KODEKS ETYKI BIZNESU

KODEKS

ETYKI BIZNESU

KRL 003-02_15-10-2014_INT_pl_Leitfaden Business Compliance Strona 1 z 20

Spis treści

1. Przedmiot i cel ..................................................................................................................................... 3

2. Zasady postępowania .......................................................................................................................... 3

2.1 Konkretne zasady postępowania .................................................................................................. 4

2.1.1 Łapownictwo i korupcja .......................................................................................................... 4

2.1.2 Cechy szczególne związane z postępowaniem w sektorze publicznym ................................ 4

2.1.3 Przekupstwo w sektorze prywatnym ...................................................................................... 5

2.1.4 Powiązane i podobne czyny karalne o charakterze przestępstwa gospodarczego ............... 6

2.1.5 Odpowiedzialne postępowanie z prezentami i zaproszeniami ............................................... 6

2.2 Przeciwdziałanie naruszeniom prawa antymonopolowego ........................................................... 7

2.3 Pranie brudnych pieniędzy ............................................................................................................ 7

2.4 Czyny karalne o podłożu zagranicznym ........................................................................................ 8

3. Organizacja systemu business compliance STRABAG ...................................................................... 9

3.1 Koordynator koncernu ds. etyki biznesu ....................................................................................... 9

3.2 Regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu ................................................................................. 10

3.3 Kompetencje w obszarze Direkt-Export ...................................................................................... 10

3.4 System zgłaszania przypadków naruszeń przepisów ................................................................. 11

4. Stosowanie systemu business compliance STRABAG/działania prewencyjne ................................ 11

4.1 Rewizja wewnętrzna .................................................................................................................... 11

4.2 Zarządzanie ryzykiem .................................................................................................................. 11

4.3 Szkolenia dla pracowników ......................................................................................................... 12

4.4 Zasada „czterech oczu” oraz rozdział funkcji .............................................................................. 12

4.5 Wybór poddostawców ................................................................................................................. 12

4.6 Rotacja personelu w obszarach zagrożonych korupcją .............................................................. 12

4.7 Dokumentacja, sprawozdawczość finansowa i rozliczenia ......................................................... 13

4.8 Przekazywanie treści kodeksu etyki biznesu .............................................................................. 13

5. Umowy z doradcami i pośrednikami i checkliste ............................................................................... 13

5.1 Zadanie wzoru umowy oraz checklisty do umów o świadczenie usług doradczych lub umów

pośrednictwa...................................................................................................................................... 14

5.2 Obowiązek stosowania umowy wzorcowej i checklisty do umów o świadczenie usług

doradczych i umów pośrednictwa oraz odstępstwa .......................................................................... 14

5.3 W sprawie obchodzenia się z checklistą do umów o świadczenie usług doradczych lub umów

pośrednictwa...................................................................................................................................... 15

5.3.1 Odkrywanie „drugiego dna“ .................................................................................................. 15

5.3.2 Dokumentacja nawiązania kontaktu i negocjacji umownych ................................................ 16

5.3.3 Treść umowy ........................................................................................................................ 16

5.3.4 Pozostałe nieścisłości/ekstrawagancje/cechy szczególne ................................................... 16

5.4 Checklista do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa ......................... 17


6. Kontrola i sankcje .............................................................................................................................. 19

6.1 Kontrola wdrożenia ...................................................................................................................... 19

6.2. System kontroli ........................................................................................................................... 19

6.2.1 Zewnętrzny system kontroli .................................................................................................. 19

6.3 Sankcje ........................................................................................................................................ 20

Posłowie ................................................................................................................................................ 20


1. Przedmiot i cel

Dynamika rynku globalnego sprawia, że w międzynarodowo działającym Koncernie nieodzowne staje

się monitorowanie potencjalnych źródeł zagrożenia i wczesne rozpoznanie ryzyka w celu

dopasowania obowiązujących procesów do aktualnych potrzeb. W tym kontekście jest oczywiste, że

Zarząd przykłada szczególną wagę do przestrzegania ustaw i norm obowiązujących w krajach, gdzie

koncern prowadzi swoją działalność. W związku z tym zobowiązuje się do wdrożenia i ciągłego

monitorowania systemu przeciwdziałania przestępczości gospodarczej.

Kodeks opisuje zasady postępowania o szczególnym znaczeniu dla firmy STRABAG, które dotyczą

sposobów zachowania istotnych z punktu widzenia prawa konkurencji i prawa karnego, zwłaszcza w

temacie

• łapownictwa i korupcji w najszerszym zakresie włącznie z zapewnieniem odpowiedzialnego postępowania z prezentami i zaproszeniami,

• przestrzegania zasad uczciwej konkurencji;

• każdej formy prania brudnych pieniędzy, częściowo z wykorzystaniem praktycznych przykładów.

Ponadto kodeks opisuje istniejący system przeciwdziałania zachowaniom noszącym znamiona

przestępstw gospodarczych i udziela konkretnych wskazówek zmierzających do osiągnięcia celu,

jakim jest ochrona przed jak najszerzej pojętą przestępczością gospodarczą.

Również od naszych zleceniodawców, poddostawców, podwykonawców i pozostałych partnerów

handlowych włącznie z partnerami w spółce joint-venture (niżej zwanych „kontrahentami“) oczekujemy

przestrzegania zasad postępowania określonych w kodeksie etyki biznesu. Dla zapewnienia lepszej

komunikacji z kontrahentami przygotowaliśmy także kodeks etyki biznesu dla kontrahentów. Jest on

również zamieszczony na naszych stronach internetowych.

2. Zasady postępowania

Poniższe zasady postępowania, zwłaszcza w odniesieniu do istotnych z punktu widzenia prawa

karnego zachowań wobec osób pełniących funkcję publiczną i osób prawnych ze szczególnym

uwzględnieniem każdej formy przekupstwa, korupcji, udzielania korzyści, interwencji lub

przychylności, mają dla firmy STRABAG kluczowe znaczenie i z tego względu muszą być bez

ograniczeń przestrzegane przez naszych pracowników i kontrahentów.

Rozważania zawarte w niniejszym poradniku dotyczą sytuacji prawnej w Austrii i Niemczech.

W innych krajach, gdzie koncern STRABAG prowadzi działalność, mogą wystąpić różnice prawne w

niuansach w porównaniu do sytuacji prawnej w Austrii i Niemczech. W związku z tym należy się

zapoznać z lokalną specyfiką.

O ile prawo krajowe miałoby wykraczać poza wyżej nakreśloną sytuację prawną, to należy dodatkowo

wziąć pod uwagę specyficzne narodowe wymogi. Ta sama sytuacja obowiązuje dla kolejnych

uregulowań niniejszego kodeksu etyki biznesu.


2.1 Konkretne zasady postępowania

Mamy świadomość, że z uwagi na bardzo szerokie pod względem geograficznym obszary

działalności STRABAG, w różnych krajach panują odmienne praktyki handlowe niż w Austrii i

Niemczech.

Z tego powodu nie jest wykluczone, że pracownicy i/lub kontrahenci, którzy zaangażowani są w

działania przeprowadzane zagranicą, zostaną skonfrontowani z powszechnie tam panującymi, ale

zakazanymi w ich ojczyźnie, formami kooperacji.

Przy tym chodzi przede wszystkim o takie działania, które mogą później uzasadnić podejrzenie

przekupstwa, obietnicę korzyści lub inną zabronioną interwencję.

Przedstawione działania i praktyki handlowe naruszają jednak w każdym przypadku brzmienie i ducha

kodeksu etyki biznesu a tym samym są bezwzględnie zakazane dla każdego pracownika koncernu.

2.1.1 Łapownictwo i korupcja

W związku z prowadzeniem w jakiejkolwiek formie działalności gospodarczej żaden pracownik ani

pełnomocnik przedsiębiorstwa nie może dostarczać niedozwolonych korzyści kontrahentom, ich

pracownikom i pełnomocnikom lub innym osobom trzecim ani wymagać tych korzyści czy też pozwolić

sobie na ich obiecywanie lub przyjmowanie, dotyczy to zwłaszcza korzyści finansowych.

Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy rodzaj i zakres tych korzyści wiąże się z niedopuszczalnym

oddziaływaniem na podejmowanie działań i decyzje odbiorcy. Niedopuszczalne jest również

wykorzystywanie osób trzecich (np. doradców, banki, maklerów, lobbystów, sponsorów,

przedstawicieli lub innych pośredników) do ominięcia tej zasady.

2.1.2 Cechy szczególne związane z postępowaniem w sektorze publicznym

Wchodzi w kolizję z prawem ten, kto oferuje, obiecuje lub udziela korzyść, względem osoby pełniącej

funkcję publiczną za każde (!)

działanie lub zaniechanie w związku ze sprawowaniem urzędu.

Przykład:

Osobie pełniącej funkcję publiczną oferowana jest korzyść finansowa lub wyjazd weekendowy za

szybsze wydanie pozwolenia budowlanego.

W szczególności wchodzi w kolizję z prawem ten, kto osobie pełniącej funkcję publiczną oferuje,

obiecuje lub udziela korzyść za sprzeczne z obowiązkami podejmowanie lub zaniechanie czynności

prawnej.


Przykład:

Osobie pełniącej funkcję publiczną zostaje opłacony wyjazd weekendowy za wydanie pozwolenia

budowlanego, które nie powinno zostać wydane.

To samo tyczy się również oferowania, obiecywania lub udzielania biegłemu korzyści za sporządzenie

fałszywego orzeczenia lub fałszywej opinii.

Przykład:

Inżynier/architekt ustanowiony jako biegły otrzymuje obietnicę uzyskania przyszłego zlecenia od

innego inwestora za sporządzenie „korzystnej“ opinii, która de facto jest fałszywa.

Pod pojęciem sektor publiczny kryją się wszyscy publiczni zleceniodawcy oraz pozostali publiczni

decydenci. Osobą pełniącej funkcję publiczną jest w szczególności taka osoba, której np. w instytucji

publicznej powierza się publiczne zadania; może obejmować pracowników, którzy nie są urzędnikami,

ale mimo to powierza się im publiczne zadania związane z zarządzaniem.

Także ten, kto za zupełnie prawidłowe, zgodne z obowiązkami sprawowanie urzędu oferuje, obiecuje

lub udziela korzyści majątkowej, wchodzi w kolizję z prawem. A wiec np. także prezenty, które wręcza

się, aby przyspieszyć postępowanie (tzw. „drobne gratyfikacje“) lub uzyskać przychylność osób

pełniących funkcję publiczną („faworyzowanie") nie tylko stanowią naruszenie kodeksu etyki biznesu,

ale są także karalne.

To samo tyczy się interwencji. Dlatego przykładowo podlega karze ten, kto umyślnie wywiera wpływ

na to, aby pełniącej funkcję publiczną podjęła się lub zaniechała jednego ze swoich obowiązków

służbowych a za to wywieranie wpływu żąda dla siebie lub osoby trzeciej korzyści, przyjmuje tę

korzyść lub jej obietnicę.

2.1.3 Przekupstwo w sektorze prywatnym

Także łapówkarstwo w sektorze prywatnym może być karalne! Wchodzi w kolizję z prawem ten, kto:

• pracownikowi lub pełnomocnikowi przedsiębiorstwa

• w kontaktach służbowych

• za sprzeczne z obowiązkami podejmowanie lub zaniechanie działań

• oferuje, obiecuje lub udziela wcale nie małą korzyść.

Inaczej niż w przypadku osób pełniących funkcję publiczną, w tym wypadku karalne jest tylko

udzielenie korzyści za niedopełnienie obowiązków. Wpłaty celem przyspieszenia lub faworyzowanie

nie są prawnie zakazane, jeśli mają miejsce względem prywatnych przedsiębiorstw.

„Pracownik” oznacza nie tylko osobę zatrudnioną ale także członka zarządu lub członka rady

nadzorczej. „Pełnomocnicy" to zewnętrzni doradcy, maklerzy itd. o ile mogą oni wpłynąć na decyzje

przedsiębiorstwa.

„W kontaktach służbowych” oznacza każde służbowe działanie w szerokim tego słowa znaczeniu, a

więc nie są to kontakty urzędowe lub sfera prywatna.


„Nie mała korzyść” to taka, która w odpowiednich kręgach albo wykracza poza zwykły prezent albo

patrząc zdroworozsądkowo ma się wrażenie, że przyjmujący jest coś winien osobie ofiarującej

poprzez przyjęcie korzyści majątkowej. W Austrii granica tej drobnostki wynosi obecnie ok. 100 EUR,

za granicą może ona być wyższa lub niższa. W związku z tym w celu uniknięcia także jedynie

wrażenia zachowania o charakterze przestępstwa gospodarczego oczekujemy od naszych

pracowników odpowiedzialnego postępowania z prezentami i zaproszeniami (zgodnie z poniższym

opisem).

2.1.4 Powiązane i podobne czyny karalne o charakterze przestępstwa gospodarczego

W związku z przekupstwem można także dopuścić się „niechcący“, ale mimo to jeszcze dodatkowo,

innych czynów niedozwolonych. Jeśli w wyniku przekupstwa uzyska się zlecenie, które doprowadzi do

szkody osoby trzeciej (np. zleceniodawca zapłaci za wysoką cenę), wtedy najczęściej zachodzi

jeszcze oszustwo.

Przekupujący popełnia często również nadużycie zaufania wobec własnego przedsiębiorstwa,

ponieważ bezprawnie wykorzystuje pieniądze przedsiębiorstwa (to oznacza wykraczając poza swoje

uprawnienia) i tym samym wystawia firmę na niebezpieczeństwo szkody. Możliwe zalety akwizycji

zlecenia to takie, że nie tylko poszczególni pracownicy, lecz także przedsiębiorstwo jako takie może

zostać ukarane oraz/lub zmuszone do wypłaty odszkodowania.

Podobnie karze podlegają także oszustwa przy rozliczeniach ze zleceniodawcą, a więc rozliczenie

usług, które nie były zrealizowane lub nie zostały zrealizowane w formie ujętej w rozliczeniu. Chodzi tu

między innymi o rozliczenie nienależnych świadczeń, przykładowo również w ramach umów

dodatkowych, oraz rozliczenia na podstawie niedokładnego obmiaru. Jeśli przedstawiciel publicznego

zleceniodawcy zostanie zachęcony przez udzielenie korzyści do tego, aby podać na korzyść

zleceniobiorcy nieprawdziwe informacje dotyczące obmiaru, oprócz oszustwa związanego z

rozliczeniem wystąpi także przekupstwo.

2.1.5 Odpowiedzialne postępowanie z prezentami i zaproszeniami

Zasadniczo należy wyjść z założenia, że prezenty mają bezpośredni wpływ na decyzję osoby

obdarowywanej, tak aby odpowiadała ona oczekiwaniom osoby dającej prezent i to niezależnie od

dobra ogólnego przedsiębiorstwa.

Przyjmowanie prezentów bądź wszelkiego rodzaju korzyści negatywnie wpływa na umiejętność

podejmowania obiektywnych decyzji osoby obdarowywanej. Osoba ta może potraktować ten fakt jako

próbę wywierania gospodarczego lub społecznego nacisku – nawet, gdy taki nacisk nie jest wywierany

– co zdecydowanie szkodzi interesom przedsiębiorstwa.

Pracownicy nie mogą z zasady przyjmować żadnych prezentów. Dotyczy to również prezentów o

mniejszej wartości. Pod pojęciem prezentu rozumie się również podróże, usługi, premie i rabaty.

W przypadku zaproszeń i poczęstunków kierowanych do i proponowanych przez kontrahentów

obowiązują te same zasady, co w kwestii prezentów.

W przypadku kosztów, które powstaną na skutek działań, w których trudno oddzielić sprawy

zawodowe od prywatnych, koszty te należy pokryć z własnej kieszeni.


W postępowaniu z prezentami i zaproszeniami dopuszczalne są sytuacje wyjątkowe, w których

wykluczone jest prawdopodobieństwo wywierania wpływu na daną decyzję oraz w których

przestrzegane są obowiązujące szczególne ustalenia, jak to ma miejsce w relacjach z urzędami.

We wszystkich takich wyjątkowych przypadkach należy uzyskać zgodę przełożonego, który

zobowiązany jest do udokumentowania tego faktu.

Zgoda ta powinna uwzględniać następujące kwestie:

Wartość prezentów reklamowych nie może wywoływać poczucia zobowiązania u osoby

obdarowywanej. Przy wyborze prezentu należy kierować się zasadą, która mówi, że należy unikać

dawania prezentów, które u osoby dającej i obdarowywanej mogłyby wywołać wrażenie nieuczciwości

czy niestosowności.

• W krajach, w których prezenty są zwyczajem i wyrazem uprzejmości, należy stosować się do

przepisów prawnych obowiązujących w tym kraju, mając na uwadze, jakie konsekwencje może mieć

tego typu zachowanie dla wizerunku przedsiębiorstwa.

2.2 Przeciwdziałanie naruszeniom prawa antymonopolowego

Firma STRABAG podobnie jak jej kontrahenci zobowiązuje się do przestrzegania zasad uczciwej i

otwartej konkurencji na rynkach całego świata.

Nasze przedsiębiorstwo, jego pracownicy lub pełnomocnicy podobnie jak kontrahenci nie mogą

podejmować żadnych działań mogących w jakikolwiek sposób kolidować z obowiązującą literą prawa,

jak wchodzenia w jakiekolwiek układy z innymi przedsiębiorstwami czy ustalania konkretnych

sposobów działania, mających na celu uniemożliwienie, ograniczenie bądź zafałszowanie działań

konkurencji.

W stosunkach handlowych nie dopuszczamy się żadnych nieuczciwych praktyk, które mogłyby

wpływać na niekorzyść konkurencji, czy innych podmiotów obecnych na rynku.

Zakazana jest każda forma porozumień ograniczających konkurencję, zwłaszcza w ramach

przetargów. Wchodzi w kolizję z prawem ten, kto w ramach przetargu składa ofertę, u której podstaw

leży porozumienie kolidujące z obowiązującą literą prawa i której celem jest przyjęcie konkretnej oferty

przez organizatora przetargu. Podstawowe kryterium stanowi porozumienie kolidujące z obowiązującą

literą prawa. Pod względem merytorycznym niezgodność z prawem może wynikać zarówno z

porozumień w sprawie cen i usług jak również z ograniczeń w zakresie zawartości usługi.

Niedozwolone są również tzw. oferty osłonowe, które u instytucji ogłaszającej przetarg mają wywołać

przekonanie o przestrzeganiu zasad konkurencji i uznać uzgodnioną ofertę za najbardziej

odpowiednią. Składanie oferty w ramach konsorcjum zasadniczo nie stanowi w tym kontekście

porozumienia kolidującego z obowiązującą literą prawa, chyba że celem jest ograniczenie konkurencji.

Porozumienie ograniczające konkurencję może być równocześnie oszustwem przetargowym

zagrożonym karą i z tego względu jest niedozwolone. Oszustwo przetargowe popełnia ten, kto w

ramach przetargu składa ofertę uzgodnioną z osobą trzecią, mając za cel nakłonienie zleceniodawcy

do udzielenia konkretnego zlecenia bardziej korzystnego dla oferenta, które w przypadku braku

porozumienia nie zostałoby udzielone w ten sposób.

2.3 Pranie brudnych pieniędzy


Innym aspektem związanym z niedozwolonymi sposobami działania – zarówno oddzielnie jak i w

połączeniu z wyżej wymienionymi niedozwolonymi sposobami działania – jest pranie brudnych

pieniędzy. Sprawcą prania brudnych pieniędzy może stać się zwłaszcza ten, kto ukrywa nielegalny

majątek rzeczowy lub zataja jego pochodzenie, w szczególności tyczy się to pieniędzy. Nielegalnymi

są takie składniki majątku, które powstały z określonych czynów niezgodnych z prawem. W pranie

brudnych pieniędzy może również zostać wplątany ten, kto w wyniku niedbalstwa nie rozpozna, że

składnik majątku pochodzi z czynu niezgodnego z prawem. Ponadto przekupujący może jednocześnie

być współsprawcą prania brudnych pieniędzy.

Przykład:

Pracownik firmy budowlanej przekazuje pracownikowi zleceniodawcy publicznego gotówkę, która ma

zapewnić firmie budowlanej otrzymanie zlecenia. Pieniądze pochodzą z zawyżonego rozliczenia

innych robót budowlanych, o czym wiedzę posiada zarówno pracownik firmy firmy budowlanej jak i

pracownik zleceniodawcy publicznego. Jednak ani pracownik firmy budowlanej ani pracownik

zleceniodawcy publicznego nie wie, że został nieświadomie uwikłany w proceder prania brudnych

pieniędzy.

2.4 Czyny karalne o podłożu zagranicznym

Zgodnie z powszechnymi zasadami czyn uważa się za popełniony w takim miejscu, gdzie sprawca

działał lub zaniechał działania do którego był zobowiązany lub gdzie nastąpił skutek stanowiący

znamię czynu zabronionego lub według zamiaru sprawcy miał nastąpić (przestępstwo z zaniechania).

Obywatelstwo sprawcy nie ma tu znaczenia.

Przykład:

Niemiecki pracownik firmy budowlanej płaci austriackiemu urzędnikowi w Austrii pieniądze po to, aby

urzędnik ten wpłynął na przydzielenie tej firmie zlecenia.

Przy ustalaniu miejsca popełnienia przestępstwa znaczenie ma miejsce, w którym nastąpił odnoszący

się do stanu faktycznego skutek lub miał on nastąpić po przedstawieniu sprawcy.

Przykład:

A defrauduje w Polsce pieniądze przedsiębiorstwa B. Siedziba B znajduje się w Austrii. Z racji, iż B

ponosi szkodę wynikającą ze zdefraudowania pieniędzy, uznaje się, że czyn ten popełniono także w

Austrii.

Ostatecznie nawet przygotowanie do popełnienia przestępstwa może uzasadniać miejsce

popełnienia przestępstwa, o ile są one same zagrożone karą.

Przykład:

Utworzenie konta z brudnymi pieniędzmi po to aby znajdujące się na tym koncie kwoty pieniężne

stosować na potrzeby przekupstwa.

Zgodnie z zasadami międzynarodowego prawa karnego możliwe jest, aby działania dokonane za

granicą zostały ukarane w kraju ojczystym sprawcy bez względu na prawo obowiązujące w miejscu, w

który dokonano danego działania.

Przykład I:

Obywatel niemiecki A przekupuje za granicą urzędnika. Nawet jeśli działanie to nie jest karalne

według obowiązującego za granicą sytuacji prawa, to niemieckie prawo karne znajduje zastosowanie


do czynu popełnionego przez A. Zostanie on więc ukarany w Niemczech zgodnie z niemieckim

prawem za popełniony za granicą czyn.

Przykład II:

Obywatel niemiecki A przelewa pieniądze na konto z brudnymi pieniędzmi znajdujące się za granicą,

aby pieniądze te zostały wykorzystane przez jego zagranicznego kolegę do celów przekupstwa, co

naprawdę się wydarza. A wszedł z kolizję z prawem w wyniku swojego działania czyli pomocnictwa do

przekupstwa, ponieważ jego zachowanie wykazuje zgodnie z prawem niemieckim znamiona

przestępstwa. Nie bierze się tu pod uwagę, czy przekupstwo – a tym samym czyn główny – był

karalny według prawa zagranicznego.

Wymienione zasady obowiązują oczywiście także wtedy, jeśli dane działanie osoby jest karalne

zarówno za granicą jak i w kraju ojczystym.

Przykład:

Obywatel austriacki popełnia za granicą przestępstwo, które jest karalne zarówno zgodnie z tam

panującym prawem jak również zgodnie z prawem austriackim. Grozi mu bycie ukaranym w obu

krajach za jego czyn.

3. Organizacja systemu business compliance STRABAG

Nasza reputacja, która opiera się na uczciwości i właściwym sposobie postępowania, stanowi dla nas

wartość nadrzędną. Ochrona jest możliwa tylko w przypadku, gdy nasi pracownicy i kontrahenci mogą

korzystać z porad w przypadku wątpliwości co do sposobu postępowania i mają możliwość

informowania o podejrzanym zachowaniu.

W związku z tym firma korzysta przy realizacji systemu business compliance z pomocy poniższych

środków organizacyjnych. Zarówno wszyscy pracownicy koncernu, jak i podmioty współpracujące, a

zwłaszcza kontrahenci, są uprawnieni do tego, aby w przypadku wykroczeń przeciwko przepisom

ustawowym lub zasadom kodeku etyki biznesu zwracać się do koordynatora koncernu ds. etyki

biznesu, regionalnego pełnomocnika ds. etyki biznesu lub osób kontaktowych w ramach systemu

zgłaszania przypadków naruszeń przepisów.

Aktualna lista z danymi kontaktowymi do koordynatora koncernu ds. etyki biznesu, wszystkich

regionalnych pełnomocników ds. etyki biznesu lub osób kontaktowych w ramach systemu zgłaszania

przypadków naruszeń przepisów/rzeczników praw pracowniczych jest zamieszczona na stronie

internetowej naszej firmy pod www.strabag.com.

3.1 Koordynator koncernu ds. etyki biznesu

Główną osobą do kontaktu we wszystkich zagadnieniach dotyczących prawidłowego postępowania

zgodnie z niniejszym kodeksem etyki biznesu jest koordynator koncernu ds. etyki biznesu. Jest on

niezależny. Składa on raporty bezpośrednio do członka Zarządu firmy STRABAG SE

odpowiedzialnego za sprawy związane z etyką biznesu. Jest upoważniony do tego, aby w nagłych

sprawach zwracać się bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej.

Koordynator Koncernu ds. etyki biznesu utrzymuje ciągły kontakt z regionalnymi pełnomocnikami ds.

etyki biznesu i osobami kontaktowymi ds. niżej objaśnionego systemu zgłaszania przypadków

naruszeń przepisów/rzecznikami praw pracowniczych.

Po powzięciu informacji o popełnieniu wykroczeń koordynator koncernu ds. etyki biznesu podejmuje

decyzję, po uwzględnieniu wagi zarzutów, jaki podmiot zajmie się wyjaśnieniem sprawy, podejmuje


kroki prawne i ew. wyciąga konsekwencje. W uzasadnionym przypadku włącza również zewnętrzną

kancelarię prawną (za pośrednictwem CLS).

O ile nie będą wymagały tego okoliczności, koordynator koncernu ds. etyki biznesu jest zobowiązany

do zachowania dyskrecji.

Koordynator koncernu ds. etyki biznesu sporządza dla Zarządu STRABAG SE coroczny raport, w

którym informuje o swojej działalności, najistotniejszych przypadkach oraz o funkcjonowaniu systemu

business compliance STRABAG.

Koordynator koncernu ds. etyki biznesu zleca realizację cyklicznych szkoleń dla pracowników na

temat kodeksu etyki biznesu prowadzonych przez regionalnych pełnomocników ds. etyki biznesu lub

innych fachowców.

Ponadto w pojedynczych przypadkach pełni dla pracowników funkcję doradczą.

3.2 Regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu

Międzynarodowy charakter działalności Koncernu sprawia, że pracownicy w różnych krajach są

zobowiązani do przestrzegania przepisów różnych systemów prawnych. W celu ułatwienia

koordynatorowi koncernu ds. etyki biznesu międzynarodowej weryfikacji procesów zostali powołani

regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu.

Zadaniem regionalnych pełnomocników ds. etyki biznesu jest wsparcie koordynatora ds. etyki biznesu

w ramach jego działalności doradczej i monitorującej.

Regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu doradzają pracownikom danego kraju, również

bezpośrednio w sprawach karnych oraz w kwestiach zastosowania kodeksu etyki biznesu.

Na życzenie udostępniają pracownikom koncernu wzory umów z doradcami i pośrednikami (patrz

niżej punkt 5). W razie odstępstwa od obowiązującego wzoru lub po odpowiednim wypełnieniu

checklisty do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa kontrolują stan faktyczny

i decydują o zawarciu lub odrzuceniu umowy.

Regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu wypełniają swoje zadania zgodnie ze wskazówkami

otrzymanymi od koordynatora koncernu ds. etyki biznesu. Poza tym są niezależni. Regionalni

pełnomocnicy ds. etyki biznesu raportują do koordynatora koncernu ds. etyki biznesu o wszystkich

incydentach w ich obszarach odpowiedzialności. Ponadto sporządzają dla niego coroczny raport.

Regionalni pełnomocnicy ds. etyki biznesu są zobowiązani do zachowania dyskrecji, wyłączając ich

obowiązki raportowania względem koordynatora koncernu ds. etyki biznesu. W szczególności nie są

uprawnieni do tego, aby powierzone im informacje przekazywać do prokuratury lub innych instytucji,

chyba, że są do tego zobowiązani prawnie.

3.3 Kompetencje w obszarze Direkt-Export

Poza wymienionymi funkcjamikoordynator koncernu ds. etyki biznesu pełni rolę osoby kontaktowej dla

pracowników i osób trzecich. Korzysta on z usług lokalnych, zobowiązanych do dyskrecji prawników w

celu weryfikacji ujawnionych procesów. Koordynator koncernu ds. etyki biznesu dokonuje weryfikacji i

decyduje o wyborze prawnika.


3.4 System zgłaszania przypadków naruszeń przepisów

Zgodnie z polityką naszej firmy pracownicy są zobligowani do zgłaszania przypadków naruszenia

ustaw, przepisów, wytycznych i zasad kodeksu etyki biznesu, tak aby można było w odpowiednim

czasie przedsięwziąć stosowne kroki. Należy przy tym przestrzegać przepisów prawnych dotyczących

ochrony danych osobowych oraz przepisów z zakresu prawa pracy.

Aby zachęcić pracowników do ujawniania negatywnych procederów i tym samym ograniczyć ryzyko

powstawania szkód nimi spowodowanych, istnieje możliwość zwalniania pracowników z ponoszenia

konsekwencji dyscyplinarnych w ramach obowiązujących przepisów prawa pracy, o ile sami zgłoszą

się do osoby zaufanej i tylko wtedy, gdy ich uczestnictwo w danym procederze było nieznaczne.

Nasi pracownicy, i szczególnie także kontrahenci, mogą zgłaszać przypadki naruszeń przepisów do

koordynatora koncernu ds. etyki biznesu, regionalnych pełnomocników ds. etyki biznesu oraz także do

zewnętrznych osób kontaktowych („osoba kontaktowa w ramach systemu zgłaszania przypadków

naruszeń przepisów“).

4. Stosowanie systemu business compliance STRABAG/działania prewencyjne

Istotną częścią systemu business compliance są działania prewencyjne dostosowane do specyfiki

obszarów działalności przedsiębiorstwa oraz uwarunkowań geograficznych. STRABAG wykorzystuje

następujące, sprawdzone już w przeszłości instrumenty:

4.1 Rewizja wewnętrzna

Doświadczenie ludzkie pokazuje, że wdrażanie zasad organizacyjnych może zakończyć się sukcesem

tylko wtedy, gdy towarzyszy im zastosowanie odpowiednich środków kontroli. Zadaniem wewnętrznej

komisji rewizyjnej jest zatem z jednej strony nadzór nad przestrzeganiem zasad i wytycznych

obowiązujących w obszarze technicznym i finansowym przedsiębiorstwa poprzez okresowe,

niezapowiedziane kontrole wszystkich istotnych pól działania a z drugiej strony nadzór nad sprawnym

funkcjonowaniem business compliance.

Wyniki pracy wewnętrznej komisji rewizyjnej relacjonowane są bezpośrednio Zarządowi firmy

STRABAG SE i z racji swej działalności komisja ta jest instytucją niezależną. Komisja jest

zobowiązana do regularnego przedstawiania Zarządowi wyników swej pracy.

Będzie to miało miejsce poprzez niezapowiedziane okresowe kontrole legalności i poprawności

działań a także przez zwielokrotnienie kontroli różnych obszarów przedsiębiorstwa z uwzględnieniem

zróżnicowanych instytucji wewnętrznych przedsiębiorstwa.

W tym celu sporządzany będzie raz do roku plan rewizji, w którym ustalone zostaną istotne punkty

pod kątem zasięgu jej działania w odpowiednim czasie. Do tego dochodzą kontrole ad-hoc, jeśli

zajdzie taka potrzeba.

4.2 Zarządzanie ryzykiem

System aktywnego zarządzania ryzykiem służy wczesnemu rozpoznaniu, unikaniu i redukcji

zwłaszcza tego rodzaju ryzyk, które stanowią zagrożenie dla istnienia przedsiębiorstwa lub mogą mieć

negatywny wpływ na jego rozwój, bądź pozwala Zarządowi oraz Radzie Nadzorczej na rozpoznanie


przypadków daleko idących naruszeń zasad lub statutów oraz regulaminów firmy ze strony kadry

kierowniczej przedsiębiorstwa. W skład tego systemu wchodzi również walka z korupcją.

Organizacja zarządzania ryzykiem firmy STRABAG opiera się na odnoszącym się do danego projektu

kontrolingu placów budów i akwizycji uzupełnionym o funkcję kontrolną i nadzorującą. Działania te

wspomagane są wieloma innymi regulacjami i środkami. System kontroli umożliwia selekcję ofert,

kontrolę kalkulacji i uzyskiwanie wymaganych akceptacji. Jest to zasadnicza część działalności

kierownictwa, która opiera się na świadomym zarządzaniu ryzykiem. W ramach komisji obowiązkowo

gromadzone są informacje służące temu, aby przed złożeniem konkretnej oferty dokonać oceny pod

kątem oznak wskazujących na praktyki lub plany sprzeczne z zasadami konkurencji. Jeśli wykryje się

tego rodzaju oznaki, należy niezwłocznie podjąć działania, aby nie dopuścić do złożenia ofert

niezgodnych z zasadami konkurencji.

Działalność ta wspomagana jest certyfikowanym Systemem Zarządzania Jakością, wewnętrznymi

wytycznymi przedsiębiorstwa regulującymi przepływ informacji w obszarach operacyjnych, centralnym

controllingiem i Contract Managementem.

4.3 Szkolenia dla pracowników

Aby postępować zgodnie z obowiązującym prawem, trzeba znać obowiązujące przepisy. Poza

regularnymi wykładami na spotkaniach Dyrektorów Oddziałów i Dyrektorów Dyrekcji są oferowane

cykliczne szkolenia dla pracowników na temat etyki i business compliance.

Aktualne terminy będą dostępne w Akademii firmy.

4.4 Zasada „czterech oczu” oraz rozdział funkcji

Zastosowanie zasady „czterech oczu“ oraz rozdzielenie funkcji nie dających się pogodzić to zabiegi

służące zapobieganiu powstawania nieprawidłowości, zwłaszcza w zakresie zleceń i dostaw. W

ramach rozdzielenia funkcji należy zwracać uwagę na rozróżnienie procesów podejmowania decyzji,

realizacji, kontroli oraz sprawozdawczości. W związku z tym w firmie STRABAG istnieje w ramach

wewnętrznych regulaminów firmy odpowiedni system oparty na konkretnych zasadach, w ramach

którego należy – w zależności od wagi decyzji – odpowiednio wiązać różne płaszczyzny hierarchii

obowiązkiem uzyskania zgody.

4.5 Wybór podwykonwców

Względy gospodarcze powinny mobilizować przedsiębiorstwo do zdobywania coraz to nowych ofert.

Pozwala to na aktywne przeciwdziałanie jednostronnym uzależnieniom. W firmie STRABAG istnieje

specjalny dokument określający zasady wyboru Podwykonawców. Podwykonawcy, którzy nie

przestrzegają etycznych norm postępowania określonych w kodeksie etyki biznesu lub kodeksie etyki

biznesu dla kontrahentów, umieszczani są na tzw. „czarnej liście“ i nie są brani pod uwagę jako

partnerzy handlowi.

4.6 Rotacja personelu w obszarach zagrożonych korupcją

W obszarach przedsiębiorstwa szczególnie zagrożonych korupcją skutecznym instrumentem jest

stosowna rotacja personelu. Należy przy tym podkreślić, że zmiana na stanowisku nie oznacza

dyskryminacji danego pracownika.


4.7 Dokumentacja, sprawozdawczość finansowa i rozliczenia

Z rozmaitych przepisów ustawowych wynika obowiązek dokumentowania i przechowywania

dokumentów. Ponadto wykazanie prawidłowego postępowania jest w wielu wypadkach możliwe tylko

na podstawie należycie prowadzonej dokumentacji. Stosownie do tego wszystkie transakcje handlowe

muszą być dokumentowane w sposób kompletny i nienaganny, zgodnie z przepisami prawnymi i

wewnętrznymi przepisami obowiązującymi w firmie STRABAG. Nie należy prowadzić żadnych

dodatkowych ksiąg ani zapisów.

Ponadto wszyscy pracownicy zajmujący się księgowością finansową i rachunkiem kosztów

zobowiązani są do przejrzystego sporządzania dokumentów księgowych zgodnie ze stanem

rzeczywistym i z uwzględnieniem zasady prawdy kosztowej.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczy także kontrahentów, jednak z zastrzeżeniem, że

przestrzeganie naszych wewnętrznych przepisów ma się odbywać tylko zgodnie z uzgodnieniami w

ramach aktualnych kontaktów biznesowych.

4.8 Przekazywanie treści kodeksu etyki biznesu

Celem wszystkich szkoleń i zajęć doskonalenia zawodowego jest przekazanie pracownikom wagi

treści kodeksu etyki biznesu, aby mogli przyjąć ją za zasadę swojego postępowania. Za pomocą

konkretnych informacji i szkoleń wzmacnia się poczucie wrażliwości na konkretne typy zachowań, przy

czym główny nacisk kładzie się na przekazanie stosownych informacji w obszarach szczególnie

zagrożonych korupcją jak zakupy i sprzedaż.

Aby w odpowiedni sposób przekazać wszystkim pracownikom treść niniejszego kodeksu i dzięki temu

zagwarantować przestrzeganie jego zasad, firma STRABAG wypracowała następujący sposób

postępowania:

• Niniejszy kodeks jest publikowany w 18 językach (bułgarskim, niemieckim, angielskim,

francuskim, włoskim, chorwackim, czarnogórskim, niderlandzkim, polskim, rumuńskim,

rosyjskim, szwedzkim, serbskim słowackim, słoweńskim, hiszpańskim, czeskim i węgierskim);

• Kodeks Etyczny zostanie opublikowany w intranecie i na stronie internetowej przedsiębiorstwa

we wszystkich wyżej wymienionych językach;

5. Umowy z doradcami i pośrednikami i checkliste

Umowy z doradcami i pośrednikami mogą stać się przedmiotem dochodzenia prawnego, jeżeli wystąpi

podejrzenie o to, że służą czynom karalnym.

Zawarcie umowy o świadczenie usług doradczych/umowy pośrednictwa nie jest z reguły wykluczone.

Aby zminimalizować ryzyko dla przedsiębiorstwa i dla pracowników w związku z zawieraniem tego

rodzaju umów, nasi pracownicy muszą podczas ich zawierania przestrzegać niżej podanych

wytycznych oraz ograniczeń.


5.1 Zadanie wzoru umowy oraz checklisty do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa

W zakresach działalności koncernu STRABAG pojawiają się znaczące ryzyka wynikające ze

stosowania umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa. Dlatego sporządzono

umowę wzorcową, której stosowanie przy przestrzeganiu checklisty do umów o świadczenie usług

doradczych lub umów pośrednictwa zapobiega daleko idącym karalnym czynom.

Jeśli umowa wzorcowa będzie dopasowywana do konkretnego przypadku działalności oraz/lub

negocjowana z ewentualnym doradcą, to należy odpowiedzieć na pytania z checklisty do umów o

świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa.

Jeśli na jedno lub na wiele pytań z checklisty odpowie się „nie” to istnieje zagrożenie. W takim

wypadku projekt umowy wraz z warunkami konkretnego przypadku musi zostać przedłożony na ręce

regionalnego pełnomocnika ds. etyki biznesu jeszcze przed złożeniem wiążących obietnic wobec

ewentualnego dorady czy też wobec osoby trzeciej. Następnie weryfikuje on konkretny projekt umowy.

Po dokonaniu weryfikacji pełnomocnik ds. etyki wysuwa propozycje mające na celu stworzenie takiego

kształtu umowy, który zminimalizuje zagrożenie lub też doradzi on w inny sposób, aby wyeliminować

zagrożenia karalności.

Stosowanie umowy wzorcowej bez wcześniejszego nawiązania kontaktu lub przekazania informacji do

regionalnych pełnomocników ds. etyki biznesu jest niedozwolone.

5.2 Obowiązek stosowania umowy wzorcowej i checklisty do umów o świadczenie usług doradczych i umów pośrednictwa oraz odstępstwa

Już w punkcie 2.1.1 tego poradnika mowa jest o delikcie przekupstwa i delikcie korupcji:

W ramach wykonywania wszelkiego rodzaju czynności handlowych nie wolno żadnemu pracownikowi

czy pełnomocnikowi przedsiębiorstwa zapewniać partnerom handlowym,

ich pracownikom i pełnomocnikom lub innym osobom trzecim niedopuszczalnych korzyści lub w

kontaktach służbowych wymagać ich od nich, przyjmować ich obietnicę lub korzyści te przyjmować,

dotyczy to zwłaszcza korzyści finansowych.

Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy rodzaj i zakres tych korzyści wiąże się z niedopuszczalnym

oddziaływaniem na podejmowanie działań i decyzje odbiorcy. Niedopuszczalne jest również

wykorzystywanie osób trzecich (np. doradców, banki, maklerów, lobbystów, sponsorów,

przedstawicieli lub innych pośredników) do ominięcia tej zasady.

Z tego powodu przed zawarciem umowy, która odpowiada jednemu z wyżej wymienionych typów

umowy, należy wypełnić checklistę do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa.

Jeśli nawet tylko na jedno z pytań zawartych w checkliście odpowie się „nie”, to umowa może zostać

zawarta wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody regionalnego pełnomocnika ds. etyki biznesu.

W każdym razie zgody pracownika działu Compliance wymaga umowa o świadczenie usług

doradczych/umowa pośrednictwa o wielkości zlecenia powyżej 50.000,-- EUR, niezależnie od tego,

czy na jedno z pytań zawartych w checkliście odpowie się „nie”.

Obowiązek stosowania checklisty i umowy wzorcowej wyjątkowo nie dotyczy – ale tylko wówczas i

tylko w takim zakresie – umów obejmujących także usługi doradcze, które są zawierane przez


właściwe zakłady serwisowe koncernu w ramach ich głównego obszaru działalności w zwykłym

zakresie. Dla przykładu, tego rodzaju wyjątek podlegający ścisłej wykładni w przypadku występowania

wątpliwości dotyczy zawierania umów z doradcami personalnymi przez personel HR/BRVZ, umów o

udzielanie porad prawnych, które są dopuszczone przez CLS, oraz umów z biegłymi rewidentami,

które są monitorowane przez BRVZ Treasury/Bilanse, itd.).

5.3 W sprawie obchodzenia się z checklistą do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa

Jako pomoc przy opracowywaniu checklisty do umów o świadczenie usług doradczych lub umów

pośrednictwa służą następujące wyjaśnienia. Należy je przeczytać w całości i obowiązkowo ich

przestrzegać. W przypadku niejasności lub pytań prosimy zwrócić się do właściwego pełnomocnika

regionalnego ds. etyki biznesu lub w branży Direct-Export – bezpośrednio do koordynatora ds. etyki

biznesu.

5.3.1 Odkrywanie tzw. „drugiego dna“

Z pewnością stwierdzi Pan/i, że dokładnie Pan/i wie, z kim zawiera Pan/i umowę o świadczenie usług

doradczych lub umowę pośrednictwa. Jednak nie może Pan/i ograniczać się tylko do tego, że zna

Pan/i nazwisko i adres doradcy/pośrednika, lecz spróbować naświetlić całe „drugie dno”.

Jakie minimalne informacje są do zdobycia w ramach odkrywania „drugiego dna”?

• Identyfikacja doradcy/pośrednika

- nazwisko lub nazwa firmy;

- dane kontaktowe (adres, numer faksu, numer telefonu, adres e-mail);

- dyrektor zarządzający lub wspólnik;

- dane konta bankowego.

Jeśli pojawią się wątpliwości na temat tego, czy doradca/pośrednik jest osobą budzącą zaufanie

należy odstąpić od zawarcia umowy.

• Dotychczasowe działania doradcy/pośrednika

- Od kiedy doradca/pośrednik działa operacyjnie?

- W jakich obszarach działa doradca/pośrednik a mianowicie zarówno pod względem

geograficznym jak również tematycznym (w szczególności należy ustalić, czy

doradca/pośrednik powinien podejmować się czynności w takim kraju lub w obszarze

działalności, w których nigdy wcześniej nie działał)?

- Czy istnieją już relacje handlowe pomiędzy doradcą/pośrednikiem a innymi, jeśli tak, to z

jakimi osobami, jak doszło do tych relacji handlowych oraz jak one przebiegały? Na tę

okoliczność można okazać pisemne referencje.

- Czy istnieje bliski stosunek doradcy/pośrednika, jego wspólników bądź organów do

publicznych stanowisk oraz do potencjalnych zleceniodawców?


5.3.2 Dokumentacja nawiązania kontaktu i negocjacji umownych

Należy zebrać co najmniej następujące informacje:

- W jaki sposób doradca/pośrednik trafił do koncernu? Kto polecił doradcę/pośrednika, czy

urzędnik z publicznej instytucji czy może pracownik potencjalnego zleceniodawcy?

- Dlaczego decyzja zapadła na korzyść właśnie tego doradcy/pośrednika?

- Czy można było zebrać oferty innych doradców/pośredników, jeśli nie, to dlaczego?

Należy udokumentować całą historię nawiązania kontaktu handlowego jak również wszystkie rozmowy

i negocjacje z doradcą/pośrednikiem.

5.3.3 Treść umowy doradczej

Zasadniczo należy stosować umowę wzorcową. Każde odchylenie lub zmiana wymaga wcześniejszej

pisemnej zgody regionalnego pełnomocnika ds. etyki biznesu lub w branży Direct-Export –

koordynatora ds. etyki biznesu.

W odniesieniu do treści umowy należy przede wszystkim zwracać uwagę na poniższe wskazówki:

- Czym dokładnie miałby się zajmować doradca/pośrednik i w jakim zakresie, jakie konkretnie

zadania będzie miał do spełnienia? Czynności doradcy/pośrednika powinny być wymienione

możliwie konkretnie i szczegółowo. Jego działania muszą być opisane przekonująco i

konkretnie. Nie byłoby do pomyślenia wyłonienie doradcy/pośrednika w ramach publicznego

przetargu.

- W miarę możliwości doradca/pośrednik nie powinien działać całkowicie na podstawie prowizji,

lecz otrzymywać wynagrodzenie za poszczególne, konkretne usługi tzn. wyrażone w pełnych

kwotach. Wysokie wynagrodzenia prowizyjne za nieznaczne lub niespójnie wyrażone usługi

są podejrzane.

- Zaangażowanie osób trzecich do wypełniania umownych zobowiązań przez

doradcę/pośrednika wymaga wcześniejszej pisemnej zgody.

- W dalszej części umowa musi zawierać informację, że umownie ustalone płatności w całości

pokrywają wszystkie koszty doradcy/pośrednika.

- Należy zadbać o zgodne z przepisami wystawianie rachunków; płatność ma następować

dopiero po zrealizowaniu usługi.

5.3.4 Pozostałe nieścisłości/ekstrawagancje/cechy szczególne

Udzielenie odpowiedzi na pytania z checklisty do umów o świadczenie usług doradczych lub umów

pośrednictwa jak również zebranie informacji, jakie wymienione są w checkliście oraz w niniejszych

wyjaśnieniach, nie zwalnia Pana/i od tego, aby zbierać tyle informacji, ile się da, na temat

doradcy/pośrednika oraz zwracać uwagę na okoliczności, które są niezwykłe i które mogą wzbudzić

powątpiewanie w powagę/nieskazitelność doradcy/pośrednika.


Niezwykłe okoliczności to mogą być w szczególności takie (ale nie tylko):

- doradca/pośrednik zażądał, aby płatność nastąpiła na rzecz osoby trzeciej lub do innego kraju

niż ten, w którym doradca/pośrednik ma swoją siedzibę (offshore payment).

- doradca/pośrednik stara się uniknąć dokumentacji z negocjacji umownych.

- doradca/pośrednik nie dysponuje w kraju, w którym miałby działać, żadną (wystarczającą)

infrastrukturą (firma bez własnej siedziby, posiadająca tylko skrytkę pocztową).

5.4 Checklista do umów o świadczenie usług doradczych lub umów pośrednictwa

Tę checklistę należy opracować przed zawarciem każdej umowy o świadczenie usług

doradczych/umowy pośrednictwa.

W przypadku umów o świadczenie usług doradczych/umów pośrednictwa zawieranych na nowo

należy zapewnić, że w każdym przypadku sprawdzi się, czy doradca/pośrednik nie jest obciążony

prawnie lub pod katem rzetelności.

TAK NIE

1) Czy sprawdzono drugie dno? (tylko w przypadku nowych, nie znanych dotychczas w

koncernie doradców/pośredników)

2) Czy porównano oferty?

(jeśli nie występują warunki konkurencji, powinno się porównać 2-3 oferty)

3) Dokumentacja nawiązania kontaktu i negocjacji umownych?

4) Pisemne udzielenie zlecenia?

5) Treść umowy:

a) czy zdefiniowano cenę, rodzaj, zakres usługi która ma być świadczona?

b) brak wynagrodzenia zależnego od wyników?

c) Czy doradca/pośrednik jest zobowiązany do dostarczenia wcześniejszej pisemnej zgody,

jeśli chce on zaangażować osoby trzecie do wypełniania swoich zobowiązań?

d) Czy doradca/pośrednik musi regularnie zdawać raport ze swoich działań i wyników pracy?

e) Czy uzgodniona umownie zapłata pokrywa w całości i definitywnie wszystkie koszty

doradcy/pośrednika podczas wykonywania przez niego jego działalności

doradczej/pośredniczej?

f) Czy przewidziane jest przepisowe wystawianie rachunków, do których dołączona będzie

odpowiednia dokumentacja usług jako podstawa do późniejszej zapłaty?

g) Czy płatności mają zasadniczo następować dopiero po wykonaniu usługi (wyjątek: umowy

Executive Search)?

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□

□


h) Czy doradca/pośrednik wyjaśnił, że przeprowadzenie umownego uzgodnienia nie narusza

w żaden sposób przepisów ustawowych?

6) Czy użyto zalecanego wzoru umowy?

□

□

□

□

Jeśli w jednym z punktów checklisty zakreślono odpowiedź „nie”, to zawarcie umów o

świadczenie usług doradczych/umów pośrednictwa o wielkości zlecenia < 50.000,-- EUR oraz

wszystkich umów o świadczenie usług doradczych/umów pośrednictwa o wielkości zlecenia ≥

50.000,-- EUR wymaga uprzedniej udokumentowanej zgody regionalnego pełnomocnika ds.

etyki biznesu lub w przypadku Direct-Export — koordynatora koncernu ds. etyki biznesu.


6. Kontrola i sankcje

6.1 Kontrola wdrożenia

Doświadczenie ludzkie pokazuje, że wdrażanie zasad organizacyjnych może zakończyć się sukcesem

tylko wtedy, gdy towarzyszy im zastosowanie odpowiednich środków kontroli. Takie zabiegi

podejmowane są przez przedsiębiorstwo oraz przez osoby i instytucje spoza firmy pod postacią

stosownych kontroli oraz kontroli wdrożenia.

6.2. System kontroli

Uzupełnieniem mechanizmów kontrolnych działających w naszym przedsiębiorstwie oraz wsparciem

w przekazywaniu i omawianiu istotnych obszarów zagadnień związanych z księgowością,

wewnętrznym systemem kontroli i audytów finansowych jest obszerna działalność niezależnej

wewnętrznej komisji rewizyjnej i kontroli zewnętrznej, do których się zobowiązujemy. Nasze kadry

kierownicze współpracują bez ograniczeń z instytucjami kontroli, aby mieć tym samym swój wkład w

znajdowaniu rozwiązań i ich wdrażania w odpowiednim czasie.

6.2.1 Zewnętrzny system kontroli

Zewnętrzny system kontroli składa się z:

- corocznych Audytów Finansowych (w koncernie), w ramach których biegły rewident

przedstawi ewentualne projekty racjonalizatorskie w ramach wystąpienia pokontrolnego

(Management-Letter). Wystąpienie pokontrolne będzie zawierać informacje

uzupełniające, w których biegły dokona podsumowania ustaleń i wskazówek, do których

doszedł przy okazji tej kontroli oraz będzie zawierać wnioski racjonalizatorskie dotyczące

wewnętrznego systemu kontroli, wskazówki dotyczące skutków podatkowych oraz

przedstawi ryzyka lub zidentyfikowane wskaźniki przyszłych sytuacji kryzysowych;

- oceny sprawności systemu zarządzania ryzykiem dokonywanej przez biegłego. Ma ona

zawierać z jednej strony badania systemów i instytucji wprowadzonych w przedsiębiorstwie

(metody zarządzania ryzykiem, strategie zabezpieczające, metody i systemy służące do

identyfikacji, ewidencji, analizy, oceny, kontroli i komunikacji ryzyk w przedsiębiorstwie itd.) a

z drugiej strony wypowiedzi dotyczące skuteczności środków i zabiegów organizacyjnych oraz

kontroli, poparte przeprowadzonymi próbami losowymi;

- kontroli problemów jednostkowych wychodzących poza ustawowy zasięg kontroli,

dokonywanej przez biegłego na podstawie specjalnego zlecenia;

- indywidualnej oceny firmy STRABAG dokonywanej przez uznane międzynarodowe agencje

ratingowe;

- certyfikatów zarządzania jakością w ramach uznanych międzynarodowych standardów;

- kontroli funkcjonowania systemu zarządzania wartością przez niezależną instytucję

zewnętrzną w celu przeciwdziałania korupcji i oszustwom;

- sporządzania sprawozdania przez niezależną instytucję zewnętrzną;


- kontroli przestrzegania reguł Austriackiego Kodeksu Corporate Governance przez niezależną

instytucję zewnętrzną.

6.3 Sankcje

W przypadku naruszenia zasad postępowania obowiązujących w przedsiębiorstwie oraz przepisów

prawnych będą uruchamiane stosowne wewnętrzne mechanizmy oraz prawne środki dyscyplinarne

(również wynikające z przepisów prawa pracy) – od upomnienia do zwolnienia – aby, nie zważając na

konsekwencje karne, adekwatnie reagować na tego typu zachowania i zapobiegać w przyszłości

podobnym sytuacjom.

Posłowie

Przestrzeganie obowiązującego prawa leży w interesie Koncernu i pracowników. System business

compliance STRABAG podlega ciągłej weryfikacji i jest dostosowywany do zmieniających się

warunków i przepisów prawnych. Najważniejszym czynnikiem systemu business compliance

STRABAG pozostaje jednak zawsze pracownik, ponieważ od jego wsparcia zależy skuteczność tego

systemu.

Documents

KODEKS ETYKI BIZNESU