Kontraktstyring og IT understøttelseSKI's årsdage 7. og 9. marts 2016 Center for Økonomi, Indkøb INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 1 Region Hovedstaden

Region Hovedstaden

Kontraktstyring og IT understøttelse– sådan kombineres det i Region Hovedstaden

SKI's årsdage 7. og 9. marts 2016

Center for Økonomi, Indkøb

SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 1

Region Hovedstaden

Udbudsforretninger og Contract Management

Cross-border-udbud og nationale udbud

Udbudskoncepter, evalueringsmodeller og kontraktkoncepter

Analyse af indkøbs- og forretningsprocesser

Processejer på kontraktstyring, varekatalog, stamdata og

integrationer ved SAP implementering

Forretnings- og organisationsudvikling af indkøb

Kontraktportefølje management



dk.linkedin.com/in/troelshjelmhirshals

Troels Hjelm Hirshals

Kontrakt- og Analysechef

Region Hovedstaden

Kerneforretning og organisering

- Hvilken forretning og organisering skal vi understøtte med vores kontrakter?



Region Hovedstaden

Region Hovedstaden – Kerneforretningen

Aktivitetsnøgletal for Somatik og Psykiatri (2014)


3.700.000 ambulante besøg

451.000 indlæggelser

250.000 operationer

21.000 fødsler

860.000 unikke patienter

24/7/365


Region Hovedstaden



6 - somatiske

hospitalsenheder på 11

hovedadresser.

1 Psykiatrisk hospitals-

enhed fordelt på flere

hovedadresser

1 Central apotek

(Nordens største)

2 Tværgående

virksomheder

6 administrative centre

Ca. 40.000 ansatte

Region Hovedstaden

Region Hovedstaden

Vores rejse:- centrale beslutninger og milepæle



2007 - Region Hovestaden fødes med beslutning om en central

indkøbsenhed med ansvar for udbud og indkøb..

2009 - Beslutning om anskaffelse af et integreret Økonomi, indkøbs-

og logistiksystem og etablering af centralt regionslager og logistik-

setup..

2011 - Beslutning om centralisering af ansvar for kontraktstyring,

varekatalog samt rekvirent- og ordresupport

2012 - Idriftsætning af 1. etape af SAP Økonomi-, indkøbs- og

logistiksystem.

2014 - Beslutning om reorganisering af Indkøb i selvstændige

funktionelle sektioner for Udbud og Contract Management

Region Hovedstaden

Indkøb i tal(februar 2016)


•Ca. 60 medarbejdere fordelt på 4 sektioner:


UDBUD

Anskaffelser

Tjenesteydelser

UDBUD

Varer

IT

CONTRACT

MANAGEMENT

ANALYSE

REKVIRENT-

OG

ORDRESUPPORT

• Ca. 100 udbudsforretninger årligt

• Kontraktportefølje på ca. 1.700 kontrakter

• Årlig kontraktomsætning på ca. 3.8 mia.

• Varekatalog på ca. 100.000 unikke varenumre

Region Hovedstaden

Målsætninger og Strategi


• Attraktive vilkår der afspejler

Region Hovedstadens position

som en af Nordens største

indkøbere af bl.a. healthcare-

artikler..

• Reducere transaktions-

omkostninger i alle step af

udbuds-, indkøbs og

logistikprocesserne..

• Høj udbuds- og

aftaledækning..

• Fællesregionale 2020 mål

Koordinerede indsatser, bl.a.:

• Øge indkøb igennem SAP

• Tilbud på hylderne..

• Standardisering gennem effektive

rekvirerings- og logistikprocesser

• Øge anvendelse af

standardprocesser

• Høj grad af systemunder-støttelse

– også af støtte-processer og

workflow

• Datadrevet beslutningsgrundlag…


Region Hovedstaden



Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..

Region Hovedstaden

Hvordan?

Systemunderstøttelse

Udbud

Contract Management

Indkøbsprocesser ”procure-to-pay”

Logistik



Region Hovedstaden



Udbudsplanlægning i SharePoint

Indkøbsanalyse vha. SAP BI/BW

og SAS

Udbudskoncepter (DocTools)

Elektroniske udbud via CTM

Kontraktkoncepter (DocTools)

Kontraktstyring og varekatalog i SAP

Procure-to-pay og logistik gennem

SAP

Systemunderstøttelse af udbud, kontraktstyring, indkøbs- og støtteprocesser

Workflow

Integrationer

Processtøtte

Region Hovedstaden



1. Aftale-indgåel

se

2. Rekvi-sition

3. Ordre-afsend-

else

4. Leve-rance-modtag

else

5. Fakturamodtagelse

6. Bogfø-

ring

7. Beta-ling

8. Kredit-nota

800.000 faktura

5.000 leveringssteder

1.8 mio. ordrelinjer

3.000 rekvirenter

Procure-To-Pay

- Kan vi bidrage til at reducere transaktions-

omkostningerne, så er der gevinster at hente….

Region Hovedstaden



Kontraktstyring

Master Data

Indkøbsportal

Godkend

indkøbskurv

Rekvirent

Finans / Lager

ECC/ERP

Leverandør

Hovedprocesser og -komponenter i Region Hovedstadens SAP løsning

Katalog

Region Hovedstaden

Systemunderstøttelse afkontraktstyring

- udvalgte elementer..



Region Hovedstaden

KONTRAKT - TOP



Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre

Terms

Datostyring

Forsyningsprofil

Organisatorisk

adgang

KONTRAKT - POSITION

N

E

D

A

R

V

N

I

N

G Prissæt / Matrix

Datostyring af priser

Prisskalaer

UNSPSC => artskontering

Stamdata

Datostyring af tilgængelighed

Styring af organisatorisk adgang

Forsyningsprofil

Region Hovedstaden



KONTRAKT - TOP

Direkte afkaldsværdi

Notifikationer

på kontraktudløb og

afkaldsværdi

KONTRAKT - POSITION

Mål- og afkaldsmængde

Mål- og afkaldsværdi

Notifikationer


Kontrakten

lever i SAP!

CM aktion!

Region Hovedstaden

KONTRAKT

- TOP




Prisændringer pr. dato

Minimumsordre-gebyr

Hasteordre-gebyr og

hasteordre-leveringstid

Hjemmeleverings-gebyr

Leveringsgebyr

Konditionel prisstyring

Systemunderstøttelse af

den kommercielle

virkelighed!

Reduktion af transaktions-

omkostninger:

Pengene passer!

Region Hovedstaden

KONTRAKT

- POSITION




Datostyring af priser

Pris-skalaer

UNSPSC => artskontering

Styring af priser på

logistik-setup

Skift af Forsyningsprofil

LagerCross-

DockDirekte

Konsig-

nation

Palle - - -

Kasse Kasse Kasse -

Æske Æske Æske Æske

PRIS-MATRIX

Kontrakten kan forhandles og

gøres driftsklar i god tid…

..også på parametre der ikke

nødvendigvis er i spil fra

kontraktstart..

Kontrakten kan bære prissæt

som understøtter Regionens

logistik-setup..

Optimering af forsynings-setup

kan afvejes og foretages

løbende…

Region Hovedstaden



Hvem skal kunne se varerne?

Nordsjællands

Hospital

Bornholms

Hospital

Rigshospitalet

Afd. X

Varekatalog

Jubii!

Jubii!

Øv!

…Partnerroller i kontrakten kan styre,

hvem der har adgang til varerne helt ned

på afdelingsniveau!Rigshospitalet

Afd. Y og Z

Øv!

Region Hovedstaden



Datostyring: Hvornår skal varen kunne ses og købes?

Åben -

købbar

Åben –

Ikke købbar

Indgående

Lukket

Startdato

Vare A

Slutdato

Vare A

Lukkedato

Vare A

Region Hovedstaden



Datostyring:Kontraktskift og Erstatningsvarer

Lukkedato

Vare A

Slutdato

Vare A

Startdato

Vare A

Åben -

købbar

Åben –

Ikke købbar

Indgående

/ Lukket

Startdato

Vare B &

Region Hovedstaden

Rekvirering



Region Hovedstaden



Rekvirering af varer og tjenester

Punch-Out til

leverandørkatalog

Indkøbs-skabelon

SAP varekatalog

Tekst-rekvisition,

limit ordre

Brik-rekvisition

(scanning)

Rekvisition

Forskellige alternativer

er effektive til forskellige

formål og under forskellige

scenarier…..

Kontraktunderstøttelse..

https://www.google.dk/imgres?imgurl=http://www.vores-nordsjaelland.dk/images/uploaded/scaled/079758-firey-orange-jelly-icon-business-document8_s.jpg&imgrefurl=http://www.vores-nordsjaelland.dk/page_id__730.aspx&docid=Nb3GkQ9IpitbTM&tbnid=AcDTXCqXXdGk2M:&w=275&h=275&ved=0ahUKEwjmo_2PtJzLAhWLHJoKHSCKACkQxiAIAg&iact=c&ictx=1

https://www.google.dk/imgres?imgurl=http://www.vores-nordsjaelland.dk/images/uploaded/scaled/079758-firey-orange-jelly-icon-business-document8_s.jpg&imgrefurl=http://www.vores-nordsjaelland.dk/page_id__730.aspx&docid=Nb3GkQ9IpitbTM&tbnid=AcDTXCqXXdGk2M:&w=275&h=275&ved=0ahUKEwjmo_2PtJzLAhWLHJoKHSCKACkQxiAIAg&iact=c&ictx=1

Region Hovedstaden



• Indkøbsordre (I/O)

• Varemodtagelse• Faktura• Betaling

• Godkendelse

• Rekvisition

• Fakturamatch

Ekstern

leverandørRegionslager

cross-

dock

Lager

varer

cross-

dock

Direkte

Rekvireringsprocessen

Region Hovedstaden

Rekvirent og ordresupport- af procure-to-pay processer



Region Hovedstaden



Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..

Region Hovedstaden

Fritekstbestillinger

- Hvorfor?



Region Hovedstaden



Fritekst: Månedlig matchanalyse

Rekvirent og –

Ordresupport

(ROS)

SAP BW:

Data på

indkøbsordrer

Proces ark, Matchanalyse

Kriterie:

2 eller flere gange

Periodisk

udtræk pr.

måned

KATKOM:

Screening af

varer

Vare

VareVare

Varestamdata

gennemgår

varerne

Varer

indlæses

Varekatalog

Optettes som

NoContract vare

Aftaleindgåelse

Varen oprettes

i SAP på kontrakt

Afvisning

Varen afvisesErstatning

Vare A => Vare B

Region Hovedstaden



Fritekst: Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..

Region Hovedstaden

Logistikstrategi

- effektivitet og standardisering



Region Hovedstaden



Regionslager

Lagervare

CrossDocking

Direkte

Leverandør af ”ikke lager varer”

Hospital Afdeling

Levering kan ske både til rampe og direkte til afdelingen afhængigt af leverandøren

Konsignation

Logistik-setup

Region Hovedstaden



Region Hovedstaden

Depotstyring

Brik/kanban bestilling



http://www.google.dk/url?url=http://kaizaniaacademies.co.za/how-are-hospitals-spending-their-money/&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ved=0CBwQwW4wA2oVChMIhcic8saLyQIVS5EsCh2nUAtY&usg=AFQjCNEgmDdGqVMYzHLKRMKVYs2R3nfXPQ

http://www.google.dk/url?url=http://kaizaniaacademies.co.za/how-are-hospitals-spending-their-money/&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ved=0CBwQwW4wA2oVChMIhcic8saLyQIVS5EsCh2nUAtY&usg=AFQjCNEgmDdGqVMYzHLKRMKVYs2R3nfXPQ

Region Hovedstaden



* Brikvarestatistik

Region Hovedstaden

Datakilder:Spend-, indkøbs- og complianceanalyse



Region Hovedstaden



SAP BWFI/IO

fakturaer

SAS

REFLE

X

indkøbs

-system

MDM

stamdat

a

SRM

kontrakt

stamdata

Ikke implementeret

IO data

Linjedata

Hovedbeløb

Logistik

data

IO fakturaer

REFLEX

indkøbs-

system

MDM

stamdata

Kategorisering:

+ UNSPSC

+ Branche

Datakilder til spend-, indkøbs- og complianceanalyse

Snitflader

• GLN / Organisation

• Kontrakter og varer

• UNSPSC

• Udbudskategorier

Region Hovedstaden

Opsummering


• Mange koordinerede indsatser…

• Systemunderstøttelse, Data, Centralisering af ansvar

Organisatorisk setup…

• Tværgående understøttelse af forretningen: indkøb,

logistik og økonomiprocesser…


Region Hovedstaden



Documents

Kontraktstyring og IT understøttelseSKI's årsdage 7. og 9. marts 2016 Center for Økonomi, Indkøb INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 1 Region Hovedstaden