1

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG

KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG

CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ERP (HỆ

THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP)

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HẠNH

Lớp : Anh 6

Khoá : 41B

Giáo viên hƣớng dẫn : ThS. NGUYỄN LỆ HẰNG

HÀ NỘI, 11 - 2006

2

MỤC LỤC

Lời mở đầu ........................................................................................................................... 1

Chƣơng 1 .............................................................................................................................10

Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ

thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp...............................................................................10

I. Những vấn đề chung về hệ thống erp .......................................................... 10

1. Khái niệm .............................................................................................. 10

2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP: ............................................. 11

2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn

kho): .................................................................................................... 12

2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định

các yêu cầu về nguyên vật liệu) ............................................................ 12

2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch

định nguồn lực sản xuất) ...................................................................... 13

2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp) ................................................................... 13

2.5. Extended ERP (ERP mở rộng): ..................................................... 14

3. Phân loại phần mềm ERP: ................................................................... 15

3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: . 15

3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:..................... 16

3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát

triển: .................................................................................................... 16

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: ........................................... 16

3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: ................................. 16

3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: ............................................ 16

4. Các phân hệ của phần mềm ERP: ....................................................... 17

4.1. Kế toán: ........................................................................................ 18

4.2. Quản lý hàng tồn kho: ................................................................... 22

4.3. Phân hệ quản lý sản xuất: ............................................................. 23

4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối: ...................................... 25

4.5. Quản lý tính lương và nhân sự: ..................................................... 28

3

5. Những ƣu điểm của hệ thống ERP: .................................................... 30

5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:....................................... 30

5.2. Công tác kế toán chính xác hơn: ................................................... 30

5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho: ...................................................... 30

5.4. Tăng hiệu quả sản xuất: ................................................................ 30

5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: ..................................................... 31

5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: .................. 31

6. Thị trƣờng phần mềm hệ thống ERP hiện nay: .................................. 31

6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới: ............................................. 31

6.2. Thị trường ERP tại Việt Nam: ...................................................... 34

II. Sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động của các

doanh nghiệp dệt may Việt Nam: ................................................................... 35

1. Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau

theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp. ....................... 35

2. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật

liệu trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định. ......... 37

3. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ

chƣa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế. .............................. 37

4. Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các

doanh nghiệp nƣớc ngoài, do đó việc xây dựng thƣơng hiệu vẫn còn

là một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. ................... 38

Chƣơng 2 .............................................................................................................................40

Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam ..........40

I. Tình hình chung ngành dệt may của Việt Nam: .......................................... 40

1. Tình hình kim ngạch xuất khẩu: ......................................................... 41

2. Quy mô doanh nghiệp dệt may: ........................................................... 41

2.1. Số lượng: ...................................................................................... 41

2.2. Khả năng về vốn: ......................................................................... 43

2.3. Năng lực sản xuất: ........................................................................ 44

3. Nguồn nhân lực:.................................................................................... 46

4. Nguyên phụ liệu đầu vào: ..................................................................... 46

5. Khoa học công nghệ: ............................................................................ 47

4

II. Tình hình áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt

Nam: .............................................................................................................. 47

1. Tình hình chung: ................................................................................. 47

2. Tình hình cụ thể:................................................................................... 48

2.1. Hệ quản lý Tài chính Kế toán: ...................................................... 48

2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương: ..................................................... 49

2.3. Hệ quản lý sản xuất: ..................................................................... 49

2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng: ............................................... 50

2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp: ........................................................ 50

2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ: ........... 50

III. Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may

Việt nam: ....................................................................................................... 52

1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP: .................................. 52

1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp

dệt may: ............................................................................................... 52

1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh

nghiệp dệt may: ..................................................................................... 54

1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được

với những thay đổi của môi trường hiện nay. ....................................... 58

1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các

chi phí: ................................................................................................. 60

2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai

hệ thống phần mềm ERP: ........................................................................ 55

2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp

phải khi triển khai dự án ERP: ............................................................. 55

2.2. Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh

nghiệp: ................................................................................................. 59

2.3. Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào sản xuất còn hạn chế: ..................................................... 59

2.4. Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin: ............ 60

2.5. Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai:................................ 62

Chƣơng 3 .............................................................................................................................64

5

Một số Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam ......64

I. Định hướng phát triển ngành dệt may Việt Nam: ........................................ 64

1. Mục tiêu: ............................................................................................... 64

2. Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010: ........ 64

2.1. Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in

nhuộm hoàn tất: .................................................................................... 64

2.2. Đối với ngành may: ....................................................................... 64

2.3. Các chỉ tiêu chủ yếu: ..................................................................... 65

II. Định hướng phát triển ERP tại các doanh nghiệp dệt may: ........................ 65

1. Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp

đến cao theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy

quá nhanh” trong khi “chân còn yếu”. .................................................... 65

2. ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay... 68

III. Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt

Nam: .............................................................................................................. 69

1. Nhóm giải pháp vĩ mô: ......................................................................... 69

1.1. Giải pháp từ phía nhà nước: ........................................................ 69

1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt

Nam: .................................................................................................... 73

2. Nhóm giải pháp vi mô: ......................................................................... 74

2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công

nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: ........................... 74

2.2. Đầu tư cho công nghệ: .................................................................. 74

2.3. Đào tạo nguồn nhân lực:............................................................... 75

2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: ............ 77

2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào

thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả. .................. 77

2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa

học công nghệ cả trong và ngoài nước. ................................................ 79

IV. Mô hình ERP cho các doanh nghiệp dệt may: .......................................... 80

1. Các phân hệ chính: ............................................................................... 80

2. Yêu cầu đối với các phân hệ: ................................................................ 81

6

2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính:.............................................. 81

2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: ........................................... 86

2.3. Quản lý sản xuất: ......................................................................... 89

2.4. Quản lý hệ thống: .......................................................................... 90

2.5. Quản lý nhân lực: ........................................................................ 92

Kết luận ...............................................................................................................................96

Danh mục tài liệu tham khảo ..............................................................................................97

7

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu

viết tắt

Chữ đầy đủ

1 BOM Bill of Materials (Công thức sản phẩm)

2 CAD Computer - aided design (Chương trình thiết kế sản phẩm bằng

máy tính)

3 CAM Computer - aided manufacturing (Chương trình sản xuất sản phẩm

bằng máy tính)

4 CRM Customer relation management (Quản lý quan hệ khách hàng)

5 CSDL Cơ sở dữ liệu

6 ERP Enterprise resource planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp)

7 IAS Chuẩn mực Kế toán quốc tế

8 IC Inventory control packages (Phần mềm quản lý hàng tồn kho)

9 GTGT Giá trị gia tăng

10 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

11 LAN Local area network (Mạng cục bộ)

12 MRP Materials requirement planning (Phần mềm hoạch định các nhu

cầu về vật tư)

13 MRPII Manufacturing resource planning (Phần mềm hoạch định nguồn

lực sản xuất)

14 PC Personal computer (Máy tính cá nhân)

15 SCM Supply chain management (Quản lý chuỗi cung cấp)

16 VAR Value added retailer (Các nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng)

17 VAS Hệ thống Kế toán Việt Nam

18 WAN Wide area network (Mạng diện rộng)

19 WTO World trade organization (Tổ chức Thương mại thế giới)

8

LỜI MỞ ĐẦU

Có thể nói trong khoảng chục năm trở lại đây nền kinh tế của Việt Nam tăng

trưởng với tốc độ khá kinh ngạc trung bình 7-8%/năm đặc biệt là kim ngạch xuất

khẩu. Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là dầu thô, nông lâm

sản, dệt may, da giầy, v.v...Trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực này, dệt may

ngày càng thể hiện vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nước nhà với kim ngạch

xuất khẩu tăng trưởng không ngừng. Trong những năm tới, nước ta tiếp tục định

hướng ngành dệt may vẫn là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến

lược phát triển kinh tế. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn này đòi hỏi sự nỗ lực

rất lớn của bản thân doanh nghiệp trong ngành cũng như sự hỗ trợ từ phía chính

phủ. Tuy nhiên trong bối cảnh Việt Nam sắp trở thành thành viên chính thức của tổ

chức Thương mại Thế giới (WTO), nhà nước không còn nhiều ưu ái với bất cứ

ngành nào buộc các doanh nghiệp tự lực cánh sinh.

Thời đại “xã hội thông tin” đang đến gần, việc áp dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh

nghiệp và trở thành một xu hướng tất yếu. Để có thể tồn tại và phát triển, doanh

nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của

công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên tế giới đã được biết

đến từ lâu tuy nhiên lại còn quá xa lạ với các doanh nghiệp của Việt Nam. Hệ thống

này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ

thông tin với kỹ thuật sản xuất. Xuất phát từ thực trạng ngành dệt may của Việt

Nam hiện nay yếu về cách thức quản lý và đang rất cần một phong cách quản lý

hiên đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, luận văn tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Thực trạng

triển khai và giải pháp phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam”.

Trong quá trình nghiên cứu, người viết đã cố gắng sử dụng các phương pháp

phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá

9

một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt

may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này

trong ngành.

Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt

may Việt Nam.

Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn

không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý

báu của các thầy cô giáo và các độc giả.

Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô

giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp

tài liệu nghiên cứu. Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học

Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến

thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này.

10

CHƢƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP.

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP

1. Khái niệm

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là

một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần

mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao

gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch

định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý

nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống

này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy

móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ

hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho

phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau

để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá

phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004].

Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức,

một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy

trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông

tin với kinh nghiệm quản lý.

Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ta có thể

giải thích hai chữ R và P như sau:

R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân

lực, công nghệ). Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong công

nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ

thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi

doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên. Cụ thể là:

11

Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục

vụ cho doanh nghiệp.

Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự

phối hợp nhịp nhàng.

Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp

thời.

P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh

doanh. Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra

sao. Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình

điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà

máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa

trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v…

Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng

tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung

công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Hơn nữa ERP còn tạo liên kết

các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ

các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong

công ty tuân theo.

2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP:

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của

thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau:

12

Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP

2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho):

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX

được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý.

Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và

khi nào thì tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám

sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC

là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày

nay.

2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu

về nguyên vật liệu)

Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được

ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX. Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP

được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức

sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ

trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm

nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and

White, 1996, trang 567]. Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các

quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các

nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin

và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể

13

đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo

Gass and Harris, 1996 trang 380]. Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho

các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho,

giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp

phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường.

2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn

lực sản xuất)

Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã

được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung

cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát. Và điều

này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời

của MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả

tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó. MRP II được người ta

biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng

nó. Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII.

Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản

xuất. Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các

quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản

xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có

thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng

có sẵn và dự đoán về cầu. MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng,

quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật. Mục tiêu cơ bản

của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu

cầu sản xuất.

Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về

chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau

tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp.

2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực

14

doanh nghiệp)

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng

ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi

cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an

toàn và sức khoẻ cho người lao động. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi

Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo

chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới

công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi

DAVENPORT. Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống

doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin

doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas,

năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise

management and resource planning systems – EAS, v.v...Tuy nhiên, thuật ngữ ERP

được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay.

Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP

(Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

2.5. Extended ERP (ERP mở rộng):

Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết

Hệ thống dữ liệu

trung tâm

Tài chính

Báo cáo của doanh nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý hàng tồn

kho

Sản xuất

Bán hàng và

phân phối

Dịch vụ

K

H

A

C

H

H

A

N

G

N

H

A

C

U

N

G

C

A

P

15

hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management -

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần

mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho

doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ

từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình.

Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng:

(Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống

thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin

với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự

thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng

internet.

3. Phân loại phần mềm ERP:

3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty

hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu

cầu của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải

pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh

thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh.

16

3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:

Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo

đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại

phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho

các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm này nên xem xét

kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng

cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty.

3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:

Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet

2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft

2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v…

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp:

Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình

làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ

trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt

động kế toán đơn giản. Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS,

PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ. Các phần

mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.

3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình:

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết

kế dành cho các công ty vừa và nhỏ. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình

hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc

khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép

nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm điển hình như:

SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA,

ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM. Các phần mềm này thường có giá trị từ

20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ

được sử dụng.

3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao:

Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được

17

thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi

nhánh và nhiều người sử dụng cùng một lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm

phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt

khe. Các phần mềm nổi tiếng như: ORACLE FINANCIALS, SAP, PEOPLESOFT.

Chi phí cho các phần mềm này thường có giá từ ít nhất là vài trăm ngàn đô la Mỹ

bao gồm cả chi phí triển khai.

Sơ đồ 5: Các phân hệ của sản phẩm SAP R/3

Như đã nói ở trên về các phân hệ của hệ thống ERP, sản phẩm SAP R/3 của

hãng SAP cũng có các phân hệ chính: sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng, quản

lý tài chính, vận tải, mua hàng và kế hoạch sản xuất.

4. Các phân hệ của phần mềm ERP:

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module). Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có

một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của

hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ

khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần

18

mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp

khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau:

4.1. Kế toán:

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Bộ

phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài

chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và

một số nghiệp vụ khác. Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một

cách tối đa.

Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải

thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…Các

phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP.

Sơ đồ 6: kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp

4.1.1. Sổ cái:

Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa

đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm hỗ trợ danh mục tài

khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế

toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng

thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra

thì thường không có nhiều sự khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ

19

cái.

4.1.2. Quản lý tiền:

Các đặc điểm của quản lý thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài

khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo

dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi.

4.1.3. Công nợ phải trả và công nợ phải thu:

Sơ đồ 7: Quy trình công nợ phải thu khách hàng trong doanh nghiệp

20

Sơ đồ 8: Quy trình công nợ phải trả trong doanh nghiệp.

Chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu

là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là

đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã

thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công

nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều

phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả

hoặc phải thu cần chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã

gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các khoản bán chịu

cho các hàng hoá khác nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác

không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các

báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp hay khách hàng, liệt kê

mua hàng và bán hàng.

4.1.4. Tài sản cố định:

Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu

hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản