Upload
svenskt-projektforum
View
647
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
© Kontura International
Genomför man förändringar bäst i projektform eller i processform?
Föredrag, Projektforum, 23 okt 2012
Gunnila Masreliez-Steen, Kontura International AB
© Kontura International
Varför är förändringar så svåra att få till stånd?
© Kontura International
VerksamhetsidéVision, MissionMål, Strategier
Olika uppdrag och roller
Omställning/Utveckling
Leverans
StaberLinj
en
Kundernas/Medborgarnasbehov
© Kontura International
Var och en jobbar hårt men sköter sitt.…
© Kontura International
Alla måste hjälpas åt!
© Kontura International
Det finns många slags förändringar…
© Kontura International
Hårda och mjuka förändringar
• Exempel på hårda förändringar är produktion,
ombyggnader, utveckling av ny teknologi
• Exempel på mjuka förändringar är införande av nya
arbetsmetoder, andra förhållningssätt till kunder som
servicetänkande, sammanslagningar och förändringar av
företagskulturen
• Många förändringar består av såväl hårda som mjuka delar
© Kontura International
Vilken metod bör användas i förändringsarbetet? 1
• Produktionsförändringar drivs i projektform
• Projekt används också när en avgränsad uppgift skall
genomföras vars resultat ska lyftas tillbaka in i linjen
• Projektformen används för arbete som tillhör den ”hårda”
delen av verksamheten oftast inom ramen för en
matrisorganisation i någon form
© Kontura International
Vilken metod bör användas i förändringsarbetet? 2
• Processformen används för förändringar som berör den
mjuka delen, dvs när all personal ska omfattas av
förändringen och den innebär att de anställda måste
förändra sitt sätt att tänka och sitt förhållningssätt
• Service-, kultur,- attityd- och beteendeförändringar drivs i
processform
• Processformen används när företagskulturen behöver
förändras
© Kontura International
Vilken metod bör användas i förändringsarbetet? 3
• Under stora förändringsprocesser som berör många, bör
man lägga allt som går i klart avgränsade projekt, som
analyser, utredningar, effektmätningar
• att ta fram verktyg för synliggörande av var olika delar av
organisationen befinner sig i förändringsarbetet genomförs
också i projektform
• Genom att klä av förändringen allt som gå att genomföra i
projektform får man en renare process att arbeta med
© Kontura International
Konkreta exempel på förändringar som drivs som ett projekt och som en process
© Kontura International
Citybanan 1
• Val av mycket kompetent personal på alla ledande
befattningar
• Lång planeringstid med även noggrann detaljplanering
• Förankring hos alla intressenter även de som drabbas av
bygget
• Projektchefen sköter alla förhandlingar med leverantörerna
vars avtal reglerar allt
© Kontura International
Citybanan 2
• Kommunikationsavdelning (10 personer) som svarar på
alla frågor dygnet runt per telefon
• Återkommande uppföljning av varje del i planeringen oh
genomförande med efterföljande feedback till berörda,
(lärprocessen)
• Ledningen genomför benchmarking av flera stora projekt
• Projektchefen deltar själv i konflikt och problemlösning
© Kontura International
Citybanan 3
• Projektet certifieras vad gäller kvalitets- och miljösäkring
• All operativ ledning läggs hos projektledarna, en för varje
projektdel som ansvar för alla delar i sin del av projektet
• Projektchefen arbetar medvetet med att skapa en positiv
kultur som underlättar samarbetet
• Återkommande kundanalyser av såväl störningsupplevelse
som acceptansen av projektet
© Kontura International
Skatteverkets införande av en ny kontrollfilosofi
• Alla medarbetare med kundkontakter ska omfattas av ett
synsätt som innebär att de utgår från att kunden gör sitt
bästa och inte vill luras.
• Därmed kan hanteringen för kunden rationaliseras
• Kontroll enligt ett valt system genomförs bakom
kulisserna som garanti för att antalet felaktigheter inte
ökar.
• Medborgaren får en förenklad deklaration
© Kontura International
Processmetodiken
© Kontura International
Anslaget
Vi jobbar processinriktat och på alla nivåer i
organisationen, såväl styrelse och ledning som chefer och
personal.
Förankring skapar engagemang och långsiktighet
Alla med
Vi integrerar hårda och mjuka värden i alla våra
leveranser.
Strukturerna skapar tydliga ramar och hållpunkter.
De emotionella drivkrafterna skapar rörelsen
Hårt OCH mjukt
Gå med det positiva Vi fångar de djupare positiv drivkrafterna som skapar
lusten att utveckla.
Kulturen använder vi som hävstång
© Kontura International
Ledningsgruppernas roll och ansvar i förändringsprocessen
Beställningen
Skäl, mål ochindelning i etapper
Vad innebär varje etapp för oss?Vilka etappmål skall vi sätta?
Vad skall vara uppfyllt för att nå målet? Måluppfyllelsekriterier
Handlingsplaner per gruppMätbara slutpunkter
LG
AC
EC
Medarbetare
© Kontura International
Förankring - Förutsättningar för implementeringen
• Cheferna– Att cheferna köper och äger intentionerna– Att cheferna förstår sin roll inom organisationen– Att cheferna axlar sin roll fullt ut
• Medarbetarna– Att alla känner delaktighet– Att alla tar ett aktivt ansvar– Att alla är involverade inom deras roll i organisationen
© Kontura International
Metoder för att driva förändringsprocesser
Girot® - en metod för att planera vad som ska göras på
respektive organisationsnivå
Stallet ® - utgör stödet till dem som leder
förändringsprocessen
Repet ® - om hur man hjälper och stöttar personalen under
förändringsprocessen (Workshop 5)
© Kontura International
GIROT® - Nyckeln till framgång
EtappmålVätske-kontroll
Service-bil
Resultat-service
Coaching
Diagnos Träning
Liknelse vid ett cykellopp
Planering
Målgång
Taktik /massage
Utvärdering
© Kontura International
GIROT®
Används för att skapa styrning av förändringsprocessen
genom att
• Skapa avgränsbara delar att arbeta med
• Tydligt fördela ansvaret för olika delar
• Planera på alla nivåer
• Sätta mål och skapa mätbarhet
• Styra framdriften av processen
© Kontura International
REPET® - Att leda förändringar
Struktur-processen
Reaktionsprocessen
KulturprocessenSorgeprocessen
Lärprocessen
© Kontura International
REPET®
Används för att möta personalens behov och reaktioner.
Underlättar för chefens bedömning av vad som behöver
göras
Vad är problemet?
Varför är det ett problem?
Behöver jag agera?
Hur ska jag bäst hjälpa till?
© Kontura International
STALLET® ansvarar för att
• Synliggöra framdriften av Girots® olika etapper
• Stötta cheferna och arbetet ute i linjen
• Tillhandahålla verktyg till cheferna och ansvara för
utvecklingen av desamma
• Mäta resultat i varje etapps genomförande
• Rapportera kontinuerligt status till ledningsgruppen
• Bemanna med staberna och högsta ledningen
© Kontura International
Exempel på verktyg för att synliggöra vad som sker
© Kontura International
Förändringar som lyckas och misslyckas
Visioner/mål Kompetens Motivation Resurser Handlingsplan Uppföljning = Verklig förändring
X Kompetens Motivation Resurser Handlingsplan Uppföljning = Förvirring
X Motivation Resurser Handlingsplan Uppföljning = Osäkerhet Visioner/mål
Resurser Handlingsplan Uppföljning = Ingen drivkraft
X Handlingsplan Uppföljning = Frustration
Visioner/mål Kompetens Motivation Resurser X Uppföljning = ”Pröva sig fram”
Visioner/mål Kompetens Motivation Resurser Handlingsplan X = Frågan är vad vi gjort och lärt oss?
X
MotivationVisioner/mål
Visioner/mål
Kompetens
Kompetens
© Kontura International
Exempel 1 på mål- och förändringsöversikt
Mål
Förä
ndri
ngsl
edar
skap
Kun
skap
& m
ångf
ald
berik
ar H
uddi
nge
Bru
kare
Org
anis
atio
n
Leda
re
Arbetsglädje
Kommunikation
Leda & motivera
Etiskt förhållningssätt
Engagemang
Balans
Medvetande
Livslångt lärande
Jämställdhet
God service
Trygghet
Dialog
Öppenhet
Insyn
Positivt bemötande
Tillgänglighet
Mångfald
Helhetssyn
Effektivtresursutnyttjande
Effektivaledningsprocesser
Effektiv
a pro
cesser
Sund ekonomi
Attraktiv arbetsgivare
Tillväxt
Jämlikh
etD
emo
krati
© Kontura International
Synliggör framdriften, exempel på
Etappens effektmål: Styrkortet skall vara känt (80 % av alla anställda ser vinsten med kortet)
Grad av måluppfyllelseVård
&Omsorg
Barn&
Skola
Utbildning Individ &Familje-omsorg
Kultur&
Fritid
TekniskService
Samhälls-uppbyggnad
Räddnings-tjänsten
Etapp 5 Uppnådda mål i styrkorten
Etapp 4 Styrkortet styr
Etapp 3 Alla rapporterar in
Etapp 2 Förståelse
Etapp 1 Alla har ett styrkort
Uppfyllt
På gång
Ej klart
Dialogbaserad styrning
© Kontura International
Människors drivkrafter
© Kontura International
Värdegrund
Begriplighet
Hanterbarhet Meningsfullhet
Hållbarhet
© Kontura International
Skatteverkets införande av en ny kontrollfilosofi
• Alla medarbetare med kundkontakter ska omfattas av ett
synsätt som innebär att de utgår från att kunden gör sitt
bästa och inte vill luras.
• Därmed kan hanteringen för kunden rationaliseras
• Kontroll enligt ett valt system genomförs bakom
kulisserna som garanti för att antalet felaktigheter inte
ökar.
• Medborgaren får en förenklad deklaration
© Kontura International
Observerbarinformation
Jag väljer information från det jag observerar
Jag tolkar och lägger till en betydelse (per-sonlig och kulturell påverkan)
Jag gör antaganden baserade på
min tolkning
Jag drar slutsatser
Jag skapar ”mina” egna sanningar
Jag agerar baserat på ”mina” sanningar
”Den reflexiva loopen”(Våra sanningar påverkar hur vi tolkar ny informa-tion vid nästa tillfälle)
Källa:”The Fifth Discipline Fieldbook” av Peter M. Senge, Currency Doubleday, New York, 1994