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Synthèse des résultats de l’enquête Mindjet

La collaboration au sein de l’entreprise: moteur ou frein

pour la productivité?

Février 2013

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INTRODUCTION: Perception et tendances du travail collaboratif en 2013

Ce terme très en vogue dans les entreprises de toutes tailles se retrouve au cœur de bien des discussions actuellement. Les pratiques

ont en effet évolué ces dernières années et une majorité des activités professionnelles s’opère aujourd’hui dans un cadre collectif. Mais

qu’apporte réellement la collaboration au succès des entreprises ? Est-ce que partager plus permet de travailler mieux et plus vite? Est-

ce que la transparence sur les tâches et les projets contribue à l’épanouissement des individus dans les entreprises ?

Un meilleur partage des informations, des synergies entre les divers départements des organisations devraient permettre aux

entreprises des gains de performance évidents, est-ce la réalité aujourd’hui?

C’est ce que Mindjet a voulu évaluer en interrogeant des entreprises et déterminer la perception de la collaboration par ceux qui en

sont les acteurs. Mindjet a mené son enquête pour connaître les habitudes nouvelles de ces individus et déterminer si les pratiques

collaboratives ont été imposées ou alors se sont intégrées naturellement dans le monde de l’entreprise .

A travers cette enquête, Mindjet dresse un état des lieux de la collaboration: les individus sont-ils convaincus des avantages apportés

par le partage d’information et d’idées ? Quel est le niveau de maturité des solutions mises en place et répondent-elles aux enjeux

cruciaux des entreprises?

Note: cette enquête est le troisième volet d’une étude réalisée en 2012 sur La gestion des flux d’information en entreprises et les conséquences sur les pratiques professionnelles des individus et des équipes déclinée en en trois phases (lien en annexe)

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Le temps consacré aux projets et aux tâches réalisés en équipe:

Le temps consacré pour les tâches en équipe:

<10% 33,5%

10 à 20% 20,1%

21 à 30% 17,1%

31à 50% 13,7%

51 à 70% 8,2%

Plus de 70 % 7,4%

La part des projets réalisés en groupe:

1 à 5 45,2%

6 à 10 8,6%

Aucun 41,8%

Plus de 10 4,4%

Près de la moitié des sondés consacre plus de 20% de son temps à des projets d’équipe

Chaque semaine 45,2% des

individus en entreprise pilote ou contribue à 1 à 5 projets en équipe

13 % des personnes

interrogées est impliqué dans plus de 6 projets à la fois

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Activités collectives et efficacité de la collaboration:

La part des projets où la collaboration pourrait-être améliorée : Où la collaboration pêche-t-elle?:

La collaboration telle que pratiquée actuellement ne permet pas un partage des idées efficace.

Les principaux éléments d’un

projet collectif peuvent être améliorés pour au moins 20% des sondés

<10% 39,4%

11 à 20% 16,5%

21 à 30% 19,3%

31 à 50% 13,2%

51 à 70% 6,5%

Plus de 70 % 5,1%

45,20%

23,50% 21,60%

23,10% 22,90%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

Partage desidées,

élaboration encommun

Définition duplan et des

objectifs

Définition destâches et

affectation desressources

Exécution des tâches de manière

synchronisée avec le reste de

l’équipe

Suivi de l’état d’avancement

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Les axes d’amélioration pour mieux travailler ensemble

Les freins actuels au travail collaboratif

Le manque de communication dans une équipe est considéré comme un frein majeur à la conduite des projets d’équipe (pour 31,4% des personnes interrogées )

La perte de temps dans la

recherche d’informations pour le projet mené est un réel obstacle pour 31,4% des sondés.

17,3%

24,6%

13,7%

31,4%

16,6%

31,4%

,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0%

Déconnexion entre les contributeurs exécutant les tâches et les personnes

ayant défini le plan d’action global

Objectifs non ou imparfaitement remplis

Inadéquation entre les résultats et les objectifs par manque d’information sur

les objectifs

Perte de temps à rechercher lesinformations provenant de sources

diverses

Ressources sur ou sous exploitées faute de synchronisation dans l’exécution des

tâches

Manque de communication au sein de l’équipe

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Les bénéfices attendus d’une collaboration efficace

Quel est selon vous l'avantage le plus pertinent du travail collaboratif en entreprise?

Partager le savoir: plus de 35% des personnes interrogées considèrent que c’est l’un des avantages majeurs d’une collaboration efficace

Une meilleure qualité du

travail au quotidien est également un avantage essentiel pour 20,7% des sondés.

24,9%

13,7%

21,9%

12,9%

35,7%

25,3%

20,7%

Mieux contribuer aux

objectifs de l’entreprise

Meilleurecompréhension

de la stratégie etdes processus

Accroissementdes

performances

Stimulation de l’innovation

Partage dessavoirs

Meilleurequalité dutravail auquotidien

Meilleurrelationnel avec

ses collègues

,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

7

Effets négatifs vs Effets positifs

Quelles sont les conséquences d’ une mauvaise collaboration sur les projets ?

Plus de 70% des individus considèrent qu’une collaboration menée inefficacement entraîne une perte d’implication et d’engagement

En revanche, lorsque le

travail collaboratif est bien mené, il conduit à une efficacité améliorée dans les tâches (44,5%) et à un gain de temps et de productivité (40%)

Désintérêt du top management 28,7%

Manque d’implication des collaborateurs dans les projets en équipe

71,3%

Développement personnel au sein de l’entreprise

26,5%

Montée en compétences 33,1%

Gain de temps et de productivité 40,0%

Efficacité dans les tâches 44,5%

Développement d’un sentiment d’appartenance 18,3%

Développement de nouveaux réseaux 7,5%

Réduction de l’isolement 23,4%

Diminution des erreurs 27,6%

Quels bénéfices apportent une collaboration efficace sur les projets ?

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Le travail collaboratif, quelle satisfaction pour les individus en entreprise ?

Quel est votre degré de satisfaction sur la façon dont votre entreprise met en place des outils facilitant le travail en équipe ?

Seuls 16% des collaborateurs sont satisfaits des outils à leur disposition pour travailler en équipe.

16%

32%

45%

6%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

9

CONCLUSION Cette étude indique que la collaboration n’est plus un concept vague mais une réalité: les individus ne travaillent pas seuls. Nous ne sommes plus dans une addition de ressources travaillant sur des segments distincts mais sur une intégration de ces ressources travaillant de manière agile et synchronisée. Quelle est la pertinence des outils en place? La majorité des personnes interrogées ne considère pas les solutions mises à leur disposition comme pertinentes ou pour le moins suffisantes. L’enquête met en exergue les éléments principaux qui contribuent à une collaboration réussie au sein de l’entreprise: le partage des idées, la définition des plans, des tâches, l’allocation des ressources, la synchronisation de l’exécution des tâches, le suivre de l’avancement des projets métiers, et révèle que ceux-ci sont perfectibles.

Est-ce que les offres du marché reflètent ces éléments? Les outils existants répondent-ils aux enjeux d’une

meilleure collaboration? Il existe une variété de solutions répondant au défi de l’amélioration de la

productivité mais le plus souvent ils ne répondent pas au besoin réel, à savoir une solution qui serait

intégrée n’impliquant pas de rupture d’outils et permettant de manière flexible de couvrir toutes les

phases des projets métiers.

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Chaque semaine

45,2% des

individus en entreprise pilote ou

contribue à 1 à 5 projets en équipe

La collaboration telle

que pratiquée actuellement ne permet pas un

partage des idées efficace.

Seuls 16% des sont

satisfaits des outils à leur disposition pour travailler

en équipe

Plus de 70% des individus pensent

qu’une collaboration menée inefficacement entraîne une perte

d’implication et d’engagement

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METHODOLOGIE DE L’ETUDE

Cette étude commanditée par la société Mindjet a été conduite par One Poll. OnePoll réalise des enquêtes en ligne pour le compte d’entreprises issues de divers secteurs d’activité à travers le monde. L’enquête a été menée en mars 2012 auprès d’un échantillon de 1000 personnes travaillant en France. Cet échantillon se compose d’hommes et de femmes âgés de 18 à 60 ans, employés à temps plein. Tous les départements de l’entreprise et toutes les fonctions sont représentées. Les questionnaires ont été envoyés par email.

A propos de Mindjet Mindjet aide les individus et les entreprises à générer des idées innovantes et à travailler plus efficacement grâce à une solution qui facilite le brainstorming, améliore l’élaboration de plans et la gestion de projets, à tout moment et quel que soit le terminal utilisé. Le cadre visuel offert par Mindjet permet aux équipes d’être en permanence alignées sur les objectifs, les tâches et les échéances. Ainsi 83 des entreprises appartenant au Fortune 100 utilisent Mindjet chaque jour. Pour en savoir plus sur les tendances collaboratives en entreprise, les pratiques et meilleurs usages liés à la visualisation de l’information, visitez www.mindjet.com. Merci de contacter the messengers si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires ou vous entretenir avec Mindjet. Agence the messengers Elise Lavergne 01 46 05 74 93 elise@themessengers.fr

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ANNEXE Etude Mindjet « L’information 2.0 submerge l’entreprise et ses collaborateurs »

En mai 2012, Mindjet publiait une enquête sur la surcharge d’informations au travail révélant les difficultés éprouvées au sein des entreprises pour gérer le flux continu et croissant d’informations en circulation. L’étude « L’information 2.0 submerge l’entreprise et ses collaborateurs » dévoile notamment que:

- Chaque année, près de 3 semaines sont consacrées à la recherche

d’information en entreprise

- Le coût annuel pour l’entreprise est estimé à 1 855 € par employé

- 68% des individus en entreprise reçoit jusqu’à 100 emails par jour

Le communiqué de presse et l’enquête sont disponibles sur simple demande.