KVALITA VE SLUŽEBNÍCH ÚŘADECH - strategie rozvoje úřadu

Kulatý stůl MV a ČMA, 15.5.2019

Ing. Marek Pavlík, Ph.D.

Už 29 let M.C.TRITON zlepšuje kvalitu řízení firem a úřadů

▪ Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

▪ Inspirace z firem

▪ Trendy v řízení organizací a jejich strategie

Obsah

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

1. MISE - POSLÁNÍ

2. VIZE

3. CÍLE

4. STRATEGIE

5. HODNOTY

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

MISE - POSLÁNÍ Proč existujeme?

VIZE Jak chceme vypadat za 5-10 let?

CÍLE Čeho chceme dosáhnout?

STRATEGIE Jak toho chceme dosáhnout?

HODNOTY Jaké máme nároky na lidi?

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Metoda Balanced Scorecard (BSC)Strategický systém řízení organizací, který prakticky rozpracovává a převádí poslání, vizi a hodnoty organizace do strategie organizace a následně do specifických cílů, úkolů a do uceleného a srozumitelného souborů měřítek a ukazatelů finanční a nefinanční výkonnosti.

Balanced Scorecard se poté zaměřuje na 4 prioritní oblasti realizace:

➢ Lidé – Inovace, učení se, flexibilita a růst zahrnují jak vzdělávání zaměstnanců, tak budování kultury organizace, schopnost reagovat na změny a zlepšování procesů. V institucích založených na využití intelektuálních hodnot jsou lidské zdroje hlavním zdrojem inovace a růstu.

➢ Procesy – Měřítka a ukazatele z této oblasti napovídají vedení o zdraví organizace, zda-li produkty a služby odpovídají požadavkům zákazníků.

➢ Klienti (uživatelé) – Jak ukazuje praxe, instituce kladou čím dál tím větší důraz na budování kladných vztahů se zákazníkem. Spokojenost zákazníka je v dnešní době všeobecně mnohem důležitější faktor v organizační filosofii než kdykoliv dříve.

➢ Finance – Včasná a přesná finanční data byla, jsou a vždy budou velmi důležitým aspektem řízení jakékoliv organizace. Aby organizace dosáhla svých cílů, je nutné brát větší ohled i na další oblasti související s financemi, a to například analýzu rizik aj.

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Postup při tvorbě a implementaci strategie

1. Analýza dostupných zdrojů pro přípravu strategie:

• Vstupy z šetření mezi klienty (uživateli) služeb instituce

• Vstupy z šetření mezi zaměstnanci instituce

• Vstupy z provedeného auditu v instituce ve 4 sledovaných oblastí dle BSC

• Poslání a vize instituce

• Cíle instituce

• Strategické a legislativní dokumenty týkající se chodu instituce

• Priority vedení instituce

2. Stanovení strategie organizace – strategické pilíře, strategické karty, cíle.

3. Akční plány pro každý pilíř strategie.

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Strategické karty

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Cíle

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Stanovení cílů

Primárním cílem této aktivity je pracovat se strategickými cíli instituce tak, aby si každý

zaměstnanec instituce uvědomoval, jakým způsobem přispívá k jejich naplňování.

Soubor měřítek (cílů) k jednotlivým opatřením budeme provazovat až na osobní cíle

popřípadě KPI ukazatele pro jednotlivé zaměstnance. Pro dosažení požadovaného

efektu je velmi vhodné tyto ukazatele hodnocení propojit s odměňováním zaměstnanců.

Základní prvky metodiky pro tvorbu měřítek:

➢ Pro každé měřítko je určena (definována) stávající – výchozí hodnota

➢ Pro každé měřítko je nastavena metodika měření (zjištění stávajícího stavu)

➢ Je nastavena cílová hodnota

➢ Ze strategické mapy je patrná vazba jednotlivých měřítek na procesy (opatření)

➢ Pro každé měřítko je určena odpovědná osoba, která zodpovídá za jeho dosažení

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

Akční plány

ZáměrPostup

realizace

Zodpovědná osoba za realizaci

záměru

Personální kapacita

(včetně určení členů týmu pro

realizaci záměru)

Předběžný odhad

finančních nákladů

Projektová kapacita pro

realizaci

Kontrola plnění

záměru

Forma sběru dat pro vyhodnocení

zpětné vazby

1.

2.

Náš přístup ke strategii ve veřejné správě

SW podpora

Inspirace z firem

K čemu je strategie?

ÚSPĚŠNÉ ORGANIZACE MAJÍ STRATEGII.

STRATEGIE

KONCENTRU

JE ÚSILÍ NA

DŮLEŽITÉ

VĚCI.

VĚDĚT

A

SJEDNOTIT,

KAM

SMĚŘUJEME

- DOSAŽENÍ CÍLŮ

- ŘÍZENÍ PRIORIT

- NÁSTROJ K

EFEKTIVITĚ

- NÁSTROJ K

ROZVOJI

„SPRÁVNÉ“ ROZHODOVÁNÍ

K DOSAŽENÍ STŘEDNĚDOBÝCH A

DLOUHODOBÝCH CÍLŮ BEZ

ZBYTEČNÝCH ZMAŘENÝCH INVESTIC.

JEDNOTA

= STANOVENÍ DOHODNUTÉHO

POSTUPU – PRAVIDEL

MÁME SMĚR NEBO CÍL, KE KTERÉMU SE CHCEME

DOSTAT A ZPŮSOB JEHO DOSAŽENÍ -

A SVOJE DÍLČÍ KROKY MŮŽEME POROVNÁVAT,

JESTLI JSOU V SOULADU.

STRATEGIE JE CESTA VPŘED, NEJDEME

DOPRAVA NEBO DOLEVA ALE VPŘED.

SMĚŘOVÁNÍ FIRMY

NUTNOST PRO

ŘÍZENÍ ZDROJŮ.

K DOSAŽENÍ

DEFINOVANÝCH

CÍLŮ.

Chyby, které dělají organizace při tvorbě strategie?

NEEXISTENCE

STRATEGIE

NENÍ DOST

JEDNODUCHÁ ,

ABY JI

POCHOPILI

VŠICHNI NA

VŠECH

ÚROVNÍCH

PLNÍ JEN

KRÁTKO-

DOBÉ CÍLE,

VĚNUJÍ SE

OPERATIVĚ

JEDNOTNOST

PROSAZOVÁNÍ

„ÚTVAROVÝCH“

CÍLŮ PROTI

CELOFIREMNÍM

- NEOCHOTA

PŘIZNAT

PROBLÉM

- NEOCHOTA ŘÍCI

NE

- POTLAČOVÁNÍ

„JINÉHO“

NÁZORU

- OBAVA O VLASTNÍ

ŽIDLE

NEURČITOST,

NEPOROZUMĚNÍ

CHYBY V

KOMUNIKACI

A PŘENOSU

INFORMACÍ

NESDĚLENÍ

STRATEGIE

VE VŠECH

ROVINÁCH

ORGANIZACE

MANAGEMENT ZVOLÍ STRATEGII,

KTERÁ NEUMOŽŇUJE VARIANTY.

TO MŮŽE ZPŮSOBIT I ZÁNIK

ORGANIZACE.

STRATEGIE NENÍ SDÍLENÁ AŽ

DOLŮ.

JEN

MARKETINGOVÉ

PROHLÁŠENÍ.

NEDODRŽOVÁNÍ

PRAVIDEL.

NEKOMUNIKOVÁNÍ,

NEDODRŽOVÁNÍ

ODOSOBNĚNÍ SE…

NENÍ ŠUPLÍK CHYBNÁ NEUVEDENA V PRAXI

Inspirace z firem

Inspirace z firem

Jaké témata v rámci strategie řešíme?

1) Rekapitulace výsledků,

informací

2) Trh

3) SWOT analýza

4) Pojmy

5) Cíle

6) Zdroje a potřeby

7) Strategické drivery

a akční plán

Inspirace z firem

Jak postupujeme?

1. Tvorba strategie s vedením firmy (workshop)

2. Rozpracování strategie do středního managementu firmy – cíle, drivery, akční plán

(workshopy)

3. Konzultace při implementaci strategie – 1x čtvrtletně po dobu 1 roku

Trendy v řízení organizací a jejich strategie

Trendy v managementu jsou spojeny s vyhledáváním nových

adaptivnějších a efektivnějších způsobů organizování společností.

Proč?

➢ navýšit výkonnost,

➢ transformovat společnosti tak, aby byly agilnější a konkurenceschopnější,

➢ rychlejší ve svých rozhodovacích procesech.

Trendy:

➢ HOLAKRACIE – řízením v kruhu - skupinou lidí - kteří rozumí problému nejvíce a jsou za konkrétní oblast zodpovědní.

➢ OBLIQUITY - sebemotivované angažmá lidí v celé organizaci zdola, manažer zadá úkol a čeká, že na řešení si přijde podřízený sám. Hlavní úlohou manažerů je podporovat změnu, nastolit směr, ale nestát v cestě změnám a nesnažit se za každou cenu změnu řídit.

➢ SEBEŘÍZENÍ - využíván jedinečný talent každého zaměstnance, který je propojován s ostatními talenty do takových aktivit, které doplňují a posilují činnost pracovního kolektivu. Zaměstnanci lépe hospodaří s časem, přebírají na sebe osobní odpovědnost a jsou spoluzodpovědní za dosažení definovaného poslání. Pro každodenní naplňování své osobní mise i poslání vůči ostatním vynakládají obrovské úsilí a energii.

Závěrem …

Strategie – umění vítězit

z řeckého strategos, generál < stratos (vojsko,

výprava) + agein, vést).

„Firma bez strategie je ochotna vyzkoušet cokoliv.“

„Podstatou strategie je vybrat si, co nedělat.“

Michael Porter - významný ekonom, autor řady

koncepcí ve tvorbě strategií a profesor Harvard

Business School.

„Strategie vymezuje území, ve kterém se společnost snaží být jedinečnou.“

ING. MAREK PAVLÍK, PH.D.

Ředitel strategie M.C.TRITON

Místopředseda Klubu veřejné správy ČMA

E-mail: pavlík@mc-triton.cz

Mobil: 602 578 508

M.C.TRITON, spol. s r.o.

Evropská 846/176a

160 00 Praha 6

www.mc-triton.cz

Děkuji Vám za pozornost