La soluzione per La soluzione per l’ l’ EElectronic lectronic RRecords ecords MManagement anagement SSystemystem

ARCHIVIA ERP

22

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La crescita delle informazioniLa crescita delle informazioni

Unità di misura:EB (exabyte 1018) = 1.000 PBPB (petabyte 1015) = 1.000 TBTB (terabyte 1012) = 1.000 GB = circa 1 milione di libriGB (gigabyte 109) = 1.000 MB = un camioncino di libriMB (megabyte 106) = 1 piccolo romanzo

Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003

E.B.

2003 6

,5 E

B

2002 5

EB

2001 4

EB

2000 3

EB

1999 2

,5EB

1993 W

eb

105 la c

art

a

40.0

00 A

CIn

cis

ion

i ru

pestr

i

1450 la s

tam

pa

1870 e

lett

ricit

à

1950 e

lab

ora

tori

1960 I

nte

rnet

33 EB al 2003

12 EB al 1999(in 300.000 anni)15

20

25

30

35

33

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La crescita delle informazioniLa crescita delle informazioni

Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003

In 300.000 anni (al 1998) si sono accumulati 12 EB di In 300.000 anni (al 1998) si sono accumulati 12 EB di informazioniinformazioni

Solo nel 1999 sono state create ~ 2,5 EBSolo nel 1999 sono state create ~ 2,5 EB

Nel 2002 sono state generate ~ 5 EB di nuove Nel 2002 sono state generate ~ 5 EB di nuove informazioniinformazioni Il 92% sono registrate su supporti magneticiIl 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD) (prevalentemente HD) Il 7% su pellicolaIl 7% su pellicola Lo Lo 0,01% su carta0,01% su carta Lo 0,002% su otticoLo 0,002% su ottico

In media sono stati prodotti 800 MB di informazioni a In media sono stati prodotti 800 MB di informazioni a persona (al mondo ci sono ~ 6,3 Miliardi di persone)persona (al mondo ci sono ~ 6,3 Miliardi di persone)

Le nuove informazioni create crescono di ~ il 30% ogni Le nuove informazioni create crescono di ~ il 30% ogni annoanno

È negli ultimi 15 anni che è avvenuta la transizione da È negli ultimi 15 anni che è avvenuta la transizione da supporto cartaceo a digitale è la capacità di accesso alle supporto cartaceo a digitale è la capacità di accesso alle informazioni è esplosainformazioni è esplosa

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La gestione delle La gestione delle informazioniinformazioniLa difficoltà che emerge è quella di La difficoltà che emerge è quella di gestire in modo gestire in modo

efficace le informazioniefficace le informazioni. .

Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare e trasmettere informazioni ha superato di gran lunga la e trasmettere informazioni ha superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse.

La gestione delle informazioni sarà una delle La gestione delle informazioni sarà una delle maggiori sfide del nostro secolomaggiori sfide del nostro secolo

Au

men

ta l

a co

mp

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ità

per

la

Au

men

ta l

a co

mp

less

ità

per

la

ges

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elle

in

form

azio

ni

Contenuti Contenuti eterogenei ed eterogenei ed

origini disparate origini disparate dei contenutidei contenuti

(strutturati, non strutturati, (strutturati, non strutturati, interni ed esterni all’azienda)interni ed esterni all’azienda)

Sicurezza, Sicurezza, consolidamento, consolidamento,

continuità di continuità di servizio, TCO servizio, TCO

(Total Cost of (Total Cost of Ownership)Ownership)

Necessità di Necessità di ottenere ottenere

informazioni informazioni strategiche strategiche sui sui

contenuticontenuti

Conformità Conformità (compliance) a (compliance) a

norme, norme, convenzioni, convenzioni,

leggi, …leggi, …

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L’evoluzione dei sistemiL’evoluzione dei sistemi

EDMSEDMS

ECM/DAMECM/DAM

ERMSERMS

Electronic RecordElectronic RecordManagement SystemManagement System

Enterprise ContentEnterprise ContentManagement/Digital Management/Digital Asset ManagementAsset Management

Electronic Document Electronic Document Management SystemManagement System

WorkflowWorkflow

Full text retrievalFull text retrieval

E-formE-form

AcquisizioneAcquisizione

RicercaRicerca

DistribuzioneDistribuzione

B.P.R.B.P.R.

Business IntelligenceBusiness Intelligence

Data BaseData Base

DataDataWarehouseWarehouse

Data MartData Mart

FunzionalitàFunzionalità

TecnologieTecnologie

Base datiBase dati

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La dematerializzazione -> La dematerializzazione -> Ufficio senza cartaUfficio senza carta

La rilevanza economica data dalle normative sulla La rilevanza economica data dalle normative sulla dematerializzazione introdotte nel corso di questi dematerializzazione introdotte nel corso di questi ultimi anni non è stata ancora completamente ultimi anni non è stata ancora completamente recepitarecepita

La carta continua a prevalere in tutti i casi in cui è La carta continua a prevalere in tutti i casi in cui è richiesta la “firma”, anche quando non è la legge ad richiesta la “firma”, anche quando non è la legge ad imporlaimporla

Stanno lentamente iniziando a diffondersi progetti Stanno lentamente iniziando a diffondersi progetti per la conservare in forma digitale di documenti per la conservare in forma digitale di documenti amministrativi e fiscaliamministrativi e fiscali

Discesa dei costi unitari di archiviazione che ha Discesa dei costi unitari di archiviazione che ha reso accessibile a basso costo grandi quantità di reso accessibile a basso costo grandi quantità di spazio “informatico”spazio “informatico”

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La dematerializzazioneLa dematerializzazione Protocollo e interoperabilità tra P.A.Protocollo e interoperabilità tra P.A. P.E.C.P.E.C. La fattura elettronica (MEF)La fattura elettronica (MEF) La conservazione sostitutiva (MEF)La conservazione sostitutiva (MEF) Il processo civile telematico (MDG)Il processo civile telematico (MDG) Gestione dei libri paga e matricola (MDL)Gestione dei libri paga e matricola (MDL) Automazione dei servizi demografici Automazione dei servizi demografici

(MDI): CDE, AIRE, registri stato civile(MDI): CDE, AIRE, registri stato civile Conservazione delle cartelle cliniche Conservazione delle cartelle cliniche

(MDS)(MDS) E-DocsE-Docs

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E.C.M. (Enterprise Content E.C.M. (Enterprise Content Management)Management)

Raggruppa le tecnologie, gli strumenti e le metodologie impiegate Raggruppa le tecnologie, gli strumenti e le metodologie impiegate per catturare, archiviare, conservare, rendere disponibili, per catturare, archiviare, conservare, rendere disponibili, spostare, manipolare, proteggere, selezionare, descrivere, spostare, manipolare, proteggere, selezionare, descrivere, valutare, analizzare, … presentare in modo da migliorare la valutare, analizzare, … presentare in modo da migliorare la capacità di comprendere e utilizzare i contenuti all’interno di capacità di comprendere e utilizzare i contenuti all’interno di un’organizzazioneun’organizzazione

Le strategie e gli strumenti di ECM consentono la Le strategie e gli strumenti di ECM consentono la gestione delle informazioni non strutturate gestione delle informazioni non strutturate dell’organizzazione ovunque esse sianodell’organizzazione ovunque esse siano

Spesso vengono impiegati vari termini intercambiabiliSpesso vengono impiegati vari termini intercambiabilitra di loro, quali : tra di loro, quali : IDM (Integrated Document Management), IDM (Integrated Document Management), DAM (Digital Asset Management), IDCM (Integrated DAM (Digital Asset Management), IDCM (Integrated Document and Content Management) o TCM (Total Content Document and Content Management) o TCM (Total Content Management)Management)

Indipendentemente dalla terminologia adottata l’ECM serve a Indipendentemente dalla terminologia adottata l’ECM serve a gestire, durante il loro intero ciclo di (dalla loro creazione fino alla gestire, durante il loro intero ciclo di (dalla loro creazione fino alla loro cancellazione o conservazione nel lungo periodo), i contenuti loro cancellazione o conservazione nel lungo periodo), i contenuti “tradizionali” ( Immagini, Documenti “Office”, Grafici, Disegni, e “tradizionali” ( Immagini, Documenti “Office”, Grafici, Disegni, e Output di Stampa) così come i più recenti ”oggetti digitali” (pagine Output di Stampa) così come i più recenti ”oggetti digitali” (pagine e contenuti Web, E-mail, Video e Multimedia).e contenuti Web, E-mail, Video e Multimedia).

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D.A.M. (Digital Asset D.A.M. (Digital Asset Management)Management) E’ un sistema di gestione di contenuti digitali E’ un sistema di gestione di contenuti digitali

aziendali: Audio, Video, Immagini, Documenti, aziendali: Audio, Video, Immagini, Documenti, ecc...ecc...

Ha lo scopo di ottimizzare l'usabilità dei contenuti Ha lo scopo di ottimizzare l'usabilità dei contenuti per ridurne tempi e costi di produzione, per ridurne tempi e costi di produzione, archiviazione ed utilizzoarchiviazione ed utilizzo

Gestisce il ciclo di vita delle informazioni: Gestisce il ciclo di vita delle informazioni: acqusizione/creazione, modifica, approvazione, acqusizione/creazione, modifica, approvazione, pubblicazione, distribuzione, utilizzo, archiviazionepubblicazione, distribuzione, utilizzo, archiviazione

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E.R.M.S. (Electronic Record E.R.M.S. (Electronic Record Management System)Management System) L’L’E.R.M.S.E.R.M.S. è la nuova tecnologia/filosofia per la è la nuova tecnologia/filosofia per la

gestione delle informazioni gestione delle informazioni E’ la naturale evoluzione dei sistemi di gestione E’ la naturale evoluzione dei sistemi di gestione

dei documenti EDMS (Electronic Documents dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) e contenuti (ECM, Management System) e contenuti (ECM, DAM,..)DAM,..)

Consente di gestire le informazioni (Records) Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office…)e-mail, ERP, Office…) in modo sicuro, in modo sicuro, controllato, a lungo terminecontrollato, a lungo termine

Gestisce processi affidabili per garantire:Gestisce processi affidabili per garantire: L’integrità delle informazioni determinanti nella L’integrità delle informazioni determinanti nella

conduzione del businessconduzione del business Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni

momento siano legalmente veritiere)momento siano legalmente veritiere)

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E.R.M.S. (Electronic Record E.R.M.S. (Electronic Record Management System)Management System)

I Record sono informazioni di I Record sono informazioni di businessbusiness

I Record possono essere sia I Record possono essere sia Fisici che ElettroniciFisici che Elettronici

I Record sono il valore della I Record sono il valore della organizzazioneorganizzazione

““A record is something tangible recorded on any A record is something tangible recorded on any medium (paper or electronic) that is evidence of medium (paper or electronic) that is evidence of business events or transactions that has legal or business events or transactions that has legal or

business value and that one intends to be business value and that one intends to be memorialized” (Randolph Kahn)memorialized” (Randolph Kahn)

““A record is information created, received, and A record is information created, received, and maintained as evidence and information by an maintained as evidence and information by an

organization or person, in pursuance of legal organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of Business.” obligations or in the transaction of Business.”

(ISO 15489)(ISO 15489)

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E.R.M.S. (Electronic Record E.R.M.S. (Electronic Record Management System)Management System) Le 4 caratteristiche di un record sono:Le 4 caratteristiche di un record sono:

AutenticitàAutenticità: Un record deve essere ciò che : Un record deve essere ciò che effettivamente èeffettivamente è

ConsistenzaConsistenza: Un record deve essere una : Un record deve essere una rappresentazione accurata e completa delle rappresentazione accurata e completa delle transazioni, attività o dei fatti che lo hanno transazioni, attività o dei fatti che lo hanno determinatodeterminato

IntegritàIntegrità: Un record deve essere completo e : Un record deve essere completo e inalteratoinalterato

AccessibilitàAccessibilità: Un record deve essere : Un record deve essere facilmente localizzato, recuperato, presentato e facilmente localizzato, recuperato, presentato e rappresentatorappresentato

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E.R.M.S. (Electronic Record E.R.M.S. (Electronic Record Management System)Management System) I record derivano principalmente da:I record derivano principalmente da:

E-mail (entrata, uscita, interna)E-mail (entrata, uscita, interna)

Applicazioni Office (Word, Excel, Powerpoint,…) o equivalentiApplicazioni Office (Word, Excel, Powerpoint,…) o equivalenti

ImmaginiImmagini

Sistemi Gestionali (es: ERP)Sistemi Gestionali (es: ERP)

Pagine WebPagine Web

Transazioni Web (es. e-commerce)Transazioni Web (es. e-commerce)

Data collection systems e sistemi di archiviazioneData collection systems e sistemi di archiviazione

Contenuti Audio/VideoContenuti Audio/Video

CartaCarta

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E.R.M.S. (Electronic Record E.R.M.S. (Electronic Record Management System)Management System)

Un sistema di Records Management si differenzia da uno di Un sistema di Records Management si differenzia da uno di Content Management:Content Management:

Il RM gestisce le regole per preservare (conservare) i contenuti Il RM gestisce le regole per preservare (conservare) i contenuti necessari e per distruggere quelli non più necessari; il CM si necessari e per distruggere quelli non più necessari; il CM si limita a garantire la presentazione dei contenutilimita a garantire la presentazione dei contenuti

Le regole di conservazione si basano su regolamenti, leggi o Le regole di conservazione si basano su regolamenti, leggi o più semplicemente su regole di business che possono essere più semplicemente su regole di business che possono essere stabilite da ciascuna organizzazionestabilite da ciascuna organizzazione

I sistemi di RM soddisfano la fondamentale esigenza delle I sistemi di RM soddisfano la fondamentale esigenza delle organizzazioni di tutelare i documenti, sia cartacei che organizzazioni di tutelare i documenti, sia cartacei che elettronici, da possibili manomissioni e permettono di elettronici, da possibili manomissioni e permettono di adempiere alle operazioni di conservazione dei dati previsti adempiere alle operazioni di conservazione dei dati previsti dalle norme vigenti (conservazione sostitutiva)dalle norme vigenti (conservazione sostitutiva)

Quando un documento viene dichiarato Quando un documento viene dichiarato recordrecord il suo contenuto il suo contenuto diventa statico (immodificabile) e vengono stabilite le diventa statico (immodificabile) e vengono stabilite le impostazioni di sicurezza che indicano quali utenti possono impostazioni di sicurezza che indicano quali utenti possono accederviaccedervi

Per ogni Per ogni recordrecord viene definito un piano per gestire la durata e viene definito un piano per gestire la durata e la ragione della conservazione, gli utenti autorizzati a disporne la ragione della conservazione, gli utenti autorizzati a disporne l'eliminazione finale o l’eventuale archiviazione\l'eliminazione finale o l’eventuale archiviazione\

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Un sistema ERMSUn sistema ERMS L’E.R.M.S. (Electronic Records L’E.R.M.S. (Electronic Records

Management System) e la nuova Management System) e la nuova tecnologia per la gestione delle tecnologia per la gestione delle informazioni informazioni

E’ la naturale evoluzione dei sistemi di E’ la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System)Documents Management System)

Consente di gestire le informazioni Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (Records) provenienti in modo eterogeneo ((sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office …)sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office …) in in modo sicuro, controllato, a lungo terminemodo sicuro, controllato, a lungo termine

Processi praticabili ed affidabili per Processi praticabili ed affidabili per garantire:garantire: L’integrità delle informazioni determinanti nella L’integrità delle informazioni determinanti nella

conduzione del businessconduzione del business Che esse non siano state alterate/distrutte (in Che esse non siano state alterate/distrutte (in

ogni momento siano legalmente veritiere)ogni momento siano legalmente veritiere)

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Archivia ERPArchivia ERP Archivia ERPArchivia ERP ha origine da Archivia rel.3 e ne costituisce ha origine da Archivia rel.3 e ne costituisce

la naturale evoluzione dal punto di vista funzionalela naturale evoluzione dal punto di vista funzionale mentre mentre viene completamente rivista la struttura viene completamente rivista la struttura tecnologica e l’interfaccia utentetecnologica e l’interfaccia utente

Archivia ERP Archivia ERP presenta spiccate caratteristiche di presenta spiccate caratteristiche di modularità e scalabilitàmodularità e scalabilità ed è stata progettata come una ed è stata progettata come una soluzione soluzione di alto livello qualitativodi alto livello qualitativo sulla base sulla base dell’esperienza maturata su Archivia rel.3dell’esperienza maturata su Archivia rel.3

Per garantire la massima apertura verso installazioni Per garantire la massima apertura verso installazioni anche complesse ed estese anche complesse ed estese Archivia ERPArchivia ERP ha una propria ha una propria gestione di dati e documenti ma può anche utilizzate gestione di dati e documenti ma può anche utilizzate piattaforme documentali evolute quali Filenet e piattaforme documentali evolute quali Filenet e HummingbirdHummingbird

Archivia ERP Archivia ERP demanda all’infrastruttura tutto il carico demanda all’infrastruttura tutto il carico applicativo specifico della soluzione; il risultato è applicativo specifico della soluzione; il risultato è una una struttura modulare, facilmente personalizzabilestruttura modulare, facilmente personalizzabile e in grado e in grado di cresceredi crescere fino a poter raggiungere dimensioni molto fino a poter raggiungere dimensioni molto grandi e supportare architetture adatte a organizzazioni grandi e supportare architetture adatte a organizzazioni di elevate dimensionidi elevate dimensioni

Il risultato viene raggiunto Il risultato viene raggiunto senza sacrificare la semplicità senza sacrificare la semplicità di configurazione e di parametrizzazionedi configurazione e di parametrizzazione che permettono che permettono di definire procedimenti, regole e dati specifici per ogni di definire procedimenti, regole e dati specifici per ogni ramo dell’organizzazioneramo dell’organizzazione

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Gli obiettiviGli obiettivi

AffidabilitàAffidabilità: garantire la continuità delle : garantire la continuità delle prestazioni erogate, l’integrità fisica e logica dei prestazioni erogate, l’integrità fisica e logica dei dati e la loro corretta registrazione e dati e la loro corretta registrazione e conservazione nel tempoconservazione nel tempo

Modularità e scalabilitàModularità e scalabilità: consentire il : consentire il potenziamento, l'aumento delle stazioni di lavoro potenziamento, l'aumento delle stazioni di lavoro e l'espansione verso altre tipologie di e l'espansione verso altre tipologie di archiviazione documentale senza modifiche archiviazione documentale senza modifiche all'architettura e/o al software di base e all'architettura e/o al software di base e applicativoapplicativo

AdattabilitàAdattabilità: consentire la configurazione del : consentire la configurazione del sistema alle esigenze operative ed sistema alle esigenze operative ed all'organizzazione del lavoro esistenti con all'organizzazione del lavoro esistenti con accorgimenti per l'eventuale semplificazione e per accorgimenti per l'eventuale semplificazione e per ogni eventuale modifica futuraogni eventuale modifica futura

Semplicità di utilizzoSemplicità di utilizzo: consentire la : consentire la semplificazione dell'accesso ai dati ed alle semplificazione dell'accesso ai dati ed alle funzioni del sistema mediante l'utilizzo di funzioni del sistema mediante l'utilizzo di interfacce adeguate e comandi semplici ed interfacce adeguate e comandi semplici ed intuitiviintuitivi

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ArchitetturaArchitettura

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ArchitetturaArchitettura

Server sviluppato in JavaServer sviluppato in Java Client Internet Explorer (in futuro Client Internet Explorer (in futuro

anche Netscape)anche Netscape) Application Server TOMCATApplication Server TOMCAT Separazione dell’interfaccia dalla Separazione dell’interfaccia dalla

logica applicativalogica applicativa Gestione del fault tolerance e del Gestione del fault tolerance e del

bilanciamento di caricobilanciamento di carico

2020

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ArchitetturaArchitettura

Gestione di diversi DB logici:Gestione di diversi DB logici: ConfigurazioneConfigurazione RicercheRicerche Utenti/GruppiUtenti/Gruppi Asset ManagerAsset Manager ……

Utilizzo di DB diversi per tipologia Utilizzo di DB diversi per tipologia di asset (es: Oracle per Fatture, di asset (es: Oracle per Fatture, MS SQL Server per ordini)MS SQL Server per ordini)

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TecnologieTecnologie Archivia ERPArchivia ERP opera con interfaccia browser e non opera con interfaccia browser e non

prevede di installare localmente parti di software tranne prevede di installare localmente parti di software tranne nei casi in cui sia necessario operare con apparati nei casi in cui sia necessario operare con apparati hardware locali (scanner, lettori di smart card…) o con hardware locali (scanner, lettori di smart card…) o con applicazioni client (es: interfacce per cattura dati e applicazioni client (es: interfacce per cattura dati e documenti da altre applicazioni)documenti da altre applicazioni)

Le tecnologie applicative utilizzate per la gestione Le tecnologie applicative utilizzate per la gestione completa del ciclo di vita di un documento sono le completa del ciclo di vita di un documento sono le seguenti:seguenti: ImagingImaging: per la cattura dei documenti : per la cattura dei documenti PublishingPublishing: per la pubblicazione dei documenti in : per la pubblicazione dei documenti in

formato uniforme (es. PDF) e per la gestione dei formato uniforme (es. PDF) e per la gestione dei documenti disponibili nei formati più utilizzati (es. documenti disponibili nei formati più utilizzati (es. Office)Office)

Document ManagementDocument Management: per la memorizzazione e la : per la memorizzazione e la ricerca dei documentiricerca dei documenti

WorkflowWorkflow: per la gestione dei processi associate al ciclo : per la gestione dei processi associate al ciclo di vita dei documenti sia nella loro generazione che di vita dei documenti sia nella loro generazione che nella gestione e fruizionenella gestione e fruizione

Firma digitale e crittografiaFirma digitale e crittografia: per proteggere i documenti : per proteggere i documenti e dal loro validità legalee dal loro validità legale

XMLXML: per lo scambio di documenti in formato strutturato: per lo scambio di documenti in formato strutturato

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Sistemi operativi supportati• Windows• Unix • Linux

Linguaggi• Java• JavaScript• HTML

Database supportati:• MySql• Oracle• Sql Server• Altri (via JDBC)

Componenti SoftwareComponenti Software

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Caratteristiche funzionaliCaratteristiche funzionali

Gestione della “Gestione della “schedascheda” (assimilabile ai ” (assimilabile ai ““contents”contents”) anziché del documento) anziché del documento

Definizione delle visibilità in base all’utente e alla Definizione delle visibilità in base all’utente e alla funzionalitàfunzionalità

Gestione della visibilità su parti dell’asset (es: Gestione della visibilità su parti dell’asset (es: vedo i dati di protocollo , ma non il documento)vedo i dati di protocollo , ma non il documento)

Associazione di un evento ad una azione eseguita Associazione di un evento ad una azione eseguita sulla scheda (es: se inserisci una fattura, mandala sulla scheda (es: se inserisci una fattura, mandala a…)a…)

Possibilità di eseguire “selezioni” su metadati (es: Possibilità di eseguire “selezioni” su metadati (es: vedi le fatture, ma solo le informazioni decise a vedi le fatture, ma solo le informazioni decise a priori per quella particolare “selezione”).priori per quella particolare “selezione”).

Gestione delle viste (viste successive di metadati, Gestione delle viste (viste successive di metadati, a seguito di operazioni: es: inserisco i dati, dopo a seguito di operazioni: es: inserisco i dati, dopo l’ok chiede ulteriori dati),l’ok chiede ulteriori dati),

Gestione Drag&DropGestione Drag&Drop Visione dei dati di catalogazione anche dalle listeVisione dei dati di catalogazione anche dalle liste Log dettagliato delle attivitàLog dettagliato delle attività

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Caratteristiche funzionaliCaratteristiche funzionali

Gestione delle “catene” di documentiGestione delle “catene” di documenti Gestione del versioningGestione del versioning Gestione del check-in (archiviazione di un Gestione del check-in (archiviazione di un

documento a seguito di modifica) e check-out documento a seguito di modifica) e check-out (estrazione di un documento per modifica)(estrazione di un documento per modifica)

Gestione dell’organigramma a più livelliGestione dell’organigramma a più livelli Gestione server delle code di lavoro; questo Gestione server delle code di lavoro; questo

modulo consente di attivare, attraverso un modulo consente di attivare, attraverso un apposito schedulatore, una serie di processi batch apposito schedulatore, una serie di processi batch quali, ad esempio:quali, ad esempio:

acquisizione degli spool di stampaacquisizione degli spool di stampa export di documenti (es: a fini di masterizzazione)export di documenti (es: a fini di masterizzazione) import di documenti (acquisizione automatica)import di documenti (acquisizione automatica) riconoscimento OCRriconoscimento OCR produzione di stampa massiveproduzione di stampa massive invio massivo di documenti per e-mailinvio massivo di documenti per e-mail conversione in PDF/TIFF degli originaliconversione in PDF/TIFF degli originali completamento dell’indicizzazione con recupero dei completamento dell’indicizzazione con recupero dei

dati dal altre fontidati dal altre fonti

2525

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Gestione della linguaGestione della lingua

Archivia ERP Archivia ERP è un’applicazione è un’applicazione multilingua:multilingua: La lingua è associata all’utenteLa lingua è associata all’utente: nello : nello

stesso sistema possono quindi coesistere stesso sistema possono quindi coesistere utenti che accedono al sistema utilizzando utenti che accedono al sistema utilizzando lingue diverse; lo stesso utente può anche lingue diverse; lo stesso utente può anche selezionare lingue alternativeselezionare lingue alternative

L’interfaccia è in linguaL’interfaccia è in lingua: ogni videata : ogni videata applicativa, ogni messaggio e ogni applicativa, ogni messaggio e ogni informazione di help sono nella lingua informazione di help sono nella lingua scelta dall’utentescelta dall’utente

2626

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Adeguamento alla Adeguamento alla normativanormativaArchivia ERPArchivia ERP gestisce il documento secondo gestisce il documento secondo quanto previsto dalla normativa italiana in quanto previsto dalla normativa italiana in merito a:merito a: Protocollo informaticoProtocollo informatico

Gestione dell’AOOGestione dell’AOO Gestione di più registri (uno solo quello ufficiale, gli Gestione di più registri (uno solo quello ufficiale, gli

altri interni/settoriali)altri interni/settoriali) Protocollo a norma di legge oppure non a norma di Protocollo a norma di legge oppure non a norma di

leggelegge Interoperabilità e posta certificataInteroperabilità e posta certificata Firma digitaleFirma digitale

Singola Singola Multipla (più firme sullo stesso documento)Multipla (più firme sullo stesso documento) Massiva (firme automatiche su lotti di documenti)Massiva (firme automatiche su lotti di documenti)

Conservazione sostitutivaConservazione sostitutiva Fattura elettronicaFattura elettronica

2727

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Gestione del ciclo di vitaGestione del ciclo di vitaArchivia ERPArchivia ERP è un’applicazione da utilizzarsi non solamente è un’applicazione da utilizzarsi non solamente per un utilizzo “statico” della gestione documentale finalizzata per un utilizzo “statico” della gestione documentale finalizzata alla semplice archiviazione e consultazione dei documenti ma alla semplice archiviazione e consultazione dei documenti ma che si pone come un vero sistema di che si pone come un vero sistema di work managementwork management in in modo da garantire anche la gestione dei documenti in tutto il modo da garantire anche la gestione dei documenti in tutto il ciclo di vita degli stessi (creazione, fruizione, distribuzione, ciclo di vita degli stessi (creazione, fruizione, distribuzione, gestione, archiviazione).gestione, archiviazione).

Creazione

Acquisizione

Revisione Modifica ApprovazioneCompletato Approvato

Versione

Firma FirmatoConversione(PDF, HTML)

Iter di generazione collaborativa

Pubblicazione

Pubblicato

Utilizzo

IL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTOIL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTO

Groupware Stampa WebCD/DVD/MO

RicercaVisioneRiproduzioneSpedizioneArchiviodefinitivo

Creazione

Acquisizione

Revisione Modifica ApprovazioneCompletato Approvato

Versione

Firma FirmatoConversione(PDF, HTML)

Iter di generazione collaborativa

Pubblicazione

Pubblicato

Utilizzo

IL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTOIL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTO

Groupware Stampa WebCD/DVD/MO

RicercaVisioneRiproduzioneSpedizioneArchiviodefinitivo

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Gestione del ciclo di vitaGestione del ciclo di vita

Archivia ERPArchivia ERP è in grado di gestire tutte le fasi è in grado di gestire tutte le fasi di generazione ed utilizzo di un documento:di generazione ed utilizzo di un documento: NASCITA:NASCITA:

Gestione del ciclo di creazione/acquisizione, Gestione del ciclo di creazione/acquisizione, revisione, approvazione, conversione, firma, revisione, approvazione, conversione, firma, protocollazione e pubblicazione (nel caso di protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento creato)documento creato)

Gestione dell’acquisizione, protocollazione e Gestione dell’acquisizione, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento ricevuto)pubblicazione (nel caso di documento ricevuto)

VITA:VITA: Gestione del’iter del documentoGestione del’iter del documento Gestione dell’accesso controllato per la ricerca, Gestione dell’accesso controllato per la ricerca,

consultazione, riproduzione e spedizioneconsultazione, riproduzione e spedizione MORTE:MORTE:

Gestione della conservazione sostitutiva e Gestione della conservazione sostitutiva e dell’archivio definitivodell’archivio definitivo

Gestione del massimario di scartoGestione del massimario di scarto

2929

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La “scheda”La “scheda”

La La schedascheda è l’entità atomica gestita dal è l’entità atomica gestita dal sistemasistema

La La schedascheda permette di gestire in modo permette di gestire in modo aggregato informazioni varie e files aggregato informazioni varie e files eterogenei che descrivono il patrimonio delle eterogenei che descrivono il patrimonio delle informazioni (informazioni (contentscontents))

La La schedascheda comprende, come minimo, un comprende, come minimo, un meta-datometa-dato

3030

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La schedaLa scheda

Archivia ERP Archivia ERP gestisce la gestisce la schedascheda come come una una entità fisica a cui sono collegate una serie di entità fisica a cui sono collegate una serie di informazioniinformazioni (dati e documenti/files) che (dati e documenti/files) che dipendono dalla tipologia dello stessodipendono dalla tipologia dello stesso

Le informazioni associate possono essere Le informazioni associate possono essere logicamente identificate sotto forma di logicamente identificate sotto forma di singole “cartelle”singole “cartelle”

Registrazione Documento Originale Classificazione Distribuzione Allegati

Storia Stato Firme Conservazione Catena Note

Registrazione Documento Originale Classificazione Distribuzione Allegati

Storia Stato Firme Conservazione Catena Note

Esempio di schede

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Funzioni di acquisizioneFunzioni di acquisizione

Registrazione senza documentoRegistrazione senza documento Acquisizione da file Acquisizione da file Scansione singolo documentoScansione singolo documento

Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barreAcquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Scansione massiva a lottiScansione massiva a lotti

Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barreAcquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Acquisizione da interoperabilità (documento con Acquisizione da interoperabilità (documento con

allegato file strutturato XML)allegato file strutturato XML) Acquisizione da altre applicazioni (via API)Acquisizione da altre applicazioni (via API) Acquisizione da sistemi OfficeAcquisizione da sistemi Office Acquisizione con indicizzazione da file (Import)Acquisizione con indicizzazione da file (Import) Acquisizione da files di spool Acquisizione da files di spool Acquisizione da files con recupero dati dagli stessi Acquisizione da files con recupero dati dagli stessi

filesfiles PDF (lettura struttura o form del PDF)PDF (lettura struttura o form del PDF) CAD (lettura cartiglio)CAD (lettura cartiglio)

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Gestione dell’iter di Gestione dell’iter di acquisizione del documentoacquisizione del documento Archivia ERPArchivia ERP prevede di gestire in modo controllato prevede di gestire in modo controllato

le varie fase relative all’inserimento di un documento le varie fase relative all’inserimento di un documento in archivioin archivio

Le fasi sono:Le fasi sono: Indicizzazione (registrazione dei dati obbligatori del Indicizzazione (registrazione dei dati obbligatori del

documento anche in fasi diverse e scadenziate)documento anche in fasi diverse e scadenziate) Protocollazione (normalmente associata Protocollazione (normalmente associata

all’indicizzazione)all’indicizzazione) Acquisizione del documento originaleAcquisizione del documento originale Conversione del documento (contestuale o batch) nel Conversione del documento (contestuale o batch) nel

formato di memorizzazione standard formato di memorizzazione standard Conversione OCR del documento (contestuale o batch)Conversione OCR del documento (contestuale o batch) Associazione del documento alla registrazione (nel caso Associazione del documento alla registrazione (nel caso

di operazioni differite)di operazioni differite) ClassificazioneClassificazione FirmaFirma Distribuzione/AssegnazioneDistribuzione/Assegnazione

Le fasi, prestabilite per ogni tipologia di documento Le fasi, prestabilite per ogni tipologia di documento codificato, possono essere eseguite codificato, possono essere eseguite contemporaneamente oppure in tempi diversi e da contemporaneamente oppure in tempi diversi e da persone diversepersone diverse

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Gestione della Gestione della pubblicazionepubblicazione Archivia ERPArchivia ERP prevede la pubblicazione del prevede la pubblicazione del

documento; un documento non è disponibile documento; un documento non è disponibile per la ricerca fino a che non viene per la ricerca fino a che non viene pubblicato; fino a quel momento, il pubblicato; fino a quel momento, il documento può solamente essere “trattato” documento può solamente essere “trattato” dalle persone autorizzate (es: per dalle persone autorizzate (es: per l’approvazione o per la firma)l’approvazione o per la firma)

La pubblicazione può essere automatica (es: La pubblicazione può essere automatica (es: a fine del ciclo di approvazione) oppure a fine del ciclo di approvazione) oppure manuale (a scelta di un utente abilitato).manuale (a scelta di un utente abilitato).

Inoltre, la pubblicazione può essere interna Inoltre, la pubblicazione può essere interna (solo per gli utenti in organigramma) oppure (solo per gli utenti in organigramma) oppure anche esterna (anche per l’accesso di terzi, anche esterna (anche per l’accesso di terzi, quali ad esempio i cittadini autorizzati a quali ad esempio i cittadini autorizzati a vedere la propria pratica)vedere la propria pratica)

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Cruscotto applicativoCruscotto applicativo

Per cruscotto applicativo si intende la Per cruscotto applicativo si intende la videata principale dell’applicazione videata principale dell’applicazione contenente non solo i tasti/menu per contenente non solo i tasti/menu per accedere alle funzioni ma anche una serie di accedere alle funzioni ma anche una serie di informazioni utili al lavoro corrente quali:informazioni utili al lavoro corrente quali: I documenti ricevuti, spediti od assegnatiI documenti ricevuti, spediti od assegnati Le notifiche ed i messaggiLe notifiche ed i messaggi Gli ultimi documenti acquisitiGli ultimi documenti acquisiti Le ultime ricerche effettuateLe ultime ricerche effettuate I documenti da firmareI documenti da firmare I documenti in sospesoI documenti in sospeso I documenti da completareI documenti da completare I documenti che si vuole mantenere “in evidenza”I documenti che si vuole mantenere “in evidenza” Viste particolari impostate dall’utenteViste particolari impostate dall’utente Le cartelle pubbliche e personali dell’utenteLe cartelle pubbliche e personali dell’utente

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Gestione delle cartelle Gestione delle cartelle (fascicoli)(fascicoli) AutomaticiAutomatici

Sono fascicoli generati in funzione della presenza di particolari Sono fascicoli generati in funzione della presenza di particolari chiavi in un documento (es: fascicolo per anno e mittente oppure chiavi in un documento (es: fascicolo per anno e mittente oppure fascicoli per anno e titolario); su questi fascicoli (preimpostati in fascicoli per anno e titolario); su questi fascicoli (preimpostati in fase di configurazione), sono attribuite le visibilità in funzione fase di configurazione), sono attribuite le visibilità in funzione dell’organigrammadell’organigramma

ManualiManuali Sono fascicoli generati in fase di configurazione oppure in ogni altro Sono fascicoli generati in fase di configurazione oppure in ogni altro

momento successivo; i documenti confluiscono nel fascicolo momento successivo; i documenti confluiscono nel fascicolo solamente per decisione dell’utente; l’utente può creare nuovi solamente per decisione dell’utente; l’utente può creare nuovi fascicoli che può rendere pubblici (visibili a tutti i per fascicoli che può rendere pubblici (visibili a tutti i per organigramma) oppure privati (visibili solo a lui)organigramma) oppure privati (visibili solo a lui)

VisteViste Sono fascicoli virtuali che permettono di creare in ogni momento Sono fascicoli virtuali che permettono di creare in ogni momento

una organizzazione dei documenti adatta ad un particolare scopo; la una organizzazione dei documenti adatta ad un particolare scopo; la creazione della vista avviene attraverso la definizione di un “filtro” creazione della vista avviene attraverso la definizione di un “filtro” di ricerca e la descrizione dell’aggregazione dei documenti (es: filtro di ricerca e la descrizione dell’aggregazione dei documenti (es: filtro sui soli documenti caricati da un utente in un determinato periodo sui soli documenti caricati da un utente in un determinato periodo che risultano nello stato “da pubblicare” e organizzati in visione per che risultano nello stato “da pubblicare” e organizzati in visione per data di caricamento)data di caricamento)

PersonaliPersonali Il sistema permette di gestire cartelle personali di documenti in Il sistema permette di gestire cartelle personali di documenti in

modo da consentire agli utenti di lavorare usando metafore simili a modo da consentire agli utenti di lavorare usando metafore simili a quelle cui sono abituati a lavorare con i metodi tradizionali. Le quelle cui sono abituati a lavorare con i metodi tradizionali. Le cartelle personali possono contenere solamente documenti inseriti cartelle personali possono contenere solamente documenti inseriti manualmente dall’utente. La cartella personale può essere visibile manualmente dall’utente. La cartella personale può essere visibile solo dall’utente che l’ha creatasolo dall’utente che l’ha creata

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Distribuzione dei Distribuzione dei documentidocumenti Archivia ERPArchivia ERP prevede la possibilità di prevede la possibilità di

distribuire i documenti per conoscenza (sola distribuire i documenti per conoscenza (sola visione dei documenti) oppure con competenza visione dei documenti) oppure con competenza (assegnazione dei documenti per il necessario (assegnazione dei documenti per il necessario trattamento). trattamento).

Nel caso di trasmissione in visione il Nel caso di trasmissione in visione il destinatario può: visionare, rifiutare (torna al destinatario può: visionare, rifiutare (torna al mittente), rispedire ad altri, tenere il mittente), rispedire ad altri, tenere il documento in evidenza per visioni successive, documento in evidenza per visioni successive, chiuderechiudere

Nel caso di assegnazione dei documento, al di Nel caso di assegnazione dei documento, al di là dell’iter che potrebbe nascere, il destinatario là dell’iter che potrebbe nascere, il destinatario può: visionare, prendere in carico il documento, può: visionare, prendere in carico il documento, rifiutare (torna al mittente), rassegnare ad altri, rifiutare (torna al mittente), rassegnare ad altri, ritrasmettere per visione ad altri, chiudere il ritrasmettere per visione ad altri, chiudere il documento (completamento)documento (completamento)

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Monitoraggio dei Monitoraggio dei procedimentiprocedimenti Archivia ERPArchivia ERP gestisce il controllo sui tempi gestisce il controllo sui tempi

di lavorazione e trattamento dei documenti di lavorazione e trattamento dei documenti soggetti ad un procedimentosoggetti ad un procedimento

E’ previsto il controllo di:E’ previsto il controllo di: Tempi di lavorazione (tempo passato dalla presa Tempi di lavorazione (tempo passato dalla presa

in carico alla chiusura); ogni tipo documento avrà in carico alla chiusura); ogni tipo documento avrà memorizzati i tempi limiti (es: 30 giorni) entro i memorizzati i tempi limiti (es: 30 giorni) entro i quali il documento va trattato e chiusoquali il documento va trattato e chiuso

Carichi di lavoro: indicazione delle pratiche Carichi di lavoro: indicazione delle pratiche assegnate per utente in un determinato periodo e assegnate per utente in un determinato periodo e tempi medi di espletamentotempi medi di espletamento

Tempi di scadenza: indicazione delle pratiche Tempi di scadenza: indicazione delle pratiche scadute o in scadenzascadute o in scadenza

Tracciatura del documento: indicazione dello stato Tracciatura del documento: indicazione dello stato del documento in ogni particolare momento (da del documento in ogni particolare momento (da chi è in quel momento e qual è lo stato della chi è in quel momento e qual è lo stato della pratica)pratica)

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Accesso e SicurezzaAccesso e Sicurezza

Accesso al sistemaAccesso al sistema La scelta del data base/libreriaLa scelta del data base/libreria L’inserimento di Login e PasswordL’inserimento di Login e Password La scelta della lingua La scelta della lingua

Sicurezza Archivia ERPArchivia ERP prevede di crittografare le informazioni prevede di crittografare le informazioni

“sensibili” (tutte le informazioni relative ai codici di “sensibili” (tutte le informazioni relative ai codici di accesso ed ai criteri di visibilità)accesso ed ai criteri di visibilità)

Durante la configurazione è possibile codificare anche la Durante la configurazione è possibile codificare anche la crittografia automatica di certi tipi di documento; la crittografia automatica di certi tipi di documento; la crittografia può essere effettuata sia sul documento crittografia può essere effettuata sia sul documento originale che su quello convertitooriginale che su quello convertito

In ogni caso, per qualsiasi documento inserito nel In ogni caso, per qualsiasi documento inserito nel sistema, sistema, Archivia ERPArchivia ERP ricava e memorizza l’impronta ricava e memorizza l’impronta hash sia del documento che di tutti i dati costituenti la hash sia del documento che di tutti i dati costituenti la registrazione; durante l’apertura del documento per registrazione; durante l’apertura del documento per qualsiasi ragione, viene controllata la corrispondenza tra qualsiasi ragione, viene controllata la corrispondenza tra l’impronta e il documento/registrazione e, se non l’impronta e il documento/registrazione e, se non corrispondente, viene segnalata l’anomalia ed impedita corrispondente, viene segnalata l’anomalia ed impedita qualsiasi operazione sul documentoqualsiasi operazione sul documento

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Altre funzionalitàAltre funzionalità

Gestione delle noteGestione delle note Archivia ERP Archivia ERP gestisce la possibilità di inserire note gestisce la possibilità di inserire note

testuali associate al documento; è inoltre possibile, nel testuali associate al documento; è inoltre possibile, nel caso di documento in formato immagine, inserire anche caso di documento in formato immagine, inserire anche note grafiche (post-it, frecce, ecc.)note grafiche (post-it, frecce, ecc.)

Le note testuali possono essere visibili solo a Le note testuali possono essere visibili solo a determinati utenti mentre quelle grafiche sono determinati utenti mentre quelle grafiche sono associate all’immagine del documento e quindi non associate all’immagine del documento e quindi non soggette a restrizioni di visibilitàsoggette a restrizioni di visibilità

Gestione del watermarkingGestione del watermarking Il documento memorizzato, al momento della stampa ha Il documento memorizzato, al momento della stampa ha

tutte le caratteristiche dell’originale; per evitare che tutte le caratteristiche dell’originale; per evitare che vengano effettuate per errore o per dolo copie non vengano effettuate per errore o per dolo copie non autorizzate di documenti la cui stampa deve essere autorizzate di documenti la cui stampa deve essere controllata, i documenti, dal lato server, sono “timbrati” controllata, i documenti, dal lato server, sono “timbrati” con un opportuno watermark che riporta gli avvisi con un opportuno watermark che riporta gli avvisi opportuni per i singoli casi ad esempio “copia per uso opportuni per i singoli casi ad esempio “copia per uso interno”, copia non autorizzata”, copia conforme interno”, copia non autorizzata”, copia conforme all’originale”, eccall’originale”, ecc

La scritta varia a seconda delle richieste e delle La scritta varia a seconda delle richieste e delle autorizzazioni degli operatori e viene sovrapposta autorizzazioni degli operatori e viene sovrapposta all’immagine del documento TIFF o PDF prima di all’immagine del documento TIFF o PDF prima di mandarlo in stampa oppure verso e-mailmandarlo in stampa oppure verso e-mail

4040

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La gestione dei procedimenti La gestione dei procedimenti della SNSdella SNS

ScartoScarto

DocumentoDocumento

FirmaFirma

Protocollo EProtocollo E

ResponsabileResponsabileprotocolloprotocollo

UnitàUnitàOrganizzativaOrganizzativa

ResponsabileResponsabileU.O.U.O.

ResponsabileResponsabileprocedimentoprocedimento

ArchiviazioneArchiviazione

Avvio delAvvio delprocedimentoprocedimento

FascicolazioneFascicolazioneControlloControllo

SottoSottoprocedimentiprocedimenti

ConservazioneConservazione

Protocollo UProtocollo U

Archivia ERPArchivia ERP

EsempiEsempi

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Login Login

4343

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La struttura dell’interfacciaLa struttura dell’interfaccia

TOP BAR

ALBERI

LISTA

DETTAGLIO

SCHEDE

AZIONI

RAGGRUPPAMENTO

PANNELLI

MODULI

INDICI

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Lista schedeLista schede

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Dettaglio di una schedaDettaglio di una scheda

4646

15/05/0715/05/07

Dettaglio di una scheda Dettaglio di una scheda (protocollo)(protocollo)

4747

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ConsegnaConsegna

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Avvio di un procedimentoAvvio di un procedimento