Korak po korak uputstva za sistem HRMIS

REGISTRACIJA ZAPOSLENIKA U SISTEM I POSTAVLJANJE NA RADNO

MJESTO

Proces registracije osobe i zaposlenja je prvi korak koje HR operateri sistema HRMIS trebaju

uraditi nakon kreiranja organizacione strukture svoje institucije. On obuhvata registraciju osobe,

unos ličnih podataka i dokumenata u njegov elektronski personalni dosije, unos historije

prethodnih zaposlenja, i završava sa postavljenjem na određeno radno mjesto što je posljedica

postojanja nekog rješenja o prijemu u radni odnos.

Korak 1. Registracija osobe u sistem

Spisak svih registrovanih osoba pridruženih određenoj instituciji moguće je naći u formi Spisak

registrovanih osoba do koje se dolazi putanjom Glavni meni→Personal. Ukoliko je vaša institucija bila

obuhvaćena unosom podataka u prethodni Centralni registar osoblja Agencije za državnu službu ili smo u

pripremi instalacije BH-HRMIS sistema koristili podatke iz postojeće elektronske baze podataka vaše

institucije, vrlo je vjerovatno da ćete pronaći sve vaše uposlenike već registrovane u sistemu. Obratite

pažnju na polje „Status“ koje mora biti prazno1 ako želite vidjeti baš sve osobe koje imaju bilo kakve veze

sa vašom institucijom (zaposlenici i eventualno članovi njihovih porodica, ako se u prethodnim bazama o

njima vodila evidencija). Do podataka se dolazi pritiskom na dugme „Pretraživanje“ koje se nalazi u

traci sa alatima. Ukoliko osoba postoji registrovana u sistemu, potrebno je odmah preći na popunjavanje

nedostajućih podataka kroz prozore Lični podaci, Službeni podaci i Radna biografija koji su dostupni

kroz funkcionalni meni.

Slika 1. Prozor „Spisak registrovanih osoba“

1 Obzirom da polje status ima početnu vrijednost „Zaposlenik-aktivan“ dovoljno je da označite vrijednost tog polja i

pritisnete dugme Delete na tastaturi.

Ukoliko ipak ne možete pronaći osobu koju želite registrovati u sistem kao zaposlenika vaše institucije,

potrebno je da kliknete na dugme „Nov“ označeno crvenom bojom na prethodnoj slici. Pojaviće se prozor

Lični podaci u koje je potrebno upisati lične podatke o osobi koju registrirate u sistem.

Slika 2. Prozor Lični podaci sa primjerom podataka

u tabovima

Polja označena žutom bojom su obavezna. Zato je minimum podataka koje morate unijeti o osobi „Ime“,

„Prezime“, „Datum rođenja“, „Spol“ i „Nacionalnost“; a ukoliko unesete polje „JMB“ sistem će

automatski provjeriti da li je vrijednost jedinstvenog matičnog broja građanina ispravno unesena, i ako

jeste, popuniće polja „Datum rođenja“ i „Spol“ koja su inače kodirana u JMB broju. Poželjno je da se o

jednoj osobi unese što više podataka, posebno onih za kojim će HR operater imati potrebu. Obratite

pažnju da se prozor Lični podaci sastoji od tabova u koje je moguće upisati detaljne informacije o

adresama, obrazovanjima, rodbinskim vezama, ličnim podacima,itd...vezanim za tu osobu.

Kada je unos podataka završen, potebno je kliknuti na dugme Sačuvaj i izlaz , čime se

spašavaju uneseni podaci i vraća na prozor „Spisak registrovanih osoba“, gdje ćete novim pretraživanjem

primjetiti osobu koju ste upravo registrovali.

Nakon što je osoba registrovana, preporučujemo da HR operater upiše dodatne informacije o

registrovanoj osobi kroz prozore Službeni podaci i Radna biografija. Potrebno je da operater u prozoru

Spisak registrovanih osoba označi osobu i u Funkcionalnom meniju na desnoj strani odabere

odgovarajuću dugmad.

Slika 3. Prozor Službeni podaci

Slika 4. Prozor Radna biografija

Napomena: Klikom na dugme „Novi“ označeno

crvenom bojom na slici, otvoriće se posebna forma za

unos prethodnih zaposlenja van državne službe. O

tome govori posebno korak-po-korak uputstvo.

Ovim je završen prvi korak – registracija osobe u sistem. Sada je potrebno osobu postaviti na njeno radno

mjesto.

Korak 2. Postavljenje osobe na radno mjesto

Nakon što smo unijeli sve personalne podatke iz funkcionalnog menija, potrebno je postaviti osobu na

odgovarajuće radno mjesto. To se radi u formi Spisak registrovanih osoba, tako što se označi konretna

osoba, i u funkcionalnom meniju klikne da dugme „Novo zaposlenje“.

Slika 5. Pokretanje procesa postavljenja registrovane osobe na radno mjesto

Pojaviće se prozor Novi dokument sa već popunjenim osnovnim podacima o zaposleniku. U ovom

prozoru je potrebno odrediti Tip zaposlenja. Jednostavno iz padajućeg menija odaberite jednu od opcija

na raspolaganju2.

Slika 6. Prozor Novi dokument

Klikom na dugme „Kreiraj“ pojaviće se novi prozor Zaposlenje u koje je potrebno upisati što je više

moguće podataka o konkretnom zaposlenju. Kao i uvijek, polja označena žutom bojom su obavezna.

Slika 7. Prozor Zaposlenje

2 Ukoliko u opcijama Tip zaposlenja ne vidite neku posebnu kategoriju potrebnu za vašu instituciju, obratite se

Agenciji za državnu službu da bi ista bila unesena.

Nakon popunjavanja obaveznih polja prozor Zaposlenje bi trebao izgledati slično kao na sljedećoj slici.

Slika 8. Popunjeni podaci o zaposlenju

Napomena: Nakon ispravnog popunjavanja podataka u grupi polja Zaposlenje (označeno crvenim

kvadratom na slici gore) i snimanja klikom na dugme ostale podatke u tabovima Profesionalni i Platne

grupe će sistem automatski popuniti.

Moguće je da će sistem postaviti dodatno pitanje na koje je potrebno potvrdno odgovoriti, jer je obično u

pitanju činjenica da je HR operater pri kreiranju radnog mjesta zaboravio upisati broj izvršilaca.

Slika 9. Prozor Pitanje vezano za broj raspoloživih (nepopunjenih) pozicija na radnom mjestu

Kada je HR operater unio podatke o zaposlenju u prozor Zaposlenje, potrebno je to rješenje o postavljenju

protokolisati odnosno potvrditi sistemu da su svi podaci tačno uneseni. Dugme „Protokol“

nalazi se u traci sa alatima prozora Zaposlenje, i kada se klikne na to dugme otvara se prozor kao na

sljedećoj slici.

Slika 13. Protokolisanje rješenja o postavljenju

Potrebno je popuniti obavezne podatke u polju Broj protokola/Broj. Pritiskom na dugmad „Protokoliši“

dokument je protokolisan nakon čega je potrebno pritisnuti dugme „Sačuvaj“ čime je proces

protokolisanja i postavljanja osobe na radno mjesto završen.

Ukoliko zaboravite protokolisati rješenje tj. zaboravite potvrditi sistemu da ste okončali unos podataka za

određeno zaposlenje, spisak svih takvih osoba možete pronaći u formi Spisak personala gdje ste u polju

Status zaposlenja izabrali opciju „Neprotokolisan“ i pritisnuli dugme za pretragu .

Slika 10. Prozor Spisak personala i izabran Status zaposlenja „Neprotokolisan“

U listi ćemo dobiti sve zaposlenike čije Rješenje o postavljenju nije protokolisano. Rješenja su grupirana

ispod imena i prezimena zaposlenika i pristupa im se klikom na plus označen crvenom bojom na gornjoj

slici.

Slika 11. Protokolisanje rješenja o postavljenju

Dvoklikom na rješenje o postavljenju označeno žutom bojom otvara se prozor Zaposlenje kao na slici

ispod, i sada je potrebno protokolisati rješenje.

Slika 12. Prozor zaposlenje

Kada je rješenje protokolisano, ali HR operater želi promjeniti neke informacije (npr. u polje računato od

je unesen pogrešan datum) rješenje se može izmjeniti klikom na dugme „Urediti“ koje se nalazi u

traci sa alatima prozora Zaposlenje (na gornjoj slici označeno crvenom bojom). Možete primjetiti da dok

god postavljenje nije protokolisano, sistem dozvoljava izmjenu podataka HR operateru i navedeno dugme

je onemogućeno. Kada se zaposlenje protokoliše, sva polja će biti onemogućena pa se njihovo

uključivanje vrši pritiskom na navedeno dugme „Urediti“.