Upload
trinhkhue
View
237
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
INTERMEDIARIO
• Trasmette dichiarazioni da lui prodotte.• Trasmette dichiarazioni affidategli dal contribuente.
• Privacy• Riguarda i dati delle persone fisiche.• Nei soli dichiarativi annuali delle persone fisiche sono presenti dati sensibili.
• È utile ripercorrere l’intero iter dei dichiarativi annuali.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
2
IL CICLO DELLE ATTIVITÀ
• Formazione agli addetti
• Pianificazione del lavoro
• REPERIMENTO DEI DATI
• INPUT
• TRASFORMAZIONE
• STAMPA E CORREZIONE
• VALIDAZIONE
• SPEDIZIONE TELEMATICA
• ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
• RESTITUZIONE
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
3
FORMAZIONE
• Esplicitamente: al Punto 19.6 del Disciplinare Tecnico in Materia di Misure Minime di Sicurezza (Allegato B al Codice Privacy), rivolto a tutti coloro che sono obbligati a redigere il DPS (ora abrogato?).
• Implicitamente: in termini di generale misura di sicurezza (art. 31).
• Conservazione del materiale didattico utilizzato.
• Evidenza dell’apprendimento.
• Evidenza dell’avvenuta formazione.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
4
ELENCO DEI CLIENTI
• Verifiche clienti cessati e clienti acquisiti durante l'anno.
• Verifiche della tipologia di servizi di cui avranno bisogno.
• Aggiornamento e diffusione dell’elenco.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
5
PREDISPOSIZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI
• Declinare luogo e modalità di archiviazione, inclusi I contenuti tipo dei singoli fascicoli.
• Definire I soggetti autorizzati alla consultazione dei documenti.
• Verificare la possibilità di cambiare la logistica del flusso dei fascicoli per evitare facchinaggio e ridurre il tempo dedicato a cercare.
• Definire in maniera palese il flusso dei fascicoli e le aree di stoccaggio secondo lo status della pratica.
• Chiunque deve sempre essere in grado di trovare il fascicolo.
• Adottare modalità di stoccaggio note e comuni sulle varie scrivanie/armadi.
• PREDISPORRE LE BUSTE PER L’ARCHIVIAZIONE SEPARATA DEI DATI SENSIBILI.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
6
ARCHIVIAZIONE CARTACEA
• Definizione delle modalità di profilazione delle cartelle cartacee• Per professionista• Per addetto• Per anno• Per cliente• Per tipo di pratica• Per data di riferimento o di input
• Definizione dei contenuti standard delle cartelle• Definizione delle modalità di archiviazione (es. in alto il documento più
recente)
• Scelta del colore delle cartelle, della tipologia di carpetta, delle indicazioni da porre all’esterno della carpetta NOMI?
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
7
ACCORTEZZE PRIVACY
• Definire (meglio se per iscritto) il luogo dove conservare i fascicoli.
• Idealmente dovrebbe essere un armadio chiuso a chiave, le cui chiavi dovrebbero essere in possesso dei soli addetti abilitati ad occuparsi delle dichiarazioni dei redditi.
• Le scrivanie dovrebbero essere sgombre quando le pratiche non sono lavorate.
• I locali dove vengono elaborate le pratiche non dovrebbero essere aperti al pubblico.
• Il pubblico (clienti) dovrebbe essere accolto in locali separati da quelli destinati alla elaborazione e alla conservazione dei dati.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
8
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
• Password per ingresso nel pc/rete• Password per ingresso nel SW di elaborazione• Password e username per ingresso in entratel del singolo utente• Pincode e chiave privata per generazione chiave asimmetrica
• Antivirus• Firewall• Backup• Istruzioni PER DATI SENSIBILI
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
9
ACCORTEZZE
• Opinione: possibile conservazione in cassaforte separata da parte del titolare del trattamento di copia non visibile delle password.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
10
REVISIONE DEL TESTO E INVIO DELLA CIRCOLARE
• Se possibile evitare il “gentile cliente” sull’indirizzo se inviata per posta.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
11
IL CONTRATTO DI PRESTAZIONE D'OPERA
• Documento scritto e sottoscritto, meglio ancora se inviato per pec.
• Preventivo del costo.
• Antiriciclaggio (se dovuto).
• Privacy (informativa e consenso).
• Impegno a trasmettere la dichiarazione telematica.
• Autorizzazione al cassetto fiscale.
• Autorizzazione all’ F24 telematico.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
12
APPROFONDIMENTO PRIVACY
• Dichiarazioni e bilanci persone giuridiche: contengono in genere solo dati di persone giuridiche e come tali sono escluse dall’applicazione del D.Lgs. 196.
• Dichiarazioni persone fisiche: di regola contengono dati sensibili relativi a preferenze sessuali, stato di salute, credo religioso o politico: sono assoggettate al decreto legislativo.
• ATTENZIONE AD ALCUNI TIPI DI CONTABILITÀ es. quelle dei medici includono dati sensibili dei clienti.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
13
ADEMPIMENTI PRIVACY
• Sì informativa.
• Si consenso.
• No notifica.
• Si autorizzazione (erga omnes).
• Obbligo di misure minime per trattamenti cartacei ed elettronici (sanzione penale).
• Se i dati sensibili sono gestiti elettronicamente scattava l'obbligo del DPS, da aggiornare con data certa entro il 31 marzo (pec) (sanzione penale).
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
14
RACCOLTA DATI
• Modalità di raccolta
– Mera consegna.
– Spedizione.
– Appuntamento a studio.
– Appuntamento da cliente.
– Elaborazione presso il cliente.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
15
SCARICO BOZZE ISTRUZIONI
• Verifica innovazioni normative e di prassi principali
– Impatto organizzativo: revisione delle istruzioni di processo e delle
checklist.
– Verifica di maggiori o minori carichi di lavoro conseguenti.
– Verifica nuove automazioni proposte dalla software house per affrontare
tali novità.
– Impatto tecnico: a quali clienti si applicano le varie novità?
– Fare una pre verifica se possibile.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
16
REPERIMENTO DI EVENTUALI RISORSE AGGIUNTIVE
• Ore straordinarie (solo di nome).
• Ex dipendenti in pensione.
• Docenti scolastici ed altri dipendenti pubblici (permesso del capo istituto).
• Difficile fare ricorso a lavoro interinale o lavoro a tempo determinato in
quanto le scarse risorse tendono ad essere già impegnate dal mese di
settembre in avanti.
• Indottrinamento privacy degli avventizi!!!
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
17
RIESAME PROBLEMI ORGANIZZATIVI ANNI PRECEDENTI
• Verifica delle non conformità degli anni precedenti (proteste, problemi organizzativi, computer bruciati, collaboratori sclerati, ecc.. ).
• Come sono gestite le non conformità all'interno dello studio.
• La cosa che oggi è intollerabile per il cliente è la mancata pianificazione del carico fiscale di un certo rilievo.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
18
LA GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ
• Correzione dell'errore o mitigazione degli effetti.
• Verifica di non propagazione.
• Azione correttiva volta a eliminare le cause.
• Azione di comunicazione e rassicurazione nei confronti della clientela.
• maggiore attenzione nei confronti del cliente vulnerato.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
19
PIANIFICAZIONE DEL LAVORO
• Stabilire una data di partenza.
• Recuperare l’ondata dei lavori precedenti
• Compilare un piano a scadenza campagna, basandosi sui dati statistici medi di durata delle pratiche negli anni precedenti.
• Settimanalmente assegnare i compiti e valutare lo stato avanzamento lavori, riassegnando le priorità.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
20
ISTITUZIONE DEI TABELLONI
• È utile disporre di tabelloni che consentano di verificare a colpo d’occhio lo stato avanzamento per ciascuna tipologia di pratiche.
• Detti tabelloni un tempo cartacei sono stati sostituiti da fogli excel.
• Il problema è rappresentato dall’aggiornamento
• Negli studi dotati di sistemi direzionali sono generati a partire dai dati inputatinel timesheet ed aggiornati in tempo reale.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
21
VERIFICA DISPONIBILITA DEL SOFTWARE
• Problemi di ritardo nella release.
• Problemi di disponibilità parziale.
• Problemi di cancellazioni e modifiche involontarie da release successive.
• Presa d'atto delle nuove funzionalità, videate e ordine di compilazione attraverso corsi di formazione, webinar, manuali di release e manuali di sezione.
• Riaggiornamento delle istruzioni di processo.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
22
RISERVATEZZA NEI COLLOQUI ED ELABORAZIONI
• Accogliere i clienti in un luogo privato a ciò dedicato.
• Non discutere in corridoio dello studio.
• Non utilizzare posti pubblici quali sotto l’ombrellone, al bar, sale d’aspetto, tribunali ecc…
• Non utilizzare per l’elaborazione dei dati viaggi in treno.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
23
STAMPE
• I brogliacci e dichiarativi finali vengono stampati e ricontrollati in base ai documenti di input utilizzati.
• Stampanti dovrebbero essere sufficientemente vicine ai posti di lavoro e in numero e con velocità adeguati al bisogno.
• Luoghi di stoccaggio della documentazione.
• Non lasciare incustoditi i documenti stampati se le stampanti sono poste in aree pubbliche dello studio.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
24
LA REVISIONE DELLA DICHIARAZIONE IN BASE ALLA DISCUSSIONE CON IL CLIENTE
• Il consenso informato: non congruità e non coerenza, società in perdita, società di comodo.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
25
ELABORAZIONE PAGAMENTI
• Definizione del debito di imposta.
• Definizione delle compensazioni.
• Definizione di saldo e acconto.
• Definizione della rateazione.
• Elaborazione degli F24.
• Consegna degli F24.
• Verifica della provvista, ottenimento autorizzazione e Pagamento del F24
telematico.
• Ottenimento di copia degli F24 pagati.
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
26
LA SOTTOSCRIZIONE DELLA DICHIARAZIONE
• La consegna della copia al cliente
LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO
27
AZIONI PROPEDEUTICHE
• Verifica dell'iscrizione a intermediario telematico.
• Scarico dei software aggiornati per la spedizione telematica.
SPEDIZIONE TELEMATICA
29
PREDISPOSIZIONE DELLA TRASMISSIONE TELEMATICA
• Importazione dall'applicativo di studio o gestione dall’interno dell’applicativo stesso.
• Validazione dei file da inviare.
• Prova dell'invio telematico.
• Gestione dei messaggi di errore.
SPEDIZIONE TELEMATICA
30
INVIO TELEMATICO
• Ottenimento e conservazione della ricevuta di avvenuta spedizione telematica.
SPEDIZIONE TELEMATICA
31
ARCHIVIAZIONE
• Norme almeno orali al personale per il trattamento dei dati sensibili in forma cartacea (D.Lgs. 196, allegato B).
• Archiviazione in luoghi non accessibili al pubblico ma soltanto agli addetti ai lavori.
• Conservazione separata dei dati sensibili.
• Presenza di opportuna Profilazione accessi addetti sia ai file cartacei che elettronici con verifica annuale.
• Altre misure minime sicurezza all.B.
• Conservazione e restituzione dei documenti.
SPEDIZIONE TELEMATICA
32
• La trasmissione per posta elettronica e non dei dati sensibili dovrebbe avvenire con particolari cautele, sia in entrata che in uscita.
• Possibile archiviazione elettronica anche sostitutiva.
ARCHIVIAZIONE SPEDIZIONE TELEMATICA
33
I PROVVEDIMENTI DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI PRIVACY E LA LORO RILEVANZA PER GLI INTERMEDIARI
FISCALI
• Scorriamo rapidamente i principali provvedimenti di semplificazione materia di privacy e verifichiamone l’utilità ai fini del trattamento dei dati da parte degli intermediari telematici.
SPEDIZIONE TELEMATICA
34
PROVVEDIMENTO RELATIVO ALL’AMMINISTRATORE DI SISTEMA DELL’AUTORITÀ GARANTE
• Modificato in base al provvedimento del 25 giugno 2009.
• Esclusione dell’obbligo di ADS e di software di tracciamento dei log per trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili, i quali pongono minori rischi per gli interessati e sono stati oggetto di misure di semplificazione (art. 29 d.l. 25 giugno 2008, n. 112, conv., con mod., con l. 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; Provv. Garante 6 novembre 2008).
SPEDIZIONE TELEMATICA
35
PROVVEDIMENTO 27 NOVEMBRE 2008 DELL’AUTORITÀGARANTE
• Definizione delle misure minime semplificate rispetto a quelle proposte nell’allegato B del decreto legislativo 196 2003(riduzione degli adempimenti su password, firewall, antivirus, ecc..).
• Possibilità di redigere un DPS semplificato.
SPEDIZIONE TELEMATICA
36
DECRETO LEGGE 70/2011
• Interpretazione autentica della clausola generale “ordinarie finalitàcontabili” con inserimento nel D.Lgs. 196 dell’articolo 34 comma 1 ter.
• Possibilità di autocertificazione in alcuni casi in luogo del DPS.
SPEDIZIONE TELEMATICA
37
DECRETO LEGGE 201/2011
• Limitazione del campo di applicazione del decreto legislativo 196 ai dati relativi alle sole persone fisiche.
SPEDIZIONE TELEMATICA
38
DECRETO LEGGE “SEMPLIFICAZIONI”
• Abolizione dell’obbligo di presentazione del DPS.
• Occorre attendere la conversione in legge del decreto per avere compiuta contezza dei provvedimenti normativi adottati.– È COMUNQUE OPPORTUNO fare annualmente o quando ci sono
cambiamenti nei sistemi o nell’organizzazione del lavoro una verifica di corretto adempimento.
• Rimane in vigore l’obbligo per i periodi precedenti all’entrata in vigore del decreto legge con conseguenti sanzioni? No favor rei?
SPEDIZIONE TELEMATICA
39