„Ahelyesdöntéskétségtelenülnemalegkönnyebb,demindenesetbenalegjobbmegoldás.”.

GaryChapman

KLEBELSBERGINTÉZMÉNYFENNTARTÓKÖZPONT

TÁMOP-3.1.4.B-13/1SZÁMÚ,„KÖZNEVELÉSAZISKOLÁBAN”CÍMŰPROJEKT

RENDSZERSZERVEZÉSMODUL

PROJEKTSZINTŰRENDSZERFEJLESZTÉSITERV

TÁMOP-3.1.4.B-13/1-2013-0001KlebelsbergIntézményfenntartóKözpontCím:1051Budapest,Nádoru.32.Tel:06-1/795-1170E-mail:tankerulet@klik.gov.huHonlap:www.klik.gov.hu

2

TARTALOM

1 Bevezető.........................................................................................................................................................3

1.1 CÉLOKÉSFŐFELADATOK...................................................................................................................3

1.2 ELVÁRÁSOK..........................................................................................................................................4

1.3 IDŐTÁVOK.............................................................................................................................................5

2 Helyzetértékelés.............................................................................................................................................6

2.1 Általánoskörnyezet..............................................................................................................................6

2.2 Adatkezelésianomáliák.......................................................................................................................8

2.3 Szakterületitapasztalatok.................................................................................................................11

2.1.1. Gazdálkodás........................................................................................................................................12

2.1.2. HR........................................................................................................................................................12

2.1.3. Tanügy.................................................................................................................................................13

2.1.4. Fenntartóiintézményértékelés.........................................................................................................14

2.1.5. Tudásmenedzsment...........................................................................................................................15

3 Fejlesztésijavaslatok...................................................................................................................................16

3.1 Rövidtáv-azonnalibeavatkozások...................................................................................................16

3.2 Középtáv–beavatkozásoka2014-estanévkezdésig......................................................................16

3.3 Hosszútáv–beavatkozásoka2015-östanévkezdésig.....................................................................17

3.4 AHosszútávúfejlesztésekkoncepciója–Fenntartóiinformációsésfolyamatkezelésirendszer18

4 ITstratégiaimátrix......................................................................................................................................19

5 Mellékletek...................................................................................................................................................23

5.1 Csatoltdokumentumok......................................................................................................................23

3

1 BEVEZETŐ

1.1 CÉLOKÉSFŐFELADATOK

AKlebelsbergIntézményfenntartóKözpont(atovábbiakbanKLIK)egyikfőküldetése,hogyegyenlőesélyeketbiztosítsonatanulásiútonvalamennyigyermekszámárafüggetlenül attól, hogy iskolája mely településen és térségben helyezkedik el. Azintézmény célját akkor érheti el, ha az eddigi szétszabdalt intézményrendszerben, atöbbmint2700 intézményben felhalmozódotterőforrást, tudástés tapasztalatotegységbe szervezi, és kiaknázza azokat a lehetőségeket, amelyeket a központosításmagábanrejt.

E feladat teljesítéséhez elengedhetetlen, hogy olyan új fenntartói irányítási rendszertalakítsunk ki, amely az erőforrások optimális felhasználásával lehetővé tesziMagyarország legtöbb munkavállalójával rendelkező és a legnagyobbköltségvetésiintézményénekhatékonyműködését.

A rendszerszerű működésből fakadó szinergia előnyeit kihasználva a köznevelésiintézmények működése így kiszámítható, átlátható, biztonságos és tervszerűlehet,amialapfeltételeazeredményespedagógiaimunkánakis.

A fenticélokteljesülésétszolgálja aTÁMOP-3.1.4.B-13/1-2013-0001sz. „Köznevelésaz iskolában” c. kiemelt projekt „Rendszerszervezés” alprojektje.E dokumentum célja, hogyaz alprojekt keretében történő fejlesztések irányait azeddigielőzetesfelmérésekalapjánmeghatározza.

Azalprojektpályázatbanmeghatározottfőfeladatai:

• Folyamattervezéséstámogatás:§ AKLIKfolyamatainakteljeskörűleírása,szabályozása,optimalizálása§ Hatékonyintézményfenntartóiirányításiésműködésimodellkialakítása§ Aszabályozottfolyamatokattámogatóinformatikaiháttérmegteremtése

• Fenntartóiinformációsrendszerkialakítása:

§ A fenntartói feladatok ellátásához szükséges adatstruktúra, adattárkialakításaegyüttműködveajelenlegirendszerekkelis

§ Fenntartói helyzetfelmérés, adatgyűjtés a teljes köznevelésiintézményrendszerrevonatkozóan

§ Az intézményfenntartói irányítási feladatokat, tevékenységköröket ésfolyamatokat támogató vezetői és stratégiai kontrolling rendszertervezése,bevezetése

• Stratégiaitervezésmegalapozása:

§ Fenntartóiintézményértékelésirendszerkialakítása§ A fentieken alapuló, a KLIK-re mint fenntartóra és intézményeinek

fejlesztésérevonatkozóstratégiamegfogalmazása

4

Az alprojekt keretében megvalósított fejlesztéseknek a hivatalon kívül azintézményekszintjéniskimutathatóeredménnyelkelljárnia:

• az egységes finanszírozási, beszerzési, költségvetés tervezési modellektámogatják a feladatfinanszírozást, ezzel együtt a költségvetési forrásokmegfelelőelosztását,

• afolyamatokinformatikaihátterénekmegteremtésecsökkentiazadminisztrációsterheket, az egységes helyzetfelmérés segíti az intézményeket saját helyzetüktisztázásában, el tudjákmagukathelyezni az intézményrendszerben, illetve vanviszonyításialapjukatöbbiintézményhezképest.

• azintézményistratégiaegyértelműjövőképetvázol,lehetővétesziahosszútávútervezést, ezzel együtt kiszámíthatóságot nyújt, ami biztonságot ad azintézményekhumánerőforrásánakis.

1.2 ELVÁRÁSOK

Az eddigi igények felmérése alapján a „Rendszerszervezés” keretében tervezettfejlesztéseknekazalábbielvárásokatteljesíteniekell:

• támogassák az erőforrások racionális felhasználását, a fenntartói tervezési ésbeszámolásifolyamatokat;

• azonosítsaaműködtetésiszinergiákat,csökkentseazadminisztrációt;• javítsaabelsőéskülsőkommunikációt;• afolyamatokatITalkalmazásoktámogassák;• azokigazodjanakaközpontiágazatiinformatikairendszerekhez,teremtsék

meg a kapcsolatot velük, de biztosítsák a KLIK fenntartói feladatainakellátásáhozszükségesadatokteljeskörűelérését;

• tegyék lehetővé, hogy az egyes rendszerek (pl. gazdálkodási, nyilvántartási,irányítási) összehangoltan tudjanak működni központi, tankerületi ésintézményiszintenis;

5

1.3 IDŐTÁVOK

A fejlesztési beavatkozásokat három időintervallumban tervezzük megvalósítani,figyelembevéve azt a vezetői igényt, hogyazalprojektnek rövidtávon is szükségeseredményeketprodukálnia.

Akitűzötthatáridők:

• Rövidtáv:azonnalibeavatkozások;• Középtáv:2014-estanévkezdésre;• Hosszútáv:2015-östanévkezdésreeredményekethozóbeavatkozások.

Az egyes szakaszokra tervezett tevékenységek sikerét nagyban befolyásolják akövetkezőtényezők:

• aközbeszerzésieljárásokidőszükséglete;• szünidők,tanévkezdés,költségvetésiév,pénzügyitervezés;• jogszabályiésszervezetiváltozások.

A KLIKműködése indulása óta folyamatosan változik, a jelenlegi stratégiánkat erre afejlődésreésa2014.ápriliselejénláthatópillanatképérealapozzuk.

A KLIK sajátossága, hogy „zöldmezős” beruházásként számos folyamata még nemalakult ki, illetvenem szilárdultmeg. E tényezőt „adottságként” kezeljük,melyhezfolyamatosan alkalmazkodunk a projekt megvalósítása során, azonban jelentősenbefolyásoljaaprojekteredményességét,illetveazeredmények„szállításának”időpontjátis.

6

2 HELYZETÉRTÉKELÉS

Efejezetbenazeddigkeletkezettdokumentumok,személyesinterjúkésaKLIK-benműködőalkalmazásokfeltérképezéssorángyűjtötttapasztalatokatvettükszámba.

2.1 ÁLTALÁNOSKÖRNYEZET

Afejlesztésektervezésesoránazalábbifontosadottságokatfigyelembekellettvennünk:

• aKLIKjelenlegimunkavállalóiösszlétszámaközel140.000fő;• többmint2480intézmény,5900feladatellátásihelytartozikhozzá;• széttagozódott, szerteágazó funkcionális területekből áll (tanügy,

gazdálkodás);• nagy létszámú, sokféle szereplővel, differenciált feladatokkal,eltérő szervezeti

kultúrávalműködőtöbbszintű(központ,tankerület, intézmény)szervezet,eltérőadatigényekkel.

Mindez olyan „üzemméret”, amely racionális működtetése feltételezné korszerű ITrendszerekmeglétét,valamintazezértfelelősprofesszionálisszakembergárdát.

• A KLIK a számára szükséges (adatgazdaként kezelendő) adatokhoz jelenleg,vagykülső alkalmazásokból, vagy eseti adatgyűjtésekeredményeként tudhozzáférni;

• a KLIK jelenleg használt alkalmazásai szigetszerűen működnek, egy-egyrészterület egy-egy részfolyamatát képesek támogatni; ezek az alkalmazásoktöbbnyiremásszervezeteküzemeltetésébenvannak;

• a vezetői információs igények kiszolgálása, az adatok gyűjtése, rendezése,szűrése,amegfelelőalkalmazásokhiányamiattlassúéspontatlan;

• a különböző funkcionális területeken begyűjtött adatok sok esetben átfedikegymást, amelyek feldolgozása a felhasználók nagyfokú leterhelésével ésjelentőshibalehetőséggeljár;

• a szervezet adatkezeléssel kapcsolatos tevékenysége szabályozatlan, aszabályozottterületekensemegyértelmű.

Az ország legnagyobb költségvetési intézményének és munkaadójának tehát efeladatai teljesítéséhez egyelőre külső IT alkalmazásokra kell támaszkodnia,melyeket nem az új köznevelési struktúrához igazítva alakítottak, nem a központiintézményiköltségvetésigazdálkodáslogikájátkövetik.

7

AKLIKinformatikaiinfrastruktúrájánakkiépítésemégnemfejeződöttbe:

• adolgozóiPCellátottságnemteljes;• atankerületiNTGésazIntézményiNIIFsávszélességnemkielégítő;• abelsőkommunikációscsatornáknemkialakítottak

§ nincsegységesintranethálózat;§ aszerverkapacitásokalulméretezettek;§ az adatbegyűjtések nem összehangoltak, átfedéseket tartalmaznak, nem

on-linefelületentörténnek,hanemExceltáblákban,manuálisösszesítéssel• azeszköz,hálózatiinfrastruktúraéshelpdeskszolgáltatásbiztosításaszintén„3.

személy” -aNISZZrt.– feladata;az intézményekpontos infrastruktúraellátásimódjapedigmégnemtisztázott(Educatio,NIIF;NISZ;KLIK).

A fenti infrastrukturális hátrányok kihatással vannak a megfelelőalkalmazáskörnyezetkialakításáraésazinformációáramlásminőségéreis.

A hatékony működéshez megfelelő adatkezelés és folyamatszabályozás szükséges,valamintaKLIKműködésétérintőadatokkezelésénekaKILK-nélkellmegjelennie.

A helyzetfelmérések részletes állapotát az 1. mellékletben: Adatkataszterdokumentumbanszerepeltettük.

Afelméréseksoránateljesszervezetet lefedőinformatikairendszertőlaszigetszerűenműködő, részterületen használt programokig különböző megoldásokat találtunk, deáltalánosanmegállapítható, hogy a heterogén rendszerek között integráció nem, vagycsaknagyonkismértékbentalálható.

Rendszer Pénzügy Vagyon HR Tanügyigazgatás Egyéb KLIK

OH

MÁK

Educatio

KIR x x

x

KIR3 x

x

Bérszámfejtés

x

ForrásSQL x x

x

x

Magiszter

x x x

xfelmeres.klik.gov.hu x x x x

x

WinTiszt

x

x

Tantárgyfelosztásadatgyűjtő

x x x

x

KIR-STAT x x x

x

DMSOne x x x Iktatás x KLIK-STAT x x KIK-NEC x x x x

8

Az 5 pilot tankerületben végzett felmérések szerint az elmúlt 1 évben többmint 270adatkérés történt, a legkülönbözőbb formában, több mint 5000 adatmezőigénybevételével.

Adatbekérések Darabszám Bekérésjellege Adatkör Adatmező

Központ, Tankerület,Rendszerek

272 excel, email, word,sharepoint, onlinefelület,rendszer

534 5140

2.2 ADATKEZELÉSIANOMÁLIÁK

Az előbbi pontban említettek közül külön érdemes kitérni az adatkezelésselkapcsolatosellentmondásokra.A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény, valamint a KlebelsbergIntézményfenntartóKözpontrólszóló202/2012.Korm.rendeletértelmében

• anevelés-oktatásmegszervezésértaziskolánbelülazintézményfelel,azonban

• aziskolaifeladatokellátásáhozszükségesfeltételekbiztosításaafenntartó,vagyisjelenesetbenaKLIKfeladata;

§ aKLIKteszjavaslatotazintézményeklétesítésére,átszervezésére,megszüntetésére;

§ eljárapedagógusokésmásintézményialkalmazottakmunkáltatójaként;§ aKLIKköltségvetésébenbiztosítottakazintézményiforrások;§ aKLIKazönkormányzatokkalegyüttgondoskodikaműködtetéshez

szükségesingatlanok,eszközökrendelkezésreállásáról;§ jóváhagyjaaköznevelésiintézménytantárgyfelosztását,amialapjaiban

meghatározzaaKLIKgazdálkodását.A fenti feladatok teljesítésének alapvető feltétele, hogy rendelkezésre álljonmindenolyaninformáció,amelyaz iskolaműködéséhezszükségespénzügyi,humán-ésinfrastrukturálisfeltételekbiztosításáhozszükséges.Ezekminimálisanaz intézményialapadatokésapedagógusésmásalkalmazottiadatkörök.Csakezekbirtokábanlehetségespl.

• megtenniazintézményekátszervezésérevonatkozójavaslatokat;• meghozniazegyesintézményiforráskeretekkialakítására;• beszerzésekjóváhagyására;• pedagógusokalkalmazásáravonatkozódöntéseket.

9

Az adatkezelés anomáliáját legfőképp az okozza, hogy a KLIK szempontjábóllegfontosabb intézmény és pedagógus adatok rögzítése jelenleg legalább háromhelyentörténik:

• az intézményekben – intézményi adminisztrációs rendszerben (IAR), melyfölött a KLIK semmilyen jogkörrel nem rendelkezik (pl. a rendszerüzemeltetőjenemtudszámáramegfelelőadatlekérdezéseketbiztosítani,ill.azokújabbésújabbfejlesztéseketigényelnek–többletköltségeketgenerálva);

• a KLIK-ben - a különböző - jelenleg egy-egy területen működő –alrendszerekben,azonbanezekintegrációjamégnemmegoldott;

• aKIR-ben ésKIR3-ban,melyek közül az előbbi azOktatásiHivatal, utóbbi aMagyar Államkincstár rendelkezési jogkörében áll, szintén felvetődnek az 1.pontbanemlítettproblémák.

*OrszágosannemegységesazIAR,aMagisztertjelenlegnemmindenholkezdtékhasználni**Mégnincsbeszerezve,azadatokatadatszolgáltatássalkapjuk„lentről”és„fentről”,de

eltárolásukéskezelésüknemmegoldott.

Afentiekellenérepontosadatokkalegyikrendszersemrendelkezik.Azágazatiirányítása KLIK-hez, míg a KLIK megfelelően rendezett és kereshető adatok híján atankerületekhez,intézményekhezfordulsegítségért.

Hangsúlyozni kívánjuk, hogy a fenti adatkezelési nehézségekről nem a rendszereküzemeltetői „tehetnek”. Az adatkezelés „technikai” rendszerei nem követték azintézményrendszeri átalakítást, ezek nem elsődlegesen a fent felsorolt célokérdekébenjötteklétre.

10

Aproblémáktöbbségétezenkívülazokozza,hogylegtöbbszörazadatokrögzítése:

• nemazadatokkeletkezésénekidőpontjában;• nemazadatokkeletkezésének„helyén”;• „kézzel”ésnemautomatikusantörténik.

Mindemellettazegyesrendszerekközöttiautomatikusadatátadásnemmegoldott,sőtazokösszesítettlekérdezésetechnikaiakadályokbaütközik.

Afentiekalapjánazadatkezelésijogkörökésrendszerekkialakításátúgylennecélszerűmegoldani,hogy

• biztosítsa,hogyazadatannakkeletkezésekorrögzítésrekerüljön;• az adatok nyilvántartásba vétele ott történjen, ahol az elsődlegesen

felhasználásrakerül,de• legyenelérhetőmindenérdekelt,különösenazágazatiirányításszámára;• rögzítésükre egyszer kerüljön sor, és az intézményi, tankerületi és központi

kollégákszámáraegységesésátláthatólegyen;• csökkentseazadminisztrációt.

A felmérések során a KLIK saját adatköreit a jogszabályi háttér ellenőrzésével isvizsgáltuk,melynekeredményea4.mellékletben:„Adatkezelésjogalap”-bantalálható.Ezek alapján megállapítható, hogy a fenntartói feladatok ellátásához szükségesadatstruktúra, adattár kialakítása érdekében meg kell teremteni az egységes ésátláthatóadatkezelésjogszabályialapjait,ennekkeretében:

• meg kell szüntetni az adatkezelésben a párhuzamosságokat (KLIK-intézmény-OH-Educatio);de

• mindenérdekeltszámárabiztosítanikellahozzáféréstazadatokhoz;• meg kell teremteni a KLIK, illetve annak szervezeti egysége (intézmény) által

kezelt adatbázisok összekapcsolásának, átjárhatóságának, az adatokhoz történőfenntartóihozzáférhetőségnekalehetőségét,

• újrakellgondolniazadatkezelésrendszerétazadatbázisbóltörténőadatigénylés,illetveadatszolgáltatásrendjét,

• kikellalakítaniannakIThátterét.

Az alprojekt alapvető célja, hogy a fenti anomáliák feloldására javaslatokat tegyen ésmegoldásukhozbiztosítsaamegfelelőITalkalmazásokat.

11

2.3 SZAKTERÜLETITAPASZTALATOK

Az alábbiakban foglaltuk össze az egyes szakterületek által használt alkalmazásokkalkapcsolatostapasztalatokat(továbbiinformációka2.mellékletbentalálhatók).

12

2.1.1. GAZDÁLKODÁS

A gazdálkodás által használt informatikai rendszerek a ForrásSQL és az MNV Zrtvagyonmodulja(ezamodulcsakastatisztikákelőállításátszolgálja,összesítettadatokkerülnek bele). A rövid távú cél, hogy amármegvásárolt szoftverekmoduljait isteljeskörűenmegismerjékéshasználjákamunkatársak.Azonterületeken,amelyekjelenleg informatikailag nem támogatottak, követelmény-specifikáció készül abeszerzésekhez:

• Pénzügy,számvitelo likviditáso előirányzato önköltségszámításo költségtervezés

• Vagyongazdálkodáso ingatlan-nyilvántartáso ingóságok-nyilvántartása(eszközök)o gépjármű-nyilvántartáso szerződés-nyilvántartáso kötelezőjelentések

• Beszerzéso egységesbeszerzést,közbeszerzésttámogatószoftver(KEF)mintájára

Elsődleges célként a ForrásSQL eddig beszerzett moduljainak a bevezetését és teljeskörű használatát tűztük ki. Az igények és specifikációk felmérése után fejlesztések,közbeszerzésekindításaacél.

2.1.2. HR

A KLIK-nél és intézményeinél jelenleg használt HR-hez kapcsolódó alkalmazások nemintegráltak.

AfelmérésekbeneddigérintettWINTISZT(közszolgálatihumánpolitikaimunkátsegítőprogram),TÉR(TeljesítményÉrtékelésiRendszer),KÖZIGÁLLÁS(álláshirdetésiportál),KIR3, TVP (közigazgatási továbbképzési vizsgaportál rendszer) nem képesek a HRmindenfolyamatáthatékonyantámogatni.

Az egyes tevékenységhez tartozó folyamatok lassúak, a napi működésben is zavartokozhatnak. A vezetők és munkatársak a belső folyamatokról tájékozatlanok.RövidtávonegyminiHRrendszerkialakításaaszervezeti,munkaköriésszemélyiadatok kezelésére, valamint a projekt célfeladatainak kezelésére enyhíthet ajelenlegi problémákon. Stratégiai cél a szétszórt alkalmazások integrációja, illetve amegoldatlanHRfolyamatokITtámogatása.

13

Afunkciókspecifikálásafolyamatbanvan,koncepcionáliscélakarriermenedzsmenttámogatása valamennyi foglalkoztatási jogviszonyban alkalmazottra, a belépéstől akilépésigterjedőidőszakra.

Afentimiattakövetkezőmodulokbevezetéséttervezzük:

• Toborzási,kiválasztásimodul• Személyügyinyilvántartásésadminisztráció• Karriermenedzsmentésteljesítményértékelésimodul• Képzésmenedzsmentmodul• Dokumentumkezelő,jelentéskészítőmodul

Személyügyi dokumentumok elkészítéséhez szükséges rendszer megvásárlásával éstestre szabásával területi (tankerületi) szinten is lehetővé válik a szervezethez, aszemélyekhezkapcsolódó–kormánytisztviselői-adatoknyilvántartása,ajogviszonyhozkapcsolódó személyügyi dokumentumok elkészítése, ami a napi munkavégzéshatékonyságátésgyorsaságátnöveli.

2.1.3. TANÜGY

Nincs használatban olyan informatikai rendszer, ami a központ és a tankerületekszámáraszéleskörűen,egységeséselektronikusformábanbiztosítanitudnáatanügyicélú nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatokat – sem a tervezés, sem azoperatívműködés,semamonitoring-kontrollingterén.

A tanügyi informatikát érintőeneddigkevés ésnem teljes körű felmérés történt, ezekeredményei kevéssé használhatók, az állami célok IAR, KIR vonatkozásbanalulpublikáltak.Rövidtávú cél, hogyamennyiben találhatóérdemben felhasználhatóéselérhető létező alkalmazás bármely tanügyi területen, azok bevonása a 2014/15-östanévegységestanügyitervezési,előkészítésimunkálataiba.

Felmérésiéskiválasztásiszempontok:

• az intézményoldali és az állami oldali (KIR) információs rendszerekhasználata,funkcionálismegfelelőség,

• a2014.szeptemberrevonatkozóvárhatóállamielvárások,lehetőségek;• azonnal használatba vehető (megbízható referenciával rendelkezik, az adott

funkciótaktívantámogatniképes,könnyenbetanulható);• rövidtávonisérdembenképeshozzájárulniafolyamatokfejlesztéséhez;• beszerzéseiértékealacsony;• nincs hosszú távú elkötelezettség és szakmai/pénzügyi ellentmondás a

használataesetén;• mindezzel lehetséges a lehető legtöbb területen egységes folyamatok

beindításaéstámogatása.

14

Hosszú távú cél komplex tanügyi funkció és folyamattérképen alapulószoftverspecifikáció összeállítása, a beszerzés és a bevezetés aktív támogatása, akövetkezőkfigyelembevételével:

• aktív támogatást nyújt minden fenntartó (és működtető) releváns tanügyifolyamatmenedzseléséhez;

• aktív – tanügy-releváns – adatkapcsolattal bír az intézményi (IAR) és az állami(KIR) rendszerekkel (egyszeres adattárolás, jogosultságalapú hozzáférés,lekérdezésilehetőség)

• hatékonyanbiztosítja a tanügyi stratégiai tervezés, éves tervezés, évesoperatívműködés és ellenőrzés (monitoring-kontrolling) egységes és elektronikusmegvalósulását;

• Ahosszabbtávútanügyitervezést,operatívirányítástésellenőrzéstmegalapozóhelyzetfelmérésmódszertanánakkidolgozása,tesztelése.

• Azeredményektöbbrétűfeldolgozásaéskivetítéseatanügyiirányításkövetkezőterületeire:stratégiatervezés,évestervezés,évesoperatívműködés,ellenőrzés.

• A műszaki specifikáció mélységének megfelelő követelményrendszerkidolgozása.

2.1.4. FENNTARTÓIINTÉZMÉNYÉRTÉKELÉS

A köznevelési intézmények értékelése tankerületi szinten különböző szempontokszerinttörténik.Általánosanelmondható,hogyatankerületiigazgatókhatározzákmegahozzájuktartozóintézményekértékelésiszempontjait.Aközpontbaígybeérkezőadatoknehezenértelmezhetők,összehasonlíthatatlanok.

AfenntartóiintézményértékeléstaKLIKinformatikaitámogatottságnélkülExceltáblákbanbekértadatokalapjánpróbáljavégezni.Hosszútávúcélazinformatikairendszerek fejlesztése, melynek előfeltétele az intézményértékelési rendszerfenntartóiműködésimodelljénekkidolgozása.Aműködésimodellalapjánkészülelazinformatikairendszerműszakispecifikációja,amelybenmeghatározzukaszoftverrelszembentámasztottfunkcionálisésarchitektúrakövetelményeket.

A fenntartói értékelési rendszerhelyzetfelmérése sorána jogszabályok szerintvégzettellenőrzések tapasztalatait feldolgozva adott a lehetőség ezek figyelembevételével egybelsőszabályozásirendkialakításáraisafeltárthiányosságokmegszüntetésére.

Az intézményimunkaeredményeinekés feltételeinekellenőrzéseeddig isa fenntartóifeladatok közé tartozott, azonban erre vonatkozóan nem valósult meg egységesirányelv,vagykoncepció.

A rendszer egységes kezelése és egységes szempontú irányítása megteremti annak afeltételeit, hogy ez most megvalósulhasson, integrálja a különböző tevékenységek

15

elemeit és összességében járuljonhozzá a fejlesztési tevékenységekmegalapozásához.A különböző eljárások egységes bevezetése olyan új irányítási és szabályozásikereteket teremthet, amelyek a külső szakmai ellenőrzéssel egybevetve az igazgatóimunka és belső fejlesztési koordináció eszközével hozzájárulhat a teljesítésbenalulmaradóintézményekfejlesztéséhez.

2.1.5. TUDÁSMENEDZSMENT

AKLIK-enbelültudásmenedzsmentegyelőreadhocmódonértekezletek,előadások;e-mailek, tájékoztató anyagok formájában működik. Azt a versenyelőnyt, ami azintézményrendszerben felhalmozódott tudásból fakadhat, csak atudásmenedzsmenttudatosfejlesztésévelérhetjükel.

Atudáshálózatonbelülakövetkezőadatokkezeléseszükséges:

1. A projekt keretében megvalósuló egységes informatikai rendszer tematikusalrendszereiből, alkalmazásaiból származó aggregált számadatok (pl. HRszoftverből származó adat). Az ilyen jellegű adatok magas szintű elemzésére,vizuális megjelenítésére különböző üzleti intelligenciaalkalmazások állnakrendelkezésre,amelyeksegítségévelazadatbóltudáskonvertálható.

2. A KLIK szervezetén belül a különböző döntéshozói szinteken dolgozószakértők tapasztalata és tudása (pl. pedagógiai módszerek bevezetésénektapasztalata). Ezek a nem számszerűsíthető, vagy úgynevezett „puha” adatok,amelyekszakértőirendszereksegítségévelalakíthatóakmenedzselhetőtudássá.

3. A szervezet bármely szintjén megjelenő ötletek. Ezek validálása,rendszerezése és közös tudáselemmé alakítása szintén a tudásmenedzsmenttémakörébe tartozik. Ilyen típusú tudáselemek jellemzően az intranetrendszereken,vagybelsőközösségifelületen„dolgozhatókfel”.

Jelenleg nincsenek olyan folyamatleírások, szabályzások és IT megoldások a KLIK-enbelül, amelyekkel a fenti adatok és tudáselemek összegyűjtése, kezelése megoldhatólenne. Nincs belső kommunikációs és tudásmegosztást célzó hálózat (intranet),valamint nincs – a pedagógusokig lenyúló – kibővített hálózat (extranet) sem.Nincsenekmeg a szakértők tudásának összegyűjtését leíró folyamatok és az azttámogatóITeszközök,valamintnemállrendelkezésreolyaneszközsem,amellyelazaggregáltszámadatokelemezhetők.

16

3 FEJLESZTÉSIJAVASLATOK

3.1 RÖVIDTÁV-AZONNALIBEAVATKOZÁSOK

Rövidtávon a legfontosabb szempont, hogymeglévő alkalmazásaink hatékonyabbfelhasználásávaljavítsukműködésünkkiszámíthatóságát.

Ennekérdekébenszükséges:

a. arendszerműködéseszempontjábólkulcsfontosságúfolyamatokmeghatározása;

b. efolyamatokmegerősítéséhezszükségesrendszerekkiválasztásaameglévőalkalmazásokközül;

c. azelmaradt„rendszerbevezetések”pótlása;d. azefolyamatokhozkapcsolódóadatokmegfelelőkezelésirendjének

kialakítása;törzsadattárkialakításaéskarbantartása;e. aszervezetiegységekközöttikommunikációttámogatórendszerek

felállítása.

Afentiekérdekébentervezettintézkedések:• Ügyvitelirendszerhasználatánakkiterjesztésetankerületiszintre• Gazdálkodásirendszerteljesfunkcionalitásánakbiztosítása• HRrendszerhasználatánakkiterjesztése• Intézményialapadatokésalkalmazottialapadatokteljesnyilvántartásánakés

karbantartásánakkialakítása• Adatbekérésekrendjénekésmódszerénekracionalizálása• Intranetkialakítása• Kapcsolódásakormányzatifelhőhöz

3.2 KÖZÉPTÁV–BEAVATKOZÁSOKA2014-ESTANÉVKEZDÉSIG

Középtávonalegfontosabbnéhányolyankulcsfolyamatmegerősítése,optimalizálása,melyekmeghatározóakaműködés,különösenagazdálkodásszempontjából.

Ennekérdekében:

a. ameglévőrendszerekrövidtávoniseredménythozótovábbfejlesztését;b. akésőbbivezetőiinformációsrendszerekstruktúrájábaépíthető

gyorsanbevezethetőfejlesztéseket;c. afolyamatokteljeskörűszabályozásátszükségesmegvalósítani.

17

Afentiekérdekébentervezettintézkedések:

• A projekt keretén belül a meglévő szoftverek szolgáltatásainak, adatköreinekkonszolidálása(pl.FORRÁSSQLésügyvitelirendszer);

• Azadatkezelésirendszerek„lejuttatása”intézményiszintre;• Ügyviteli rendszer teljes funkcionalitásának biztosítása tankerületi szinten

(beleértveaziratdigitalizálást,e-mailiktatást,astatisztikákatésaworkflow-t);• HRworkflowttámogatórendszerkiépítése;• Belső Helpdesk rendszer kialakítása az alkalmazások megfelelő használata

érdekében;• Vagyonnyilvántartásttámogatórendszerekbevezetése;• Extranetbeszerzése

3.3 HOSSZÚTÁV–BEAVATKOZÁSOKA2015-ÖSTANÉVKEZDÉSIG

Ahosszútávúintézkedésekateljeskörűfunkcionalitássalműködővezetőiinformációsésfolyamatkezelésirendszerkialakításátésstratégaiterveinkmegalkotásátcélozzák.

Ezekérdekébentörténikmega

a. fenntartóiinformációséskontrollingrendszermegtervezése,kifejlesztése,teszteléseésbevezetése;

b. afenntartóiműködéshezszükségesadatokbegyűjtése;c. mindemellettmárazelőbbifolyamatokeredményérealapozóintézményi

stratégiakészülhet.

Végcél, hogy a szervezetben mindenkinek azonos adatforrásokból táplálkozókonzisztens adatbázisokat érjen el. Célunk egy jól tervezett egységes, integráltrendszerekettartalmazóITinfrastruktúralétrehozása.

Mindezekérdekébentervezettintézkedések:• Azún.köztesrétegésazadattárházspecifikálásakülsőszakértőkbevonásával;• Az eddigiekhez képest teljeskörű HR, tanügyigazgatási, gazdálkodási

tudásmenedzsmentalrendszerkialakítása,• A társintézményeknél működő ágazati rendszerek kommunikációjának

megteremtéseinterfészeksegítségével.• Az adatszolgáltatási irányok megváltoztatása, a tudásbázis-alapú szakértői

rendszerekfejlesztése• Az intézményértékelési rendszerönálló,vagyaVIR-be integráltmodulként történő

kialakítása• Önálló teljes körű kontrolling rendszert szeretnénk bevezetni, adattárházra épülő

üzletiintelligencia(BI)rendszertkialakítani.• SzervezetifeladategyVIRKompetenciaKözpontlétrehozása.• A projekt végén a bevezetett szoftverek tapasztalatainak összegyűjtésével és

feldolgozásávaltovábbifejlesztési,beszerzésiterveket,javaslatokatteszünk.

18

3.4 A HOSSZÚTÁVÚ FEJLESZTÉSEK KONCEPCIÓJA – FENNTARTÓI INFORMÁCIÓSÉSFOLYAMATKEZELÉSIRENDSZER

Azalábbiakbanmárahosszútávúfejlesztésekkoncepciójátfoglaltukössze.

Azeddigitapasztalatokalapjánlátható,hogyjólműködőrendszerúgyhozhatólétre,ha a közös értékeken kívül a szakterületek vertikális igényeit, szempontjait isfigyelembevesszük.

A feladat összetettsége folytán ez a cél önmagában meghatározza, hogy azegységes irányítás nemcsak szervezeti, hanem informatikai, módszertani,rendszerszemléleti szempontból sem csak egy központi rendszer létrehozásátigényli,hanemterületspecifikusakatis.

A hosszútávú fejlesztések magja az Adattárház és erre épülő VezetőiInformációsRendszerlesz,melyekcélja,hogy

• javítsaazintézményfenntartásiés

működtetésifolyamatait,• hatékonyabbátegyeadöntési

folyamatokat,• segítseavezetőketdöntéseik

meghozatalában,• mérhetővétegyeadöntések

következményeit,• láthatóvátegyentendenciákat,

ellenőrizhetővéváljonastratégiaicélokelérése

A jelenlegi szétszabdalt struktúra megléte és az azonnali fejlesztési igényekkiszolgálása feltételezi egy ún. köztes réteg (Middleware) kialakítását azalkalmazásokegységesüzenetekkelésszolgáltatásipontokkaltörténőintegrációjához.

Alentiábramutatjaaköztesrétegműködésénekelvét.

Integráció–köztesrétegavagyMiddleware

Tanügyiinterfész

Gazdálkodásinterfész

Vagyoninterfész

HRinterfész Egyébinterfész

Adattárházinterfész

Tanügyirendszer3

Tanügyirendszer2

Magiszter

Gazdálkodásrendszer2

Gazdál-kodás1 Vagyon1

HR-rendszer2

HR-KIR

egyébrendszer3

egyébrendszer2

egyébrendszek

Adattárház

BI–üzletiintelligencia

VIR

Stratégiaitervezés

Vezetőikontroll

Üzemeltetésifelügyelet

Tranzakcióseljárások

VIR Döntés támogató (DSS)

Elektronikus adatfeldolgozó (EDP)

Azonnali információk (Lekérdezések)

Mutatók (DashBoards)

19

• A Köztes réteg lehetővé teszi, hogy új alkalmazás bevezetése esetén atörzsadatokatazonosadatforrásból,feleslegesduplikáltadatbeviteltmellőzveésahibalehetőségeketcsökkentvebiztosítsuk, ígyameglevőésakésőbbiekbenbevezetendőfunkcionálisalkalmazásokintegrációjamegvalósulhat.

• Stratégiaicél,hogyaKLIKsajátadatait,sajátmagakezelje,emellettmegkellfelelniarendszerek folyamatos üzemelésének is. A köztes réteg ezt úgy támogatja, hogyegyrészt a meglevő rendszerekből gyűjt, rendszerez adatokat – pl.: KIR3 -,másfelőlakésőbbiekbenbevezetendőújalkalmazásokiscsatlakoztathatók.Atovábbiakban a köztes réteg segítségével az adatszolgáltatások irányai ismegváltoztatók,éseztörténhetütemezetten.

• Adattárház létrehozására úgy van lehetőség, hogy nem szükséges az egyesrendszerek specifikus adatformátumának ismerete, sőt, akár az iskolák,intézmények, elvileg különböző szoftvereket is használhatnának, amennyibenazok a Middleware integrációs feltételeit teljesítik. Egy vezetői információsrendszercsakakkortudjamegbízhatóanéshatékonyantámogatniadöntéshozatalt,hogyhaazadattárraépül.

• Az adattár az intézmény adatvagyonát integrálja az intézmény által használtkülönféle rendszerekből, nyilvántartásokból egy közös adatbázisba. Az adattártisztított, minőségi adatokat biztosít az intézmény különböző információsigényeire, a különböző felhasználói csoportok számára. Ez az adatvagyon(adattár)teljes,integrált,megbízható,idősorosésnaprakész.

• A vezetői információs rendszer gyors adatszolgáltatást biztosít az összesalrendszerből az adattárházon keresztül. A különböző vezetési szinteknek - azintézményektől a tankerületen át, a KLIK-en keresztül az ágazati szervekig -szervezeti felépítésben felfelé haladva - egyre kevésbé részletes, de egymássalszorosabb összefüggésben lévő, a teljes intézményi folyamatot átfogó, összesítettadatokra van szükségük. Emellett racionális elvárás, hogy az információkkönnyen kezelhetőek, grafikus formában is megjeleníthetők legyenek. Azalrendszer által nyújtott információk birtokában a vezetők megfelelő stratégiaidöntésekethozhatnak,ésreáliscélokattűzhetnekkirövid-,éshosszútávonegyaránt.

• A KLIK VIR rendszere, az üzleti intelligencia (BI), a stratégiai tervezés azAdattárházonalapulvalehetővétesziegyadottterületrendszerénekcseréjét,újbevezetését,aVIRváltoztatásanélkül is–pl.:kisHRlekérdezőrendszerhelyettrobosztusHRbevezetése.

AVIRrendszerrelkapcsolatostovábbiinformációkata3.mellékletbendolgoztukfel.

4 ITSTRATÉGIAIMÁTRIX

A KLIK beavatkozást igénylő folyamatainak IT támogatását, valamint azIntézményfenntartói információs rendszer kialakításához szükséges lépéseket, döntésipontokat ábrázoltuk az alábbi táblázatban. Részletezése a 2. melléklet: IT stratégiamátrix-bantalálható.

5 MELLÉKLETEK

5.1 CSATOLTDOKUMENTUMOK

Mellékletsorszáma,neve Kattintásra

nyílik1. Adatkataszter,ennekrészea

helyzetfelmérésekéselemzésekdokumentum

AdatkataszterRendszerÁtfedés_v7.0.xlsx

TAMOP314B_RSz_KLIK_Adatkataszter_v2 08.docx

2. Stratégiaimátrix

IT Stratégiai mátrix_ST_V2.5.docx

3. VezetőiInformációsRendszer(VIR)

TAMOP314B_RSz_VIR_20140317_ST_v9.docx

4. Adatkezelésjogalapvizsgálat

Adatkezelés_jogalap.docx

Terület/KLIKIT/TÁMOP3.1.4.B

Azonnalibeavatkozás Középtávúterv(2014-estanévkezdésig) Hosszútávterv(2015-östanévkezdésig)

Informatikaiinfrastruktúra

• AzSZMSZszerintidolgozóilétszámnakmegfelelőPCellátottságbiztosítása

• AjelenlegNISZ-enkívülirendszerekkormányzatifelhőbetelepítése

• TeljestankerületiNTGlefedettségbiztosítása

• Vodafonekormányzatiflottamigráció

• Afejlesztendőrendszerekkormányzatifelhőbetelepítése

• Vodafonekormányzatiflottabővítéseazintézményigazgatókig

• TicketingHelpdeskrendszerbevezetése• MicrosoftOffice365csoportmunka-

támogatórendszerbevezetésére• Szerverkapacitás-bővítése• Sávszélességjavítása

• AkormányzatifelhőbehelyezettITinfrastruktúrátüzemeltetőszakértőiteam.

• AziskolákITkonszolidációja.

HR

• Afelmeres.gov.hurendszerbenHRalapadatokrendezéseKIRésKIR3adatokösszekapcsolásával,vezetőiadatlekérdezésmegtermetése

• KLIKSTATésKIKNECrendszerekjógyakorlatainakátvétele

• WINTISZTkiterjesztésemegyeitankerületiszintre

• Fentirendszerekbevezetésekeretébenképzések.

• AzintézményméretéreszabottHRrendszerspecifikációjakülsőszakértőksegítségével

• HRfolyamatoktámogatásaésnyomonkövetéseazügyvitelirendszerenkeresztül.

• Aspecifikált(toborzást,képzést,teljesítménymenedzsmentet,karriermenedzsmentettámogató)HRrendszerbeszerzése,bevezetése,amelymiddlewaresegítségévelkommunikálazAdattárházzalésazarraépülőVIR-el

• Atársintézményeknélműködőágazatirendszerekkommunikációjánakmegteremtéseinterfészeksegítségével,azadatszolgáltatásiirányokmegváltoztatása

Gazdálkodásirendszer

• ForrásSQLkulcsfelhasználókoktatása(képzőkképzése)

• AForrásbanrendelkezésreállóVIR,beszerzési,költségvetéselemzésiésmonitoringfunkciók„használatbaállítása”

• ForrásSQLintegrációmegvalósításaazirat-ésdokumentumkezelőrendszerrel

• SZMSZ-benmeghatározásrakerültvagyonnyilvántartásiéslétesítménygazdálkodási,szerződéskezelésirendszerfelállítása

• Egységköltségszámításttámogatórendszerkialakítása

• ForrásSQLLitewebesadatrögzítőéslekérdezőmodulfejlesztéseaziskolákszámára

• Középtávúszakaszbanbeszerzettszoftverekszükségeseténtovábbfejlesztése.

• Középtávonfelmerültújszoftverigényekdefiniálásaésesetlegesbeszerzések,bevezetések

• Integrációkmegvalósításaköztesrétegben• ÖnállóIntézményiteljeskörűkontrolling

21

Terület/KLIKIT/TÁMOP3.1.4.B

Azonnalibeavatkozás Középtávúterv(2014-estanévkezdésig) Hosszútávterv(2015-östanévkezdésig)

rendszerbevezetése

Tanügy

• Intézménytörzspontosítása,adatkarbantartásfeltételeinekkialakítása,

• Afelmeres.gov.hurendszerbena2014-15–östanévhezszükségestantárgyfelosztáskialakítása

• Beiratkozások,egyébadhocigényekkezelése

• Adatátadáslehetőségénekmegteremtéseaziskolaadminisztrációsrendszerrel

• ÖnállóIntézményfenntartóitanügyi(VIR)rendszerfejlesztése,bevezetése

Ügyvitelirendszerek

• Meglévőirat-ésdokumentumkezelőrendszerlicencebővítéskorlátlanfelhasználóra

• Ameglévőlicencefelhasználóioktatásánakmegoldása

• DMSOneUltimateazirat-ésdokumentumkezelőfunkcionalitásánakkiterjesztéseaközpontbanésatankerületekbe,teljesfunkcionalitással.(Iratdigitalizálás,e-mailiktatás,statisztikák,workflow)ésarendszerbevezetése.

• Aközoktatásiintézményekfelélehetővétenniazelektronikusiktatást.

Tudásmenedzsment

• Intranetkialakítása • Extranetkialakítása • Tudásbázis-alapúszakértőirendszerekfejlesztése

• Adattárházraépülőüzletiintelligencia(BI)rendszerkialakítása

Fenntartóiintézményértékelés

-• EgységesIntézményértékelésimodell

kidolgozása• Intézményértékeléstvégzőinformatikai

rendszerbevezetése,vagyönálló,vagyaVIRbeintegráltmodulként

Folyamatmanagement

• Egységesfolyamatszabályozásimódszertanmegalkotásaésafolyamatszabályozásmegkezdésebelsőerőforrásokkal

• Folyamatmodellezőalkalmazásbeszerzése

• Afolyamatszabályozásrendszerszintűhelyénekmegteremtése.

Köztes réteg informatikairendszer

• Rendszerspecifikálás • Köztesréteglétrehozása-

22

Terület/KLIKIT/TÁMOP3.1.4.B

Azonnalibeavatkozás Középtávúterv(2014-estanévkezdésig) Hosszútávterv(2015-östanévkezdésig)

Adattárház-VIR

• Rendszerspecifikálás • Adattárházlétrehozása • AdattárházraépülőVezetőInformációsRendszerkialakítása

• VIRKompetenciaKözpontlétrehozása