Upload
hoangkhuong
View
238
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus
dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang
dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk
meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan
sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual
Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan
penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk
mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM).
Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen
mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan
oleh STIKES ‘Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan
klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal
menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan
Tinggi.
Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta
yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan
dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah
dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini
diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua
hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti.
B. TUJUAN
Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu
sebuah perguruan tinggi. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit
internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut :
1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan
klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007.
2. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.
3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi
syarat-syarat dan peraturan/perundangan.
C. INSTRUMEN AUDIT
Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES ‘Aisyiyah
Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan
Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : 2007.
D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN
1. Tidak terdapat elemen sistem
2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem
mutu
3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten
4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada
ketidakpuasan pelanggan
5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit
internal secara berturut turut
6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu
klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT
7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu
prosedur organisasi
8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada
saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.
E. PELAKSANAAN AMI
AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang
terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan
Pengembangan (BPMP). AMI periode Agustus 2015 dilakukan di semua unit
yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu
Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan
Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya,
Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian
Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan
Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat
Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal
15 Agustus – 16 September 2015 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir.
Tema AMI Periode Agustus 2015 adalah : Audit Mutu Internal 2015 untuk
mencapai hasil terbaik akreditasi Program Studi.
F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut :
Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut :
Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Agustus Tahun 2015
Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan
tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul
di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam
audit periode Januari 2015 :
Tabel 3 Temuan Umum Program Studi
Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Agustus Tahun 2015,
ditemukan sebanyak 23 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah
ditentukan.
Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umum
yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting
adalah sebagai berikut :
Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja (Non Prodi)
Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit
kerja non Prodi pada audit bulan Agustus 2015 ini terdapat 10 temuan.
G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Agustus 2015,
didapatkan bahwa jumlah temuan umum yang terdapat di Prodi lebih banyak
dibandingkan dengan temuan umum Prodi pada AMI periode sebelumnya.
Pada AMI periode ini jumlah temuan umum Prodi meningkat menjadi 23.
Temuan umum unit kerja non Prodi juga meningkat jumlahnya, pada AMI
periode Januari 2015 jumlah temuan umum unit kerja non Prodi sebanyak 10
temuan. Pada AMI periode sebelumnya terdapat 8 temuan.
Salah satu yang menjadi penyebab jumlah temuan meningkat adalah
karena pada AMI periode Agustus 2015 standar yang diukur pencapaiannya
lebih baik dari sebelumnya. Pada AMI periode Januari standar yang diukur
hanya berfokus pada standart yang berhubungan dengan pengajaran,
sedangkan pada AMI Agustus semua standar yang ada diukur pencapaiannya.
H. RENCANA TINDAK LANJUT
1. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI.
2. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan
yang sifatnya umum tersebut.
3. Rencana tindak lanjut untuk pemecahan masalah melalui RTM adalah
sebagai berikut :