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DébatTout ce que vous

avez toujours voulu savoir sur le procès-verbal

du comité d’entreprise

ApprobationRéunion

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Le PV du CE

Le PV du CE

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Le PV du CE

Rédaction : Nathalie Attia

Mot-Tech16, boulevard Saint-Germain

75005 ParisTél. : 01 45 74 45 85 www.mot-tech.com

ISBN : 978-2-9537074-0-3

Tous droits de représentation, de traduction et d’adaptation réservés pour tous pays.

Imprimé en juin 2010 sur les presses de Logiprint, en Allemagne.

Dépôt légal juin 2010.

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Sommaire

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir

sur le procès-verbal du comité d’entreprise

Préface ............................................................................ 7

Introduction ................................................................... 9

La rédaction du PV ...............................................11

I.1. Qui rédige le PV ? ........................................................................ 13

I.1. Légalement, la rédaction du procès-verbal incombe au secrétaire du CE ............................................................. 13

I.1.2. Le PV peut être rédigé par la direction ............................................... 16

I.1.3. Le procès-verbal peut être rédigé par un autre élu du comité d’entreprise ............................................ 18

I.1.4. La rédaction du procès-verbal peut être confiée à un prestataire extérieur ...................................................... 19

I.1.5. La rédaction du PV peut être confiée à un salarié du CE .................... 21

I.2. Y a-t-il un délai pour rédiger le PV ?............................................22

I.2.1. Le PV peut-il être rédigé pendant la réunion ? ................................... 23

I.2.2. Comment agir si le secrétaire tarde trop à rédiger le PV ? .................. 25

I.3. Comment rédiger le PV ? .............................................................28

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Le PV du CE

I.3.1. A partir d’un enregistrement ou à partir d’une prise de notes ? ........28

I.3.2. Est-il possible de rédiger le PV en deux temps ? ................................. 30

I.3.3. Le secrétaire a-t-il droit à des moyens supplémentaires pour rédiger le PV ? ........................................................................... 30

I.4. Corriger le PV rédigé par le secrétaire, est-ce possible ? ............32

I.4.1. Les élus peuvent-ils apporter des corrections au PV rédigé par le secrétaire ou par le prestataire ? .............................................. 33

I.4.2. La direction peut-elle apporter des corrections au PV rédigé par le secrétaire ou par le prestataire ? ................................... 33

II La présentation du PV .......................................37

II.1. Le PV sur le fond ..........................................................................40

II.1.1. Ce qu’un PV doit mentionner ............................................................ 40

II.1.2. Ce qu’un PV ne doit pas contenir ...................................................... 42

II.2. Le PV sur la forme ........................................................................44

II.2.1. Opter pour un PV synthétique ou pour un compte rendu intégral ? ................................................. 45

II.2.2. Vaut-il mieux rédiger le PV dans un style littéraire ou sous forme de questions/réponses ? .............................................48

II.2.3. Le PV doit-il être signé ? .................................................................... 50

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Sommaire

III L’approbation du PV ......................................... 53

III.1. L’approbation : un préalable obligatoire à la diffusion ..............55

III.2. C’est par l’approbation que le PV acquiert sa valeur juridique .....58

IV La diffusion du PV .............................................61

IV.1. Les diverses modalités de diffusion interne du PV .....................64

IV.1.1. Le PV peut être diffusé par voie d’affichage .......................................64

IV.1.2. Une copie papier du PV peut être distribuée à chaque salarié ...........65

IV.1.3. Le PV peut être mis en ligne sur le site Internet ou le blog du CE .......65

IV.1.4. Le PV peut être diffusé par l’intranet de l’entreprise .......................... 67

IV.1.5. Le PV peut être diffusé par mail ......................................................... 67

IV.2. Le PV peut-il être diffusé à l’extérieur de l’entreprise ? .............70

Postface ......................................................................... 71

Pourquoi ne pas envisager de confier la rédaction de vos PV de CE à Mot-Tech ?

Index ..............................................................................75

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Préface

S ept ans après sa création, Mot-Tech assure chaque mois la rédaction de plus d’une centaine de procès-verbaux de CE, CCE et CHSCT en France. Nos clients proviennent de

tous les secteurs d’activité (privé et public), et vont de la petite en-treprise à la multinationale.Dans le cadre de nos missions, tout comme dans celui de notre prospection commerciale, nous avons pu constater que les règles de droit s’appliquant à la rédaction, l’approbation et l’affichage des procès-verbaux de CE étaient souvent méconnues des élus et des directions d’entreprise, et que cette méconnaissance n’était pas sans conséquences sur le bon fonctionnement de l’instance.Nous avons donc demandé à notre juriste spécialisée en droit du travail de rédiger un ouvrage pratique et exhaustif sur le PV de CE. C’est cet ouvrage que vous avez entre les mains. Il vous permettra de trouver la réponse à toutes les questions que vous vous posez en la matière. Vous pouvez le lire intégralement, ou vous reporter via la table des matières aux problématiques spécifiques concernant votre propre comité.Enfin, nous renvoyons les lecteurs qui seraient intéressés par nos services à la postface, où nous décrivons brièvement notre façon de procéder.

Bonne lecture !L’équipe de Mot-Tech

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IntroductIon

L’article R. 2325-3 du Code du travail dispose qu’après cha-que réunion de CE, le secrétaire doit établir un procès-ver-bal où seront consignées les délibérations du comité d’en-

treprise. Ce procès-verbal doit être communiqué à tous les mem-bres du comité, y compris à l’employeur.Le Code du travail précise également qu’après son adoption, le procès-verbal peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon les modalités précisées par le règle-ment intérieur du CE (article L. 2325-21 du Code du travail).En fait, le Code du travail prévoit très peu de choses sur le PV. Il se contente de dire :

à qui incombe la rédaction du procès-verbal : elle incombe xxau secrétaire du comité d’entreprise ;

qu’un PV doit être établi après chaque réunion de CE, qu’il xxs’agisse de réunions ordinaires ou de réunions extraordinai-res organisées à l’initiative de l’employeur ou de la majorité des élus. Mais elle n’assigne aucun délai au secrétaire pour le rédiger ;

que, dans ce PV, devront être consignées les délibéra-xxtions du comité d’entreprise. Il s’agit bien sûr d’un contenu minimum ;

que pour pouvoir être affiché ou diffusé dans l’entreprise, le xxPV doit être au préalable approuvé par le CE selon les modali-tés prévues par le règlement intérieur du comité.

Le Code du travail est en revanche muet sur la forme que doit re-vêtir ce procès-verbal.Il n’impose rien quant aux modalités d’adoption, se contentant de se référer au règlement intérieur du CE. Ainsi, il laisse le CE li-bre de définir si le PV doit être approuvé à main levée ou à bulletin secret et les règles de majorité à retenir.

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I

La rédactiondu PV

La rédaction du PV

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I. Qui rédige le PV ?Selon la loi, c’est le secrétaire du CE et lui seul qui a pour mis-sion de rédiger le PV du CE. Dans la pratique, ce n’est pas toujours lui qui le rédige. Le comité d’entreprise peut décider de déléguer cette tâche à un autre élu, à la direction, à un salarié embauché par le CE ou à un prestataire de service.

I.1.1. Légalement, la rédaction du procès-verbal incombe au secrétaire du CE

Selon les termes de l’article R. 2325-3 du Code du travail, c’est le secrétaire du CE et lui seul qui doit établir le procès-verbal. Contrairement à ce qui est prévu pour l’ordre du jour, l’employeur n’a pas à intervenir. Cette responsabilité confiée au secrétaire du CE est sans partage.C’est une mission qui lui incombe en vertu de la loi : il ne peut donc pas la refuser.Cette prérogative contribue à faire du secrétaire du CE le véritable représentant du comité vis-à-vis de l’employeur, des salariés et des tiers.Le PV reflète les débats et les décisions prises par le comité tel-les que le secrétaire les a entendues. Ce n’est ni un accord, ni un compromis.En pratique, le secrétaire peut rencontrer des difficultés lors de la rédaction du procès-verbal, liées :

soit à la rédaction elle-même et au style à adopter ;xx

soit au temps à consacrer à la rédaction, qui n’est pas rému-xx

néré en plus du crédit d’heures.C’est pourquoi, si le contrôle de la rédaction du procès-verbal ap-partient toujours au secrétaire, la rédaction matérielle du procès-verbal peut être confiée à une tierce personne.

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Le PV du CE

I.1.1.1. Que faire si le secrétaire est temporairement absent ?

La loi l’affirme : un PV doit être établi après chaque réunion de CE par le secrétaire. On peut donc penser que cette mission lui in-combe qu’il ait été présent ou non à la réunion.Que se passe-t-il alors lorsque le secrétaire est absent pour une cause prévue (congés payés, formation, déplacement, etc.) ou im-prévue (maladie, arrêt consécutif à un accident du travail, empê-chement d’assister à la réunion suite à un problème de transports, etc.) ? Cette hypothèse peut fréquemment se produire car c’est le président du CE qui fixe la date de la réunion.Le PV relatant les discussions et reflétant le climat dans lequel s’est déroulé la réunion, il semble difficile que le secrétaire le ré-dige alors qu’il n’était pas présent à la réunion.Le règlement intérieur du CE peut prévoir la désignation perma-nente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le procès-verbal en l’absence du secrétaire.Mais rappelons que le règlement intérieur du CE est facultatif ; tout comité d’entreprise n’en dispose pas.Si le comité d’entreprise n’a pas élaboré de règlement intérieur ou si le règlement intérieur du CE est muet sur la question, il fau-dra se reporter à la délibération par laquelle le bureau du comité d’entreprise a été désigné et voir si le CE a pris le soin de désigner un secrétaire adjoint et de définir ses attributions en l’absence du secrétaire.Si le CE a prévu la désignation permanente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le PV en l’absence du secrétaire, celui-ci devra rédiger le PV en lieu et place du secrétaire en titre absent.Si le CE n’a pas de secrétaire adjoint, le CE devra désigner, au dé-but de la réunion, par un vote majoritaire, un secrétaire de séance qui établira le procès-verbal. Il sera fait mention de cette désigna-tion au procès-verbal.

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La rédaction du PV

Mieux vaut que le secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres titulaires

Rien ne s’oppose légalement à ce que le secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres suppléants. Mais il vaut mieux qu’un titulaire occupe cette fonction pour plusieurs raisons.Première raison : Il n’y a aura pas de problème de remplacement en cas d’absence du secrétaire, car rappelons-le, un titulaire du CE n’a pas un suppléant attitré. Les règles de suppléance sont prévues par la loi pour ce qui est du cas des titulaires élus sur des listes syndicales. Par analogie, elles s’appliquent au remplacement d’un élu non syndiqué. Il se peut que par ces règles de remplace-ment, un élu suppléant autre que le secrétaire adjoint soit désigné temporairement titulaire pour remplacer le secrétaire absent.Deuxième raison : Le suppléant n’a pas de crédit d’heures. Un titulaire ne peut pas partager ses heures de délégation, ni donner ses heures de délégation à un autre titulaire ou à un suppléant s’il ne peut pas les prendre. Or la rédaction du PV prend du temps. La loi n’octroie pas d’heures de délégation en plus pour rédiger le PV. Si le secrétaire adjoint chargé de rédiger le PV est un suppléant, il n’aura pas d’autre possibilité que de s’en occuper en dehors de son temps de travail, sur son temps personnel. Il se pourrait que le CE ait négocié avec l’employeur du temps supplémentaire pour la rédaction du PV ou qu’un accord d’entreprise attribue du temps en plus pour rédiger le PV, d’où l’intérêt de vérifier ce point dans le règlement intérieur du comité d’entreprise ou de demander aux anciens élus s’il existait une pratique en ce sens.

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Le PV du CE

I.1.1.2. Que faire si le comité d’entreprise n’a pas de secrétaire ?

C’est une situation qui ne devrait pas se produire puisqu’un CE n’est valablement constitué que s’il est composé d’un secrétaire et d’un président, qui est normalement le chef d’entreprise ou son représentant.Mais il se peut qu’aucun élu titulaire ne souhaite occuper la fonction de secrétaire, parce que la situation est devenue très conflictuelle avec la direction, parce qu’aucun élu titulaire ne souhaite se pré-senter suite à la démission du précédent secrétaire ou que les élus n’arrivent pas à départager plusieurs candidats à la fonction, etc.C’est un fait, mieux vaut ne pas se retrouver dans une telle situa-tion car elle est nuisible au fonctionnement du comité tout entier. On doit quand même l’envisager. Comme il est impossible que le CE fonctionne sans secrétaire, il faut obligatoirement désigner un secrétaire de séance, par un vote majoritaire, en début de réunion. C’est lui qui établira le procès-verbal et il sera fait mention de cet-te désignation temporaire dans le PV.

I.1.2. Le PV peut être rédigé par la directionDans certains comités d’entreprise, ce n’est pas le secrétaire qui rédige le PV, mais la direction.Il ne peut en être ainsi que si le comité d’entreprise y trouve son compte, c’est-à-dire s’il est demandeur pour fonctionner ainsi. Certains secrétaires de CE préfèrent se décharger de cette mission sur la direction, parce qu’ils n’aiment pas rédiger, parce que rédi-ger les PV leur prend trop de temps et qu’ils ne voient pas d’obsta-cle à déléguer cette tâche à la direction.Ce n’est pas le secrétaire du CE, mais bien le comité dans son en-semble, qui doit décider de sous-traiter la rédaction du PV à la di-rection. Il faut, pour ce faire, que le secrétaire du CE inscrive la question de la rédaction du PV par la direction à l’ordre du jour d’une réunion de CE, puis que cette question soit mise au vote. Dans ce cas, seuls les titulaires pourront prendre part au vote, les suppléants ne voteront que s’ils remplacent un titulaire absent.

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La rédaction du PV

Les représentants syndicaux ne votent pas.En tout état de cause, il faut que la direction soit d’accord pour procéder ainsi. Même si la majorité des élus souhaitent déléguer la rédaction des PV à une secrétaire de direction, le CE doit obte-nir l’assentiment de la direction.Si aucune majorité ne se dégage en faveur de la sous-traitance du PV à la direction de l’entreprise, il faudra trouver une autre solu-tion. Dans cette attente, le secrétaire n’aura pas d’autre choix que de rédiger le PV ou de démissionner de son poste de secrétaire s’il ne veut pas assumer cette mission.En aucun cas le président du CE ne peut revendiquer la rédaction du PV.Lorsque la direction rédige le PV, ce n’est pas le chef d’entrepri-se ou la DRH qui s’en charge. Généralement, la direction met à la disposition du comité un employé administratif qui assiste aux réunions de CE, prend des notes puis rédige le PV. Il peut s’agir d’une secrétaire de direction, d’une sténodactylographe ou d’une sténotypiste.Cette employée n’assiste pas forcément à la réunion. Les élus ou l’employeur peuvent aussi enregistrer les débats et lui fournir l’enregistrement pour qu’elle réalise alors le PV sur cette base. Cette employée se trouve, pour la durée de sa mission, sous l’auto-rité du secrétaire du CE.Cette mise à disposition est parfois réalisée à titre gracieux, même s’il n’y a pas légalement de raison pour que l’employeur en sup-porte le coût, puisque la loi met la rédaction du PV à la charge du seul secrétaire et qu’elle attribue au CE un budget équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute pour qu’il puisse faire face à ses dépenses de fonctionnement.Aussi, la direction peut-elle refacturer au CE le coût du personnel mis temporairement à disposition du CE :

soit le président et le CE s’entendent pour que l’entreprise xximpute directement sur le budget de fonctionnement du comi-té le coût du personnel mis à disposition. Employeur et comité doivent alors évaluer le temps que consacre cette personne à

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Le PV du CE

cette tâche et évaluer le coût de cette prestation. En aucun cas l’employeur ne peut unilatéralement déduire un certain mon-tant du budget de fonctionnement ;

soit l’employeur adresse une facture chaque mois au co-xxmité sur la base d’une somme convenue entre le comité et la direction.

Remarque : il n’est pas forcément opportun de déléguer la ré-daction des PV à la direction. Le PV doit être le reflet des discus-sions tenues en séance. C’est la seule trace qui reste de la réu-nion du CE. Il n’est donc pas de votre intérêt qu’il soit neutre. Il faut au contraire qu’il démontre comment vous avez défendu les intérêts des salariés, quitte à ce que vous vous soyez mis en por-te-à-faux avec la direction. Et çà, la direction ne le fera pas à vo-tre place ! Mieux vaut donc le cas échéant déléguer la prestation à une société spécialisée à qui vous direz ce que vous attendez d’elle, ce qui vous permettra de maîtriser la teneur du texte.

La direction ne peut pas ne pas laisser le choix au CE et s’imposer dans la rédaction des PV. Il en va ainsi même si certains élus sont d’accord, même si le PV établi par la direction est émargé par cer-tains membres du comité d’entreprise et même si c’était l’usage auparavant parce que vos prédécesseurs pratiquaient ainsi. Une telle pratique constitue sur le plan pénal un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise, délit puni d’une peine d’amende et/ou d’emprisonnement.

I.1.3. Le procès-verbal peut être rédigé par un autre élu du comité d’entrepriseParce que le secrétaire n’aime pas rédiger ou qu’il a beaucoup d’autres choses à faire en tant qu’élu, la rédaction du PV peut être confiée à un autre membre du CE, soit ponctuellement, soit systématiquement.Bien souvent, c’est le secrétaire adjoint, s’il y en a un, qui s’en charge.Dans ce cas, il faut penser à intégrer dans le règlement intérieur

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La rédaction du PV

les modalités d’établissement du PV afin que la question soit réglée une fois pour toutes. Ce point devra être mis au vote lors d’une réunion et les élus trancheront à la majorité. L’employeur pourra également prendre part au vote, car il s’agit d’une mesure d’administration interne du comité, mais sa voix comptera aussi pour une.Quoiqu’il en soit, le secrétaire devra rester bien vigilant s’il délè-gue cette mission. C’est lui qui a été désigné par les autres mem-bres du CE comme secrétaire. C’est lui qui a la responsabilité d’établir le PV, d’en contrôler la rédaction. C’est lui qui, au final, doit juger ce qu’il est utile de faire figurer au PV et comment cela doit y figurer ; il ne doit pas le perdre de vue s’il ne veut pas que cette délégation se retourne contre lui.

I.1.4. La rédaction du procès-verbal peut être confiée à un prestataire extérieurLe CE peut décider de décharger le secrétaire de la rédaction des PV et confier cette tâche à un organisme extérieur spécialisé.Cette décision est soumise à l’accord de la majorité des élus du CE.Là encore, seuls les élus titulaires prennent part au vote.Les suppléants ne votent que s’ils remplacent un titulaire absent. Ils bénéficient alors d’une totale liberté dans leur vote et ne sont pas obligés d’accepter les consignes de vote du titulaire qu’ils remplacent.Les représentants syndicaux ne votent pas, mais cela ne les empê-che pas de donner librement leur point de vue sur la question.Personne n’a voix prépondérante : ni le secrétaire du CE, ni les autres membres du bureau du CE. Il n’y a pas de coefficient de pondération.Le président ne peut pas, selon nous, prendre part au vote, car il s’agit d’un vote sur l’utilisation par le CE de son budget de fonc-tionnement. L’employeur n’a ni son mot à dire sur le recours à une société prestataire, ni sur le choix de cet organisme, ni sur le coût de cette prestation, ni sur la teneur du contrat passé.

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Le PV du CE

Les frais correspondants doivent alors être imputés sur le budget de fonctionnement du comité.Avant de signer un contrat avec une entreprise prestataire, le CE devra être attentif à un certain nombre de points :

quels sont les xx gages financiers de cette société ?comment sont recrutés les rédacteurs ? quelles compéten-xx

ces ont-ils ?quelle est la durée d’engagement du CE ? le contrat sera-t-il xx

renouvelé par tacite reconduction ?le CE peut-il faire un premier essai avant de s’engager xx

définitivement ?les rédacteurs sont-ils soumis à une xx clause de

confidentialité ?quelle est la méthode de facturation pratiquée par la société xx

(facturation à l’heure, à la minute) ?le xx déplacement des rédacteurs est-il facturé en plus ?quels sont les xx délais de rédaction des PV ?comment sera présenté le PV ? Sous forme de résumé ou re-xx

prenant l’intégralité des débats ?le CE aura-t-il toujours le même interlocuteur ?xx

Bien souvent, les sociétés prestataires proposent plusieurs for-mules au CE. Soit un rédacteur rédige le PV sur la base d’un en-registrement fourni par le CE, soit un rédacteur se déplace pour assister à la réunion puis rédige ensuite le PV sur la base des notes qu’il a prises ou enregistrées.Il faut savoir que la direction ne peut s’opposer ni à l’enregistrement des débats dès lors que la décision d’enregistrement est prise à la ma-jorité des membres présents, ni à la présence d’un rédacteur, dès lors qu’il a une tâche purement matérielle et qu’il ne participe pas aux dé-bats (Cassation criminelle, 30 octobre 1990, n° 87-83.665).(Sur la question de l’enregistrement des débats voir p. 28.)Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer.Ainsi l’accord du président du CE n’est pas nécessaire. Si une ma-

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La rédaction du PV

jorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats, ils se-ront enregistrés même si ce n’était pas le souhait de l’employeur, qui devra se soumettre à la loi de la majorité.L’accord de l’employeur n’est pas non plus nécessaire lorsque le CE souhaite faire venir une personne étrangère au comité qui sera chargée de prendre des notes et d’aider le secrétaire à rédiger le procès-verbal de réunion (Cassation sociale, 7 janvier 1998, n° 85-16.849).

Notre conseil : si vous avez décidé de confier la rédaction du PV à une société prestataire, le coût sera d’autant plus important pour le CE que les réunions sont nombreuses et durent long-temps. Essayez de négocier avec l’employeur qu’il prenne en charge une partie du coût, notamment lorsqu’il est à l’initiative de la tenue de réunions extraordinaires. Il n’y est néanmoins pas légalement tenu.

I.1.5. La rédaction du PV peut être confiée à un salarié du CELe comité d’entreprise peut embaucher un salarié notamment pour rédiger les PV de réunion. Ce salarié peut être engagé à temps plein ou à temps partiel, à durée indéterminée ou à durée déter-minée pour répondre à un besoin ponctuel.Dans ce cas, le CE devient employeur et doit se comporter comme tel vis-à-vis des organismes sociaux.Il doit remplir une déclaration préalable à l’embauche et payer des cotisations de sécurité sociale.Si ce salarié n’est embauché que pour rédiger les PV, son salaire devra être imputé sur le budget de fonctionnement du CE.Si, en plus de rédiger les PV, ce salarié se consacre à la gestion des activités sociales et culturelles, il faudra évaluer le temps qu’il consacre à ces tâches respectives et ventiler les dépenses liées à son salaire sur le budget de fonctionnement et sur le budget des activités sociales et culturelles en fonction du temps occupé à cha-que activité. Il ne faut pas oublier, en effet, qu’il est impossible de

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Le PV du CE

régler une dépense liée au fonctionnement du CE sur le budget des activités sociales et culturelles et que, réciproquement, il est im-possible d’imputer sur le budget de fonctionnement une dépense qui se rapporte aux activités sociales et culturelles du CE.

Remarque : si vous embauchez un salarié pour vous aider à ré-diger les PV, pensez à prévoir dans son contrat de travail une clause de confidentialité par laquelle il s’engage à ne jamais di-vulguer, auprès des salariés ou à l’extérieur de l’entreprise, les informations dont il pourra avoir connaissance du fait de sa participation aux réunions du comité d’entreprise.

1.2. Y a-t-il un délai pour rédiger le PV ?Légalement, le secrétaire du CE n’a pas de délai imparti pour ré-diger le procès-verbal. Dans la pratique, il le rédige entre deux réunions plénières, mais il n’y est pas obligé. Il se peut toutefois que le règlement intérieur du CE assigne au secrétaire un délai maximum pour rédiger le PV.Il est toutefois conseillé de ne pas trop tarder :

d’une part parce qu’il sera plus facile au secrétaire de rédi-xxger le PV alors qu’il a encore les éléments abordés en réunion fraîchement en tête ;

d’autre part parce que le PV est l’outil de communication du xxCE par excellence, le lien entre le CE et les salariés. Or le PV ne peut être affiché ou distribué aux salariés qu’une fois qu’il a été approuvé par le comité réuni dans son ensemble. Pour rappel, le CE se réunit tous les mois dans les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 150 salariés ou si l’employeur a mis en place une délégation unique du personnel dans les en-treprises de moins de 200 salariés ; la périodicité des réunions est fixée à deux mois si l’effectif de l’entreprise est inférieur à 150 salariés.

Mais dans l’absolu, rien n’oblige le secrétaire du CE à rédiger les PV d’un mois sur l’autre.

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Postface

Pourquoi ne pas envisager de confier la rédaction

de vos PV de CE à Mot-Tech ?

Par bien des aspects, les procès-verbaux des réunions de votre CE constituent donc la colonne vertébrale (l’archi-ve principale) de l’histoire sociale de votre entreprise. Y

transparaissent non seulement un vocabulaire spécifique, des méthodes de travail et d’organisation propres, mais aussi ce qui en fonde la raison d’être : un véritable esprit d’entreprise, à savoir les motivations d’un groupe d’individus tendant vers le même objectif final (vendre un bien ou un service, rendre un ser-vice public), et amenés pour cela à coopérer, mais aussi à s’af-fronter – membres et responsables d’une construction sociale où se conjuguent et se concurrencent, comme au sein d’un foyer ou d’une nation, intérêts individuels et intérêt général.Le procès-verbal est aussi crucial, bien sûr, en cela qu’il consti-tue une preuve de droit, dont on peut se prévaloir auprès d’un tribunal.

Le cœur du métier de rédacteur de réunions : savoir « traduire » le langage oral en langage écritPlus prosaïquement, faire des réunions de CE (ou de CCE, CHSCT, etc.) un compte rendu complet et d’un haut degré de formalisme permet à la fois de parfaitement rendre compte des présentations effectuées en séance, mais aussi de refléter les interrogations des différents participants et les réponses qui y sont apportées (ou non, d’ailleurs).

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Le PV du CE

Quiconque a eu l’occasion de retranscrire l’enregistrement d’une discussion, d’une table ronde ou d’un colloque sait cependant à quel point le langage oral, à de très rares exceptions près, est un objet extrêmement flou, dont l’auditeur perçoit le sens bien davantage dans l’intention globale qui y est exprimée que dans la logique exacte de l’enchaînement des mots, des phrases et des paragraphes. Quasiment toute parole doit être remodelée pour être tout à fait compréhensible une fois mise par écrit.Pour faire simple, l’apostrophe suivante, relevant d’une retrans-cription mot à mot :

« Ah mais mon cher monsieur c’est pas comme ça que ça va se passer, nous à la direction on a toujours été clairs là-dessus. On avait dit jamais d’heures sup’ majorées, ben on fait ce qu’on dit : pas d’heures sup’ majorées et c’est comme ça, désolé ! »

sera par exemple retranscrite de la sorte dans un procès-verbal rédigé par un professionnel de l’écriture :

« Cher Monsieur, la Direction a toujours été claire sur le fait que les heures supplémentaires ne seraient pas majorées ; elle s’est simplement tenue à cette règle, et continuera à s’y tenir. »

Cette réécriture de fond, véritable travail de « traduction » du langage oral en langage écrit, est le cœur de notre métier. Nos rédacteurs sont pour ainsi dire des « routards » de l’écriture, qu’ils viennent de l’Ecole Normale Supérieure, de Sciences Po., de troisièmes cycles universitaires (littérature, philosophie…), ou d’autres cursus tout aussi formateurs en la matière et leur per-mettant de saisir extrêmement rapidement tout contexte et tout enjeu d’une discussion, quel qu’en soit le champ. L’écrit n’est pas seulement pour eux un métier, mais aussi, nécessairement, un plaisir – celui de comprendre, de transmettre, de clarifier, de simplifier, d’ordonner et de synthétiser. Nos rédacteurs sont très expérimentés dans le domaine social, et les présentations de comptes et de plans de réorganisation, les étapes du bilan social et le plan de formation, les procédures d’élection et le formalisme parfois lyrique des déclarations syndicales, parmi bien d’autres sujets qui vous sont familiers, n’ont plus de secrets pour eux.

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L’art de la synthèse : un document au format sur mesureLa capacité à synthétiser un discours est de fait la deuxième principale qualité de nos rédacteurs. Selon le souhait de chaque client, ils sont capables de rendre compte d’exposés et de discussions dans un docu-ment compris entre 1 et 20 pages par heure de réunion (nos pages font par convention 400 mots, soit une page Word standard bien remplie).Certains de nos clients ont en effet besoin de disposer de comptes rendus reflétant l’intégralité des propos tenus par les intervenants (les grandes entreprises sont logiquement beaucoup plus procéduriè-res que les petites) ; d’autres ont besoin d’un document sans aucune fioriture, dont la lecture brève et aisée permettra d’informer rapide-ment et directement un maximum de salariés ; d’autres encore sou-haitent une synthèse plus détaillée. Nous proposons de la rédaction sur mesure, et sommes capables de vérifier avec nos clients que les « formats » qu’ils ont respectivement adoptés sont optimums dans le cadre de l’usage qu’ils en font ou souhaitent en faire.

La rédaction par une tierce partie : un gage de neutralité et de clarté du PVLa rédaction du procès-verbal par une tierce partie, neutre, auto-rise en outre une mise en perspective des débats : le rédacteur re-transcrit ce qui est vraiment exprimé, et non divers sous-entendus que ne peuvent manquer d’avoir en tête les orateurs en fonction de leur place dans le débat. Il ne peut non plus alors être reproché au secrétaire de l’instance, responsable légal de la rédaction du comp-te rendu, ou à une secrétaire administrative à laquelle cette tâche aurait été confiée, d’avoir mal interprété ou d’avoir délibérément orienté certains propos.

Nous confier la rédaction de vos PV : un gain de temps considérableNous confier la rédaction de vos procès-verbaux d’instance est en-fin, et ce n’est pas le moindre argument, un gain de temps consi-

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Le PV du CE

dérable pour la personne habituellement en charge de ce travail. Rédiger un compte rendu prend de fait de nombreuses heures, et souvent jusqu’à plusieurs jours.

Fluidifier les relations sociales dans votre entreprisePour toutes ces raisons, notre service de rédaction des procès-ver-baux d’IRP constitue un facteur de fluidification non seulement des relations entre les élus et la Direction, mais aussi de la communica-tion entre élus et de celle auprès des salariés.

Nous assistons à vos réunions ou rédigeons vos comptes rendus à partir de simples enregistrements audioNos rédacteurs peuvent assister à vos réunions. Ils prendront alors les débats en notes, tout en procédant à un enregistrement si cette pratique est autorisée. Vous recevrez votre procès-verbal finalisé dans un délai compris entre 5 et 10 jours ouvrés après la réunion, en fonction de vos besoins.Nos rédacteurs peuvent également rédiger vos procès-verbaux sur la base des enregistrements que vous aurez vous-même effec-tués et que vous nous aurez transmis par voie postale ou via une page internet mise à votre disposition et protégée par un code sé-curisé. Votre compte client vous permettra également d’accéder aux enregistrements que, le cas échéant, nous aurons faits de vos réunions.

Demande d’informationPour toute information ou établissement de devis, merci de bien vouloir contacter notre service commercial au 01 45 74 45 85, nous envoyer un message à planning@mot-tech.com, ou encore vous rendre sur notre site internet :

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75

A

Absent 14Abstentions 43Accès 68Accord 21, 29, 67Accord de l’employeur 21Accord du président du CE 21, 29Additif 59Adoption 57, 60Affichage 47, 65, 66Afficher une communication 36Ajouts 33Allégation diffamatoire 44Altercations 51Amiable 34Approbation 32, 42, 58, 59Approuvé 32, 59Archivage 67Archiver les PV 61Archives du CE 50Autorisation de l’employeur 65, 67Autre élu du comité d’entreprise 18Avis 41, 47

B

Blog 68Brouillon de PV 27Budget 20Budget de fonctionnement 17, 20, 21

C

Câble usb 28Choix de cet organisme 19Circonstances exceptionnelles 31Clause 22Clause de confidentialité 20, 22Collaborateurs de l’employeur 59Communication 36Communiquées par la direction au CE 42Communiqués 30Compte rendu 36Compte rendu intégral 48, 49Conditions de travail 43

Confidentielles 29, 46Consultation 41Contrat 19Contreseing 65Contrôle URSSAF 61, 72Co-rédiger 35, 52Correctif 35Corrections 32, 59Co-signature 35, 52Cotisations 21Courrier 32Courrier électronique 69Coût 19Crédit d’heures 30, 31

D

Date et lieu de la séance 42Débats 20, 42, 47Décisions 41Déclaration préalable à l’embauche 21Délai 20, 22Délibération 14, 34, 47Délit d’entrave 18, 24, 27, 66Dépassement de son crédit d’heures 31Déplacement des rédacteurs 20Désaccord sur le contenu du procès-verbal 35Diffamatoire 33, 44Différend 34Diffusion 32, 47, 65, 72Direction 16Document 44Double signature 52Doutes émis par les élus au cours de la réunion 45

E

Élu-rédacteur 28Élus 33Élus titulaires 19Employé administratif 17Employeur 21, 35, 59

Engagements pris par l’employeur 60Engagement unilatéral de l’employeur 60Enregistrement 17, 20, 28Ergonomie de l’interface 68Erreurs matérielles 59Espace sécurisé 68Exiger le retrait 66Experts du CE 72Extérieures à l’entreprise 72Extraordinaires 21

F

Facturation à l’heure, à la minute 20Flashs d’information 30Fonctionnement 20Frais liés à la diffusion du PV 65

G

Gages financiers 20

H

Hébergeur de blogs 68Heures de début et de fin de séance 42Heures de délégation 30Huissier de justice 27

I

Inexactitude 44Informations 29, 41, 42Informations confidentielles 44, 46Informations obligatoires 41Injurieux 33Inspecteur du travail 72Interdire la diffusion 66Intérêts 18, 45, 52Intérimaires 71Intimidation 51Irrégularité 34

J

Jugements des tribunaux 60Juridictions pénales 61

Index

76

Le PV du CE

K

Kiosque du CE 69

L

Lieu 42L’intranet de l’entreprise 30Local aménagé 31Logo 67

M

Magnétophone 28Majorité des membres présents 20, 57Mandater un tiers 27Marque de l’entreprise 67Matériel 31Médecin du travail 72Membres suppléants 15Messagerie électronique 32, 69Minutes de la séance 48Mise à disposition 17, 71Modalités d’adoption du PV 57Modalités de l’utilisation de l’intranet 69Modifications 32, 33Modifications orthographiques 59Modifier le contenu du procès-verbal 35Mot de passe 69

N

Neutre 18, 45Noms des présents 42

O

Obligation de discrétion 44Obligatoire 33Observations 59Ordre du jour 16, 29, 41Organisme extérieur spécialisé 19

P

Panachage résumé/compte rendu intégral 49Panneaux d’affichage 30, 36, 47, 66Panneaux de la direction 36Personnel mis temporairement à disposition du CE 17Personnes excusées 42Présents 42Président 19, 21Prestataire extérieur 19Preuve du contraire 34

Procès-verbal 33Procès-verbal officiel 48Produit en justice 60Projet de procès-verbal 33, 59Propos injurieux 33, 44Propositions de rectifications 59PV de la direction 36PV non adopté 57

Q

Questions 45Questions diverses 41Questions/réponses 50

R

Reconduction 20Rectifications 59Rédacteurs 20Rédaction 13, 25Rédaction matérielle 13Réécriture 49Refacturer 17Refuse de répondre aux questions posées 50Règlement intérieur du CE 14, 18, 26, 29, 52, 65Remarques des élus 33Remise papier 67Remplacement du secrétaire 48Renseignements 35, 44, 61Renseignements d’ordre privé 35Représentants syndicaux 19Réservé aux salariés 68Résolutions 47Résumé 47, 49Résumé des délibérations 47Retard 25, 26Retraits 33Retranscription intégrale 67Retranscription mot à mot 49Réunion 36Réunion d’information 36Réunions extraordinaires 21, 31Réunion suivante 42Revendiquer un droit 60Révocation 25, 34Révocation anticipée 26Révocation du secrétaire 25Risque de pression 35

S

Saisie en temps réel 23Salarié du CE 21

Salariés 18, 71Salariés itinérants 67Salariés sous cdd 70Séance 42, 51Secrétaire 14, 48Secrétaire adjoint 14, 18Secrétaire de direction 17Secrétaire de séance 14, 16Sécurité sociale 21Se substituer au secrétaire 27Sigles 50Signature 52Silence 33Site internet 67Site internet du CE 30Société spécialisée 18Sous-traiter la rédaction 16Sténodactylographe 17Sténotypiste 17Style littéraire 50Subvention de fonctionnement 65Suggestions de l’employeur 33Suppléants 19Surcroît d’activité 31Suspensions de séance 43, 51Synthèse des débats 47

T

Tacite reconduction 20Témoignage 57Tentatives d’intimidation 51Tiers 27Titulaires 19Transmis après la réunion 44Tribunal de grande instance 27, 34, 68Tribunaux 72

U

Unanimité 43Usage d’entreprise 29, 31

V

Valeur contractuelle 60Valeur juridique 60Valeur probante 57Voix consultative 59Voix délibérative 59Voix prépondérante 19, 58Votants 43Vote 29, 42, 43