LA COMPILAZIONE DEL FASCICOLO

Novembre 2011

Cos’è il fascicolo? È l’insieme dei documenti e delle informazioni che accompagna lo studente in tutte le fasi di ● candidatura ● selezione ● attribuzione del programma ● abbinamento con la scuola e la famiglia all’estero…. … (ed è per questo che è in INGLESE!) Vi si accede on line:

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Clicca qui www.intercultura.it

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Compila il tuo fascicolo online

VER. 14/09/2010

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I dati di accesso

Inserire User Name e Password

Chi si è iscritto con schedina cartacea deve

comunicare l’indirizzo EMAIL

Chi si è iscritto online ha già entrambi

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Prima di compilare: istruzioni per la compilazione

●  In questo libretto sono riportate tutte le informazioni utili per una corretta compilazione dei moduli

●  Tutti i moduli andranno consegnati in originale al Centro Locale

●  Una parte dei moduli dovrà anche essere scannerizzata e ricaricata sul fascicolo online

●  Alla fine del libretto c’è un’utile check list per controllare che tutti i moduli siano stati inseriti

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Durante la compilazione: La sezione Aiuto

In qualsiasi momento puoi consultare la sezione Aiuto

Le sezioni on line Prerequisite Questions (domande preliminari) Cover (copertina) Personal Detail (informazioni personali) Family Detail (informazioni sulla famiglia) Program Preference (scelta dei programmi) Travel Preferencem (informazioni per l’abbinamento) Health Certificate (informazioni mediche) Personal Statement (presentazione del candidato) Photo Page (foto) Parents Statement (relazione dei genitori) Parental Authorization Form (autorizzazioni) Academic (documentazione scolastica) English Language Recommendation (conoscenza dell’inglese)

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Leggi attentamente i 6 punti e metti un segno di spunta per accettazione nei riquadri al

fondo di ciascun paragrafo

Prerequisite Questions

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Cover

Caricare la foto del candidato. Deve essere un primo piano

del viso, sorridente e recente: è la prima impressione che

chi prende in mano il fascicolo avrà del/la ragazzo/a!

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Alcuni campi sono già pre-compilati con i dati comunicati al momento dell’iscrizione.

Inserire i dati che mancano

Personal Detail

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●  I dati devono essere esattamente quelli che sono riportati sul passaporto

●  Se non si ha ancora il passaporto, lasciare questo spazio bianco, ma assicurarsi di fare la richiesta per il passaporto al più presto possibile, non appena ricevuto l’esito della domanda di partecipazione.

Inserire i dati che mancano

Personal Detail - continua

Personal Detail - continua

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In questa sezione vorremmo che ci segnalassi se tu o la tua famiglia avete mai avuto un qualsiasi legame con AFS (Intercultura) o con parenti o

amici che vivono all’estero.

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Family Detail

●  Premere questo bottone per inserire i dati di coloro che vivono in casa

●  Utilizzare il campo “Maiden” per il cognome da nubile della mamma

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Family Detail - continua

ü Seleziona “Two Parents” se vivi con

entrambi i genitori, i tuoi tutori legali oppure un genitore e il suo nuovo

partner.

ü Seleziona l’opzione “Single

Parent” solo nel caso in cui in casa tua ci sia una sola figura

genitoriale.

ü Seleziona “Not Applicable” in caso tu viva fuori casa

(es. collegio)

• Seleziona ciascun genitore con cui vivi e per ognuno inserisci i dati aggiuntivi richiesti

• Se selezioni “CC Email to parent” una copia delle email a te inviate arriverà anche a loro (consigliato)

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●  Se hai un genitore naturale con cui non vivi, inserisci qui le informazioni su di lui/lei

Family Detail - continua

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Family Detail - continua

●  Questo spazio è riservato alle indicazioni relative al CONTATTO DI EMERGENZA, da contattare nel caso in cui i genitori fossero irreperibili

●  È importante mettere il numero di un familiare che NON vive nella stessa casa dei genitori

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●  Seleziona la durata dei programmi e i Paesi di destinazione dove vorresti andare

●  Almeno 3, massimo 10 scelte (consigliato)

Program Preference

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Travel Preference

●  Questo spazio è riservato alle indicazioni relative a problemi, limitazioni fisiche o allergie, che potrebbero limitare l’inserimento o la partecipazione alla vita in famiglia e/o alle attività scolastiche

●  Se il candidato non può/vuole vivere con animali deve specificarne il motivo

●  È importante indicare SOLO le limitazioni che sono davvero IMPORTANTI per il candidato

●  Se il candidato è affetto da allergie, va compilato l’apposito modulo Additional Allergy Information

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Travel Preference - continua

●  Indicazioni relative a problemi o limitazioni alimentari ●  Questo spazio è riservato alle indicazioni relative al CREDO RELIGIOSO

del candidato ●  È importante indicare SOLO le limitazioni che sono davvero IMPORTANTI

per il candidato, perché potrebbero precludere o rendere molto difficile l’abbinamento

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Travel Preference - continua

È importante rispondere molto onestamente a questa sezione: sempre più Paesi stranieri RIFIUTANO di prendere in considerazione i candidati che non accettano di astenersi dal fumare

Travel Preference - continua

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Ricorda: quando avrai compilato,

inviato e stampato il fascicolo, tu e un tuo genitore dovrete

firmare questo modulo

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Health Certificate Moduli 3a & 3b

(informazioni mediche)

●  Questi moduli deve compilarli il medico curante IN INGLESE ●  NON può compilarli un parente medico, tanto meno un genitore medico ●  Per facilitare la comprensione c’è la versione tradotta, da NON far compilare al

medico ●  È importante che il medico compili personalmente questi due moduli

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3a informazioni mediche

●  È importante essere più chiari possibili riguardo le malattie pregresse e/o attuali del candidato

●  Se necessario, allegare ulteriori certificazioni mediche (possibilmente in inglese)

●  Per casi particolari, chiedere ai volontari

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3b informazioni mediche ●  In questo modulo vanno

riportate tutte le vaccinazioni effettuate dal candidato

●  In aggiunta, puoi allegare un tabulato della ASL con i vaccini

●  Prima della partenza potrebbero essere richieste vaccinazioni aggiuntive, obbligatorie per la scuola e/o il Paese ospitante

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3b informazioni mediche

●  ATTENZIONE! Timbro e firma del medico sono indispensabili per attestare la validità del modulo

●  Il modulo deve essere firmato anche dal candidato e da un genitore

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Health Certificate, traduzione in Italiano

Nel fascicolo online trovate una copia dei moduli in italiano per facilitare il medico nella compilazione.

I moduli in italiano NON vanno compilati. Servono solo da guida!

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Modulo Allergie ulteriori informazioni

●  In questo modulo vanno riportate tutte le indicazioni su eventuali allergie del candidato

●  Da compilare in INGLESE ●  Sul foglio trovate la traduzione ●  Se necessario allegare un foglio

aggiuntivo ●  Devono esserci timbro e firma del

medico ●  Deve esserci la tua firma e quella

di un tuo genitore/tutore

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Personal Statement

In queste poche righe vanno sintetizzati gli interessi del candidato: saranno ripresi nella lettera della sezione successiva

Da compilare con cura!

è importante per l’abbinamento

e serve da presentazione

alla famiglia ospitante

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Personal Statement - continua

Viene chiesto al candidato di scrivere una LETTERA (in INGLESE) per presentarsi alla futura famiglia ospitante: ● È importante seguire la traccia data dagli 8 punti elencati nel modulo ● Devono essere MINIMO 2 pagine A4

Siate sinceri!!! J

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Photo Page

• Viene chiesto di preparare una pagina con delle foto che ritraggono il candidato con la sua famiglia, gli amici, a scuola, a casa, durante il tempo libero, …

• Ricordati di compilare la didascalia per ogni foto • È importante che il candidato si veda bene

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Parents Statement

●  È la lettera scritta dai genitori per presentare il/la proprio/a figlio/a alla futura famiglia ospitante

●  Per questo motivo si chiede di scrivere in INGLESE

●  È importante seguire la traccia proposta con i 6 punti elencati nel modulo

●  Deve essere MINIMO di 1 facciata A4 (su un foglio allegato)

●  Ricordare la firma sia sulla lettera sia in fondo al modulo

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Parental Authorization Form

●  Autorizzazione per l’uso di materiale fotografico e di sequenze filmate che ritraggono vostro figlio per materiale promozionale di Intercultura

●  Il riquadro è da lasciare in bianco ●  Siglarlo significa negare questa

autorizzazione

●  Dunque Intercultura suggerisce di negare l’autorizzazione solo in casi di reale e motivata necessità e di segnalarlo esplicitamente ai volontari del Centro Locale al momento della consegna del fascicolo

Questo modulo comprende una serie di autorizzazioni

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●  I moduli devono essere compilati interamente IN INGLESE ●  È importante che l’insegnante compili personalmente le sezioni 5 Student Advancement/

Attendance sul modulo 7a e Student’s Personality sul modulo 7b. Tutto il resto del modulo sarai tu a compilarlo!

●  Ricordarsi di allegare la copia delle pagelle (o certificati di valutazione) degli ultimi 2 anni

Academic Moduli 7a & 7b

documentazione scolastica

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7a documentazione scolastica

●  Alla voce “year of graduation” bisogna mettere l’anno in cui il candidato sosterrà gli esami di stato (es. per chi ora frequenta il 3° anno, sarà nel 2014)

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7a documentazione scolastica

●  In questa parte vanno verificate/inserite le informazioni relative alla scuola

Importante! Bisogna

compilare tutti i campi!

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7a documentazione scolastica

●  Al primo punto viene chiesto quale anno di scuola si sta frequentando. Questo va espresso in maniera cumulativa, sommando tutti gli anni di scuola frequentati finora dalla prima elementare

Es. Per chi frequenta la 3^,

sarà l’11° anno (5 elementari +

3 medie + 3 superiori)

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7a documentazione scolastica

●  NON CONSIDERARE il secondo e il terzo punto: nel sistema italiano non esistono questi parametri di valutazione

●  Il terzo punto è una ripetizione del primo e chiede di scrivere quanti anni di scuole elementari sono stati frequentati e quanti di scuola media (inferiore + superiore)

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7a documentazione scolastica

●  La terza parte è già pre-compilata e NON VA MODIFICATA, in quanto è definita in maniera uniforme da parte di Intercultura per tutte le scuole superiori italiane

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7a documentazione scolastica

Parte 4 – competenze linguistiche: ●  Al punto “foreign language”

vanno scritte le lingue straniere studiate

●  Nella parte a crocette vanno indicate le competenze in inglese e le competenze in una seconda lingua straniera studiata (scrivere quale sopra la dicitura “other language”)

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7a documentazione scolastica

Parte 5 – promozione/frequenza ●  La prima domanda chiede se lo

studente ha perso o ripetuto un anno scolastico: se SI, l’insegnante deve indicare quale anno e le motivazioni della bocciatura

●  La seconda domanda chiede se è capitato che il ragazzo abbia fatto assenze frequenti: se SI, l’insegnante deve allegare delle motivazioni

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7b pagelle scolastiche

●  In questo spazio, l’insegnante deve scrivere nome, cognome e data, e possibilmente mettere un timbro della scuola per certificare la veridicità delle informazioni fornite

Ricorda!: è OBBLIGATORIO

allegare copia delle pagelle

degli ultimi 2 anni

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7b pagelle scolastiche

●  Inserire l’elenco delle materie che il candidato sta frequentando quest’anno

●  Se si ha già il pagellino, inserire i voti riportati su di esso e caricare (UPLOAD) la relativa copia

●  Se non si ha il pagellino, inserire nella colonna “Final grade” il voto che si ha al momento

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7b pagelle scolastiche

●  In questo spazio, inserire le materie e i relativi voti ottenuti alla fine dell’anno scolastico appena terminato

Ricordarsi di caricare (UPLOAD)

copia della pagella timbrata dalla scuola!

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7b pagelle scolastiche

●  In questo spazio, inserire le materie e i relativi voti ottenuti alla fine dell’anno scolastico precedente a quello terminato (per chi è in 3^ deve mettere i voti della 1^, per chi è in 2^ deve mettere quelli della 3^ media)

Ricordarsi di caricare (UPLOAD)

copia della pagella timbrata dalla scuola!

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7b pagelle scolastiche

●  L’ultima parte deve obbligatoriamente essere compilata da un docente (la trascrizione dei voti invece può farla il candidato)

●  Qui l’insegnante deve dare un giudizio riguardo alla personalità e motivazione dello studente

●  È indispensabile che un ufficiale scolastico firmi il modulo e, se possibile, apponga il timbro della scuola

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English Language Recommendation

●  Portare il modulo a scuola e farlo compilare dall’insegnante di inglese

●  Preparare un tema in inglese SCRITTO A MANO dal candidato

Il tema deve ASSOLUTAMENTE

essere scritto a mano, in modo leggibile,

senza l’ausilio di mezzi elettronici,

possibilmente alla presenza dell’insegnante

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English Language Recommendation

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È OBBLIGATORIO per i candidati ai programmi che

prevedono ospitalità reciproca

Family Application Per la compilazione segui

le indicazioni dell’audioguida

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I moduli cartacei

●  Tutti i moduli che seguono sono stati consegnati all’interno della “Cartellina”

●  Dovranno essere compilati e consegnati secondo le istruzioni di compilazione del fascicolo contenute nel documento visto all’inizio della presentazione

●  Vediamoli nel dettaglio:

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La copertina (cartacea)

È la “Cartellina” in cui inserire tutti i moduli del fascicolo, al momento della consegna al Centro Locale

* Incollare bene o usare lo scotch

* Non pinzare * Scrivere nome e cognome dietro la foto,

in caso si staccasse

È la foto della copertina on line … quella sorridente, in primo piano! J

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●  Questo modulo è in duplice copia: entrambe vanno inserite nella cartellina, firmate e compilate in TUTTE le loro parti

●  In caso di assegnazione del programma la Sede Nazionale rispedirà al candidato una copia controfirmata dal Direttore Esecutivo

●  Il modulo deve essere compilato da TUTTI I CANDIDATI, sia quelli che concorrono per borse sponsorizzate, sia quelli che partecipano al concorso Intercultura

Condizioni di partecipazione

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Richiesta programmi, impegno al rimborso spese

di Intercultura/AFS

●  Questo modulo è in duplice copia: una resta al candidato, l’altra, firmata e compilata in tutte le sue parti, è consegnata con il fascicolo

●  Questo modulo deve essere compilato da tutti i candidati TRANNE da chi partecipa esclusivamente a una borsa sponsorizzata

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Richiesta programmi, impegno al rimborso spese

di Intercultura/AFS

●  In questo modulo vanno indicate: –  la fascia economica di

partecipazione richiesta –  la durata del programma scelto –  i Paesi in cui il candidato

vorrebbe andare (max.10)

● Assicurati che le scelte indicate corrispondano a quelle inserite nel modulo “Program Preference”

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●  Questo modulo è stato inviato per posta ESCLUSIVAMENTE ai candidati a borse sponsorizzate

●  SE COMPILATO permette ai candidati di rimanere in concorso con Intercultura, in caso di NON assegnazione della borsa sponsorizzata

●  Chi l’avesse smarrito può richiederlo ai volontari

Borse sponsorizzate: iscrizione aggiuntiva

al concorso Intercultura

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Inserire tutti i moduli nella “Cartellina”, nell’ordine riportato nell’ultima pagina delle istruzioni (sono evidenziati i documenti “non online”)

CHECK LIST (le ultime due pagine del libretto di istruzioni per la compilazione

del fascicolo)

Prima di consegnare il fascicolo ai volontari

ricordatevi di controllare la check list:

è un valido aiuto per non scordare nulla!!!

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E poi ?

●  Quando tutti i dati sono stati inseriti e tutti i i moduli online caricati, il fascicolo online DEVE essere “inviato” alla Sede Nazionale di Intercultura (con l’apposito tasto: Invia a Intercultura)

●  TUTTI GLI ORIGINALI (moduli cartacei e stampa dei moduli compilati online), completati e firmati secondo quanto indicato dalle istruzioni, devono essere consegnati ai volontari

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CONSEGNA TASSATIVA

DEI FASCICOLI

Giorno: _____________________ ore ______

Presso:______________________ ____________________________

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Verifica dei dati

●  È importante che tutti coloro che si sono presentati alle selezioni senza essersi iscritti controllino accuratamente i dati che ci hanno lasciato e in particolare l’indirizzo EMAIL

●  Chi si è iscritto con la schedina cartacea è pregato di verificare che il proprio indirizzo EMAIL sia stato trascritto correttamente

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Pronti, via!

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Domande ?

E …. GRAZIE MILLE!