LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) 2018

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN | 1

LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN

INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

(PPID-PEMBANTU)

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

TAHUN 2018



1.1. Latar Belakang

Sebagai manusia kita mempunyai hak mendasar yang disebut dengan hak

asasi. Hak asasi adalah hak yang melekat pada hakikat dan keberadaan

manusia sebagai makhluk Tuhan Yang Maha Kuasa dan merupakan anugerah-

Nya yang wajib dihormati, dijunjung tinggi dan dilindungi oleh negara, hukum,

Pemerintah dan setiap orang, demi kehormatan serta perlindungan harkat dan

martabat manusia. Selain hak asasi, sebagai warga Negara kita juga mempunyai

HAK ATAS INFORMASI. Sebagaimana hak asasi, hak atas informasi juga melekat

pada setiap diri warga Negara.

Sebagai badan publik yang bertugas mengelola Informasi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Jawa Timur menyadari keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam

mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik serta

segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik. Keterbukaan Informasi publik

mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih (good governance),

Hak atas informasi ini dijamin oleh Konstitusi atau UUD 1945. Pada pasal 28F

dinyatakan: “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi

untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk

mencari,memperoleh,memiliki,menyimpan,mengolah, dan menyampaikan

informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.”

Untuk menguatkan ketentuan dalam UUD 1945 tersebut, maka disusunlah Undang-

Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). UU

KIP memberikan jaminan kepada SETIAP WARGA NEGARA untuk memperoleh

informasi yang dikuasai oleh BADAN PUBLIK. UU KIP memberikan acuan yang

sangat jelas kepada warga negara tentang tata cara MEMPEROLEH INFORMASI dari



badan publik. UU KIP juga mengatur tentang apa yang harus dilakukan oleh

warga negara (pemohon informasi publik) jika niatnya untuk memperoleh

informasi dari badan publik dihambat oleh pejabat di dalam publik tersebut.

Penyelesaian sengketa permintaan informasi tersebut akan diselesaikan oleh

KOMISI INFORMASI.

Melalui UU KIP masyarakat dapat memantau setiap kebijakan, aktivitas maupun

anggaran badan-badan publik berkaitan dengan penyelenggaraan negara maupun

yang berkaitan dengan kepentingan publik lainnya.PEMOHON INFORMASI PUBLIK

adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan

permintaan informasi publik. PENGGUNA adalah orang yang menggunakan informasi

publik.

INFORMASI adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang

mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya

yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan

dan format sesuai dengan perkemban- gan teknologi informasi dan komunikasi

secara elektronik ataupun non elektronik.

INFORMASI PUBLIK adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,

dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyeleng

gara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan

penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini

serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain

yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara,

yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan

belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau

organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber

dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan

dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.



1.2. Dasar Penyelenggaraan

a. Undang-undang Dasar 1945

b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 4846);

c. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran

Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 5071);

e. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No.14

Tahun 2008;

f. Perda Provinsi Jawa Timur No. 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di

Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2005 No. 5 Seri E)

g. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah provinsi

Jawa Timur.

h. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan

Informasi Publik.

i. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan

Informasi Publik;

1.3. Tujuan

Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan public serta para

pengambil keputusan dalam rangka:

a. Meraih kepercayaan masyarakat terhadap kinerja penanggung jawab,

penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public;

b. Menilai suatu kinerja pelayanan public dengan berdasarkan persepsi masyarakat

pengguna pelayanan;

c. Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab,

penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public dengan pengguna pelayanan;



d. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan,pengembangan dan penganggaran

kegiatan pelayanan public;



2.1. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI PUBLIK ( PPID-Pembantu)

Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas

menyelenggarakan urusan di bidang pendidikan non formal dan pemerintahan.

Dalam melaksaksanakan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan

Provinsi Jawa Timur berpedoman pada Peraturan Gubernur Jawa Timur

Nomor 64 tahun 2016 tentang Kedudukan,Susunan Organisasi,Uraian Tugas

Dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi

Jawa Timur.

Dalam tugas dan fungsi pengelolaan dan memberikan layanan informasi publik

bagi masyarakat, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

membentuk Tim Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID-Pembantu) sesuai

dengan :

a. Keputusan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Nomor : 050/218/119.1/2/2018 tanggal 8 Januari 2018 tentang Pejabat

Pengelola Dan Dokumentasi ( PPID-Pembantu);

b. Standar Operasional Pelayanan ( SOP) Pejabat Pengelola Dan

Dokumentasi ( PPID-Pembantu);

2.2. SARANA DAN PRASARANA

Fasilitas yang tersedia dalam memberikan layanan Informasi public, pada Dinas

Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu :

Untuk melaksanakan pelayanan Informasi perlu didukung oleh Front office dan

back office yaitu :

a. Front Office meliputi = Desk layanan informasi langsung

Des layanan via media Web

b. Back Office meliputi = Bidang Pelayanan dan Dokumentasi

Informasi;



Bidang Pengolahan Data dan

Klasifikasi Informasi.

Front Office merupakan fasilitas layanan Informasi bagi public melalui

proses tatap muka ( atau langsung ) untuk mendapatkan informasi

yang dibutuhkan. Layanan Informasi berlokasi di Lobi Lantai 1 Gedung Dinas

Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dari meja front desk dengan

beserta sofa untuk tamu, yang diletakkan di luar ruang. Ruang tunggu

dilengkapi dengan 1 unit Plasma TV, 2 unit PC untuk akses katalog, 1 unit PC

untuk buku pengunjung serta instrument untuk pelayanan Informasi berupa formulir

permohonan Informasi, tanda bukti permintaan Informasi public,tanda bukti

penyerahan Informasi public serta formulir pengajuan keberatan.

2.2.1.Sarana telepon

Di era Information technology saat ini untuk mendukung layanan Informasi

public secara mudah,murah,cepat dan akurat, Dinas Perpustakaan Dan

Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah membangun akses Informasi bagi

publik melalui telepon : (kode local 031-5957830,Fax 031-5921055 , email

dan website : disperpusip.jatimprov.go.id

2.2.2.Sarana kelengkapan

Untuk mendukung kelancaran penanganan pengaduan pelayanan Informasi

public,langkah awal yang harus dipenuhi adalah sebuah pedoman,standar

operasional prosedur, antara lain sebagai berikut:

Tabel : 2.1 TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK

BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN TAHUN 2016

NO KELENGKAPAN PPID KETERANGAN

ADA TIDAK

1 Pedoman Umum tentang PPID V

2 Daftar Informasi Publik (DIP) V

3 Standar Operasional Prosedur (SOP) V

4 Buku Registrasi v

5 Form.Permohonan Informasi Publik v

6 Form.Permohonan Keberatan V

7 Form.Tanda Bukti Penerimaan Permohonan V



8 Form.Tanda Bukti Penerimaan Keberatan v

9 Meja pelayanan informasi V

10 Informasi public melalui Weeb V

11 Petugas Front desk ( Layanan PPID) v

2.3. Daftar Informasi Publik (DIP)

DAFTAR INFORMASI PUBLIK (DIP) adalah informasi yang dihasilkan, disimpan,

dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan

dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara

dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-

Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Tabel:2.2

Daftar Informasi Publik (DIP) Tahun 2018

BERKALA 32 62,74%

SERTA MERTA 0 0%

TERSEDIA SETIAP SAAT

19 37,25%

DIKECUALIKAN 0 0%

JUMLAH 51 100%

Dalam tabel 2.2. dan grafis diatas bahwa daftar informasi publik secara berkala

sesuai dengan undang-undang 14 tahun 2008 bab IV,bagian kesatu pasal 9

sebanyak 32 informasi atau setara dengan 62,74 %,informasi serta merta bukan

tugas pokok tidak memiliki, dan informasi tersedia setiap saat sesuai undang-undang

Nomor 14 tahun 2008 bagian ketiga pasal 11 sebanyak 19 informasi atau setara

dengan 37,25%, dan tidak ada informasi yang dikecualikan.

2.4. WAKTU PELAYANAN INFORMASI

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID-

PEMBANTU Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan

waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik. Di Dinas Perpustakan Dan

0

10

20

30

40

50

60 BERKALA

SERTA MERTA

TERSEDIA SETIAP

SAAT

DIKECUALIKAN

JUMLAH



Kearsipan Provinsi Jawa Timur penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik

dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat.

Senin - Kamis : 09.00 - 15.00 WIB

Istirahat : 12.00 - 13.00 WIB

Jumat : 09.00 - 15.00 WIB

Istirahat : 11.00 - 13.00 WIB

2.5. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir

permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan

pengguna informasi.

b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik

kepada pemohon informasi publik.

c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan

formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon

informasi publik;

d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh

pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori

dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundangan yang berlaku;

e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada

Pengguna Informasi Publik;

f) Membukukan dan mencatat permintaan informasi publik.

2.6. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

a) Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik

dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan;

b) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak

diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Pembantu akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang



diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat

memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

c) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon

informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;

d) Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga

dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam

bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk

keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak,

maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan

UU KIP.

Proses PERMOHONAN INFORMASI

Pengajuan Permohonan

Puas?

PengajuanKeberatan ke

Atasan

Puas?

Selesai

(10 + 7) hari kerja

14 hari kerja

• Jika PPID tidak memberitahukan kebutuhan perpanjangan, pemohon dapat mengajukan kepada atasan PPID

• Maksimum waktu perpanjangan adalah 7 hari kerja

• Jika Atasan PPID tidak memberikan jawaban, berarti sama dengan penolakan

• Pemohon diberikan waktu maksimum 14 hari kerja untuk mengajukan keberatan melalui komisi informasi

Pengaduan Sengketa ke

KOMISI INFORMASI

T

T

Y

SelesaiY

30 hari kerja

30 hari kerja

2.7. JUMLAH PERMOHONAN INFORMASI

Kapasitas dan area penanganan permintaan informasi dari masyarakat meliputi

kegiatan (a) ruang parkir (b). ruang kecil (d). ruang penitipan barang

(e).pendaftaran anggota (f). peminjaman (g).pengembalian (h).koleksi (i) petugas

(j).sarana dan prasarana (k) kegiatan layanan kearsipan.



Tabel : 2.3 PERMOHONAN INFORMASI YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2017

NO

PEMOHON PELAYANAN

KELOMPOK JUMLAH JUMLAH

PERTANYAAN SELESAI MEDIASI AJUDIKASI

1 Masyarakat/perorangan 170 170 V

2 LSM 4 4 V

3 Sekolah 260 260 V

4 Perguruan Tinggi 35 35 v

5 Lembaga Penelitian 5 5 V

6 Lain-lain 30 30 V

JUMLAH 504 504

0

100

200

300

400

500

600

JUMLAH

Masyarakat/perorangan

LSM

Sekolah

Perguruan Tinggi

LembagaPenelitian

Lain-lain

JUMLAH

Dari tabel dan grafis 2.3 tersebut diatas menggambarkan bahwa permintaan dan permohonan pelayanan informasi publik terhadap masyarakat sebanyak 419 orang atau pertanyaan dengan rincian pertanyaan dari sekolah sebanyak 221 pertanyaan atau setara dengan 53 %, diikuti oleh pertanyaan dari masyarakat PNS/PSW secara perorangan sebanyak 152 pertanyaan atau setara dengan 36%,dari perguruan tinggi sebanyak 24 pertanyaan atau setara dengan 6 % dan lain-lain itu dari masyarakat umum sebanyak 20 pertanyaan atau setara dengan 5%.



Tabel : 2.4

REKAPITULASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

( melalui website disperpusip.jatimprov.go.id )

No BULAN

Permin Permo

Status Waktu

Ket

Taan honan Infor

Infor masi

masi Dipenuhi Ditolak Proses Permintaan Informasi

Permohonan Informasi

1 JANUARI 31 32 53 0 0 15 menit < 10 hari

2 FEBRUARI 12 21 33 0 0 15 menit < 10 hari

3 MARET 33 12 75 0 0 15 menit < 10 hari

4 APRIL 22 15 37 0 0 15 menit < 10 hari

5 MEI 34 16 45 0 0 15 menit < 10 hari

6 JUNI 20 21 66 0 0 15 menit < 10 hari

7 JULI 21 12 23 0 0 15 menit < 10 hari

8 AGUSTUS 23 12 25 0 0 15 menit < 10 hari

9 SEPTEMBER 24 32 56 0 0 15 menit < 10 hari

10 OKTOBER 21 22 33 0 0 15 menit < 10 hari

11 NOVEMBER 22 16 28 0 0 15 menit < 10 hari

12 DESEMBER 25 15 30 0 0 15 menit < 10 hari

JUMLAH 278 226 504 0 0

0

50

100

150

200

250Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

0

50

100

150

200

250

300JANUARI

FEBRUARI

MARET

APRIL

MEI

JUNI

JULI

AGUSTUS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DESEMBER

Permohonan

Informasi

Permintaan

Informasi



Berdasarkan grafis permintaan informasi diatas bahwa permintaan informasi terbanyak pada bulan mei sebanyak 34 permintaan informasi atau setara dengan 12,2%, dan permintaan informasi terendah pada bulan Juni 20 permintaan informasi atau setara dengan 11%.

Sedangkan Berdasarkan grafis permohonan informasi diatas bahwa permohonan informasi terbanyak pada bulan januari dan september sebanyak 32 permohonan informasi atau setara dengan 14,15%, dan permohonan informasi terendah pada bulan maret, juli, dan agustus sebanyak 12 permintaan atau setara dengan 5,3%.

Tabel :2.5

Tujuan Permintaan dan Permohonan Informasi Publik

Penelitian 1 0%

Tugas kuliah 79 19%

Penulisan 72 17%

Resume 56 14%

Referensi/Daftar Pustaka

211 50%

JUMLAH 419 100%

Dalam tabel2.5 menggambarkan bahwa tugas sekolah untuk melatih menulis diberikan kepada siswa melalui daftar pustaka sebanyak 211 permintaan atau setara dengan 50%,kemudian tugas kuliah sebanyak 79 permintaan dan permohonan atau setara dengan 19%,untuk penulisan sebanyak 72 permintaan dan permohonan atau setara dengan 17%,lembaga penelitian 1 permintaan atau setara dengan 0%. Dengan demikian maka permintaan dan permohonan masih didominasi oleh siswa dan mahasiswa.

2.8. Anggaran Pelayanan Informasi Publik

Anggaran Pelayanan Informasi Publik,Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan provinsi

Jawa Timur dibebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Daerah tahun 2017

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

2.9. Kendala Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik.

a. Dalam pelaksanaan layanan informasi publik, kendala yang dihadapi adalah

lebih kepada penyediaan informasi internal yang sangat tergantung supply data

dari mas ing -mas ing b idang yang ada di lingkungan Dinas Perpustakaan

Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur;



b. Sudah dilakukan jadwal jaga bagi petugas des dari masing-masing kantor

yang ada di Jl.Menur Pumpungan No.32 dan Jl.Jagir Sidosermo Surabaya,

tetapi sering terjadi kekosongan petugas jaga dikarenakan pekerjaan masing-

masing bidang yang tidak bisa ditinggalkan;

c. Belum tersedianya sarana dan prasarana seperti ruangan tempat pelayanan

informasi, beserta fasilitas pendukungnya yang memadai;

d. Sumber Daya Manusia PPID belum bisa bekerja secara optimal dikarenakan

SDM PPID lebih banyak mendapat tugas/pekerjaan diluar tugas dan fungsi

dalam melakukan pengelolaan PPID.

2.10.Rekomendasi Dan Tindak Lanjut

Rekomendasi dan tindaklanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan

informasi adalah sebagai berikut :

a. Melakukan tata kelola Daftar Informasi Publik (DIP) dari masing-masing

bidang dilingkungan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

secara berkala;

b. Meningkatkan tata kelola penyimpanan dokumen dan penyebarluasan

informasi publik yang lebih baik;

c. Melaksanakan bimbingan teknis bagi karyawan dan karyawati Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur .

d. Melakukan koordinasi, integrasi dan sinergitas dengan pimpinan di masing-masing bidang dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan PPID melalui penyediaan bahan informasi publik secara berkala, menugaskan salah satu staf untuk menjadi petugas pengelola PPID, dan mempercepat respon dalam memberikan permintaan informasi publik ke Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.



3.1.Kesimpulan

Penyelenggaraan Layanan Informasi Publik terhadap msyarakat sampai

saat ini pada umumnya sudah berjalan seperti yang diharapkan, walaupun

masih ada ada beberapa yang harus dibenahi, namun sudah banyak yang

tampak hasilnya.

Tantangan selanjutnya yang dihadapi oleh penyelenggaraan layanan

informasi publik di PPID-Pembantu adalah sebagai berikut:

1) Prestasi yang sudah dicapai selama ini, seperti masuk dalam penilaian

Komisi Informasi (KI) Provinsi dan dari Yayasan Lembaga Konsumen

(YLKI) serta dari Akademisi , semua harus tetap dipertahankan. Karena

mempertahankan prestasi yang sudah baik konsekwensinya adalah

juga mempertahankan kondisi kerja dan sumber daya berupa sarana

dan prasarana pendukungnya yang selama ini sudah disediakan;

2) Perlu memperbaiki secara kuantitatif dan kualitatif hasil kerja dan

mekanisme pencapaian yang masih kurang, terutama cara pelayanan

terhadap peminta informasi secara baik;

3) Hasil yang sudah dicapai,perlu ditingkatkan baik volume dan mutunya;

Tantangan ini memerlukan perhatian khusus, bukan saja pengembangan

objek-objek baru tetapi juga pengembangan pola dan sistem kerja yang

lebih luas, namun atas dasar pertimbangan prioritas.



3.2. Saran-saran

Berpijak pada hasil kegiatan layanan informasi publik dapat dikemukakan

beberapa saran sebagai berikut :

1) Diperlukan meja informasi di layanan perpustakaan, sekretariat, dan layanan

kearsipan;

2) Petugas yang menangani informasi secara rutin dengan mencatat dari

masing-masing meja informasi;

3) Memasukkan data informasi wajib, dan data kegiatan yang lain ke weebsite

PPID-Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur;

4) Kegiatan PPID-Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa

Timur memiliki tempat sendiri sehingga dapat memungkinkan masyarakat

dapat mengetahui kegiatan PPID;

5) Sarana dan Prasarana pendukung berupa fax,telepon hendaknya disdiakan

bagian meja informasi;

Surabaya, 31 Desember 2017 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Drs. HASTO HENDARTO, MM Pembina Tk. I

NIP. 196309171988111001



Lampiran : 1

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp. 031-5947830, fax. 031- 5921055

E-mail: [email protected], Website: http://www.dispersip.jatimprov.go.id

SURABAYA 60118

FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI No.Pendaftaran *:……………………………

Nama :

Alamat :

Pekerjaan :

No.Tel /E-mail :

Kecamatan: :

Kabupaten/Kota :

Rincian Informasi yang dibutuhkan :

Tujuan pengguna informasi :

Cara memperoleh informasi ** :.1). Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat

2). Mendapatkan salinan informasi

(hardcopy/softcopy)

Cara mendapatkan salinan informasi : 1). Mengambil langsung

2). Kurir

3). Pos

4). Faksimili

5). Email

Surabaya,

Pemohon Informasi

Petugas Pelayanan Informasi

(Penerima Permohonan)

NIP:

Keterangan :

*Diisi oleh petugas berdasarkan resgistrasi permohonan informasi public

** pilih salah satu dengan memberikan tanda ( x)

*** Coret yang tidak perlu

mailto:@jatimprov.go.id

http://www.dispersip.jatimprov.go.id/



PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp. 031-5947830, fax. 031- 5921055

E-mail: [email protected], Website: http://www.dispersip.jatimprov.go.id

SURABAYA 60118

PEMBERITAHUAN TERTULIS

Berdasarkan permohonan informasi pada tanggal nomor

Pendaftaran :

Kami menyampaikan kepada Saudara :

Nama :

Alamat :

Pekerjaan :

No.Tel /E-mail :

Pemberitahuan sebagai berikut :

A. Informasi Dapat Diberikan

No HAL-HAL TERKAIT INFORMASI PUBLIK KETERANGAN

1 Penguasaan Informasi Publik Kami

Badan Publik Lain,yaitu…………..

2 Bentuk fisik yang tersedia Softcopy/Salinan elektronik

Hardcopy /salinan tertulis

3 Biaya yang dibutuhkan Penyalinan Rp. ( lembar)

Pengiriman Rp. ( kilat )

Lain-lain Rp.

JUMLAH Rp.

4 Waktu penyediaan 7 hari

5 Penjelasan penghitungan permintaan informasi yang dimohon oleh pemohon terhitung 7 hari

kerja dari tanggal…………………..…….s.d .tanggal …………..……………….

B. Informasi tidak dapat diberikan karena :

Informasi yang diminta belum dikuasai Informasi yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu.

Surabaya,

Pejabat pengelola Informasi dan

Dokumentasi

( PPID )

NIP:





PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DINAS DAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

Jl. Menur Pumpungan 32 Telp. 031-5947830, fax. 031- 5921055 E-mail: [email protected], Website: http://www.dispersip.jatimprov.go.id

SURABAYA 60118

SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI

Nomor Pendaftaran :

Nama :

Alamat :

Pekerjaan :

No.Tel /E-mail :

Rincian Informasi yang dibutuhkan :

PPID memutuskan bahwa informasi yang dimohon adalah :

Pengecualian informasi yang : Pasal 17 huruf h UU KIP

Didasarkan alas an Pasal 17 huruf a poin 1,4 undang-undang Nomor 14 Tahun

2008

Bahwa berdasarkan Pasal-pasal di atas, membuka informasi tersebut dapat menimbulkan

konsekuensi sebagai :

Informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi public dapat merugikan hak

pribadi yaitu informasi yang dapat mengungkap rahasia pribadi.

Dengan demikian menyatakan bahwa :

Jika permohonan informasi keberatan atas penolakan ini maka pemohon informasi dapat mengajukan

kepada atasan PPID selambat-lambatnya 30 (tiga puluh ) hari kerja sejak menerima surat keputusan

ini.

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK

Surabaya,

Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi

( PPID )

NIP:






Jl. Menur Pumpungan 32 Telp. 031-5947830, fax. 031- 5921055 E-mail: [email protected], Website: http://www.dispersip.jatimprov.go.id

SURABAYA 60118

PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI

Nomor Pendaftaran :

A. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN Nomor Registrasi Keberatan : Nomor Permohonan Informasi : Tujuan Penggunaan Informasi :

Identitas Pemohon Nama : Alamat : Pekerjaan : No.Tel /E-mail : Kecamatan: : Kabupaten/Kota : Identitas Kuasa Pemohon

Nama :

Alamat :

No.Tel /E-mail :

B. ALASAN KEBERATAN a. Permohonan Informasi di tolak

b. Informasi berkala tidak disediakan

c. Permintaan informasi tidak ditanggapi

d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta

e. Permintaan informasi tidak dipenuhi

f. Biaya yang dikenakan tidak wajar

g. Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan





C. KASUS POSISI

D. HARI /TANGGAL TANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN : Tanggal………………………

Demikian keberatan ini saya sampaikan atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terima kasih

Petugas Pelayanan Informasi

(Penerima Keberatan )

NIP:

Surabaya,

Pengaju Keberatan



Lampiran :2


PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

Jl Menur Pumpungan No.32 Surabaya, telp.( 031)-5947830 fax (031) 5921055 Website:http://disperpusip.jatimprov.go.id

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 2 Januari 2017

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif 2 Januari 2017

Disahkan Oleh Kepala Dinas Perpustakaan Dan

Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Nama SOP PENYUSUNAN DIP

DASAR HUKUM KUALITAS PELAKSANA

1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor

14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik ;

6. K epmenpan Dan Reformasi Birokrasi Nomor :35 tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi pemerintahan;

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri No.32 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemeritah Provinsi,Kabupaten/Kota.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam

system layanan informasi public; 3. Memahami Undang-undang KIP;

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP surat masuk 2. SOP surat keluar

1. Meja layanan informasi; 2. Website/papan pengumuman informasi public; 3. Buku register permohonan informasi beserta formulir; 4. Buku register keberatan,beserta formulir; 5. Daftar Informasi public; 6. Dokumen (soft copy/hard copy); 7. Almari penyimpanan data fisik dan mesin foto copy; 8. Internet;

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kegiatan Pelayanan Informasi Publik tidak dapat dilaksanakan dengan baik;

2. Koordinasi antara PPID Pembantu dengan PPID Utama adalah kewajiban.

SOP ini akan ditinjau kembali setiap tahun untuk memeriksa efektifitas dan efesiensi prosesnya.

N0 AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

PETUGAS MEJA

INFORMASI

KEPALA BAGIAN/

SUB BAGIAN

PPID ATASAN

PPID Persyaratan /perlengkapan

Waktu Output Ket

1 Mengumpulkan dokumen yang dikuasai

Seluruh dokumen

yang dikuasai oleh

Badan Perpustakaan

Dan Kearsipan

5 hari Kumpulan dokumen yang dikuasai

2 Mengisi table daftar informasi public/bagian/sub bagian

Table daftar

informasi public

(DIP) bagian

2 hari Dokumen table data informasi masing-masing bidang

3 Verifikasi dan pengesahan

Daftar Informasi/bagian/sub bagian

Draf table DIP 1 hari Dokumen table

data informasi masing-masing bidang

4 Mengumpulkan daftar informasi seluruh bagian

Dokumen Daftar informasi masing-masing bidang

3 jam Dokumen Daftar Informasi public/bagian yang sudah disahkan Kepala Bidang

5 Memisahkan informasi yang pasti terbuka dengan informasi yang dikecualikan

Dokumen Daftar informasi masing-masing bidang yang pasti terbuka

1 hari Dokumen Daftar Informasi public pasti terbuka



5 Memisahkan informasi yang pasti terbuka dengan informasi yang dikecualikan

Dokumen Daftar

informasi masing-masing

bidang yang pasti

dikecualikan

1 hari Dokumen Daftar Informasi public

yang dikecualikan

6 Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang mungkin dikecualikan

Daftar Informasi public yang dikecualikan

1 hari Dokumen uji konsekuensi per item informasi

7 Memisahkan informasi yang dikecualikan dari daftar informasi

1). Dokumen daftar Informasi;

2). Dokumen Uji konsekuensi

1 hari 1). Draf DIP

2). DIP informasi yang dikecualikan

8 Menyerahkan draft DIP ke atasan PPID untuk diverifikasi dan disahkan

1). Dokumen DIP;

2). DIP yang dikecualikan dan dokumen uji konsekuensi;

30 menit

Dokumen tanda terima penyerahan dokumen

9 Memeriksa kebenaran dokumen yang dikuasai

Dokumen draft DIP 1 hari Dokumen Daftar Informasi Publik yang telah diperiksa

10 Mengesahkan Dokumen informasi Public (DIP)

Dokumen draft DIP 1 hari Dokumen Daftar Informasi Publik yang telah disahkan



Lampiran :2

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN



Nomor SOP


Tanggal Revisi


Disahkan Oleh Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan

Provinsi Jawa Timur

Nama SOP PERMOHONAN INFORMASI


1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang

Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi

Publik ;












N0 AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

PETUGAS MEJA

INFORMASI

KEPALA BAGIAN/

SUB BAGIAN

PPID ATASAN


Waktu Output Ket

1 Mengarahkan Permohonan informasi untuk mengisi Form Permohonan Informasi

Permohonan

informasi

pemohon

1 jam Dokumen form permohonan informasi

2 Melihat DIP dan melakukan cek apakah informasi yang diminta adalah terbuka dan tersedia setiap saat

ya

tidak

Table Daftar

informasi public

(DIP)

1 jam Dokumen daftar informasi Publik (DIP)

3 Memberikan informasi yang diminta pemohon

Dokumen permohonan informasi yang diminta

1 jam Tanda terima dokumen

4 Menyerahkan permohonan informasi kepada PPID

Dokumen permohonan informasi yang diminta

30 menit

Catat dalam buku ekspedisi dokumen internal

5 Melakukan analisa terhadap poin permohonan informasi yang diminta dan menjawab surat permohonan informasi

Dokumen permohonan informasi

1 hari Dokumen Daftar Informasi public pasti terbuka

6 Mengirim jawabab atas permohonan informasi

Surat Jawaban atas

permohonan

informasi

1 hari Tanda terima surat



6 Mengirim jawabab atas permohonan informasi

Surat Jawaban atas

permohonan

informasi

1 hari Tanda terima surat

7 Jika sanggup memberikan informasi maka dilanjutkan dengan melakukan serah terima dokumen dengan pemohon melalui :

1. Serah terima langsung dokumen dalam bentuk soft copy/hard copy;

2. Mengirim melalui surat melalui: a). dalam bentuk soft copy/hard copy;atau b).dalam bentuk soft copy

Dokumen informasi yang diminta

1 hari Tanda terima/berita acara serah terima dokumen






Nomor SOP


Tanggal Revisi


Disahkan Oleh Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Nama SOP PENERIMAAN ATAS PERNYATAAN KEBERATAN DARI PEMOHON INFORMASI


1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang

Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi

Publik ;












N0 AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

PETUGAS MEJA

INFORMASI

KEPALA BAGIAN/

SUB BAGIAN

PPID ATASAN


Waktu Output Ket

1 Menenerima pernyataan keberatan dari pemohon

Tanda terima

keberatan yang

dikeluarkan oleh

PPID -Pembantu

1 jam Dokumen pernyataan keberatan dari pemohon

2 Menyerahkan kepada PPID

1-Tanda terima

Keberatan;

2-Dokumen

pernyataan

keberatan dari

pemohon

15 menit

Tanda terima keberatan dalam buku

ekspedisi internal

3 Melakukan analisa terhadap surat pernyataan keberatan dan menyusun jawabab atas pernyataan keberatan

1-Tanda terima

Keberatan;

2-Dokumen

pernyataan

keberatan dari

pemohon

1 hari Dokumen surat jawaban atas pernyataan keberatan

4 Menyerahkan kepada atasan PPID untuk mendapatkan pengesahan

Surat pernyataan keberatan

1 hari Surat pernyataan keberatan yang sudah diberi nomor surat keluar

5 Mengirim jawaban atas pernyataan keberatan kepada pemohon

Dokumen surat

jawaban atas pernyataan keberatan

1 hari Tanda terima

surat



Lampiran : 3 Buku Register Permohonan Informasi

No Tgl Nama Alamat No. Telp/

Hp Pekerjaan

Identitas Informasi Publik

yang Dimohonkan

Alasan Memperoleh

Informasi Publik

Ket KTP

Akta (bagi LSM)



Lampiran :4

REGESTER KEBERATAN

No

Tgl

Nama Alamat

Nomor

Kontak

Pekerjaan

No. Pendaftara

n permohonan informasi

Informasi yang

Diminta

Tujuan Permohonan Informasi

Alasan Pengajuan Keberatan

Keputusan Atasan

PPID

Hari Dan Tanggal

Pemberian

Tanggapan Atas

Keberatan

Nama dan

Posisi Atasan PPID

Tanggapan

Pemohon Informasi

No Register

a b c d e f g



DAFTAR INFORMASI PUBLIK ( DIP )


TAHUN 2018

No NAMA INFORMASI RINGKASAN INFORMASI

PEJABAT YANG

MENGUASAI INFORMASI

PENANGGUNG JAWAB PEMBUATA

N

WAKTU DAN

TEMPAT PEMBUATAN

BENTUK INFORMASI

YANG TERSEDIA

JANGKA

WAKTU

PENYIMPAN

AN

KODE KLASIFIKASI

ARSIP

1 2 3 4 5 6 7 8 9

A INFORMASI BERKALA (UU 14/2008,BaB IV Bag.Kesatu Psl,9 )

1 Buku Informasi tentang Profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

1. Visi,Misi dan Kegiatan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Sub Bagian Penyusunan Program & Anggaran

Sekretaris Surabaya,2016

Buku Informasi Selama berlaku

040

2. Struktur Organisasi

3. Program kegiatan

4. Data Lembaga Perpustakaan dan Kearsipan Kab/Kota di Wilayah Provinsi Jawa Timur

2 Renstra 2014 - 2019 Rencana Strategis 5 tahun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan



Buku Permanen

050

3 LAKIP 2017 Laporan Akuntabilitas Kenerja Pemerintah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim Tahun 2016



Buku Permanen

069.5

4 Rencana Kerja Th 2018 Rencana Kerja Tahunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2018


Sekretaris Surabaya,2013 s.d

2018

Buku Permanen

050

5 Laporan Tahunan Th 2018 Laporan Tahunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2018



2016

Buku Permanen

050



6 Kumpulan Perjanjian Kinerja Th 2017

Penetapan Perjanjian Kinerja Pimpinan & Staff Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim



2017

Buku Permanen

050

7 Ringkasan DPA kurun waktu Th. 2015 s.d 2018

Ringkasan Daftar Rincian Anggaran Dinas Perpustakaan & Kearsipan Prov. Jatim Kurun waktu 2015 s.d 2017



2017

Buku Dinilai kembali

912

8 Dokumen RKA kurun waktu Th. 2015 s.d 2017

Ringkasan Rencana Kerja Anggaran Dinas Perpustakaan & Kearsipan Prov. Jatim Kurun waktu 2015 s.d 2017



2017

Buku Dinilai kembali

911

9 Laporan Neraca Keuangan Th. 2015 s.d 2017

Laporan Neraca Keuangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan TA 2015 s.d 2016

Sub Bagian Keuangan


2017

Buku Dinilai kembali 946


PEJABAT YANG

MENGUASAI INFORMASI


N

WAKTU DAN

TEMPAT PEMBUATAN

BENTUK INFORMASI

YANG TERSEDIA

JANGKA

WAKTU

PENYIMPAN

AN

KODE KLASIFIKASI

ARSIP

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 Data SDM Disperpusip

Sumber Daya Manusia yang memiliki ( Jumlah dan Komposisi pegawai serta kompetensi yang dimiliki oleh setiap pegawai)

Subag Tata Usaha

Sekretaris Surabaya, 2017

Tabel Rekapitulasi

Selama berlaku

800

11 Buku Kerja Th. 2017 Informasi tentang Kedudukan atau Domisili beserta alamat

Subag Tata Usaha


Buku Selama berlaku 899

12 Perda No. 64 Tahun 2016 Susunan, Kedudukan dan Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Subag Tata Usaha


Buku Selama berlaku

188

13 Perda No. 04 Tahun 2014 Peraturan Daerah Jawa Timur tentang Penyelenggaraan Perpustakaan

Subag Tata Usaha



14 Perda No. 04 Tahun 2015 Peraturan Daerah Jawa Timur tentang Penyelenggaraan

Subag Tata Usaha


Buku Selama berlaku

188



Kearsipan

15 Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan Th 2018

Rencana Pengadaan TA 2018 Subag Tata Usaha


Aplikasi&Cetak Selama berlaku 27

16

Jadwal kegiatan layanan wisata arsip

Jadwal Kegiatan Wisata Arsip Kasie Layanan Kearsipan

Kabid. Penyelamata

n dan Pendayagun

aan Kearsipan

Surabaya, 2018

Buku 1 tahun

045

17 Kumpulan Berkas Kegiatan Wisata Arsip

SK Tim, Surat Masuk-Keluar,dll Kasie Layanan Kearsipan

Kabid. Penyelamata

n dan Pendayagun

aan Kearsipan

Surabaya, 2017

Dokumen 2 tahun aktif

045

18 Keputusan Kepala Dinas No. 407 Th 2012 tentang Pedoman Layanan Arsip

Pedoman Layanan Arsip Kasi Layanan Kearsipan

Kabid PPK Surabaya, 2012

Dokumen Selama berlaku 045

19 Kumpulan Berkas Kegiatan Penyelamatan Arsip Perangkat Daerah

SK Tim, Surat Masuk-Keluar,dll Kasi Akuisisi dan

Pengolahan Arsip


Dokumen 2 tahun aktif

045

20 Keputusan Kepala Dinas tentang Standart Pelayanan Publik (SPP)

Acuan Pelayanan Publik Kasi Pelayanan

Perpustakaan

Kabid PPI Surabaya, 2016

Dokumen Selama berlaku 041

21 SK Panitia Penyelenggara kegiatan LTPS

Susunan Panitia kegiatan LTPS Kasi Pelayanan

Perpustakaan


Dokumen 1 tahun 041

22 SK Panitia Penyelenggara kegiatan LTPD

Susunan Panitia kegiatan LTPD Kasi Pelayanan

Perpustakaan


Dokumen 1 tahun 041

23 SK Panitia Penyelenggara kegiatan MPK

Susunan Panitia kegiatan MPK Kasi Pelayanan

Perpustakaan


Dokumen 1 tahun 041

24 SK Panitia Penyelenggara kegiatan Identifikasi Kloleksi

Susunan Panitia kegiatan Identifikasi Koleksi

Kasi Otomasi Perpustakaan


Dokumen 1 tahun 041

25 SK Panitia Penyelenggara kegiatan Alih Media

Susunan Panitia kegiatan Alih Media Buku



Dokumen 1 tahun 041

26 SK Panitia Penyelenggara kegiatan Hari Kunjung Perpustakaan

Susunan Panitia kegiatan Hari Kunjung Perpustakaan



Dokumen 1 tahun 041




PEJABAT YANG

MENGUASAI INFORMASI


N

WAKTU DAN

TEMPAT PEMBUATAN

BENTUK INFORMASI

YANG TERSEDIA

JANGKA

WAKTU

PENYIMPAN

AN

KODE KLASIFIKASI

ARSIP

1 2 3 4 5 6 7 8 9

27 Kumpulan Berkas Kegiatan Workshop Pemanfaatan Layanan Perpustakaan Digital

SK Tim, Surat Masuk-Keluar,dll Kasie Otomasi Kabid PPI Surabaya

, 2018 Dokumen

2 tahun aktif

041

28 Kumpulan Berkas Kegiatan Workshop Peningkatan Kualitas Bercerita


, 2018 Dokumen

2 tahun aktif

041

29 Kumpulan Berkas Kegiatan Workshop Etika Layanan dalam Meningkatkan Kualitas Performance Petugas Perpustakaan PKK Desa


, 2018 Dokumen

2 tahun aktif

041

30 Kumpulan Berkas Kegiatan Pembinaan/Orientasi Kearsipan

SK Tim, Surat Masuk-Keluar,dll Kasie

Pembinaan Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2018

Dokumen 2 tahun

aktif 045

31 Kumpulan Berkas Kegiatan Penilaian Jabatan Fungsional


Pengawasan Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2018

Dokumen 2 tahun

aktif 045

32 Kumpulan Berkas Kegiatan Pendidikan Kemasyarakatan Produktif dalam rangka Kearsipan


Pemasyarakatan Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2018

Dokumen 2 tahun

aktif 045


PEJABAT YANG

MENGUASAI INFORMASI


N

WAKTU DAN

TEMPAT PEMBUATAN

BENTUK INFORMASI

YANG TERSEDIA

JANGKA

WAKTU

PENYIMPAN

AN

KODE KLASIFIKASI

ARSIP

1 2 3 4 5 6 7 8 9

B INFORMASI SERTA MERTA (UU 14/2008,Bag.Kedua Psl,10)



C INFORMASI YANG TERSEDIA SETIAP SAAT (UU 14/2008,Bag.Ketiga Psl,11)

1 NPHD dan Berita Acara Penerima Bantuan Hibah Buku & Rak Perpustakaan Desa/Kel Kurun waktu TA 2014 s.d 2016

NPHD dan Berita Acara Penerima Bantuan Hibah Buku & Rak Perpustakaan Desa/Kel Kurun waktu TA 2014 s.d 2016



s.d 2016

Buku Permanen

041

2 MOU Kajian Minat Baca, IKM Perpustakaan dan Kearsipan dengan Universitas Airlangga Kurun waktu TA. 2015 s.d 2016

1. Kajian Minat Baca Th. 2015 s.d 2016



s.d 2016

Buku Permanen

040

2. Kajian Indeks Kepuasan Masyarakat Layanan Perpustakaan

3. Kajian Indeks Kepuasan Masyarakat Layanan Kearsipan

3 SOP Pusat Data Elektronik 1. Pedoman Penyusunan Data Elektronik



Buku Selama Berlaku

065

2. Pedoman Pengumpulan Data Elektronik

3. Pedoman Publikasi Data Elektronik

4 Pergub Jatim No. 26 Tahun 2009 1. Pedoman Tata Kearsipan Subag Tata Usaha



2. Pedoman Pengurusan Surat

3. Pedoman Klasifikasi Arsip

5 Kumpulan LAKIP TA 2013 - 2017 Laporan Akuntabilitas Kenerja Pemerintah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim Kurun Waktu 2016



Buku Permanen

069.5

6 Kumpulan Laporan Tahunan Th 2013 - 2017

Laporan Tahunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 s.d 2017

Sub Bagian Penyusunan

Program


2017

Buku Permanen

050

7 Panduan Layanan Perpustakaan Panduan bagi pemustaka Kasi Pelayanan

Perpustakaan

Kabid PPI Surabaya,2016

Brosur 1 tahun 041

8 Buku Pedoman Program Inliss Perpustakaan

Buku Pedoman Petugas Otomasi Perpustakaan

Kasi Otomasi Kabid PPI Surabaya, 2016

Buku Selama Berlaku 041



9 Buku Pedoman Layanan MPK Buku Pedoman Petugas Perpustakaan Keliling

Kasi Pelayanan

Perpustakaan



10 Buku Pedoman Layanan LTPD Buku Pedoman Petugas LTPD Kasi Pelayanan

Perpustakaan



11 Buku Pedoman Layanan LTPS Buku Pedoman Petugas LTPS Kasi Pelayanan

Perpustakaan




PEJABAT YANG

MENGUASAI INFORMASI


N

WAKTU DAN

TEMPAT PEMBUATAN

BENTUK INFORMASI

YANG TERSEDIA

JANGKA

WAKTU

PENYIMPAN

AN

KODE KLASIFIKASI

ARSIP

1 2 3 4 5 6 7 8 9

C INFORMASI YANG TERSEDIA SETIAP SAAT (UU 14/2008,Bag.Ketiga Psl,11)

12 Buku Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Desa/Kelurahan

Buku Pedoman Petugas Pengelola Perpustakaan Desa/Kelurahan

Kasi Pelayanan

Perpustakaan



13 Buku Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

Buku Pedoman Petugas Pengelola Perpustakaan sekolah

Kasi Pelayanan

Perpustakaan



14 Buku Pedoman Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Pustakawan

Buku Pedoman Petugas Penilaian Fungsional Pustakawan

Kasi Pelayanan

Perpustakaan



2. Pedoman Pengurusan Surat

3. Pedoman Klasifikasi Arsip

15 Hasil Lomba-lomba Perpustakaan TA 2018

Hasil kegiatan lomba Perpustakaan

Kasi Pengembanga

n Perpustakaan

Kabid PSD Surabaya, 2018

Dokumen 2 Tahun Aktif

041

16 Kumpulan Daftar Nomor Pokok Perpustakaan

Daftar Perpustakaan Yang Teregistrasi s.d 2017

Kasi Pengembanga

n Perpustakaan



041



17 MOU Kerjasama Perpustakaan dan Kearsipan

Kumpulan MOU Kerjasama dalam bidang Perpustakaan dan Kearsipan TA. 2017

Kasi Kerjasama

Perpustakaan dan Kearsipan


Dokumen Selama Berlaku

040

18 Daftar Koleksi Perpustakaan Kumpulan Koleksi Perpustakaan s.d TA 2016

Kasi Deposit Kabid DPP Surabaya, 2017

Daftar & Dokumen

Selama Berlaku

041

19 Dafttar Koleksi Kearsipan Kumpulan Koleksi Kearsipan s.d TA 2016

Kasi Akuisisi dan

Pengolahan Arsip


Daftara Inventaris & Dokumen

Selama Berlaku

045

20 Rekapitulasi Audit Kearsipan Eksternal Tahun 2017

Kumpulan Laporan Audit Kearsipan Lembaga Kearsipan Kab/Kota di Jawa Timur

Kasi Pengawasan

Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2017

Daftar 3 Tahun Aktif

045

21 Rekapitulasi Audit Kearsipan Internal Tahun 2018

Kumpulan Laporan Audit Kearsipan Internal OPD Pemerintah Provinsi Jawa Timur Th. 2018

Kasi Pengawasan

Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2018

Daftar 3 Tahun Aktif

045

22 Daftar Penilaian Angka Kredit Fungsional Arsiparis Th. 2017

Laporan Penilaian Angka Kredit Arsiparis Th. 2017

Kasi Pengawasan

Kearsipan

Kabid Binmas

Surabaya, 2017

Laporan 5 Tahun Aktif

045

23 Kumpulan Peraturan Gubernur Jawa Timur Tentang Kearsipan

Kumpulan Peraturan Gubernur Jawa Timur tentang Kearsipan

Kasi Pengembanga

n Kearsipan

Kabid PSD Surabaya 2009 s.d

2017


045

24 Kumpulan Peraturan Gubernur Jawa Timur Tentang Perpustakaan

Kumpulan Peraturan Gubernur Jawa Timur tentang Perpustakaan

Kasi Pengembanga

n Perpustakaan

Kabid PSD Surabaya 2014 s.d

2017


041



STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID ) PEMBANTU


ATASAN PPID

PEMBANTU

BIDANG PELAYANAN DAN

DOKUMENTASI

INFORMASI

BIDANG PENGOLAHAN DATA

DAN KLASIFIKASI

INFORMASI

SEKRETARIS

KETUA PPID PEMBANTU

PENGELOLA

PUBLIKASI

ANGGOTA

PENGELOLA

DATA SEKRETARIAT

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI

JAWA TIMUR ATASAN PPID-PEMBANTU

Drs. S U D J O N O, MM Pembina Utama Muda

NIP: 195812311980031089

Documents

LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK