Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä · 2018-11-16 · • Automaattiset muistutukset esimiehille, HR-osastolle ja muille kohderyhmille säästävät aikaa •

Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13! 1

Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä

Matti VepsäläinenmyyntipäällikköSaima Soft Oy

www.digitalmikkeli.fi

2

Digitalmikkeli vauhdittaa tiedon hyödyntämistä ja digitaalisen liiketoiminnan kehittymistä Mikkelin seudulla ja Suomessa, yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden kanssa.

Digitalmikkelin toiminta on organisoitunut verkostoksi, jonka toimintaa koordinoi Miktech Oy.

Digitalmikkeli on toiminta- ja kasvualusta, joka toiminnallaan tukee digitaalisia palveluja kehittävien ja jakelevien jäsentensä kokeiluja, liiketoimintaa ja tiedonhallintaa.

Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13!


3

Ota yhteyttä!

Digitalmikkeli-verkoston koordinointi, Miktech Oy:Vesa Sorasahi, toimitusjohtaja: [email protected] Sundquist, digitaalisen liiketoiminnan kehitysjohtaja: [email protected] Kivinen, ohjelmakoordinaattori: [email protected]

Digitalmikkeli-verkoston jäsenet:Aalto-yliopiston pienyrityskeskus | CGI Suomi | Dreamdo | ELY-keskusten tietohallintoyksikkö | Etelä-Savon ELY-keskus | Etelä-Savon maakuntaliitto | Etelä-Savon TE-toimisto | Fujitsu Suomi | Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskus | Karjala-tietokantasäätiö | Kuntien Tiera | Länsi-Savo | Marski Data | Mikkelin ammattikorkeakoulu | Mikkelin kaupunki ja seutu | Mikkelin maakunta-arkisto | Miktech | MPY | Multiprint | Observis | OiOi Collective | Otavan Opisto | Profium | Saima Soft | Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto

Digitalmikkeli-klusterin koordinoinnin mahdollistaa DM Ohjelmajohtaja -hanke, jota rahoittaa Euroopan Sosiaalirahasto, Mikkelin kaupunki sekä klusterin jäsenet. Rahoituksen myöntänyt viranomainen on Etelä-Savon ELY-keskus.

Kuntamarkkinat 2014 | Tervetuloa osastollemme 2.12 - 2.13!


mailto:[email protected]



STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFTSTAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

KUINKA TEHOSTAT HR-TYÖTÄ NYKYAIKAISILLA JÄRJESTELMILLÄSaima Soft Oy, Kuntamarkkinat 2014

Matti Vepsäläinen, myyntipäällikkö

STAFFPOINT || SPRING HOUSE || SAIMA SOFT

StaffPoint-konserni on suunnannäyttäjä

• Olemme asiakkaan kokonaisvaltainen henkilöstöosaamisen kumppani

• Tuomme alalle uudenlaisia toimintatapoja ja palvelukokonaisuuksia yhdistämällä henkilöstöpalvelut, valmennuksen ja HR-tietojärjestelmät asiakkaalle lisäarvoa tuottavaksi saumattomaksi kokonaisuudeksi

• Omistajina GWS, Suomen Teollisuussijoitus, Etera ja Varma sekä yritysten johto

KOULUTUS- JA VALMENNUSPALVELUTHENKILÖSTÖPALVELUTJA REKRYTOINTI

HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT

STAFFPOINT-KONSERNI


StaffPoint-konserni tänään.StaffPoint, Spring House ja Saima Soft

MILJOONAAEUROALIIKEVAIHTOA

TYÖNTEKIJÄÄ ERI TOIMIALAOILLA

VALMENNETTAVAAVUOSITTAIN

TOIMIPISTETTÄ, VIRO ML

15000

TOIMIALAA

REKRYTOINTIAVUOSITTAIN

TOIMITUS-VARMUUS

TYÖELÄMÄNASIANTUNTIJAAPALVELUKSESSASI

300

20000

110

23

10

98,4

13 000


StaffPointExecutive

Henkilöarvioinnit ja analyysit

Henkilöstövuokraus ja resurssointi

ULKOISTUSPALVELUT

Rekrytointipalvelut

Myynti ja asiakaspalvelu

ResursointipalvelutMuutoshallinta

VASTUULLISUUS

KOULUTUS- JA VALMENNUSPALVELUT

HENKILÖSTÖPALVELUTJA REKRYTOINTI

HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT

Työyhteisötaidot ja johtaminen

Osaamisen tunnistus ja uravalmennukset

Saima HRD Suorituksen johtamiseen

Saima HRM Henkilö-tietojen hallinnointiin

Saima Rekrytointi

StaffPoint-konsernin palvelut


Saima HR


Tyypillisiä haasteita henkilöstötietoihin liittyen

• Tiedot ovat useassa eri paikassa hajallaan, esim. excel-tiedostoissa

• Tietojen muutoksia joudutaan tekemään useaan kertaan eri paikkoihin

• Raporttien tekeminen on työlästä

• Henkilöstötietojen paikkansa pitävyydestä ei ole varmuutta

• Henkilöstö-, loma-- ja palkkatietoja joudutaan jatkuvasti kyselemään palkanlaskijalta

• Työsopimusten ja –todistusten laatiminen aiheuttaa esimiehille päänvaivaa

• Lomien suunnittelu on hankalaa ja manuaalista

• Kehityskeskustelujen dokumentointi on puutteellista

• Perinteisin tavoin tehty rekrytointi aiheuttaa työtä ja vaivaa

• Keikkalaisten hallinta on työlästä


Rekrytointi• Rekrytointilupien käsittely

• Työpaikkailmoitusten julkaisu

• Hakemusten vastaanotto & käsittely

• Hakijaviestintä

• Haastattelutoiminnot

• Työnhakijaportaali

Henkilöstön hallinta• Työntekijän perustiedot

• Työhistoria, koulutus, pätevyydet

• Työsuhdetiedot, palkat, palkkiot

• Työsopimukset ja –todistukset

• Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt

• Työvälinerekisteri

• Lomat ja poissaolot

• Liitäntä palkanlaskentaan

Henkilöstön kehittäminen• Kehityskeskustelut

• Suorituksen johtaminen

• Tulos- ja tavoitekortit

• Varhainen välittäminen


Mistä on nykyaikainen HR-järjestelmä tehty?

• Sujuvat ja helpot käyttöliittymät

• Mutkaton tietojen päivitys ja muutosten jäljitettävyys

• Tarpeellinen tieto käyttäjien ulottuvilla

• Saumaton tiedon liikkuminen

• Automatisointi

• Helppo käyttöönotto ja käyttö – ei vaadi työasemakohtaisia asennuksia

• Laadukas käyttäjätuki ja jatkuva kehitys

• Tietojen säilytys turvallisesti


Saima HR – avainhyödyt

• Kaikki henkilöstön tiedot yhdessä paikassa

• Päivitykset yhteen kertaan, liittymien kautta muihin järjestelmiin

• Tietojen päivitys mahdollisimman alas (työntekijä voi itse päivittää osan tiedoistaan)

• Muutosten hyväksyntä järjestelmän avustamana

• Kaikille käyttäjäryhmille pääsy omiin näkymiin

• Ajantasainen raportointi

• Työsopimusten ja –todistusten tulostus mallipohjilla helposti

• Muistutusviestien avulla huomioidaan työsuhteen elinkaaren aikaiset tapahtumat



Saima Lomat ja poissaolot – avainhyödyt

• Poissaolotiedot yhdessä paikassa

• Työterveyteen tieto kaikista poissaoloista helposti

• Kattavat vakioraportit

– esim. varhaisen välittämisen tuki -> varhaisen tuen keskustelut HRD-osiossa

• Lomien suunnittelu ja lomakalenterinäkymät

• Lomasaldojen laskenta ja seuranta



Saima HRD – avainhyödyt

• Kehityskeskustelut dokumentoituna yhdessä paikassa, johon pääsy milloin tahansa -> toimii myös arkijohtamisen välineenä

• Asiakas voi itse luoda tarpeen mukaan erilaisia lomakkeita

• Lomakkeiden hyödyntäminen erilaisissa keskusteluissa

– Kehityskeskustelut

– Tulo- ja lähtökeskustelut

– Varhaisen välittämisen keskustelut

• Tulos- ja tavoitekortit dokumentoituna sis. mittariston laadinnan ja pisteiden laskennan



Saima Rekry – avainhyödyt

• Työpaikkailmoitusten julkaisu yhdellä kertaa tarvittaviin kanaviin (intranet, nettisivut, mol, oikotie jne)

• Työpaikkakohtaisesti mukautettava työhakemuslomake

• Hakemusten käsittelyprosessi yhdessä paikassa

– Muistiinpanot, yhteenvedot, luokittelut

• Hakemuspankin hyödyntäminen

– Avoimet hakemukset, muut hakemuspankit

• Valmiit viestipohjat ja massapostitukset varmistavat laadukkaan hakijaviestinnän

• Valitun henkilön tietojen siirto HRM-osioon yhdellä napin painalluksella



Keikkalaisten hallintaan


myStaff keikkalaisten hallintaan

myStaff

TILAAJAPerustaa

työvuoron

TYÖNTEKIJÄSaa työvuoro-ehdotuksen ja

vahvistaa työvuoron

Työvuoro

Käytettävyys Kalenteri

Miehitys

Varaus Työvuoro

Vahvistus

”MyStaff auttaa löytämään työvuoroon sopivan työntekijän

käytettävyyden, osaamisen ja

kelpuutuksen avulla automaattisesti”

Osaaminen ja kelpuutus

”Työvuoron täyttö nopeutuu ja automatisoituu - MyStaff Mobiilin

avulla työvuorolle täytetyt ehdot täyttävät työntekijä saavat

työvuoropyynnön välittömästi”


myStaff – avainhyödyt

• Tilaaja-asiakkaan ja keikkalaisen itsepalvelu tehostaa prosessia

• Automatisoitu keikkalaisen kohdistaminen keikalle nopeuttaa prosessia, lisää laatua ja varmistaa parhaan mahdollisen työntekijän jokaiseen vuoroon

• Natiivit mobiilikäyttöliittymät pudottavat tekstiviestikustannukset murto-osaan ja tekevät keikkojen täyttämisestä ajasta ja paikasta riippumatonta

• TES-tulkinta ja automatisoitu palkka-aineiston muodostaminen vähentävät palkanlaskentaan kuluvaa työaikaa merkittävästi


myStaff – tilaaja-asiakkaan käyttöliittymä


myStaff – työntekijän näkymä


myStaff - työntekijän mobiili


Ohjelmistoasiakkaitamme


Henkilöstöhallinnolle

• Työsuhteen tiedot ja dokumentit hallinnassa

• Tiedot keskitetysti yhdessä paikassa

• Edistyksellinen hakutoiminto auttaa käytössä

• Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa

• Automaattiset muistutukset esimiehille, HR-osastolle ja muille kohderyhmille säästävät aikaa

• Kattava raportointi esim. henkilöstötilinpäätöksen tueksi

Esimiehille

• Helppo käyttöliittymä on nopea oppia

• Alaisten tiedot vaivatta käytössä

• Dokumenttipohjat säästävät aikaa

• Järjestelmä hälytyksineen tukee esimiestyötä

Saima HRM Smart – edut

Johdolle

• Tukee johdon raportointia

• Luotettava tietojen- ja käyttöoikeuksien hallinta

• Sovellusvuokraus on edullinen hankinta

• Ammattimainen järjestelmä tukee yrityksen vastuullisuutta

Tietohallinnolle

• Avaimet käteen -toimitus

• Ylläpito palveluna

• Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö

• IT-kulut perustuvat käyttöön ja ovat muuttuvia

• Ei investointeja laiteympäristöön

• Liitynnät standardirajapintoja hyödyntäen tai tiedostosiirtona

Työntekijälle

• Omiin tietoihin helppo pääsy

• Yhteystieto-, pankkiyhteys ja muut muutokset helppo tehdä


Henkilöstöhallinnolle

• Rekrytointiprosessi on automatisoitu ja nopea

• Hakemusten käsittely on vaivatonta

• Yhtenäinen hakemuspohja auttaa vertailussa

• CV-pankki tukee rekrytointia pitkällä aikavälillä

• Työpaikka- ja hakijatiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa

• Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa

Esimiehille

• Helppo käyttöliittymä on nopea oppia

• Hakemusten käsittely on vaivatonta

• Yhtenäinen hakemuspohja helpottaa hakemusten vertailua

• Järjestelmä ohjaa prosessia eikä rutiineihin kulu aikaa

Saima Rekry Smart – edut

Johdolle

• Tehokas rekrytointiprosessi ei syö aikaa ydintoiminnoilta

• Ammattimainen rekrytointi tukee työnantajaimagoa

• Sovellusvuokraus on edullinen hankinta

• Kulut ovat käytön mukaisia

• Raportointi toimii päätösten tukena (esim. työnhakukanavien tehokkuus)

Tietohallinnolle

• Avaimet käteen -toimitus

• Ylläpito palveluna

• Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö

• IT-kulut perustuvat käyttöön

• Ei investointeja laiteympäristöön


Spring Housen palvelut


Spring House valmennuspalvelut

Sinulla on yksi elämä – tee siitä arvokas.

• Me Spring Housessa uskomme kaikissa ihmisissä ja organisaatioissa piilevään potentiaaliin. Ydinajatuksemme on auttaa asiakkaitamme viemään ideat arjen työssä tapahtuviksi muutoksiksi. Olemme asiakkaamme ratkaisukeskeinen kumppani organisaation ja työelämän eri vaiheissa. Haluamme auttaa asiakkaitamme menestymään. Yhdessä olemme enemmän!

Spring House lukujen valossa

• Spring House on merkittävä valmennustalo. Valmennamme 120 ammattilaisen voimin kymmeniä tuhansia työntekijöitä ja työnhakijoita vuosittain. Moniammatillinen tiimimme haastaa itsensä ja toisensa kehittymään jatkuvasti. Kiitos asiakkaidemme, meillä on ollut etuoikeus kasvaa nopeasti. Liikevaihtomme vuonna 2013 oli yli 8 miljoonaa euroa.


Spring House -tarjoama organisaatioiden kehittämiseen

Esimiestyö ja johtaminenValmennusteemoja:

Valmentava johtaminen Työhyvinvoinnin johtaminen Suorituksen johtaminen Esimiehen roolit, perustehtävä ja vastuut Puheeksi ottaminen ja välittäminen Itsensä johtaminen Motivointi ja jaksaminen Neuvottelu- ja esiintymistaito Ajanhallinta ja kokouskäytännöt Train the trainer –konsepti

Myynti ja asiakaspalveluValmennusteemoja:

Asiakaspalvelutaidot Myyntitaidot Puhelinmyyntitaidot Myynnin johtaminen Asiantuntijasta myyjäksi Palvelukulttuurin kehittäminen

Tarjoamamme tutkinnot: Myynnin ammattitutkinto Liiketalouden perustutkinto, merkonomi Tarjoilijan ammattitutkinto

TyöyhteisötaidotValmennusteemoja:

Ammattiylpeys ja työidentiteetti Yhdessä olemme enemmän Itsensä johtaminen Vuorovaikutustaidot Erilaisuuden arvostaminen ja hyödyntäminen Positiivisuus voimavarana Oma vastuu ja tiimitaidot Toisten töiden arvostus

Ota yhteyttä

Anna-Kaisa Koivikko

MyyntijohtajaSpring House Oy040 768 [email protected]



Kiitos!

Nähdään Digitalmikkelin osastolla 2.12-2.13

Documents

Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä · 2018-11-16 · • Automaattiset muistutukset esimiehille, HR-osastolle ja muille kohderyhmille säästävät aikaa •