Kommissorium for repræsentantskabet

Kommissorium for repræsentantskabet 2

1. Om repræsentantskabet (uddrag af vedtægternes § 6)

Repræsentantskabet er Sparekassens øverste myndighed.

Repræsentantskabets medlemmer vælges for 4 år.

Repræsentantskabsmedlemmer skal afgå senest 4 måneder efter udløbet af det år, i hvilket de fylder 70 år eller ved udløbet af den valgperiode, hvor medlemmet ophører med at være garant i Sparekassen.

Til repræsentantskabet vælges mindst 27 og højest 38 medlemmer af og blandt de stemme-berettigede garanter.

Valgkredse og antallet af repræsentantskabsmedlemmer i hver valgkreds er pr. oktober 2017 følgende:

Udtræder et repræsentantskabsmedlem af repræsentantskabet i løbet af valgperioden, kan repræsentantskabet vedtage supplering. Kommer antallet af medlemmer under 27, skal der ske supplering. Supplering foretages ved, at den kandidat, der ved sidste valg stod nærmest til at blive valgt efter de faktisk valgte, tilbydes at indtræde i repræsentantskabet. Dernæst suppleres med den kandidat, der var næstnærmest til at blive valgt og så fremde-les. Såfremt der inden for en valgkreds ikke er flere kandidater at supplere med, sker suppleringen fra en anden valgkreds. Der suppleres med den kandidat med flest stemmer.

2. Repræsentantskabets rolle

Som Sparekassens øverste myndighed er det repræsentantskabets opgave

T at skabe værdi for Sparekassens fortsatte forretningsmæssige udvikling i samarbejde med Sparekassens øvrige ledelseslag

T at være et kvalificeret rekrutteringsgrundlag til bestyrelsenT at være en god ambassadør for Sparekassen.

Valgkreds Afdeling(er) Antal repræsentantskabsmedlemmer

1Middelfart privat, Middelfart erhverv, Strib, Odense privat, Odense erhverv og Svendborg

13

2 Fredericia 4

3 Vejle, Ødsted og Vinding 7

4 Uldum, Hedensted, Horsens, Hørning og Aarhus 8

5 Kolding og Esbjerg 6

Kommissorium for repræsentantskabet 3

3. Repræsentantskabets formelle opgaver ( jf. vedtægternes §§ 7-9)

Repræsentantskabets formelle opgaver, som varetages på det ordinære repræsentantskabsmøde og/eller på ekstraordinære repræsentantskabsmøder, er:

T Godkendelse af revideret årsrapport, herunder den af bestyrelsen foreslåede forrentning af garantkapitalenT Valg af bestyrelseT Beslutning om

· Vedtægtsændringer· Ophævelse af garantforhold i henhold til vedtægternes § 3 pkt. 3· Ophør af Sparekassens virksomhed· Sammenslutning med en anden sparekasse eller bank, hvor Sparekassen ikke er den fortsættende

virksomhed· Salg af en overvejende del af Sparekassens virksomhed eller aktiviteter

T Valg af revisor.

4. Ordinært og ekstraordinært repræsentantskabsmøde (jf. vedtægternes §§ 7 og 8)

Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i Middelfart senest den 31. marts med følgende dagsor-den:

1. Valg af dirigent2. Bestyrelsens beretning om Sparekassens virksomhed i det forløbne år3. Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse, herunder den af bestyrelsen foreslåede for-

rentning af garantkapitalen4. Forslag fremsat af direktion, bestyrelse eller repræsentantskabsmedlemmer5. Valg af eventuelle medlemmer til bestyrelsen6. Valg af revisor og revisorsuppleant7. Eventuelt.

Repræsentantskabsmødet indkaldes med mindst to og højst fire ugers varsel via e-mail. Indkaldelsen indeholder dagsorden og relevant bilagsmateriale.

Ethvert forslag, som ønskes behandlet, indgives skriftligt til bestyrelsen senest 6 uger før det ordinære repræsen-tantskabsmøde.

Ved begæring om ekstraordinært repræsentantskabsmøde finder indkaldelsen sted 14 dage efter begæringens fremsættelse. Dagsorden for repræsentantskabsmødet skal angives i indkaldelsen, der sker på samme måde og med samme varsel som ved ordinært repræsentantskabsmøde.

Kommissorium for repræsentantskabet 4

5. Fuldmagt og beslutninger ( jf. vedtægternes § 9)

Repræsentantskabets beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.

Til beslutning om:

T VedtægtsændringerT Ophævelse af garantforhold i henhold til vedtægternes § 3 pkt. 3T Ophør af Sparekassens virksomhedT Sammenslutning med en anden sparekasse eller bank, hvor Sparekassen ikke er den fortsættende virksomhedT Salg af en overvejende del af Sparekassens virksomhed eller aktiviteter kræves dog, at mindst 2/3 af repræsen-

tantskabets medlemmer er til stede, og at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer herfor.

Et medlem kan give møde og afgive stemme ved skriftlig og dateret fuldmagt. Fuldmagten skal, for at være gyldig, afgives på den blanket, der til hvert enkelt møde stilles til rådighed af Sparekassen, og som findes på Sparekassens hjemmeside. Ingen kan møde med fuldmagt fra mere end én.

6. Møder i repræsentantskabet i 2018

T Ordinært repræsentantskabsmøde den 1. marts kl. 16.00T Informationsmøde om halvårsregnskabet den 22. august kl. 16.00T Konference for repræsentantskabet den 6. oktober kl. 10.00T Valgkredsmøder (besluttes af de lokale repræsentantskabsmedlemmer og afdelingsdirektører i fællesskab)

Ved møderne i repræsentantskabet vil der altid være mulighed for at stille spørgsmål til ledelsen, ligesom det tilstræbes, at der på møderne også vil være lejlighed til at netværke samt søge ny viden og inspiration, bl.a. via eksterne indlægsholdere.

Desuden vil der være adgang til enkelte sociale og faglige arrangementer i Sparekassen, ligesom der vil være mulighed for at deltage i lokale aktiviteter i afdelingerne.

7. Forberedelse til møde ( jf. vedtægternes § 9)

Det forventes, at repræsentantskabet har læst og taget stilling til eventuelt fremsendt materiale forud for mø-derne, ligesom repræsentantskabsmedlemmerne med fordel kan stille sig selv følgende spørgsmål forinden:

T Hvad forventer jeg at få ud af mødet?T Hvilke spørgsmål forventer jeg at få svar på?T Hvilken viden kan jeg bidrage med på mødet?

Kommissorium for repræsentantskabet 5

8. Fremmøde og honorering

Der er mødepligt til repræsentantskabets møder.

Der udbetales et honorar på 2.000 kr./møde for ordinært repræsentantskabsmøde, informationsmøde om halvårs-regnskab, repræsentantskabskonference samt eventuelle ekstraordinære repræsentantskabsmøder, jf. vedtæg-ternes § 8. Beløbet overføres automatisk efter fremmøde.

Der ydes kørselsgodtgørelse efter statens gældende takster i forbindelse med møder i det samlede repræsen-tantskab. Bilag udsendes efter hvert møde, det udfyldes og returneres til Rikke Dresing, rd@midspar.dk, hvorefter kørselsgodtgørelsen kommer til udbetaling.

Repræsentantskabsmedlemmernes fremmøde offentliggøres i den årlige redegørelse for god selskabsledelse på Sparekassens hjemmeside.

9. Sparekassens strategi Med henblik på at bidrage til Sparekassens fortsatte forretningsmæssige udvikling vil Sparekassens strategi være et tema på den årlige konference for repræsentantskabet.

Via dialog er det målet at opnå en fælles forståelse for Sparekassens virke og bibringe input fra repræsentantska-bets brede sammensætning til Sparekassens fortsatte udvikling.

10. Repræsentantskabet som rekrutteringsgrundlag til bestyrelsen

Bestyrelsen består af 6 repræsentantskabsvalgte medlemmer og 3 medarbejdervalgte medlemmer. Af de 6 med-lemmer, der vælges af repræsentantskabet, skal mindst 4 medlemmer vælges blandt medlemmerne af repræsen-tantskabet.

For at skabe et overblik over rekrutteringsgrundlaget samt en dokumentation for, at rekrutteringsgrundlaget er til-strækkeligt og kvalificeret, vil der i forlængelse af valget til repræsentantskabet blive gennemført en undersøgelse af repræsentantskabsmedlemmernes kompetencer.

Med henblik på at udvikle repræsentantskabets kompetencer vil der endvidere blive tilbudt e-learning moduler i emner, som er relevante for ledelse af et pengeinstitut.

Kommissorium for repræsentantskabet 6

11. Valg til bestyrelse ( jf. vedtægternes § 10)

Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år. Der er valg af 3 repræsentantskabsvalgte medlemmer hvert år.

Et medlem kan ikke sidde i bestyrelsen i mere end 12 år.

Afgår et repræsentantskabsvalgt medlem i valgperioden, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde med det formål at vælge et nyt bestyrelsesmedlem for resten af den afgåedes valgperiode.

Hvis et bestyrelsesmedlem ikke opnår valg til eller udtræder af repræsentantskabet, forbliver vedkommende med-lem af bestyrelsen, indtil vedkommendes ordinære valgperiode i bestyrelsen ophører. Ligeledes har vedkommen-de ret til som bestyrelsesmedlem at deltage i repræsentantskabets møder, dog uden stemmeret.

Bestyrelsesmedlemmer skal afgå senest 4 måneder efter udløbet af det år, i hvilket de er fyldt 70 år.

Bestyrelsens udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen sker på baggrund af en åben proces i besty-relsen og dialog med repræsentantskabet, hvor der tages udgangspunkt i bestyrelsens kompetenceprofil samt den årlige evaluering af bestyrelsens kompetencer. Derudover inviteres interesserede kandidater fra repræsen-tantskabet til en samtale med et nedsat samtaleudvalg, hvor der bl.a. er fokus på at klarlægge såvel faglige som personlige kompetencer. Dette sker for at sikre en grundig vurdering af bestyrelseskandidaternes samlede kompe-tencer og samtidig vurdere disse i forhold til de eksisterende og nødvendige kompetencer i bestyrelsen. Det vur-deres ligeledes, om kandidaterne har den fornødne tid til at varetage hvervet som bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen indstiller derefter til repræsentantskabet, hvilke kandidater den vil anbefale til valg.

Bestyrelsens nominerings- og vederlagsudvalg har til opgave at varetage processen ved rekruttering af kandidater til bestyrelsen. Til formålet udarbejder udvalget et skriftligt oplæg til proces og tidsplan, som behandles og god-kendes af den samlede bestyrelse. I overordnede træk ser den årlige proces og tidsplan således ud:-

Tidspunkt Hvem Hvad

Maj Bestyrelsen Behandling af indstilling om proces og tidsplan fra nominerings- og vederlags- udvalg, herunder nedsættelse af samtaleudvalg

August/september Bestyrelsen Bestyrelsens selvevaluering (elektronisk spørgeundersøgelse, individuelle samtaler med bestyrelsesformand og rapportering v/ekstern konsulent)

September Bestyrelsen Behandling af indstilling fra nominerings- og vederlagsudvalget om konklu-sion på bestyrelsens selvevaluering, herunder behovet for supplerende kom-petencer og mangfoldighed i bestyrelsen

Oktober Repræsentantskabet Orientering om resultat af bestyrelsens selvevaluering samt proces og tids-plan for bestyrelsesvalg

Oktober/november Repræsentantskabet Interesserede kandidater fremsender kandidatskema til bestyrelsesvalg

November Samtaleudvalget Samtaleudvalg gennemfører samtaler med kandidater

December Bestyrelsen Beslutning om indstilling af kandidater til repræsentantskabet

Februar/marts Repræsentantskabet Valg af bestyrelsesmedlemmer på det ordinære repræsentantskabsmøde

Kommissorium for repræsentantskabet 7

12. Ambassadørrolle

Det forventes, at repræsentantskabsmedlemmerne er gode, loyale og aktive ambassadører for Sparekassen ved at:

T formidle Sparekassens værdier og gode historierT anbefale Sparekassen til potentielle kunderT deltage aktivt i Sparekassens tiltag i lokalområdetT være en god sparringspartner i forhold til lokale forhold.

13. Sociale medier Sociale medier som Facebook og LinkedIn er en voksende og meget effektiv kanal til at få spredt Sparekassens nyheder, arrangementer mv. Del og like derfor gerne vores opslag; det er en effektiv og hurtig måde at agere am-bassadør på.

Kommunikation på de sociale medier skal sidestilles med al anden kommunikation, så generelt er det en god idé kun at skrive det, du også vil have lyst til at stå på torvet og tale åbent om.

Som repræsentantskabsmedlem i Middelfart Sparekasse bør du i nogle tilfælde overveje, hvad du lægger op, deler og kommenterer på de sociale medier. På sociale medier er det svært at skelne mellem privatpersonen og repræ-sentantskabsmedlemmet. Ved at like eller kommentere politiske nyheder fra finanssektoren, kan Sparekassen indirekte blive taget til indtægt for dine holdninger.

Hvis du har spørgsmål angående brugen af sociale medier eller opdager noget, som Sparekassen bør få kendskab til, kan du altid kontakte kommunikationschef Bjarne Jacobsen på 27900664 eller bja@midspar.dk.

14. Kommunikation og fortrolighed

I Sparekassen lægger vi stor vægt på åbenhed og dialog med vores interessenter. Dette gælder i høj grad repræ-sentantskabet, som har et særligt behov for at være velinformeret om Sparekassens forhold for at kunne varetage hvervet som repræsentantskabsmedlem på tilfredsstillende vis.

Derfor udsender vi løbende nyheder fra Sparekassen via Facebook Workplace, hvor der også er mulighed for at kommentere nyheder og dele nyheder internt i de enkelte valgkredse.

Vi informerer bl.a. om:

T Vigtige begivenheder og tiltag i SparekassenT Information om udviklingen i Sparekassen og sektorenT Faglige informationerT PresseomtaleT Støtte til lokalsamfundetT Nyt fra bestyrelsenT PersonalenytT Kommende aktiviteter.

Kommissorium for repræsentantskabet 8

Herudover findes der nyttig information og materiale her:

T www.midspar.dkT www.facebook.com/midsparT https://www.linkedin.com/company/36375/

Vi anbefaler repræsentantskabet at læse følgende dokumenter, som findes på Sparekassens hjemmeside:

T VedtægterT StrategiT ÅrsrapportT Redegørelse for god selskabsledelse.

Som pengeinstitut håndterer vi vores kunders økonomiske oplysninger, og vi lægger derfor stor vægt på fortro-lighed. Samtidig lægger det os meget på sinde at dele flest mulige oplysninger med repræsentantskabet. Det er derfor vigtigt for os, at repræsentantskabet er opmærksomt på, at nogle af de oplysninger, der tilgår repræsentant-skabet, kan være af en karakter, som betyder, at de skal holdes fortrolige. I det omfang repræsentantskabet skal påse særlig fortrolighed, gør vi selvfølgelig opmærksom herpå.

15. Evaluering af repræsentantskabets kommissorium Kommissoriet evalueres en gang om året i forbindelse med et møde i repræsentantskabet. I forlængelse heraf udsendes revideret kommissorium.

Evalueringen kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:

T Hvad har fungeret godt i repræsentantskabet?T Hvad kan blive bedre?T Har repræsentantskabet været i stand til at varetage rollen og opgaverne på tilfredsstillende vis?T Vurdering af repræsentantskabets udbytte af hvervet som repræsentantskabsmedlemT Vurdering af Sparekassens udbytte af repræsentantskabets arbejde.

16. Kontaktinformationer Spørgsmål vedrørende repræsentantskabet kan rettes til:

Underdirektør Rikke Dresing, som varetager repræsentantskabets møder: Tel. 64 22 22 24/mobil 40 35 62 20 eller rd@midspar.dk.

Adm. direktør Martin N. Baltser:Tel. 64 22 22 40/mobil 27 90 05 00 eller mnb@midspar.dk

Bestyrelsesformand Allan Buch:Mobil 20 46 16 01 eller allan.buch@middelfart.dk