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___________ AUTORES Baudilio Mozo
___________ REVISIÓN
Jeannette Acevedo Camacho
Coordinacion academica Jeannette Acevedo Camacho
LA COORDINACIÓN
CONTENIDO
1 2 3 4 5. 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 6.3 6.4
INTRODUCCIÓN PRIMERA PARTE: CONTENIDO DEL CURSO OBJETIVO ALCANCE DURACIÓN DEL CURSO ESTRATEGIA METODOLÓGICA LA COORDINACIÓN ALGUNAS INTERPRETACIONES EL PROCESO DE LA COORDINACIÓN MÉTODOS DE COORDINACIÓN DIMENSIONES DE LA COORDINACIÓN APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS DIFICULTADES DE LA COORDINACIÓN LAS FUNCIONES DIRECTIVAS Y LA COORDINACIÓN LA COORDINACIÓN EXTERNA BIBLIOGRAFÍA SEGUNDA PARTE: AYUDAS DE APOYO PARA EL CURSO TERCERA PARTE: EJERCICIO PRÁCTICO CUARTA PARTE: EVALUACIÓN DEL CURSO
CONVENIO SENA - ENIM
CENTRO INTERNACIONAL DE INGENIERÍA DE LA FORMACIÓN
CURSO
LA COORDINACIÓN
Código: C009
BOGOTÁ, Octubre 15 de 2004
Sistema de Gestión de la
Calidad
Centro Internacional de Ingeniería de la Formación
CURSO: LA COORDINACIÓN
Fecha: 15 de Octubre de 2004 Página 2 de12
CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre
Cargo
Dependencia
Firma
Fecha
Autor
Baudilio Mozo
Instructor Centro de Metalurgia Regional Distrito Capital
13 de Octubre de 2004
Revisión
Jeannette Acevedo Camacho
Profesional Grupo de Investigación y Desarrollo Técnico - Pedagógico
21 de Octubre de 2004
Aprobación
ENIM
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CURSO: LA COORDINACION
Fecha: 15 de Octubre de 2004 Página 3 de12
TABLA DE CONTENIDO
Página INTRODUCCIÓN 4 PRIMERA PARTE: CONTENIDO DEL CURSO 5 1. OBJETIVO 5 2. ALCANCE 5 3 DURACIÓN DEL CURSO 5 4 ESTRATEGIA METODOLÓGICA 5 5. LA COORDINACIÓN 6 5.1 ALGUNAS INTERPRETACIONES 6 5.2 EL PROCESO DE LA COORDINACIÓN 6 5.3 MÉTODOS DE COORDINACIÓN 6 6 DIMENSIONES DE LA COORDINACIÓN 8 6.1 APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS 8 6.2 DIFICULTADES DE LA COORDINACIÓN 9 6.3 LAS FUNCIONES DIRECTIVAS Y LA COORDINACIÓN 9 6.4 LA COORDINACIÓN EXTERNA 10 BIBLIOGRAFÍA 10 SEGUNDA PARTE: AYUDAS DE APOYO PARA EL
CURSO 11
TERCERA PARTE: EJERCICIO PRÁCTICO 12 CUARTA PARTE: EVALUACIÓN DEL CURSO 12
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Fecha: 15 de Octubre de 2004 Página 4 de12
INTRODUCCIÓN
La coordinación es un proceso de sincronización y ensamble de las distintas actividades de forma que actúen siempre juntas y en pro de los objetivos de los Centros de Formación. Aunque en todas las actividades organizativas se utilizan técnicas coordinadoras se emplean reglas y procedimientos, comunicaciones, enlaces y dependencias coordinadoras, son los grados de especialización de las diferentes áreas de los Centros, las que hacen necesaria la coordinación, la cual se puede realizar de diferentes formas: horizontal, vertical y diagonal. La coordinación encuentra dificultades para su desarrollo en la medida que el mundo evoluciona, además existen cambios impredecibles para los cuales los directivos deben utilizar diferentes estrategias con el fin de programar las soluciones y dar respuesta a los diferentes cambios, así como poder realizar una programación eficaz para cada situación. Este Curso permite contextualizar la coordinación tanto en el Centro de Formación como en el medio externo, puesto que la coordinación entendida como enlace, también hace parte de la sociedad y de un mundo globalizado.
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CURSO: LA COORDINACION
Fecha: 15 de Octubre de 2004 Página 5 de12
PRIMERA PARTE: CONTENIDO DEL CURSO
1. OBJETIVOS El presente curso permite:
• Definir de la coordinación e identificar su importancia. • Describir el proceso de coordinación. • Analizar los diferentes métodos de coordinación que se utilizan en las
organizaciones actuales. • Identificar la relación que hay entre coordinación y las funciones básicas
de dirección. 2. ALCANCE Está dirigido a los directivos en el Centro de Formación, a los Coordinadores, Docentes y demás personal administrativo. 3. DURACIÓN DEL CURSO El tiempo estimado es de 4 horas, repartidas de la siguiente manera: para la presentación del tema 1 hora , media hora para el debate y las preguntas, para el taller 1hora y para las conclusiones y el cierre media hora. 4. ESTRATEGIA METODOLÓGICA • Exposición del docente con el apoyo de diapositivas y con participación
del auditorio • Realización de un taller para estructurar un modelo de coordinación de la
cadena metalmecánica del SENA.
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5. LA COORDINACION
5.1 ALGUNAS INTERPRETACIONES La coordinación es el proceso de ensamblaje y sincronización de diversas actividades de manera que actúen conjuntamente hacia los objetivos de los Centros de Formación del SENA, lo cual exige: • Que cada Centro trabaje conjuntamente con los demás. • Que cada especialidad conozca su participación en el desarrollo de las
metas de los Centros. • Que cada área conozca el programa de las demás. • Hacer reuniones por lo menos dos veces al mes con los subdirectores de
los Centros para coordinar los planes y las actividades. • Utilizar enlaces para cuando los subdirectores no puedan asistir a las
anteriores reuniones. • Motivar con el fin de lograr en el grupo de funcionarios el deseo y la
voluntad para ayudar a la coordinación. • La cooperación asegura que cada persona esté en el lugar adecuado y
oportuno para dar una respuesta eficaz. 5.2 EL PROCESO DE LA COORDINACIÓN
Coordinar debe ser un esfuerzo consiente y planeado antes de tomar decisiones y para ello existen algunas técnicas que ayudan a integrar las actividades en los Centros de Formación, tales como: 5.2.1 Reglas y procedimientos Son normas mediante las cuales se explican las funciones y la manera de cómo se debe hacer, utilizando la comunicación correctamente para que se
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entiendan y se ejecuten correctamente y así poder tener un control de su desarrollo. 5.2.2 Comunicaciones Para coordinar debemos ser capaces de comunicar, es decirle a las personas lo que esperamos que hagan, cómo deben hacerlo, y cuándo han de realizarlo. El contacto personal es la forma más eficaz de comunicación, pero también podemos utilizar otros medios para transmitir los mensajes. 5.2.3 Enlaces La coordinación es una responsabilidad tanto de los Directores a nivel regional como de los Subdirectores del Centro, pero se pueden apoyar utilizando enlaces. Estos enlaces actúan como coordinadores comunicando las necesidades entre las diferentes áreas, pero sin ningún tipo de autoridad sobre la parte operativa. 5. 2.4 Departamentos de Coordinación Puede ser un departamento o una unidad encargada de coordinar las actividades, su éxito se ve en el elevado resultado, en particular por el grado de responsabilidad dentro de la organización para la toma de decisiones.
5.3 METODOS DE COORDINACIÓN 5.3.1 Las circunstancias del entorno Las actividades de los Centros están relacionadas con su entorno lo cual determina la alternativa de coordinar mediante la normalización, con un plan o mediante la regulación recíproca.
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♦ La Normalización: Este tipo de coordinación está basado en la norma, cuando las condiciones son estables y las actividades cotidianas de los Centros son predecibles y repetitivas, es posible establecer y utilizar reglas y procedimientos. ♦ El Plan: Es un método de coordinación para condiciones algo inestables y con circunstancias imprevistas. El plan proporciona las líneas generales que indican la forma en que deben desarrollarse las actividades. ♦ La Regulación Recíproca: Si las condiciones son muy inestables, se debe coordinar por medio de un acuerdo reciproco, por lo tanto el tratamiento debe ser individual empleando el raciocinio en cada caso. La comunicación juega un papel muy importante, por cuanto es necesario identificar las desviaciones producidas, con el fin de ajustarlas. 5.3.2 La especialización El grado de especialización de las actividades que se desarrollan en los Centros de Formación pueden afectar los métodos de coordinación. Entre mayor sea la especialización mayor debe ser la coordinación. Se puede utilizar desde el contacto personal entre directivos y empleados, cuando es poca la diferenciación, hasta crear áreas formales y responsabilizar personas de enlace, cuando el grado de diferenciación es elevado.
6. DIMENSIONES
6.1 APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS Los métodos de coordinación se pueden aplicar en tres distintas direcciones organizativas:
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♦ Vertical Este tipo de coordinación se da entre los niveles táctico y operativo del SENA, por ejemplo entre el Director Regional, los Subdirectores de los Centros y las demás instancias de los Centros, delegando autoridad entre unos y otros y aplicando la supervisión y control. ♦ Horizontal La coordinación horizontal se realiza entre personas o áreas del mismo nivel. En el caso del SENA, cada Subdirector dirige su Centro y ninguno de ellos tiene autoridad sobre los restantes. En consecuencia la coordinación entre ellos se debe efectuar mediante la norma o las reglas determinadas. ♦ Diagonal Cuando los Centros son pequeños se realiza la coordinación entre las dependencias, de tal manera que se cruza diagonalmente la organización y con líneas cortas de comunicación. La responsabilidad de la coordinación debe ser asumida por las partes implicadas. 6.2 DIFICULTADES DE LA COORDINACIÓN En la medida en que los Centros de Formación crece, es mayor la dificultad de coordinar. Sin embargo la cantidad no es el único problema, también la complejidad de las actividades y los canales de comunicación impactan la coordinación. De igual manera la relación entre la tecnología y el talento humano genera nuevas interrelaciones que se deben coordinar dentro de una estructura de espacio-tiempo. 6.3 LAS FUNCIONES DIRECTIVAS Y LA COORDINACIÓN Cuando se planea se debe tener en cuenta todos los miembros de los Centros para que la coordinación sea mejor. Coordinar es organizar una estructura con las diferentes áreas de los Centros, organizando las tareas de cada uno de ellos, hasta obtener un resultado eficiente y eficaz. Así mismo
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se requiere también de un grupo interdisciplinario del Centro para cumplir los objetivos y controlar los procesos a su interior. 6.4 LA COORDINACIÓN EXTERNA La coordinación interior es solo una parte de las necesidades de los Centros, pues existen varios factores externos como: La competencia, los factores económicos, la administración pública, el ámbito técnico y social, los cuales también exigen coordinación. La interdependencia en la coordinación externa Son dos los problemas de los Centros al coordinar con el medio externo: la incertidumbre originada por las acciones imprevisibles en el caso de la competencia y aquellas otras que provienen de las relaciones con proveedores, acreedores, organismos oficiales y clientes. Existen varias estrategias que se pueden aplicar para efectuar esta coordinación, sin embargo tienen ventajas e inconvenientes; unas con más o menos grado de interdependencia que otras. Entre las que se pueden señalar están la fusión, la coparticipación limitada, la dirección colegiada, la comisión de personas en la otra entidad y la intervención de otras entidades públicas. Cualquiera que sea la estrategia que utilicen los Centros para coordinar con entes del medio externo implica un trueque, en el que se entrega y se reciben cosas a cambio, pero siempre al costo de la pérdida de autonomía.
BIBLIOGRAFÍA
Convenio SENA-ENIM, Documentos compilados Tomo I, Metz, Francia, 2004.
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SEGUNDA PARTE: AYUDAS DE APOYO PARA EL CURSO
(Ver archivo anexo)
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TERCERA PARTE: EJERCICIO PRÁCTICO
COORDINACION PARA LA ESTRUCTURACION DE LA CADENA METALMECANICA: BOGOTA
Centros de Formación que intervienen: • Centro Colombo Italiano: • Centro de Gestión Industrial. • Centro de Metalurgia. • Centro Metalmecánico. OBJETIVO: Aplicando los métodos de coordinación describir el proceso mediante el cual se puede organizar y estructurar esta cadena. Relacionando las funciones básicas de coordinación elaborar un esquema de dirección para la misma. PROCEDIMIENTO: Conformar grupos de 4 personas, elaborar la propuesta para estructurar la cadena metalmecánica y responder las siguientes preguntas: 1.- Cuáles son las técnicas de coordinación adecuadas para la cadena metalmecánica?. 2. - Qué método de coordinación se debe aplicar a dicha cadena?. 3.- Cuáles son las funciones directivas para la coordinación de esta cadena?
CUARTA PARTE: EVALUACIÓN DEL CURSO
Se realiza con base en la realización del taller.
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