Upload
phungtu
View
277
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PROJEK KIK KLIKKadar Pinjaman Buku Baharu Rendah
Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM
2015
LAPORAN PROJEK KIK KLIK:
KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU RENDAH
Disediakan oleh:
Shamsudin Ibrahim
Wan A’sah Wan Abdul Aziz
Rohalia Mohd Rohani
Shaizimah Badzri
Ahmad Afifi Mohmad Ishak
Ahmad Farid Abdullah
Anis Rohaiza Rosli
Bahari Chan
Hazlinah Ramlee
Mariatul Qibtiah Isa
Nor Asiah Mohamad
Nor Hamsiah Ahmad Hosaini
Noor Farhana Mohd Saleh
Nur-Murni Aznin Azhari
Radiyana Abd Rahman
Disusun & disunting oleh:
Wan A’sah Wan Abdul Aziz
Rohalia Mohd Rohani
Shaizimah Badzri
KIK KLIK
Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM
2015
©Hakcipta Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM
Diterbitkan oleh
Perpustakaan Tun Seri Lanang
Universiti Kebangsaan Malaysia
43600 UKM Bangi
Tel: 03-8921 5031
Faks: 03-8925 6067
Emel: [email protected]
http://www.ukm.my/ptsl
e-ISBN:
UKM Pendaulat Amanah Negara
INFO RINGKAS UKM
1 Tarikh penubuhan 18 Mei 1970
2 Saiz Kampusa. Kampus Utama Bangib. Kampus Kuala Lumpurc. Pusat Perubatan UKM
1,100 hektar20 hektar22 hektar
3 Akademik 13 Fakulti13 Institut
4 Pelajar Pra/Sarjana/DoktorFalsafah
26,844 orang
5 Kakitangan Akademik 2,018 orang
6 Kakitangan Pengurusan Profesional& Pelaksana
3,714 orang
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA1
Berstatus Universiti Penyelidikan - 2006 -- kini
BH/17/9/2015
Mengilham Harapan, Mencipta Masa Depan
PERPUSTAKAAN UKM“Perpustakaan Pemangkin Masyarakat Berilmu”
PerpustakaanCabang
2
Menyokong aktiviti pembelajaran, pengajarandan penyelidikan universiti
Menyokong aktiviti pembelajaran, pengajarandan penyelidikan universiti
VISI, MISI & PIAGAM PELANGGAN PERPUSTAKAAN3
11 • Pinjaman dan Pemulangan Bahan
22 • Sistem Pembekalan Penerbitan
33 • Rujukan & Khidmat Nasihat
44 • Pencarian Maklumat Elektronik
55 • Bimbingan dan Pendidikan Pelanggan
66 • Perkhidmatan Pakej Maklumat
77 • Pembekalan artikel Pay Per View
88 • Pengurusan Repositori Institusi
99 • Laporan Penerbitan Universiti
1010 • Pembelian dan Langganan Sumber Rujukan
PERKHIDMATAN YANG DITAWARKAN4
www.ukm.my/ptsl
• KLIKNama Kumpulan
• 10 Julai 2007Tarikh Penubuhan
• Unit Perkhidmatan Maklumat• Unit Perkhidmatan Penyelidikan• Unit Koleksi Arkib & Khas• Unit Pentadbiran & Kualiti• Unit Pengurusan Jurnal dan Jilidan
Unit
• Sentiasa mengutamakan pelanggan• Meningkatkan kualiti perkhidmatan
Etika
• KREATIVITI MEMACU INOVASIMoto
• Memberi perkhidmatan yang efektif, cekap dan tepat.Objektif
PENGENALAN KUMPULANRODA TEKNOLOGI: Penggerak InovasiMERAH: Berani Mencetus Idea KritisBIRU: Pemikiran Strategi Laut Biru
LOGO KUMPULAN
5
CARTA ORGANISASI KUMPULAN
Tarikh penubuhan: 10 /7/2007
6
FASILITATORShamsudin IbrahimPustakawan S48Unit Pengurusan Jurnal & Jilidan
PENOLONG KETUARohalia Mohd Rohani
Pustakawan S44Unit Koleksi Arkib & Khas
SETIAUSAHAAnis Rohaiza RosliSetiausaha N17Unit Pentadbiran & Kualiti
AHLINor Hamsiah Ahmad Hosaini
Pustakawan S41Unit Perkhidmatan Penyelidikan
AHLIHazlinah RamleePembantu Tadbir N17Unit Perkhidmatan Maklumat
AHLIRadiyana Abdul Rahman
Pembantu Perpustakaan S17Unit Perkhidmatan Penyelidikan
AHLINur-Murni Aznin AzhariPembantu Perpustakaan S17Unit Perkhidmatan Penyelidikan
AHLINoor Farhana Mohd Saleh
Pustakawan S41Unit Perkhidmatan Maklumat
KETUAWan A’sah Wan Abdul AzizPenolong Pustakawan S32
Unit Perkhidmatan Maklumat
AHLIAhmad Farid AbdullahPembantu Perpustakaan S22Unit Perkhidmatan Penyelidikan
PENCAPAIAN KUMPULAN
PERINGKAT PERPUSTAKAAN SE MALAYSIA
Naib Johan Konvensyen ICC PerpustakaanSeMalaysia (2012, 2008)
PERINGKAT UKM
1. Anugerah Inovasi Penyelidikan UKM (2013)2. Sijil Penghargaan Warga UKM – Majlis
Sambutan Tahun Sains Dan GerakanInovasi Nasional (2012)
3. Penerima Dana Inovasi UKM RM100,000.00(2011)
4. Anugerah Inovasi ICT UKM (2011)5. Anugerah Inovasi ICT Berkumpulan UKM
(2010)6. Anugerah Pengurusan Maklumat
Berkomputer UKM (2008)
PERINGKAT NEGARA
1. Pengkomersilan Produk I-QUEST (2014)2. Pengkomersilan Produk JETP (2012)3. Finalis Anugerah Inovasi Negara (2011)
PERINGKAT KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
Naib Johan Anugerah Inovasi KementerianPengajian Tinggi Malaysia (2011)
www.jetp.com.my
PERINGKAT PERPUSTAKAAN UKM
1. Johan Konvensyen KIK (2014,2009,2007)2. Anugerah Kualiti Perpustakaan (2010)
http://iquest.net.my/iquest/
Naib Johan Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia 2011
(Menyumbang kepada pencapaian misi dan visi Jabatan)
7
Anugerah Emas (2015)MPC Team Excellence Wilayah Pantai Timur
KEHADIRAN MESYUARAT (MAC – NOV 2014) AHLI YANG TIDAK HADIRO – KursusPEMAKLUMAN : i. Emel, Edaran minit &
JUMLAH MESYUARAT: 9
% KEHADIRAN:
78/81 x 100 = 96%
Disediakan oleh: Anis Rohaiza Rosli
Tidak hadir
Hadir
Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9Jum
Tarikh 17/3 18/4 5/5 13/6 8/7 22/8 19/9 3/10 7/11
AF / / / / / / / / / 9
AR O / / / / / / / / 8
HR / / / / / / O / / 8
NF / / / / / / / / / 9
NH / / / / / / / / / 9
NM / / / / / / / / / 9
RAR / / / / / / / O / 8
RMR / / / / / / / / / 9
WAN / / / / / / / / / 9
8
96%
BIL NAMA AHLI AF AR HR NF NH NM RAR RMR WAN
1Mengenal Pasti Projek/ Masalah
/ X //
/ / //
/
2 Pemilihan Projek/ Masalah / X / / / / / / /
3Sasaran & PengumpulanData (Sebelum projek)
//
/ / / / //
/
4 Analisis Projek / / / / / / / / /
5 Cadangan Penyelesaian / / / / / / / / /
6Persembahan PihakPengurusan
/ / / / / / / / /
7Pelaksanaan & PengumpulanData (Selepas projek)
/ / / / / / / / /
8 Penilaian & Pemantauan / / / / / / / / /
9 Penyeragaman / / / / / / / / /
PETUNJUK / AHLI YANG TERLIBAT X AHLI YANG TIDAK TERLIBAT
Disediakan oleh: Rohalia Mohd Rohani
MATRIK PENGLIBATAN AHLI9
• Mengenal Pasti Projek/ Masalah• Pemilihan Masalah/Projek• Sasaran & Pengumpulan Data
(Sebelum projek)• Analisis Projek• Cadangan Penyelesaian• Persembahan & Persetujuan
Pihak Pengurusan
• Pemantauan• Penyeragaman
• Penilaian• Pelaksanaan • Pengumpulan data
(Selepas Projek)
PLAN
DO
CHECK
ACTION
Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz
CARTA 1: KITARAN PDCA(MAC – NOVEMBER 2014)
10
BULANAKTIVITI
MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV
Mengenal PastiProjekPemilihanProjek/MasalahSasaran & Pengumpulan Data(Sebelum Projek)
Analisis Projek
CadanganPenyelesaianPersembahan & Persetujuan PihakPengurusanPelaksanaan & PengumpulanData (SelepasProjek)
Penilaian
Pemantauan & Penyeragaman
Perancangan Pelaksanaan Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz
JADUAL 1: CARTA PERBATUAN (MAC – NOV 2014) 11
Perancangan PelaksanaanDisediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz
JADUAL 1: CARTA PERBATUAN (Dis 2014 – Dis 2015)Penambahbaikan Berterusan
12
Pembentangan Kertas Kerja di Seminar Kepustakawanan(UNIMAS Sarawak 25-26 Nov 2015)
SENARAI MASALAH (KAEDAH BRAINSTORMING)
BAB 1 13
Bukubaharu
ID PW
Telefon
Fail Surat
Mejapenasihat
Statistik
e-Jurnal
KertasSoalan
Sukarcari
buku
Kertassoalan
Komputerlembap
PakejMaklumat
Waktuperkhidma
tan
Plug point
BIL MASALAH PENCADANG
1 Buku di Koleksi Am sukar dikesan FARHANA
2 Penyediaan statistik sesi bimbingan/soalanharian bagi pelanggan di Meja PenasihatPembaca PTSL tidak efisien
WAN A’SAH
3 Status Borang Perkhidmatan PakejMaklumat yang dihantar oleh pelanggansukar dikenalpasti
HAMSIAH
4 Pertanyaan dari pelanggan yang terlupaID dan Katalaluan Perpustakaan meningkat
HAZLINAH
5 Kertas Soalan Peperiksaan sukar dikesan MURNI
6 Kesukaran menentukan kategori fail surat ANIS
7 Kadar pinjaman buku baharu rendah ROHALIA
8 Khidmat nasihat melalui telefon di MejaPenasihat Pembaca kurang sesuai
RADIYANA
9 Penggunaan komputer menurun disiber@ptsl
FARID
Skala1-3
Kurang Penting4-6
Penting7-10
Sangat Penting
GRAF SENARAI PENDEK MASALAH
SENARAI PENDEK MASALAH (KAEDAH UNDIAN)BAB 1 14
0
126
4
5
7
3
8
9
MASALAH HURAIAN MASALAH DATA SOKONGAN
Pertanyaan daripelanggan yang terlupa ID dankatalaluanperpustakaanmeningkat
Pelanggan kerapbersemuka ataumenghubungiPerpustakaan untukmendapatkan ID danKatalaluan
Data Pertanyaan Pelanggan Di Meja Penasihat Pembaca(Jan‐Mac 2014)
Kadar pinjamanbuku baharurendah
51.6% buku-bukubaharu yang dibelipada 2009 – 2013tidak dipinjam
ANALISIS SENARAI PENDEK MASALAHBAB 1
SUMBER: Statistik Meja Penasihat Pembaca 2014
975
2,258
PertanyaanID&PW
Pertanyaan lain
PertanyaanID & PW
975 (30.2%)
Pertanyaanlain
2,258 (69.8%)
Jumlahpertanyaan
3,233
15
SUMBER : Kajian QIT Pengurusan, 2012-2013
TidakDipinjam
5,186 (51.6%)
Dipinjam 4,864 (48.4%)
Jumlah Buku 10,050
48.4%
51.6%
Carta Pai Pinjaman BukuBaharu
MASALAH HURAIAN MASALAH DATA SOKONGAN
Pakej langgananjurnal elektronikkurang memenuhikeperluanpelanggan
Permohonan artikel dari Sistem Pembekalan Penerbitan meningkat kerana artikel yang diperlukan tiada dalam langganan Perpustakaan.
Data Permohonan Pembekalan PenerbitanBahan 2012
ANALISIS SENARAI PENDEK MASALAHBAB 1 16
Kajian QIT Pengurusan 2012-2013
Statistik Meja Penasihat Pembaca 2014
Laporan Tahunan Perpustakaan UKM 2012
SUMBERDATA
MASALAH
Permohonanbuku
Permohonanartikel
1,147
2,690Permohonanartikel
2,690 (70.1%)
Permohonanbuku
1,147 (29.9%)
Jumlahpermohonan
3,837 SUMBER : Laporan Tahunan Perpustakaan UKM 2012
BIL MASALAH BERKAITAN DENGAN
PELANGGAN
IMEJ JABATAN
MUDAH KUMPULDATA
JUMLAH RANKING
1 Pertanyaan daripelanggan terlupa ID dan KatalaluanPerpustakaan meningkat
15 2
2 Kadar pinjaman bukubaharu rendah 27 1
3 Pakej langganan jurnalelektronik kurangmemenuhi keperluanpelanggan
13 3
SENARAI PENDEK MASALAH (RAJAH MATRIKS)BAB 1
9 3 1
17
TAJUK PROJEKBAB 1
Kadar pinjaman BUKU BAHARU RENDAH
18
1. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PELANGGANi. Menerima beberapa aduan
pelanggan yang tidak dapatmencari buku baharu yang dibeli oleh perpustakaan.
ii. Pelanggan memberi maklumbalasagar buku terkini yang dibeli di hebahkan kepada pelajar.
KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1
1. “Tiada buku-buku baharu yang dibeli”2. “Berharap pihak PTSL dapat memasukkan buku-buku
yang diterbitkan oleh setiap Universiti di Malaysia”
1 2
19
Sumber: Fail Aduan Pelanggan 2012
Sumber: Fail Analisis Soal Selidik Kajian Kepuasan Pelanggan 2010
1. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PELANGGANiii. Pelanggan kurang meminjam
buku baharu yang dibeli olehPerpustakaan Tun Seri Lanang.
51.6% buku-buku baharu yang dibeli pada 2009 - 2013 tidakdipinjam
KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1
UTUSAN ONLINE (ARKIB)
JUM BUKU 10,050
DIPINJAM 4,864
TIDAK DIPINJAM
5,186
% DIPINJAM 48.4
% TIDAK DIPINJAM
51.6 DIPINJAM TIDAKDIPINJAM
4,864
5,186
PINJAMAN BUKU BAHARU 2009-2013 DI PTSL
20
Sumber: Kajian QIT Pengurusan 2012-2013
KENAPA PROJEK DIPILIH2. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PERKHIDMATAN PINJAMAN
Jumlah pinjamanbuku kian merosot
JUMLAH PINJAMAN BUKU (PERBANDINGAN TAHUNAN)
3. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN JABATANPulangan ataspelaburan tidaksetimpal
51.6% (RM4.5 juta) buku-buku baharu yang dibeli pada2009- 2013 tidak dipinjam
BAB 1
TAHUN JUMLAH PINJAMAN BUKU
2013 243,651
2012 378,466
2011 298,6022011 2012 2013
298,602378,466
243,651
Circulation count ‘0’ menunjukkan buku baharu tidak dipinjamSumber: Kajian QIT Pengurusan 2012-2013
Jumlah pembelian bukubaharu 2009-2013 = RM8.72 jutaSumber: Statistik Perolehan 2009-2013
21
Sumber: Statistik tahunan Perpustakaan 2011-2013
Memberi perkhidmatan maklumat dalam tempoh masa yang ditetapkan
Mengurus sumber maklumat dalam tempoh masa yang ditetapkan
4. HUBUNGKAIT DENGAN MISI & PIAGAM PELANGGAN JABATANi Misi
Perpustakaan
ii PiagamPelangganPerpustakaan
KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1 22
Perpustakaan Bertekad Menjadi Pemangkin Masyarakat Berilmu
5. HUBUNGKAIT DENGAN KRA 2, KRA 4 & KRA 6 UNIVERSITIKRA 2Penyelidikan & InovasiBerimpak Tinggi
KRA 4 Sumber Manusia & InstitusiCemerlang
KRA 6 UKMPrasarana Ilmu Yang Kondusif
6. HUBUNGKAIT DENGAN SARANAN NAIB CANSELOR UKMSARANAN NAIB CANSELOR UKM
“… lakukan sesuatudengan pemikiranbaharu menerusikreatif, inovatif dan di luar kelaziman.”
KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1 23
7. HUBUNGKAIT DENGAN VISI & MISI (STAKE HOLDERS) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
VISIPendidikan BerkualitiInsan Terdidik Negara Sejahtera
MISIMelestarikan SistemPendidikan Yang Berkualiti UntukMembangunkanPotensi Individu BagiMemenuhi AspirasiNegara
KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1 24
KESAN JIKA MASALAH TIDAK DISELESAIKANBAB 1
PELANGGANPelanggan mengambil masa yang lama iaitupurata 35 minit untuk meminjam sebuah bukubaharu bagi tujuan pengajaran, pembelajaran& penyelidikan
PERKHIDMATANSebanyak 51.6% (5,186 judul) buku baharutiada transaksi pinjaman bagi tahun 2009-2013
JABATANPembaziran ke atas pembelian buku baharuyang tiada transaksi pinjaman bernilaiRM4.5 juta bagi tahun 2009-2013
KAKITANGAN
25
Kakitangan kurang motivasi dan mempunyaipotensi untuk melengah-lengahkan proses kerjabuku baharu yang dilakukan selama 11 minitbagi setiap buku baharu kerana mengetahuiperatus tidak meminjam adalah tinggi.
KESAN JIKA MASALAH TIDAK DISELESAIKANBAB 1
Pembaziran ke atas peruntukan perolehanbuku baharu PTSL sebanyak RM8.72 jutabagi lima tahun (2009-2013).
Tidak dapat menyokong lonjakan ke 2 (Kecemerlangan Bakat) dan lonjakan ke 4 (Masyarakat yang Belajar Sepanjang Hayat) di dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi)
UNIVERSITI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA(STAKE HOLDERS)
26
OBJEKTIF & TEMA PROJEKBAB 1
1. Meningkatkan jumlah pinjaman buku baharu
2. Menggalakkan pelanggan meminjam bukubaharu
3. Memudahkan pelanggan meminjam bukubaharu
Ke arah meningkatkan kesedaranpelanggan tentang koleksi buku baharu
OBJEKTIF PROJEK
TEMA PROJEK
27
SURAT PERMOHONAN & KEBENARAN MELAKSANAKAN PROJEK
BAB 1
PERMOHONAN KELULUSAN PEMILIHAN TAJUK PROJEK KELULUSAN PEMILIHAN TAJUK PROJEK
28
TERMINOLOGIBAB 2 29
BLUE OCEAN STRATEGY
Satu cara yang kreatif dan sistematik dalam mewujudkan nilai tinggidengan kos rendah
BUKU BAHARU Buku baharu PTSL pembelian 2009-2013
IQUEST Sistem permohonan bahan dalam talian
ITEM NOT FOUND ON SHELF Perkhidmatan mendapatkan bahan yang tidak dapat dikesan di rak
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
KRA UKM Key Result Areas – Bidang Keberhasilan Utama UKM
PANDU LALUKaedah pinjaman dan serahan buku kepada pelanggan di KaunterPandu Lalu (Drive-Thru)
PELANGGANKaedah pinjaman dan serahan buku kepada pelanggan di KaunterPandu Lalu (Drive-Thru)
PTSL Perpustakaan Tun Seri Lanang (Perpustakaan Induk UKM)
ROI Return on Investment / Pulangan Atas Pelaburan
TRANSAKSI Data mengenai pinjaman/pembaharuan pinjaman buku
UKM Universiti Kebangsaan Malaysia
DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)
BAB 2
WHAT ? Masalahnya ialah jumlah pinjaman bukubaharu Koleksi Am yang dibeli dari tahun 2009 hingga 2013 rendah
51.6%48.4%
Tidak dipinjamDipinjam
Koleksi Am ialah koleksi akses terbuka yang menempatkan buku-buku dari pelbagai subjekyang boleh dirujuk dan dipinjam oleh wargaUKM
30
APA MASALAHNYA?
APA ITU KOLEKSI AM?
WHERE ?DI MANA MASALAH BERLAKU?
Perpustakaan Tun Seri Lanang
DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)
BAB 2 31
WHY ? Sebab pelanggan tidak meminjam buku baharuMENGAPA MASALAH BOLEH BERLAKU?
Tempoh 5 tahun diambil kira sebagai buku baharu berdasarkan:a. 5 years Impact Factors ialah metrik/standard yang digunakan
oleh Thomson Reuters (ISI) bagi menilai sitasi/impak sesebuahpenerbitan dalam tempoh 5 tahunhttp://journalinsights.elsevier.com/journals/0960-0779/impact_factor_5_year
b. Cited Half Life ialah jangka masa sesebuah penerbitan baharudirujuk adalah di antara1-5 tahun (berbeza ikut bidang) http://scholarlykitchen.sspnet.org/2013/12/18/what-is-the-lifespan-of-a-research-article/
MENGAPA TEMPOH 5 TAHUN DIKIRA SEBAGAI BUKU BAHARU?
WHEN ? Sejak 5 tahun lalu
BILA MASALAH BERLAKU?
DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)BAB 2
WHO?
HOW ?
Pelanggan & staf Perpustakaan Tun Seri Lanang
1. Perpustakaan kurang mempromosi bukubaharu yang dibeli
2. Pelanggan tidak mengetahui adanyabuku baharu
32
BAGAIMANA MASALAH BOLEH BERLAKU?
SIAPA YANG TERLIBAT?
Jumlah buku baharu yang tidak dipinjamialah 5,186 (51.6%) daripada 10,050 bersamaan RM4.5 juta
BERAPA BANYAK YANG TIDAK DIPINJAM?
HOW MUCH?
NO PERKARA JUMLAH
1 Buku bercetak di PerpustakaanTun Seri Lanang (PTSL) pelbagaibidang, dipesan oleh ahliakademik, pustakawan danpelajar pasca siswazah
752,061
2 Purata pembelian buku baharu 2,010
3 Transaksi peminjaman di PTSL 243,651 (32.4%)
4 Pelanggan yang berdaftarsebagai ahli PTSL
28,524
5 Kunjungan pelanggan ke PTSL 431,943
LATARBELAKANG MASALAH BAB 2
KOLEKSI BUKU, PEMINJAMAN, KEAHLIAN & KUNJUNGAN PTSL 2013
33
PELANGGAN : Proses Pencarian Buku Melalui Sistem & Pengesanan Buku Di Rak
Purata masa diambil = 35 minit
STAF : Proses Kerja Unit Perolehan, Katalog & Perkhidmatan Pelanggan
Purata masa diambil = 11 minit *mengambil kira proses tertentu sahaja
LATAR BELAKANG MASALAH BAB 2 34
11 minit
35 minit
CARTA ALIR PENCARIAN/PENGESANAN BUKU BAHARU
CARTA ALIR STAF & PELANGGAN
Puratamasa15 minit
CARTA ALIR BUKU BAHARU
Sebelum projek
Proses perolehan (Pilih New Books)*
11 minit
10 minit
Subjek Jumlah buku
Industries 117
Science 116
Education 68
Language 78
Technology 49
Medicine 51
Sociology 45
Finance 48
Family 48
Commerce 126
Others 276
Jumlah 1,022
STRATIFIKASI JUDUL BUKU BAHARU
MENGIKUT SUBJEKNO PERKARA JUMLAH
1 Buku baharu Koleksi Am, PTSL (pembelian2012- 2013 dipilih sampel projek) 1,322
2 Buku baharu Koleksi Am, PTSL yang ada di rak(1,022/1,322 = 77%)
3 Buku baharu tidak dijumpai di rak(dipinjam/dibaca/ada banyak jilid & naskhah)(300/1,322 = 23%)
300 (23%)
LATARBELAKANG MASALAH BAB 2 35
DATA BUKU BAHARU (SAMPEL PROJEK)
23%77%
BUKU BAHARU (SAMPEL PROJEK)
Buku baharu yangtiada di rak
Buku baharu yangada dirak
1,022(77%)
KOS = Jumlah harga 1,022 buku baharu = RM334,697.00Purata harga 1 buku baharu = Jumlah harga buku baharu / Jumlah buku baharu
= RM334,697.00 / 1,022 buku baharu= RM327.50
KAEDAH PENGIRAANNILAI PENGGUNAAN = Purata harga 1 buku baharu x Bilangan transaksi pinjaman
ROI = Nilai penggunaan – kos / kos x 100
Sebelum projekNILAI PENGGUNAAN RM327.50 X 61 transaksi pinjaman buku baharu
= RM19,977.50
ROI RM19,977.50 – RM334,697.00= – RM314,719.50
– RM314,719.50/RM334,697.00 X 100
= - 94%16 pinjaman buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman. Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat
LATARBELAKANG MASALAHBAB 2 36
PULANGAN PELABURAN (ROI)
BAB 2
Perkara Bil buku Puratapinjaman
Purata tidakdipinjam
% Dipinjam % Tidak pinjam
Sebelum projek (Mei 2014) 1,022 16 1,006 1.5% 98.5%
DATA PINJAMAN BUKU BAHARUSEBELUM PROJEK (1 Mei 2014 – 31 Mei 2014)
M/S Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2 Jum
M 1 1 1 2 2 6
M 2 1 1 2
M 3 1 1 1 2 5
M 4 1 1 1 3
Jum 2 2 1 2 0 1 0 2 0 0 6 16
Nota: 10 subjek dengan jumlah buku tertinggi yang dipaparkan.
Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat
2 2
1
2
0
1
0
2
0 0
6
0
1
2
3
4
5
6
7
Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2Bila
ngan
pin
jam
an b
uku
baha
ru
Subjek
1.5%
98.5%
Dipinjam Tidak pinjam
16 pinjaman buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman
Data pinjaman buku baharu mengikut subjek(sebelum projek)
37
IPTA KAEDAH PENEMUAN
UPM EmelTiada KPI ditetapkanbagi pinjaman buku
baharuUiTM Telefon
UM Telefon
USM Telefon
PENANDAARASAN PROJEKBAB 3
Penandaarasan bertujuan melihat penetapan KPI pinjaman buku baharu
Daripada artikelLeticia Camacho, Andy Spackman & David Cluff (2014). Face Out: The Effect of Book Displays onCollection Usage . Journal of Business & FinanceLibrarianship, 19, 114–124.
1
2
Petikan artikel…after this books were featured in the displays,
their usage per year increased by 58%.
1 TAHUN = 58%1 BULAN = 58% ÷ 12 bulan = 4.8%
Memo Pihak Pengurusan Perpustakaanbersetuju dengan sasaran hasil tandaaras
38
SASARAN PROJEKBAB 3
MENINGKATKAN kadar pinjaman buku baharu dari1.5% kepada 4.8% secara purata
pada bulan Oktober 2014
BERDASARKAN ARTIKEL:
Leticia Camacho, Andy Spackman & David Cluff (2014). Face Out: The Effect of Book Displays on Collection Usage . Journal of Business & Finance
Librarianship, 19, 114–124.
39
0.0%
1.0%
2.0%
3.0%
4.0%
5.0%
Sebelum Selepas
1.5%
4.8%
Sasaran
GRAF SASARANPeratusPinjam
an
BRAINSTORMING PUNCA MASALAH BAB 4 40
Pelangganluar kampus
berjalankaki jauh
Pelanggankurang
meminjam
Buku baharusukar
ditentukan
Kurang bukuedisi terkini
Guna bukubaharu sendiri
Buku yang diperlukan
tiada
Senarai bukubaharu kurang
diakses
Mesin pinjamlayan diri sukar
digunakan
Kakitangan kurangmembantu Pelanggan
tidak/jarang ke PTSL
Kadar Pinjaman
BukuBaharu Rendah
MANUSIAPERSEKITARAN
BAHAN KAEDAH
Mesin pinjam layan diri sukar
digunakan
Kurang bertanya
Pelanggan kurang meminjam
Kakitangan kurang
membantu
Pelanggan kurang pengetahuan
Masa terhad
Pelanggan tidak/jarang ke PTSL
Buku baharusukar ditentukan
Panduan tidak jelas
Buku baharubercampur buku
lama di rak
Kurang maklumat
KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU
RENDAH
Disediakan oleh: KIK KLIK
Kurang latihan
Kolej/ fakulti jauh daripada PTSL
Guna buku baharu sendiri
Kurang promosi
Tidak tahu ada buku baharu di perpustakaan
Buku yang diperlukan tiada
Pelajar lain telah pinjam
Naskhah terhad
Senarai buku baharu kurang diakses
Kurang buku edisi terkini
Buku edisi terkini kurang/tidak diterbitkan
Bilangan e‐buku banyak perpustakaan
Pelanggan luar kampus berjalan
kaki jauh
Parkir jauhParkir kurang di Perpustakaan
ANALISIS PUNCA MASALAH (RAJAH ISHIKAWA)BAB 4
Senarai tidak mesra pelanggan
41
Senarai tidak mengikut abjad
FAKTOR MANUSIAPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Kurangbertanya
Bilangan pertanyaan pelanggan di Meja Penasihat Pembaca meningkat
Fail LaporanUnit PerkhidmatanMaklumat
Hazlinah
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
Data Pertanyaan di Meja Penasihat Pembaca
Bulan/ Tahun 2012 2013
Jan 789 879
Feb 929 841
Mac 1415 1462
Jum 3133 3182
0200400600800
1000120014001600
JAN FEB MAC
Bila
nga
Pert
anya
an
Pertanyaan di Meja Penasihat Pembaca2012 & 2013
2012
2013
42
FAKTOR MANUSIA
PUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Kuranglatihan
Lebih 80% kakitanganmenghadiri kursusdan bengkel yang dianjurkan
Fail Latihan BahagianPembangunan SumberManusia UKM & Unit Latihan PerpustakaanTun Seri Lanang
Wan A’sah
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
36
38
36
34
32
31
2012
2013
2014
Kursus Pencarian Maklumat
Hadir Ditawarkan
Jumlah Peserta
0
75
67
0
65
60
2012
2013
2014
Kursus Pencarian Maklumat
Hadir Ditawarkan
Jumlah Peserta
43
NoFakulti/Pusat/Institut/ Kolej Yang Jauh dariPTSL
JarakPurata MasaBerjalan Kaki Ke PTSL
1 F Pendidikan 800 m 40 min
2 F Sains & Teknologi 500 m 25 min
3 F Pengajian Islam 300 m 15 min
4 F Sains Sosial & Kemanusiaan
200 m 10 min
5 F Ekonomi & Pengurusan
200 m 10 min
6 K Ungku Umar 500 m 25 min
7 K Aminuddin Baki 200 m 10 min
8 Pusat Pengajian Umum 500 m 25 min
FAKTOR PERSEKITARANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Kolej/ Fakultijauh dariPTSL
Kedudukan Perpustakaandi tengah kampus danterdapat Fakulti/ Institut/Pusat yang jauhdari PTSL (cth: FST, FPEND, FPI, GSB, IKMAS)
Pelan Kampushttp://www.ukm.my/v5/wp‐content/uploads/2013/04/pelankampus1.png
Rohalia
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG
44
FAKTOR PERSEKITARANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
PanduanPinjamantidak jelas
Panduan yang jelas dipamerkandan prosespinjaman lancar
Pemerhatian Farid
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4 45
FAKTOR PERSEKITARANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Parkir kurang di Perpustakaan
Aduan pelangganmengenaikekuranganparkir
Analisis SoalSelidik KajianKepuasanPelanggan 2011
Anis Rohaiza
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
ADUAN PELANGGAN
i. Boleh tak Library parking berdekatan
dengan kawasan Library untuk student?
ii. …parking amat terhad, tapi masalah ini
lumrah dalam kampus
iii. Masalah tempat letak kereta!!
46
FAKTOR KAEDAHPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Bukubaharubercampurbuku lama
Jumlah permohonanpengesanan bukuberstatus ‘Available’ meningkat
Laporan TahunanUnit PerkhidmatanMaklumat
Farhana
STATISTIK PERMOHONAN BUKU TIDAK DAPAT DIKESAN DI RAK
Bulan 2013 2014
Mac 28 36April 15 20Mei 19 24
Jumlah 62 80
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
0
10
20
30
40
Mac April Mei
Permohonan Buku Available Tidak DapatDikesan Di Rak
2013 2014
47
FAKTOR KAEDAH
PUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Senarai bukubaharu tidakmengikutabjad
Senarai judulbuku baharudisusun mengikutabjad
Pemerhatian Nur‐Murni
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4 48
http://gemilang.ukm.my/gw_2012_2_2/html/default/en/modules/nblmay15.htm
Judul buku mengikut abjad
FAKTOR KAEDAH
PUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
KurangPromosi
Terdapat pelanggankurang tahu adabuku baharu di Perpustakaan
Temubual di MejaPenasihatPembaca PTSL
Hamsiah
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
KECENDERUNGAN PELAJAR MENGGUNAKAN BUKU BAHARU RUJUKAN UTAMA (BULAN MAC 2014)
Guna bukubaharu sendiri
Meminjambuku baharu
% Guna bukubaharu sendiri
M 1 8 6 57%
M 2 6 5 55%
Jum 14 11 56% 0123456789
MINGGU 1 MINGGU 2
Bilangan
Kecenderungan menggunakan bukubaharu rujukan utama Mac 2014
BELI SENDIRI
PINJAM
49
FAKTOR BAHANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Naskhahterhad
Terdapat buku yang mempunyai lebih daripada 1 naskhah
KatalogGEMILANG
Radiyana
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4 50
FAKTOR BAHAN
PUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN
Bilangan e‐buku banyak di Perpustakaan
Bilangan e‐buku sangatkurang berbandingbuku bercetak
StatistikPerpustakaanUKM 2013
Hamsiah
Buku Bercetak e- buku Perbezaan % e-buku
618,408 27,081 591,327 4.4%
VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4
BILANGAN BUKU BERCETAK DAN e-BUKU 2013
618,408
27,081
Buku Bercetak E‐ buku
BUKU BERCETAK DAN e‐BUKU 2013
Buku Bercetak E‐ buku
51
PERSEKITARAN
KAEDAH
Masa terhad
Pelanggan tidak/jarang ke PTSL
Bilanganbuku banyak
Tidak tahu cari buku baharu
Buku baharubercampur buku
lama
KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU
RENDAH
Disediakan oleh: KIK KLIK
Kolej/ fakulti jauh daripada PTSL
Kurang promosi
Pelanggan luar kampus berjalan
kaki jauh
Parkir jauhParkir kurang di Perpustakaan
ANALISIS PUNCA MASALAH (RAJAH ISHIKAWA 2)BAB 4
Tidak tahu ada buku baharu di perpustakaan
Guna buku baharu sendiri
52
Pameran
BerkaitanFakulti
Di Fakulti
MOU denganPos Malaysia
CADANGAN PENYELESAIAN MASALAHBAB 5 53
Pameran
Rakbuku
baharu
Membuatsenarai Membuat
hebahan
Mesin Pinjaman bukubaharu (Vending Machine) di luar
Perpustakaan
Wujudkankaunter pinjaman
Perkhidmatanpenghantaran bukubaharu secara pos
Drive-Thru
Gunasubjek
Di Perpustakaan
Upload senarai
Cetaksenarai
Buatpautan
Gunasubjek
Di PerpustakaanDi
Fakulti
Banner
PosterBunting
Gunarak
sediaada
BeliRak
Letak diFakulti
Latihankakitan
gan
Gubalperatu
ran
Di Fakulti
Tentuhari
Mohonkebenaran
Pembelianmesin
Penyusunanbuku
Buku baharubercampur buku lama
Kurang Promosi
Kolej/Fakulti jauh dari Perpustakaan
Parkir kurang di Perpustakaan
Brainstorming
CADANGAN PENYELESAIAN MASALAHBAB 5
TAJUK PROJEK
PUNCA PALING MUNGKIN
CADANGAN PENYELESAIANFAKTOR
KADAR PINJAMAN
BUKU BAHARU RENDAH
Kaedah
Buku baharubercampurbuku lama
Kurang Promosi
Membuat senarai buku baharu mengikut bidang perkaran dan pautkan di Laman Web Perpustakaan
Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut/Pusat/Kolej
Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan
Menyediakan Rak Koleksi buku baharu
Persekitaran
Kolej/Fakulti jauh dari
Perpustakaan
Parkir kurang di Perpustakaan
Mewujudkan kaunter pinjaman & pulangan buku baharu di Kolej/ Fakulti
Pameran dan pinjaman buku baharu di lobi Kolej/ Fakulti
Perkhidmatan penghantaran buku baharu secarapos
Mesin Pinjaman buku baharu (Vending Machine) di luar Perpustakaan
Menyediakan Perkhidmatan Pinjaman Pandu lalu(DRIVE THRU)
54
CADANGAN PENYELESAIAN
KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Pameran bukubaharu mengikutsubjek di perpustakaan
Pelanggan mudahkenalpasti bukubaharu
Tiada kos Jimat masa Ahli mampu
laksanakan
Ruang pameran terhad
Menyediakan RakKoleksi buku baharu
Mudah dikesan Memerlukan kos Di luar bidang kuasa ahli Proses mengeluarkan buku
baharu daripada rak Proses penyusunan semula Ahli tidak mampu
laksanakan
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA) BAB 5
PUNCA : BUKU BAHARU BERCAMPUR BUKU LAMA
55
CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5
CADANGAN PENYELESAIAN
KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Membuat senarai bukubaharu mengikutbidang perkara danpautkan di Laman Web Perpustakaan
Pelanggan tahu judul bukubaharu yang ada di Perpustakaan
Tiada kos Jimat masa Ahli mampu laksanakan
Kebarangkalianpelanggan tidakakses senarai yang disediakan
Buat Surat Edaran keFakulti/Institut/Pusat/Kolej
Seluruh warga UKM dapatmaklumat terkini
Tiada kos Jimat masa Ahli mampu laksanakan
Kebarangkaliantidak disampaikepada setiapwarga UKM
PUNCA : KURANG PROMOSI
56
CADANGAN PENYELESAIAN
KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Mewujudkankaunter pinjaman & pulangan bukubaharu di Kolej/ Fakulti
Pelanggan mudahmeminjam danmemulangkan bukubaharu
Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Perkhidmatan terhad
sekiranya ada tempahan Perlu berada di beberapa
buah Kolej & Fakulti UKM Ahli tidak mampu
laksanakan
Pameran danpinjaman bukubaharu di lobi Kolej/ Fakulti
Pelanggan mudahmeminjam bukubaharu di Kolej/ Fakulti
Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Perlu berada di beberapa
buah Kolej & Fakulti UKM Ahli tidak mampu
laksanakan
CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5
PUNCA : KOLEJ/FAKULTI JAUH DARI PERPUSTAKAAN
57
CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Perkhidmatanpenghantaranbuku baharusecara pos
Pelanggan tidakperlu keperpustakaan
Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Sukar mengesahkan
pinjaman Ahli tidak mampu
laksanakan
Mesin pinjamanbuku baharu(Vending machine) di luarperpustakaan
Pelanggan bolehpinjam buku baharupada bila‐bila masa
Memerlukan kos Perlu kemaskini judul buku
baharu Perlukan pemantauan dan
penyelenggaraan Ahli tidak mampu
laksanakan
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5
PUNCA : PARKIR KURANG DI PERPUSTAKAAN
58
CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Menyediakanperkhidmatanpinjaman Pandu Lalu(DRIVE‐THRU)
Pelanggan tidak perlu cariparkir
Jimat masa pelanggan Ahli mampu laksanakan
Memerlukan kos(membeli tali jikabilangan buku yang dipinjam banyak)
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5
PUNCA : PARKIR KURANG DI PERPUSTAKAAN
50
• Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan
• Membuat senarai buku baharu mengikut bidangperkara dan pautkan di Laman Web Perpustakaan
• Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut /Pusat/Kolej
• Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu(DRIVE-THRU)
CADANGAN YANG DITERIMA :
PERSEMBAHAN PENGURUSAN (24 Julai 2014)
Rujukan: UKM3.7/164/2Tarikh: 4 Ogos 2014
No. Rujukan: KLIK3.7/2014/2Tarikh: 31 Julai 2014
PERSEMBAHAN PENGURUSAN, SURAT PERMOHONAN & KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN
BAB 5
PERMOHONAN CADANGAN PENYELESAIAN KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN
60
CARTA PERBATUAN PELAN TINDAKAN
AKTIVITI2014
Ogos September
M1 M2 M3 M4 M1
Pameran buku baharumengikut subjek di perpustakaan
Membuat senarai bukubaharu mengikut subjekdan pautkan di LamanWeb Perpustakaan
Buat Surat Edaran keFakulti/Institut/Pusat/Kolej
Menyediakanperkhidmatan pinjamanPandu Lalu (DRIVE-THRU)
BAB 5
Perancangan Pelaksanaan
61
Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz
TINDAKAN CADANGAN PENYELESAIANBAB 5
TAJUK PROJEK
PICTINDAKANCADANGAN YANG DITERIMA
KADAR PINJAMAN
BUKU BAHARU RENDAH
Membuat senarai bukubaharu mengikut subjekdan pautkan di LamanWeb Perpustakaan
Pameran buku baharumengikut subjek di perpustakaan
Menandaaras secara maya Institusi lain yang ada perkhidmatan Pandu Lalu
Extract senarai (Sistem VIRTUA)
Buat senarai dan pautan
Deraf surat
Kumpul senarai Fakulti/Institut /Pusat/Kolej
Menandaaras secara maya penyusunan buku di kedai buku popular
Persiapan fizikal pameran
Pelaksanakan perkhidmatan Pandu Lalu (Drive-Thru)
Menyediakanperkhidmatan pinjamanPandu Lalu (DRIVE-THRU)
Buat Surat Edaran keFakulti/Institut/Pusat/Kolej
Rohalia
Wan A’sah
Farhana
Anis
Radiyana
Hazlinah
Hamsiah
Nur-Murni
62
PELAN TINDAKAN: Cadangan 1 (5W+1H)BAB 6
1. Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan
WHAT? Buku baharu yang dibeli dipamerkan mengikut subjek
WHERE? Di ruang legar perpustakaanWHY? Memudahkan pelanggan melihat terus buku baharu yang dibeli oleh
PerpustakaanWHEN? Mulai 8 Ogos 2014WHO? Hamsiah (semua ahli terlibat)HOW? i. Menandaaras penyusunan buku secara maya di MPH
(www.mphonline.com/) & Kinokuniya (www.kinokuniya.com/)ii. Mengenal pasti lokasi & susun meja pameraniii. Membuat hebahan pameran buku baharuiv. Mengeluarkan buku baharu mengikut nombor panggilanv. Menampal Pink Spot sebagai indikator buku baharuvi. Menampal QR Spot untuk pautan ke senarai buku baharuvii. Menyusun buku baharu mengikut subjek dan disusun secara santai
63
PELAKSANAAN: Cadangan 1BAB 6
Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan
64
i. Menandaaras penyusunan buku di MPH & Kinokuniya ii. Mengenal pasti lokasi & susun meja pameran
iii. Membuat hebahan pameran buku baharu
iv. Mengeluarkan buku baharu mengikut nombor panggilan
PELAKSANAAN: Cadangan 1BAB 6
1. Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan
Lokasi pameran di Aras 4, iaitu di hadapan pintu masuk Perpustakaan dan berhampiran mesinpinjaman dan pemulangan layan diri
65
vi. Menampal QR Spot untuk pautan ke senarai buku baharu
v. Menampal Pink Spot sebagai indikator buku baharu
vii. Menyusun buku baharu mengikut subjek dan disusun secara santai
PELAN TINDAKAN: Cadangan 2 (5W+1H)BAB 6
Senarai buku baharu mengikut subjek dan pautkan di Laman Web Perpustakaan
i. Ekstrak senarai buku baharu mengikut subjek
ii. Senaraikan subjek dan membuat pautan ke Excel
iii. Pautkan senarai ke laman web Perpustakaan
WHAT? Menyedia dan membuat pautan senarai judul buku baharu mengikutsubjek
WHERE? Laman web PerpustakaanWHY? Memudahkan pelanggan menyemak buku baharuWHEN? Mulai 15 Ogos 2014
WHO? Farhana & RadiyanaHOW? i. Ekstrak senarai buku baharu 2011‐2013 dari Sistem Perpustakaan
ii. Senaraikan subjek (Microsoft Excel) iii. Pautkan senarai ke laman web Perpustakaan untuk pemakluman
http://www.ukm.my/ptsl/newbook
66
PELAKSANAAN: CADANGAN 2
PELAN TINDAKAN: Cadangan 3 (5W+1H)BAB 6
Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut /Pusat/Kolej
WHAT? Buat hebahan mengenai pameran bukubaharu kepada seluruh warga kampus
WHERE? Ke Fakulti/Institut /Pusat/KolejWHY? Memaklumkan kepada pelanggan
secara meluasWHEN? Mulai 15 Ogos 2014
WHO? Anis & Hazlinah
HOW? • Sediakan surat pemakluman pameran• Buat salinan surat pemakluman• Edar surat bersama poster promosi kesetiap Fakulti/Institut/Pusat/Kolej
67
PELAKSANAAN: CADANGAN 3
PELAN TINDAKAN: Cadangan 4 (5W+1H)BAB 6
Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu (Drive-Thru)
WHAT? Serahan buku baharu yang ditempah oleh pelanggan di Kaunter Pandu Lalu
WHERE? Di tangga utama Perpustakaan Tun Seri Lanang
WHY? Menjimatkan masa pelanggan mencari buku baharu dan parkir
WHEN? Mulai 15 Ogos 2014
WHO? Wan A’sah, Rohalia, Farid, Anis & Hazlinah
HOW? i. Mendapatkan info dari institusi kerajaan termasuk di semua PerpustakaanUniversiti AwamMalaysia & swasta yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu
ii. Menyediakan borang permohonan pandu lalu.iii. Menentukan lokasi pandu lalu dan buat papan tandaiv. Membuat banner perkhidmatan pandu lalu di laman web Perpustakaan,
Digital Board Perpustakaan, Flyers & UKM serta di media sosial.v. Menyemak permohonan di Google Sheetsvi. Mengesan, meminjam & menyerah buku baharu bersama slip pinjaman
kepada pelanggan.vii. Memfail borang penyerahan
68
PELAKSANAAN: Cadangan 4BAB 6
Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu (Drive-Thru)
i. Mendapatkan info dari semua Perpustakaan Universiti Awam Malaysia & swasta sertainstitusi kerajaan yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu
i. Mendapatkan info dari semua Perpustakaan Universiti Awam Malaysia & swasta sertainstitusi kerajaan yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu
69
Kaunter Zakat Fitrah Pandu LaluMasjid Tuanku Mizan Zainal Abidin
USIM
PELAKSANAAN: Cadangan 4BAB 6
Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu (Drive-Thru)
ii Menyediakan borangpermohonan pinjaman pandu lalu
iv. Membuat pautan banner pandu lalu di laman web Perpustakaan, Digital Board PTSL, flyers & UKM serta di media sosial.
70
iii. Menentukan lokasi pandulalu & buat papan tanda
v. Menyemak permohonan
PELAKSANAAN: CADANGAN 4 BAB 6
Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu (Drive-Thru)
vi. Mengesan, meminjam & menyerah buku baharu bersamaslip pinjaman
71
Surat Perakuan dariPengerusi Majlis Ketua PustakawanUniversiti Awam
vii. Memfail borangpenyerahan
M/S Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2 Jum
M 1 1 1 1 7 10
M 2 4 16 2 3 13 38
M 3 9 4 14 1 3 11 7 3 6 58
M 4 8 11 16 6 2 2 4 3 3 14 69
Jum 14 9 31 33 7 5 16 4 10 6 40 175
Nota: 10 subjek dengan jumlahbuku tertinggi yang dipaparkan.
DATA PINJAMAN BUKU BAHARU SELEPAS PROJEK (8 Sept 2014 – 5 Okt 2014)
BAB 7
Perkara Bil buku Dipinjam Tidak pinjam % Dipinjam % Tidak pinjam
Selepasprojek
1,022 175 847 17.1% 82.9%
Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat PTSL
14
9
3133
75
16
4
106
40
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2
Bilangan
Pinjam
an
Subjek
Data Pinjaman Buku Baharu Selepas Projek Mengikut Subjek
17.1%
82.9%
Dipinjam Tidak pinjam
175 pinjaman = purata 700 transaksi
72
0.00%
2.00%
4.00%
6.00%
8.00%
10.00%
12.00%
14.00%
16.00%
18.00%
Sblm sasaran Slps
1.5%
4.8%
17.1%
M/S Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2 Jum
M 1 1 1 1 1 1 2 2 7 6 10
M 2 4 1 16 2 3 1 13 2 38
M 3 9 1 4 1 14 1 1 3 11 7 3 2 6 5 58
M 4 1 8 11 1 16 6 2 2 4 3 3 1 14 3 69
Jum 2 14 2 9 1 31 2 33 0 7 1 5 0 16 2 4 0 10 0 6 6 40 16 175
Nota: 10 subjek dengan jumlahbuku tertinggi yang dipaparkan.
DATA PINJAMAN BUKU BAHARUSEBELUM & SELEPAS PROJEK
BAB 7
Perkara Bil buku Dipinjam Tidakpinjam
% Dipinjam
% Tidakpinjam
Sebelum projek 1,022 16 1,006 1.5% 98.5%
Selepas projek 1,022 175 847 17.1% 82.9%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Bilangan
Pinjaman
Data Pinjaman Buku Baharu Sebelum& Selepas Projek Mengikut Subjek
Sebelum
Selepas
Sumber: Unit Sistem danTeknologi Maklumat PTSL
% pinjamansebelum dan selepas projek
73
FAKTOR KEJAYAANFAKTOR KEJAYAAN
BERANI MENCABAR KELAZIMAN selaras
dengan konsepBlue Ocean Strategy
RAISE1. Promosi pameran buku
baharu & Drive-Thru2. Penggunaan QR-Code
& Pelekat Pink Spot3. Koleksi Buku Baharu
ELIMINATEMenyusun buku baharudengan buku lama di RakKoleksi Am
REDUCE1. Masa untuk proses
pinjaman buku2. Masalah kekurangan
parkir
CREATE1. Pameran Buku Baharu 2. Drive-Thru3. Senarai Buku Baharu
mengikut subjek/bidang
Berjaya meningkatkan
kadar pinjamanbuku baharu dari1.5% (Mei 2014) kepada 17.1%
(Okt 2014)
PENCAPAIAN PROJEKSelaras “Blue Ocean Strategi (BOS)”
BAB 7 74
NO PERKARA CARA MENGATASI
1 Ruang pameran yang terhad
a) Membuat pelan lantai pameranmengikut kesesuaian ruang di Aras 4
b) Menghadkan buku baharu 2012-2013
CABARAN MELAKSANAKAN PROJEKBAB 7
2 Melibatkan banyak Unit (Unit Sistem & Teknologimaklumat, Perolehan, Katalog, Pelanggan)
Memberi taklimat kepada ketua dankakitangan dari unit yang terlibat.
3 Kesukaran menukarkanlokasi 1022 buku baharudari Kol. Am kepadaBuku Baharu sekali gusdalam sistem VIRTUA
Kumpul judul dan nombor item setiap bukubaharu dan emel kepada Pegawai di Pusat Teknologi Maklumat UKM untukpenukaran lokasi secara sekali gus.
4 Mengesan danmemindahkan BukuBaharu dari Kol.Am di aras 5 ke ruang Pamerandi aras 4
Pembahagian tugas kepada semua ahlikumpulan.
5 Kekurangan meja danperalatan untuk PameranBuku Baharu
Menggunakan perabot seperti meja danrak sedia ada serta menghiasmenggunakan kreativiti ahli.
75
NO PERKARA TARIKH PIC1 Memberi taklimat kepada kakitangan Unit Perkhidmatan
Maklumat & Unit Perkhidmatan Penyelidikan3 Sept 2014 Hamsiah
2 Mengedar surat pemakluman promosi buku baharu kepadawarga kampus UKM
30 Sept 2014 Anis Rohaiza
3 Menyusun semula buku baharu yang telah dipulangkan diMeja Pameran
Sept 2014 (5,12,19,26)Okt 2014 (3,10,17,24)
Wan A’sahRohalia
4 Mempastikan buku baharu diletakkan pada subjek yang betul
Sept 2014 (8,15,22)Okt 2014 (6,13,20,27)
FarhanaNur‐Murni
JADUAL PEMANTAUAN & PENGAWASAN SEMASA & SELEPAS PROJEK
BAB 8
Mempastikan Buku baharudiletakkan pada subjek
yang betulSurat pemakluman
promosi buku
76
Taklimat kepadakakitangan Unit
Menyusun semulabuku baharu
NO PERKARA TARIKH PIC5 Mengedar borang maklumbalas aktiviti projek kepada
pelanggan25 Sept 201424 Okt 2014
Hazlinah
6 Mengedar poster & muat turun imej poster ke papandigital PTSL untuk tujuan mempromosi pameran bukubaharu
9 – 10 Sept 2014 Farid
7 Memantau permohonan pinjaman buku baharu kaedahPandu Lalu@PTSL melalui emel ([email protected]) danborang On‐Line (http://goo.gl/forms/A5HtKlxrCY)
Sept (setiap hari bekerja)Okt 2014 ‐‐ Nov 2015(9.00 pg hari bekerja)
Wan A’sah
8 Memastikan pinjaman secara Pandu Lalu@PTSLdilaksanakan mengikut temujanji yang telah dipersetujui
Sept 2014 11,18,23,25,30Okt 2014 ‐ Nov 2015
FaridRadiyana
JADUAL PEMANTAUAN & PENGAWASAN SEMASA & SELEPAS PROJEK
BAB 8
Borang maklumbalasaktiviti
Poster pameran bukubaharu
Borang online Pandu Lalu@PTSL
LaluanPandu Lalu@PTSL dibuka
77
DATA PEMANTAUAN PINJAMAN BUKU BAHARU (NOVEMBER 2014 – OKTOBER 2015)
BAB 8
Sumber: Unit Sistem danTeknologi Maklumat PTSL
Data Pemantauan Pinjaman Buku Baharu
Pera
tus
Pinj
aman
• Jumlah buku baharudipinjam = 734
• Bilangan transaksipinjaman = 2,558
78
12 bulan berturut-turutkekal melepasi sasaran
4.8%
KELAYAKAN PINJAMAN :Akademik = 25 buku / 60 hariSarjana /PhD = 20 buku / 40 hariIjazah = 7 buku / 14 hariRenewal dibenarkan sebanyak 3 kali
TAHUN 2014 2015 Purata Pencapaian1 bulanBULAN Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt
% PINJAMAN 46.8 44.3 27.7 16.7 17.8 15.0 13.5 19.3 15.66 12.52 8.0 13.11 250.39%/12= 21%
46.844.3
27.7
16.7 17.815.0 13.5
19.315.66
12.52
8
13.11
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT
4.8% (Sasaran 1 bulan)
Sampel projekbuku baharu 1,022 naskhah
Jum Pinjaman bukubaharu 1 tahun
734 naskhah
% Pinjaman1 tahun
734/1,022 X 100= 72%
0%
20%
40%
60%
80%
SasaranSetahun
PencapaianSetahun
Pencapaian Setahun -Perbandingan
58%72%
DATA PEMANTAUAN PINJAMAN BUKU BAHARU (NOVEMBER 2014 – OKTOBER 2015)
BAB 8
Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat PTSL
Pera
tus
Pinj
aman
Pinj
aman
Kum
ulat
if
79
TAHUN 2014 2015
BULAN Nov Dis Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt
Jum Pinjaman Kumulatif 411 432 554 659 662 698 710 739 751 763 803 840
% Pinjaman 40 42 54 64 65 68 69 72 73 75 79 82
411 432554
659 662 698 710 739 751 763 803 84040 42
5464 65 68 69 72 73 75 79 82
0
20
40
60
80
100
0
200
400
600
800
1000
BULAN NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT
JUMLAH PINJAMAN KUMULATIF
PINJAMAN BUKU BAHARU (TAHUN TERBITAN BUKU)
Tahun penerbitan Jum buku Bil buku dipinjam % dipinjam
2013 983 678 68.972014 1069 632 59.122015 445 207 46.52
PELAN KONTIGENSI (LUAR JANGKAAN)BAB 8 80
CADANGAN RISIKO PENYELESAIAN
Cadangkan untuktempahan jika bukubaharu sedangdipinjam
Buku lewatdikembalikanatau pelangganmemanjangkanpinjaman
Menempah buku yang sedang dipinjam danpelanggan akandihubungi melalui emeljika telah dipulangkan
Cadangkanpermohonan ITEM NOT FOUND ON SHELF di I-Quest jikabuku tidak dipinjam
Buku masih tidakdapat dijumpai
Memohon Inter Library Loan di I-Quest
Tetapkan tarikhbaru. Simpan bukuuntuk pelangganselama 7 hari
Ada pelangganlain yang memerlukanbuku yang sama
Menempah buku yang sedang dipinjam danpelanggan akandihubungi melalui emeljika telah dipulangkan
DAPATKAN BUKU BAHARU YANG TIADA DI MEJA PAMERAN
PELANGGAN TIDAK HADIR UNTUK AMBIL BUKU SECARA PANDU LALU
SURAT PERMOHONAN & KELULUSANPENYERAGAMAN
BAB 8
PERMOHONAN KELULUSAN PENYERAGAMAN KELULUSAN PENYERAGAMAN
81
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8
1. UNIT KATALOG
82
2. UNIT PERKHIDMATAN PELANGGAN
i Memilih lokasi Buku Baharu P. Tun Seri Lanang (ARAS 4) ii. Menampal pink spot
i. MenampalQR Spot
Borang maklumbalas terhadapproses kerja baru
ii. Menyusun buku baharu mengikutsubjek di Meja Pameran
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8
MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENGKATALOGAN BAHAN
Sebelum penyeragaman
Selepas penyeragaman
83
Tambahan bagi Perkara dan Definisi
SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN UKM http://spdukm.ukm.my/
Selepas penyeragaman
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8
Sebelum penyeragaman Selepas penyeragaman
84
MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENGKATALOGAN BAHAN
SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN UKM http://spdukm.ukm.my/
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8
Sebelum penyeragaman
85
MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENYUSUNAN BAHAN
SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN UKM http://spdukm.ukm.my/
Selepas penyeragaman
AKTIVITI PENYERAGAMAN BAB 8
Selepas penyeragaman
Selepas penyeragaman
Sebelum penyeragaman
Selepas penyeragaman
Sebelum penyeragaman
Selepas penyeragaman
86
MENGEMASKINI SENARAI TUGAS
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8
PENYELARASAN PENGURUSAN BUKU BAHARUPENYELARASAN PENGURUSAN BUKU BAHARU
87
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8 88
PERKONGSIAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) BAHARU
Ketua Pustakawan/ Ketua Bahagian/ Ketua Cabang/Ketua Unit/semua pustakawan
AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8 89
Saranan Ketua Pustakawan mengenai impak dan pelaksanaan Pameran Buku Baharu dan Perkhidmatan Pandu Lalu di Perpustakaan Cabang
Perpustakaan Pusat Perubatan UKM
Perpustakaan Pra Klinikal,PPUKM
Perpustakaan Institut Alam & Tamadun Melayu UKM
Perpustakaan Dr. Abdul Latiff UKM
PAMERAN BUKU BAHARU DI PERPUSTAKAAN CABANG
PAMERAN BUKU BAHARU DI PERPUSTAKAAN CABANG
Perpustakaan Undang-Undang UKM
Perpustakaan Lingkungan Ke 2 UKM
PERKONGSIAN PROJEK DENGAN INSTITUSI LAIN90
Universiti Islam Makasar(27/4/2015
Perkongsian impak projekdengan Universiti Awam
1. Surat Ketua Pustakawan kepada Perpustakaan Universiti Awam2. Taklimat kepada pelawat Perpustakaan (permohonan lawatan)3. Pembentangan Kertas Kerja di Seminar Kepustakawanan 2015
(UNIMAS 25-26 November 2015) – Impak Pameran dan Perkhidmatan Pandu Lalu Buku Baharu: Kajian Berasaskan Return on Investment (ROI)
UNIMAS 25-26 Nov 2015
Sekolah Berasrama PenuhIntegrasi Sabak Bernam
(16/6/2015)
Ruhul Islam Anak Bangsa MadrasahAliyah Indonesia (13/1/2015)
Kumpulan Kerja Perpustakaan IPTS (15/4/2015)
FAEDAH KETARA
Sebelum Selepas Penjimatan
11 minit X 734 buku
= 8,074 minit (135 jam)
6 minit X 734 buku
= 4,404 minit (73 jam)
8,074 minit – 4,404 minit= 3,670 minit (61 jam)
Peratus Penjimatan Masa : 3,670 / 8,074 x 100 = 45%
1. PENJIMATAN MASA (KAKITANGAN)
91
Purata masa 11 minit
Purata masa6 minit
FAEDAH KETARA
Sebelum Selepas Penjimatan
35 minit X 734 buku= 25,690 minit
5 minit X 734 buku= 3,670 minit
25,690 minit – 3,670 minit= 22,020 minit (367 jam)
Peratus penjimatan masa : 22,020/25,690 x 100 = 86%
2(i). Penjimatan masa (pelanggan): PINJAMAN LAYAN DIRI
92
Purata masa35 minit
Purata masa5 minit
FAEDAH KETARA
Sebelum Selepas Penjimatan
35 minit X 70 buah buku= 2,450 minit
0.5 minit X 70 buah buku= 35 minit
2,450 minit – 35 minit= 2,415 minit (40 jam)
Peratus penjimatan masa : 2,415 / 2,450 x 100 = 99%
2(ii). Penjimatan masa (pelanggan): PERKHIDMATAN PINJAMAN PANDU LALU@PTSL
93
Puratamasa 35
minit
Puratamasa 30
saat
CARTA ALIR BUKU BAHARU (selepas projek)
KAKITANGAN PELANGGAN
i. Pinjaman layan diri
94
Purata masa6 minit
Proses perolehan (Pilih New Books)
FAEDAH KETARA3. PULANGAN PELABURAN (ROI)KOS = Jumlah harga 1,022 buku baharu = RM334,697.00Purata harga 1 buku baharu = Jumlah harga buku baharu / Jumlah buku baharu
= RM334,697.00 / 1,022 buku baharu= RM327.50
NILAI PENGGUNAAN = Purata harga 1 buku baharu x Bilangan transaksi pinjamanROI = Nilai penggunaan – kos / kos x 100
Sebelum projek (1 bulan) Selepas projek (1 bulan) Pemantauan Projek (1 tahun)
NILAIPENGGUNAAN
RM327.50 X 61 transaksipinjaman = RM19,977.50
RM327.50 X 700 transaksipinjaman = RM229,250.00
RM327.50 X 2,558 transaksipinjaman = RM837,745.00
ROI RM19,977.50 –RM334,697.00= – RM314,719.50
RM229,250.00 -RM334,697.00= – RM105,447.00
RM837,745.00 -RM334,697.00= RM503,048.00
-RM314,719.50/RM334,697.00 X 100
= - 94%
- RM105,447.00 /RM334,697.00 X 100
= - 32%
RM503,048.00/RM334,697.00 X 100
=150%
16 buah buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman175 buah buku baharu = purata 700 transaksi pinjaman734 buah buku baharu=2,558 transaksi pinjaman
Nilai keuntungan projek = RM503,048.00Pulangan pelaburan = 150%
95
Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat
PURATA KOS 1 BUKU BAHARU
KAEDAH PENGIRAAN ROI
Peningkatan ROI = 150% - (-94%) = 244%
PERKARA SEBELUMPROJEK
SELEPAS PROJEK
PENJIMATAN
Tenaga Kerja TERLIBAT= 7 orang
135 jam 73 jam
RM 7,502.00
Gaji 7 orang / bulan = RM21,800.00
Purata gaji 1 hari = RM21,800.3020 hari
= RM 1,090
Purata gaji 1 jam = RM 1,0909 jam
= RM121.00
135 jam x RM121.00 = RM16,335.00
73 jam x RM121.00 = RM8,833.00
Kos penjimatan selepas projek= RM 7,502.00
PENJIMATAN KOS OPERASI 96
NO PERKARA KOS PROJEK JUMLAH
1 Perbelanjaan mesyuarat 14 Ahli x RM2.50 x 3 kali
RM105.00
2 Perbelanjaan pelekat pink spot
3 pek x RM5.00 RM15.00
3 Perbelanjaan signage subjekuntuk pameran
10 keping x RM12.00 (diskaun RM12.00)
RM108.00
4 Perbelanjaan mercu tandaPandu Lalu@PTSL
Kos membeliperalatan/ perkakasan
RM130.00
5 Kiosk Terpakai (SumbanganEncik Bahari Chan –RM300.00)
- -
JUMLAH RM358.00
Penjimatan kos sebenar = (Nilai pulangan pelaburanpinjaman buku baharu + Penjimatan kos operasi) – Kos Projek = (RM503,048.00 + RM 7,502.00) – RM358.00
= RM 510,192.00
4. ANALISIS KOS FAEDAH97
Disemak oleh
5. KESAN PROJEK KEPADA PELANGGANPENGHASILAN DAN SUMBANGAN PENYELIDIKAN (KRA 2)Menambah maklumat dan pengetahuanbaharu melalui buku terbitan terkini yang dapat membantu pelanggan meneroka ilmupengetahuan dalam menghasilkanpenyelidikan berimpak tinggi yang merupakan kriteria ranking universiti.
1
98
MENINGKATKAN KECENDERUNGAN PELANGGANMeningkatkan kecenderungan pelangganmemilih dan meminjam buku baharu di dalam bidang yang berkaitan.
2
MENJIMATKAN MASAMempercepatkan proses pemilihan danpeminjaman buku baharu yang terletakberhampiran mesin pinjaman layan diri.
3
2014/2015
Mesin PinjamanLayan Diri
Pameran BukuBaharu
KESAN PROJEK KEPADA PELANGGAN3a. KEPUASAN PELANGGAN (Borang Aduan dan Maklumbalas Pelanggan)
Menerima 15 maklumbalas positif daripada pelanggan (September & Oktober 2014)
99
KESAN PROJEK KEPADA PELANGGAN3b. KEPUASAN PELANGGAN (Borang Maklumbalas Pameran & Promosi Buku Baharu)
55 maklumbalas yang diterima memberi pandangan BAGUS terhadap Pameran & Promosi Buku Baharu yang dijalankan sehingga kini.
100
6. KESAN PROJEK KEPADA PERKHIDMATANPENINGKATAN PINJAMAN BUKU DI PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG (PTSL)
Peratus pinjaman buku 2014 secara keseluruhandi Perpustakaan Tun Seri Lanang meningkat.Jumlah buku PTSL (2013) = 243, 651Jumlah pinjaman buku PTSL (2014) = 342,298Peratus pinjaman buku 2014 = 98,647 / 243,651 X 100
= 40.5 %
PERKHIDMATAN BAHARU DIWUJUDKAN - PINJAMAN PANDU LALU@PTSLPerkhidmatan pinjaman pandu lalu yang disediakan sangat berkesan dantelah diperluaskan kepada pinjaman bahan lain tertakluk kepadaperaturan dan syarat Perpustakaan:
a) Koleksi Asia Tenggara (ahli akademik sahaja)b) Koleksi Am Aras 5c) Koleksi Arab dan Tamadun Islamd) Koleksi Arkib dan Khas (ahli akademik sahaja)
101
243,651
342,298
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
1 22013 2014
Bilangn bu
ku
PINJAMAN BUKU PTSL 2013 & 2014
Sumber: Statistik Perpustakaan UKM 2013 & 2014
7. KESAN PROJEK KEPADA JABATAN102
1. Meningkatkan kebolehlihatan (visibility) perananperpustakaan di dalam menjadi pemangkingenerasi berilmu.
2. Meningkatkan produktiviti dan nilai tambahperkhidmatan melalui aktivitipameran buku baharu dan pinjaman pandu lalu.
3. Masa yang telah dijimatkan oleh kakitangan dapatdigunakan untuk:• Melakukan rondaan untuk memantau
persekitaran ruang bacaan dan membantupelanggan yang memerlukan bahan di rak.
• Membuat semakan dan pengasingan bukurosak di mesin pemulangan dengan lebihberkesan.
• Membuat serahan buku baharu di KaunterPandu Lalu, perkhidmatan yang baharuditawarkan.
PENINGKATAN PRODUKTIVITI
Membantu pelanggan yang memerlukan bahan di rak
Menyemak dan mengasingkan buku rosak di mesin pemulangan dengan lebih berkesan
Perkhidmatan Pandu Lalu
8. KESAN PROJEK KEPADA UNIVERSITISUMBER MANUSIA DAN INSTITUSI CEMERLANG (KRA 4)Menghasilkan modal insan yang mempunyai budaya pemikiranyang kreatif dan inovatif bagimeningkatkan kompetensikakitangan universiti.
PEMULANGAN PELABURAN (ROI)Mengoptimumkan pelaburan peruntukan buku yang disalurkan kepada perpustakaan.
103
9. KESAN PROJEK KEPADA PENDIDIKAN NEGARAMenyokong lonjakan ke 2 (Kecemerlangan Bakat) dan lonjakan ke 4 (Masyarakat yang Belajar Sepanjang Hayat) di dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi)
Universiti di Malaysia mempunyai satu subjekdalam kedudukan 50 teratas, 11 subjek dalamkedudukan 100 teratas, 16 subjek dalamkedudukan 150 teratas dan 19 subjek dalamkedudukan 200 teratas
SUMBER: Penarafan QS Universiti Dunia 2014
104
10. KESAN PROJEK KEPADA MASYARAKAT
Pelaksanaan pameran danpenyediaan senarai bukubaharu (www.ukm.my/ptsl/newbook)
telah meningkatkan imejPerpustakaan UKM di kalangan UniversitiAwam/IPTS, pelawat danKoperasi Buku UKM
105
Permohonan emel pinjamanbuku baharu dari Universiti
Awam/IPTS meningkat
Universiti Awam yang melaksanakan
Pameran Buku Baharu
1 UTHM
Group MOLEC(Malaysian Online e-Resources Consortium)
2 UPM
3 UNIMAS
4 UMS
5 UPSI
6 UTEM
7 UPNM
9 USM
9 UMT
10 UIAM
11 UM
12 UTEM
1.UMK
2.UiTM
3.OUM
4.PDAL
5.MIMOS
BUKU BAHARU
11. KESAN PROJEK KEPADA ALAM SEKITAR
PERSEKITARAN LESTARI (KRA 6)
Perkhidmatan pandu lalu merupakantransformasi perkhidmatan yang sesuai dengan keperluan semasawarga kampus dan menawarkanpengurangan masalah parkir di Perpustakaan Tun Seri Lanang.
106
Perkhidmatan Pinjaman Secara Pandu Lalu mengurangkan keperluan parkir
Mengekalkan kelestarian Kampus UKM
FAEDAH TIDAK KETARA107
Mewujudkan hubungan baik sesama ahli sertawarga perpustakaan
Berkeyakinan dalam penyampaian danpersembahan di hadapan penonton
Memupuk semangat kerjasama di kalangan ahli di samping dapat mencetuskan idea yang kreatif
bagi meningkatkan mutu kerja
Belajar menerima pendapat ahli lain denganfikiran terbuka
Dapat meningkatkan imej unit dan jabatan
Pengurusan masa yang lebih sistematik
PENCAPAIAN OBJEKTIF PROJEK108
BIL OBJEKTIF PROJEK PENCAPAIAN1 Meningkatkan
jumlah pinjamanbuku baharu
Meningkat sebanyak 17.1%judul buku baharu dalam masa 1 bulan atau 72% 1 tahun hasilpemantauan berterusan
2 Menggalakkanpelangganmeminjam bukubaharu
Pewujudan PerkhidmatanPinjaman Pandu Lalu@PTSL telahmemudahkan pelanganmendapatkan buku baharu dalamtempoh 0.5 minit (30 saat)
3 Memudahkanpelangganmeminjam bukubaharu
Dalam tempoh 5 minitpelanggan telah dapat meminjambuku baharu kerana kedudukanpameran yang strategik(berhampiran pintu utama danmesin pinjaman layan diri)
MesinPinjamanLayan Diri
Pameran BukuBaharu
0.00%
5.00%
10.00%
15.00%
20.00%
Sblm sasaran Slps
1.5%4.8%
17.1%
PENGHARGAAN KE ATAS PENCAPAIAN PROJEK109
Ucapan Syabas pameran buku baharu… sinonim dengan amalan di premisjualan buku terkemuka di Malaysia -Pengurus Syarikat Areesh Education and Trading Sdn Bhd
Ucapan Penghargaan dan Terima KasihKetua Pustakawan UKM
Ucapan syabas dan pengesahanPerkhidmatan Pandu Lalu Pertama
Pengerusi Majlis PustakawanUniversiti Awam
“BAGUS, MASUK LIBRARY TERUS NAMPAK BUKU BAHARU”
YBhg. Dato Seri Dr. Ibrahim SaadPengerusi Lembaga Pengarah UKMLawatan ke Perpustakaan Tun Seri
Lanang
“IT’S GOOD. THAT’S INNOVATION, YOU CHALLENGE THE
CONVENTION” YBhg. Datuk Naib Canselor
UKM Lawatan ke PerpustakaanTun Seri Lanang (27/1/2015)
PENGHARGAAN KE ATAS PENCAPAIAN PROJEKPenghargaan melalui Aplikasi WhatsApp Rasmi Forum Pustakawan, Facebook Rasmi ‘SembangPustakawan’ & e-mel
110
1. Tidak perlu bersusah payah mencariparking yang kerap penuh
2. Tidak perlu berjalan jauh dari tempatparking ke PTSL
3. Boleh terus meminjam buku rujukantanpa perlu mencarinya di rak
4. Menerima bahan rujukan dengan pantastanpa perlu menunggu lama di kawasanDrive-Thru – PHD STUDENT
“An interesting piece is `new books displayed on the table’ at the entrance by subjects –UKM VICE CANSELOR
Tahniah PTSL –PUSTAKAWAN MALAYSIATahniah PTSL –PUSTAKAWAN MALAYSIA
PENILAIAN PRESTASI AHLI (sebelum & selepas)111
PEMBELAJARAN YANG DIPEROLEHI
Membina semangatdan keyakinan diri
Saling hormatmenghormati
Mencungkil bakat dankreativiti
Lebih komited, sabardan
bertanggungjawab
Menghargai danmenepati masa
112
CADANGAN MENINGKATKAN KEMAHIRAN KUMPULAN
Belajarmenguruskanpeminjamansecara manual menggunakansistem VIRTUA dan deactivebuku yang telahdipinjamkan
Memberi peluangkepada ahlimenghadiriKonvensyen KIK atau Team Excellent yang dijalankan bagimeningkatkanlagi pengetahuan
Menggalakkanahli mengikutikursuspengacaraanmajlis agar dapatmenyampaikanmaklumatdengan lebihberkesan
113
RUMUSAN HASIL PROJEK
Memenuhi Piagam Pelanggan yang digariskanoleh Jabatan
Menghasilkan perkhidmatan berkualiti selarasdengan polisi Jabatan
Menyumbang kepada pelaksanaan aktivitiJabatan
Memenuhi objektif projek
114
Memenuhi keperluan Universiti Penyelidikan
Menyokong Visi dan Misi Kementerian Pendidikan Malaysia (stakeholder)
PENAMBAHBAIKAN KE ATAS PROJEK: Pelan Tindakan115
Tahun terbitan
Subject & Class no
WHAT? Memudahkan pelanggan mencari bukubaharu mengikut tahun terkini dan subjek
WHERE? Lokasi Pameran Buku Baharu
WHY? Tiada senarai tahun dan subjekdisediakan
WHEN? Mulai Mac 2015
WHO? Wan A’sah (semua ahli)
HOW?
1. Menyusun semula meja pameran dengan lebihmenarik
2. Melabelkan semua meja pameran mengikutturutan nombor
3. Menampal maklumat subjek4. Meletakkan tahun terbitan buku baharu
(menggunakan recycled bunting)5. Meletakkan general subject class number
Lokasi pameran terkini, menarik & strategik
PELAKSANAAN: PENAMBAHBAIKAN KE ATAS PROJEK
No. Meja
PROJEK AKAN DATANG
Perancangan Perlaksanaan
116
Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz
CARTA PERBATUAN 2016BULAN
AKTIVITIJAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT
Mengenal Pasti Projek
PemilihanProjek/MasalahSasaran & Pengumpulan Data(Sebelum Projek)
Analisis Projek
CadanganPenyelesaianPersembahan & Persetujuan PihakPengurusanPelaksanaan & Pengumpulan 24Data (Selepas Projek)
Penilaian
Pemantauan & Penyeragaman
PLAN
DO
Kumpulan bersepakat menyelesaikan masalah yang berada di ranking kedua dalam senarai pendek masalah
SEKALUNG PENGHARGAAN 117
Jom kita saksikan … APA KATA MEREKA?
That’s good. That’s good, you try… Saya suka you eksperimen cara baru. Tingkatkan penggunaan danmemudahkan pelajar. Konsep lama buku biasa dok kat rak. Mana orang tahu nak cari. Sekarang ni you punyakonsep buku-buku baharu letak di sini, that you can see the challenge. Betullah tu, pelajar dapat tengok bukubaharu. Inilah innovation, ini innovation. Always fikir … Kadang-kadang innovation tak payah rocket science. You all punya convention, bukan rocket science. You challenge the convention, itu modal dia. Convention benda tu buku tu duduk di rak. You challenge the convention! NO! You put on the table!
YBHG. PROF. DATUK DR. NOOR AZLAN GHAZALI (NAIB CANSELOR UKM)
PUAN HAFSAH MOHD (KETUA PUSTAKAWAN UKM)
Saya kini berada di ruang pameran buku baharu iaitu inovasi daripada KIK KLIK. Saya amat berbangga keranainovasi ini berjaya memberi impak besar kepada pinjaman buku baharu dari 1.5% kepada 17.1% dalam 1bulan. Hasil daripada idea kreatif, simple dan unik, Kumpulan telah lari daripada pendekatan konvensional.Tahniah kepada Kumpulan KLIK.
1.ENCIK ALIADI MOHD TAHIR (PHD.) 2. CIK SUHAILAH CHE SULONG (PRASISWAZAH)
TERIMA KASIHKUMPULAN KLIK
www.ukm.my/ptsl
Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM 2015