Ketterästi toteutettu päivitysprojekti

Case Study

© Copyright 2011 Efima Oy

Case HYY YhtymäHYY Yhtymän CFO Marjo Berglund määrittelee yhtiön monitoimiala- ja pal-veluyritykseksi. Monipuolinen sen toimi-alapaletti onkin: kiinteistöliiketoiminta, sijoitustoiminta ja palveluliiketoiminta, johon kuuluvat mm. juhlaravintolapalvelut, opiskelu- ja henkilöstöruokapalvelut, ma-joitustoiminta ja kirjankustannus. Kaikkea liiketoimintaa yhdistää opiskelu. HYY Yhtymän hallinto hoitaa myös Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan ja Ylioppilas-lehden kirjanpidon. HYY Yhtymässä on keskitetty talous- ja tietohallinto.

Etua asiantuntemuksestaHYY Yhtymällä on jo vuodesta 2005 ollut käytössä Microsoft Dynamics AX –toiminnanohjausjärjestelmä. Sillä on hoi-dettu keskitetysti koko taloushallinto, ja se onkin helppokäyttöisenä ratkaisuna tukenut hyvin yhtymän monialaisuutta. HYY Yhtymä on tottunut käyttämään asiantuntija-apua taloushallinnon, prosessien ja järjestelmien kehittämisessä, ja keväällä 2009 kehitys-hankkeita oli edessä useampia, muun mu-assa mainitun toiminnanohjausjärjestelmän päivitys ja siihen liittyvä kehitystyö.

Moniosaaminen yhdessä paketissaKehitysprojektia ja järjestelmäkehitystä tukemaan aloitettiin yhteistyö Efiman kanssa. Efiman osaavan henkilöstön joukosta löytyi nimittäin se konsultti, joka oli aikanaan vetä-nyt järjestelmän käyttöönoton. ”ERP-projekti, joka toteutui ajallaan ja budjetin mukaisesti —oletko ennen kuullut sellaisesta?”, kysyy Marjo Berglund. Koska Efima lisäksi pystyy tarjoamaan paketin, jossa yhdistyvät IT- ja talousprosessien osaaminen luotettavalla tavalla, saa HYY konsultointisuhteesta sen tuen ja hyödyn, jolla taloushallintoa viedään varmoilla käsillä eteenpäin.

Efima toimii siis ulkoistettuna kehityspääl-likkönä HYY Yhtymän kehittäessä taloushal-

lintoaan. Konkreettisesti se on esimerkiksi kilpailuttanut järjestelmän päivityksen ja toiminut projektipäällikkönä. ”Kaikki tapahtuu ajallaan ja sovitusti, ja langat pysyvät käsissä koko ajan”, kuvaa Berglund Efiman toimintaa. Lisäksi hän on arvostanut sitä, että Efima on kantanut projektissa kokonaisvastuun ja huolehtinut, että eri osapuolet toimivat so-pimusten ja suunnitelmien mukaan. Kolmas rahanarvoinen etu on, että kaikki ehdotukset ja hankinnat tutkitaan tavoitteiden pohjalta ennen päätöksiä. ”Näin tehdään vain tarkoi-tuksenmukaisia hankintoja”, sanoo Berglund.

Hän kuvaa päivitysprojektia myös isoksi muutokseksi ja sanoo arvostavansa sitä, että projektin vetäjä paitsi osaa asiansa, on myös sosiaalisesti lahjakas ja saa henkilöstön tuntemaan olonsa mukavaksi.

Raportointia itsepalvelunaEfiman asiantuntija on myös ollut avain-asemassa, kun HYY on ottanut käyttöön raportoinnissa ratkaisun, joka linkittää toiminnanohjauksen helppokäyttöiseen graafiseen raportointiin. Käyttäjät pääsevät käsiksi raportteihinsa MS Excelin käyttöliit-tymän kautta. Tavoitteena on mm. poistaa raporttien tulostustarve taloushallinnossa, kun jokainen käyttäjä voi katsoa raportte-jaan itsepalveluna ja tarvittaessa jatkojalos-taa helposti Excelissä. Efima on auttanut

HYY Yhtymä on aktiivinen ja vastuullinen kiinteistöliike- ja sijoitustoiminnan harjoit-

taja. Lisäksi yhtymä tuottaa opiskelijoiden ja koko yliopistoyhteisön hyvinvointia li-

sääviä palveluita. HYY Yhtymän omistaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunta eli HYY.

Yhtymän liikevaihto vuonna 2009 oli 32,4 miljoonaa euroa ja tulos ennen satunnaisia

eriä 4,9 miljoonaa euroa. Henkilöstöä keskimäärin vuoden 2009 aikana oli 228.

Efima kehittää suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa ja liiketoimintapro-

sesseja. Tarkoituksenmukaiset ratkaisut rakennetaan asiakkaan liiketoimintatavoit-

teiden pohjalta vahvalla taloushallinnon prosessi- ja järjestelmäosaamisella sekä yli

10 vuoden kokemuksella pilvipalveluista ja sähköisestä taloushallinnosta. Efiman

valikoimaan kuuluvat konsultointi, ulkoistus ja pilvipalveluina tarjottavat ohjelmistot.

Talousjohtaja Marjo Berglund, HYY Yhtymä

”Kaikki tapahtuu ajallaan ja sovitusti, ja langat pysyvät käsissä koko ajan”.

Pähkinänkuoressa

Lähtötilanne• toiminnanohjausjärjestelmän

versiopäivitys• raportointiohjelman versiopäivitys

Valittu ratkaisu• Efima Consulting Simplementation-

metodilla• projekti, jossa kilpailutettiin toimittajat ja

johdettiin päivitysprojekti• uusi versio raportointiohjelmasta Efiman

toimittamana

Hyödyt• ajallaan toteutunut päivitysprojekti• vain tarkoituksenmukaisia ratkaisuja• raportoinnin edelleen kehittäminen

© Copyright 2011 Efima Oy info@efima.com Tel. +358 10 470 5450 www.efima.com

kehittämään raportointia, ja Berglund on tyytyväinen ajantasaiseen, helppokäyttöiseen ratkaisuun, joka tukee nopeaa ja sujuvaa päätöksentekoa joka puolella yhtymää. Seuraavaksi on tarkoitus kehittää konsoli-dointia ja tehostaa sitä järjestelmän omi-naisuuksilla. Siinäkin Efiman strateginen sparraaminen ja sekä järjestelmän että talousprosessien osaaminen on avuksi.