LE PROCEDURE OPERATIVE NEL MANUALE DELLA QUALITA’ UNI EN ISO

9004:2009

CHE COS’E’ UNA PROCEDURA

Si chiama procedura il documento che descrive come l’organizzazione gestisce un processo esplicitando e definendo: • Scopo• Campo di applicazione• Responsabilità• Descrizione delle attivitàA questi punti si aggiungono:• Indicatori di processo• Riferimenti• Archiviazione• Terminologia e abbreviazioni• Allegati (per i moduli)

A COSA SERVE SCRIVERE UNA PROCEDURA?

• Standardizzare un processo: la procedura lo descrive in modo tale che sia ripetibile a prescindere da situazioni contingenti

• Miglioramento continuo: la procedura viene aggiornata per riportare i miglioramenti possibili

• Individuazione dei processi chiave: si decide di proceduralizzare quello che è veramente importante

• Conformità: la procedura permette di esercitare un controllo interno continuo sull’implementazione dei processi

LE PARTI DI UNA PROCEDURA • ScopoDefinisce a cosa è finalizzata la descrizione del processo, in riferimento allo scopo del processo stesso

• Campo di applicazioneDefinisce le aree di attività coinvolte nelle azioni e negli scopi della procedura

• ResponsabilitàDefinisce (spesso attraverso uno schema) «chi» fa «che cosa» nel processo descritto

• Descrizione delle attivitàDescrive le attività in modo diacronico, indicando attori, azioni e prodotti, fissandone le tappe dalla fase di progettazione fino alla conclusione ed alla valutazione dei suoi risultati.

LE PARTI DI UNA PROCEDURA • Indicatori di processo

Sono gli strumenti che servono a monitorare lo svolgersi del processo descritto, gli elementi significativi, osservabili e quantificabili, che indicano come e quanto l’implementazione delle azioni sia conforme alla loro descrizione nella procedura. • RiferimentiSono i riferimenti ai punti della Norma UNI EN ISO 9004:2009 significativi per il processo, fatti attraverso il rimando ai corrispondenti punti e capitoli del Manuale della Qualità UNI EN ISO 9004:2009• ArchiviazioneDefinisce il luogo fisico, il responsabile e le modalità dell’archiviazione dei documenti riguardanti il processo descritto• Terminologia e abbreviazioniRiporta la dizione in chiaro degli acronimi usati, in riferimento anche al cap.3 del Manuale della Qualità• Allegati/documenti di riferimento (per i moduli)Elenca la modulistica usata per la documentazione del processo

COME SCRIVERE UNA PROCEDURA?

Una procedura è una descrizione: più è fedele a quanto e a come viene veramente agito, più risulta efficace. Si suggerisce di:• Partire da una registrazione fedele di quanto avviene

durante l’implementazione del processo, inquadrando i dati raccolti e le conoscenze nello schema fornito;

• Individuare i punti chiave del processo, soprattutto riguardo le responsabilità e le fasi, chiarendole e/o esplicitandole dove non siano ancora definite, snellendo i passaggi e prevedendo i tempi;

• Stendere il testo nel modo più chiaro e breve possibile.

Si suggerisce di partire da processi consolidati e condivisi, che interessino il maggior numero possibile di persone

COME SCRIVERE UNA PROCEDURA?

Le procedure vengono individuate con un numero di ordine e con un titolo. Il format in uso è:

Procedura Operativa 00 (titolo)

Es.PO 06 Stesura del Piano di Miglioramento

Le procedure di sistema sono raccolte nel Manuale delle Procedure, che è parte integrante del Manuale della Qualità.

RIVEDERE LE PROCEDURE

• Come il Manuale della Qualità anche le procedure sono sottoposte ad aggiornamento e revisione annuali, proprio per registrare gli eventuali cambiamenti ed adeguamenti delle prassi agite dalla scuola in funzione di innovazioni organizzative e normative, sia nel campo della didattica che della gestione dei processi di supporto.

• Il numero di revisione delle procedure corrisponde di solito a quello della revisione del Manuale della Qualità.

• Per le scuole di Rete MUSA: a fronte di un cambiamento organizzativo o normativo una scuola può aggiornare e/o rivedere una procedura, o aggiungerne una nuova anche nel corso dell’anno scolastico ; la revisione o la nuova procedura vanno inviate al Polo Qualità di Napoli per l’archiviazione.

LE PROCEDURE OBBLIGATORIE(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)Le scuole che fanno parte della Rete MUSA inseriscono nel loro Manuale delle Procedure 5 procedure obbligatorie, tratte dalla norma UNI EN ISO 9001:2008, per definire in modo comune i seguenti quattro punti:

1. La gestione della documentazione riguardante il Sistema Gestione Qualità

2. Il monitoraggio del Sistema Gestione Qualità

3. La gestione delle non conformità

4. Il miglioramento continuo

LE PROCEDURE OBBLIGATORIE(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)Secondo la seguente concordanza

1. La gestione della documentazione riguardante il Sistema Gestione Qualità

PO 01 Gestione e organizzazione della documentazione PO 02 Gestione e organizzazione delle registrazioni

Le due procedure descrivono il processo di documentazione e di gestione e di accesso dei documenti del Sistema Gestione Qualità; si riferiscono quindi solo ai documenti ed alle registrazioni inerenti ad esso, non alla documentazione delle attività didattiche (oggetto di una procedura a parte)

LE PROCEDURE OBBLIGATORIE(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)

Secondo la seguente concordanza 2. Il monitoraggio del Sistema Gestione Qualità

PO 03 Gestione e organizzazione delle verifiche ispettive interne

La procedura descrive le modalità di conduzione degli audit interni come strumento di monitoraggio e di verifica delle attività in cui viene applicato il SGQ.

LE PROCEDURE OBBLIGATORIE(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)Secondo la seguente concordanza

3. La gestione delle non conformitàPO 04 Tenuta sotto controllo delle non conformità

La procedura descrive le modalità di accertamento, gestione e risoluzione delle non conformità.

LE PROCEDURE OBBLIGATORIE(dalla norma UNI EN ISO 9001:2008)

Secondo la seguente concordanza:

4. Il miglioramento continuoPO 05 Azioni correttive e preventive

La procedura descrive le modalità di gestione delle azioni correttive delle non conformità e delle misure di prevenzione per evitarne il ripetersi.

LE PROCEDURE DELLA RETE MUSA (dall’Accordo di Costitutivo di Rete MUSA, 6 giugno 2014)Le scuole aderenti alla Rete MUSA implementano altre procedure comuni che sono, per la revisione dell’a.s. 2014/15:

• PO 06 Stesura del piano di miglioramento

• PO 07 Gestione della documentazione didattica

• PO 08 Pianificazione e controllo delle attività didattiche

• PO 09 Stesura del POF

• PO 10 Gestione della comunicazione

• PO 11 Accertamento e gestione BES

CORRISPONDENZA FRA I CAPITOLI DEL MANUALE DELLA

QUALITA’ E LE PROCEDURE OPERATIVE

Nel cap. 1 del Manuale della Qualità, prima della descrizione delle attività e dei processi della scuola, vanno inseriti:

• Le modalità di gestione dei documenti del SGQ;• La tavola di corrispondenza fra i capitoli del Manuale e le

procedure.

Capitoli del Manuale della Qualità

Procedure Operative 

 Cap. 1, 2, 3 Nessuna procedura

Cap.4 PO.11 ACCERTAMENTO E GESTIONE DEI BES

Cap.6 PO.01 TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE PO.02 TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI. PO. 07 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DIDATTICAPO.10 GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA

Cap.7 PO.08 PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ATTIVITA’ DIDATTICHE PO. 09 STESURA DEL POF

 Cap.8

PO.03 VERIFICHE ISPETTIVE;PO.04 AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVEPO.05 GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ.

 Cap.9

PO.06 STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO

FORMAT DELLE PROCEDURE

Di tutte le procedure, sia obbligatorie che di rete, è disponibile un format all’indirizzo:www.qualitascuola.comSezione: Sistema Gestione Qualità

Titolo della procedura 

 INDICE 

1. SCOPO

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

3. RESPONSABILITA’

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ

5. INDICATORI DI PROCESSO

6. RIFERIMENTI

7. ARCHIVIAZIONI

8. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI

9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

1. SCOPO Questa procedura definisce i sistemi utilizzati dall'Istituto per ………………………………….e in conformità a quanto previsto dalla Politica della Qualità individuata e condivisa con tutte le parti interessate e da……………………………..   2. CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica a……………………………………., che può riguardare i seguenti processi implementati dall’istituto, sia a livello dell’area didattica che di quella organizzativa, come: ……………………………………… ………………………………………. 

CHI FA CHE COSA

  

Dirigente Scolastico

individua ……………………………. 

   

Gruppo di lavoro

Riferisce su ……………….. sui risultati delle misurazioni, dei monitoraggi e di tutti gli altri strumenti di indagine usati,  raccoglie e formalizza …………………. individua e propone ………………………. 

Responsabile Qualità Scuola 

segue la progettazione, l’implementazione e il monitoraggio del………………………………; archivia e rende disponibile ed accessibile la relativa documentazione 

Collegio dei Docenti –Dipartimenti

……………………………… esaminano e discutono i risultati ottenuti, fornendo indicazioni e proposte per l’anno scolastico seguente

 

   

3. RESPONSABILITÀLe responsabilità relative alle attività della presente procedura sono così distribuite:

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’Le azioni previste da questa procedura, basati su giudizi informati e sulla individuazione di priorità, sono: a)………………………………… b)……………………………………. c)……………………………………..

5. INDICATORI DI PROCESSOSono fissati i seguenti indicatori di processo: a)………………………………… b)……………………………………. c)…………………………………….. 

6. RIFERIMENTI Manuale della Qualità, Capitolo ………………. Procedura operativa n°………..…………….……………………..

 7. ARCHIVIAZIONE Il (documento) è archiviato dal RQS per……… anni, fra i documenti dell’archivio …………

8. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONIRQS: Responsabile Qualità Scuola 9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

Norma UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un’organizzazione per il successo durevole…………………………………………Procedure: ……..

«Ci sono molti modi di arrivare, il migliore è partire»

Ennio Flaiano

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Ennio Flaiano