Upload
annika-af-trolle
View
1.491
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Nå målen med planerad information och kommunikation
11 maj 2011Skolinspektionen 2
Varför kan det vara svårt med kommunikationsplanering?
11 maj 2011Skolinspektionen 3
SLÄCK BRANDEN!
11 maj 2011Skolinspektionen 4
MISSION IMPOSIBLE
11 maj 2011Skolinspektionen 5
Men ….Om man tålmodigt jobbar strukturerat och planerat så börjar omgivningen så småningom att förstå.
11 maj 2011Skolinspektionen 6
God planering bidrar till att uppnå syften och mål.
Genom att samordna samtliga kommunikativa insatser uppnår man bästa möjliga effekt.
Arbetet med planen gerett internt diskussions- och förankringsunderlag – kan sedan slängas i papperskorgen.
Vinsterna
11 maj 2011Skolinspektionen 7
Denna mall kan användas på olika sätt
I sin helhet för större aktiviteter/projekt.
I delar för begränsade insatser.
Men behöver oftast ledas av en professionell informatör.
11 maj 2011Skolinspektionen 8
Planens innehåll
11 maj 2011Skolinspektionen 9
Grundläggande begrepp
Information är de strategiska budskapen som ska leda till ökad kunskap.
Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt.
Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat.
11 maj 2011Skolinspektionen 10
Bakgrund
Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen.
Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt.
11 maj 2011Skolinspektionen 11
Exempel – KIs medarbetarundersökning
Medarbetarundersökningen är ett led i KIs utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott medarbetarskap.
Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska kunna användas.
11 maj 2011Skolinspektionen 12
Nulägesbeskrivning/nulägesanalys
Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden.
• Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen.
• Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål?
11 maj 2011Skolinspektionen 13
Exempel KIs medarbetarundersökning
KI har aldrig genomfört något liknande förut Det pågår två andra enkäter samtidigt. Det pågår en omorganisation Det är riksdagsval samtidigt Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är
viktiga att kommunicera
11 maj 2011Skolinspektionen 14
Definitioner
Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras.
En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar vid budskapsformuleringarna.
11 maj 2011Skolinspektionen 15
Exempel
AHA Chef K2 Organisationslistor Respondent
11 maj 2011Skolinspektionen 16
Avgränsningar
Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa?
Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra.
Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera generella frågor om arbetsmiljön.
11 maj 2011Skolinspektionen 17
Syfte med kommunikationen
Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter?
Syftet ska uttryckas som den generella och övergripande målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.
11 maj 2011Skolinspektionen 18
Exempel
Huvudsyftet med kommunikationen av medarbetarundersökningen är att bidra till medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av arbetsmiljön på KI.
11 maj 2011Skolinspektionen 19
Mål för kommunikationen
Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål. Vilka konkreta resultat ska uppnås? Kvantitativa och kvalitativa.
Kan indelas i:- Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”. - Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”. - Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”.- Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.
SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade)
11 maj 2011Skolinspektionen 20
Strategi för kommunikationen
Koppla strategin till behov och förutsättningar
Alla projekt har risker och framgångsfaktorer, en del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.
Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra en SWOT-analys.
11 maj 2011Skolinspektionen 21
SStyrkor/Strengths WSvagheter/
Weaknesses
OMöjligheter/Opportunities THot/
Threats
Hjälper att nå målen Hindrar att nå målenIn
tern
a eg
ensk
aper
Ext
erna
före
teel
ser
SWOT
Budskap
Tänk vad, vem, varför, hur och när? Anpassning till olika målgrupper? Rationell eller emotionell? Tilltal och ton. Var noga med fakta. Översättning till andra språk? Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka
på syfte och mål för avstämning av budskapen. Repetera gärna men med variation. Stäm av mot begreppslista. Testa budskap på några ur målgruppen.
11 maj 2011Skolinspektionen 22
11 maj 2011Skolinspektionen 23
Målgrupper/aktörer
Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer Vilka är de? Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen) Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska
prioriteras? Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper? Behöver vissa mer information än andra?
11 maj 2011Skolinspektionen 24
Kanal/medieval
Några saker att beakta vid kanalval är RäckviddSelektivitetSnabbhetUppmärksamhet/verkningsgradKontaktkostnadRäcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya
kanaler?Behövs särskilda distributionslistor upprättas?
11 maj 2011Skolinspektionen 25
Styrtal, mätning och uppföljning av informations- och kommunikationsinsatser
Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är:
Vad måste jag undersöka?Vad vore intressant att undersöka?Vad har jag råd och tid att undersöka?När behöver jag svar?
11 maj 2011Skolinspektionen 26
Ansvarsfördelning
Vem eller vilka ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar
Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen,
lista kontaktuppgifter
Särskilt ansvar vilar på chefer
11 maj 2011Skolinspektionen 27
Tid- och aktivitetsplan
Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap och målgrupper
Ange datum de beräknas vara klara/genomföras samt en kortare beskrivning av dem
Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara utförare
Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis.
Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga - den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i sin helhet
11 maj 2011Skolinspektionen 28
Exempel på tid- och aktivitetsplan
Datum Kommunikationsinsats,aktör/målgrupp
Budskap Kanal Ansvarig
2011-02-01 En första ”brief” till alla chefer
Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj
Chefsbrevet xxx
2011-02-18 En första information till alla chefermed möjlighet till diskussion och frågor
Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj – kom med synpunkter och frågor
Chefsmötet xxx
2011-02-01 Utskick av infomaterial för vidare spridning i organisationen
Detta material ska cheferna använda vid vidareförmedling, så här ska det användas….
E-post med hänvisning till intranät
xxx
11 maj 2011Skolinspektionen 29
Kommunikationsbudget
Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen
Några vanliga poster:PersonalkostnaderMaterial, tryckkostnaderUtbildningResorKonsultarvodenAnnonseringÖvriga kostnader
11 maj 2011Skolinspektionen 30
Till sist signering
Beställare – mottagare Ansvarig för planen