Konsulat Jenderal Timor Leste(1 Agustus- 9 September 2011)

Oleh : Delvalina Tuanger 151080270

Gambaran Konsulat Timor Leste Konsulat Jenderal Timor-Leste dibuka dan diresmikan pada tanggal 29 September 2006 yang bertujuan untuk menjalin kerjasama dengan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan menperlancar urusan luar negeri antar kedua Negara Republik Indonesia dan Negara Republik Demokratik Timor Leste (RDTL). Juga menbantu menyelesaikan masalah warga Timor Leste sebagai orang asing di Indonesia. Tugas utama Konsulat Jenderal RDTL tujuh puluh persennya adalah keprotokoleran dan sisanya tentang diplomaci dan mengenai hubungan antara kedua Negara Indonesia dan Timor Leste.

1. Kegiatan di Divisi Consular Service Di divisi ini dilayani oleh Bapak Antonio dan Bapak Paulo Ximenes. Tugas Consular Services ini untuk melayani warga Timor Leste selama tinggal di Indonesia. Membuat surat perjalanan. Membuat surat keterangan lahir, mati, menikah dll. Legalisir dokumen-dokumen seperti surat kuasa, akte, atau surat dokumen pribadi lainnya. Mengurusi masalah kewarganegaraan. Perpanjangan surat-surat penting lainnya.

Kegiatan yang dilakukan Membuat surat ucapan terima kasih atas penggunaan ruang VVIP di Bandara Ngurah Rai.Kemenlu Timor Leste ( Surat Pemberitahuan kedatangan tamu negara)

Kedutaan TL di Jakarta

Kemenlu RI dan Konjen TL di Bali

Gurbenur Bali

Staf Keprotkoleran Bandara Ngurah Rai

Divisi Consular Service Membantu untuk mengetik surat keterangan menikah yang dibantu oleh sekretaris I Ibu Wiwin. Untuk pembuatan ini ada beberapa syarat dokumen yang harus dilengkapi seperti : - Surat izin nikah dari gereja di Indonesia. - Surat fotocopy passport dari kedua warga negar yang akan menikah. - Surat pernyataan, akte kelahiran. - Surat konseling pra nikah.

Divisi Konsular Service Membantu mengisi formulir untuk pembuatan travel dokumen sementara sebagai pengganti passport yang hilang. Untuk mengurus dokumen perjalanan yang hilang ada beberapa syarat dokumen yang harus disiapkan antara lain : - Surat keterangan hilang dari kantor polisi setempat. - Menyiapkan dokumen-dokumen pribadi yang menunjang pembuatan travel dokumen seperti akte kelahiran, dll.

2. Kegiatan di Divisi Imigration ServiceT ugas yang dilakukan oleh imigration service di divisi ini, mahasiswa magang memperoleh kesempatan untuk membantu jalannya proses pelayanan ini. Kegiatannya antara lain adalah : Mewawancarai turis yang akan berkunjung ke Timor Leste. Pertanyaan yang akan diwawancara seperti: Dari negara mana, berapa lama, dalam tujuan apa, pekerjaan. Setelah itu meminta mereka untuk menyiapkan persayaratan dokumen-dokumen seperti : Fotocopy passport Menunjukan serta meng-copy rekening tabungan selama 3 bulan terakhir. Menunjukan tiket pesawat. Memasukan data-data pengunjung VC1 ke dalam data base. Membuat/mengetik Visa Authorization. Memg-fotocopy beberapa passport.

3. Kegiatan di Divisi Kesehatan Membantu penyelesaian penulisan laporan keuangan. Yaitu memisah-misahkan jenis nota, mentotal kembali nota-nota tersebut sesuai jenisnya. Meng-copy passport pasien yang akan dirawat di rumah sakit Sangla, serta mengisi formulir. Mendata kembali nama-nama pasien yang dirawat dan jangka waktu selama dirawat. Cara mendata yaitu dengan menyocokan passportpassport yang telah dicopy. Tujuan mendata ini supaya dapat membedakan pasien yang baru masuk dan sudah lama untuk mengantisipasi jika ada visa yang expire.

4. Kegiatan di Divisi Keprotokoleran Mengisi data-data formulir pasien yang akan dirawat di Bali, meng-copy passport. Arranging document, yaitu memasukan surat-surat keterangan ataupun datadata sesuai dengan jenis dokumen, seperti dokumen kematian, kedatangan tamu, pasien serta pendamping pasien. Meng-copy persyaratan dokumendokumen untuk pembuatan surata keterangan kematian.

5. Kegiatan di Divisi Administration Services Membuat/mengetik surat pernyataan Menikah di Bali Memisahkan surat keluar dan surat masuk ke dalam dokumen masing-masing. Membuat dokumentasi dari surat kabar, yaitu dari surat kabar di Indonesia, jenis artikelnya berkaitan dengan hubungan Indonesia dan Timor Leste. Meng-copy dokumen-dokumen pribadi untuk pembuatan traveld dokumen sementara sebagai pengganti passport.

6. Kegiatan di Divisi Kitas Procedure Membantu mengatur dokumen-dokumen yang sudah diserahkan mahasiswa untuk dikirim ke kedutaan Timor Leste di Jakarta. Membuat/Mengetik surat pemeberitahuan untuk Kedutaan Besar Timor Leste, jika mahasiswa bermasalah dengan kekurangan dokumen. Mengisi/menulis formulir sesuai dengan data mahasiswa. Meng-copy persyaratan-persyaratan dokumen.

7. Kegiatan di Divisi Finance Service Memisah-misahkan nota sesuai jenisnya, misalnya untuk pembayaran interenet, listrik, air dan kebutuhan sehari-hari. Mentotalkan semua nota-nota dan jumlahnya dikonversi kedalam bentuk U.S dollar. Menterjemahkan hasil laporan ke dalam bahasa inggris.

8. Kegiatan di Divisi Consul Cabinete Di divisi Consul Cabinete ditangani langsung dari Consul yaitu Ibu Maria Olandina Isabel Caeiro Alves, yang adalah utusan dari Kementrian Luar Negeri Timor Leste sebagai consul general di Denpasa, Indonesia. Melakukan appointment terhadap konsulat-konsulat dari Negara lain Menbuat laporan kepada Kementrian Luar Negeri Republik Demokratik Timor Leste Menberikan asistensi kepada pejabat-pejabat Negara dari Timor Leste maupun dari pejabat-pejabat lain yang menuju ke Timor Leste Menghadiri acara-acara Diplomasi Menberikan pengarahan kepada semua staff dibawah Konsulat Jenderal Timor Leste Mengontrol surat keluar masuk

9. Kegiatan di Luar Kantor Melayat ke acara penglayatan salah satu tentara Timor Leste yang sedang ditrain di Indonesia. Menjemput Presiden di Bandara VVIP Ngurah Rai.

Hasil Magang di Konjen Timor Leste Penulis langsung dapat memahami situasi perkantoran Konsulat Jenderal, serta dapat bertindak dalam menghadapi berbagai situasi. Penulis bisa menulis surat keluar secara prosedur Penulis langsung memparktekan ilmu keprotokoleran di lapangan. Penulis dapat pengalaman langsung di lapangan tentang keimigrasian

Penulis dapat berinteraksi dengan masyarakat luar. Penulis mengerti bagaimana melayani masyarakat luar. Penulis dapat belajar diplomasi dengan orang-orang yang terlibat langsung. Yaitu melalui pengalaman-pengalaman para diplomat di kantor maupun di luar kantor. Semua yang diajarkan di bangku kuliah tidak jauh berbeda dengan apa dari pengalaman-pengalaman para diplomat.

Penulis terdorong untuk belajar dan memiliki pengalaman lebih banyak lagi. Melalui pengalamanpengalaman para diplomat penulis dipacu untuk mencapai cita-cita sebagai mahasiswa hubungan internasional.

Documentasi