Projekt Fra for til med - Frivillighed

kulturambassadør

Fredensborg BibliotekerneJernbanegade 3, 1. sal3480 FredensborgTlf. 7256 2200Fredensborgbibliotekerne.dk bibliotekerne@fredensborg.dk

September 2013

Projektet Fra For til Med er støttet af Kulturstyrelsens udviklingspulje.

04 · Kulturambassadører - den motiverede kulturforbruger05 · Hvad er en Kulturambassør?07 · Hvad er det værd?09 · Fra bronzelurerne til Carl Nielsen11 · Biblioteket på tegnebrættet13 · Trin for trin, Kulturambassadører14 · Trin 1: Projektbeskrivelse og projektafklaring15 · Trin 2: Forberedelse16 · Trin 3: Grib fat i borgerne19 · Trin 4: Skab strukturen20 · Trin 5: Idégenerering21 · Trin 6: Løbende udskiftning22 · Trin 7: Nursing og forventningsafstemning23 · Trin 8: Evaluering24 · Skabeloner 25 · Film

kultur-ambassadørErINDHOLDSFORTEGNELSE

Alle borgere er forskellige, og deres interesser i biblioteket er også forskellige. Nogle vil gerne involvere sig så meget i biblioteket som overho-vedet muligt, mens andre blot har et ønske om at stable et enkelt arrange-ment på benene. Andre igen vil gerne stå på sidelinjen og bidrage med gode idéer og initiativer uden selv at involvere sig i det praktiske arbejde. Vi skal huske at lytte til de ønsker borgerne kommer med og afstemme dem med bibliotekets meget forskel-ligartede opgaver.

I denne folder kan du læse om vores koncept Kulturambassadører, der primært tiltaler den modne del af bibliotekets brugere – vores typiske kernelånere. Flere af gruppens del-tagere er pensionister og har tid, lyst og overskud til at engagere sig i bib-liotekets arrangementsvirksomhed.

Vi håber, at I denne folder giver jer lyst og mod på at arbejde med kultur-ambassadører på jeres bibliotek.

Rigtig god fornøjelse!

Læs også om konceptet Digi-Tweens og Borger til Borger i de to andre foldere.

Kultur-ambassadørerden motiverede kulturForbruger

En kulturambassadør er en kulturaktiv borger, der har lyst og mod på at engagere sig som frivillig ambassadør for biblioteket.

hvad er en kultur-ambassadør?

Med kulturambassadørerne har vi knyttet tættere bånd mellem biblioteket og vores brugere. Som kulturambassadør kommer man med idéer og ønsker til arrangementer og aktiviteter på biblioteket, hjælper til ved arrangementer med for eksempel at brygge kaffe, stille borde og stole op, dække bord, kontrollere billetter, passe garderoben, sælge øl og vand, samt lettere oprydning efter et arrangement.

Der kan også være tale om egentlig planlægning af arrangementer. Der-udover hjælper vores kulturambas-

sadører med at dele flyers og arran-gementsfoldere ud i lokalområdet, sætte plakater op og andet praktisk PR-arbejde. Men det er for eksempel også dem, vi ringer til, når der opstår noget, hvor vi har brug for en engage-ret frivillig.

Det er kun fantasien, der sætter grænser for samarbejdet. Men husk, at man ikke kan forvente hvad som helst af ambassadørerne. Det skal også give mening for dem.

En kulturambassadør drømmer om at afholde et arrangement om vurdering af antikviteter på biblioteket. Bibliotekets personale sørger for at skaffe kontakt til en vurderings-ekspert fra Lauritz.com, der indvil-liger i at komme op på biblioteket for at vurdere borgernes antikviteter.Bibliotekets personale er ansvarlige

for arrangementet og for udformnin-gen af markedsføringsmaterialet, mens kulturambassadørkorpset deler markedsføringsmaterialet ud i lokal-området. Under selve arrangementet er bibliotekets arrangementsansvar-lige til stede og hjælper holdet af kul-turambassadører med det praktiske omkring arrangementet.

hvad er det værd?EKSEMPEL:

en kulturambassadør er en ambassadør for biblioteket, der synliggør bibliotekets aktiviteter i lokalsamfundet og bidrager med ny inspiration og nye ressourcer til biblioteket.

En kulturambassadør kender den kendte organist og dirigent Steen Lindholm. Hun sørger for at etablere kontakt og for i samråd med Steen Lindholm at planlægge rammerne for arrangementet om dansk musikhisto-rie. Derudover står hun for at byde borgerne velkommen på biblioteket

og for at introducere aftenens pro-gram for borgerne. Bibliotekets per-sonale sørger for udformningen af PR-materiale og står for det praktiske omkring selve arrangementet.

Fra bronZelurernetil Carl nielSen

EKSEMPEL:

Kulturambassadører kan være en broget skare af borgere, der har vidt forskellige behov og ønsker for arbejdet som frivillige. Det er derfor vigtigt at forventningsafstemme med kulturambassadørerne løbende.

Kulturambassadørerne arbejder af lyst, og de skal ikke overtage drifts-opgaver, som personalet ellers tager sig af, men de kan løse opgaver, som supplerer bibliotekets arbejde.

Det er vigtigt at afklare ansvarsfor-delingen med ambassadørerne. Hos os har biblioteket det overordnede

ansvar for arrangementsprogram-met og træffer de endelige beslut-ninger vedrørende bibliotekets valg af arrangementer og økonomi. Vi lytter selvfølgelig til ambassa-dørernes ønsker og behov og forsøger så vidt muligt at imødekomme disse.

En kulturambassadør er mor til to halvstore børn. Hun efterlyser et arrangement for hele familien og foreslår, at vi laver en arkitektur-workshop. Bibliotekets arrange-mentsansvarlige tager kontakt til flere kendte tegnestuer og får en aftale i stand med en arkitekt fra

tegnestuen Polyform, der gerne vil stille op frivilligt. Den endelige ud-formning af workshoppen besluttes i samråd med kulturambassadøren, men ellers er det bibliotekets perso-nale, der står for det praktiske og introducerer arkitekten ved work-shoppens begyndelse.

biblioteket PÅtegnebrættet

EKSEMPEL:

trin For trinKULTURAMBASSADØRER

Udarbejd en projektplan med beskri-velse af formål, succeskriterier og målsætninger. Det er vigtigt, at projektet forankres ledelsesmæssigt og afstemmes med kolleger. Relevante spørgsmål kan for eksem-pel være: Hvad vil vi bruge kultur-ambassadører til? Hvordan skal samarbejdet være? Hvad er vores succeskriterier, og hvordan måler vi dem? Hvor mange ressourcer afsæt-ter vi til opgaven? Økonomi? Er der

eventuelle bekymringer blandt perso-nalet, som skal tales igennem? Og hvordan håndterer vi dem? Hvornår og hvordan evaluerer vi?

DELTAGERE:Repræsentanter for kulturambassadørprojektet, arrangementsgruppen, samt ledelsen

ProjektbeSkrivelSeogProjektaFklaring

TRIN 1

Udarbejd relevant PR-materiale om kulturambassadører på biblioteket. Benyt tilhørende skabeloner og logo. Træf beslutning om hvor, hvordan og hvornår projektet præsenteres for of-fentligheden. Overvej også, hvordan forvaltning og politikere inddrages, så den fornødne opbakning sikres. UDSTYR:

Skabelon til flyer om kultur-ambassadørerTekst til hjemmesidenPresseinformation

ForberedelSeTRIN 2

Afsæt en aften til at præsentere projektet og hverve frivillige kultur-ambassadører. Skriv ud om præsenta-tionsaftenen og projektet i de lokale medier og invitér også gerne bibliote-kets eksterne samarbejdspartnere.

Grib eventuelt fat i nogle af bibliote-kets engagerede lånere, fortæl dem om idéen med frivillige kulturambas-sadører og invitér dem til mødet. Lav også gerne en udstilling i udlånet en uge inden præsentationsaftenen, hvor I præsenterer nogle af jeres idéer med projektet.

På selve mødet skal I være forberedte på, at borgerne kan have andre idéer til arbejdet som frivillig kulturambas-sadør, end I umiddelbart havde fore-stillet jer. Vær åben overfor de forslag og ønsker, som borgerne fremkom-mer med. Hverveaftenen kan evt.

gentages efter et halvt år.

INTROMØDE: 2,5 time

UDSTYR: 2 tovholdere for projektetPower Point præsentation af bibliotekets arbejdeFlyer om kulturambassadører

DELTAGERE:Repræsentanter for kulturambassadørprojektet, arrangementsgruppen, samt ledelsen

grib Fat i borgerne...

TRIN 3

Vi har afholdt to hverveaftener med henholdsvis 9 og 4 borgere, der gerne ville høre mere om kulturambas-sadørprojektet, og vi rekrutterede 12 mænd og kvinder i forskellige aldre. Debatten kom vidt omkring og borgerne var meget interesserede i at

drøfte fremtidens biblioteksvæsen og vide mere om bibliotekets arbejde. De fremmødtes ønsker for arbejdet som frivillige var vidt forskellige. Nogle var udelukkende interessere-de i at yde praktisk hjælp ved vores arrangementer, andre ville gerne

fungere som idé-generatorer, mens andre igen gerne ville bidrage med gode idéer til skiltning, vejledning i bibliotekets e-ressourcer eller opsæt-ning af bibliotekets plakater.

Vi har erfaret, at det er vigtigt at skabe en enkel struktur for inddra-gelsen af frivillige kulturambas-sadører, hvis det ikke skal blive for ressourcekrævende. Vi holder 4 møder om året á 2 timer. På møderne skal der være tid nok til at snakke tingene igennem, at præsentere sæsonens arrangementsprogram, lære hinanden at kende, forvent- ningsafstemme og uddelegere op-gaverne for den kommende sæson.

VARIGHED: 3-4 møder om året á ca. 2 timer

UDSTYR:Præsentationsmateriale om projektet

SkabStrukturen

TRIN 4

Invitér de frivillige kulturambassa-dører til en planlægningsaften på biblioteket. Præsentér dem for den-ne sæsons arrangementsprogram og diskutér programmet. Hvilke arran-gementer tiltaler kulturambassadø-rerne og hvilken type arrangementer mangler efter deres mening i pro-grammet. Lav en runde, hvor kultur-ambassadørerne på skift kan komme med idéer og forslag til næste sæsons arrangementer. Send en tilmeldings-liste til sæsonens arrangementer rundt, så kulturambassadører med interesse heri kan skrive sig på som praktisk hjælp.

VARIGHED: 2 timer

UDSTYR:2 tovholdere for projektet, lidt mad og drikke, idégenereringsskabelon, bibliotekets arrangementsprogram,tilmeldingsliste til sæsonens arrange-menter

idégeneringTRIN 5

Forvent også udskiftning i kulturam-bassadørgruppen. Frivillighed base-rer sig på lyst og engagement, og når man har fået indfriet sine idéer – eller måske ikke får sine forventninger indfriet – kan et brud være naturligt. I løbet af de år vi har arbejdet med kulturambassadører har vi sagt farvel til fem ambassadører og løbende budt nye velkomne. Vi vurderer, at en gruppe på ca. 10-14 ambassadører er et passende antal. Det er lige så vigtigt at tage pænt afsked med kulturambassadørerne, som det er at byde nye kulturambas-sadører velkommen i gruppen.

VARIGHED: Forvent løbende rekrutteringsmøder alt efter tempoet for udskiftning i gruppen

lØbendeudSkiFtning

TRIN 6

Kulturambassadørerne skal service-res, de skal høres og skal lære arbejds-gangene på biblioteket at kende. Derfor skal der afsættes tid til dem, især i opstartsfasen. Det kan være en god idé at udpege en kontaktperson på biblioteket, der har

ansvaret for kommunikationen med kulturambassadørerne, så de ved, hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål eller får en god idé. En fast kontaktperson kan også let-tere skabe et samarbejde med kultur-ambassadørerne bygget på tillid, tryghed og respekt for hinanden.Man kan også vise sin taknemmelig-hed for kulturambassadørernes indsats ved for eksempel at afholde en nytårskur med bobler og en lille erkendtlighed. Forventningsafstemning er et nøgle-begreb i projektet. Forventningsaf-stemning skal ske løbende, så der fra

starten er klarhed omkring arbejds-fordeling og graden af indflydelse. Hvor langt rækker deres beføjelser? Hvor stor en bestemmelsesret har de? Disse spørgsmål er vigtige at få afkla-ret internt inden borgerne inddrages i projektet. Man kan løbende genlæse flyeren om kulturambassadører og tale om, hvordan og hvorvidt den matcher kulturambassadørernes oplevelser af samarbejdet.

UDSTYR:En erkendtlighed til alle kulturam-bassadørerFlyer om kulturambassadører

nurSing ogForventningS-aFStemning

TRIN 7

Husk at evaluere jeres succes-kriterier og målsætninger.

På Fredensborg Bibliotekerne har vi samarbejdet med vores kulturambas-sadører i snart tre år, og vi fortsætter projektet af flere grunde:

1) Kulturambassadørerne bidrager med nye synspunkter, idéer og tanker, som inspirerer os i arrange-mentsarbejdet og udfordrer vores måde at gøre tingene på.

2) De er en stor ressource, når vi har brug for praktisk hjælp.

3) De er fantastiske talerør til lokalområdet. De er bogstaveligt talt ambassadører for biblioteket, hvilket også indebærer, at de er med til at sikre en god dialog, hvis de er kritiske over for noget. På den måde har vi eksempelvis fået en god og afklarende dialog med en skeptisk læsekreds omkring vores nystartede biblioteksklub, der vendte modvind til medvind.

evalueringTRIN 8

Skabeloner HER KAN DU BLANDT ANDET FINDE:Logo til Kulturambassadører grønt, orange, lilla, blåt/orangeMindmapHverveplakatHvervefolderIdegenereringsskabelon

www.fredensborgbibliotekerne.dk/web/frivillighed

Film

www.fredensborgbibliotekerne.dk/web/frivillighed

www.youtube.com/channel/UC8zVfFT31GZGCskaPhUiUXA

bOrGer tIl bOrGermuliggør en frivillig indsats i en tids-mæssigt begrænset ramme. Her kan borgere, som gerne vil yde en frivillig indsats og brænder for et særligt område eller emne, dele sin viden og kompetencer med andre på en enkelt eftermiddag eller aften.

dIGI-tWeeNs

involverer tweens i bibliotekets arrangementsvirksomhed på deres præmisser og gennem en kommunikationskanal, som tiltaler dem.

lÆs OGsÅ

Projekt Fra for til med - Frivillighed

bOrGEr tIl bOrGEr

Projekt Fra for til med - Frivillighed

dIGI-tWEENs

kultur ambassadør er én af 3 modeller for inddragelse af frivillige i bibliotekets arrangementsvirksomhed.

Projekt “Fra For til med” er udarbejdet af Fredensborg bibliotekerne med støtte fra kulturstyrelsen.