View
305
Download
24
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Â
Citation preview
www.delixl.nl
Versie 2015
Leveranciers handboek
Alle informatie en
richtlijnen voor leveranciers
praktisch en overzichtelijk
op een rij.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 1
Inhoud
Hoofdstuk 1 - Inleiding ................................................................................ 3 Aanleiding ........................................................................................................................... 3 Inhoud ............................................................................................................................... 3 Verspreiding ........................................................................................................................ 3 Vragen ............................................................................................................................... 3 Opmerkingen ...................................................................................................................... 3
Hoofdstuk 2 - Bidvest Deli XL........................................................................ 4 Bidvest Deli XL .................................................................................................................... 4 Missie ................................................................................................................................. 5 Visie ................................................................................................................................... 5 Directie .............................................................................................................................. 5 Adres hoofdkantoor .............................................................................................................. 5 Internetsite ......................................................................................................................... 5 Medewerkers ....................................................................................................................... 5 Klanten............................................................................................................................... 5
Hoofdstuk 3 - Commerciële afspraken ............................................................ 6 Aanmaken of muteren van leveranciersgegevens ..................................................................... 6 Opname nieuw artikel via een datapool .................................................................................. 6 Nieuw artikel in het assortiment van een leverancier ................................................................ 7 Nieuw artikel door verpakkings- en/of GTIN wijziging ............................................................... 7 Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met prijswijziging ................................ 7 GTIN verplichting ................................................................................................................. 7 Procedure prijswijziging ........................................................................................................ 8 Artikelsaneringen ................................................................................................................. 8 Etikettering ......................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 4 - Supply Chain ........................................................................ 10 Vestigingen ....................................................................................................................... 10 Voorraadbeheer/afroep ....................................................................................................... 11 Datacommunicatie dagvers order ......................................................................................... 11 Levering aan de distributiecentra (DC’s) ............................................................................... 12 Voorwaarden voor levering ................................................................................................. 12 Gekoelde goederen (vers) ................................................................................................... 12 Diepvries goederen ............................................................................................................ 13 Ongeconditioneerde goederen (DKW & Non Food) .................................................................. 13 JIT stroom diepvries, DKW & Non food ................................................................................. 14 Ontvangstcontrole voorraadartikelen: ................................................................................... 14 Ontvangstcontrole dagverse artikelen ................................................................................... 14 Retouren .......................................................................................................................... 14 Herstelnetwerk Dagvers ...................................................................................................... 15 Temperaturen ................................................................................................................... 15 THT .................................................................................................................................. 15 Lastdragers en emballage ................................................................................................... 15 EDI .................................................................................................................................. 16
Hoofdstuk 5 - Kwaliteit .............................................................................. 18 HACCP .............................................................................................................................. 18 Arbo ................................................................................................................................. 18 Besluit beheer verpakkingen en papier & karton .................................................................... 18 Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen .............................................................. 18 Productspecificaties ............................................................................................................ 19 Audits .............................................................................................................................. 19 Calamiteiten ...................................................................................................................... 19 Afwikkeling calamiteit ......................................................................................................... 20 Bereikbaarheid leverancier .................................................................................................. 20 Bereikbaarheid Bidvest Deli XL buiten kantooruren ................................................................ 20 Eisen private label leveranciers ............................................................................................ 20
Hoofdstuk 6 - Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen .............................. 21 UN Global Compact ............................................................................................................ 21
Hoofdstuk 7 - Facturatie en betaling ............................................................ 22 Rechtstreekse leveringen .................................................................................................... 22 Facturatie ......................................................................................................................... 22 Benodigde voorbedrukte gegevens op de factuur ................................................................... 22 Fustwas Centrale Landelijk Vers Centrum ............................................................................. 23 Klacht Management Systeem (KMS) ..................................................................................... 24 Kwaliteitsklachten & manco’s bij versleveranciers .................................................................. 24
Hoofdstuk 8 - Key Performance Indicatoren (KPI’s) ....................................... 26 Bijlage 1 Datapool opstart form .................................................................. 27
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 2
Bijlage 2 Richtlijnen aanleveren packshots .................................................. 29 Bijlage 3 Pakbon ....................................................................................... 32 Bijlage 4 Creditnota ................................................................................... 33 Bijlage 5 Vrachtbrief .................................................................................. 34 Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS .................................................................. 35 Bijlage 7 Retourbon ................................................................................... 36 Bijlage 8 Pallet Gereedbon .......................................................................... 37 Bijlage 9 Pakbon ....................................................................................... 39 Bijlage 10 Kratkaartje ................................................................................ 40 Bijlage 11 Artikelnummers lastdragers ......................................................... 44 Bijlage 12 EDI profiel Bidvest Deli XL ........................................................... 45 Bijlage 13 EDI Contact formulier ................................................................. 46 Bijlage 14 Toelichting bestanden communicatie module Bidvest Deli XL ........... 47 Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen ................................ 51 Bijlage 16 Opstartformulier leverancier ........................................................ 52
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 3
Hoofdstuk 1 - Inleiding
Aanleiding
Bidvest Deli XL vindt het belangrijk dat er één centraal leveranciershandboek is
voor de hele organisatie. Zowel bij leveranciers als bij Bidvest Deli XL bestaat de
behoefte aan een helder document waarin afspraken en richtlijnen beschreven
staan. Deze wens heeft geleid tot de samenstelling van dit leveranciershandboek
zodat de samenwerking tussen Bidvest Deli XL en haar leveranciers nog soepeler
en effectiever verloopt.
Inhoud
Het leveranciershandboek bevat algemene informatie en richtlijnen die van
toepassing zijn op de relatie tussen Bidvest Deli XL en haar leveranciers. Het
staat Bidvest Deli XL vrij tussentijds wijzigingen aan te brengen in de beschreven
procedures en richtlijnen. Mochten dit acute wijzigingen betreffen dan zullen die
uiteraard tijdig worden doorgegeven aan de leveranciers.
Verspreiding
Aangezien het leveranciershandboek alle operationele afspraken beschrijft, is het
voor de leverancier van belang dat de logistiek en commercieel
verantwoordelijken en de administratieve afdeling binnen de organisatie van de
leverancier kennis nemen van de inhoud.
Vragen
Voor alle zaken die niet expliciet in het leveranciershandboek beschreven staan
wordt verwezen naar de Buyer & Merchandiser of de Unit Manager Buying &
Merchandising van Bidvest Deli XL waarmee de leverancier contact heeft.
Opmerkingen
Mocht de leverancier na het lezen van dit leveranciershandboek opmerkingen
hebben, dan verzoeken wij deze opmerkingen door te geven aan de Buyer &
Merchandiser of Unit Manager B&M van Bidvest Deli XL.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 4
Hoofdstuk 2 - Bidvest Deli XL
Bidvest Deli XL
Bidvest Deli XL is totaalleverancier voor de foodservice markt en is in Nederland
actief voor ca. 30.000 klanten in de horeca en de zorg. Het assortiment bestaat
uit vers, kruidenierswaren, diepvries en non-food, waarbij ook eigen private
labels gevoerd worden. Met een fijnmazig distributienetwerk zijn wij vanuit circa
16 vestigingen en met circa 450 vrachtwagens onze klanten van dienst met
betrouwbare leveringen, een totaal assortiment en additionele diensten in een
professionaliserende markt.
Bidvest Deli XL maakt deel uit van The Bidvest Group Limited (Bidvest), een
internationale service-, handels- en distributiemaatschappij, beursgenoteerd in
Johannesburg Zuid-Afrika (JSE), met bedrijven en activiteiten op vijf continenten.
Wereldwijd werken bij Bidvest meer dan 100.000 mensen. Bidvest Deli XL valt in
de divisie Bidvest Foodservice, waarin de foodservice-activiteiten zijn opgenomen.
De werkmaatschappijen van Bidvest die actief zijn in foodservice zijn; 3663
Wholesale – UK, Bidvest Logistics – UK, Seafood Holdings – UK, Bidvest Deli XL –
Belgium, Bidvest Deli XL – Netherlands, Nowaco - Czech Republic, Nowaco -
Baltics
Farutex – Poland, Horeca – Dubai, Al Diyafa - Saudi Arabia, Bidvest Australia,
Bidvest New Zealand, Angliss - Singapore, Angliss - Hong Kong Food Service
Limited, Deli Meals – Chile, Bidvest Foodservice, Bidfood Ingredients, Patleys
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 5
Missie
Bidvest Deli XL – First for Foodservice: Een gezonde onderneming voor
medewerkers, klanten en maatschappij.
Visie
De foodservice markt vraagt om een professionele ketenregisseur die in staat is
een brug te vormen tussen wenselijk aanbod en een geroutineerd keukenproces.
Door de scherpe focus op klantbehoefte en klanttevredenheid, een geolied
distributieproces en gepassioneerde medewerkers is Bidvest Deli XL
toonaangevend en onderscheidend ten opzichte van concurrenten en de sterkste
speler in haar markt.
Directie
Dick Slootweg, Managing Director
Hans van der Ster, Director Operations
Boudewijn Heineman, Financial Director
Adres hoofdkantoor
Bidvest Deli XL
Postbus 440
6710 BK Ede
Frankeneng 18
6716 AA Ede
Tel: 0318 678911
Fax: 0318 678912
Internetsite
www.delixl.nl
Medewerkers
Aantal medewerkers ca. 2.000
Klanten
Bidvest Deli XL heeft ca. 30.000 klanten. Dit zijn ziekenhuizen,
verzorgingshuizen, bedrijfsrestaurants, cateraars, restaurants, hotels, cafetaria,
fastfood, dierentuinen, themaparken, bungalowparken, congrescentra,
benzinestations, gemakswinkels, etc.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 6
Hoofdstuk 3 - Commerciële afspraken
Aanmaken of muteren van leveranciersgegevens
Voordat u als leverancier kunt leveren aan Bidvest Deli XL dient de procedure
voor het opstarten van een leverancier te worden gevolgd. Hiervoor heeft Bidvest
Deli XL de volgende zaken nodig:
1. Een compleet ingevuld opstartformulier leverancier zoals in Bijlage 16.
2. Een compleet ingevuld opstartformulier voor EDI zoals in Bijlage 13
3. Per e-mail teruggestuurde verklaring voor akkoord met de facturatieregels
van Bidvest Deli XL, zoals beschreven in hoofdstuk 7.
4. Calamiteitenplan / noodprocedure met telefoonnummers
5. Kwaliteitscertificaten en gegevens
6. Visitekaartje van contactpersoon
7. Blanco briefpapier ter controle van de stamgegevens
8. Een uittreksel uit het Kamer van Koophandel register
Bidvest Deli XL zal al deze gegevens controleren en verifiëren bij verschillende
instanties alvorens een leveranciersnummer aan te maken. Dit proces kan tot 25
werkdagen in beslag nemen.
Bij mutaties van uw gegevens kan het voorkomen dat wij een getekende
verklaring van uw financieel of algemeen directeur nodig hebben.
Opname nieuw artikel via een datapool
Bij opname van een nieuw artikel in het assortiment dient de procedure opname
nieuw artikel te worden gevolgd. Artikelen worden alleen opgenomen na
goedkeuring van de B&M-er. Een nieuw artikel wordt aangemaakt bij:
1. Een nieuw artikel in het assortiment van de leverancier
2. Een verpakkingswijziging en/of GTIN wijziging
3. Een verpakkingswijziging en/of GTIN wijziging met prijswijziging
Bidvest Deli XL is aangesloten bij de datapool van GS1/Das en PS in foodservice.
Bidvest Deli XL verplicht leveranciers om alle artikelgegevens aan te leveren via
de datapool welke wordt faciliteert door GSI/DAS of PS in Foodservice. Ieder
artikel, gedefinieerd als artikelnummer Deli XL bevat een unieke GTIN vanuit de
leverancier. Private lable artikelen worden altijd bij de datapool PS in Foodservice
opgevoerd
De artikelgegevens die een leverancier moet aanleveren betreft:
alle logistieke gegevens
etiket gegevens. Vanaf 14 december 2014 geldt de nieuwe Europese
verordening (EU Verordening 1169/2011) betreffende de verstrekking van
voedselinformatie aan consumenten. Binnen deze verordening wordt het
verplicht om alle verplichte etiketinformatie te tonen bij verkopen op afstand
(webwinkels). Artikelen waarvan deze gegevens niet worden aangeleverd door
de leverancier aan Bidvest Deli XL worden vanaf 14 december 2014 niet meet
getoond op de Bidvest Deli XL website. Deze artikelen mogen dus vanaf dit
moment ook niet meer worden verkocht via de website van Bidvest Deli XL.
Indien een leverancier geen artikelgegevens kan aanleveren via GS1/DAS of PS in
Foodservice, rekent Bidvest Deli XL de kosten door voor de extra administratieve
handelingen die hiervoor verricht moeten worden. Dit betreft 1% van de
inkoopwaarde per kalenderjaar met een minimum bedrag van €100,-. Dit bedrag
zal in het eerste kwartaal van het opvolgende kalenderjaar worden verrekend met
uw facturen aan Bidvest Deli XL.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 7
Wij vragen u om het contactformulier Datapool volledig ingevuld te versturen
naar de contactpersoon die vermeldt staat in het formulier (zie Bijlage 1). Na
ontvangst zal Bidvest Deli XL contact met u opnemen voor het starten van het
implementatie traject. Een digitale versie van dit contactformulier is eveneens
verkrijgbaar via uw Buyer & Merchandiser.
Bijgesloten het datapool profiel van Bidvest Deli XL in Bijlage 1. Dit bestand bevat
alle informatie die een leverancier nodig heeft om de datapool verbinding met
Bidvest Deli XL in te richten en het assortiment aan Bidvest Deli XL te publiceren.
Naast alle artikel informatie dient er bij ieder nieuw opgenomen artikel een
packshot te worden mee gezonden die voldoet aan de Bidvest Deli XL richtlijnen
(Bijlage 2). Het is verantwoordelijkheid van de leverancier om deze packshots te
beschikking te stellen.
Nieuw artikel in het assortiment van een leverancier
Bij opname van een nieuw artikel in het assortiment van een leverancier, en na
goedkeuring van de B&M-er dient de leverancier ten minste 10 weken voor
levering het artikel via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice) aan Bidvest
Deli XL te publiceren en een monster toe te sturen. Wanneer onverhoopt de
verkopen niet zijn zoals verwacht, heeft Bidvest Deli XL te allen tijde het recht om
de restvoorraad van het nieuwe artikel binnen zes maanden zonder bijkomende
kosten na opname retour te sturen aan de leverancier. Bij opname van een nieuw
artikel dient de leverancier een gedegen introductieplan te overleggen waarin
ondersteunende budgeten voor Bidvest Deli XL door de leverancier worden
vrijgemaakt om de kosten van de introductie te compenseren.
Nieuw artikel door verpakkings- en/of GTIN wijziging
Bij verpakkingswijzigingen en/of GTIN wijzigingen dient de leverancier ten minste
zes weken voor levering van de nieuwe batch het artikel te publiceren aan Bidvest
Deli XL via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice). Per wijziging zullen
administratieve en logistieke kosten per artikel in rekening worden gebracht. Op
het moment dat een leverancier de wijziging niet volgens de opgestelde
procedure van Bidvest Deli XL heeft gecommuniceerd, worden dervingskosten in
rekening gebracht.
Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met
prijswijziging
Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met prijswijziging wordt
gezien als een nieuw artikel. Hiervoor geldt dezelfde procedure als voor nieuwe
artikelen in het assortiment (inclusief onderhandeling en compensatie
introductie). De leverancier moet ten minste 10 weken voor levering van de
nieuwe batch het artikel via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice) aan
Bidvest Deli XL te publiceren en een monster richting de B&M-er af te sturen. Per
wijziging zullen administratieve en logistieke kosten per artikel in rekening
worden gebracht tenzij anders overeengekomen in het introductieplan met de
B&M-er. Op het moment dat een leverancier de wijziging niet volgens de
opgestelde procedure van Bidvest Deli XL heeft gecommuniceerd, worden
dervingskosten in rekening gebracht.
GTIN verplichting
De magazijnen van Bidvest Deli XL worden aangestuurd op basis van GTIN van
artikelen. Het is daarom verplicht om op de buitenkant van de aangeleverde
verpakking te voorzien van een GTIN. Voor artikelen welke klant/route gesorteerd
worden aangeleverd in Bidvest Deli XL groen fust geldt deze verplichting niet.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 8
Procedure prijswijziging
Prijswijzigingen moeten door leveranciers in Excel worden aangeleverd aan
Bidvest Deli XL. Deze Excel moet de volgende gegevens bevatten:
GTIN
Omschrijving
Merk
Inhoud
Eenheid artikelnummer leverancier
Start datum nieuwe prijs
Oude prijs
Nieuwe prijs
Er wordt dan ook meteen duidelijk of de GTIN en artikelnummers van de
leveranciers nog kloppen. Verder wordt het assortiment gescreend op actualiteit
en volledigheid van de gegevens door de leverancier.
Artikelsaneringen
Bidvest Deli XL heeft als doelstelling een smal maar compleet assortiment te
voeren. Het assortiment van Bidvest Deli XL wordt 12 keer per jaar beoordeeld.
Het gevolg van deze beoordeling kan zijn dat artikelen worden gesaneerd.
Restant voorraden worden geretourneerd aan de leverancier.
Etikettering
De etikettering op de productverpakking (kleinst verpakte eenheid) dient tot 14
december 2014 te voldoen aan Warenwet richtlijn 2000/13/EG en 2003/89/EG.
Het etiket dient de volgende informatie te bevatten:
productnaam
inhoud
samenstelling/ ingrediënten, inclusief de aanwezige allergenen
(Indien van toepassing) dit product bevat genetisch gemodificeerde
organismen
THT-datum
productiedatum
advies bewaartemperatuur
EG-nummer
GTIN(GTIN 13)
Op iedere omdoos (leveringseenheid aan Bidvest Deli XL) dient de volgende
informatie te staan:
productnaam
inhoud
gewicht
THT-datum
GTIN (GTIN 128)
Vanaf 14 december 2014 moet er rondom etikettering worden voldaan aan de
nieuwe EU richtlijnen die staan op gesteld in VERORDENING (EU) Nr. 1169/2011.
Vanaf dit moment moeten de etiketten van artikelen de volgende informatie
bevatten:
Warenwettelijke benaming, plus verplichte aanvullingen
Fysische conditie
Ingrediënten inclusief de aanwezige allergenen
Netto hoeveelheidsdeclararie
Houdbaarheidsdatum (THT, TGT, datum van invriezen)
Lotcode
Volume alcohol percentage (in het gezichtsveld samen met warenwettelijke
benaming en netto hoeveelheidsdeclaratie)
Naam importeur of producent/ merk eigenaar
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 9
Contact gegevens
Land van herkomst
Instructies (verplicht als het product zonder juist te gebruiken is of onveilig is
bij of na verkeerd bewaren onjuist, toepassen en/ of bereiden)
o Bewaar condities
o Gebruiks instructies en/of
Bereidingsinstructies.
Waarschuwingen
o Allergenen
o Aanwezigheid van verschillende stoffen zoals cafeïne, AZO kleurstoffen
etc.
Voedingswaarde declaratie
GTIN/ GTIN (barcode)
Op iedere omdoos (leveringseenheid aan Bidvest Deli XL) dient de volgende
informatie te staan:
productnaam
inhoud
gewicht
THT-datum
GTIN (GTIN 128)
In de verordening staat tevens vermeld dat: consumenten die producten kopen
via afstand (webshops) alle verplichte etiketgegevens tot hun beschikking moeten
hebben voor dat zij hun aankoopbeslissing maken.
Leveranciers zijn dan ook verplicht deze gegevens bij Bidvest Deli XL aan te
leveren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de datapool GS1/DAS of PS in
foodservice. De gegevens worden één op één doorgezet naar de webshop
waardoor de juistheid van gegevens de volledige verantwoordelijkheid is van de
leverancier.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 10
Hoofdstuk 4 - Supply Chain
Vestigingen
Bidvest Deli XL heeft 16 vestigingen in Nederland.
Plaats Adres Ontvangst Tel.nr
Amsterdam Jan van Galenstraat 4-14 1051 KM
Dagvers 020-5805858
Burgh Haamstede
De Roterij 18 4328 BA
DKW/vers/diepvries 0111-652343
Drachten De Kletten 6 9206 BA
DKW/vers/diepvries 0512-513171
Ede Frankeneng 18 6716 AA
DKW 0318-678911
Ede Dieselstraat 2 6716 BC
Koelvers 0318-678911
Emmen James Cookstraat 14 7825 AN
DKW/vers/diepvries 0591-670100
Geleen Hofkamp 14 6161 DC
DKW/vers/diepvries 046-4235400
Groningen Osloweg 11-17 9723 BG
DKW/vers/diepvries 050-3685555
Helmond Korendijk 16 5704 RD
DKW/vers/diepvries 0492-531450
Hengelo Diamantstraat 18 7554 TA
DKW/vers/diepvries 074-2490490
Hoofddorp Graftermeerstraat 67 2131 AB
DKW/vers/diepvries 023-5638050
Meppel Industrieweg 14 7949 AK Rogat
Dagvers 0522-444210
Nieuwegein Structuurbaan 10 3439 MB
DKW/vers/diepvries 030-6071100
Schiedam ’s Gravelandseweg 391 3125 BJ
DKW/vers/diepvries 010-2085208
Tilburg Insulindestraat 23 5013 BA Tilburg
DKW/vers/diepvries 013-5426992
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 11
Voorraadbeheer/afroep
Op elke vestiging van Bidvest Deli XL zit een afdeling Voorraadbeheer/afroep die
dagelijks de goederen bestelt, binnen de door afdeling B&M afgesproken
raamcontracten. Deze afdeling plaatst de bestellingen daadwerkelijk bij de
leveranciers door middel van afroeporders. De afdeling voorraadbeheer/afroep is
ook dagelijks contactpunt voor alle afwijkingen/verstoringen die op kunnen
treden rondom de dagelijkse orderafhandeling. Orders voor DKW, Diepvries en
Koelvers worden uitsluitend geplaatst middels EDI.
Bidvest Deli XL werkt niet met backorders. Orders kunnen alleen op de
afgesproken datum en tijd worden geleverd. Leveringen die voor of na die tijd op
het ordernummer worden geleverd zullen niet worden geaccepteerd.
Manco’s dienen voorafgaand aan de levering te worden gecommuniceerd met de
afdeling voorraadbeheer/ afroep.
Datacommunicatie dagvers order
Voor dagversartikelen geldt dat Bidvest Deli XL de klantbestellingen ontvangt via
zijn eigen order-entry kanalen. Op diverse momenten, op de dag voor aflevering
(m.u.v. 48 uurs assortiment en afhankelijk van leadtime afspraken met de klant),
worden deze bestellingen op klantniveau geselecteerd. De selecties worden door
de leverancier via de webapplicatie (datacommunicatie), welke door Bidvest Deli
XL beschikbaar is gesteld, opgehaald. Dit zijn de voorinformatie en definitieve
bestel-bestanden van de dagversorders per DC, per afleverdag.
De leveranciers produceren/orderpicken de klantbestellingen, verpakken deze in
de groene Bidvest Deli XL krat met daarop kratkaartje waarop de klantgegevens
en de Bidvest Deli XL routegegevens voorkomen (zie Bijlage 10). Bidvest Deli XL
kent het principe dat elke klant een individueel afgesproken einde bestelmoment
ofwel afsluitmoment kent. Tot dit moment zijn alle orders voorinformatie en
kunnen nog door de klant gewijzigd worden met zowel plussen als minnen. Na
het afsluitmoment zijn de bestellingen definitief. Vanuit de definitieve bestellingen
en de JIT-bestanden, dienen de fustkaarten geprint te worden.
Lastdragers dienen bij een dagvers order teruggemeld te worden. Het betreft de
lastdragers: Bidvest Deli XL fusten, hoog en laag model, opzet randen,
rolcontainers en pallets.
De wijze van terug melden van lastdragers is als volgt:
fusten/ opzetranden en rolcontainers/pallets op DC niveau per dag terug
melden.
De totalen worden per dag, per lastdrager soort toegevoegd aan één van de
inkooporders. Zijn er meer dan één aflevermomenten per dag, bv. nacht
leveringen van order tot 22.00 uur, dan zijn er twee momenten waarop de
lastdragers toegevoegd worden aan een inkoop order.
Nummers waaronder deze gereed-melding van fusten etc. moeten plaats vinden
staan in Bijlage 11 beschreven. In de Bijlage 14 is de uitleg van deze
gereedmelding terug te vinden.
Een gedetailleerde beschrijving van het hele proces staat in de handleiding van de
Bidvest Deli XL communicatie software. Hierin staan de vaste selectie tijden per
dag van zowel de voorinformatie als de definitieve selectie tijden.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 12
Levering aan de distributiecentra (DC’s)
De levering dient plaats te vinden binnen de met de distributiecentra afgesproken
bloktijden. De chauffeur dient zich te houden aan het Bidvest Deli XL
huisreglement. De belangrijkste regels zijn:
- het dragen van veiligheidsschoenen is verplicht;
- het dragen van een geel hesje is verplicht;
- roken, eten en drinken in de magazijnen is verboden;
- bij het verlaten van het terrein geldt een visitatieregeling.
Na aankomst dient een chauffeur zich te melden, waarop hij een dock krijgt
toegewezen om te lossen.
De vervoerder is verantwoordelijk voor het lossen van de goederen. Ieder product
moet voorzien zijn van een GTIN-code, zowel op de losse eenheid als op de
omdoos (GTIN13/GTIN128). Elke pallet dient voorzien te zijn van een SSCC label,
volgens de GS1 standaard
Voorwaarden voor levering
Voor leveranciers die op een afwijkende manier willen leveren zoals hieronder
staat beschreven worden voor de extra kosten die worden gemaakt door Bidvest
Deli XL de kosten doorbelast aan de leverancier. De kosten hiervoor worden per
leverancier per situatie berekend, en opgenomen in de conditiebrief.
Gekoelde goederen (vers)
Gekoelde goederen dienen te worden aangeleverd op:
- 14 vestigingen in Nederland;
- Op klantniveau in Bidvest Deli XL (schoon) groen fust;
- Klantorders dienen, kolomsgewijs, routegesorteerd aangeleverd te worden;
- De orders hiervoor worden via de Bidvest Deli XL datacommunicatie
verstuurd;
- Goederen dienen te worden geleverd in een tijdsblok van 1 uur. Dit wordt per
vestiging met de leverancier bepaald;
- Leveringen dienen 1 tot 3 keer per dag per vestiging plaats te vinden. Dit
wordt per vestiging met de leverancier bepaald;
- Bij afkeur wordt het afgekeurde artikel door de leverancier dezelfde dag
hersteld.
Vers leveren via het landelijk verscentrum (LVC) of regionaal
verscentrum (RVC)
Er bestaat in overleg de mogelijkheid voor de belevering van de Bidvest Deli XL
vestiging, om gebruik te maken van het logistieke netwerk van Deli XL. Dit kan
door aanlevering op het LVC of via de vier RVC's; hiervoor zal een logistieke fee
in rekening worden gebracht. Deze logistieke fee wordt per leverancier berekend.
Op het landelijk verscentrum (LVC) kunnen goederen op twee manieren worden
aangeleverd, in bulk of klant route gesorteerd.
Klant route gesorteerd aanleveren:
- Op klantniveau in Bidvest Deli XL (schoon) groen fust;
- Klantorders dienen, kolomsgewijs, routegesorteerd aangeleverd te worden;
- De orders hiervoor worden via de Bidvest Deli XL datacommunicatie
verstuurd;
- Goederen dienen te worden geleverd in een tijdsblok van 1 uur. Dit wordt per
vestiging met de leverancier bepaald;
- Leveringen dienen 1 tot 3 keer per dag plaats te vinden. Dit wordt met de
leverancier bepaald.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 13
In bulk op voorraad in het LVC
- Voor het aanleveren op het LVC moeten de volgende uitgangspunten van
toepassing zijn:
- In bulk
o Bulk > 5 colli per week
- Geen minimale bestelhoeveelheden;
- Afleveren tussen 05.00uur en 19.00u op afgesproken tijdstip met maximaal
half uur speling;
- Dagelijks de mogelijkheid tot een service levering;
- Leadtime en afleverfrequentie is afhankelijk van de laagste THT die de
leverancier aanbiedt:
o THT van 6 t/m 12 dagen; leadtime maximaal vandaag bestellen morgen
leveren (A voor B), minimale leverfrequentie 5 dagen per week.
o THT van 13 t/m 21 dagen; leadtime maximaal vandaag bestellen
overmorgen leveren (A voor C), minimale leverfrequentie 3 dagen per
week.
o Op de overige dagen moeten er reparatiemogelijkheden zijn
- Geen portioneer artikelen;
- Product moet in het door Bidvest Deli XL geaccepteerde fust (groen krat)
passen;
- Artikelen dienen zodanig verpakt te zijn dat bij vervoer in Bidvest Deli XL
groen fust, het product niet kan beschadigen.
Diepvries goederen
- Diepvries goederen dienen te worden aangeleverd op:
- 10 vestigingen in Nederland;
- In bulk of op basis van JIT/ bestel;
o Bulk > 5 colli per week
o JIT of bestel < 5 colli per week
- Geen minimale bestelhoeveelheden, en geen maximale bestelhoeveelheid
voor artikelen met een THT van 12 dagen of korter;
- Goederen dienen te worden geleverd in een tijdsblok van 2 uur. Dit wordt per
vestiging met de leverancier bepaald;
- Dagelijks de mogelijkheid tot een service levering;
- Maximale lead time; vandaag bestellen overmorgen aanleveren (A voor C);
- Diepvries artikelen moeten in een doos worden aangeleverd.
Ongeconditioneerde goederen (DKW & Non Food)
Ongeconditioneerde goederen (DKW en Non Food) dienen te worden aangeleverd
op:
- 132 vestigingen in Nederland;
- In bulk of op basis van JIT/ bestel;
o Bulk > 5 colli per week
o JIT of bestel tot max. 10 colli per week
- Geen minimale bestelhoeveelheden, en een maximale bestelhoeveelheid voor
artikelen met een THT van 12 dagen of korter;
- Goederen dienen te worden geleverd in een tijdsblok van 2 uur. Dit wordt per
vestiging met de leverancier bepaald;
- Maximale lead time; vandaag bestellen overmorgen aanleveren (A voor C).
Voor leveranciers die op een afwijkende manier willen leveren aan Bidvest Deli XL
worden voor de extra kosten die worden gemaakt door Bidvest Deli XL kosten
doorbelast aan de leverancier. De kosten hiervoor worden per leverancier per
situatie berekend, en opgenomen in de conditiebrief.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 14
JIT stroom diepvries, DKW & Non food
Enkele leveranciers zijn gedefinieerd als JIT leveranciers, waarbij Bidvest Deli XL
geen voorraad houdt van dergelijke artikelen, maar de klant binnen zijn klant-
leadtime wel deze artikelen kan bestellen. Na 12.00 uur worden de
klantbestellingen bij Bidvest Deli XL geaggregeerd tot één leveranciersbestelling
en met EDI doorgezet naar de leverancier. De leverancier moet deze bestelling in
de middag verwerken en ’s avonds leveren aan Bidvest Deli XL volgens de
geldende ontvangstprocedures.
Ontvangstcontrole voorraadartikelen:
Op een pallet staan de goederen van één artikel met dezelfde THT. Voor elk
nieuw artikel en/of THT is een nieuw pallet vereist. Bij levering van meerdere
artikelen op één pallet sorteert de leverancier de artikelen bij levering.
Per levering is een pakbon toegevoegd, waarop de volgende gegevens staan
vermeld:
ordernummer Deli XL;
leveranciers artikelnummer en Deli XL artikelnummer, gesorteerd op
artikelnummer Deli XL;
aantal geleverde artikelen per houdbaarheidsdatum;
Omschrijving lastdragers;
Gewichtvermelding bij gewichtsartikelen.
Iedere levering wordt begeleid door een AVC/CMR vrachtbrief met vermelding van
ordernummer, pakbon(nen) en lastdragers. Mocht er gebruik worden gemaakt
van meerdere auto’s, dan wordt per auto een aparte vrachtbrief gemaakt met de
hierbij corresponderende pakbonnen (zie Bijlage 8 & 9).
Afwijkingen van de bestelorder, goederen die niet voldoen aan de temperatuur-,
THT-, FIFO-normen of beschadigde goederen, dienen door de leverancier
onmiddellijk mee terug genomen te worden. Herstellingen doordat een order niet
wordt geaccepteerd, of door niet uitleveren van de leverancier dienen op dezelfde
dag te worden uitgevoerd. De pakbon en de vrachtbrief dienen hierop direct te
worden aangepast.
De leverancier dient dagelijks de mogelijkheid te hebben om service leveringen
uit te voeren naar Bidvest Deli XL.
Ontvangstcontrole dagverse artikelen
De dagversgoederen worden in Bidvest Deli XL kratten geleverd en kolomsgewijs
gesorteerd op klant/routeniveau en voorzien van een vrachtbrief (Bijlage 5) en
een pakbon (bijlage 3). Ieder krat is voorzien van een kratkaart conform de eisen
van Bidvest Deli XL. Een voorbeeld van deze kratkaart is te zien in bijlage 10.
Retouren
Indien nodig dienen retouren, voorzien van een vrachtbrief en een Bidvest Deli XL
retourformulier, door de leverancier mee teruggenomen te worden. Retouren
dienen te worden gecrediteerd refererend aan het Bidvest Deli XL retourformulier-
nummer binnen 5 werkdagen na retourname.
Retouren Dagvers onder de € 30,-
Retouren dagvers en koelvers onder de € 30,- worden niet meer fysiek retour
gestuurd naar de leverancier. Voor de financiële/ administratieve afhandeling
verwijzen wij naar pagina 25.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 15
Herstelnetwerk Dagvers
Van de dagvers leverancier wordt verwacht een herstelnetwerk met landelijke
dekking te hebben tbv naleveringen aan klanten als gevolg van manco’s en
afgekeurde goederen cq naleveringen als gevolg van spoedbestellingen.
Bidvest Deli XL gaat uit van een herstelnetwerk waarin over het algemeen binnen
2 uur na aanmelding van de nalevering via het KMS-systeem, een herstelling
en/of nalevering uitgeleverd kan worden aan de klant. Hierbij moet uitgegaan
worden van het originele gewenste product of een passend alternatief. Het
herstelnetwerk zal per leverancier o.b.v. 2-cijferig postcodegebied in kaart
gebracht worden.
Temperaturen
De temperatuurnormen worden door Bidvest Deli XL gecontroleerd en moeten
voldoen aan de Bidvest Deli XL richtlijnen. Hieronder wordt een overzicht van de
Bidvest Deli XL normen gegeven:
Productgroep Bidvest Deli XL norm in °C
Vers vlees 0 °C – 4 °C
Verse vis 0 °C – 4 °C
Kip, wild & gevogelte 0 °C – 4 °C
AGF panklaar 2 °C – 7 °C
AGF onbewerkt 2 °C – 7 °C
Bananen Circa 15 °C
Zuivel 2 °C – 7 °C
Vleeswaren 0 °C – 7 °C
Kaas 2 °C – 7 °C
Koelverse maaltijden 0 °C – 5 °C
Diepvries - kerntemperatuur
- buitenkant
-18 °C – -25 °C
Max. -15 °C
Brood Max. 20°C
Orgaanvlees 0 °C – 4 °C
THT
De ’tenminste houdbaarheidsdatum’ (THT), die wordt aangeleverd, is minimaal
gelijk aan de eerder geleverde THT en voldoet aan de overeengekomen norm. Als
de leverancier een product levert met meerdere THT’s dan dienen deze op
gescheiden pallets te worden aangeleverd (op 1 pallet staat 1 product met 1 THT)
Bepaling van de norm:
Producten worden geproduceerd met een standaard THT af productie per product.
In de keten is er een afspraak dat deze THT verdeeld wordt over drie schakels, te
weten producent, groothandel en klant. Bidvest Deli XL hanteert de afspraken die
in de keten zijn gemaakt.
Productie met THT garantie vanaf productie met >28 dagen: = 1/3
(producent), 1/3 (grossier), 1/3 (klant).
Productie met een THT garantie vanaf productie met < 28 dagen = ¼
(producent), ½ (grossier) en ¼ (klant)
Lastdragers en emballage
In de koelvers- & diepvriesstromen dienen alle producten op europallets (80x120)
te worden aangeleverd.
In de dagversstroom dient in Bidvest Deli XL kratten op klant/routeniveau
kolomsgewijs gesorteerd op EuroPoolpalletSystem (100x120) te worden
aangeleverd.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 16
Bij DKW wordt met meerdere palletsoorten gewerkt. Met iedere leverancier
worden afspraken gemaakt over de lastdragers die gebruikt gaan worden en de
afrekeningstructuur. Bidvest Deli XL lastdragers worden altijd gefactureerd en
mogen nooit geruild worden.
Voor het ruilen en factureren van lastdragers heeft Bidvest Deli XL twee
scenario’s:
Ruilen: indien een leverancier uitsluitend lastdragers levert die geen waarde
hebben (zoals europallets) kunnen deze lastdragers geruild worden.
Factureren: indien een leverancier gebruik maakt van lastdragers met een
waarde zoals Bidvest Deli XL lastdragers (bijv. rolcontainers, groen fust)
worden alle lastdragers gefactureerd. Het aantal geleverde lastdragers dient
in alle gevallen op de vrachtbrief en/of pakbon vermeld te worden.
Een leverancier kan maar gebruik maken van één scenario ruilen of factureren.
Het retour sturen van lastdragers en emballage gebeurt altijd in overleg tussen
Bidvest Deli XL en de leverancier. De leverancier ontvangt een getekende
“Bidvest Deli XL Retourbon leverancier” waar de emballage op vermeld staat die
retour naar de leverancier gestuurd is.
Indien de leverancier pallets retour wil nemen dan dienen dat voorafgaand te
worden gemeld. Dit kan bij uw vaste contactpersoon die ook de bestellingen
plaatst. In Bijlage 11 staan de lijst lastdragers/artikelnummer/prijzen.
Bidvest Deli XL heeft een eigen krattenpool. Deze groene Bidvest Deli XL kratten
blijven eigendom van Bidvest Deli XL en zijn onvervreemdbaar. Hiervoor is
bewust gekozen om een duidelijke herkenbaarheid te hebben naar de klant.
Daarbij zijn de kratten op een aantal punten specifiek aangepast aan Bidvest Deli
XL. Het krat bestaat in twee maten (17cm en 23cm) en een zogenaamde
opzetrand (17cm) voor hoge artikelen. Het Bidvest Deli XL krat mag alleen
gebruikt worden voor levering aan Bidvest Deli XL en niet voor andere (interne
leveranciers) processen.
Jaarlijks vindt in december een kratinventarisatie plaats. Hiertoe vult de
leverancier op het formulier het aantal kratten in, dat op dat moment aanwezig
is. Op basis van deze registratie worden de voorraadgegevens van de lastdragers
aangepast en zal ook eventuele verrekening plaatsvinden. De leverancier kan
gewassen kratten verkrijgen bij Bidvest Deli XL Ede, Dieselstraat. De leverancier
geeft op donderdag een weekplanning voor de week erna voor het afhalen van
schoon (gewassen) Bidvest Deli XL kratten. De registratie van de uitgifte vindt
plaats op basis van een Bidvest Deli XL retourbon. Gewassen lege kratten worden
alleen op poolpallets aangeboden.
Alle goederen dienen in schone, gewassen kratten te worden aangeleverd. Voor
het wassen van kratten hanteert Bidvest Deli XL een wastarief dat jaarlijks wordt
geïndexeerd. Bidvest Deli XL houdt zich het recht voor om steekproefsgewijs
leveranciers die zelf hun fust wassen te controleren.
EDI
Electronic Data Interchange (EDI) is een standaard voor de elektronische
uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde
berichten of bevestigingen. Met EDI worden administratieve handelingen
vereenvoudigd, de kwaliteit van informatie verbeterd en de overdracht van
gegevens versneld. Bidvest Deli XL streeft daarom naar een volledige
implementatie van het EDI-orderbericht en het EDI-factuurbericht.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 17
Bidvest Deli XL verplicht alle DKW, Diepvries, Koelvers en Dagvers leveranciers
om inkooporders en facturen via EDI aan te bieden en te verwerken. Leveranciers
waarmee deze handmatig worden verwerkt worden via deze weg verzocht om de
implementatie van EDI zo spoedig mogelijk met ons te initiëren.
Als een leverancier geen orders of facturen via EDI verwerkt met Bidvest Deli XL,
dan rekent Bidvest Deli XL kosten door voor de extra administratieve handelingen
die wij hiervoor moeten verrichten. Dit betreft 2% van de inkoopwaarde per
kalenderjaar. Dit bedrag zal in het eerste kwartaal van het opvolgende
kalenderjaar worden verrekend met uw facturen aan Bidvest Deli XL.
Indien van toepassing vragen wij u om het contactformulier EDI volledig ingevuld
te versturen naar de contactpersoon die vermeld staat in het formulier (zie
Bijlage 13). Na ontvangst zal Bidvest Deli XL contact met u opnemen voor het
starten van het implementatie traject. Een digitale versie van dit contactformulier
is eveneens verkrijgbaar via uw Buyer & Merchandiser.
Het bijgesloten EDI profiel van Bidvest Deli XL in Bijlage 12 (inclusief de lijst van
vestigingen en GTIN-nummers) bevat alle informatie die een leverancier nodig
heeft om de verbinding met Bidvest Deli XL in te richten.
Bidvest Deli XL maakt gebruik van de GTINCOM standaard, beheerd door GS1
Nederland. Leden van het Centraal Bureau Levensmiddelenhandel (CBL) en de
Stichting Merk Artikel (SMA) hebben zich gecommitteerd aan deze standaard.
Leveranciers moeten EDI gecertificeerd zijn door het EDI Service Center van GS1
Nederland. De kosten van certificatie zijn voor eigen rekening. Bij GS1 Nederland
kunt u terecht voor meer informatie over EDI.
Correct gebruik van GTIN codes zorgt ervoor dat de implementatie van EDI
spoedig en soepel verloopt. Onder correct gebruik verstaat Bidvest Deli XL;
Een duidelijk leesbare (scanbare) GTIN op elke verpakking (zowel de CE als
de HE).
Als EDI niet opgestart kan worden doordat GTIN codes niet juist worden
gehanteerd, dan behoudt Bidvest Deli XL zich het recht voor om 2% van de
inkoopwaarde als vergoeding in rekening te brengen.
Bidvest Deli XL ondersteunt op dit moment de volgende berichten:
ORDER, bestelorder van Bidvest Deli XL aan leverancier;
APERAK, ontvangstbevestiging order;
DELFOR, gecumuleerde klantbestellingen;
INVRPT, voorraadbericht Bidvest Deli XL;
INVOIC, factuur van leverancier aan Bidvest Deli XL;
REMADV, betalingsspecificatie van Bidvest Deli XL aan leverancier.
DESADV, digitale pakbon zal naar verwachting vanaf 2015 kunnen worden
ontvangen
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 18
Hoofdstuk 5 - Kwaliteit
HACCP
De leverancier voldoet aan de Algemene Levensmiddelenverordering (General
Food Law) en de hierbij behorende verordeningen:
852/2004 Hygiëne voorschriften levensmiddelen algemeen
853/2004* Hygiëne voorschriften levensmiddelen van dierlijke oorsprong
854/2004* Officiële controles van producten van dierlijke oorsprong
2073/2005 Microbiologische criteria van levensmiddelen *indien van toepassing
Arbo
In de CAO voor Groothandels in Levensmiddelen zijn de ARBO regels vastgelegd
conform de ARBO catalogus Groothandel in Levensmiddelen. Hierin staat o.a. dat
medewerkers geen:
Artikelen zwaarder dan 23 kilo mogen tillen;
De grijphoogte van pallets niet hoger dan 1.80 meter mag zijn.
Vanwege de regels in de ARBO branchecatalogus neemt Bidvest Deli XL geen
artikelen op die zwaarder zijn dan 23 kilo, en accepteert Bidvest Deli XL bij
goederenontvangst geen pallet waarvan de grijphoogte hoger is dan 1.80 meter.
De collo moet op een rolcontainer van Bidvest Deli XL passen, en daarmee mag
de collo een maximale afmeting hebben van 60cm (lengte) x 80cm (breedte) x
160cm (hoogte)
Besluit beheer verpakkingen en papier & karton
Leverancier dient te voldoen aan de wetgeving welke op 1 januari 2006 van
kracht is geworden, verwoord in het “Besluit beheer verpakkingen en papier en
karton.”
Belangrijkste eisen van dit besluit:
Jaarlijkse opgave van de hoeveelheid verpakkingen welke in Nederland op de
markt is gebracht;
Zo min mogelijk verpakkingsmateriaal gebruiken;
Verpakkingen zodanig ontwerpen dat ze gemakkelijk opnieuw gebruikt kunnen
worden;
Zoveel mogelijk gerecyclede grondstoffen gebruiken voor nieuwe
verpakkingen;
Zwerfafval voorkomen.
Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen
Leverancier dient te voldoen aan de wetgeving welke op sinds 22 oktober 2008
van kracht is geworden, verwoord in het “Warenwetbesluit Verpakkingen en
Gebruiksartikelen”.
De belangrijkste eisen van dit besluit:
Verpakkingen en gebruiksartikelen, welke met levensmiddelen in aanraking
komen of hiertoe bestemd zijn, moeten voldoen aan het Warenwetbesluit
Verpakkingen en Gebruiksartikelen. Dit besluit stelt dat verpakkingen en
gebruiksartikelen geen stoffen in zodanige hoeveelheden aan eet- en
drinkwaren mogen afgeven of kunnen afgeven (migratie), dat ze een gevaar
opleveren voor de volksgezondheid.
Ook mogen verpakkingen of gebruiksartikelen niet op onaanvaardbare wijze
de eet- of drinkwaren veranderen voor wat betreft de samenstelling, geur,
smaak, kleur en consistentie. Verder moeten ze zich in zindelijke staat
bevinden.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 19
De Europese kaderverordening 1935/2004 geeft in het algemeen de eisen
waaraan zogenaamde ‘food contact materials’ moeten voldoen. Deze
verordening is via het Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen
geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving.
Volgens de kaderverordening 1935/2004 moeten verpakkingen en
gebruiksartikelen traceerbaar zijn in alle stadia. Daartoe dienen exploitanten van
bedrijven te beschikken over systemen en procedures, waarmee vastgesteld kan
worden door en aan welke bedrijven de bij hun productie gebruikte stoffen of
producten zijn geleverd. Kort samengevat betekent dit dat een bedrijf moet
kunnen aantonen van wie het bedrijf de gebruikte grondstoffen heeft ontvangen
en aan wie een bedrijf zijn product heeft geleverd, één stap vooruit en één stap
terug in de keten.
Bedrijven die verpakkingen en gebruiksartikelen importeren van buiten de
Europese gemeenschap moeten zorgdragen voor identificatie van deze materialen
volgens een passend systeem dat de traceerbaarheid waarborgt, bijvoorbeeld
door etikettering of relevante documentatie. Verpakkingen en gebruiksartikelen
moeten zijn voorzien van etikettering of identificatie om de traceerbaarheid te
garanderen.
Productspecificaties
De leverancier heeft van elk geleverd product een productspecificatie. In de
productspecificatie staan alle gegevens vermeld zoals in de databank van PS in
foodservice worden weergegeven. In ieder geval dienen genoemde
productspecificaties op elektronische wijze beschikbaar te zijn voor Bidvest Deli
XL.
Bidvest Deli XL vraagt de leverancier zijn producten bij PS in foodservice te
registreren. PS in foodservice rekent op basis van het aantal op te nemen
artikelen een vergoeding voor registratie, afhandeling van vragen en dergelijke.
De kosten voor deze dienstverlening zijn voor rekening van de leverancier.
De productspecificaties en logistieke informatie dienen altijd actueel te zijn in de
datapool PS in Foodservice. Elke private label leverancier is verplicht Bidvest Deli
XL vooraf toestemming te vragen en te informeren over voorgenomen
wijzigingen.
Audits
Bidvest Deli XL houdt zich het recht voor minimaal eenmaal per jaar een
kwaliteitsaudit uit te voeren. Deze audit kan worden uitgevoerd door
medewerkers van Bidvest Deli XL of door derden. Bidvest Deli XL zal zorgdragen
voor de uitvoering en coördinatie van de audits.
Calamiteiten
Indien zich met een product een calamiteit voordoet, dient Bidvest Deli XL
onmiddellijk geïnformeerd te worden. Deze informatie dient altijd schriftelijk
bevestigd te worden.
Minimaal dient de volgende informatie verstrekt te worden:
Aard van de calamiteit;
Te nemen maatregelen of actuele stand van zaken;
Exacte omschrijving van het product;
Bidvest Deli XL artikelnummer;
Inhoud / verpakking;
THT-datum / productiedatum / productiecode indien van toepassing;
Deelorders waarin het product geleverd is.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 20
Gedurende werktijden dient in eerste instantie met de vaste contactpersoon van
de afdeling B&M gecommuniceerd te worden.
Afwikkeling calamiteit
Zodra Bidvest Deli XL een calamiteit in behandeling neemt, zijn er financiële
consequenties aan verbonden. De afwikkeling van de calamiteit vindt plaats in
overleg met de afdeling B&M van Bidvest Deli XL.
Bereikbaarheid leverancier
De leverancier dient te allen tijde 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar te
zijn. Bij de afdeling B&M dient bekend te zijn onder welk telefoonnummer, buiten
kantooruren, contact met u kan worden opgenomen. U kunt dit telefoonnummer
doorgeven aan uw contactpersoon van de afdeling B&M.
Bereikbaarheid Bidvest Deli XL buiten kantooruren
Buiten kantooruren is Bidvest Deli XL altijd (24 uur per dag, 7 dagen in de week)
bereikbaar onder het alarmnummer 088 298 17 98 . Dit alarmnummer wordt
beheerd door een centrale meldkamer. U kunt dit nummer gebruiken voor het
melden van product- en procesincidenten die een gevaar voor de volksgezondheid
opleveren of die uw bedrijfscontinuïteit in relatie tot leveringen aan Bidvest Deli
XL in gevaar brengen.
De meldkamer noteert de calamiteit, de persoon met wie gesproken is en het
telefoonnummer waarop de contactpersoon van het bedrijf teruggebeld kan
worden. De meldkamer neemt contact op met de “Manager van de Wacht” van
Bidvest Deli XL. De Manager van de Wacht is een manager van Bidvest Deli XL
die gedurende die betreffende week dag en nacht bereikbaar is voor calamiteiten.
De Manager van de Wacht beslist in overleg met u of er direct maatregelen
genomen moeten worden of dat dit kan wachten tot de eerstvolgende werkdag.
Eisen private label leveranciers
Eisen Kwaliteitscertificaten
Het bedrijf is gecertificeerd voor een standaard conform het Global Food Safety
Initiative (‘GFSI’). Inspecties ter zake worden uitgevoerd door een erkend
controleorgaan. Haar toeleveranciers van halffabricaten of grondstoffen zijn
gecertificeerd voor een standaard conform GFSI en inspecties ter zake worden
uitgevoerd door een erkend controleorgaan.
Telers van verse producten en andere primaire producten voldoen aan Global
Good Agricultural Practice (GlobalGAP).
Eisen uitwijkleveranciers
Indien bij calamiteiten, naleveringen o.i.d. door de leverancier gebruik wordt
gemaakt wordt van zogenaamde ‘noodleveranciers’ of ‘uitwijkleveranciers’ dan
dienen deze “noodleveranciers” aan dezelfde eisen te voldoen als de
oorspronkelijke leverancier.
Eisen aan leveranciers van biologische producten
Producenten van biologische producten voldoen aan de voorwaarden voor het
Skal-kwaliteitskeurmerk, of indien de leverancier een buitenlandse leverancier is,
een soortgelijke door overheidsorganen in het land van vestiging van de
leverancier uitgevoerde kwaliteitstests waaruit biologische teelt en
productiemethoden blijken.
Eisen aan leveranciers van ASC-gecertificeerde vis en visproducten
Producenten van ASC producten voldoen aan de voorwaarden voor het ASC-
certificaat en beschikken over een geldig ASC-certificaat.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 21
Hoofdstuk 6 - Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
UN Global Compact
Vanaf 1 januari 2009 dienen leveranciers van Bidvest Deli XL zich te committeren
aan de UN Global Compact. De klanten van Bidvest Deli XL vragen steeds vaker
om een verklaring vanuit Bidvest Deli XL dat zij zich committeert aan de UN
Global Compact. Bidvest Deli XL wil zelf goed MVO beleid uitdragen en vraagt om
eenzelfde verklaring van haar leveranciers.
Kort samengevat betekent een committering aan het UN Global Compact het
volgende:
De internationale rechten voor de mens te accepteren en te respecteren.
Werknemers het recht te geven zich te verenigen in vakbonden.
Als werkgever alle vormen van verplichte arbeid uitsluiten.
Als werkgever proactief mee te werken aan het uitsluiten van kinderarbeid.
Als werkgever discriminatie uit te sluiten.
Mee te werken aan verbeteringen van het milieu.
Een beter beleid voor mens en natuur uit te dragen in hun bedrijfsvoering.
Proactief mee te werken aan nieuwe milieuvriendelijke ontwikkelingen.
Zich op geen enkele manier in te laten met corruptie.
MVO-Meetsysteem
Duurzaam inkopen is een belangrijk onderdeel van MVO. Het sturen van het
inkoopproces op duurzame producten, diensten en leveranciers levert een
concrete bijdrage aan algehele verduurzaming. Door te kiezen voor producten uit
een verantwoorde keten wordt duurzaamheid geborgd van bron tot bord.
Bidvest Deli XL wil duurzaamheid een vast onderdeel maken van de
leveranciersbeoordeling. Kwaliteitseisen op bijvoorbeeld het gebied van
voedselveiligheid zijn al een standaard onderdeel van de leveranciersselectie.
Deze eisenset zal worden uitgebreid met andere relevante onderdelen van MVO.
Binnen Bidvest Deli XL wordt een actief MVO-beleid gevoerd. Op basis van de 5
kernwaarden zijn MVO-pijlers opgesteld, waaraan verschillende doelstellingen
gekoppeld zijn. De pijler “Ketenverantwoordelijkheid” neemt een belangrijke
positie in binnen dit beleid. Binnen deze pijler wordt aandacht geschonken aan
maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten. Dit betreft zowel de houding
naar klanten toe, als het leveranciersbeleid. Eén van de doelstellingen die is
opgesteld binnen dit thema is dat Bidvest Deli XL in 2015 90% van haar inkoop
wil laten plaatsvinden bij duurzame leveranciers.
Op basis van de onderwerpen uit de ISO 26000 en aanvullende onderzoeken voor
de foodservice branche is er een vragenlijst opgesteld, welke digitaal naar de
leverancier toegestuurd wordt.
De vragenlijst is bedoeld als middel om inzicht te krijgen in de duurzaamheid van
onze leveranciers. Met behulp van een score die voortvloeit uit de individuele
toetsing is af te leiden in hoeverre duurzaamheid geborgd wordt in het eigen
bedrijf en in de keten.
Ook krijgt de leverancier inzicht in zijn eigen MVO-prestaties en kan de
leverancier zien in welk onderdeel er eventueel verbeterpunten zitten. De toetsing
zal jaarlijks terugkeren en de vooruitgang in de MVO-prestaties zal dus ook
gemonitord worden.
Aanvullende informatie is te vinden in de aparte leveranciershandleiding voor het
MVO-meetsysteem.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 22
Hoofdstuk 7 - Facturatie en betaling
Bidvest Deli XL handelt goederen- en kosten facturen centraal af op haar
locatie in Ede. Facturen worden betaalbaar gesteld aan de hand van de
betaaltermijn, als onderdeel van de met Bidvest Deli XL overeengekomen
leveringsvoorwaarden.
Centraal factuuradres
Bidvest Deli XL Account Payable
Postbus 440
6710 BK EDE
NL 001511798B01
Rechtstreekse leveringen
Facturen met betrekking tot rechtstreekse leveringen aan klanten van Bidvest
Deli XL worden ook centraal in Ede in behandeling genomen en digitaal aan de
vestiging doorgestuurd. Het facturatieadres van deze facturen is afhankelijk van
de vestiging waartoe de klant behoort (bijlage 15).
Facturatie
Bidvest Deli XL verwacht van haar leveranciers dat ordering en facturatie
per EDI of per elektronische datacommunicatie plaatsvinden1. Elke factuur
moet verwijzen naar het Bidvest Deli XL inkoopordernummer (leveringen)
of het Bidvest Deli XL retourbonnummer (retouren). Bidvest Deli XL eist
voor iedere levering c.q. retouropdracht een separate factuur danwel
creditnota. Begeleidende emballage artikelen dienen samen met de
geleverde of retourgenomen goederen te worden gefactureerd. Eventuele
correctiefacturen dienen altijd te verwijzen naar een factuurnummer.
Indien een factuur niet refereert naar een Bidvest Deli XL
inkoopordernummer of retourbonnummer kan de factuur niet in
behandeling worden genomen.
Voor dagversleveranciers geldt dat Bidvest Deli XL verwacht dat er per
uitgeleverde inkooporder een factuur met bijbehorende emballage
artikelen wordt opgesteld. Dit betekent dat de bijbehorende vrachtbrief
duidelijk een verwijzing moet hebben naar het uitgeleverde Bidvest Deli XL
inkooporder. De factuur wordt via AS2 als EDI-invoice, D96A aangeleverd.
Elke factuur dient een uniek factuurnummer van de leverancier te hebben.
Factuurreeksen die jaarlijks identiek zijn, kunnen niet in behandeling
worden genomen. Ditzelfde geldt voor handgeschreven facturen.
Buitenlandse leveranciers dienen tevens het statistieknummer (8-cijfers)
per geleverd artikel inclusief netto gewicht te vermelden. Er dient te
worden gefactureerd in euro’s.
Benodigde voorbedrukte gegevens op de factuur
Bidvest Deli XL verwacht dat elke factuur op bedrukt briefpapier wordt
aangeboden waarop de volgende gegevens standaard zijn voorbedrukt:
01. Naam, Adres, Woonplaats gegevens
02. BTW nummer
03. Kamer van Koophandel nummer
04. IBAN code en/of Bankrekeningnummer
Benodigde geprinte gegevens op de factuur
01. Bidvest Deli XL BTW nummer NL 001511798B0101.
1 Voor meer informatie over EDI / elektronische datacommunicatie zie Hoofdstuk 4
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 23
02.a Bidvest Deli XL inkoopordernummer c.q. Bidvest Deli XL
retourbonnummer
02.b Klantnummer van klant Bidvest Deli XL indien Rechtstreekse
Zending
03. Uniek factuurnummer
04. Factuurdatum
05. Afleveradres
06. Afleverdatum
07. Goederen - Bidvest Deli XL artikelnummer
08. Goederen - GTIN code
09. Goederen - Artikelomschrijving
10. Goederen - Aantal eenheden of gewicht in kilo’s
11. Goederen - Prijs per eenheid of gewicht in max. 3 decimalen
12. Goederen - Prijs per factuurregel
13. Subtotaal bedrag goederen in maximaal 2 decimalen
14. Emballage - Bidvest Deli XL artikelnummer
15. Emballage - GTIN code
16. Emballage - Artikelomschrijving
17. Emballage - Aantal
18. Emballage - Waarde per eenheid
19. Emballage - Waarde per factuurregel
20. Subtotaal bedrag emballage in maximaal 2 decimalen
21. Totaal tussentelling
22. BTW bedrag(en) tegen het juiste tarief;
(fustwaskosten vallen onder het dienstentarief)
23. Totaal factuurbedrag in maximaal 2 decimalen
Aanvullende aandachtspunten m.b.t. facturatie
01. Correctienota’s dienen separaat te worden opgesteld en te
verwijzen naar het originele factuurnummer en Bidvest Deli XL
inkooporder.
02. Naleveringen dienen separaat te worden gefactureerd en te
verwijzen naar het unieke K(lacht) M(anagement) S(ysteem)
nummer van de service order. Dit nummer is terug te vinden op de
fax die wordt aangeleverd door de vestiging.
03. Kortingen dienen te worden verwerkt per factuurregel.
04. Factuurregel sortering dient plaats te vinden op basis van het
Bidvest Deli XL artikelnummer.
05. Bijkomende specifieke kosten dienen apart te worden vermeld.
06. Uiterlijk vijf werkdagen na een manco-melding en/of retourzending
dient Bidvest Deli XL een creditnota te ontvangen. Bidvest Deli XL
behoudt zich het recht voor om gevraagde, maar niet ontvangen
creditnota’s te verrekenen. Bidvest Deli XL stelt hiervoor zelf een
factuur op, welke wordt verrekend met uw facturen aan Bidvest
Deli XL.
07. Indien Bidvest Deli XL i.o.v. de leverancier goederen vernietigt, zal
Bidvest Deli XL de leverancier een retourbon sturen inclusief evt.
stortkosten. Aan de hand van deze retourbon dient de leverancier
een creditnota op te stellen.
Fustwas Centrale Landelijk Vers Centrum
Bidvest Deli XL verwacht van haar dagversleveranciers dat deze de
goederen aanbieden in schoon fust. Indien gewenst kan er gebruik worden
gemaakt van de Fustwas Centrale in Ede. Voor het wassen van “Bidvest
Deli XL Groene Kratten” wordt een wastarief berekend, dat jaarlijks wordt
geïndexeerd. Voor meer informatie m.b.t. de mogelijkheden en tarieven,
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 24
wordt verwezen naar de vaste contactpersoon op afdeling Buying &
Merchandising. Bidvest Deli XL stuurt géén factuur voor waskosten.
Deze kosten dienen samen met afgehaalde “Deli XL Groene Kratten” te
worden gecrediteerd. De GTIN code voor waskosten is 08710803190052.
Leverancier verstuurt wekelijks op donderdag een weekprognose van het
aantal af te halen kratten.
Klacht Management Systeem (KMS)
Bidvest Deli XL bepaalt per klacht wie de veroorzaker is. Is dit de
leverancier dan ontvangt deze hiervan een melding.
Bidvest Deli XL maakt bij het afhandelen van klachten gebruik van een
Klacht Management Systeem. Bij de communicatie hierover wordt gebruik
gemaakt van een KMS rapport met uniek klacht-referentienummer.
Bidvest Deli XL verwacht hierop binnen 24 uur een reactie. Bij de
administratieve afhandeling van de klacht dient dit KMS-nummer vermeld
te worden. De factuur dient naast het KMS-nummer ook klantnaam, evt.
herstelkosten, goederen en evt. lastdragers te bevatten.
Kwaliteitsklachten & manco’s bij versleveranciers
De afhandeling van de kwaliteitsklachten en manco’s bij versleveranciers
wordt conform onderstaand schema uitgevoerd.
Vers < € 30,- > € 30,-
Kwaliteit De oorzaak van de kwaliteitsklacht
wordt niet ter discussie gesteld.
Bidvest Deli XL ontvangt hierover
geen creditnota van de leverancier.
De financiële afhandeling van de
kwaliteitsklacht vindt periodiek
plaats via een verzamelfactuur
opgesteld door Bidvest Deli XL.
(code 125)
De veroorzaker
van de
kwaliteitsklacht is
de leverancier.
Bidvest Deli XL
ontvangt hiervoor
een creditnota
van de leverancier
(code 124)
De veroorzaker
van de
kwaliteitsklacht
is Bidvest Deli
XL
(code 122)
Manco De oorzaak van de manco
wordt niet ter discussie
gesteld. Bidvest Deli XL
ontvangt hierover geen
creditnota van de leverancier.
De financiële afhandeling van
de manco vindt periodiek
plaats via een
verzamelfactuur opgesteld
door de leverancier
(code 115)
De veroorzaker
van de manco is
de leverancier.
Bidvest Deli XL
ontvangt hierover
een creditnota
van de
leverancier.
(code 114)
De veroorzaker
van de manco is
Bidvest Deli XL
(code 112)
Herstellingen Alle herstellingen worden geregistreerd op de verzamelfactuur (opgesteld
door Bidvest Deli XL). In principe vindt de herstellevering plaats door de
leverancier. De leverancier ontvangt te allen tijde, ongeacht de
schuldbepaling € 35,- Indien de leverancier niet in staat is om te
herstellen, regelt Bidvest Deli XL de herstelling en brengt tevens € 35,- in
rekening bij de leverancier. Alleen herstellingen bij bestelfouten en
registratiefouten (zie herstelopdracht) worden niet in rekening gebracht
als Bidvest Deli XL het vervoer verzorgt.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 25
Contactgegevens
Voor vragen over facturatie en/of betalingen kunt u contact opnemen met
de afdeling Account Payable via:
Email: [email protected]
Telefoon: +31 (0)318 679 529
Fax: +31 (0)318 678 659 (bij voorkeur via mail)
Bijlage 3 Pakbon
Bijlage 4 Creditnota
Bijlage 5 Vrachtbrief
Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS
Bijlage 7 Retourbon Leverancier
Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 26
Hoofdstuk 8 - Key Performance Indicatoren (KPI’s) Om onze gezamenlijke performance op een maximaal niveau te brengen volgt
Bidvest Deli XL uw aandeel hierin nauwlettend. Wekelijks controleert Bidvest Deli
XL de onderstaande Key Performance Indicatoren en uw prestatie per indicator.
De volgende KPI’s hanteert Bidvest Deli XL:
Logistiek:
- Volledigheid levering; minimum van 99,5%
- Tijdigheid van aanlevering; minimum van 99%
- Artikelidentificatie conform eisen; 100%
- Temperatuur bij aflevering conform voorwaarden; 100%
- THT bij aflevering conform norm en Fifo; 100%
- Aantal nee-verkopen door niet uitleveren maximum 0,25%
Administratie:
Juiste indeling van factuur; 100%
Retouren, crediteringen, lastdragers worden gescheiden gefactureerd 100%
Inkoopprijzen conform artikeldatabase Bidvest Deli XL; 100%
Lastdragerregistratie conform voorwaarden. 100%
Tijdig verstrekken van creditnota’s conform afspraak 100%
Correctheid vrachtdocumenten, kratkaart & palletsticker 100%
Toepassing overeengekomen lastdragers 100%
Correct gebruik brondocumentatie. 100%
Klachten
Doorlooptijd van incidenteel ernstige klachten < 3 dagen
Doorlooptijd afhandeling klachten vanuit KMS < 3 dagen
Aantal klachten max. 0,5% van de orderregels
Doorlooptijd afhandeling herstel- nalevering o.b.v. het in Hoofdstuk 4,
bladzijde 14 genoemde herstelnetwerk per postcode gebied.
De extra kosten die Bidvest Deli XL maakt doordat de ondergrens van de KPI’s
niet wordt behaald, worden individueel per leverancier berekend, en verrekend
met de betalingen aan de leverancier.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 27
Bijlage 1 Datapool opstart form
DATAPOOL PROFILE – BIDVEST DELI XL
Send an email to: [email protected]
Include the following information
Your GLN address
Datapool u are using
o GS1/DAS
o PS in Foodservice
Contact person:
o email address
o telephone number
Publish the data to address; GLN Bidvest Deli XL
headquarters:8713018002219
Mandatory fields 1SYNC/GS1DAS – Bidvest Deli XL
1. A product description which contains a good description of the article. A
product description cannot contain the value <no name>. An example of a good
product description is;
Please note that if this attribute is not filled in 1SYNC/GS1DAS, the article
is incomplete and cannot be used by Bidvest Deli XL.
2. Net content;
3. Packaging type;
4. Internal item number;
5. Measures;
Please note that the net weight of the higher level unit of measure must
be equal to the net weight of the lower unit, multiplied by the factor.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 28
6. Number of items on pallet layer and number layers per pallet;
7. Pallet type;
8. Intrastat code;
9. GPC code;
10. Country of origin;
11. Storage/ handling temperatures;
12. Data on product lifespan;
13. If applicable; when the article is going to be discontinued;
14. A set of GTINs linked together instead of separate GTINs;
Please note that it is not mandatory to assign an (administrative) GTIN to
the pallet level in the hierarchy, but it is highly encouraged to do so.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 29
Bijlage 2 Richtlijnen aanleveren packshots
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 30
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 31
Bijlage 3 Factuur
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 32
Bijlage 3 Pakbon
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 33
Bijlage 4 Creditnota
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 34
Bijlage 5 Vrachtbrief
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 35
Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 36
Bijlage 7 Retourbon
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 37
Bijlage 8 Pallet Gereedbon
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 38
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 39
Bijlage 9 Pakbon
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 40
Bijlage 10 Kratkaartje
Voorbeeld fustkaart
3. Klantnaam(30 pos, 8)
2. Klantnr/aflevercode(8 pos, 8 )
4.Adres(27pos, 8)
5.Postcode plaats (26pos, 8)
6.Leveranciernr (6 pos, 8)
1. Afleverdatum aan klant DeliXL (8 pos, 20.)
10. Fustnummer (12 pos, 14) 9.Route expeditie nummer (6 pos, 44)
12. Batchnummer( 3 pos, 14)
13-08-09
MEPP-73
11. Inkooporderummer (6 pos, 8)
7.Verkorte naam Deli-Xl
vestiging (4 pos, 24) en TC
nummer (2 pos, 24)
102-45
MA-O
Fustnr:5/6
8.Dag (2 pos, 24) - dagdeel(1
pos,24 )
MAA
Afmetingen : Breed 140 mm
Hoog 50 mm
Minimale vrije ruimte aan de beide zijkanten 9 mm (wegens
insteken krat)
Fonttype is COURIER
Lettergrootte staat vermeld achter het aantal posities
Gewenste hoogte= 20 mm en breedte 50 mm. De hoogte van de
code mag nooit kleiner zijn dan 12,7 mm.
Kleurgebruik Kratkaarten Per productgroep hanteert Bidvest Deli XL een kaartkleur Productgroep: Kratkaart kleur: PMS code: Vis Blauw 278 Vlees Rood red U KWG Geel 101 C AGF Groen 351
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 41
De gegevens die op de kratkaart moeten worden vermeld zijn een afgeleide van
de gegevens die in het door de leverancier ontvangen bestand staan.
Kratkaart Veld uit het bestand
Opmerkingen
1.Afleverdatum aan klant Leverdatum klant
2. Klantnummer / aflevercode Klantnummer en aflevercode
3. Klantnaam Naam afleveradres
4. Adres Afleveradres
5. Postcode / plaats Postcode numeriek
/postcode alfanumeriek / aflever woonplaats
6. Leveranciernummer Leveranciernummer
7. Verkorte naam Bidvest Deli
XL vestiging / TC nummer
Uit interne
omnummertabel leverancier software
Bidvest Deli XL kan een
opgave verstrekken van DC en TC combinaties, met de gangbare verkorte naam
8. Dag / dagdeel Dag is eerste 2 posities
van dag overeenkomend met afleverdag. Dagdeel is indicatie aflevertijdstip
9. route expeditie nummer Routenummer en Expeditienummer
10. Kratnummer Vanuit productie leverancier, eerste cijfer geeft kratnummer aan, tweede is het totaal
aantal krat voor klant
Bidvest Deli XL
11. Inkoopordernummer Inkoop ordernummer
12. Batchnummer Batchnummer
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 42
Kratkaartje voor Direct Delivery orders
Dc-naam wordt DIRD-55, routenr. Wordt een nr. van de leverancier
Voorbeeld fustkaart
3. Klantnaam(30 pos, 8)
2. Klantnr/aflevercode(8 pos, 8 )
4.Adres(27pos, 8)
5.Postcode plaats (26pos, 8)
6.Leveranciernr (6 pos, 8)
1. Afleverdatum aan klant DeliXL (8 pos, 20.)
10. Fustnummer (12 pos, 14) 9.Route expeditie nummer (6 pos, 44)
12. Batchnummer( 3 pos, 14)
13-08-09
MEPP-73
11. Inkooporderummer (6 pos, 8)
7.Verkorte naam Deli-Xl
vestiging (4 pos, 24) en TC
nummer (2 pos, 24)
102-45
MA-O
Fustnr:5/6
8.Dag (2 pos, 24) - dagdeel(1
pos,24 )
MAA
Afmetingen : Breed 140 mm
Hoog 50 mm
Minimale vrije ruimte aan de beide zijkanten 9 mm (wegens
insteken krat)
Fonttype is COURIER
Lettergrootte staat vermeld achter het aantal posities
Gewenste hoogte= 20 mm en breedte 50 mm. De hoogte van de
code mag nooit kleiner zijn dan 12,7 mm.
Kleurgebruik Kratkaarten Per productgroep hanteert Bidvest Deli XL een kaartkleur Productgroep: Kratkaart kleur: PMS code: Vis Blauw 278 Vlees Rood red U KWG Geel 101 C AGF Groen 351
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 43
De gegevens die op de kratkaart moeten worden vermeld zijn een afgeleide van
de gegevens die in het door de leverancier ontvangen bestand staan.
Kratkaart Veld uit het bestand
Opmerkingen
1.Afleverdatum aan klant Leverdatum klant
2. Klantnummer / aflevercode Klantnummer en aflevercode
3. Klantnaam Naam afleveradres
4. Adres Afleveradres
5. Postcode / plaats Postcode numeriek
/postcode alfanumeriek / aflever woonplaats
6. Leveranciernummer Leveranciernummer
7. Verkorte naam Bidvest Deli
XL vestiging / TC nummer
Uit interne
omnummertabel leverancier software
Bidvest Deli XL kan een
opgave verstrekken van DC en TC combinaties, met de gangbare verkorte naam
8. Dag / dagdeel Dag is eerste 2 posities
van dag overeenkomend met afleverdag. Dagdeel is indicatie aflevertijdstip
9. route expeditie nummer Routenummer en Expeditienummer
Hierin staat altijd 00000. Geen route Bidvest Bidvest
Deli XL dus.
10. Kratnummer Vanuit productie leverancier, eerste cijfer geeft kratnummer aan,
tweede is het totaal
aantal krat voor klant Bidvest Deli XL
11. Inkoopordernummer Inkoop ordernummer
12. Batchnummer Batchnummer n.v.t. ?
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 44
Bijlage 11 Artikelnummers lastdragers
Lastdragers
Bidvest Deli XL onderscheidt de volgende type lastdragers.
De typen worden voortaan ook apart benoemd door middel van een
artikelnummer, namelijk:
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 45
Bijlage 12 EDI profiel Bidvest Deli XL
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 46
Bijlage 13 EDI Contact formulier
Op dit formulier kunt u de gegevens van uw elektronische postbus invullen.
Na ontvangst van het volledig ingevulde formulier zullen we zo spoedig mogelijk kontakt met u opnemen.
Ons EDI profiel is verkrijgbaar via onderstaande contactpersoon en/of uw vaste contact binnen Deli XL.
> verplicht getypt veld
Adres
Postcode
Woonplaats
G=Givenname
O=Organisation
n.v.t.
E-mail adres contactpersoon [email protected]
E-mail adres
A= ADMD
C= country
Bas van der Laan
U-nummer
Algemeen EDI contactpersoon Deli XL
Retourneren aan
S=Surname
Laatste versie: 29-10-2010 l Eerdere versies worden niet in behandeling genomen.
EDI contactgegevens
Firma naam
Tabblad Identifying Information
Telefoonnummer
Contactformulier Electronic Data Interchange (EDI)
P= PRMD
Contactpersoon EDI
Tabblad Communication
EAN-adrescode (13 posities)
Datum
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 47
Bijlage 14 Toelichting bestanden communicatie module Bidvest Deli XL
Lay-out bestandsnaam
Positie
van
Positie
tot
Toelichting
1 1 staat voor Grootverbruik
2 6 is het leveranciersnummer bij Bidvest Bidvest Deli XL zonder de laatste
positie
7 7 Soort Bestand:
V: Voorinformatie
J: Jit-bestelling is de definitieve order
T: Terugmelding
8 8 Bestellend RVC/HV:
V: Verscentrum/Horeca-Helmond
O: Verscentrum -Meppel
R: Verscentrum/Horeca -Schiedam
A: Verscentrum –Amsterdam
C: Horecavestiging Tilburg
G: Horeca vestiging Geleen
J: Horeca vestiging Drachten
K: Horeca vestiging Groningen
N: Horeca vestiging m Emmen
P: Horeca vestiging Hengelo
T: Horeca vestiging Hoofddorp
W: Horeca vestiging Nieuwegein
X: Horeca vestiging Burgh Haamstede
M: Direct Delivery, DC55, is altijd een definitieve order
9 10 Volgnummer. Er kan spraken zijn van meerdere bestanden.
G13018JI01
G staat voor Grootverbruik
13018 Het volledig leveranciersnummer is dus in dit voorbeeld 130180.
J Aanduiding dat het een JIT-(definitieve) bestelling betreft
I Geeft aan dat de bestelling bestemd is voor Verscentrum (RVC)-
Helmond.
01 Het eerste bestand
N.b.:
De bestandsnaam van de bestelling en voorinformatie wordt door Bidvest Deli XL
toegekend. De bestandnaam van de terugmelding wordt door de leverancier
toegekend, maar deze dient de bestandsidentificatie in de records niet aan te
passen.
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 48
Bestandslay-out Direct Delivery bestelling Attribuut Format Type Toelichting
DC nummer 2 Alfanumeriek
Leveranciersnummer 6 Alfanumeriek
Inkoop ordernummer 6,0 Numeriek
Klantnummer 5 Alfanumeriek
Aflever code 1 Alfanumeriek
Leverdatum Verscentrum 8,0 Numeriek
Routenummer 3,0 Numeriek 000
Expeditienummer 2,0 Numeriek 00
Batchnummer 3 Alfanumeriek
Bestandsidentificatie 10 Alfanumeriek
Naam afleveradres 30 Alfanumeriek
Afleveradres 22 Alfanumeriek
Huisnummer 5,0 Numeriek
Aflever woonplaats 18 Alfanumeriek
Postcode numeriek 4,0 Numeriek
Postcode alfanumeriek 2 Alfanumeriek
Inkoop orderregelnummer 6,0 Numeriek
Magazijn regelnummer 5,0 Numeriek
Artikelnummer Bidvest Bidvest Deli XL
6 Alfanumeriek
Artikelnummer Leverancier 13 Alfanumeriek
Aantal inkoopeenheden 7,2 Numeriek
Portie aantal 5,0 Numeriek
Portie inhoud 6,3 Numeriek Uitgedrukt in KG
Portie eenheid 2 Alfanumeriek altijd KG
Artikel specificatie 25 Alfanumeriek
Orderkop nummer 6,0 Numeriek
Orderregel nummer 3,0 Numeriek
Leverdatum klant 8,0 Numeriek
Levercode 2 Alfanumeriek 08 = Direct Delivery
Indicatie aflevertijdstip 1 Alfanumeriek D = dag
O = ochtend M = middag A = avond N = nacht
Bijvoorbeeld: format 6,3 numeriek. Dit betekent dat het attribuut een lengte
heeft van 6 posities, waarvan 3 decimalen. De komma wordt niet in het veld
opgenomen.
Voorbeeld definitieve bestellingen
i.pv. 30 gehaktballen zijn er 20 gehaktballen geleverd die tezamen 2,2 KG wegen,
vacuüm verpakt
Aantal inkoopeenheden 2,00
Portie aantal 20
Portie inhoud 2,2
Portie eenheid KG
Artikelspecificatie vacuüm verpakt
1 Biefstuk van 2,5 kg = 2,5 KG inkoopeenheden
Aantal inkoopeenheden 2,50
Portie aantal 1
Portie inhoud 2,500
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 49
Portie eenheid KG
Artikelspecificatie ‘ ‘
1 Papaja; wordt in stuks besteld, maar per gewicht berekend
Aantal inkoopeenheden 1,00
Portie aantal
Portie inhoud
Portie eenheid
Artikelspecificatie ‘ ‘
1 bloemkool; wordt in stuks besteld en ook in stuks berekend
Aantal inkoopeenheden 1,00
Portie aantal
Portie inhoud
Portie eenheid
Artikelspecificatie ‘ ‘
Bestandslay-out Terugmelding Direct Delivery Attribuut Format Type Toelichting
DC nummer 2 Alfanumeriek
Leveranciersnummer 6 Alfanumeriek
Inkoop ordernummer 6,0 Numeriek
Inkoop orderregelnummer 6,0 Alfanumeriek
Bestandsidentificatie 10 Alfanumeriek N.b.: dit is de
bestandsidentificatie uit de bestelling!
Magazijn regelnummer 5,0 Numeriek
Artikelnummer Bidvest Bidvest
Deli XL
6 Alfanumeriek
Artikelnummer leverancier 13 Alfanumeriek
Geleverde inkoopeenheden 7,2 Numeriek
Geleverd gewicht 7,2 Numeriek
Geleverd portie aantal 5,0 Numeriek
Lastdragernummer 14 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers
Klantnummer 5 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers
Aflevercode 1 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers
Routenummer 3 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers
Expeditienummer 2 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers
Verkoopprijs 9,3 Numeriek In de inkoop eenheid
Verkoopordernummer 6,0 Numeriek Bidvest Bidvest Deli XL ordernr. uit order bestand, orderkop nummer.
Bijvoorbeeld: format 7,2 numeriek. Dit betekent dat het attribuut een lengte
heeft van 7 posities, waarvan 2 decimalen. De komma wordt niet in het veld
opgenomen.
Tijdens de opstart zal gebruik worden gemaakt van het document “Elektronische
vers communicatie” waar de verdere technische beschrijving wordt toegelicht.
Voorbeeld van een artikel terugmeldingen
i.p.v. 30 gehaktballen zijn 20 gehaktballen geleverd die tezamen 2,2 KG wegen:
Aantal inkoopeenheden 3,00
Nieuw gewicht 2,20
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 50
Portie aantal 20
i.p.v. 2,5 kg biefstuk zijn 2,8 kg biefstuk geleverd:
Aantal inkoopeenheden 2,50
Nieuw gewicht 2,80
Portie aantal 1
De Papaja wordt geleverd en weegt 450 gram
Aantal inkoopeenheden 1,00
Nieuw gewicht 0,45
Portie aantal
De bloemkool wordt geleverd
Aantal inkoopeenheden 1,00
Nieuw gewicht
Portie aantal
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 51
Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen
Bidvest Deli XL Ede Bidvest Deli XL Helmond
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 652 Postbus 660
6710 BR Ede 6710 BR Ede
Bidvest Deli XL LVC Ede Bidvest Deli XL Hengelo
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 617 Postbus 669
6710 BP Ede 6710 BR Ede
Bidvest Deli XL DC Ede Bidvest Deli XL Hoofddorp
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 556 Postbus 670
6710 BN Ede 6710 BR Ede
Bidvest Deli XL Burgh-Haamstede Bidvest Deli XL Nieuwegein
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 167 Postbus 673
6710 BD Ede 6710 BR Ede
Bidvest Deli XL Drachten Bidvest Deli XL Schiedam
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 612 Postbus 674
6710 BP Ede 6710 BR Ede
Bidvest Deli XL Emmen Bidvest Deli XL Tilburg
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 627 Postbus 705
6710 BP Ede 6710 BS Ede
Bidvest Deli XL Geleen Bidvest Deli XL Amsterdam
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 629 Postbus 708
6710 BP Ede 6710 BS Ede
Bidvest Deli XL Groningen Bidvest Deli XL Meppel
Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning
Postbus 641 Postbus 720
6710 BP Ede 6710 BS Ede
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 52
Bijlage 16 Opstartformulier leverancier
Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 53
www.delixl.nl