Upload
waite
View
54
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
KMD Sag exit-strategi. SAPA netværksmøde den 10. juni 2014. Måden vi gør det på. Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser Så tid til samtale i jeres grupper Derefter opsamling i plenum Vi når 2 – 3 runder Samlet afrunding. Agenda. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
KMD SAG EXIT-STRATEGISAPA netværksmøde den 10. juni 2014
Måden vi gør det på
Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser
Så tid til samtale i jeres grupper
Derefter opsamling i plenum
Vi når 2 – 3 runder
Samlet afrunding
Agenda1. Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do”
opgave for kommunerne?
2. Hvad er KMD Sag Exit-strategien?
3. Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien?
KMD SAG EXIT-STRATEGIEN
Keep it simple har været motto’et… Men!
KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet”Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen • Kontraktoverblik• Systemsammenhænge• Udbudsplaner• Monopolbrud• Rammearkitekturen/Støttesystemer• It portefølje med ressourcer og kompetencer• Prioritering af drejebogens opgaver• Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc.• Serviceplatformen og beskedfordeler
Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning!
Kort om hvorforBrændende platform! • Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang• Hvad sker der, hvis I ikke gør noget!
Økonomi:• Nye arbejdsgange og nye it-systemer• Er det en investering? JA!
Tidslinje:• Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed,
udbud, arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen
Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er på vej!
HVAD ER KMD SAG EXIT-STRATEGI?
Kort om hvadDet hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet.
• En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD Sag.
• Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD Sag Exit-strategien.
• Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse.
• Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag Exit.
Opbygning af KMD Sag Exit-strategien
Indledning
Redskabssamling
Procesguide
Eksempelsamling
En procesguide til KMD Sag Exit-strategienProcesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien.
Procesguiden er opdelt i fire faser:1. Screening af fagområder og sagsområder2. Kortlægning af relevante sagsområder (As-is)3. Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-
be)4. Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg
ScreeningAf
fagområder og sagsområder
Kortlægning
af relevan
te sagsområder (As-is)
Undersøgelse
af fremtidige løsningssc
enarier for
sagsområder (To-
be)
Prioritering Af
sagsområder og
udarbejdelse af
beslutningsgrundla
g
Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder• Udpeg en ansvarlig• Hvor anvendes KMD Sag i organisationen?• Forbered tanker til workshop
Fase 2: Kortlægning (As-is)• Tag udgangspunkt i resultaterne• Indkald til workshop inden for fagområderne• Brug spørgeguide for As-is• Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager,
journalnotater, sagsbehandlere…
Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be)• Strategisammenhæng• System og kontraktoverblik• Kend As-is billedet• Brug spørgeguide for To-be• Inddrag specialister og ledere• Brug prioriteringsmodellen
Fase 4: Prioritering• Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende
frugter• Vurder oprydningsarbejdet• Få input fra prioriteringsmodellen• Forskellige filtreringer giver forskellige overblik
EksempelsamlingDer er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring strategiens faser.
X+Y=okayZ+Q=okayR+U=okay
Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation og at I anvender dokumentationsarket undervejs!
Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi• Brugsmønstermodel• As-is og To-be spørgeguide• Hvordan holder du en workshop?• Prioriteringsmodel• Dokumentationsark
Redskabssamling - Prioriteringsmodel• Løsningsscenarie 1 – 4.• Alle scenarier har fordele og ulemper.• Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der
er det bedste scenarie.
Redskabssamling - Dokumentationsark• Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output.• Dokumentationsarket har tre faneblade:
1. Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket2. Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet3. En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation
• Start med at læse vejledningen!
For fageksperterne: • Deltagelse i As-is og To-be
workshop• …og lidt forberedelse forud for de
to workshops
For specialisterne: • Deltagelse i To-be workshop• …og evt. opfølgende analyser, fx
nærmere økonomisk redegørelse
Tilbage til motto’et: Keep it simpel!For SAPA projektleder/- kontaktperson:• Find eksperterne og inddrag• As-is og to-be
brugermønsteranalyse… og det er jo den mindste opgave
• ”Sælge” og fastholde interessen• Beslutningsoplæg om KMD Sag Exit-
strategien
For ledelsen/beslutningstagere• Deltagelse i To-be workshop eller
parallel dialog• Linjeledere/fagchefer tager ansvar
for beslutning om valg af scenarie og løsning for det gældende fagområde
• Direktion træffer samlet beslutning for alle fagområderne
HVORNÅR SKAL KOMMUNERNE I GANG MED KMD SAG EXIT-STRATEGIEN?
I skal i gang NU!Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen…..
• Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it-portefølje og it-understøttelse.
• Igangsæt arbejdet efter sommerferien!
AL MATERIALET ER TILGÆNGELIGT PÅ:WWW.KOMBIT.DK/SAPA/EXITSTRATEGI
INTRO TIL SAMTALER I GRUPPER
Afklaring Tag en runde:
Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at vi har forstået oplægget rigtigt?
Næste skridt Tag en runde:
Hvad er mit næste skridt efter i dag?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til næste skridt?
Barrierer Tag en runde: Hvad er den største barriere i min organisation?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de barrierer, vi har talt om?