• Pelaku hutan rakyat• BUMN kehutanan• Penyuluh kehutanan• Dinas Kehutanan Propinsi/Kabupaten/Kota• Perguruan Tinggi • Konsultan IT

Pentahapan Proyek Perubahan

NO TAHAP UTAMA APR MEI JUNI JULI TAHUN 2016

a. JANGKA PENDEK ( M3 april- M1 Juni 2015

1. Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi(tim efektif, diskusi internal ekternal RPP, Diskusi identifikasi Kebutuhan)

M34

2. Pertemuan dalam penguatan kemampuan peneliti dan pengelola

M4

3. Persiapan penyusunan sistem informasi (pertemuan utk show window, pertemuan penyiapan bahan data dan informasi)

M4 M12

4. Penyusunan sistem informasi (Diskusi penyusunan SI) M24

5. Penyusunan Surat Keputusan Launching M4

6. Launching sistem informasi (Pertemuan Persiapan dan Pelaksanaan)

M5

RENCANA AKSI PERUBAHAN

Lanjutan :Pentahapan Proyek Perubahan

NO TAHAP UTAMA APR MEI JUNI Juli Tahun 2016

7. Pembentukan tim pengelola SI M5

8. Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan SI (penyusunan draf SK, Diskusi)

M1

b. JANGKA MENENGAH (M3 Juni-M4 Juli 2015)

9. Sosialisasi SI M34

10. Membangun Jejaring Kerja M5 M123

11 Membangun mitra kerjasama M34

c. JANGKA PANJANG (Januari-Desember 20160

12. Evaluasi dan koordinasi pelaksanaan SI dan kerjasama

Keterangan : M = minggu, SI = sistem informasi , SK = Surat Keputusan

Pembentukan Tim Efektif

Kepala Badan Litbang KehutananProf. Dr. San Afri Awang,MSc

Drs. Anang Triono,MM(Coach)

Dr. Ir. Mahfudz,MP(Project Leader)

Pokja Data Informasi dan Kerjasama

Pokja Program dan Tata Usaha

Target Capaian Kinerja

NO. URAIAN KINERJA BOBOT TARGET (%)

Capaian Kinerja Jangka Pendek

1 Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi 5

2 Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan

pengelola

5

3 Persiapan penyusunan sistem informasi 10

4 Penyusunan sistem informasi 25

5 Penyusunan Surat Keputusan Launching 5

6 Launching sistem informasi 10

7 Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul 5

8 Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi 10

Jumlah 75

Capaian Kinerja Jangka Menengah

1 Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul 5

2 Membangun jejaring kerja 10

3 Membangun mitra kerjasama 10

Jumlah 25

JUMLAH TOTAL 100

Rencana Proyek Perubahan

NO. URAIAN KEGIATAN WAKTU OUTPUTTAHAPAN JANGKA PENDEK

1. Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi Minggu III-IV April 2015 SK tim efektif, Laporan hasil pertemuan

2. Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola

Minggu IV April 2015 Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti dan pengelola mampu memahami rancangan perubahan

3. Persiapan penyusunan sistem informasi Minggu V April = Minggu II Mei 2015

Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul

4. Penyusunan sistem informasi Minggu II= IV Mei 2015 Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul

5. Penyusunan Surat Keputusan Launching Minggu IV Mei 2015 Draf Surat Keputusan Kepala Badan

6. Launching sistem informasi Minggu V Mei 2015 SK launching sistem informasi

7. Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul

Minggu V Mei 2015 SK tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul

8. Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi

Minggu I Juni 2015 SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

JANGKA MENENGAH

1 Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul Minggu III-IV Juni 2015 Terlaksananya sosialisasi dan desiminasi, Para pihak mampu mengakses sistem informasi iptek /benih unggul

2 Membangun jejaring kerja Minggu V Juni-Minggu III Juli 2015 Terbentuknya jejaring kerja pengguna sistem informasi iptek/benih unggul

3 Membangun mitra kerjasama Minggu III=IV Juli 2015 Terbangunnya kerjasama dengan mitra, mou/naskah kerjasama

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan

a. Pembangunan Kesepahaman Sistem Informasi

1. Ketiga kegiatan dapat dilaksanakan yaitu:

• Rapat penyiapan tim efektif dilaksanakan pada tanggal 14 April 2014

• Diskusi internal dan ekternal dilakukan pada tanggal 17 April 2015

• Diskusi multipihak dilaksanakan tanggal 22 April 2015

2. Stakeholder internal dan ekternal berperan aktif (Kabadan, Kadishutbun, Puslitbang, UPT , dan stakeholder internal)

3. Output yang telah dihasilkan : tim efektif SK.033/VIII/BBPBPTH/2015, Laporan hasil pertemuan (notulen rapat)

• Pertemuan dilaksanakan tanggal 24 April 2015 dipersiapkan Kepala Bagian Umum dan Kepala Bidang Program dibantu kepala seksi dan kepala sub bagian

• Tim efektif/pengelola, peneliti, dan konsultan IT (presentasi konsep SI) dan peserta berperan aktif

• Output: terlaksananya pertemuan, pengelola dan peneliti mampu memahami rancangan perubahan

b.Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola

Pertemuan dalam penyiapan show window materi genetik benih unggul

• Dilakukan pada sesi pagi tanggal 28 April 2015 diikuti oleh tim efektif, peneliti, dan teknisi

• Pertemuan ini lebih difokuskan pada kebutuhan data dalam sistem informasi untuk show window.

• Para peserta aktif dan akan mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan

Pertemuan dalam Penyiapan Bahan Data dan Informasi Iptek/Benih Unggul

• Dilakukan pada sesi siang tanggal 28 April 2015

• difokuskan pada mencari saran dan masukan dari peneliti, teknisi maupun struktural terhadap bahan atau materi yang akan disajikan

• Semua peserta sepakat agar bahan informasi disampaikan dengan singkat dan jelas

Output : terlaksananya pertemuan, mulai input data base

c. Persiapan Penyusunan Sistem Informasi• (Pertemuan ini dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala

Seksi dan Kepala Sub Bagian)

d. Penyusunan Sistem Informasi

• Diskusi penyusunan sistem informasi dilaksanakan pada tanggal 5 Mei 2015 .

• Pertemuan ini dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian.

• Peserta terdiri dari stakeholder internal yaitu peneliti dan struktural Balai Besar, serta stakeholder ekternal yaitu wakil dari Direktorat Jederal Bina Usaha Kehutanan (BUK), Badan Usaha Milik Negara PT. Perhutani, Dinas Kehutanan dan Perkebunan DIY, Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Gunung Kidul dan kelompok tani hutan rakyat.

• Para peserta diskusi berperan aktif dalam pelaksanaan diskusi tersebut

• Output : Portal Layanan Sistem Informasi

Tampilan Utama Sistem Informasi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Benih Unggul

Tampilan menu IPTEK Tampilan menu Beih Unggul

e. Penyusunan Surat Keputusan Launching

• Rapat dilakukan pada pukul 10.00-12.00 tanggal 13 Mei 2015

• Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dihadiri stakeholder internal yaitu peneliti , struktural dan beberapa staf

• Membahas konsep Surat Keputusan Launching yang telah disiapkan Kepala Bagian Umum dan peserta aktif dalam rapat

• Output : Draf Keputusan SK Kabadan ttg Launching

f. Penyusunan Surat Keputusan Pemanfaatan Sistem Informasi

• Rapat dilaksanakan pukul 14.00-15.30 tanggal 13 Mei 2015

• Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan Informasi dihadiri stakeholder internal yaitu peneliti , struktural dan beberapa staf

• Membahas konsep Surat Keputusan Pemanfaatan yang telah disiapkan Kepala Bidang Program dan Evaluasi.

• Kegiatan ini dilaksanakan lebih awal dan serentak dengan Surat Keputusan Launching karena secara bersamaan akan dikirimkan ke Kepala Badan Litbang

• Output : Draf SK dan menjadi SK Kabadan Nomer 14/VII-SET/2015 tanggal 21 Mei 2015

g. Launching Sistem Informasi IPTEK/Benih UnggulPertemuan Persiapan Launching Sistem Informasi

• Dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2015

• Dihadiri stakeholder internal yaitu struktural, teknisi dan beberapa staf dan stakeholder ekternal yaitu Direktur Bina Perbenihan Tanaman Hutan

• Hasil launching akan dilaksanakan dengan pertemuan perbenihan

• Output : TOR penyelenggaraan Launching dan SK No 046/VIII/BBPBPTH/2015 ttg Panitia

Pelaksanaan Launching Sistem Informasi• dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2015

• launching dihadiri oleh Kepala Badan Litbang Kehutanan sekaligus melakukan launching sistem informasi, stakeholder, dan stakeholder ekternal yaitu Direktur Perbenihan Tanaman Hutan dan jajarannya, Kepala Pusat Litbang Produktivitas Hutan, UPT Badan Litbang, Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai, Balai Perbenihan Tanaman Hutan, Balai Pelatihan Kehutanan, Dinas Propinsi dan Kabupaten (beserta penyuluh), Kelompok Tani Hutan, dan Pengusaha Benih, perguruan tinggi serta tim teknologi informasi

• Peserta menyampaikan bahwa acara launching sangat baik dan berjalan dengan lancar, materi yang disampaikanmenjawab persoalan perbenihan di lapangan (Kuisioner)

• Alamat portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul adalah www. layanan.biotifor.or.id.

• Output : Surat Keputusan Kepala Badan Litbang No. 13/VIII-SET/2015 tentang launching sistem informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) /benih unggul dan terselenggaranya Launching

Suasana Saat Launching , Paparan dan Diskusi

Peserta dan Narasumber

h. Pembentukan Tim Pengelola Sistem Informasi Iptek/Benih Unggul

• Kepala Bidang Data dan Informasi dibantu Kepala Bagian Umum menyiapkan Draf Surat Keputusan tim Pengelola Sistem Informasi.

• Output : Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan Nomor SK .047/VIII/BBPBPTH/2015 tanggal 22 Mei 2015.

• Personalia untuk tim pengelola sebanyak 11 orang yang terdiri atas struktural, peneliti, teknisi, staf yang menangani teknologi informasi dan perpustakaan

i. Membangun Mitra Kerjasama

• merupakan kegiatan utama jangka menengah. Namun karena keinginan para pihak untuk membangun kerjasama dengan Balai Besar Penelitian BPTH

• Dilaksanakan pada saat launching

• Output : 4 kerjasama dengan mitra, yaitudengan Balai Perbenihan Tanaman Hutan Bali Nusa Tenggara, Balai Perbenihan Tanaman Hutan Jawa Madura, Direktorat Bina Perbenihan Tanaman Hutan, dan Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur

• Setelah penandatangan naskah kerjasama diadakan konsultasi para pihak dengan peneliti Balai Besar Penelitian BPTH tentang iptek/benih unggul

Penandatangan Naskah Kerjasama dan Konsultasi para pihak dengan peneliti Balai Besar

Hasil Capaian KinerjaNO. URAIAN KINERJA BOBOT

TARGET (%)

Realisasi

(%)Output

Capaian Kinerja Jangka Pendek

1 Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi 5 5 Telah dikeluarkan SK No. 033/VIII/BBPBPTH/2015 tentang tim efektif ,terlaksananya pertemuan dan diskusi baik internal dan ekternal maupunmultipihak

2 Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola

5 5 Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti danpengelola mampu memahami rancangan perubahan

3 Persiapan penyusunan sistem informasi 10 10 Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul

4 Penyusunan sistem informasi 25 25 Terbangunnya Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul

5 Penyusunan Surat Keputusan Launching 5 5 Draf Surat Keputusan Kepala Badan Litbang tentang Launching

6 Launching sistem informasi 10 10 SK Kepala Badan Litbang No. 13/VIII-SET/2015 tentang launching sistem informasi dan terselenggaranya launching

7 Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul 5 5 SK Kepala Balai Besar No 047/VIII/BBPBPTH/2015 tanggal 22 Mei 2015 tentang tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul

8 Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi 10 10 SK Kepala Badan Litbang No. 14/VIII-SET/2015 tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul

Jumlah 75 75

Capaian Kinerja Jangka Menengah

1 Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul 5

2 Membangun jejaring kerja 10

3 Membangun mitra kerjasama 10 10 Terbangunnya kerjasama dengan mitra dan ditandatanganinya 4 mou/naskah kerjasama

Jumlah 25 10

JUMLAH TOTAL 100 85

Kendala Implementasi Proyek Perubahan danStrategi Mengantisipasi Kendala

Kendala :

• Proyek perubahan secara keseluruhan tidak mengalami kendala yang berarti dan berjalan sesuai dengan rencana

• Pada saat yang bersamaan dengan launching ada acara acara rakornis dengan Menteri, Namun Launching dapat dilaksanakan dengan dukungan penuh Mentor Kepala Badan Litbang Kehutanan Prof. Dr. San Afri Awang, MSc

• Strategi yang dilakukan untuk mengantisipasi kendala adalah dengan melakukan komunikasi dan koordinasi yang terus menerus baik dengan para pihak baik secara internal maupun ekternal serta selalu menyiapkan rencana kedua bila terjadi sesuatu

PENUTUPKesimpulan

• Untuk capaian kinerja jangka pendek, implementasi proyek perubahan telah berhasil dilaksanakan sesuai dengan output kunci

• Berdasarkan kriteria keberhasilan, maka capaian dari implementasi proyek perubahan sebesar 85% dari rencana 75% yaitu dari target capaian jangka pendek.

Rekomendasi

• Implentasi capaian jangka menengah akan terus dilanjutkan melalui sosialiasi kepada para pihak dan terus membangun jejaring kerja sehingga sistem informasi iptek/benih ini benar-benar dapat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraannya melalui pemanfaatan iptek/benih unggul untuk meningkatkan produktivitas hutan tanaman.

Mari membangun hari esok untuk Hutan dan kehidupan yang lebih baik

Hutan Masa Depan Dengan Produktivitas Tinggi Hasil Pemuliaan

A.Mangium 2

tahun

Jati Purwo 2 tahun

Sengon toleran karat puru 2 tahunProduksi massal bibit akasia hibrida

Ekaliptus umur 2 tahun

Kayu putih unggul purwo

Aneka sukun Purwo

Akasia hibrida 2 dan 4 tahun

PENANAMAN NYAMPLUNG OLEH GUBERNUR DIY DENGAN BENIH UNGGUL ( kerjasama Pemda DIY : Dishutbun dan KPH, BPDAS, B2PBPTH, dan BPKH)

125 Ha Pada Saat PP Sedang Berjalan