Sndori Zsuzsanna

Orszgos Szchnyi KnyvtrBudapest

1998

Hosszra nylt tibeszmol a

KNYVTRVEZETSIISMERETEK

(b)irodalmbl

Lektorlta: Ger Gyula s Kokas Kroly

Ez a knyv a Mveldsi s Kzoktatsi Minisztrium ltala felsfok knyvtrosinformatikus-kpzs korszerstsre kirt

tanknyvplyzat nyertes munkja.

A kzirat leadsnak idpontja: 1998. jnius

Fedlterv: Hangay Gabriella s Mark NatliaAz illusztrcikat ksztette: Schultz Gyrgyn

Technikai szerkeszt: Korps Istvn

ISBN 963 200 401 9

SNDORI ZsuzsannaHosszra nylt tibeszmol a knyvtrvezetsi isme-

retek (b)irodalmbl / Sndori Zsuzsanna ; [kiad. az]Orszgos Szchnyi Knyvtr. Budapest : OSZK,1998. 406 p. ; 24 cmBibliogr. a fejezetek vgnISBN 963 200 401 9Mt.: Orszgos Szchnyi Knyvtr (Budapest) (kiad.)

Kiadjaaz Orszgos Szchnyi Knyvtr

Felels kiad: Poprdy Gza figazgatKszlt az OSZK Nyomdazemben

Felels vezet: Burny TamsMunkaszm: 98.196

Tisztelettel ajnlom minden jvendo s gyakorl knyvtrosnak,aki legyen brmilyen beosztsban szeretn

kzben tartani a maga terlett.s ajnlom mindazoknak, akik azrt olvasnak

menedzsmentknyveket, mert tudni akarjk, hogyan hozhatunk kiegyre tbbet nmagunkbl.

Bevezets helyett . . . . . . . . . . 7 1. Tervezs . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2. Szervezs . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3. A munkatrsak irnytsa . . . 63 4. Az eredmnyes vezeto . . . . . 89

5. Pnzgyek . . . . 125 6. Marketing . . . . . . . 147 7. Az j informcitechnolgia

megszeldtse . . . . . . . . . 191 8. Egyttmukds . . . . . . . . . . 237 9. Hrom knyvtrtpus . . . . . 25910. Biztonsg . . . . . . . . . . . . . . . 30911. TQM . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33112. Jogi s etikai krdsek . . . . 351

Bcszul . . . . . . . . . . . . . . 381Trgymutat . . . . . . . . . . . . 395Idegen nevek s kifejezsek 401

Bevezets helyett

Mit talltam indulskor a hazai szakirodalomban? Hogyan tantjk klfldn, s mi itt a krdsek krdse?

Mit talltam indulskor a hazai szakirodalomban?

Kszntm a kedves Olvast. Hadd kezdjem azzal ezt a knyvet, hogyelmondom, mit talltam a hazai szaksajtban, amikor tanulmnytra indultama knyvtrvezetsi ismeretek (b)irodalmba. Elvgre utazs elott j, ha azember alaposan krlnz otthon s odakszti tskja mell, amit magvalkell vinnie.

Mindenekelott egy sor olyan publikcira bukkantam, amelyek nhnymondatbl kivilglott, hogy a magyar knyvtroskpzsben rgen polgrjo-got nyert a management oktatsa (Bnyei Mikls s Jkel Pl 1990, Bo-bokn Belnyi Beta 1987, Tth Gyula 1991 s 1994, Szalontai Zita 1995,Zsidai Jzsef 1990). Szepesvry Tams (1988) s Tglsi gnes (1993) kz-lemnyei, valamint Tglsi gnes s Tth Gyula kzsen rt dolgozata (1995)bepillantst engedtek az ELTE Tanrkpzo Foiskolai Karn, illetve a szom-bathelyi Berzsenyi Dniel Tanrkpzo Foiskoln foly kpzs tartalmba.Mikuls Gbor (1992) szakdolgozata elokszleteknt sszegyujttte azELTE hallgatinak ezzel kapcsolatos vlemnyt.

1993-ban, vlaszul Mikuls Gbor tanmesjre (Mikuls 1993), FlpGza kifejtette, hogy j menedzserr csak a szakmai ismeretek s a gyakorlatitapasztalatok megszerzse utn vlhat valaki (Flp 1993). A kvetkezo vbenMikuls Gbor s holland szerzotrsa, Mark Deckers rvid menedzsmenttr-tnetet publiklt (Deckers s Mikuls 1994). Majd knyvformba ntttkkzsen rt szakdolgozatukat, s ezzel megszletett az elso magyar nyelvu,tfog bevezets a knyvtri menedzsmentbe (Deckers s Mikuls 1995).Ez az a knyv, amely gy rzem, felment engem az all, hogy szisztematikusttekintst adjak a menedzsment klnfle irnyzatairl s mdszereirol.*Nem tanknyvet rok, hanem hosszra nylt tibeszmolt! Igyekszem feltr-kpezni a specilis krdsek hazai irodalmt, legalbbis ami ebbol az orszgosszaksajtban megjelent. A hazai nevezetessgeken tl tanulmnyutam egyet-len nyelvterletre korltozdik, s ez az angol nyelvu irodalom. Csupn az1986 utn, 1997 kzepe elott megjelent muvekkel foglalkozom. Kzlk iscsak azt vlogatom ki, ami eddigi tapasztalataimmal sszevetve tprengsrevagy ppen jabb erofesztsekre sztnz. Vlogatsom elfogultsgt azzalellenslyozom, hogy minden tmakrben bosges irodalomjegyzket** adokOlvasm kezbe.

** Mire ez a kzirat nyomdba kerl, minden bizonnyal megjelenik Mikuls Gbormsodik knyve, Az informcis s knyvtri menedzsment alapjai is s akkor mr ktszeresokom lesz r, hogy gy rezzem. ** Ez a Tovbbi irodalom a Magyar Elektronikus Knyvtrban (http://www.mek.iif.hu)tallhat.

9

s most vissza a kszlodshez, vagyis a magyar knyvtri menedzs-mentirodalom szmbavtelhez.

Az a szemlletvlts, amelyrol oly szvhez szlan rt Futala Tibor(1991), ltvnyosan elotrbe kerlt a Knyvtri s Informatikai Kamara (KIK,j nevn Informatikai s Knyvtri Szvetsg) ltal szervezett szimpziumo-kon. E rendezvnyeket valsznuleg Maurice B. Line 1993. vi budapestiszeminriuma Berke Barnabsn (1993) rt rla beszmolt s az 1994-ben Manchesterben szervezett nemzetkzi tanfolyam ihlette ez utbbirlZalain Kovcs va s Skaliczki Judit (1994) tudstott. Az elso KIK-szim-pziumnak az Orszgos Szchnyi Knyvtr adott otthont 1993 szeptembe-rben (Kovcs D. Katalin 1993, Skaliczki Judit 1993). A msodik szimpziumLakiteleken volt 1994 oktberben (Skaliczki 1995). Akik nem rszeslhetteka rendezvnyek lmnybol, azok is tanulmnyozhattk magyar s angolnyelven az eloadsokat a KIK ltal kiadott ktetekben (Knyvtri menedzs-ment s marketing 1994, Stratgiai tervezs 1996).

A knyvtri menedzsment hazai irodalma s a rendezvnyek sora aztais gyarapodik. 1995-ben a TFPL* szervezett emlkezetes szeminriumokatBudapesten. A Knyvtrosok zsebknyve 1995. cmu kzhaszn adattr(Kovcs Emoke szerkesztsben) sok gyakorlatias irnytsi tudnivalt soroltfel. j mdszerek az egyetemi knyvtrak irnyt s szervezo tevkenysg-ben cmmel Zalain Kovcs va megvdte doktori rtekezst. Az rtekezsegyik a stratgiai tervezstol a marketingen t az tfog minosgelvu ir-nytsig szmos terletet fellelo fejezete megjelent a Knyvtri Figyelobenis (Zalain Kovcs va 1995). 1996 elejn a British Council ltal szervezetttanulmnyton tz hazai szakember ismerkedhetett meg a brit knyvtri me-nedzsment idoszeru problmival (Varga Katalin 1996). A KIK 1996-banjabb szeminriumot szervezett, ezttal Salgtarjnban s mr hazai eloadk-kal (Kiss Istvnn 1997a s 1997b, Skaliczki 1997). A Magyar ElektronikusKnyvtrban s az Orszgos Szchnyi Knyvtr kiadsban egyms utnjelennek meg a Korszeru knyvtrak korszeru mdszerek cmu sorozat f-zetei. Ezekre a fzetekre majd a ksobbi fejezetekben hivatkozom, ahogyanarra a sok tovbbi hazai publikcira is, amelyek a teljes spektrumnak egy-egyszeletrol szlnak csupn.

* TFPL: Task Force Pro Libra nevu angol kiad, amely sokat tevkenykedik a knyvtri(informatikai) tovbbkpzs s munkaero-kzvetts terletn is.

10

Hivatkozsok:

Berke B., 1993. Angol nyelvu szeminrium a knyvtrvezetsrol. Knyvtri Levele-zo/lap 5 (4) 11.

Bnyei M. s Jkel P., 1990. Informatikus knyvtros szak a Debreceni Kossuth LajosTudomnyegyetemen. Knyvtros 40 (9) 546550.

Bobokn Belnyi B., 1987. Elmlkedsek egy tancskozs rgyn. Knyvtros 37 (9)523525.

Deckers, M. s Mikuls G., 1994. A menedzsment s a knyvtri menedzsment rvidtrtnete. Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1994. prilis, 2023.

Deckers, M. s Mikuls G., 1995. Bevezets a knyvtri menedzsmentbe. Budapest:OSZKKMK. On-line elrheto: gopher://gopher.mek.iif.hu:70/99/porta/szint/tarsad/konyvtar/mikulas/mikulas.mek [Lehvs dtuma: 1997. prilis 15.] Ismerteto: Tu-domnyos s Muszaki Tjkoztats 1996. 43 (45) 178179.

Futala T. 1991. A fiatalok mr jobban tudnk, hadd rvnyesljenek. Knyvtros 41 (8)445449.

Flp G., 1993. A menedzsment oktatsrl. Knyvtri Levelezo/lap 5 (5) 2223.Kiss I., 1997a. TQM s tescssze. Knyvtri Levelezo/lap 9 (1) 69.Kiss I., 1997b. TQM s tescssze. Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1997. janur, 4853.Kovcs D. K., 1993. Vltoz vilg vltoz knyvtrak? Szimpzium a knyvtri

menedzsmentrol s marketingrol. Knyvtri Levelezo/lap 5 (10) 89.Kovcs E. (Szerk.), 1995. Knyvtrosok zsebknyve 1995. Kzhaszn adattr. Budapest:

Orszgos Szchnyi Knyvtr Knyvtrtudomnyi s Mdszertani Kzpont.Knyvtri menedzsment s marketing szimpzium: Budapest, 1993. szeptember 2829.

Symposium on library management and marketing. 1994. Budapest: KIK. Is-merteto: Tudomnyos s Muszaki Tjkoztats 1995. 42 (2) 6364.

Mikuls G., 1992. A budapesti knyvtr szakos hallgatk vlemnye a knyv-troskpzsrol. Knyvtri Figyelo (j Folyam) 2 (4) 676678.

Mikuls G., 1993. Egy gondolat a knyvtri menedzsment oktatsrl Nylt levlFlp Gznak. Knyvtri Levelezo/lap 5 (5) 2122.

Skaliczki J., 1993. Hrads a knyvtri menedzsment s marketing szimpziumrl.Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1993. november, 6869.

Skaliczki J., 1995. Az j knyvtrosi szemllet elterjesztsrol. Mirol szlt a Kamaraknyvtri management- s marketing-szimpziuma? Knyvtri Levelezo/lap 7 (2)1011.

Skaliczki J., 1997. A salgtarjni menedzsment-tanfolyam rtkelse a hallgatk sze-rint, avagy: ki kitol tanult? Knyvtri Levelezo/lap 9 (1) 910.

11

Stratgiai tervezs. Marketing. TQM. Lakitelek, 1994. oktber 1014. Strategic plann-ing. Marketing. TQM. 1995. Budapest: KIK.

Szalontai Z., 1995. Az tves debreceni informatikus-knyvtros kpzs egy volt hall-gat szemvel. Knyvtri Figyelo (j Folyam) 5 (1) 5862.

Szepesvry T., 1988. A knyvtrvezets oktatsnak krdshez. Tudomnyos s Mu-szaki Tjkoztats 35 (4) 156158.

Tglsi ., 1993. A vllalkozsi informcis szolgltatsok menedzselse. Tudo-mnyos s Muszaki Tjkoztats 40 (7) 286291.

Tglsi . s Tth Gy., 1995. A knyvtri menedzsment oktatsnak alakulsa Szom-bathelyen. Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1995. prilis, 3840.

Tth Gy., 1991. A szombathelyi knyvtroskpzs j fejlemnyei, tervei. Knyvtros 41(3) 131136.

Tth Gy., 1994. A BDTF Knyvtr-Informatikai Tanszknek szrevtelei az OSZKKMK kzptv kpzsi koncepcijrl az MKE llsfoglalshoz. Knyv,Knyvtr, Knyvtros 1994. jnius, 912.

Varga K., 1996. Ha csinlod, megrted. Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1996. prilis,4851.

Zalain Kovcs ., 1995. Menedzsment az egyetemi knyvtrakban. Knyvtri Figyelo(j Folyam) 5 (2) 219235.

Zalain Kovcs . s Skaliczki J., 1994. J szndk, szakmjukat tud emberekkelegytt lehet dolgozni Nemzetkzi management- s marketing-szeminriumManchesterben. Knyvtri Levelezo/lap 6 (5) 21.

Zsidai J., 1990. Javaslat a felsofok knyvtroskpzs fejlesztsre. Knyvtros 40(1) 511.

Hogyan tantjk klfldn, s mi itt a krdsek krdse?Kszlods kzben belepillantottam a (tovbb)kpzsrol szl klfldi

rsokba. Mi marad a menedzsmentbol, ha lehntjuk rla a zsargont? Mikeresnivaljuk van az zleti trkkknek a kzszolglatban? Mi rtelme ve-zetstudomnyt tantani tapasztalatlan dikoknak? Kinek a dolga s milyenrangot kapjon a knyvtrvezetok kpzse? Ki oktassa s milyen mdszerek-kel? vtizedes vitk parzslanak a nyugati szakirodalomban. talakulnak atanrendek, gombamd szaporodnak a rvid tanfolyamok, s egyes knyv-troskpzo intzmnyek business school-okkal szvetkeznek, mert ahogyMichael Koenig (1993) rja: jobb egy terletet msokkal megosztva elfog-lalni, mint teljesen kirekesztodni onnan.

A kanadai egyetemek vknyveit ttanulmnyozva Lois Bewley (1987)azt ecseteli, hogy tz v alatt milyen ltvnyosan gazdagodott a knyvtros-

12

kpzo intzmnyekben a menedzsmenttrgyak fakultatv knlata, mikzbenrdekes mdon az rintett oktatk szma gyakorlatilag ugyanaz maradt. AzErkkilaNicholls (1992) szerzoprost az a sok brlat kszteti vizsgldsra,ami a vezetsi ismeretek oktatsval kapcsolatban a knyvtri sajtban megje-lent. A kt szerzo kimutatja, hogy Kanadban a menedzsmentismeretek oktatsa1991-re a knyvtroskpzs elidegenthetetlen rsze lett. Sokatmond, hogy azegyetemi oktatk s a felmrsben rsztvevo knyvtrak egyformn rangsorol-jk a klnbzo fajta menedzseri ismeretek fontossgt.

Ian M. Johnson s munkatrsai (1993) Skcira sszpontostanak ugyan,de ttekintst adnak a knyvtrvezetsi ismeretek oktatsnak kt s fl vtize-des, viharos, egsz Nagy-Britannia-beli trtnetrol is. Felmrsk rvilgtarra, hogy Skciban a szakmn bell csakgy, mint a szakmn kvl keve-sen tartjk igazi vezetoknek a knyvtrvezetoket. Felfogs s anyagi lehetos-gek tekintetben oly tarka kpet mutatnak a felmrsben rsztvevok 1992-benvagyunk , hogy a szerzok irrelisnak tlik az tfog vezeto(tovbb)kpzselindtst.

Rannveig Egerdal Eidet (1989 s 1992) ezzel szemben ppen egy ilyennagyszabs program megvalsulsrl s sikerrol tudst: a norvg kz-knyvtri vezetok orszgos tovbbkpzsrol. A program indtst az nkor-mnyzatok nehz anyagi helyzete s politikai appartusuk tszervezse indo-kolta mg Norvgiban is!

Nagy-Britanniban vente tbb mint 2000 (!) rendezvny szolglja aknyvtrosok tovbbkpzst. Emellett lassan rvbe r a knyvtrvezetoiszaktuds hivatalos elismerse. Az Aslib* kzvettsvel a gyakorl vezetokmegszerezhetik a Management Charter Initiative minostst (How to get1996). 1995-tol Loughborough egyetemn Master of Business Administration(MBA) vgzettsg szerezheto az information and library management te-rletn (New MBA targets 1995, Kinnell 1996). A 18 hnapos program 5modulbl ll, amelyekre akr kln-kln is be lehet iratkozni.

A Sheffield University 1989 ta knl MBA-programot az informationmanagement terletn. Az egyik sheffieldi professzor, Bob Usherwood mr1988-ban megosztotta a magyar olvaskkal megjegyzseit a vezetstudo-mny helyrol a knyvtroskpzsben:

Ki oktassa? Lehetoleg az, aki knyvtri, knyvtrvezetoi httrrel ren-delkezik.

Milyen mdszerrel? Sokat segtenek a szerepjtkok, az esettanulm-nyok, a feladat-megold gyakorlatok.

* Aslib, The Association for Information Management: knyvtrosok, informatikusok,knyvtrak s informcis intzmnyek nemzetkzi szervezete, amelynek Londonban van aszkhelye.

13

Hny trgyrl van sz? A vezetstudomnynak helye van az sszestantrgyban.

Kik hallgassk? Akiknek mr legalbb egyves knyvtri gyakorlatukvan.

Mit tancsol az ausztrl professzorasszony, Ida Vincent (1988) sajt ta-pasztalatai alapjn? Szerinte az alapkpzsben a menedzsment oktatsnakarra kell irnyulnia, hogy:

a hallgatk ltalnos kpet kapjanak a menedzsment termszetrol, a knyvtri munka szerves rsznek tekintsk a menedzsmentet, pozitvan, mi tbb, lelkesen kzeltsenek a menedzsmentismeretekhez, ismerjk fel, hogy a menedzseri kszsgek elsajtthatk s csiszolhatk, vllaljk a felelossget sajt fejlodskrt, majdani munkahelykn rtelmes megfigyeloi, egyben partnerei legye-

nek a menedzsmentnek.

Tudatosts, semmi tbb rja Vincent. Nincs elmlet, nincs trning. Aspecilis technikk elsajttsa a felnottkpzsre marad. Hiszen az alapkp-zsben rszt vevo dik ideje, motivcija, kapacitsa igencsak korltozott rvel a szerzo. Vincentnek van egy alternatv stratgija is, amely gy szl:a menedzsment ne legyen nll tantrgy, legyen ehelyett az az elv, amelyt- meg tjrja az egsz tantervet. Sok oktat mr j ideje eszerint dolgozik.gy pldul a referensz oktatsa kiegszl az olyan krdsek elemzsvel,mint az irodalomkutats kltsg- s tovbbkpzsi vonzatai, a szolgltatsgyrendje, a referenszrszleg irnytsa s gy tovbb.

Herman L. Totten s Ronald L. Keys (1994) arrl r, hogy a vezrek nemfelttlenl j menedzserek. A vezetokpzo tanfolyamok gyakori hinyossga,hogy pusztn a menedzseri hatkonysgnvelo kszsgek elsajttsttuzik ki clul. Pedig az irnyt szemlyisgek valjban azzal hdtanak,hogy ltjk maguk elott a jvot, s ezt alkot, tallkony szellemknek k-sznhetik. Ezrt a vezetokpzs sikere azon mlik lltjk a szerzok , hogytl minden trkkn s technikn, sikerl-e eredeti gondolkodsra sarkallni ahallgatkat.

Mindezeket a krdseket megtetzi mifelnk egy tovbbi ktely: bev-lik-e nlunk a nyugati orszgok menedzsmenttudomnya? Azt hiszem, ezlehetne itt a krdsek krdse. A klfldi szakemberek ltal szervezett tanfo-lyamokon megtanuljuk, mit rdemes tennnk az vkhez hasonl krlm-nyek kztt. De azt nem tanulhatjuk meg, hogy mikppen teremthetnnkhasonl krlmnyeket! rja rlunk Elisabeth Simon s Karl A. Stroetman(1995), mikzben a kelet-eurpai szeminriumokon szerzett benyomsaikatsszegzik. Ok gy ltjk, hogy a korbbi vekben az emberek nem jtszottakfontos szerepet az itteni knyvtrakban. Emberek, azaz olvask, munkatrsak

14

s mi magunk! Szeretnnk mr fontosabb szerepre trni? Ksrletet tehe-tnk a sokat emlegetett menedzsmentmdszerekkel is. De ki tudja, milyensikernk lesz?! Ha megprbljuk, megltjuk.

Hivatkozsok:

Eidet, E. R., 1989. Norwegian libraries invest in management and management de-velopment. Scandinavian Public Library Quarterly 22 (4) 2025.

Eidet, E. R., 1992. Management training for chief librarians does it produce results?Scandinavian Public Library Quarterly 25 (2) 813.

Erkkila, J. and Nicholls, P., 1992. Core curriculum in library administration: evidencefrom Canada. Journal of Education for Library and Information Science 33 (1)317.

How to get your management skills recognised. Managing Information 1996. 3 (11)45. (Hirdets)

Johnson, I. M., Hanabuss, C. S. and Wildgoose, D. M., 1993. Management educationand training for librarians in Scotland. IFLA Journal 19 (3) 280291.

Kinnell, M., 1996. Management development for information professionals. AslibProceedings 48 (9) 209214.

Koenig, M. E. D., 1993. Educational requirements for a library-oriented career ininformation management. Library Trends 42 (2) 277289.

New MBA targets information managers. Managing Information 1995. 2 (78) 17.Simon, E. and Stroetmann, K. A., 1995. Managing courses in countries of Central

and Eastern Europe: experiences during two German seminars about libraryand information management. Library Management 16 (2) 4045.

Totten, H. L. and Keys, R. L., 1994. The road to success. Library Trends 43 (1) 3446.Usherwood, B., 1988. Megjegyzsek a vezetstudomny helyrol a knyv-

troskpzsben. Tudomnyos s Muszaki Tjkoztats 35 (4) 152154.Vincent, I. C., 1988. Reflections on the teaching and learning of management in

initial, professional education-for-librarianship programs. Journal of Educationfor Library and Information Science 28 (3) 177187.

15

Tanulmnytra indultam a knyvtrvezetsi ismeretek (b)irodalmba

1Tervezs

Buzdt gondolatok Hogyan kszl a stratgiai terv? A stratgiai tervezs formra igaztsa

Elgondolkodtam, vajon milyen rvekkel tudnm magamat s munkatr-saimat rbrni arra, hogy a napi teendok sodrsnak ellenllva terveket kov-csoljunk s foglaljunk rsba. Hrom dolog jutott eszembe:

Eloszr is: tartozunk magunknak ennyivel! Msodszor: brmikor szmonkrhetik rajtunk. Harmadszor, s ez a legfontosabb: gy majd a vltozsok nem rnek

bennnket felkszletlenl.

A tervezs megknnyti, hogy eroinket a legfontosabbra sszpontostsuk.Az elkszlt terv arrl tanskodik, hogy minden nehzsg ellenre van hat-rozott elkpzelsnk a jvorol. Ha meglepnek bennnket a lehetosgek, vagyppen j megszortsok kszntenek rnk, elonyben lesznk az esemnyekkelszemben, egyszeruen mert tudjuk, mit akarunk. Ha rkrdez a fenntart (jtulajdonos, kirendelt szakrto), magabiztosan nzhetnk a szembe.

De hogyan hihetjk azt, hogy a vltoz krlmnyek nem ssk al atervezs rtelmt? Val igaz, a vltozsok vgtelen trtnett nyjtjk pr-blkozsainkat. Mgis meghagyjk keznkben tbbszr, mint gondolnnk a kezdemnyezst. Bobokn Belnyi Bettl hallottam egyszer egy rendez-vnyen: Mgttnk a gyujtemny, elottnk a felhasznl mi kell mg,hogy hozzfogjunk a tervezshez?

* * *

A szakirodalom tansga szerint a tervezs korszeru mdszere a stratgiaitervezs. Br a stratgiai jelzo hossz tv-t sugall, a stratgiai tervek a be-lthat jvorol, ltalban msfl-hrom vrol szlnak s legalbb vente (!) fe-llvizsglatra szorulnak. Annak ellenre, hogy nem hossz tv tervet ksz-tnk, a hosszabb tvra szl cljaink meghatroz szerepet kapnak a stratgiaitervezsben. A stratgiai terv annak megfogalmazsa, hogy hol llunk, hovaakarunk eljutni s hogyan fog ez sikerlni rja Patricia Donlon (1991). Hacsupn rvid tv feladattervet ksztennk vagyis a hogyan trgyalsraszortkoznnk , kiaknzatlan maradna a teljes kp feldertsbol szrmaz sz-mos elony! A stratgiai tervezs olyan mdszer, amelyben a cselekvsi terv el-ksztsn fell elokelo helyet kap az tfog clok megfogalmazsa, a helyzet-elemzs s a megvalsts rtkelse is.

A knyvtri stratgiai tervezsnek magyar nyelven is bosges irodalmavan. Tanulmnyutam elso llomsn Skaliczki Judit (1996) szemletanulm-nya, a mr emltett KIK-szimpziumok anyaga s a szintn emltett (elso)Mikuls Gbor-knyv alapjn tjkozdom. Emellett Heather Johnson (1994)sszefoglalja is segt gondolataim rendezsben.

Ki vagy kik legyenek azok, akik kezben a stratgiai tervezs szablyaiszerint megformldik a terv? Ki ksztse el a tervet? Irodalmi forrsaim

21

szerint idelis esetben a vezeto s az rintett munkatrsak egyttese. Hiszennincs senki, aki az adott terleten illetkes kollgnl jobban ismern a buk-tatkat rejto rszleteket. A munkatrsak bevonsa mellett szl az is, hogy azegsz terv megvalstsa mlhat azon, vajon az emberek a tervet kezdettolmaguknak rzik-e. A vezeto dolga a kezdemnyezsen tl , hogy leheto-sget teremtsen a kzs elokszto munkra s mederben tartsa, hatridokkz szortsa a megbeszlseket. A vezetore vr majd az is, hogy a ksztervhez a nevt adja, azaz egy szemlyben vllalja rte a felelossget. A meg-beszlsek gretes formja az tletbrze vagy brainstorming, Bakos va(1996) szmol be arrl, hogyan is zajlik ez.

A tervezs kiindulpontja nem kevesebb, mint annak tisztzsa, hogymi dolgunk a vilgon. Az olyan emelkedett megfogalmazsok, mint seg-teni az embereket abban, hogy nllan oldhassk meg a problmikat pp-gy idekvnkoznak, mint az ilyen htkznapi, de sokat gro mondatok:elltni klasszikus irodalommal a helyi kznsget, elrhetov tenni azokata forrsokat, amelyek az egyetemi oktatk s hallgatk szakmai tjkozdstszolgljk. Az angol nyelvu irodalom mission statement-nek, kldetsnyi-latkozatnak nevezi ezeket a megllaptsokat. Magyarul furcsa mellkzngjelehet annak, ha egy intzmny kldetst emlegetjk. Skaliczki Judit aztfog cl kifejezst hasznlja helyette.

Az tfog cl legyen kzzelfoghat, hogy a munkatrsakban minl kny-nyebben tudatosuljon. Egyszeru megfogalmazsra van szksg, amit azonosmdon rtelmez fenntart, olvas s munkatrs. Az tfog clnak kell majd kor-dban tartania a knyvtr szertegaz tevkenysgt. A sokfle munka egy-ms sikert erosto sszhangjt gy fogjuk megteremteni, hogy minden tev-kenysget az tfog cl szemszgbol nznk. Magtl rtetodik, hogy a knyv-tr tfog cljnak bele kell illenie a fenntart intzmny (egyetem, vllalat)jvojt meghatroz elkpzelsekbe. Mindebbol az kvetkezik, hogy az tfogcl megfogalmazsakor semmikpp sem rugaszkodhatunk el a valsgtl.

Br azt is megtehetjk ha vesszk hozz a btorsgot , hogy szabad-jra engedjk a kpzeletnket. De ez nem a mission, hanem a vision, ajvokp felvzolsa. Eszerint a tervezst mg az tfog cl megfogalmazsaelott kezdhetjk egy ihletett ltomssal: me, ez a mi knyvtrunk 5-10v mlva! Mennyire kell hinni a szakmban s bzni nmagunkban ahhoz,hogy lssuk a jvot?! Ha valban ltjuk, akkor a szemnk elott lebego kpvonz, mint a mgnes. Annl nagyobb a vonzereje, minl tbb munkatrsunkkalosztozunk e ltomsban. De igen knnyen elofordulhat, hogy belthatatlannakrezzk mg az t vnyi tvolsgot is, nemhogy a tzet! Fogdzt keresnk.Marad a kldets megfogalmazsa. Ha csak annyit sikerl kimondanunk, hogymirt is vagyunk mr megvetettk a lbunkat.

Most nzznk krl, s vizsgljuk meg klso s belso krnyezetnket.Csakis ezutn trhetnk r a stratgiai clkituzsekre. Ez az elemzs a bizto-

22

stka annak, hogy a tervnkbe valban elobbre vivo clok kerljenek. Atgabb krnyezet az n. PEST*-analzissel szondzhat: felmrjk a knyvtrlett meghatroz politikai, gazdasgi, trsadalmi s (informci)technol-giai tnyezoket. A szukebb krnyezet elemzsnek legelterjedtebb mdszerea SWOT**-analzis: az eros s gyenge oldalak, a kitrul lehetosgek s aleselkedo veszlyek szmbavtele. A mdszer sikert az magyarzza, hogyezzel a sorvezetovel dolgozva j esllyel megragadhatunk minden fontostnyezot. A SWOT-mdszer mindannyiszor csatasorba llthat, valahnyszorj helyzetnek nznk elbe akr mi kezdemnyezzk a vltozst, akr nem.A SWOT-analzis rsztvevoi szembeslnek gyenge pontjaikkal, tudatostjkmagukban mindazt, amire bszkk lehetnek, rbrednek a knlkoz leheto-sgekre s farkasszemet nznek a veszlyekkel. Mr csak ezrt az lmnyrtis rdemes belefogni.

Brmennyire j mdszer a SWOT-analzis, parttalann vlhat az elemzs,ha rgtn a knyvtr egszt clozzuk meg. A vezeto dolga, hogy kivlasszaazokat a stratgiai fontossg terleteket, amelyekre a tervksztsnek ssz-pontostania kell. Az elemzs egyben a vlaszts helyessgnek prbja is.Ha rosszul becsltk fel egy-egy terlet jelentosgt, menet kzben is mdo-sthatunk a tervezs fkuszn.

Az alapos elemzshez adatok kellenek. risi segtsg minden adat, amelyaz llomny s a szolgltatsok rtkelse sorn szletik (a 2. s a 6. fejezetbenfogok errol tbbet rni). Ha nem ll mdunkban adatokra tmaszkodni, akrnyomban stratgiai clkituzss is tehetjk a felmrsek bevezetst.

Az elemzst kvetoen szem elott tartva rendeltetsnket (mission)s immron ismerve helyzetnket ki kell tuznnk cljainkat. Legalbb kt-fajta clrl goals s objectives beszlnk, s itt cserben hagy engema magyar nyelv. Az egyik (goal) hossz tvra szl elktelezettsgrol szl,a msik (objective) olyan feladat kituzst jelenti, amelyet ha teljestnk,fontos lpst tettnk a hossz tv cl fel. Objectives alatt mindig mrhetos szmonkrheto fejlemnyekrol van sz. Azon bell pedig tennivalkrl,feleloskrol s hatridokrol.

A terv prbja a megvalsts. A gyakorlat mutatja meg, vajon a tervezsfolyamn a megteheto lpseket ragadtuk-e meg vagy csupn kvnsglistt l-ltottunk ssze. Az elorehaladst ne felejtsk el rsban rgzteni. Ezzel a do-kumentlssal knnyu dolgunk lesz, ha a clkituzsek kztt jl szmonkrhe-to lpsek szerepeltek. A dokumentlsrl gondoskodni megint csak a vezeto

** PEST: Politics, Economics, Society, Technology = politika, gazdasg, trsadalom,technolgia. ** SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats = erossgek, gyenge pontok,lehetosgek, veszlyek.

23

felelossge ugyangy, mint az ezen alapul rtkels. Ha e kettot a vezeto elmu-lasztja megszervezni, akkor a terv ksztoi csupn az idejket vesztegettk.

Az esetleges kudarcok okait feltrva sok egyb tanulsg mellett a ter-vezs hinyossgait is fel fogjuk ismerni. Nincs annl jobb terv, mint amelyik-nek minden pontjt sikerlt megvalstani, nem igaz? Aligha!! A knnyen telje-stheto tervbol pp az a hzero hinyzik, ami arra sarkalln a kzssget, hogyfellmlja nmagt.

Megkrdezheti valaki: egy jl mukdo knyvtrnak mi szksge strat-giai tervre? A vltozsok a sikeres intzmnyeket is lpten-nyomon vlasztel lltjk s nekik jra meg jra dntenik kell arrl, hogy mit akarnak.Ezrt a tervezs folyamatt nemcsak a kudarc, de a siker sem szakthatja meg!

A tervezs folyamatt gyakori fellvizsglattal s az eredmnyek rt-kelsvel tartjuk letben. Idorol idore minden kezdodik ellrol. Az rtkelsegyben a terv jrafogalmazsa a soron kvetkezo idoszakra. A vezeto tgon-dolja a stratgiai terletek kijellst, a munkatrsak fellvizsgljk a vle-mnyket. Az elemzsek remlhetoleg egyre tbb adattal gazdagodnak. t-fogalmazdik a stratgiai clkituzsek egy rsze s a feladatok nagyobb h-nyada. Knnyebben mrheto, egyszerubben szmonkrheto tennivalkkerlnek a tervbe. Egy remlhetoleg emelkedo spirl mentn jra megjra visszaksznnek a tervezs kiprblt lpsei.

* * *

A stratgiai tervezs mdszert eredetileg nem a knyvtrakra szab-tk, ezrt az igaztst neknk kell elvgezni. Hogyan? Ida Vincent (1988)tancsai megtrtnt eseteken alapulnak. Lssuk elobb az eseteket:

A fenntart kormnyzati szerv utastsra stratgiai tervet kellkszteni a knyvtrban. Tervbizottsgot lltanak fel, piackutatst,hasznli felmrseket vgeznek. Mindenki statisztikai adatokatgyujt. A bizottsg 22 oldalon lerja a knyvtr clkituzseit.Sok-sok hnap telik el, aztn vratlanul kiderl: a ksz tervet kthnap mlva le kell adni. Mr nincs ido szles kru megbeszl-sekre s az adatok feldolgozsra. A kzpvezetok sebtben pa-prra vetett vzlataibl a bizottsg sszelltja a tervet. A korbbanlelkes szemlyzet fradt s kibrndult.

Egy msik knyvtrban, ahol az utasts ugyancsak fellrol rke-zett, a vezetosg nem titkolja ellenszenvt a tervezssel szemben.A tervbizottsg elors szerint sszell ugyan, de alig jut valamire.Filozfiai krdsekkel foglalkozzanak, amikor a fennmaradsukis csak ppen hogy biztostva van? Nhnyan hosszadalmas smeddo vitt folytatnak a knyvtri djak trvnyessgrol

A harmadik knyvtrban mr rgta a munkatrsak bevonsvalhozzk meg a dntseket. Amikor a fenntart intzmny elrendelia stratgiai tervezst, egy j tovbbkpzssel felro lehetosget lt-

24

nak benne. A munkatrsak leheto legszlesebb krt megmozgatva,szmos vzlatot ksztenek. Ezek sznvonala igen vegyes, de a ve-zetosg fontosabbnak tartja magt a folyamatot. Az egyik osztly-vezeto klnsen lelkes s lelkesedse tragad munkatrsaira is,csak gy sziporkznak az tletek. Akad olyan osztlyvezeto is, akisoha nem volt hve a munkatrsak bevonsnak, az n. participa-tv vezetsnek. Nem csoda, hogy az o kollgi zavarodottak, nemrtik, mit akarnak tolk. A fogalmazvnyaik hasznlhatatlanok, shogy ne vesszen krba mg tbb ido, a fonkk megcsinlja egye-dl, amit kell.

Egy nagyknyvtrban nll tervezsi igazgatt neveznek ki. Az illetomenedzser-diplomt s komoly tapasztalatot tud felmutatni, de nemknyvtros. A meglvo iratok alapjn sszelltja a clkituzsekrolszl dokumentumot. A vezetosg jvhagyja. Az osztlyvezetok en-nek alapjn elksztik a terveiket. A tervezsi igazgat ezeket egyetlennagy tervbe gyrja ssze: profi munka, semmi ellentmonds, pldsklalak. A fenntart helyesel. A tervet megkapjk a kzpvezetok, deaz alkalmazottak nagy rsze mg csak nem is hallott rla.

Kormnyszintu kezdemnyezs indul a mozgssrltek, htrnyoshelyzetuek tmogatsra. Ezen a tren a szban forg knyvtrhossz vek ta kimagasl teljestmnyt nyjt. A felhvs nyomnsszelltott tervk nagy visszhangot kelt. A munkatrsak bszknfedezik fel, hogy mr mennyi mindent megcsinltak belole. Alelkesedskbol boven futja tovbbi hasonl jellegu szolgltat-sokra. Mivel tbbletpnzt nem kapnak, az jdonslt kzpontifunkci kedvrt le kell llniuk nhny ms tevkenysggel.

Egy vllalati knyvtr vezetoje vek ta hiba ostromolja szmt-gpestsi ignyeivel a vezetosget. Amikor beindul a vllalat eg-szt tfog tervezsi folyamat, a knyvtrvezeto felismeri a leheto-sget. A kvnatos lpseket sorra beveszi a tervbe. Nem mulasztjael kiemelni, hogyan jrulna hozz a gpests a vllalati clok meg-valstshoz. A tervet a cgvezetosg ellenvets nlkl jvhagyja.

Tanulsgkppen Vincent felsorol nhny tnyezot, amelyek korl-tozhatjk a stratgiai tervezs knyvtri alkalmazst:

Nincs elg ido, ember, pnz s szakrtelem. Kiszmthatatlanok a krnyezet vltozsai. Nincs szabad vlaszts klnfle clok kztt, inkbb csak az

rklt clokhoz vezeto utak kztt lehet vlogatni. Nehz csupn egyetlen tfog clt megfogalmazni. Nem klnl el a clkituzs a megvalststl s a sorrend is

megfordulhat: mr javban haladunk valami fel, amikor a clnevet adjuk neki.

Mit tehetnk annak rdekben, hogy jl lljon rajtunk a stratgiaitervezs ruhja? Vincent tancsai:

25

Ismerjk el a sokfle felfogs ltjogosultsgt. Ha a folyamatotcsoportos nfejlesztsnek fogjuk fel, maga a terv csak msodla-gos.

Ha az a cl, hogy eladjuk a knyvtrat, azaz kedvezo kpetalaktsunk ki rla a dntshozk elott, gyorsabban clba rnk,ha egyetlen alkalmas ember dolgozza ki a tervet.

Ne becsljk le az apr lpseket. A belthat ido egy-egy knyv-tr szmra egszen rvid lehet, amibe nagyvu terv nemigen frbele.

Prbljunk meg felkszlni a vratlanra. Ksztsnk terveket aklnbzo irny vltozsok esetre.

Lssuk be, hogy a tervezs sikere a rsztvevok jrtassgn sszndkn mlik.

Hivatkozsok:

Bakos ., 1996. Brainstorming a knyvtri munkban. Knyvtri Figyelo (j Folyam)6 (2) 269270.

Donlon, P., 1991. Strategic planning in national libraries. IFLA Journal 17 (4) 395399.

Johnson, H., 1994. Strategic planning for modern libraries. Library Management 15(1) 718.

Skaliczki J., 1996. Stratgiai tervezs. Korszeru knyvtrak korszeru mdszerek.A knyvtri menedzsment fzetei 1. Budapest: Orszgos Szchnyi Knyvtr.On-line elrheto: gopher://gopher.mek.iif.hu:70/99/porta/szint/tarsad/konyvtar/skalic/skalic.zip [Lehvs dtuma: 1996. augusztus 9.]

Vincent, I., 1988. Strategic planning and libraries: does the model fit? Journal ofLibrary Administration 9 (3) 3547.

26

Tervezsre buzdt gondolat

2Szervezs

Szervezeti felpts Munkakri lersok llomnyalaktsi politika Gyaraptsi politika llomnyrtkels Megvenni vagy berni a hozzfrssel? Selejtezsi politika A knyvtri szolgltatsok rendje Knyvtrhasznlati szablyzat Alaprajz s berendezs

A messzire tekinto tervezs utn kvetkezzenek a kzelkpek. Hogyan r-jk el, hogy a knyvtr magtl rtetodo termszetessggel tegye a dolgt, azzalaz szrevtlen stabilitssal, amely az egszsges lo szervezet sajtja? Az lta-lam megragadott eszkzk szernyek, sot formlisak. Felrajzoljuk a szervezetifelptst, sszelltjuk a munkakri lersokat, megfogalmazzuk a gyaraptsis selejtezsi politikt, megalkotjuk a szolgltatsok rendjt s a knyvtrhasz-nlati szablyzatot, paprra vetjk a knyvtr alaprajzt. Nem tunik nagy fel-adatnak, mgis mire a vgre rnk, eros vzat ptettnk a tervezs adta keretekkz.

Szervezeti felptsHiba kalandoztam sokfel az irodalomban, nem talltam ksz receptet a

knyvtr szervezeti felptsre. Csupn kitroknt knlkoz, szuk svnyekrebukkantam, szlesre taposott utakra nem. Hinyrzetem tmadt, ami arra sar-kallt, hogy sajt tapasztalataim felol kzeltsek ehhez a krdshez. Vajon hnyanismerjk maradktalanul knyvtrunk s ha van tgabb intzmnynk szer-vezeti felptst? Pedig a legklnbzobb szinteken elvrhatjuk, s taln tehe-tnk is azrt, hogy:

megszlessen, napraksz maradjon s hzon bell szabadon hozzfrheto legyen a szervezeti felptst ler

dokumentum akr nll rsmuknt, akr a szervezeti s mukdsi szablyzat rszeknt.*A formja lehet jl tagolt felsorols vagy szemlletes bra. Az a fo, hogy necsupn az al- s flrendeltsgi viszonyok legyenek feltrkpezve benne,hanem:

minden rszleg tevkenysgi kre, dntsi felelossge, vgrehajtsi ktelezettsge, valamint a kztk lvo kapcsolatok sszessge is.

A dokumentum megltnl is fontosabb, hogy kzkzen forogjon, beszd-tma legyen a szervezeti felpts. Lehet, hogy nem derl fny meglepo tnyek-re, mgis legalbb tudatosul, hogy melyek az egymssal tfedo vagy ppen gaz-dtlan jogkrk s mely osztlyok nem talltk mg meg a kapcsolatot egyms-sal. Nem az a cl, hogy rgtn megvltoztassuk, hanem hogy egyformn rtsk

* Ami a szervezeti s mukdsi szablyzatot illeti, lektorom, Gero Gyula javaslatra elo-vettem a SallaiSebestyn vonatkoz fejezett (Sallai Istvn s Sebestyn Gza: A knyvtroskziknyve. 2. kiad. 1965. Budapest: Gondolat) s abbl tjkozdtam. A hasonl fontossgalapt okirat elksztsrol viszont sehol sem talltam irodalmat.

31

a struktrt, amelyben dolgozunk. A szervezeti felpts tudatostsval elbemehetnk egy esetleges szervezeti talaktsnak, s ezen a ponton hadd kanya-rodjak el mris az tszervezsekrol szl irodalom irnyba.

A szervezeti talakts divatos irnyzatai az zleti letbol szrmaznak, aholaz utbbi vek tendencija a hierarchik ellaposodsa, a vezetoi szintek szm-nak cskkense. Felszmoljuk a rangokat, s csak feladatokat tartunkmeg nyilatkozta pldul a Heti Vilggazdasg 1996. szeptember 21-i szm-ban a Siemens felgyelobizottsgnak elnke. Sok vllalatnl felmorzsoldtaka piramisok, mert nehzkess tettk a szervezeten belli kommunikcit, s ez-ltal rontottk a vllalat alkalmazkodkpessgt. A rgi (fo)osztlyok helyn mshol az osztlyokkal prhuzamosan, de mr tbbfle osztly tagjaibl ver-buvldva munkacsoportok (project teamek, subject teamek) szervezod-nek egy-egy program megvalstsra vagy egy-egy feladatkr elltsra.

A knyvtrak krben azonban korntsem ltalnos a drmai tszervezs.Legalbbis ezt sugallja a tmrl szl irodalom szerny mrete s ugyanezttmasztja al az USA-beli felsooktatsi knyvtrakban vgzett felmrs ered-mnye (Eustis s Kenney 1996). A knyvtri tszervezsek jelentos rsze az jinformcitechnolgia alkalmazsnak ksznheto (lsd a 7. fejezetben), ki-sebb hnyada az j vezetsi filozfia trnyersnek (lsd a 11. fejezetben). Brmegrz vltozsokat lhetnk t nap mint nap, mgsem trvnyszeru a struk-tra, a vz gykeres talaktsa. Mi magyarzhatja a hierarchikus felpts tar-tssgt?

Nzzk meg kzelebbrol tancsolja Joanne Euster (1990) , vajon anem hierarchikus szervezetekben ki kinek szmol be, ki osztja szt a felada-tokat, ki dnt, ki szabja meg a fontossgi sorrendet? Ltni fogjuk, hogy anem hierarchikus szervezetben nem a fonk sztnzi jobb munkra az em-bereket, hanem sajt maguk. Ltni fogjuk, hogy ltfontossgnak tartjk anem hivatalos kommunikcit, s hogy a fontossgi sorrendet vitk tzben,egyttesen llaptjk meg. Mindez egy jl mukdo hierarchikus szervezetbenugyancsak megvalsthat lltja Euster, aki maga is ksrletezett alternatvstruktrkkal.

Az jtani vgyk ltvnyos pldkat tallhatnak az irodalomban. Ktvvel ezelott pldul olyan mersz talakts indult be az Aston Universityknyvtrban, amely prhuzamba llthat a brazil Semco vllalat elhresltmegjtsval (Corrall 1995). Mi trtnt a Semcnl? Az j igazgat a vezetoiszintek szmt 12-rol 3-ra cskkentette s mindssze ngyfle munkakrtismert el. Ehhez trsult a rugalmas munkaido korltlan bevezetse, a munka-krk, sot a legfelso irnyts rotcija, a fordtott irny rtkels (a dolgozkrtkeltk a vezetoiket) s a belso informcik teljes nyilvnossga.

Mi trtnt az Aston University knyvtrban? A rszletekrol N. R. Smith(1996) beszmoljban olvashatunk. A trtnet azzal kezdodtt, hogy 1994-ben a brkltsgek 18%-os lefaragsval kellett szembenznik. Az tunt a

32

legkzenfekvobb megoldsnak, hogy nem jtjk meg a rvid hatridovelkttt munkaszerzodseket. Ez viszont ltben fenyegette volna a ngy fo-osztly egyikt, a sok szerzodses munkatrsat foglalkoztat Tjkoztatst.A kzenfekvo megolds helyett gykeres talaktsra szntk el magukat.A korbbi foosztlyok helyn ngy teamet alaptottak s lnyegben minden-kinek megvltoztattk a munkakrt. Nhny munkakr megszunt klnszerencse, hogy minden rintett tallt j llst vagy korengedmnnyel nyug-djba vonulhatott. A ngy j csapatot a korbbi foosztlyvezetok irnytjk, akzpvezetokbol fomunkatrsak lettek. A teamek kzl hrom faculty-orien-ted, vagyis egy-egy tanszkcsoportra, karra koncentrl, a negyedik a leg-kisebb nyjtja a technikai htteret (systems team). Ez azt jelenti, hogy akorbbi 20% helyett most a munkatrsak 80%-a dolgozik az olvask ignyeiresszpontost munkacsoportokban! Sokan most eloszr kerltek kzvetlenkapcsolatba a knyvtr hasznlival. Egy-egy csoport teljes kpet alkothatmagnak a hozz tartoz olvask elvrsairl s gy a szolgltatsok megfe-lelo keverkt kpes nekik nyjtani. Cskken a valsznusge annak, hogy aknyvtrat egyetemi rezsikltsgknt szmoljk el, hiszen a knyvtrbanszinte mindenkit nven nevezett tanszkhez vagy karhoz kt a munkja.Megszunt a korbbi foosztlyok kzti elklnls, jtkony versenyszellemuralkodik az immron egysgesen felhasznlkzpont munkacsoportok k-ztt. Az olvasszolglatot a hrom csoport munkatrsai kzsen ltjk el.Termszetesen megmaradt a lehetosg egy-egy feladatra orientlt, virtulismunkacsoport megszervezsre. Az Aston Egyetemen Smith kifejezsvellve valsggal kifordtottk a knyvtrat. A trtnethez hozz kell ten-nem, hogy ez a knyvtr nhny vvel korbban mr tesett egy ltvnyostalakulson (Corrall 1993).

s itt az tszervezsrol szl szakirodalom rdekes mellksvnyre trek.Robert Bluck (1994) beszmolja bepillantst enged a team menedzsment gya-korlatba. Eszerint a team sszetart ereje a csoporton belli kituno s hangs-lyozottan ktirny kommunikci. Br a csoport tagjait a segdszemlyzettolaz informcis szakemberig egyformn btortjk a dntsekben val rszvtel-re, a team nem (!) a demokrcia gyakorltere. A cikkben bemutatott szervezetifelpts lttn az a benyomsom tmadt, hogy itt jrszt team mdjra szerve-zett osztlyok dolgoznak hagyomnyos feladatkiosztssal (szerzemnyezsi,katalogizlsi, klcsnzsi stb. teamek). A vezetsi mdszereket alaktottk t,nem a szervezeti felptst.

Stephen Pinfield (1995) sszefoglalja szerint a team hatkonysgnakaz a magyarzata, hogy a csoport tbbre kpes, mint az egyni teljestmnyeksszege. A jl mukdo team tagjai megrtik s maguknak valljk a csoportel tuztt clokat. A clok realisztikusak, megvalsthatk pp ezrt vlt-hatnak ki lelkesedst a munkatrsakbl. A tagok tisztban vannak a szerve-zetben betlttt szerepkkel s tetteik kvetkezmnyeivel. Ez segti oket ab-

33

ban, hogy a szervezet cljaihoz igaztsk tevkenysgket. A j szakmaifelkszltsg termszetesen elengedhetetlen. A csoporton bell kivlan mu-kdik a kommunikci, a csoport tagjai kpesek tudatostani s feldolgoznia vlemnyklnbsgeket. A team vezetoje nem a vltoztathatatlan adotts-gokkal, mg csak nem is a tbb-kevsb befolysolhat krlmnyekkelfoglalkozik, hanem arra sszpontost, ami teljes egszben rajtuk mlik. Ezpedig nem ms, mint a jl vgzett munka s az ezzel jr elgedettsgerostse a munkatrsakban. A kzsen viselt felelossg s az sszetartozsrzse mr nmagban nveli a tagok teljestmnyt s elgedettsgt.

Egyszer mr emltettem a feladatra orientlt projekt teameket, melyektagjai a szervezet klnfle egysgeibol verbuvldhatnak. A projektek kz-ben tartsa, a projekt menedzsment, nll szakterlett notte ki magt, s hamr erre a terletre tvedtem, legalbb vzlatos sszefoglalval tartozom azOlvasnak. Br ez is inkbb csak kitro, mintsem a cmben jellt szervezetifelpts tmakr trgyalsa.

A projekt egy kiemelt, jl krlhatrolhat feladat clratro megvals-tsnak folyamata. Ha a feladat kzzelfoghat s a clok vilgosak, knnyuvelk azonosulni. A kiemelt feladat lehet nagy hordereju, mint amilyen egyj knyvtr felptse, vagy szerny, mint pldul az oktatott tantrgyakajnlott irodalmnak sszegyujtse egy egyetemi knyvtrban. A csapat ir-nytja, a projekt menedzser vagy tmafelelos, nem felttlenl vezeto beosz-ts munkatrs, sot ltalban nem az.

Liz MacLachlan s Alison Raisin (1995) budapesti szeminriumuk sornaz albbi projekt-szakaszokat klnbztettk meg:

induls, rszletes terv ksztse, maga a munka, belertve a munka szoros nyomon kvetst s a

szksges kiigaztsokat, az elvgzett munka rtkelse, a sikerek megnneplse.

Indulskor megfogalmazzuk a feladatot, felmrjk a forrsokat, szmbavesszk a lehetosgeket s a kockzatot, sszetoborozzuk a csapatot s el-nyerjk feletteseink jvhagyst. Ezutn rszletes tervet ksztnk, vilgosanmegfogalmazott teendokkel s hatridokkel. A tervezsbe bevonjuk az egszcsapatot, hiszen ha a terv nem tallkozik a munkatrsak egyetrtsvel, azegsz projekt kiltstalann vlik. A megvalsts fzisban lland vissza-csatolsnak kell mukdnie, hogy minden rsztvevo egyformn napra-, sotrra-kszen tjkozott legyen. Ehhez az rtekezletek mellett sok ms eszkzignybeveheto: hrlap, falijsg, ktetlen beszlgets, hzon belli elektro-nikus posta. A j tmafelelos figyelme mindenre kiterjed a rsztvevok maga-

34

tartstl s kpzstol a szllti fegyelmen t a kltsgek alakulsig. Haszksges, kezdemnyezi a terv, a hatridok, a clkituzsek mdostst.Slyos nehzsgek esetn mrlegelnie kell, mibe kerlne a projekt lelltsa.

Az rtkels mg a lelltott projekteknek is kijr. Gondoljuk vgig, mitknyvelhetnk el sikerknt, miben tvedtnk s hogyan lehetett volna elkerlnia hibkat. Nem maradhat el a projekt nneplyes lezrsa. Mg ha a vllalkozsegszt kudarcnak rezzk, akkor is van mirt s van kinek ksznetet mondani!

A projekt sikerhez a tevkenysgek bonyolult lncolatn keresztl vezetaz t. A tennivalk egy rsze egymstl fggetlenl vgezheto, ms rszkszigoran egyms utn veheto csak sorra. Az egyes tevkenysgek hatkonyszervezsnek eszkze a CPM/PERT*, amelynek knyvtri alkalmazhatsgamellett Linda Main (1989) rvelt elsoknt. E kettos mdszernek az a lnyege,hogy a projekt folyamatt nll lpsekre tevkenysgekre s esemnyek-re bontjuk s megvizsgljuk, melyek azok a kritikus lpsek, amelyek k-sedelme vagy elmaradsa az egsz projekt elhzdst, rosszabb esetbenkudarct vonja maga utn. A CPM/PERT mdszer gyakorli hldiagrammaldolgoznak. A hl csompontjai jelzik az esemnyeket, a csompontokatsszekto vonalak, helyesebben nyilak pedig az elvgzendo tevkenysgeket.A mdszer segtsgvel elfogadhat becsls adhat a projekt idotartamra, sszemlletes mdon tudatosthatk a mrfldkonek szmt esemnyek. A h-ldiagram tmpontot ad a projekt esetleges ttemezshez ppgy, mint ajelentsek ksztshez.

Jl-rosszul s kicsiny mretekben ugyan, de mindnyjan nap mint napgyakoroljuk a projekt menedzsmentet. Most, hogy felletes ismeretsget k-tttem vele, mris pontosabban rzkelem az osztlyokba s munkakrkbeskatulyzott tevkenysgek folyamatt. A szervezeti felpts ksz receptjeihelyett egyelore berem ennyivel.

* CPM/PERT: Critical Path Method/Program Evaluation Review Techniques = [a] kri-tikus t mdszere/programellenorzo s kirtkelo eljrs. Ezt a magyar kifejezst hasznljaa fordt (Tth Imre) a Hls irnytsi rendszerek cmu knyvben. (A knyv szerzoi: R. D.Archibald s R. L. Villoria. Megjelent Budapesten, a Kzgazdasgi s Jogi Knyvkiadgondozsban 1971-ben.)

35

Hivatkozsok:

Bluck, R., 1994. Team management and academic libraries: A case study at the Univer-sity of Northumbria. British Journal of Academic Librarianship 9 (3) 224243.

Corrall, S., 1993. The access model: managing the transformation at Aston University.Interlending and Document Supply 21 (4) 1323.

Corrall, S., 1995. Flat structures how low can you go? Library Manager March1995, 910.

Euster, J. R., 1990. The new hierarchy: where is the boss? Library Journal 115 (8) 4144.Eustis, J. D. and Kenney, D. J., 1996. Library reorganization and restructuring. SPEC

Kit 215. Az ismerteto on-line elrheto: http://arl.cni.org/spec/215fly.html [Leh-vs dtuma: 1996. augusztus 13.]

MacLachlan, L. and Raisin, A., 1995. Project management. TFPL pre-conferenceseminar, European Business Information Conference, Budapest, 21 March 1995.

Main, L., 1989. CPM and PERT in library management. Special Libraries 80 (1) 3944.Pinfield, S., 1995. Team building and team-working in libraries. Managing Informa-

tion 2 (10) 3335.Smith, N. R., 1996. Turning the library inside out: radical restructuring to meet the

challenge of sudden change. In: Computers in Libraries, London February 1996.Oxford: Learned Information, 7182.

Munkakri lersokAz intzmnyi struktra ptokveiknt is felfoghat munkakri lersok

elksztse ktelezo penzum a vezeto szmra. Mi az, aminek minden mun-kakri lersban szerepelnie kell? Orbn va (1986) tanulmnya alapjn,figyelembe vve Mary Casteleyn s Sylvia P. Webb (1993), valamint PeterJordan (1995) tmutatsait, a lista a kvetkezo:

besorols, feladatok, helyettestsi ktelezettsgek, beszmolsi ktelezettsg (felettesek s beosztottak), vlemnyezsi, javaslattteli s dntsi jogkrk, anyagi felelossg, munkakapcsolatok.

Ezenkvl sok mindent rdemes mg belefoglalni a munkakri lersba,ami aztn ksobb segtsgnkre lesz a munkatrsak rtkelsben, az j kol-lgk kivlasztsban s a munkakrk sszehasonltsban, pldul:

36

Milyen jrtassgok, kszsgek, adottsgok s vgzettsg szksges(kvnatos) a munkakr betltshez?

Mi a munkakr tartalma, mit kell valjban csinlni? Milyen elvrsaink (pldul ktelezo nkpzs) vannak a feladatok

elvgzsn tl? Mi a munkakr kontextusa, azaz hogyan rhat le a knyvtr s a

szban forg munkatrs szerepe a tgabb intzmnyen (kzssgen)bell?

A munkakri lers a vezeto s a beosztott kztti megllapods, amit al-rsukkal szentestenek. Azt hiszem, rdemes a munkatrsak szmra knnyenhozzfrhetov tenni az sszes munkakri lerst, legalbb egy-egy szervezetiegysgen bell. Az egy csoporthoz tartozs rzst kevs dolog ssa al jobban,mint a klcsns tjkozatlansg afelol, hogy kinek mi a feladata. Radsul azegsz knyvtrra rossz fnyt vethet, ha azrt nem tudunk eligaztst adni egyolvasnak, mert nem ismerjk a szomszd szobban (pletben) lvok munk-jt. A feladatok egyenlotlensge miatt rzett (vlt) srelmeket azonban alighaorvosolja a munkakri lersok kzzttele.

A munkakri lersokkal kapcsolatban a rendszeres fellvizsglat fontos-sgt kiemelten hangslyozza az irodalom. Ez az egyik legkzenfekvobb esz-kze a munkatrsak irnytsnak. Mgis a lersok frisstse gyakran csak tuz-oltsknt zajlik, mert vratlanul kiderl, hogy egy feladatkr gazdtlan vagyalkalmatlanul tltik be. Az tszervezsek mindig a munkakrk gykeres talak-tsba torkollanak. Ilyenkor ha lehet mg fontosabb, hogy a vezeto egyen-knt j megllapodst kssn a munkatrsakkal s ezt a munkakri lersban rg-ztsk. Sajnos ppen az tszervezsek kzben a legnehezebb erre idot szaktani.

A vezetonek szre kell vennie, ha egy-egy munkakrrel szemben meg-vltoznak az elvrsok. Az Oregoni Egyetem knyvtrban pldul a hasz-nlkpzs sikert alaknzta az az aprsgnak tuno tny, hogy a ltogatknakkomoly nehzsget okozott a dokumentumok megtallsa a knyvtrban.Ezutn a raktrosokat s a raktrban dolgoz dikokat megtantottk, hogyansegtsk az olvaskat. A munkakrk kibovlt, s ma mr ok is segdkezneka felhasznlkpzsben (Rielly s Browning 1995).

Legtbbszr az j informcitechnolgia alkalmazsa szort r arra, hogytfogalmazzuk a munkakrket. Nem lhet valaki egsz nap a gp elott, mikz-ben a munkakri lersban nem is szerepel a sz: szmtgp! (Az j infor-mcitechnolgia munknkra gyakorolt hatst rszletesebben lsd a 7. fejezet-ben.) tolvastam Barbara J. Henn (1989) trtneti ttekintst a szerzemnyezoknyvtros s a beszerzsi javaslatokat sszellt szakbibliogrfus egyms k-reit srto szereprol. Szmomra ez az rs a munkakrk elemzsnek s sz-szehangolsnak hinyrl szlt, de mg inkbb arrl, hogy mikppen jelentk-telent el rgi funkcikat (s problmkat!) a knyvtrba bezdul technika.

37

Kln fejezetet rdemelne a kzpfok vgzettsgu szemlyzet (a para-professionals szebben hangzik?) szerepnek vltozsa. Sok esetben olyanfeladatokat ltnak el, amelyeket korbban kizrlag knyvtrosoklevllel tud-tunk elkpzelni: sszetett olvasszolglati teendoket a szmtgpes munka-helyek mellett, a szemlyzet tbbi tagjnak betantst, szerzemnyezst,knyvtrkzi krseket, sot katalogizlst (Oberg 1995). Larry Oberg nemtallja megjegyezni: nehz megmondani, milyen feladatok maradnak ezekutn a knyvtrosokra, mert ehhez az egsz knyvtroshivats j defincijaszksgeltetik!

Elgondolkodtam, mennyivel egyszerubb az egyedi munkakrk kezelse,mint a tbb ember ltal is betlttt munkakrk. Megknnyti a vezetodolgt, hogy az nllan elltott terletekrt nagyobb felelossget reznek amunkatrsak. Az egyforma munkakrket betlto kollgk irnytsa azonbankomoly prbattel a vezeto szmra. Verseny lesz kztk vagy visszahzzkegymst? Milyen sszehasonltsokat tesznek egyms kztt? Egyms ellen,egyms helyett vagy egymst kiegsztve dolgoznak-e?

Eltprengtem azon is, mennyire kevss adja vissza a paprra vetettmunkakri lers azt a sok mindent, ami kitlti egy-egy ember munkanapjt.A lers s a valsg kztti tvolsg a munkakr elemzsvel enyhtheto. Atrgyilagos elemzshez adatokra van szksgnk, de kznl van-e a feldol-gozott knyvek, a referenszkrdsek, a knyvtrkzi krsek stb. szma? Amunkakrk elemzse nem csupn a feladatok mdostst vonhatja magautn, hanem rvilgthat egyb hinyossgokra is. Pldul arra, hogy nemmegbzhat, nem felhasznlbart az alkalmazott szoftver vagy arra, hogy aknyvtr helyisgeibol hinyoznak az eligaztst nyjt tblk, feliratok. Ala-pos elemzs nlkl veken t rejtve maradhat, hogy bizonyos hinyossgokmennyire megterhelik a kollgkat!

Kr lenne tagadni, hogy egyes munkakrk, pontosabban az azokat elltkollgk kztt ellenttek feszlhetnek. Az irodalomban gyakran megrk-tett, htkznapi plda a feldolgozk s az olvasszolglatban lvok ellentte.Br az ellenttek feloldsa a 3. fejezet tmja, ismeretes egy mdszer, amelymg ebbe a fejezetbe tartozik, ez pedig a munkakrk rotcija. Eszerintmegtehetjk, hogy felszmoljuk a munkakrk kztti merev hatrokat. gyidorol idore minden munkatrsra rkerl a sor, hogy pldul kiljn az olva-sterembe. De vajon egyformn alkalmasak-e r?

A munkakrk elemzse sorn felvetodhet egyes feladatok sztv-lasztsa. D. M. Harralson (1995) a LIBADMIN nevu levelezofrumonarrl szmolt be, hogy egyetemk knyvtrban elklntettk egymstla csak eligaztst nyjt informcis pultot s a komolyabb krdsekkelfoglalkoz referenszpultot. Azt szerettk volna elrni, hogy a knyvtrosokelore beoszthassk a tallkozikat a ltogatkkal, mint affle elfoglalt,

38

Egyms ellen, egyms helyett vagy egymst kiegsztve dolgoznak?

igazi szakemberek. Az jts nem vlt be. A knyvtrosok legnagyobbfjdalmra a dikokkal feltlttt informcis pult kezelte az egyszerubbreferenszkrdseket is. A nehezebb gyekkel tirnytott ltogatk pedignem szvesen zavartk meg a knyvtrosokat, ha azok ppen dolgoztak,holott esetleg csak az elektronikus postjukat bngsztk.

Jobb tletrol szmol be M. Miller (1995). A tjkoztat pultnl egytechnikus ltja el az egyszerubb feladatokat. Ott l mellette egy knyv-tros, aki ha szksges flrevonul az olvasval a kzeli (!) dolgoz-szobjba, hogy megtrgyaljk a bonyolult referenszkrdseket. Esetlegnem azonnal, hanem idopontot egyeztetnek. Ha a knyvtros ppen nemfoglalkozik senkivel, ott l a tjkoztat pultnl. Kt ember megosztvacsinlja azt, amit hagyomnyosan egyvalaki szokott.

A munkakri lersok fontos mellkletei lehetnek az eljrsi utastsok, azirnyelvek, a viselkedsi s egyb kdexek. Az eljrsi utastsok rgztik aszabvnyos mdon vgzendo munkafolyamatokat. Egyrtelmuen megmond-jk, hogyan kell eljrni pldul a szmlk kezelsben, a folyiratok rkeztet-sekor, az j ktetek bevtelezsekor s feldolgozsakor. A vezetonek kell mr-legelnie, hogy mely muveleteket rdemes ezen az ton szablyozni. Nem sza-bad elfelejteni, hogy az rsba foglalssal az eljrsok folyamatos frisstst isvllaltuk.

Irnyelvekre olyan munkafolyamatokban lehet szksg, amelyek nemrhatk le maradktalanul az eljrsok segtsgvel. Az irnyelvek eligaztstadnak arrl, hogy pldul milyen alapon rangsoroljuk a krseket, milyenmlysgig trjuk fel a klnbzo trgy j szerzemnyeket, milyen szempon-tok szerint vlasszunk klso szolgltatt. Kis knyvtrban, ahol a vezetoknnyen elrheto s nap mint nap befolysolja, ellenorzi a munka menett,szksgtelennek ltszik az eljrsok, irnyelvek rsba foglalsa. Br a lertanyagok mind igen j szolglatot tehetnek, amikor eljn az ideje annak, hogyj munkatrsak vltsk fel a rgieket.

Sok nyugati knyvtrban gyakorlat a szemlyzet magatartsnak szablyo-zsa. Elo lehet rni, hogy mindig rmmel dvzljk a ltogatt, hogy mg azellenszenves olvasval is udvariasan beszljnk, hogy kmljk a ltogatk ide-jt, hogy ne botrnkoztassuk meg oket hangos beszddel vagy ltzknkkel,hogy a telefont legksobb az tdik csngetsnl vegyk fel s kszsgesenszljunk bele s gy tovbb. A viselkedsi kdex az j munkatrsak szmra k-lnsen hasznos lehet, mert rgtn tudjk, mihez tartsk magukat. Nagyknyvtrakban, ahol a vezeto nem felgyeli kzvetlenl a munkatrsak minden-napjait, szintn j szolglatot tehet a hzi tmutat. Ha viszont boven van alka-lom a kifogsolhat magatartst tanst kollgk figyelmeztetsre, gyvnaktunik az a vezeto, aki ehelyett flrehzdik s papirost gyrt.

Nem a munkakri lers, hanem a munkaszerzods trgya, mgsem hagy-hatom ki a munkaido krdst. Hdt a rugalmas munkaido, ami azt jelenti,

41

hogy a rgztett heti (havi, vi) raszm mellett csak a napi blokkidot rjkelo a dolgozknak. A rugalmas munkarend megknnyti az otthoni s mun-kahelyi feladatok sszeegyeztetst, ezrt valjban a munkaido tiszteletbentartst szolglja. Ahol rugalmas a munkaido, ott nincs helye az elkredzke-dsnek s elengedsnek, ott a kieso idot mindenki ledolgozza. El kell dnte-nnk, hogy mindenki egyformn lhet-e a rugalmas munkaido lehetosgvel!A nyitvatartsi ido klnsen knyes krds (nhny oldallal ksobb idzekmajd egy errol szl vitt). A rugalmas cssztatsoknak korltot szab a knyv-tr nyitvatartsi ideje. A munkatrsak benntartzkodst elore meg kell ter-vezni. Idelis esetben a munkatrsak ezt a vezeto kzremukdse nlkl,maguk kztt megteszik. Elkpzelhetok egszen klnleges munkarendek is(pldul a heti 410 ra), ha egybknt sszeegyeztethetok a tbbi munkatrss a knyvtr idobeosztsval. A munkaidok vltozatossga lehetov teszi,hogy a szemlyzet jelenltt a ltogatottsghoz s a feladatokhoz igaztsuk.A tbb-kevsb ktetlen munkarendnek vonz s taszt ereje egyformnlehet, fontos, hogy ismerjk a munkatrsak ezzel kapcsolatos vlemnyt.

Elofordulhat, hogy ms jellegu elfoglaltsguk miatt tbben tltenek beegyetlen teljes munkaidos munkakrt. Az irodalomban vitatott tma ez amunkakrmegoszts. Mellette szl, hogy a munkltat nem veszti el a kis-gyermekes anyt, aki csak napi ngy rt tud dolgozni s az illetonek semkell megvlnia az llstl, ha van prja a msik ngy rra. De tny, hogyminl ignyesebb a munkakr, annl nehezebb partnert tallni. Ahol azonbanpolgrjogot nyert a rszmunkaidos foglalkoztats, ott elvileg nincs akadlyaa munkakrk megosztsnak sem.

Hivatkozsok:

Casteleyn, M. and Webb, S. P., 1993. Promoting excellence: personnel management andstaff development in libraries. London etc.: Bowker-Saur, 1625., 6976.

Jordan, P. with Jones, N., 1995. Staff management in library and information work.3rd ed. Aldershot: Gower, 91119.

Harralson, D. M. (dmh@uc1.ecsu.edu), 20 June 1995. E-mail to LIBADMIN list(libadmin@umab.bitnet).

Henn, B. J., 1989. Acquisitions management: the infringing roles of acquisitions lib-rarians and subject specialists an historical perspective. Advances in LibraryAdministration and Organization 8, 113129.

Miller, M. (miller@macpsot.scar.utoronto.ca), 20 June 1995. E-mail to LIBADMINlist (libadmin@umab. bitnet).

42

Oberg, L. (loberg@willamette.edu), 26 April 1995. Para responsibilities. E-mail toLIBADMIN list (libadmin@umab.bitnet).

Orbn ., 1986. A knyvtrak szemlyzeti politikjnak problmi. Knyvtri Figyelo32 (1) 3137.

Rielly, L. J. and Browning, G. A., 1995. Point-of-use instruction: the evolving role ofstacks support staff and student assistants in an academic library. The ReferenceLibrarian (5152) 195208.

llomnyalaktsi politikajabb rsbeli feladat. Nem lehetne tugrani? Hiszen a pnzforrsok apad-

nak, az rak gbe szknek, alig maradt mozgsternk. Igaz, egyre tbbet nyj-tanak a dokumentumkldo szolglatok s a szmtgp-hlzatok, de lehet-evalami ugyanolyan kzel a hlzaton, mintha itt volna a raktrban? Provokla sokak szerint nemkvnatos, alternatv kiadvnyok mennyisge. Megtehet-nnk, hogy nem vesznk rluk tudomst? Nemcsak a pnz kevs, az ido semelg a tudatos llomnyptshez! rjk be teht az olvasi krsek teljests-vel? Akrhogyan is van, elszmoltatnak minden fillrrel: milyen muvekre adtukki s hogyan igazoljuk a dntsnket?

Ugye nem engedhetjk meg magunknak, hogy ne legyen tlthat, rsbafoglalt llomnyfejlesztsi politiknk? Mint ahogy azt sem mulaszthatjuk el,hogy ezt a politikt jra meg jra fellvizsgljuk, vitra bocsssuk s megszer-vezzk, hogy a dntshez szksges adatok idoben rendelkezsre lljanak. Sz-mos rs tanstja, hogy gyakran ppen a knyvtrt sjt nehzsgek kvetkeztbenszletik meg a hivatalos gyaraptsi politika. Ha a kezdeti szksgintzkedsboltudatos llomnyfejlesztsi elvek nonek ki, akr a drasztikus lemondsok idejnis magunkhoz ragadhatjuk a kezdemnyezst.

Az llomnyfejlesztsi politika csak azutn fogalmazhat meg, hogytisztztuk a knyvtr tfog cljt (kldetst). Ha a mit szerznk be?krdsre llt mondatokkal vlaszolunk, teht nem tagad, azaz kizr rtel-mu kijelentseket tesznk, akkor taln ritkbban lesz szksg mdostsra.Bele kell trodnnk, hogy idoll megllaptsokat nehezen tehetnk. NeilEntwistle (1996) rja, hogy a felhasznli csoportok eltro rdekeinek svltoz ignyeinek kitve, kudarcra tlt vllalkozs fair vagy demokrati-kus formulra trekedni. Entwistle szerint llomnyfejlesztsi politiknknakazt rdemes tkrznie, hogy

a knyvtr odafigyel a krnyezetre, elfogulatlan s a gyarapts elveit ksz folyamatosan vltoztatni.

43

Ha elktelezzk magunkat amellett, hogy a hasznlat mrtkt s (klt-sg)hatkonysgt tartjuk szem elott a gyaraptsban, ajnlatos az llomny-fejlesztsi politikban is meghirdetni s kampnyok helyett rendszeress ten-ni a hasznlat mrst, a teljestetlen krsek regisztrlst, a beszerzs s ahozzfrs kltsgeinek elemzst.

A gyaraptsi politika sikere jrszt azon mlik, mennyire lo a kapcsola-tunk a knyvtr kznsgvel. Az eredmnyes llomnyalaktst clz kapcsolat-ptshez az ALA* rszletes tmutatval szolgl (Guidelines 1992), amelylegalbb annyira illene a marketingrol szl 6. fejezetbe, mint ide! A fel-hasznlkkal, csoportjaikkal folytatott hivatalos s informlis prbeszd tm-pontot ad a vlogatshoz s j alkalom arra, hogy ismertessk llomnyptsifilozfinkat s tevkenysgnket. A hasznlk jl krlhatrolhat csoportja-ival (tanszki dolgozk, dikszervezetek, helyi vllalkozk) egy-egy sszektotjn, hivatalosan is tarthatjuk a kapcsolatot. A kevsb szervezett kzssgekignyeirol inkbb csak ktetlen, alkalmi beszlgetsek sorn vagy kzvetettton (pldul az ismtlodo krsek regisztrlsval) tjkozdhatunk. A knyv-tr jelenltnek rezhetonek kell lennie a helyi kzssg rendezvnyein, mgegy tanszki rtekezleten is. A kapcsolattarts nem csak egyetemi knyvtrak-ban jrhat tjai kzl az ALA-irnyelv az albbiakat emlti:

Adjunk szles kru tjkoztatst a knyvtr j szerzemnyeirol. lltsunk fel knyvtri bizottsgot, nevezznk ki knyvtri sszektot

minden tanszken. Krjk fel a tanszkeket, hogy folyamatosan tjkoztassk a knyvtrat

az j tantrgyakrl s az j kutatsi tmkrl. Gondoskodjunk arrl, hogy a knyvtr megkapja az j oktatk nevt.

Kldjnk az j oktatknak tjkoztat csomagot. Az j oktatknak tartott bemutatk sorn magyarzzuk el a knyvtr

llomnygyaraptsi elveit. Rendszeresen ltogassuk a tanszkeket, ahol az jdonsgok bemutatsa

kzben alkalom nylik a gyaraptsi krdsek megvitatsra is. A knyv- s folyirat-rendelo nyomtatvnyok legyenek mindig szem

elott, korltlan mennyisgben.

Az ALA-dokumentum befejezo rsze az llomnyhasznlati adatok gyuj-tsrol szl. Ezeket az adatokat szintn meg kell osztanunk a hasznlkkal. l-lomnyrtkels vagy selejtezs idejn tapasztaljuk csak meg igazn, mekkorasegtsget jelentenek a kapcsolattart munka sorn szerzett informcik. Mgbele sem fogtunk a kapcsolatok kiptsbe? Egyetlen llomnyrevzit elg le-veznyelni ahhoz, hogy mris ltrejjjn a kvnatos kapcsolatok hlzata hangzik az ALA-tmutat utols mondata.

* ALA: American Library Association = az USA knyvtrosainak egyeslete.

44

Ezen a ponton tanulsgos kitro knlkozik, kedves Olvas, hiszen nemtehetem meg, hogy el ne zarndokoljak az llomnyrtkelsrol szl iroda-lom vgelthatatlan tengerhez. Mr csak azrt is, hogy szlhassak egy cso-dlatos knyvrol, F. W. Lancaster 1993-ban megjelent ktetrol.* A knyvelso rszben tbb szz (!) kzlemnyre tmaszkod, lenyugzo ttekintstkapunk a knyvtri llomny rtkelsnek mdozatairl. Csak a fobb tma-krket emltem, hogy felvillantsam a mdszerek sokflesgt:

mennyisgi mutatk s formulk (pldul a kltsgvetsi tmogatsmegllaptshoz),

szakrtoi vlemnyezs, az llomny sszevetse megfelelo bibliogrfikkal (oldalak szlnak

arrl, mi lehet megfelelo), az llomny sszevetse ms knyvtrak llomnyval, az llomnyhasznlati adatok elemzse (relatv hasznlat, az utols

klcsnzs idopontja, helybenolvass stb.), a folyirat-llomny rtkelse, a katalgushasznlat vizsglata, az llomny hozzfrhetosgnek rtkelse.

tolvastam nhny jabb kzlemnyt az egyik leginkbb hsba vg kr-dsrol, a folyirat-elofizetsek fellvizsglsrl. ltalnos tapasztalat, hogy azidzettsgi adatok (impakt faktorok) csak a helyi hasznlat mroszmaivalegytt szolglhatnak tmpontknt, s a helyi adatok a fontosabbak! A folyira-tok rtkelsre szmos mdszer ismeretes: a cikkmsolatok mennyisgneknyomon kvetse, az olvastermi asztalon hagyott folyiratok regisztrlsa, ol-vasi szignk gyujtse a folyiratokra tuztt kutyanyelveken, felmrs az ol-vask krben (jelljk meg, mi az, amihez felttlenl ragaszkodnak ms vol-na az eredmny, ha azt krdeznnk, mirol mondannak le). Egyetemi knyv-trban adatokat gyujthetnk arrl, hogy az egyetemi oktatk hol publiklnak,mely folyiratokra hivatkoznak (Joswick s Koekkoek Stierman 1995).

Egyre tbb knyvtrban rendelkeznek vekre visszameno adatokkal. ACetus Corporation nevu kaliforniai biotechnolgiai vllalat knyvtrban pl-dul az akci kezdetn mr hrom v adataira tmaszkodhattak (Cooper sMcGregor 1994). Ugyanis mr jval a folyirat-elofizetsek fellvizsglataelott elkezdtk regisztrlni a folyiratokbl ksztett msolatokat, hogy ennekalapjn fizessk ki a szerzoi jogdjakat. A folyiratok hasznlatt teht amsolatok szmval mrtk. A felmrs nincs ebben semmi meglepo ahasznlat nagyfok koncentrcijt mutatta ki: az sszes hasznlat tlnyomrsze az olvask kis hnyadnak tulajdonthat; az sszes hasznlat tlnyom

* A cme: If you want to evaluate your library = Ha rtkelni akarod a knyv-tradat

45

rsze az llomny friss vfolyamaira jut; az sszes hasznlat tlnyom rsztfedezni tudja a kltsgvetsnek hozzvetolegesen a fele. (Sajt hzunk tjnmennyire vagyunk tudatban ezeknek az arnyoknak? Ha mr vannak adata-ink, hol hzzuk meg a kpzeletbeli vonalat: a ltogatknak ezzel a krveltrodnk, a tbbivel nem vagy csak kevsb; a rgi llomnybl ezt a rsztorizzk meg, a tbbit selejtezzk; a krseknek ennyi szzalkt teljestjksajt llomnyunkbl, a tbbi esetben jjjn a klso szolgltat? s hogyanzilljk szt ezt a kpet a CD-ROM-on bevonul referl kiadvnyok vagyaz anyagi gondok?) A Cetus knyvtrban ht v alatt 560-rl 360-ra csk-kentettk az elofizetett cmek szmt. A vlogats sikert mutatja, hogy ahetedik vben a cikk-krsek 66%-t tudtk sajt llomnyukbl teljesteni akorbbi 44% helyett.

Az rnyaltabb vizsglds fontossgrl r Kathleen E. Joswick s mun-katrsa (Joswick s Koekkoek Stierman 1995). gy talltk, hogy egy fontosterleten hinyzik az sszhang az ltaluk vgzett krdoves felmrs eredm-nye s a folyirat-hasznlat tnyleges mrtke kztt. A dikok ltal leginkbbignybevett folyiratokat ugyanis az egyetemi oktatk alaposan lepontoz-tk. A knyvtr levonta a kvetkeztetst: nem egy, hanem kt klnbzomagfolyirat-gyujtemnynek kell lennie az llomnyban. Az egyik a hallgatkszolglatban, a knyvtrosok rtkelsre bzva, a msik az egyetemen folykutatmunka tmogatsra, a kari munkatrsak beltsa szerint alaktva.

William Miller s Rita Pellen (1995) lerja, hogyan lehet okos dntsthozni egymilli dollr rtku folyirat lemondsrl gy, hogy az ido szor-tsban alig lehet konzultlni a ltogatkkal, s a knyvtrosok jobbra csaksajt sztneikre hallgatva dntenek. Megfelelo kommunikcival egyete-mi jsgok, elektronikus postn tovbbtott krlevelek, rtekezleti hozzsz-lsok tjn el tudtk rni, hogy a drmai cskkents ne ssa al a knyvtrtekintlyt. Sot ksobb, amikor az egyetem ms terleteit is sjtotta mr atakarkoskods, a knyvtr vilgos s jl idoztett tjkoztatsi gyakorlata letta kvetendo plda.

* * *

Most, hogy a folyirat-elofizetsek vidkre tvedtem, egy hangzatos di-lemma jabb kitrore csbt, br e tma sorra kerl mg a 7. fejezetben is. Mrhallani olyan knyvtrakrl, ahol lemondtak minden folyiratot, hogy az olva-sk a hlzati szolgltatsok, pldul az UnCover tjn* mgiscsak meg-kaphassk mindazt, amire szksgk van (Widdicombe 1993). A Louisiana Sta-

* UnCover: ingyenes tartalomjegyzk-szolgltatssal kombinlt dokumentumkldo vl-lalkozs (az Interneten is elrheto, hlzati cmt lsd a Forrsok kztt).

46

te University knyvtrban ha nem is minden folyiratot, de 1500 cmet trltekugyanebbol a meggondolsbl (Hayes 1995). Hasonl ksrlet zajlik a CranfieldUniversity berkeiben a biolgiai folyiratok terletn (Harrington 1995, Evanset al. 1996).

Access versus ownership, azaz rjk be azzal a tudattal, hogy haszksgnk lesz r, akkor valahogyan majd hozzfrhetnk, vagy inkbbvsroljuk meg, fizessk elo? Ez mr j nhny ve divatos tma az angolnyelvu szaksajtban. A dokumentumkldok gyorsasga, a tartalomjegyzkekolcssga, az on-line folyiratok szaporasga miatt a krds hnaprl hnaprakomolyabban hangzik.

Maurice B. Line (1996) azonban megkrdojelezi, hogy valdi vlasztsilehetosgrol van itt sz. A birtokls nem egyenrtku a hozzfrssel. Azaccess model-ben elvsz a bngszs s a vratlan felfedezs lehetosge.(Egyltaln tudjuk-e, hogy adott esetben mire volna szksge az olvasnak:a cikkre vagy a folyiratra?) Ha nem folyiratrl, hanem kziknyvkntforgatott monogrfirl van sz, nem sokat r a puszta hozzfrs. Kibrndtlehet az elektronikus hozzfrs nagy kltsge is. Line a kvetkezo kombi-ncit tartja clszerunek: szerezzk be a kurrens dokumentumok minl sz-lesebb krt, s csupn a rgebbiek tekintetben hagyatkozzunk a hozzfrslehetosgre.

J. D. Riley (1996) azt krdezi: hogyan fogjuk mrni a vilghln elrhetoelektronikus folyiratok hasznlatt, s egyltaln, hagyomnyos folyiratrlszlva is mi kze a hasznlat mrtknek a hasznossg mrtkhez? Tovbbikrdsek: amikor az elektronikus vltozat javra lemondunk egy nyomtatottfolyiratrl, meggyozodnk-e elozetesen arrl, hogy az elektronikus vltozatnem csupn vlogats-e? Ha tnyergelnk a szmtgpes vltozatra, ki fizetimeg a betants-betanuls kltsgt s a lass nyomtats miatt elvesztegetettidot? Msfelol viszont nem kellene-e az elofizetsi djak mellett a trols, akts, a katalogizls kltsgeit is felszmtanunk az elemzsek sorn? To-vbb: a lemondsok elott gondolunk-e a knyvtrkzi klcsnzsekkel fog-lalkoz kollgk felksztsre? Munkjuk nvekvo mennyisgre s meg-vltozott tartalmra? Ha nem ok, akkor ki levelez majd angolul a klfldidokumentumkldo szolglatokkal?

D. Milne s B. Tiffany (1991) bemutatja, hogyan mrheto ssze egy foly-irat elofizetsnek kltsge a lemonds utni knyvtrkzi krsek kltsgvel.A hasznlat mrtknek ismeretben megllaptjk az egyszeri hasznlatra (azegy cikk kzbevtelre) eso knyvtri kltsget. Bruce Kingma s munkatrsa(1996) kilenc rszbol ll tanulmnyban szmol be a State University of NewYork (Albany) knyvtrnak kimondottan gazdasgi szempont vizsglatairl.Ezek sorn a matematika s a termszettudomnyok terletn felmrtk aknyvtrkzi msolatkrsek s az elofizetsek gazdasgossgt. Rszletesenfoglalkoznak minden egyes kltsgtnyezovel (pldul azzal, hogy knyv-

47

trkzi krs esetn mennyi pnzbe kerl a vrakozs), s a Kingma ltal kidol-gozott modell alapjn dntsi formult knlnak.

* * *

Ideje, hogy visszatrjek az llomnyalaktsi politika (rsbeli) feladat-hoz. Br az llomnyfejleszts szne s visszja, a gyarapts s az apasztssszefond tevkenysgek, rdemes velk kln-kln is foglalkozni. Soktmadstl s keserusgtol kmlhetjk meg magunkat, ha minden ltogatismeri a selejtezsi politiknkat. A knyvek kidobsn sokkal tbben hbo-rodnak fel, mint ahnyan szv teszik. A knyvbartok tiltakoznak elsoknt,s ppen ok a knyvtr leggyakoribb ltogati, esetleg tmogati. Nem hagy-hatjuk figyelmen kvl a vlemnyket. Mg akik nem olvasnak sokat, azokis vlhetik gy, hogy knyvet kidobni mrpedig nem szabad. Ha sokatldozunk az j informcitechnolgira, akkor a hallratlt knyvek lttnknnyen vakbuzg technokratnak blyegezhetnek minket a ltogatk, aho-gyan ezt a San Francisc-i vrosi knyvtr elhreslt selejtezseinek pldjais mutatja (McNab 1996, Schuyler 1997). John Arfield (1993) beismeri, hogylehetetlen elkerlni a megveto vagy gnyos megjegyzseket, de legalbb nehvjuk ki a sorsot magunk ellen! A selejtezsi politika s maga a selejtezskapjon minl nagyobb nyilvnossgot, mert hossz tvon gy lesz kisebb aknyvtr tekintlyvesztesge.

Br a helyhiny nmagban nem ok a selejtezsre, mgis tudatostsuk altogatkban, hogy az is pnzbe kerl, ha csupn troljuk a kteteket. Km-letesnek tuno, de valjban kltsges kompromisszum a nem hasznlt l-lomnyrszeket klso raktrakba telepteni s mg vekig trolni a selejtezselott. Meg kell tallnunk a mdjt annak, hogy legyenek adataink a klcsn-zsekrol s az olvastermi hasznlatrl. A selejtezsi politikban rgztsk aselejtezsek gyakorisgt. rjuk le, hogy milyen elvek alapjn vlasztjuk ki aselejtezendo kiadvnyokat. Hatroljuk krl azokat a terleteket, ahol szbasem jhet az llomnyapaszts.

rjuk le, mi lesz az llomnybl kiemelt ktetek sorsa. Tegynk meg min-dent, hogy a selejtezett anyagnak j gazdja legyen. Ne lepodjnk meg, ha ezsokkal tbb fradsggal jr, mint a hivatalos megsemmists. Korntsem biztos,hogy rdemes brmifle bevtelhez ragaszkodnunk. rljnk, ha van kinek msknyvtrnak ingyen odaadni a kteteket. Lehetnek termszetesen olyan kte-teink is, amelyeket ajnlgatva csak jzan tlokpessgnk krdojelezodnemeg. A knyvtrak ltal nem ignyelt kiadvnyokbl vsrt rendezhetnk, akringyeneset is. Magunkat hozzuk nehz helyzetbe, ha nem az aki elobb rkezik,az a knyv elvt kvetjk. A pnzrt adott ktetek rval szmoljunk el a k-znsgnek. A selejtezst ne prbljuk titokban tartani, ellenkezoleg, minden r-deklodot tjkoztassunk elotte s utna. gy btran kikrhetjk a tancsukat a

48

selejtezett ktetek vlogatsban, elajndkozsban. Ha a selejtezsek rend-szeress vlnak, idovel bizonyra kisebb megrzkdtatst okoznak knyv-trosoknak s olvasknak egyarnt.

A valban lo llomny kialaktsa s fenntartsa volna kvnatos. TthGyula (1994) a (kz)knyvtrak tlhizlalt, elnehezlt voltt taglal s a ha-zai gyakorlatrl szmos adatot sorol rsban Sallai Istvn szavait idzi: aknyvtr egy bizonyos teltods utn egyenslyba jut, azaz a selejtezs arnyaelrheti a berkezo llomnyt. Ez a mondat hajknt hangzott el s gy kez-dodtt: Amikor a kaposvri knyvtrat terveztk, mg azt kpzeltk, hogyTth Gyula szerint a megyei knyvtraknl is kevesebb archvl funkcivalrendelkezo kzknyvtrakban a 2-3 ve nem hasznlt ktetek ttehetok aknyvtrkzi klcsnzs vagy mg inkbb az elltrendszer kategrijba.Maruszki Jzsef (1995) szakmailag teljesen egyetrt Tth Gyulval, m azt agyakorlatias ellenvetst teszi, hogy a problma ilyen sllyal s appartussalval felvetse mgsem aktulis, mert ezzel csak bestlunk a restrikci kittottszjba. Azt hiszem, a vezetonek kell felmrnie, hogy a selejtezsek egy le-plo vagy ppen jjszleto knyvtr kpt festik-e a klvilg el.

John Arfield (1993) beszmol a Reading University knyvtrban1989-ben vgrehajtott selejtezsekrol. Mire szmthatunk, ha a ltogatk,ez esetben az egyetemi oktatk bevonsval selejteznk? Kezdetben min-denki tmogatja az akcit, az indokokat (helyhiny, fogadni kell az egye-tembe olvad foiskola llomnyt) elfogadjk. Amikor azonban kzbe ve-szik a selejtezsre sznt kteteket ezeket a knyvtrosok elozetesen mrtvlogattk, teht nincsenek kzttk pldul a rgta nem klcsnztt,de helyi vagy trtneti jelentosgu muvek s a legnagyobb szerzok gyuj-temnyes ktetei , akkor a legvltozatosabb kommentrok kvetkeznek:

A tma rdektelen manapsg, de a knyvtrnak klnsen j gyuj-temnye van ebben a trgykrben, amit kr volna megcsonktani.

Ezt a ktetet a nagy tiszteletnek rvendo nhai X. Y. ajndkoztaa knyvtrnak, meg kell tartani!

Az utbbi idoben tbbszr is olvasgattam ezt a muvet itt a knyv-trban.

Nem is tudtam, hogy ilyen knyv ltezik. Kapra jn az eload-somhoz!

Fogadok, hogy ennek az rnak az sszes tbbi regnye megvana knyvtrban. Akkor ezt mirt dobnnk ki!?

gbekilt! Hogy jutott eszkbe ezt a knyvet selejtezni? Ez a knyv tnyleg semmit sem r! Enym lehet? Azonnal kifi-

zetem!

1989-ben a Reading Universityn hallgatva az olvasi vlemnyek-re a kijellt mennyisg egyharmadt mgsem selejteztk ki. Ezzel elr-tk, hogy a knyvtr tekintlyn nem esett csorba. Arfield arra is figyel-

49

meztet, hogy meglehetosen kltsges eljrsrl van sz. Becslsk szerinta selejtezs a knyvtrosoktl 8 percnyi, a kisegto szemlyzettol 12 perc-nyi munkaidot kvetelt ktetenknt.

Hivatkozsok:

Arfield, J., 1993. Pruning, weeding, grafting: strategies for the effective managementof library stock. Library Management 14 (3) 915.

Entwistle, N., 1996. Selling a serials formula in the academic library. ManagingInformation 4 (3) 2326.

Evans, J., Bevan, S. J. and Harrington, J., 1996. BIODOC: access versus holdings ina university library. Interlending and Document Supply 24 (4) 511.

Cooper, M. D. and McGregor, G. F., 1994. Using article photocopy data in bibliographicmodels for journal collection management. Library Quarterly 64 (4) 386413.

Guidelines for liaison work. RQ 1996 32 (2) 198204. Refertum: Knyvtri Figyelo(j Folyam) 1993. 3 (2) 299300.

Harrington, J., 1995. Access versus holding: a report on the BIODOC current awa-reness and document supply experiment at Cranfield University. Managing In-formation 2 (11) 3839.

Hayes, J. R., 1995. The Internets first victim? Forbes 156 (14) 200201.Joswick, K. E. and Koekkoek Stierman, J., 1995. Perceptions vs use: comparing faculty

evaluations of journal titles with faculty and student usage. The Journal of Aca-demic Librarianship 21 (6) 454458.

Kingma, B. R. and Irving, S., 1996. The economics of access versus ownership: thecosts and benefits of access to scholarly articles via interlibrary loan and journalsubscriptions. Journal of Interlibrary Loan, Document Delivery and InformationSupply 6 (3) 176.

Lancaster, F. W., 1993. If you want to evaluate your library 2nd ed. Champaign, Il-linois: University of Illinois Graduate School of Library and Information Science.21146. (Ismerteto: Journal of Documentation 1994. 50 (2) 148149.)

Line, M. B., 1996. Access versus ownership: how real an alternative is it? IFLAJournal 22 (1) 3541. Magyarul megjelent Mennyire relis a hozzfrs vagytulajdonls alternatvja? cmmel, Tudomnyos s Muszaki Tjkoztats 1997.44 (45) 135143. (Fordtotta: Papp Istvn)

Maruszki J., 1995. Gyakorlatias gondolatok a tlhizlaltsgrl. Knyv, Knyvtr,Knyvtros 1995. mrcius, 3639.

McNab, A. (A.S.Mcnab@lboro.ac.uk), 17 October 1996. The librarian as technologicalzealot. E-mail to LIS-LINK list (lis-link@mailbase.ac.uk).

50

Miller, W. and Pellen, R., 1995. Cutting a million dollars worth of journals. TheBottom Line 8 (3) 49. Refertum: Knyvtri Figyelo (j Folyam) 1996. 6 (1)144145.

Milne, D. and Tiffany, B., 1991. A cost-per-use method for evaluating the cost-effective-ness of serials: a detailed discussion of methodology. Serials Review 17 (2) 719.

Riley, J. D., 1996. Measuring journal usage a mini-review at the Elizabeth GaskellLibrary. Managing Information 4 (3) 2022.

Schuyler, M., 1997. SFPL [San Francisco Public Library], viewed from the top leftcorner. Computers in Libraries 17 (4) 3234.

Tth Gy., 1994. Tlhizlalt, elnehezlt knyvtrak kevss szolgljk az llampolgrt.Knyv, Knyvtr, Knyvtros 1994. oktber, 310.

Widdicombe, R. P., 1993. Eliminating all journal subscriptions has freed our customersto seek the information they really want and need: the result more access, notless. Science and Technology Libraries 14 (1) 313. Refertum: Knyvtri Figyelo(j Folyam) 1994. 4 (3) 465466. Tmrtvny: Tudomnyos s Muszaki Tj-koztats 1995. 42 (7) 283284.

A knyvtri szolgltatsok rendjejabb dokumentum, amit ha sikerl jl karbantartanunk, akkor sorozatos

megllapodsok eredmnyt tkrzheti. Nemcsak vezeto s beosztottak egyez-sgrol, hanem a knyvtr, az olvask s a fenntart egyms kztti megllapo-dsairl van itt sz. A szolgltatsi rend akrcsak a knyvtrhasznlati sza-blyzat sokszor knyvtri kalauz formjt lti. A benne foglalt felsorolssal akvetkezo krdsekre vlaszolunk: mit vrhatnak el tolnk az olvask? Milyendokumentumokat tallnak a knyvtrban? Milyen katalgusaink vannak? Mi-lyen adatbzisokat ptnk? Hny fos referenszszolglatot tartunk fenn? Mikorvagyunk nyitva? Hny lohelyet, szmtgpes munkahelyet knlunk? Milyenegyb szolgltatsokat nyjtunk s kzvettnk?

A szolgltatsi rend legyen knnyen hozzfrheto, nyilvnos dokumen-tum a munkatrsak s az olvask krben egyarnt. A vezeto gondja, hogy akollgk s az olvask bevonsval vrol vre fellvizsgljk a dokumentu-mot. Ha a szolgltatsi rend alaktsa nagy nyilvnossgot kap, az hatsoseszkze a knyvtri marketingnek. Az olvasi vlemnyek megismersreszmtalan md knlkozik (lsd a 6. fejezetben).

Ha elg erosnek rezzk magunkat, akkor a szolgltatsi rendben minim-lis tfutsi idoket grhetnk a krsek teljestsre. Ksobb beszdes szmok-hoz juthatunk, ha megnzzk, hogy az esetek hny szzalkban sikerlt az grtszintet teljesteni. Felesleges mondani, hogy mindez csak akkor r valamit, haaz grt sznvonalat az olvaskkal egytt llaptjuk meg. Amit taln nem feles-

51

leges hangslyoznom n legalbbis olvasmnyaim (lsd a knyvtr teljest-mnynek mrst a 6. fejezetben) hatsra vltoztattam meg a vlemnyemet ,az a kvetkezo: csak akkor grjnk szmszerustett teljestmnyt, ha megbz-hat adataink vannak a jelenlegi sznvonalrl! Mike Heery (1995) tizent pont-ban sorolja kifogsait a szolgltatsi sznvonalrl szl megllapodsok* gya-korlatval szemben: klnll intzmnyek kztt lehet ltjogosultsga, de in-tzmnyen bell (pldul felsooktatsi knyvtr esetn) nem beszlhetnkegyenlo felek megllapodsrl; sszetett s idoignyes feladat a megllapod-sok megszvegezse; a megllapodsok feleslegesen korltozzk a knyvtr k-srletezo kedvt; azok, akik j marketinggyakorlatnak tekintik ezeket a megl-lapodsokat, jobban tennk, ha az idot a kznsgkapcsolatok kzvetlen pol-sra fordtank

Nincs a szolgltatsi rendnek mg egy akkora hvvel vitatott pontja,mint a nyitva tarts. Egyes nyugati egyetemeken a knyvtr napi 24 rnt nyitva van, termszetesen megfelelo biztonsgi intzkedsek mellett(lsd a 10. fejezetben). Egy amerikai egyetemen, thidal megoldsknt,jszakai msolatszolgltatst vezettek be (Koehler s Kim 1995). Ha a nyit-va tarts nem anyagi krds, akkor is nagy viharokat kavarhat. A LIBAD-MIN levelezofrumon 1995 jniusban a vlemnyek zne jelent meg akzknyvtrak nyri nyitva tartsrl. A vitaindt krdst egy knyvtr-igazgat tette fel, aki ppen arra kszlt, hogy bevezesse az egsz vbenegysges nyitva tartst a knyvtrban. A korbbi rend az volt nluk, hogytanvben hetente 3-szor kso estig nyitva tartottak s szombaton is fogadtka ltogatkat. Nyron viszont szombatonknt zrva voltak s csupn kthtkznap tartottak nyitva kso estig. Az igazgat terve felhborodst kel-tett beosztottai krben, aki ezrt kikrte msok vlemnyt is. me a hoz-zszlsok:

Azoknak az olvasknak, akik egsz hten dolgoznak, nyronugyanolyan fontos a szombat, mint vkzben.

Nyron ppen hogy zsfoltabbak a htkznapok, mgpedig a nyriolvasklubok miatt. (Ezt igen sokan jeleztk.)

A cskkentett nyri nyitva tarts csak a knyvtrosok knyelmtszolglja. Mg a vasrnapi nyitva tartsra is volna igny! Nemvletlen, hogy sok helyen csupn a vasrnap dlutnnal rvidebba nyri nyitva tarts, mint egybknt.

Megesik, hogy a nehz rkra kln szemlyzetet kell felfo-gadni, mert a follsak nem vllaljk az estket s a htvgket.

Ellenkezik a knyvtroshivatssal, hogy amikor igny volna r,egyesek mgsem vllaljk a hosszabb nyitva tartst. Hogyan sz-mthatnak ezek utn az elutastott kznsg anyagi tmogatsra?

* Angolul: Service Level Agreement (SLA)

52

De hiszen a kzknyvtrakban dolgozk nagy rsze nem is knyv-tros! Ok aztn kizrlag a pnzrt dolgoznak.

Ha kpzetlen embereket fogadunk fel a htvgkre, az a pro-fesszionalizmus feladsa!

Attl, hogy valakinek nincsen knyvtrosdiplomja, rezhet mgelhivatottsgot!!

A nyitvatartsi idot a kznsg knyelmhez kell igaztani, deennek hatrt szab a kltsgvets s az a tny, hogy az alkalma-zottak emberi lnyek, akik bizony elveszthetik hivatstudatukat.A knyvtrvezeto dolga, hogy hivatstudatunkat bren tartsa.

Nlunk az olvask krsre s a helyi sajt nyomsra bevezettka vasrnapi nyitva tartst, de az eredmny lehangol volt. Aki elakar jutni a knyvtrba, el fog jnni htkznap is.

Ha valahol prbakppen bevezetik a vasrnapi nyitva tartst, leg-albb egy vig tartson a ksrlet! Ha nem egysges egsz vbena nyitva tarts, az zavar lehet, sokan ppen emiatt nem hasznljkki a lehetosget.

Vasrnap sok csalddal tallkozik bent az ember s nagyon vl-tozatosak a referenszkrdsek. n azt mondom, szinte jutalomnakszmt a vasrnapi munka!

A mi vrosunkban rengeteg kikapcsoldsi lehetosg van sze-gnynek is, gazdagnak is, aztn igen sokan mennek vasrnaptemplomba. Mshova nemigen jr senki. gyhogy mi mr vekkelezelott feladtuk a vasrnapi nyitva tartst.

A mi knyvtrunk 15 ve minden vasrnap dlutn 4 rn keresz-tl nyitva van. Egsz hten ez a ngy ra a legsurubb!

Vasrnaponknt dlutn 1-tol 5-ig vagyunk nyitva s messze ezekaz rk a legzsfoltabbak. Sok mlik azon, hogy mennyire tuda-tosul az emberekben a vasrnapi nyitva tarts. Nlunk az sszesalkalmazott ki van kpezve ms munkakrk elltsra is. A ro-tcinak ksznhetoen vente csupn ngy vasrnap jut minden-kire. Aki ledolgozza a vasrnapi fl napot, annak htkzben egyteljes szabadnap jr.

A mi knyvtrunk mr 10 ve egsz vben nyitva tart vasrnapis. Amikor 1991-ben cskkentennk kellett a nyitvatartsi idot,akkor is megtartottuk a vasrnapot s rlnk, hogy gy dntt-tnk. Ilyenkor van a legnagyobb forgalom. Van olyan olvasnk,aki 25 mrfldrol jr hozznk, mert a kzelben lvo knyvtrzrva tart vasrnap. Sok szlo elvrja tolnk, hogy az egsz csaldszmra programot nyjtsunk. Ha pedig megszntetik a nyrisznetet az iskolkban, vgkpp nem lehet megkrdojelezni ny-ron sem a vasrnapi nyitva tartst.

53

Hivatkozsok:

Heery, M., 1995. Why an SLA will get in the way. Library Manager June 1995, 10,12.

Koehler, B. M. and Kim, C. S., 1995. Overnight document delivery service. Journalof Interlibrary Loan, Document Delivery and Information Supply 6 (1) 4144.Refertum: Knyvtri Figyelo (j Folyam) 1996. 6 (3) 531.

Knyvtrhasznlati szablyzatAz elozo rszben trgyalt szolgltatsi rend s az itt kvetkezo hasznlati

szablyzat ugyanannak az remnek egyik, illetve msik oldala. A hasznlatiszablyzat arrl szl, hogy a knyvtr mit vr el az olvasitl. A j szablyzatfelbecslhetetlen szolglatot tesz, valahnyszor konfliktusunk tmad a lto-gatkkal: hivatkozsi alap rendbonts esetn, biztostk, ha elvsz a klcsn-ztt knyv, tmpont, amikor klnleges helyzet ll elo. Minden rendkvliesemny egyben alkalom a szablyok fellvizsglatra. Fellvizsglatra szo-rulhat a klcsnzheto dokumentumok kre, mert pldul ezentl CD-ROM-okat is klcsnznk. Megkrdojelezodhet az egysges klcsnzsi hatrido,mert a kziknyvtri kteteket csak egyetlen jszakra adjuk ki, a szrakoztatvideofilmet kt napra, az ismeretterjesztot 3 htre, az tlagos knyvet 2htre. Emelkednek a postakltsgek, gy ezentl esetleg az elso felszltsegyben az utols is. Vagy gy dntnk, hogy telefon tjn is elfogadjuk ahosszabbtst. Felemeljk a ksedelmi s trtsi djakat. Ms szemmel nznka knyvtri csendrendeletre s gy tovbb.

A knyvtrhasznlati szablyzat elso pontja azt rgzti, hogy ki ltogat-hatja a knyvtrat, ki klcsnzhet az llomnybl s milyen felttelekkel.Ha nem kzknyvtrban vagyunk, akkor a fenntart kvnsga vagy eroinkvgessge rknyszerthet bennnket a ltogati kr s a felknlt szolglta-tsok korltozsra. Klnbsget tehetnk klso s belso olvask kztt, seltro djakat, hatridoket, feltteleket llapthatunk meg szmukra.

A hasznlati szablyzatok gyakori gyenge pontja az elveszett knyvekrtfizetendo krtrts. A LIS-LINK levelezofrumon tallkoztam egy megdb-bent egyetemi knyvtros zenetvel (Landegem 1996). Ez arrl szlt, hogymiutn az egyik egyetemi dolgoz megtagadta a trtsi dj kifizetst s az gy-ben az intzmny jogszhoz fordult, az illeto jogsz ttanulmnyozta az egye-temi munkaszerzodsekre vonatkoz szablyokat s kidertette: az egyetemneknincs joga sajt alkalmazottjra bntetst kirni, semmilyen indokkal. Arra akrdsre, hogy ilyen esetben a knyvtrnak van-e joga legalbb tmenetileg ki-zrni szolgltatsaibl a knyvet elveszto olvast, ugyancsak nem volt a v-lasz. Kerlhet knyvtr ennyire gyenge ha nem lehetetlen helyzetbe?! Azidzett eset megoldsa a knyvtri szablyzatnl magasabb szintu szablyozs

54

vltozstl vrhat. Ha ezen a magasabb szinten megprbltk volna jvha-gyatni a knyvtri szablyzatot, az ellentmondsra mr korbban fny derltvolna. Hogy nem egyedi esetrol van sz, azt jelzi, hogy 1995 tavaszn a LIBAD-MIN levelezofrumon tallkoztam egy hrrel (Buskey 1995), miszerint egy fo-iskola vezetosge azrt nem tmogatja a knyvtrat a krtrtsi djak kiszab-sban, mert szerintk ez rossz fnyt vet az intzmnyre!

A knyvtrvezetonek el kell fogadtatnia a fenntartval, hogy az o rdektszolglja a krtrts szigor behajtsa. (Ami valban rossz fnyt vethet aknyvtrra, az az elavult, rtktelen knyvekrt fizetendo krtrts eroltet-se.) Tancsos ellenorizni, vajon az gymenet biztostja-e, hogy senki se lp-hessen ki az intzmny llomnybl gy, hogy kzben knyvtri tartozsavan. Kilps elott mg letilthat a tartozs az illeto jvedelmbol. Egybkntpedig marad a brsg tjn trtno behajts s vgrehajts. A vgrehajtsrlszl j hazai trvny knyvtri vonatkozsairl Vida Istvn (1994) rsbanolvashatunk.

Mekkora legyen a krtrts sszege? Nincs az a knyvtr, amelyikkrtrtsekbol vagy ksedelmi djakbl szeretne meggazdagodni. A knyv-trnak a knyv kell, hogy tadhassa ms olvasknak is. Idelis esetben akrtrts fedezi a ptls kltsgt, ami egyben azt jelenti, hogy komolyvisszatart ereje van. Ezzel szemben a ksedelmi djak alacsony sszegekrdsess teszi, hogy egyltaln megri-e a veszodsg. Nha clravezetobba kslekedo olvast tmenetileg megfosztani a knyvtri szolgltatsoktl.De szabad-e?

Sok nyugati knyvtrban gy igyekeznek elejt venni a ksedelmek-nek, hogy nyitvatartsi idon tl is ignybeveheto knyvcsszdkat llta-nak zembe vagy lehetov teszik a klcsnzsi hatrido telefonoshosszabbtst.

Liddiard (1996) a knyvcsszdkkal kapcsolatban krte ki a LIS-LINK levelezofrum tagjainak vlemnyt. A vlaszokat gy sszegezte:jl bevltak a nyitvatartsi idon tl zemeltetett knyvcsszdk. A hzonbelli knyvcsszdk belltstl sokan dzkodnak, mert jabb probl-mktl tartanak. Akik mgis belevgtak, azok lelkesek, mert cskken aklcsnzopultok forgalma s a visszavtelezsre az olvas tvolltbenis sor kerlhet. Knyvtrhasznlati szablyzatuk rgzti, hogy mindenknyv visszajuttathat-e ezen az ton, s ltalban az igen rvid hatridejuklcsnzsek kivtelt jelentenek. Esetleg ez utbbiak rszre kln knyv-csszdt lltanak be. Kzzteszik, hogy milyen gyakran rtik a gyujtoket.A dikok (egyetemi knyvtrakrl van sz) alkalmazkodnak a meghirde-tett idopontokhoz s azt is hamar megtanuljk, hogy a klnleges esetekkeljobb, ha rgtn a knyvtroshoz fordulnak.

A telefonos hosszabbtsrl sokfle megjegyzs hangzott el 1995tavaszn a LIBADMIN levelezofrumon:

55

Nlunk zenetrgztos kszlket hvnak az olvask. A szmotmindenki ismeri. Eloszr meghallgatjk a magnra mondott sz-veget arrl, hogy milyen adatokat vrunk tolk. Naponta ktszerfoglalkozunk az zenetekkel. Nlunk bevlt a telefonos hosszab-bts!

Gyakran tnyleg egy-kt napon mlik csupn, hogy a knyv ide-jben visszakerl-e a knyvtrba. Ilyenkor az olvasnak jl jn alehetosg, hogy telefonon is intzkedhet.

Mi volna, ha postn is vissza lehetne kldeni a knyveket? Akielfoglalt, bizonyra rlne, ha erre a clra megcmzett bortkotvsrolhatna a knyvtrban.

Mr hrom ve, hogy bevezettk a telefonos hosszabbtst. Sajnosaz emberek figyelmen kvl hagyjk, hogy milyen adatokra vanszksgnk. Akad, aki mg a spszt sem vrja meg. Msok agyerekkkel telefonltatnak.

Mit tesznk, ha olyan knyvet prblnak hosszabbttatni, amireelojegyzsnk van, de errol az olvas termszetesen nem tudhat?

Ha kevs a szemlyzet, fel kell lltani a rangsort: a pultnl llolvas fontosabb, mint a csrgo telefon, az lo hvs fontosabb,mint az zenetrgzto visszajtszsa.

Sok olvas hiba hivatkozik arra, hogy az zenetrgztore r-mondta a hosszabbtsi krelmet. Nem hagytak hasznlhat ze-netet. A nev