UNIVERSIDAD DE PANAMÁFACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS

INGENIERIA EN CULTIVOS TROPICALES

CURSO DE GESTIÓN Y OPERACIONES DEL AGRONEGOCIOTEMAS:

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

INTEGRANTES DEL GRUPO:SILVIA CAVARRÍA

8-876-921MARICARMEN LEONES

8-838-625MIGUEL MALTÉZ

8-879-811GLORIA VEGA

9-741-1763PROFESOR:

JAVIER MACREFECHA:

LUNES 18DE NOVIEMBRE DEL 2013

INDICE

• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL• MANUAL DE PROCEDIMIENTO• MANUAL DE BIENVENIDA• LA INDUCCIÓN• CONTROLES ADMINISTRATIVOS• TEORIZANTE

Estructura organizacional

• La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

Manual De Procedimiento

• Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

• En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa

Manual De Procedimiento

• Permite medir la productividad de forma matemática.• Nos facilita la contratación de la persona adecuada

para el puesto adecuado• Ahorra tiempo en capacitación• Las actividades se desarrollan en base a tiempos

medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.• Permite que los departamentos sepan cual es la tarea

de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada

• Se convierte en una empresa con orden y efectiva

Elaboración

• Definir el contenido• Recopilación de información.• Estudio preliminar de las áreas.• Elaboración de inventario de procedimientos.• Integración de la información.• Análisis de la información.• Graficar los procedimientos.• Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas

responsables.• Implantación y recomendaciones para la simplificación de los

procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son: • Archivos de la empresa.• Directivos, ejecutivos asesores y empleados. Los métodos para compilar la información son:

• Encuestas.• Investigación documental.• Observación directa.

Ventajas Del Manual De Procedimiento

• Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.• Auxilian en la inducción al puesto.• Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.• Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.• Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.• Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos

que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

Manual De BienvenidaUna gestión adecuada y planificada de la bienvenida tendrá un impacto inmediato en el nivel de satisfacción de la persona recién incorporada y repercutirá positivamente en la empresa .

• El proceso de incorporación debe de estar ajustado a un MANUAL DE BIENVENIDA, en el cual se detalla con claridad todas las acciones a llevar a cabo, el personal implicado, las etapas y duración del proceso, las evaluaciones, etc…

Un manual de bienvenida debe dar respuestas a todas las inquietudes del nuevo trabajador facilitándole la integración en la empresa.

Modelo para la elaboración de un MANUAL DE BIENVENIDA

para la empresa • Mensaje de

bienvenida• Información sobre la

empresa• Lo que debe saber

de su puesto de trabajo

• Información jurídico-laboral

• Servicios que ofrece la empresa a sus empleados/as

• Direcciones de interés• Listado de

documentos a anexar

Mensaje de bienvenida

• Este debe ser cercano y personal, que transmita confianza

• La persona debe sentirse valorada desde un principio por la empresa que le acaba de contratar de manera que el nuevo empleado o empleada se pueda sentir como una parte activa e importante de la empresa

Información sobre la empresa• Información genérica: productos o servicios que

oferta la empresa, cifras y datos de la empresa y del sector, métodos de trabajo y tecnología utilizada, tipología de la clientela, presentación de las instalaciones.

• Cultura : misión, visión, valores, historia.• Organigrama de la empresa.• Gestión empresarial: políticas, estrategias,

certificados y reconocimientos.

Sobre el puesto de trabajo a desempeñar

• Función y descripción del puesto de trabajo, documentación técnica necesaria para desarrollar el mismo.

• Horario de trabajo (entradas, salidas, turno, descansos, etc.), sistema de control de asistencia, vacaciones, permisos de trabajo.

• Sistema de evaluación y promoción de los trabajadores.• Riesgos laborales (políticas de seguridad y salud laboral) • Normativa interna (vestimenta, cuidado de las

instalaciones y material de trabajo, etc…)

Información jurídico-laboral

• Condiciones laborales: (contrato de trabajo.)• Nóminas• Prestaciones (incapacidad temporal por

accidentes en el trabajo, maternidad)• Salario • Seguro social

¿Cuál es la finalidad de este manual?

Busca conseguir una total integración en la empresa en el menor tiempo posible apartándole la información mas deseada por la empresa.

La Inducción

La inducción implica un proceso de preparación por parte de la organización, especialmente cuando se trata de cargos de dirección o especializados.

La Inducción

Implica un esfuerzo previo que le muestre al recién llegado que se le estaba esperando y que su contribución es importante y necesaria.

La inducción se traduce entonces en una oportunidad de conocer e integrarse con quienes serán sus compañeros de trabajo. Comprender la razón de ser de la organización y sobre todo identificar la importancia y el impacto de lo que será su contribución.

La inducción como estrategia de retención

La inducción pensada como estrategia de retención, debe incluir aspectos nuevos, diferentes y superiores a los la teoría clásica nos ha acostumbrado.

Al finalizar el proceso de inducción vale la pena una entrevista, personal o de grupo que nos permita recibir una retroalimentación por parte de los nuevos colaboradores que favorezca la recolección de información valiosa que nos lleve a hacer los ajustes necesarios para construir un modelo de la integración de la empresa que genere nuevas acciones orientada a perfeccionar la inducción.

Controles Administrativos

Es el conjunto de medidas y procedimientos que en forma coordinada, apoyan a la administración en la consecución de sus objetivos de control con la finalidad de:• Proteger los activos • Obtener información veraz, confiable y oportuna • Promover la eficiencia y la eficacia en la operación • La adhesión en las políticas determinadas por la

dirección.

• El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar.

Importancia

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. Es por ello que su importancia radica en: • Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible

del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control

Tipos De Control

Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

Teorizante

Según Idalberto Chiavenato la estructura organizacional son los patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.