ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

L A P O R A N

Disusun oleh :

Lela Mariati Bangun

NIM : 120709019

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

PRAKATASegala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik. Laporan ini

berjudul ”Analisis dan Perancangan Sistem Pada Perpustakaan Universitas Methodist

Indonesia” merupakan salah satu persyaratan yang harus dikerjakan sebelum mengikuti

Ujian Akhir Semester.

Penyusunan laporan ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari berbagai pihak yang

telah membantu penulis. Untuk itu, pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati,

penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada :

a. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum selaku dosen yang telah memberikan

bimbingan kepada penulis lewat proses belajar dan mengajar

b. Kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun laporan ini

terkhusus kepada setiap penulis buku/jurnal yang telah menjadi bahan referensi

yang memberikan pemahaman kepada penulis berkaitan dengan topik yang akan

penulis teliti.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan

mengingat pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh penulis. Namun penulis

berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, Juni 2015

Penulis

ii

DAFTAR ISIPRAKATA…………………………………………………………………………….... ii

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………. iii

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………….. 1

1.1 Latar Belakang Masalah………………………………………….…. 1

1.2 Permasalahan...........……………………………………………..…. 2

1.3 Tujuan ......................................…………………..…………………. 3

BAB II KAJIAN TEORITIS...........………..……………………………………. 4

2.1 Sistem Informasi.................................................................................. 4

2.2 Komponen Sistem Informasi............................................................... 4

2.3 Pelaku Sistem Informasi...................................................................... 5

BAB III METODE PENGEMBANGAN SISTEM................................................. 8

3.1 Metode Waterfall................................................................................ 8

BAB IV ANALISIS SISTEM PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA....................................................................... 10

4.1 Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia................................... 10

4.2 Analisis sistem berjalan...................................................................... 11

4.3 Sistem yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan............................ 12

4.4 Analisis kebutuhan sistem.................................................................. 13

BAB V HASIL RANCANGAN SISTEM................................................................ 14

5.1 Sistem Sirkulasi.................................................................................... 14

5.1.1 Keanggotaan................................................................................ 14

5.1.2 Peminjaman................................................................................. 17

5.1.3 Pengembalian.............................................................................. 18

5.1.4 Perpanjangan.............................................................................. 19

5.2 Katalog Online...................................................................................... 20

DAFTAR REFERENSI....................................................................................................... 23

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah

Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu hal yang harus dimiliki

oleh setiap lembaga pendidikan termasuk Perguruan Tinggi. Perpustakaan merupakan suatu

lembaga yang menghimpun dan menyimpan berbagai macam koleksi yang tujuannya adalah

untuk menunjang kegiatan akademik di Lembaga pendidikan yang menaunginya.

Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap kemajuan

organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem informasi yang baik

dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif

sehingga mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain. Penggunaan teknologi

informasi dalam lingkup perpustakaan pada Universitas Methodist Indonesia tidak hanya

sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,

kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan

menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan

informasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan - kemudahan dalam melakukan

semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya proses pendaftaran anggota baru,

peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pencarian koleksi pada rak di perpustakaan.

Berdasarkan hasil pengamatan awal yang penulis lakukan di Perpustakaan

Universitas Methodist Indonesia, sistem yang digunakan oleh perpustakaan ini sudah

terkomputerisasi yaitu menggunakan aplikasi New Spektra. Aplikasi ini merupakan aplikasi

yang diciptakan oleh Perpustakaan Universitas Kristen Petra sehingga nama aplikasi ini

merupakan singkatan dari Sistem Perpustakaan Universitas Kristen Petra atau disingkat

dengan SPEKTRA. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang diberikan gratis oleh Perpustakaan

UK Petra kepada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia karena adanya jalinan kerja

sama yang sudah dilakukan sebelumnya. Pada awalnya aplikasi ini diciptakan oleh

Perpustakaan UK Petra karena adanya perluasan gedung dan penambahan koleksi sehingga

dibutuhkan suatu sistem yang dapat memudahkan pengguna perpustakaan dalam

memanfaatkan koleksi dengan efektif dan efesien.

Dalam aplikasi New Spektra ada beberapa kegiatan yang dapat dikerjakan oleh

pustakawan seperti mengentri katalog, membuat surat kepada penerbit/agen, membuat label

buku, membuat kartu katalog, membuat laporan koleksi, membuat logo perpustakaan,

menyediakan fitur untuk memberi saran kepada pustakawan. Dari beberapa kegiatan tersebut, 1

terdapat beberapa kelemahan yang dimiliki oleh sistem ini yaitu katalog hanya dapat diakses

di lingkungan perpustakaan (internal), data yang tersimpan tidak dapat dicetak (print).

Berdasarkan pada permasalahan di atas, maka pada tugas ini akan dibuat sistem

Informasi Perpustakaan berbasis web pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia ,

yang dapat memberikan kemudahan terhadap pengguna dan membuat fitur - fitur untuk

memenuhi kebutuhan pustakawan. Dengan adanya aplikasi perpustakaan terkomputerisasi,

diharapkan dapat menambah nilai guna terhadap perpustakaan di Universitas Methodist

Indonesia.

1.2 Permasalahan

a. Identifikasi Masalah

o Pencarian informasi tentang bahan pustaka tidak efesien

o Dalam melakukan pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan buku

masih secara manual, sehingga pelayanannya memakan waktu kurang lebih 5 menit

untuk setiap peminjam.

o Tidak semua mahasiswa dapat meminjam

b. Penyebab Masalah

o OPAC hanya dapat digunakan dalam lingkungan perpustakaan (internal)

o Sistem yang digunakan harus memasukkan data anggota, data buku dengan cara

diketik sehingga memakan waktu yang cukup lama dan pencatatan tanggal kembali

yang masih dilakukan secara manual

o Sistem pendaftaran anggota masih manual

Analisis PIECES Sistem Lama

Performance Jumlah beban kerja lebih besar

Pelayanan peminjaman dan pengembalian

membutuhkan waktu yang lama

Information Pencarian informasi tentang koleksi

perpustakaan terbatas pada suatu tempat saja

Informasi yang ditampikan kurang lengkap

Economic Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

untuk peminjaman/pengembalian buku terlalu

boros

2

Control Terjadi kesamaan data, karena sistem klasifikasi

dan sistem pengatalogan dilakukan pada tempat

yang berbeda padahal dengan koleksi yang sama

Efficiency Sumber daya yang dipakai lebih banyak

Service Anggota harus mengantri ketika ingin

meminjam atau mengembalikan buku karena

anggota harus mencatat di dalam buku

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dirancangnya sistem yang berbasis komputer dan web pada

Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia adalah meningkatkan keefektifan dan

keefesienan dalam pencarian dan penggunaan informasi di perpustakaan tersebut.

BAB II3

KAJIAN TEORITIS

2.1 Sistem Informasi

Kata “Sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki

keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat

didefinisikan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang

terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi.” (Ladjamudin, 2005:13).

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi.

Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi

yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang

menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi

dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut tidak hanya mengolah

data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang

mampu menambah nilai kompetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi

harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan

tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi

yang tepat bagi pengguna.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock).

Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai

satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu :

1. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.

2. Blok Model (Model Block) 4

Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan

mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi

yang berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technologi Block)

Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input,

menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat

dalam Blok Teknologi adalah sebagai berikut :

Perangkat Keras (Hardware)

Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat

dijamah yang menyediakan dukungan fisik untuk komponen-komponen sistem

informasi.

Perangkat Lunak (Software)

Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan

menginstruksikannya untuk melakukan pengolahan data.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-

sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk

digunakan kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data

disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya,

data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data

dapat dengan mudah dan terkontrol.

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal

yang dapat merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu

sendiri, kecurangan-kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya.

2.3 Pelaku Sistem Informasi

1. Pemakai

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen

5

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas

menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam

pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi

perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen

biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang,

misalnya : “ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus

dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w,

dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem

tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya

pemeriksa.Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran

standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana

sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi

kemungkinan-kemungkinan lain.

- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain

pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang

mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari

programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan

terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika

penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak

berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur

tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian

6

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat

keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak

diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus

untuk menjalankan sistem.

7

BAB III

METODE PENGEMBANGAN SISTEM

3.1 Metode pengembangan sisstem yang digunakan

a. Waterfall

1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Informasi

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai

dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak

dengan memeperhatiakn hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses menganalisis dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain

informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan-

kebutuhan tersebut didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

3. Desain

Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak

yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi, interface, dan detail (algoritma) prosedural.

4. Pengkodeaan (Coding)

Pengkodean merupakan prses menerjemahkan desain ke dalam suatu bahasa yang bisa

dimengerti oleh komputer.

5. Pengujian

Proses pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah

diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan

bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan

6. Pemeliharaan

Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami

perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak

harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena

pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.

Keuntungan Waterfall

Kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik. Ini dikarenakan oleh pelaksanaannya

secara bertahap. Sehingga tidak terfokus pada tahapan tertentu.

8

Dokumen pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap fase harus

terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya. Jadi  setiap fase

atau tahapan akan mempunyai dokumen tertentu.

Kelemahan Waterfall

Diperlukan majemen yang baik, karena proses pengembangan tidak dapat dilakukan

secara berulang sebelum terjadinya suatu produk.

Kesalahan kecil akan menjadi masalah besar jika tidak diketahui sejak awal

pengembangan.

Pelanggan sulit menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga tidak dapat

mengakomodasi ketidakpastian pada saat awal pengembangan.

9

BAB IV

ANALISIS SISTEM PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

4.1 Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia

Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia berdiri pada tanggal 19 september

1975 bersamaan dengan berdirinya Universitas Methodist Indonesia ini. Universitas ini

berada di bawah pengelolaan Yayasan Pendidikan Gereja Methodist Indonesia. Perpustakaan

dengan luas 138 meter kuadrat ini dikelola oleh 3 orang staff, dan diantaranya hanya terdapat

1 orang saja yang benar-benar memiliki latar belakang pendidikan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi.

Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia memiliki koleksi bahan pustaka

sebanyak 13.755 judul dan 24.318 eksemplar yang terbagi di dalam 3 kampus UMI. Koleksi

diperoleh melalui pembelian bahan pustaka dan juga sumbangan/hadiah berasal dari para

mahasiswa yang akan diwisuda, dari dosen, dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

dan dari Simpatisan (Asian Foundation, Lembaga Gereja maupun perseorangan). Sistem yang

digunakan oleh Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia ini adalah New Spektra. New

Spektra merupakan aplikasi yang dibuat oleh Perpustakaan Universitas Kristen Surabaya.

Perpustakaan ini dibuka setiap hari selama masa kuliah mulai dari hari senin sampai

sabtu. Jam buka perpustakaan dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 20.00

WIB dengan jam tetap istirahatnya mulai pukul 12.00 WIB – 14.00 WIB. Adapun pengguna

dari perpustakaan ini adalah seluruh civitas akademika yaitu mahasiswa, dosen dan pegawai

Universitas Methodist Indonesia. Jumlah mahasiswa dari 3 kampus sebanyak 6000-an, dan

pengunjung setiap harinya berkisar 150 orang. Untuk berkunjung ke perpustakaan ini, staf

perpustakaan menetapkan beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap pengguna

perpustakaan, yaitu sebagai berikut :

a. Kepada seluruh pengunjung/mahasiswa yang masuk ke ruang perpustakaan

agar HP, Dompet, Tas dan barang-barang berharga lainnya dipelihara dan

dijaga dengan benar

b. Kepada mahasiswa yang mengambil buku untuk dibaca diharapkan agar

mengembalikan buku tersebut ditempatnya semula dengan baik

c. Kepada mahasiswa yang masuk ke perpustakaan diharapkan tertib dan tenang

agar para mahasiswa yang lain dapat belajar dengan tenang10

d. Setiap pengunjung perpustakaan harus berpakaian rapi

e. Setiap pengunjung wajib menitipkan barang/tas di tempat penitipan tas yang

sudah disediakan

4.2 Analisis sistem berjalan

Saat ini, Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia menggunakan sistem manual

dan terkomputerisasi. Semua sistem yang berjalan di dalam perpustakaan ini dikerjakan oleh

staf perpustakaan. Ada beberapa kegiatan perpustakaan yang masih dikerjakan secara manual

seperti pendaftaran anggota perpustakaan, namun di beberapa kegiatan menggunakan sistem

manual dan terkomputerisasi sekaligus yaitu sistem peminjaman dan pengembalian.

Setiap pengguna yang ingin meminjam bahan pustaka di perpustakaan ini, harus

membawa kartu angoota kemudian proses transaksi peminjaman dilakukan dengan

menggunakan aplikasi New Spektra kemudian dicatat secara manual tanggal kembali pada

kertas yang diletakkan di dalam kantong buku, begitu juga dengan pengembalian. Sebelum

melakukan proses perancangan sistem, kita harus menganalisis sistem yang lama dan juga

desain sistem baru menggunakan analisis PIECES. Berikut penjelasannya :

Analisis Sistem Lama Sistem baru

(terkomputerisasi)

Performance Jumlah beban kerja lebih

besar

Pelayanan peminjaman dan

pengembalian

membutuhkan waktu yang

lama

Beban kerja lebih ringan

Waktu melayani anggota

dalam peminjaman,

perpanjangan dan

pengembalian dengan

waktu 2 menit

Information Pencarian informasi tentang

koleksi perpustakaan

terbatas pada suatu tempat

saja

Informasi yang ditampikan

kurang lengkap

Membuat OPAC yang

dapat diakses dimana

dan kapan saja

(berbasis web)

Pada OPAC, akan

disediakan informasi

tentang cover dari buku

dan resensinya

Economic Penggunaan kertas, tinta dan Akan menggunakan

11

alat tulis lainnya untuk

peminjaman/pengembalian

buku terlalu boros

sistem terkomputerisasi

yang akan menghemat

penggunaan kertas, tinta

dan alat tulis lainnya

Control Terjadi kesamaan data,

karena sistem klasifikasi dan

sistem pengatalogan

dilakukan pada tempat yang

berbeda padahal dengan

koleksi yang sama

Akan membuat suatu

database berbasis web

tentang hasil klasifikasi

dan pengatalogan suatu

bahan pustaka sehingga

dapat diakses dan terjadi

kesamaan data

Efficiency Sumber daya yang dipakai

lebih banyak

Sumber daya yang

dipakai sedikit, karena

beban kerja yang

ditimbulkan juga sedikit

Service Anggota harus mengantri

ketika ingin meminjam atau

mengembalikan buku karena

anggota harus mencatat di

dalam buku

Pelayanan terhadap

anggota perpustakaan

akan lebih efektif dan

efesien dan tidak akan

merepotkan anggota

4.3 Sistem yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan

1. Sistem yang terintegrasi

2. Sistem harus mempu mencatat data sirkulasi dengan cepat dan tepat

3. Sistem mampu menyusun laporan harian, bulanan, maupun tahunan mengenai

kegiatan perpustakaan dan dapat dicetak

4. Database harus mampu menyimpan data dalam kuota (kapasitas) yang besar

5. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tingkat

validitasi data yang baik

6. Sistem harus mampu memberikan informasi mengenai data peminjaman dan

pengembalia buku dan keberadan koleksi (status sistem)

7. Sistem yang digunakan harus mudah dipahami dan digunakan segingga tidak

menyulikan staf perpustakaan saat menggunakannya.

12

4.4 Analisis kebutuhan sistem

1. Identifikasi tujuan dari sistem

Sistem yang akan dirancang kembali pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia

ini adalah sistem sirkulasi dan sistem katalog. Adapun tujuan dari sistem ini adalah

membantu pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan

cepat, serta membantu pustakawan dalam memproses setiap pendaftaran, peminjaman,

pengembalian dan perpanjangan dengan mudah dan cepat.

2. Identifikasi kebutuhan informasi

Kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem sirkulasi adalah identitas pengguna

(nama, nomor induk mahasiswa/pegawai, tempat tanggal lahir, stambuk, alamat, no.hp),

sedangkan untuk sistem katalog adalah identitas tentang buku (judul, pengarang, edisi,

tempat terbit, kota terbit, tahun terbit, jumlah halaman, tinggi buku, jumlah eksemplar

buku, ISBN, Harga buku)

3. Teknik atau pendekatan

Teknik yang digunakan adalah menggunakan metode pendekatan yang menggambarkan

sistem sirkulasi melalui diagram aliran dokumen (flow diagram) dan sistem katalog

melalui diagram proses (process diagram).

4. Kebutuhan pengguna

Pengguna pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia adalah mahasiswa/i, dosen

dan para pegawai yang bekerja pada Universitas tersebut.

BAB V

HASIL RANCANGAN SISTEM

13

5.1 Sistem sirkulasi

Gambar 5.1 Desain halaman depan database

5.1.1 Keanggotaan

Pada sistem yang lama, cara pendaftaran dilakukan secara manual. Untuk saat ini,

untuk lebih mempermudah dan menghemat waktu, sistem pendaftaran anggota dilakukan

secara online. Data-data yang harus dimasukkan ke dalam sistem pendaftaran online ini

adalah Nama Lengkap, NIM, No.HP, Email, Alamat, Jurusan, Stambuk, Fakultas, Pas photo

(bentuk elektronik). Diagram proses dari sistem keanggotaan ini adalah :

Gambar 5.2 Diagram proses sistem keanggotaan

14

FORMULIR PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

Nama Lengkap :

NIM :

Alamat lengkap :

UNGGAHPAS FOTO

Ket : Pengguna Perpustakaan

Staf Perpustakaan

Mengisi form secara online

Mengirim informasi tentang pengambilan kartu angota ke perpustakaan

Memproses form yang sudah diisi

KARTU ANGGOTA

SISTEM SIRKULASI PEMINJAMAN PENGEMBALIAN KEANGGOTAAN

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

Gambar 5.3 Desain Form Pendaftaran Anggota pada Website Perpustakaan

Setelah mengklik KIRIM maka ada informasi yang mengatakan silakan tunggu ! Jika

pengguna sudah mengklik kirim, maka form tersebut akan masuk ke email perpustakaan

Universitas Methodist Indonesia dan akan muncul informasi berikut :

Gambar 5.4 Desain lanjutan proses pengisian form pendaftaran anggota

Berikut merupakan desain database keanggotaan, yang di dalamnya terdapat seluruh data

anggota perpustakaan. Berikut tampilannya :

15

FORMULIR PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

Nama Lengkap :

NIM :

Alamat lengkap :

UNGGAHPAS FOTO

KIRIM

Terimakasih sudah menunggu. Data anda sudah terkirim dan akan diproses oleh staf perpustakaan Universitas Methodist Indonesia, silakan ambil Kartu Anggota Perpustakaan anda pada tanggal 17 Juni 2015 dengan membawa biaya administrasi sebesar Rp. 5.000.

Silakan klik pada kotak pilihan di bawah ini !

KEANGGOTAAN

Gambar 5.5 Desain tampilan awal database keanggotaan

Jika pilihan staf adalah DATA KESELURUHAN, maka akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 5.6 Desain tampilan lanjutan database keanggotaan

Jika pilihan staf adalah DATA PILIHAN, maka akan muncul tampilan berikut ini :

16

Silakan klik pada kotak pilihan di bawah ini !

DATA KESELURUHAN

DATA PILIHAN

OK

OK

DATA ANGGOTA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

No Nama Lengkap NIM Keterangan1 Andiania Tarigan 120709019 Read more2 Abi Kusuma 120709016 Read more3 Beby Cantika 140709018 Read More4 Cherly Jessica 140907018 Read More5 Chintia 120809016 Read More

dst...

KEANGGOTAAN

FAKULTAS JURUSAN STAMBUK

OK

DATA ANGGOTA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

No Nama Lengkap NIM Keterangan

5.1.2 Peminjaman

Pada sistem yang lama, peminjaman bahan pustaka dilakukan dengan dua tahap yaitu

terkomputerisasi dan manual. Ketika transaksi peminjaman dilakukan menggunakan

komputer maka dilakukan pencatatan tanggal kembali pada kertas yang akan dimasukkan ke

dalam kantong buku. Kemudian pengguna juga harus menulis pada buku peminjaman untuk

Gambar 5.7 Desain tampilan lanjutan database keanggotaan

5.1.2 Peminjaman

Peminjaman pada sistem yang lama menggunakan dua metode sekaligus yaitu

terkomputerisasi dan manual. Pertama sekali akan dicatatat menggunakan komputer dan

kemudian pengguna akan dicatat kembali pada buku peminjman untuk mencatat nama, NIM,

Jurusan, stambuk, judul buku, no.panggil buku, tanggal pinjam sedangkan tanggal kembali

akan diisi oleh staf. Sistem yang seperti itu dapat membuat pengguna perpustakaan mengantri

dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam meminjam. Pada saat ini, untuk menjawab

permasalahan tersebut maka akan dibuat sistem yang baru, berikut diagram sistem baru

tersebut:

Jika diklik PEMINJAMAN, maka akan muncul tampilan berikut :

17NAMA :

NIM/NIP : :

BUKU YANG DIPINJAM :

PEMINJAMAN

Gambar 5.8 Diagram sistem peminjaman yang

baru

Mulai

Scan Barcode

KTM

Scan barcode

Buku

Tampil databaseanggota sesuai

nomor

Selesai

Tampil database buku yang akan

dipinjam

KLIKPINJAM

FOTOANGGOTA

PERPUSTAKAAN

FAKULTAS JURUSAN STAMBUK

OK

DATA ANGGOTA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

No Nama Lengkap NIM Keterangan

Gambar 5.9 Desain database untuk sistem peminjaman yang baru

5.3 Pengembalian

Proses pengembalian hampir sama dengan peminjaman, setelah selesai melakukan

transaksi pengembalian menggunakan komputer maka mencatat kembali transaksi

pengembalian di dalam buku peminjaman dan memberikan tanda chechlist jika sudah

mengembalikan buku. Walaupun tidak seribet dengan sistem peminjaman, namun juga

membutuhkan waktu yang berlebihan untuk kegiatan ini. Saat ini, akan dibuat desain sistem

baru untuk pengembalian untuk meningkatkan efisiensi, berikut diagram sistem

pengembaliannya :

Gambar 5.10 Diagram Sistem pengembalian yang baru

18

NAMA :

NIM/NIP : :

BUKU YANG DIPINJAM :

PINJAM

Mulai

ScanKTM

Tampil databaseanggota sesuai

nomor

ScanBuku

Tampil databasebuku yang akan

dikembalikan

SELESAI

KEMBALI

NAMA :

NIM/NIP :

BUKU YANG DIKEMBALIKAN :

No Judul Buku Pengarang Tanggal Pinjam

Tanggal Kembali

Denda

PENGEMBALIAN FOTOANGGOTA

PERPUSTAKAAN

Gambar 5.11 Desain tampilan database pengembalian bahan pustaka

5.4 Perpanjangan

Sistem perpanjangan yang baru merupakan gabungan dari sistem peminjaman dan

pengembalian. Jadi jika ada pengguna yang ingin melakukan perpanjangan terhadap

koleksinya maka yang dilakukan pertama sekali ada melakukan tahapan sistem pengembalian

kemudian tahapan peminjaman. Berikut diagram sistem perpanjangan :

Gambar 5.12 Diagram sistem perpanjangan

5.2 Katalog Online

19

NAMA :

NIM/NIP :

BUKU YANG DIKEMBALIKAN :

No Judul Buku Pengarang Tanggal Pinjam

Tanggal Kembali

Denda

KEMBALI

Mulai

ScanKTM

Tampil databaseanggota sesuai

nomor

ScanBuku

Tampil databasebuku yang akan

dikembalikan

SELESAI

KEMBALI

Mulai

ScanBuku

ScanKTM

Tampil databaseanggota sesuai

nomor

Tampil databaseanggota sesuai

nomor

PINJAM

SELESAI

LOGO UNIVERSITAS - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

GAMBAR PERPUSTAKAAN (SLIDE)

BERANDA PROFIL LAYANAN ONLINE HUBUNGI KAMI

Berikut merupakan desain website perpustakaan yang memungkinkan untuk melakukan

pendaftaran anggota perpustakaan :

Gambar 5.13 Desain halaman depan website Perpustakaan UMI

Gambar 5 Tampilan halaman depan katalog online

Gambar 5.13 Desain halaman depan Katalog Online Perpustakaan UMI

Jika kotak Type here diisi, kemudian diklik search, berikut contoh tampilannya :

20

LOGO UNIVERSITAS - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

GAMBAR PERPUSTAKAAN (SLIDE)

BERANDA PROFIL LAYANAN ONLINE HUBUNGI KAMI

o SEJARAH o VISI & MISIo PERATURAN o JENIS LAYANANo STRUKTUR

ORGANISASI

o PENDAFTARAN ANGGOTA

o KATALOGo DATABASE

GAMBAR PERPUSTAKAANKATALOG ONLINE PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

TYPE HERE... SEARCH

SEARCH BY

KATALOG ONLINE PERPUSTAKAANUNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

HASIL PENELUSURAN SEBANYAK 150.000

MANAJEMEN 658.5 Man P

Read More

SEARCH BY

Jika pilihan read more diklik, maka berikut tampilannya :

Gambar 5.14 Desain lanjutan Katalog Online Perpustakaan UMI

21

KATALOG ONLINE PERPUSTAKAANUNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

HASIL PENELUSURAN SEBANYAK 150.000

MANAJEMEN 658.5 Man P

Read More

MANAJEMEN SEARCH

KATALOG ONLINE PERPUSTAKAANUNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

MANAJEMEN658.7 MAN EJudul MANAJEMEN

BERANDA

MANAJEMENElisabeth

D

Gambar 5.14 Tampilan hasil penelusuran suatu bahan pustaka

DAFTAR REFERENSI http://elista.akprind.ac.id/upload/files/3098_MATERI_1.PDF

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 15.30 Wib)

22

KATALOG ONLINE PERPUSTAKAANUNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

MANAJEMEN658.7 MAN EJudul MANAJEMEN

MANAJEMENElisabeth

PESAN BUKU

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1004/Konsep+SI.pdf

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.00 Wib)

http://journal.amikom.ac.id/index.php/SI/article/viewFile/5189/2858 .

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.45 Wib)

Putra, Angga Astha Permata. 2012. “Proposal Proyek Sistem Informasi Rancang

Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada SMAN 1 Klakah-Lumajang”.

Surabaya : STMIK

23