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■ 109
职业教育“十二五”规划教材
档 案 管 理 专 业 系 列 教 材
档 案 管 理
唐明瑶 刘益芝 主编
张 新 刘 君 方永然 主审
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北 京
科
学出版社
职教技术出版中心
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110 ■ 档 案 管 理
内 容 简 介
档案管理是所有档案局、室、馆必须从事的基本业务之一，作为一门
课程则是大、中专档案、文秘专业基础课之一。该课程是研究各种档案机
构如何遵循客观规律来有效管理各种门类、载体的档案，以利于社会各方
面利用的应用学科。
本书概述了档案和档案工作的基本常识，尤其重点阐述了档案室、馆
在档案管理工作中通常要完成的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、
利用、统计八项任务，同时还介绍了人事、会计和教学三种专业档案，以
及部分新型载体档案、资料和实物材料的管理工作内容。
本书可作为五年制高职院校、中等职业学校文秘、档案专业学生学习
用书，也可以作为各种档案干部培训班的教材，还适合各级各类档案室、
局、馆在职人员使用。
图书在版编目（CIP）数据
档案管理 / 唐明瑶，刘益芝主编．—北京：科学出版社，2013
（职业教育“十二五”规划教材 档案管理专业系列教材）
ISBN 978-7-03-037241-3
Ⅰ．①档… Ⅱ．①唐… ②刘… Ⅲ．①档案管理-高等教育-自学
考试-教材 Ⅳ．①G271
中国版本图书馆 CIP 数据核字（2013）第 061221 号
责任编辑：毕光跃 / 责任校对：马英菊
责任印制：吕春珉 / 封面设计：金舵手
出版 北京东黄城根北街 16号
邮政编码：100717
http://www.sciencep.com
印刷
科学出版社发行 各地新华书店经销
*
2013 年 4 月第 一 版 开本：787×1092 1/16
2013 年 4 月第一次印刷 印张：13 1/2
字数：320 000
定价:27.00 元
（如有印装质量问题，我社负责调换）
销售部电话 010-62134988 编辑部电话 010-62130874（SF06）
版权所有，侵权必究
举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303
前 言 ■ i
前 言
人类越文明，就越要认识自己。档案可以让我们了解过去，把握现在，计划明天。
在我国的社会发展实践中，档案已经成为了人们生活和工作中一种重要的信息资源和宝
贵资产。人们对档案的管理和利用，不仅可以有效地为各机关、团体的工作健康有序地
进行提供必要的证据和信息保障，而且还能够为维护广大社会公众的合法权益提供有效
的支持。我国在档案资源的建设和利用服务实践中，尤其是许多国家档案馆都把建设“五
位一体”的公共档案馆作为自己的重要战略目标，管好、用好档案就日益凸显其重要性。
为了适应档案工作的现实需要，编者结合多年的档案管理实践和教学心得，编写了本书。
本书有以下特点：
一是内容务实全面。本着理论适用的编写原则，本书不过多在名词概念、理论研究
上下工夫，而是着力于比较详尽地介绍档案室、局、馆涉及的档案管理方方面面的工作
规范、规律、方法。
二是操作性强。着重讲述档案管理的每项工作、每件具体事务该做什么、怎么做，
按什么标准、程序操作，还提供了一定的范文范例。
三是普适性强。本书着重针对大中专学生而写，但对各种档案干部培训学员也极为
适用，档案室、局、馆在职人员也值得一读。
四是力求出新。第一，内容有创新。近期国内外档案管理经验、做法，档案学理论、
档案管理技能的研究成果，以及档案工作标准、规范在本书得到体现。我们注重传播新
知识、新技术和新方法，着重培养和提高档案业务人员的综合职业能力。本书既遵循法
律法规和规范文件的新规定，又紧密结合新世纪新阶段档案管理工作实际，颇有新意。
第二，编写体例创新。本书采用不少表格、图片，图文并茂，言简意赅，使人一目了然。
五是编写严谨。本书从创意至今已逾四年，组织编写一年有余。编写人员都是已
经从事近 30 年档案管理和档案教学的一线人员，具备高级讲师职称。其间召开五次编
写会，还到一部分档案室、局、馆现场调研，对文字反复推敲，数易其稿。部分内容
请了相关职能部门领导和专家作了审改。还有不少同仁对本书编写提出了宝贵意见，
提供了珍贵资料。
本书分为三部分、11章。第一章是第一部分，概述了档案的定义、属性、价值和分
类，以及档案工作的内容、性质、原则、机构等基本知识。第二到第九章是第二部分，
也是本书的主体，主要讲述档案室、馆在档案管理工作中通常要完成的档案收集、整理、
鉴定、保管、检索、编研、利用、统计八项任务。第十、十一章是第三部分，介绍人事、
会计和教学三种专业档案，以及音像、实物档案和资料的管理工作。
本书由四川省档案学校高级讲师唐明瑶任主编，刘益芝任第二主编。唐明瑶负责编
写大纲并总撰定稿。第一章、第二章、第三章、第八章、第九章由四川省档案学校高级
讲师刘益芝参与编写，第六章由四川省档案研究所周亚编写。其余篇章由唐明瑶完成。
本书由四川省档案局张新、刘君研究馆员，四川省档案科学技术研究所方永然副所
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ii ■ 档 案 管 理
长在百忙中进行主审。在编写过程中，参考了相关论著，并得到了四川省档案局、四川
省档案学校校领导和同事的大力支持与帮助，在此一并表示真诚的感谢。
我们相信对广大档案工作人员和关涉文档工作的朋友而言，本书将会开卷有益。尽
管我们力求精益求精，但因为我们水平和视野所限，书中可能会有不少疏漏和不足，恳
请大家批评指正。联系方式：[email protected]；[email protected]。谢谢！
唐明瑶
2013 年 3 月
目 录 ■ iii
目 录
前言
第一章 档案与档案管理概述.................. 1
第一节 档案.........................................1
一、档案的定义及内涵 .......................1
二、档案的属性...................................2
三、档案的作用...................................3
四、档案分类.......................................5
第二节 档案工作.................................7
一、档案工作与档案管理 ...................7
二、档案工作的内容...........................7
三、档案工作的性质...........................8
四、档案工作的基本原则 ...................8
五、档案工作的组织体系 .................10
六、档案工作制度建设 .....................15
思考与练习........................................... 17
第二章 档案收集工作............................ 18
第一节 档案收集工作概述 ............... 18
一、档案收集工作的内容 .................18
二、档案收集工作的要求 .................19
三、档案收集工作的意义 .................21
第二节 档案室的收集工作 ............... 21
一、档案室的收集范围 .....................21
二、归档制度.....................................22
三、平时收集.....................................25
第三节 档案馆的收集工作 ............... 27
一、档案馆档案的来源 .....................27
二、档案馆的收集范围 .....................27
三、建立规范的进馆序列 .................28
四、档案馆对现行机关档案的
接收.............................................29
五、档案馆在机构改革中对档案
的收集.........................................30
六、档案馆对历史档案的征集 .........31
七、加强档案馆资源建设，扩大
接收范围，丰富馆藏 .................32
八、档案馆应协助档案室审核进
馆档案 ........................................ 32
九、档案交接文据 ............................ 33
思考与练习 ...........................................34
第三章 档案整理工作............................ 35
第一节 档案整理工作概述 ...............35
一、档案整理工作的含义与内容..... 35
二、档案整理工作的原则................. 36
三、档案整理工作的意义................. 38
第二节 全宗 .......................................39
一、全宗的概念及原则..................... 39
二、立档单位及其构成条件............. 40
三、立档单位的变化与全宗的划分.... 40
四、全宗的补充形式 ........................ 42
五、判定档案所属全宗..................... 43
六、立档单位和全宗历史考证......... 44
第三节 全宗内档案的分类 ...............44
一、全宗内档案分类的意义............. 44
二、全宗内档案分类的原则与
要求 ............................................ 45
三、组织全宗常用的档案分类
方法 ............................................ 46
四、复式分类法 ................................ 48
五、档案分类方案 ............................ 50
六、人物全宗内档案的分类............. 54
第四节 档案排列与基本编目 ...........55
一、档案的排列 ................................ 55
二、填写案卷封面及其脊背项目..... 56
三、档案的编号 ................................ 57
四、档案实体管理的基本目录......... 58
思考与练习 ...........................................60
第四章 档案鉴定工作............................ 61
第一节 档案鉴定工作概述 ...............61
一、档案鉴定工作的内容................. 61
二、档案鉴定工作的制度和过程..... 61
三、档案鉴定工作的意义................. 63
第二节 鉴定档案价值的原则和
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ii ■ 档 案 管 理
标准....................................... 63
一、决定档案保存价值的因素 .........63
二、鉴定档案价值的原则 .................64
三、鉴定档案价值的标准 .................64
第三节 档案保管期限表 ................... 65
一、档案保管期限表的作用和
类型.............................................65
二、档案保管期限表的结构和保管
期限的划分.................................66
三、档案保管期限表的编制工作 .....68
第四节 档案鉴定工作流程及相关
内容....................................... 69
一、档案鉴定工作流程 .....................69
二、鉴定档案价值的方法 .................70
三、鉴定档案保存价值应注意的
问题.............................................70
四、档案的销毁.................................71
思考与练习........................................... 72
第五章 档案保管工作............................ 73
第一节 档案保管工作概述 ............... 73
一、档案保管工作的内容 .................73
二、损毁档案的因素.........................73
三、档案保管工作的具体任务 .........74
四、档案保管工作的要求 .................74
五、档案保管工作的意义 .................75
第二节 档案保管的物质条件 ........... 75
一、档案库房.....................................75
二、档案装具.....................................76
三、档案设备和消耗品 .....................79
第三节 档案库房管理....................... 79
一、档案库房管理制度 .....................79
二、档案库房与装具的编号 .............82
三、档案的存放和全宗排列 .............83
四、档案存放位置索引与档案代
理卡.............................................84
五、档案在搬动中的保护 .................85
六、档案的安全检查.........................85
第四节 全宗卷................................... 86
一、全宗卷的作用.............................86
二、全宗卷的编制原则..................... 86
三、全宗卷的主要内容..................... 86
四、全宗卷的整理 ............................ 87
五、全宗卷的管理 ............................ 88
思考与练习 ...........................................88
第六章 档案检索工作............................ 89
第一节 档案检索 ...............................89
一、档案检索的定义和过程............. 89
二、档案检索语言与效率................. 89
三、档案检索工具及其职能............. 90
四、档案检索工具的种类与形式..... 90
五、档案检索工具的编制要求......... 90
第二节 档案著录 ...............................91
一、档案著录的定义和作用............. 91
二、档案著录规则 ............................ 91
三、著录项目细则 ............................ 92
四、电子文档管理系统中的著录..... 95
第三节 档案标引 ...............................96
一、档案标引的定义、种类及质
量指标 ........................................ 96
二、档案分类标引规则..................... 97
三、中国档案分类法 ........................ 99
四、《档案主题标引规则》............. 100
五、《中国档案主题词表》............. 101
第四节 常用档案检索工具及其编
制方法 .................................102
一、案卷文件目录 .......................... 102
二、分类目录 .................................. 103
三、主题目录 .................................. 103
四、专题目录 .................................. 104
五、文号索引 .................................. 105
六、人名索引 .................................. 105
七、全宗指南 .................................. 105
八、档案馆指南 .............................. 107
思考与练习 .........................................109
第七章 档案编研工作.......................... 110
第一节 档案编研工作概述 .............110
一、档案编研工作的内容............... 110
二、档案编研工作的特点............... 111
目 录 ■ iii
三、档案编研工作的要求 ............... 111
四、档案编研工作的意义 ...............112
第二节 现行文件汇编和重要会议
简介..................................... 112
一、现行文件汇编...........................112
二、重要会议简介...........................113
第三节 大事记和专题概要 ............. 115
一、大事记.......................................115
二、专题概要...................................117
第四节 组织沿革和基础数字
汇集..................................... 118
一、组织沿革...................................118
二、基础数字汇集...........................119
思考与练习......................................... 120
第八章 档案利用工作...........................121
第一节 档案利用工作概述 ............. 121
一、档案利用工作的含义、内容.....121
二、档案利用工作的要求和意义.....121
三、制定档案利用制度 ...................122
第二节 档案提供利用的途径、方
法及新形式......................... 123
一、档案提供利用的基本途径 .......123
二、档案提供利用的几种主要
方法...........................................124
三、档案利用服务的几种新形式.....128
第三节 档案用户需求分析 ............. 128
一、档案用户需求的构成 ...............128
二、影响档案用户需求的主、客
观因素.......................................129
三、档案用户需求分析的内容 .......129
四、档案用户需求分析的原则 .......129
五、认识档案用户需求的规律性.....130
第四节 开放档案............................. 131
一、开放档案的含义.......................131
二、开放档案的鉴别.......................131
三、开放档案的公布.......................132
思考与练习......................................... 132
第九章 档案统计工作...........................133
第一节 档案统计工作概述 ............. 133
一、档案统计工作的内容、任务
及类型 ...................................... 133
二、档案统计工作的要求和意义..... 134
三、档案统计工作的步骤............... 136
第二节 档案基本登记 .....................143
一、档案数量和状况的登记........... 143
二、档案管理各环节状况的登记 .... 147
第三节 档案综合统计 .....................151
一、档案综合统计的指标和类型 .... 151
二、档案综合统计的形式............... 153
思考与练习 .........................................167
第十章 几种专门档案的管理 .............. 168
第一节 人事档案管理 .....................168
一、人事档案的定义、特点和
种类 .......................................... 168
二、人事档案的收集和鉴别........... 168
三、人事档案的整理 ...................... 171
四、人事档案的利用和转递........... 174
第二节 会计档案管理 .....................175
一、会计档案的定义、种类与
特征 .......................................... 175
二、会计档案的归档 ...................... 175
三、会计档案的整理 ...................... 176
四、会计档案的鉴定 ...................... 180
五、电子会计档案的管理............... 182
第三节 教学档案管理 .....................183
一、教学档案的定义、特点和
作用 .......................................... 183
二、教学档案的收集 ...................... 183
三、教学档案的整理 ...................... 187
四、教学文件材料保管期限的
划分 .......................................... 187
五、学校教学档案保管与利用....... 188
思考与练习 .........................................188
第十一章 音像档案、资料与实物
管理...................................... 189
第一节 音像档案管理 .....................189
一、音像档案的概念、种类、特
点和作用 .................................. 189
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iv ■ 档 案 管 理
二、机械录音档案及其管理 ...........190
三、胶片档案及其管理 ...................190
四、磁性载体档案及其管理 ...........195
五、光盘档案及其管理 ...................197
第二节 资料管理............................. 198
一、档案馆（室）资料的收集 .......198
二、档案馆（室）资料分类 ...........199
三、档案馆（室）资料的编号 .......199
四、档案馆（室）资料的登记 .......200
五、档案馆（室）资料的整理
上架 .......................................... 200
第三节 实物档案管理 .....................200
一、实物材料的特点和作用........... 201
二、实物档案的归档 ...................... 201
三、实物档案的整理 ...................... 201
四、实物档案的排列与存放........... 204
思考与练习 .........................................204
参考文献.................................................. 205
附录 档案法规与标准规范 .................. 206
第一章 档案与档案管理概述 ■ 1
第一章 档案与档案管理概述
第一节 档 案
一、档案的定义及内涵
（一）档案的定义
“档案”一词在明末清初已被使用，“档”在《康熙字典》中被解释为“横木框档”，
就是木架框格的意思；“案”在《说文解字》中被解释为“几属”，就是小桌子一类的物
品。由此引申，又把处理一桩事件的有关文书叫做“一案”，并通称收存的官文书为“案”，
或“卷案”、“案卷”。“档”和“案”字连用，就是存入档架收藏起来的文书案卷。在我
国比较权威的定义有两个。
《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第二条：“本法所称档案，是指过
去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、
宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的
历史记录。”该定义详细地说明了档案的形成者、产生领域、特点和形式。
中华人民共和国档案行业标准 DA/T 1—2000《档案工作基本术语》指出：“档案指
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”该
定义言简意赅地指出了档案的形成者、特点及形式。
（二）档案的内涵
1. 档案的来源—广泛性与规律性
档案的形成者可以是国家机关、社会组织，还可以是公民个人。档案的产生领域可
以是政治、军事、经济活动，还可以是科学、技术、文化，以及宗教活动。随时随地都
可能产生档案，档案存在于任何社会活动中。档案从来源上讲，是非常广泛的。
档案的广泛性是有一定条件的，那就是档案是在社会实践活动中按照一定的来源有
规律地形成的。首先，档案是以独立的国家机关、社会组织和个人为单位，在其特定的
社会实践活动中形成的。其次，档案又是以每个国家机关、社会组织设置的内部机构为
单位有次序地形成并积累的。
2. 文件转化为档案的条件—办理完毕、保存备查
文件和档案是同一物体在不同阶段的两种表现，现在的档案就是过去的文件，现在
的文件可能就是将来的档案。文件转化为档案是有条件的，那就是“办理完毕”和有“保
存价值”。文件转化为档案的目的是将来查考利用，如果未来不可能查找利用的文件是没
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2 ■ 档 案 管 理
有必要转化为档案的。
文件办理完毕有两种情形：一是文件要求办理的事情已经办完，二是虽然要求办的
事情还没办完，但文书处理程序已经完毕。第一种情形的文件，如开会通知，只要被通
知的人员已去开会，而不管这份文件现在何处，都可以视为已经办理完毕。第二种情形
的文件，如基本建设（以下简称基建）批复，只要文书处理程序已经完毕，而不管房屋
是否已经修造完毕，都可以认为该文件已经办理完毕。
3. 档案的形式—多样性与发展性
档案的形式是指档案文件的存在与表达方式等因素，如信息表达方式、载体材料及
其记录方式等，随着社会的发展，档案的形式也在不断地发展变化。
从信息表达方式来看，文书档案有法律、条例、办法、决定、指示、总结等，科技
档案有文字、图样、声像、照片、电子等。
从载体材料来说，档案有甲骨、金石、缣帛、竹简、泥板、纸草、纸张、胶片、磁
带、光盘等形式。就记录方式而言，则有刀刻、手写、印刷、摄影、录音、录像、复印、
缩微等。随着社会科技的发展，还会出现其他更多的记录方式。
4. 档案的本质属性—原始的历史记录
档案是社会活动的产物，这种产物是随人们的各种活动直接产生的，并非事后再来
补充产生的。就档案的产生，人们强调“当时性”，一般而言，只有随时间的延续而逐渐
产生的记录，才可以作为档案来保存。档案的产生还强调“当事性”（亲自性），只有这
件事情所产生的记录才可以作为该事情的档案保存。如果是时间或事件过去之后，人们
凭记忆补写的回忆录之类的材料，从严格意义上讲只能说明该人的记忆是这样，而不能
真正地证明该事件就是这样，因此，算不上是这件事的档案文件。
原始一词有 4 种解释：最初的、第一手的、最古老的、未开发的。我们说档案是原
始的历史记录是指档案文件是第一手的、未开发的。从来源上看，档案文件是由人们开
展工作、处理事务直接使用的文件转化而来的，而不是事后另行收集重新编写的，因此
是原始的。从形式上看，人们的客观活动在档案上以文字、图像、声音等各种形式记录
了下来，档案上留下了当事人的笔迹、图像、语音等，而这些记录能够说明当时的真实
情况，是难以更改的。因此，档案文件是原始的历史记录。
二、档案的属性
档案的本质属性是原始记录性，在现实生活中只有档案同时具有原始性和记录
性，档案将原始性和记录性很好地结合了起来，是原始性和记录性两者兼而有之的统
一体。档案形成时间的“当时性”、形成者的“亲自性”及内容的“真实性”决定了
档案的原始记录性。
档案的原始记录性使档案区别于其他的事物（图书、资料等），是档案的根本价值所
在。这一本质属性，决定了只有维护档案的真实历史面貌才能保证档案的根本价值。如
果人们根据各自的观点或现在的需要修改档案，将破坏档案的真实性，破坏档案的根本
价值。
第一章 档案与档案管理概述 ■ 3
三、档案的作用
为了表述方便，这里将档案的作用分解为档案的一般作用和档案的基本价值。档案
的基本价值是指档案的利用价值，即档案的本质属性对社会需要的满足，是档案的原始
记录性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案价值。档案的一般作用是指档案价
值的外在和具体表现形式。档案产生于丰富的社会实践中，能够广泛地满足社会需求，
因此，它的一般作用是很广泛的。
（一）档案的一般作用
1. 机关工作的查考凭据
档案是由机关、社会组织等在过去的活动中形成的文件转化而来的，最初主要是为
机关工作服务。档案记录和反映了机关和社会组织过去各方面活动的情况。要保证工作
的正常开展和延续性，就应该查考利用档案。无案可查或有案不查，都会给机关工作带
来困难。
2. 生产建设的参考依据
档案记载了各种生产活动的情况、成果和经验教训，也反映了自然资源、生产条件、
生产管理和生产技术等方面的信息，可以作为经济管理、各项生产的依据和参考资料。
3. 政治斗争的必要手段
档案总是在一定的社会制度中产生，由一定的阶级和政治集团形成，它记录和反
映了社会上各阶级、政治团体等各方面的情况，档案历来是阶级统治和政治斗争的必
要手段。
4. 科学研究的可靠资料
任何一种研究都必须以广泛地占有资料为基础，以资料的真实可靠性为前提。在科
学研究中，档案不但能通过原始的记录提供直接借鉴，而且能通过大量的实验、观察概
括的理论提供间接参考，档案是科学研究的必要条件。
5. 宣传教育的生动素材
和其他宣传材料相比，档案以原始性、直观性、具体性和生动性等特点见长。利
用档案著书立说、报告演讲、进行文艺创作、举办各种展览等将具有强烈的说服力和
感染力。
（二）档案的基本价值
1. 档案的凭证价值
档案的凭证价值是指档案作为证据作用的价值。档案的凭证价值与其原始性密切相
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4 ■ 档 案 管 理
关。档案之所以具有凭证价值，是由档案形成规律和档案自身的特点所决定的。
从档案形成过程及其结果上看，档案是从当时当事直接使用的文件转化而来，并非
在现今使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。
从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记：当事人的亲笔签署或
者批示，机关或个人印信，原来形象的照片、录像和原声的录音等。这些就成为了日后
查考、研究、争辩和处理问题的依据。
2. 档案的参考价值
档案的参考价值是指档案作为借鉴作用的价值。档案的参考价值与其记录性息息
相关。
档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展。
档案中有成功的经验和失败的教训，有思想观点和实验观察数据，有社会的变革和生产
的发展，这些都可以为后来的人们提供借鉴，使人们在工作和学习中少走弯路，尽快达
到目的。
（三）档案发挥作用的规律性
1. 作用范围的递增性
档案对机关的作用一般称为档案的第一价值，对社会的作用则称为档案的第二价值。
档案形成以后，在相当长时期内是作为机关、企业、事业等单位的工作活动必不可
少的查考依据，档案发挥作用的对象和范围主要是档案形成者自身。这一阶段，档案的
利用频率往往比较高，是发挥档案现实作用的重要时期。我国为数众多的档案室，是实
现档案第一价值，并为实现档案第二价值奠定基础的重要场所。
档案的第一价值实现到一定的程度后，形成机关对这些档案利用的现实需要会逐渐
淡化。档案在本单位保管若干年后，其作用便冲破原有的形成单位而扩展到国家和社会，
过渡到第二价值。
2. 机密程度的递减性
档案随着人类社会活动而产生，人们的某些活动，涉及国家或个人的利益、安全及
隐私，在一定时期或范围内不能公开，档案是有一定的机密性的。档案的机密性要求将
档案的阅读和了解控制在一定的时间或范围内。档案的机密程度在确定之后并非一成不
变的，从总体上讲，随着时间的推移，档案的机密程度将会愈来愈小，档案的保管时间
与机密程度成反比例，机密程度呈现递减趋势。
3. 作用的转移性
档案在行政领域内发挥的作用称为行政作用，在科学文化领域内发挥的作用称为科
学文化作用。随着时间的推移，档案的行政作用会不断减弱而科学文化作用会不断增强。
就宏观的档案领域而论，档案行政作用和科学文化作用一直是同时存在的。但从
微观的特定部分的档案来看，这两种作用并非始终均衡地存在。档案的前身——文件
第一章 档案与档案管理概述 ■ 5
是以处理现行事务为目的的，文件转化为档案之初，档案主要面向立档单位服务并主
要作为查考凭据和业务活动的参考依据而指导工作、参与管理，发挥行政作用。随着
时间的推移，保存时间较长的档案与现行事务的联系越来越少，档案发挥作用的范围
和主要方面都会逐渐发生变化，其作用范围会逐渐扩大到面向社会，由主要工作的查
考凭据和业务活动的参考依据逐渐转变到主要作为科学研究的可靠资料和宣传教育的
生动素材，从而使档案的科学文化作用跃居首位。
4. 发挥作用的条件性
档案能否实现和发挥作用，一般受以下条件影响：第一，社会发展水平；第二，社
会档案意识，在档案学中个人对档案的具体认识及社会对档案带有普遍性的认知程度都
称为社会档案意识；第三，档案利用实践；第四，档案管理水平。
四、档案分类
（一）档案分类的含义
档案分类是指依据一定的标准，按照档案的来源、时间、内容和形式特征，对档案
进行有层次的区分，并组成一定的体系。广义的档案分类有三个层次：一是档案概念分
类；二是档案实体的馆（室）藏分类，三是档案内容信息分类。
（二）档案概念分类
档案概念分类通常称为档案种类划分。根据档案的不同属性和科学管理的需要，可
采用不同的标准、从不同的角度对档案进行划分。
1. 按来源划分
按照档案的来源即形成者，可将档案分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、
事业单位档案、个人档案等。
2. 按内容划分
按照档案的产生领域及其内容，可将档案分为文书档案、科学技术档案、专业档案。
文书档案指反映党务、政务、机关事务管理等活动的档案。科学技术档案指反映科学研
究、生产营运、项目建设、设备仪器及其管理等活动的档案。专业档案指反映专门活动
领域的档案，如会计档案、人事档案、户籍档案等。
3. 按载体形式划分
按照档案的载体形式，可将档案分为原始型档案、传统型档案、新型档案三类。原
始型档案主要指以甲骨、金石、简牍、缣帛、泥板、羊皮、纸草、棕榈叶等材质为载体
的档案。传统型档案是指以纸张为载体材料而制成的档案即纸质档案。新型档案是以感
光材料和磁性材料等现代技术产生的新型材质为载体的档案。
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6 ■ 档 案 管 理
4. 按时间划分
按照档案形成的时间，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。
5. 按所有权划分
按照档案的所有权，可将档案分为公有档案和私有档案。
（三）档案实体的馆（室）藏分类
档案信息实体的馆（室）藏分类，也简称为档案实体分类，或直接称为档案分类。
档案实体分类是指根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征，对档案实体进行的
分类。该分类有两个层次，即档案馆级的分类和档案室级的分类。
1. 档案馆级的分类
档案馆级的分类是指对一个档案馆内全部馆藏档案的分类，我国档案馆的档案是按
照全宗和非全宗形式进行分类和保管的。文书档案以全宗作为科学管理的基本单位；科
技档案以工程项目、产品型号、科研课题、专业性质、地域特征等非全宗形式作为科学
管理的基本单位。
2. 档案室级的分类
档案室级的分类主要有全宗内档案的分类和非全宗形式档案的分类。全宗内档案分
类的标准主要有档案的形成时间、来源、内容和形式等。非全宗形式档案分类的标准主
要有工程项目、产品型号、科研课题、专业性质、地域特征等。
（四）档案内容信息分类
档案内容信息分类是指以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所
记述和反映的事物属性关系对档案信息进行的分类。
（五）国家档案全宗的分类
国家的全部档案习惯上被称为国家档案全宗。国家档案全宗分为以下三类。
1. 中华人民共和国成立后的档案
中华人民共和国成立后的档案包括成立以来党和国家从中央到地方的各级机关、部
队、团体、农村组织、企业和事业单位的档案及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的
档案。
2. 革命历史档案
革命历史档案指从 1919 年“五四运动”到 1949 年中华人民共和国成立以前，中国
共产党及其领导的人民政权、军队、企业事业单位、青年团体和其他革命团体、革命活
动家所形成的档案。
第一章 档案与档案管理概述 ■ 7
3. 旧政权档案
旧政权档案包括历代王朝、中华民国、北洋军阀和日伪时期所有的机关、军队、企
业事业单位和各党派的档案，以及一般社会团体、私营企业、私立学校，被国家所接收
的外国在华的侵略性机构、团体、企业事业单位的档案。
第二节 档 案 工 作
一、档案工作与档案管理
档案工作是指管理档案和档案事业的活动，包括档案管理工作、档案行政管理工作、
档案教育工作、档案科学研究工作和档案宣传工作等。档案工作的同义词是档案事业。
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动，即档案室
和档案馆所从事的档案业务工作。
在概念的外延上，档案工作大于档案管理，档案工作中已经包含了档案管理。人们
通常所说的档案工作，是指狭义的档案工作，即档案管理。
二、档案工作的内容
1. 收集
档案收集是指档案馆（室）接收或征集档案和其他有关文献的活动。通过收集使分
散的、数量浩繁的档案集中起来，便于档案的科学保管和有效利用。
2. 整理
档案整理是指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编目，使之
有序化的过程。通过档案整理工作使成分复杂的档案条理化、系统化，利于档案的保存
和使用。
3. 鉴定
档案鉴定是指按照一定的原则和标准，判定档案的真伪和价值，确定保管期限及决
定档案存毁的一项工作。通过鉴定工作，去粗取精，剔除失去保存价值的档案，使档案
保管机构的人力、物力和财力能够充分发挥作用。
4. 保管
档案保管是维护档案的完整与安全的活动。其基本任务有两个：一是维护档案实体
的系统性，使库藏档案始终有序；二是保护档案实体，最大限度地减少人为或自然因素
的损坏，延长档案的“寿命”。
5. 检索
档案检索是指存储和查找档案信息的过程。档案检索工作将档案信息运用一系列方
法进行加工处理，形成各种检索工具，供人们查找所需档案。
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8 ■ 档 案 管 理
6. 编研
档案编研是指在研究档案和社会需要的基础上，按照一定的题目、体例和方法编辑
档案文献的活动。通过档案编研工作，可以满足更多的利用者的利用需要，让档案信息
以编研成果的形式长远流传下去，并延长档案原件的寿命。
7. 利用
档案利用又称利用服务，是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
档案得以利用是档案管理工作的最终目的，通过利用可以使包含在档案中的凭证价值和
参考价值得以发挥和实现。
8. 统计
档案统计是指对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析
的活动。通过档案统计工作，不仅可以为整个档案管理工作提供真实可靠的原始数据、
基本事实，让人们对档案及档案工作做到“胸中有数”，而且还为档案工作决策提供强有
力的信息支持，保证决策的科学性。
三、档案工作的性质
1. 管理性
档案工作的管理对象是档案及档案事业。档案工作必须用一整套科学的理论原则和
技术方法管理档案，对繁杂的档案进行研究、考证和系统管理。
档案工作是各项工作的重要组成部分，任何一项管理工作都离不开档案工作。
2. 服务性
档案工作是一项提供档案信息，为社会各方面工作服务的工作。服务是档案工作赖
以存在和发展的基础。
档案工作者应当树立服务思想，掌握服务技能，完善服务条件，提高服务质量，积
极为社会建设做出贡献。
3. 政治性
档案工作存在着服务方向的问题，这正是档案工作的政治性的集中表现。档案工作
的机要性也是档案工作政治性的表现之一。
档案工作者必须做维护历史真实面貌的楷模，实事求是，并积极地提供档案用以编
史修志，用档案印证历史，校对历史。
四、档案工作的基本原则
《档案法》第一章第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档
案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这就是我国档案工作的基本原则。
第一章 档案与档案管理概述 ■ 9
这一原则的基本思想包括互相联系的三部分：第一，确立了档案工作的组织原则和
管理体制——统一领导、分级集中管理国家全部档案；第二，提出了档案管理的基本要
求——维护档案的完整与安全；第三，体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的
主要标准——便于社会各方面的利用。
（一）统一领导、分级管理
统一领导、分级集中管理国家全部档案是“集中统一管理”原则的继续和发展，其
基本内容可以概括为如下三个方面。
1）统一领导，统一管理。档案工作统一领导是指各级人民政府统一领导档案工作，
国家档案工作由国务院直接领导，地方档案工作由地方各级人民政府统一领导。《档案法》
规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社
会发展计划。”
档案工作统一管理是指中华人民共和国国家档案局（以下简称国家档案局）对全国
档案工作进行全面规划，统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准、规划等，对全国
的档案工作分级、分专业管理。
2）档案工作由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。统一管理是指国家
档案行政管理机关主管全国档案工作，对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定
统一的档案法规、方针政策和业务标准，实行统一的监督、指导和检查。
分级管理是指全国档案工作由各级档案行政管理机关分层负责管理。各地方档案行
政管理机关，应按照国家有关档案工作的统一要求和规定，结合本地情况，制定本行政
区域内的档案工作规划、制度、标准、办法等，对本行政区域内的档案工作进行指导、
监督和检查。
分专业管理是指中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的指导下，针对本专
业系统的特点，制定本专业系统档案工作的规划、制度和办法，并对本系统的档案工作
进行指导、监督和检查，保证国家有关档案工作的方针政策在本专业系统地贯彻执行。
3）档案由各级、各类档案机构分别集中保存，并实行党政档案和党政档案工作的统
一管理。一切机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，必须按国家规定，由
本单位的档案机构集中管理，不得据为己有，也不能由承办单位或个人分散保存。
在 1959 年以前，我国党和政府的档案和档案工作是分开管理的。1959 年以后，实
行党政档案和党政档案工作统一管理。
（二）维护档案完整与安全
维护档案完整与安全，是档案管理的基本要求。只有维护档案完整与安全，才能维
护党和国家的历史面貌，才能保证对档案的有效利用。
1. 维护档案的完整
维护档案的完整包括档案材料收集齐全和整理系统两方面：所谓收集齐全，是指凡
是有保存价值的档案，都要求尽量收集齐全，不残缺，能反映出一个单位、一个系统、
一个地区和整个国家社会活动的历史面貌。所谓整理系统，是指凡是有保存价值的档案，
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10 ■ 档 案 管 理
必须按照它们的形成规律，系统地整理，维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，
或零乱堆放，要能全面、系统地反映出一个单位、系统、地区和整个国家从事社会活动
的过程和本来面貌。
2. 维护档案的安全
维护档案的安全有两方面的含义：一方面是档案实体的安全，另一方面是档案内容
的安全。档案实体安全，就是在档案管理过程中，要求尽力改善档案保管条件，采用科
学的防护措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命。维护档案内容的安全，就是指
档案在政治上、信息上的安全，要求对档案机密和需要控制使用的档案实行严格管理，
确保机密档案不丢失、不泄密、不超范围扩散。
维护档案完整和安全，是对整个档案工作最基本的要求。只有维护了档案的完整，
才能有效地保证档案的安全；散乱和丢失，只会造成档案的损坏和信息上的不安全。只
有维护了档案的安全，才能保证档案的完整；档案遭到破坏和蒙受损失，就会影响档案
的完整。
（三）便于社会各方面的利用
便于社会各方面的利用，是检验档案工作效果的主要标准，它体现了档案工作的根
本目的。所有的档案管理工作，最终都是为了向社会各方面因工作需要而提供档案。因
此，便于社会各方面的利用，就成为了档案工作的出发点，并且贯穿档案工作的全过程。
档案工作者只有牢记档案工作的根本目的，明确衡量档案工作成效的主要标准，才
能较为妥善地处理档案工作内外关系中的各种矛盾，把档案工作做得更好。在档案工作
基本原则中统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理的组织保证就不会有
档案的完整与安全，也就很难实现便于社会各方面利用的目的；维护档案的完整与安全
是手段，便于社会各方面利用档案是目的，前者为后者提供保证和物质基础，而后者是
前者的目的和方向。
五、档案工作的组织体系
我国档案工作的组织体系主要由档案室、档案馆、档案行政管理部门，以及其他辅
助性机构构成的，这些机构在全国范围内构成了一个结构合理、管理科学、颇具规模的
档案工作组织体系。
（一）档案室
档案室是国家机关、企业事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案
的专业机构。
1. 档案室的地位和作用
1）档案室是机关、团体、企业事业单位的一个不可缺少的内部组织机构。档案室是
机关、团体、企业事业单位内具有参谋和咨询作用的部门，是机关工作的助手。档案室
为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关的工作和
第一章 档案与档案管理概述 ■ 11
生产活动服务，它是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史面貌的
重要机构。
2）档案室是整个档案工作的基础。档案室是国家全部档案不断补充的源泉，整个国
家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室。在全国档案工作组织体系中，档案室
是档案形成后首先提供利用，大量发挥现实作用的前哨。档案室中具有长远利用价值的档
案最终要过渡到档案馆，因此档案室档案工作的好坏直接关系到档案馆档案质量的高低。
档案室在有的机关又称为档案处或档案科。其中分为两种类型：一种是纯属档案保
管机构的档案室；另一种是属于具有档案保管和档案业务指导双重职能的档案室。后者
如中央和地方一些专业主管机关的档案部门，除了负责保管本单位的档案外，还负责对
本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。这部分工作，实际上属于档案行
政管理机构的职能。
2. 档案室的职责
根据 1999 年 6月 7 日国家档案局第 5号令重新发布的《中华人民共和国档案法实施
办法》（以下简称《档案法实施办法》）第九条的规定，档案室的职责包括以下内容。
1）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规
章制度。
2）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作。
3）统一管理本单位的档案和相关资料，积极组织提供利用。
4）定期把具有长远保存价值的档案向有关档案馆移交。
5）监督、指导所属机构的档案工作。
3. 档案室的类型
档案室一般可以分为以下七种类型。
（1）普通档案室
普通档案室通常也称为机关档案室、文书档案室，主要管理文书档案。这种档案室
在全国最普遍、数量最多。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类，负责
统一管理本机关党、政、工、团组织的档案。
（2）科技档案室
科技档案室是管理科学技术档案的档案室，一般由负责生产或科研的具体部门或
负责人领导，在业务上受同级档案局或上级专业主管机关的档案部门指导、监督、检
查。在工厂、矿山、设计院、科学技术研究院（所）等科学技术部门一般都设置有这
种档案室。
（3）音像档案室
音像档案室是管理照片、影片、录音带、录像带等音像档案的档案室。电影公司或
制片厂、报社或通讯社、广播电视部门和唱片厂等单位，一般设置有这种档案室。音像
档案室有的也叫资料室。
（4）人事档案室
人事档案室是机关、企业事业单位在人事部门设置的管理人事档案的专业档案室。
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12 ■ 档 案 管 理
这种档案室比较普遍，有的也称为干部档案室（科）。
（5）综合档案室
综合档案室是指统一管理本机关全部档案的档案室。它比分别设立各种档案室要优
越，既精简了机构，又有利于加强本单位档案工作的集中统一管理，便于汇总档案、综
合开发档案信息。
（6）联合档案室
联合档案室是指若干个性质相近、关系密切、驻地集中的单位联合成立的档案室。
这种档案室共同管理各单位的档案，也称为档案服务中心，类似于某些国家的文件中
心。联合档案室有利于档案保护和利用，也有利于节约人力、物力和财力，精简了机
构和编制。
（7）档案信息中心
档案信息中心也称信息中心。存在于一些大型的企业单位，是本单位实行档案、图
书、情报一体化管理的实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化
管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
（二）档案馆
档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究
和利用档案史料的中心。
1. 档案馆的地位和作用
档案馆是我国档案工作组织体系中的主要业务系统，是档案事业的主体，居于主要
地位。应建成“五位一体”的文化事业机构。
档案馆“五位一体”是指国家各级综合档案馆的功能定位。国家档案馆的功能：爱
国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文
件管理中心。
2. 档案馆的职责
《档案法实施办法》第十条指出，中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档
案的文化事业机构，由中央和地方各级档案行政管理部门或者有关部门归口管理，主要
职责包括以下内容：
1）收集和接收本馆保管范围内的对国家和社会有保存价值的档案。
2）采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。
3. 档案馆的类型
档案馆的类型主要有以下四种。
（1）综合档案馆
综合档案馆是按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有
文化事业机构性质的档案馆。这种档案馆中，按照行政区划设置的，如四川省档案馆、北
京市档案馆等；按照历史时期设置的，如中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆等。
第一章 档案与档案管理概述 ■ 13
（2）专业档案馆
专业档案馆是管理特定范围专业档案的档案馆，它可以按照载体形态设置，也可以
按照某一专门领域设置。这种档案馆中，按照载体形态设置的，如中国电影资料馆、中
国照片档案馆；按照某一专门领域设置的，如吉林省地名档案资料馆。
（3）城市建设档案馆
城市建设档案馆是以城市为单位建立，接收保存城市范围内与城市规划、建设、维
护、管理活动中形成的需要长远保存的档案的科技事业单位。根据国家要求，我国 20
万以上人口的大、中城市必须建立城市建设档案馆，如成都市城市建设档案馆。
（4）部门档案馆
部门档案馆是专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。这种档
案馆如中华人民共和国外交部档案馆等。
（三）档案行政管理部门
档案行政管理部门是具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。档案行政管理部
门本身并不直接管理档案，它是监督、指导和检查档案工作的行政机关。
1. 档案行政管理部门的地位和作用
档案行政管理部门是我国档案工作组织体系中的行政系统，是国家档案事业的组织
和指挥中心。国家授权各级档案行政管理部门管理国家档案事务，它在整个档案事业发
展中起着决策、规划、组织、协调、监督、指导和检查的作用。
2. 档案行政管理部门的职责
根据《档案法实施办法》第七条和第八条的规定，国家档案局和地方档案局的职责
如下。
（1）国家档案局的职责
第一，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制
度和具体方针政策。
第二，组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，
并组织实施。
第三，对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处
档案违法行为。
第四，对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位及依照国家有关规定属
于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、
直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导。
第五，组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员
培训。
第六，组织、开展档案工作的国际交流活动。
（2）地方档案局的职责
第一，贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策。
科
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14 ■ 档 案 管 理
第二，制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施。
第三，监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。
第四，组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、
档案工作人员培训。
3. 档案行政管理部门的类型
（1）国家档案局
国家档案局是国务院直属的掌管全国档案事务的职能机构，1954 年 11 月 8 日，经
第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。
（2）地方档案局
地方档案局是各省（自治区、直辖市）、市（地区、自治州、盟）、县（区、旗）人
民政府直接领导的掌管本行政区划内档案工作事务的职能机构，它在业务上受上级档案
局指导。
（3）档案处（科）
中央和地方专业主管机关及军队系统，都设置有档案处、科，负责对本系统各单位档
案工作进行监督、指导和检查。它们在业务上受国家档案局统一指导，地方专业主管机关
的档案工作，以受地方档案局业务指导为主，同时接受上级专业主管机关的业务指导。
（四）档案工作的辅助机构
档案工作辅助性机构主要有以下几种。
1. 档案专业教育机构
档案专业教育机构是为档案工作培养和输送合格的档案专业人才的机构。这些机构
主要有综合性大学内设置的档案学院、系、专业，以及档案中等专业学校和档案行政管
理部门设置的档案干部培训中心等。
2. 档案科学技术机构
档案科学技术机构是研究档案学基础理论和档案工作应用科学技术的机构。这些机
构主要有档案行政管理部门设置的档案科学研究所、综合性大学设置的档案学研究室，
以及中国档案学会及其各省、市的分会等。
3. 档案宣传、出版机构
档案宣传、出版机构是通过各种宣传工具和出版物，宣传档案工作，传播档案知识
的机构。这些机构主要有国家档案局的档案出版社，以及各级档案部门创办的档案刊物
所在的杂志社等。
以上这些档案机构构成了我国结构严密的国家规模的档案事业体系。档案室、档案
馆、档案局是我国档案机构的三种基本类型。其中档案室是基础，档案馆是主体，档案
行政管理部门是组织和指挥中心，档案专业教育、科学研究、宣传出版机构是档案工作
发展的条件。上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系；档案
第一章 档案与档案管理概述 ■ 15
行政管理部门对同级档案馆（室）具有业务监督、指导和检查的关系；档案馆（室）之
间具有档案交接关系；各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，有一定的协作关系。
（五）新型档案机构
最近几年，在我国出现了一些新型档案机构，其中较为突出的是文件中心、现行文
件中心、档案寄存中心和档案事务所（也称档案咨询中心）。这些机构中，除个别文件中
心，一般都属于商业化的档案中介机构。
1. 文件中心
文件中心是一种对多个机构的半现行文件进行保管和提供利用，介于文件形成机构
和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。文件中心最早诞生于第二次世界大战时
期的美国。1988 年，在甘肃省永靖县成立了我国的第一个文件中心。
文件中心是一种社会化、集约化和专业程度很高的档案文件管理机构，它对其所保
管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权。文件中心一般分为政府性文件中心
和商业性文件中心两种。
2. 现行文件中心
现行文件中心是指在档案行政管理机关管理之下，收集、集中行政机构的现行文件，
为社会各界查询、了解政府在社会管理事务方面现行政策、规定提供政务信息服务的内
部机构。现行文件中心是一种宽泛的称谓，在我国档案界开展现行文件服务的过程中，
称呼也各不相同，如现行文件查阅服务中心、文档资料服务中心、文件资料服务中心、
现行文件阅览室等。
3. 档案寄存中心
档案寄存中心是指由国家综合性档案馆设立的，为各类企业、社会团体及个人提供
档案寄存有偿服务的机构。档案寄存中心的设置方法、人员编制、经费安排、工作规范、
业务环节、收费标准等还有待充分研究总结。
4. 档案事务所
档案事务所是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构，是一种独立经营、
独立核算、自负盈亏的企业性单位。档案事务所的业务范围，主要是开展档案业务的指
导、咨询，以及各种档案的劳务性服务（如技术示范，承揽档案整理、修复、数字化加
工，档案文化建设，档案管理软件定制业务等）工作。
六、档案工作制度建设
（一）工作规章
1. 明确文件形成、归档责任
机关、企业事业单位在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理
科
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16 ■ 档 案 管 理
和归档的责任要求。
2. 制定档案工作规定
档案工作规定是本单位档案工作的基本要求，其主要内容应包括档案工作原则及管
理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利
用要求等。
3. 建立档案工作责任追究制度
对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损
毁等行为，单位应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。
4. 制定档案管理应急预案
对可能发生的突发事件和自然灾害，应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢
救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理软件、操作系统、数据
的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。
（二）管理制度
档案的管理制度见表 1-1。
表 1-1 档案管理制度
序 号 制 度 名 称 主 要 内 容
1 文件归档制度 应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求
及归档控制措施
2 档案保管制度
应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办
法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房
管理员职责
3 档案鉴定销毁制度 应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求
4 档案统计制度 应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求
5 档案利用制度 应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批
手续，提出接待查（借）阅档案的要求
6 档案保密制度 应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任
7 电子档案管理制度 应对本单位各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求
8 档案管理系统操作制度 应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作
要求
（三）业务规范
档案的业务规范见表 1-2。
表 1-2 档案业务规范
序 号 规 范 名 称 主 要 内 容
1 文件档案整理规范 应明确文件整理与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具
要求等
第一章 档案与档案管理概述 ■ 17
续表
序 号 规 范 名 称 主 要 内 容
2 档案分类方案 应明确分类原则、依据、类别标识、类目范围等
3 文件归档范围和保管期限表 应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限
4 特殊载体档案管理规范 应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管条件
思考与练习
1. 档案的定义及内涵是什么？
2. 如何认识档案的价值？
3. 档案发挥作用的规律有哪些？
4. 档案工作的基本原则是什么？
5. 档案的管理机构有哪些？
6. 档案室、档案馆、档案局的职责分别是什么？
7. 档案工作的内容有哪些？
8. 基层单位应建立哪些档案工作制度？
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18 ■ 档 案 管 理
第二章 档案收集工作
第一节 档案收集工作概述
一、档案收集工作的内容
档案收集工作是档案馆（室）接收和征集档案和其他有关文献的活动。档案收集工
作的内容，可以概括为两个方面：档案接收和档案征集。档案的接收是指档案馆（室）
按照国家规定收存档案的过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案保管部门取
得和积累档案的主要渠道。档案的征集是档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案
和其他文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。档案收集工作的
具体内容主要有以下两个方面。
（一）档案室的收集
档案室的收集是指机关、企业事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案
的接收，以及对那些未及时归档的档案的补充集中工作。
1. 归档
机关、企业事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案的接收通常称为归
档。归档是对办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案馆（室）保存的过程。
在归档工作中，档案交由档案室保存的占绝大部分，但也有一小部分自己有档案馆的机
关、企业事业单位，是直接交由档案馆保存的。归档在我国是一项制度。该制度简称归
档制度。
2. 平时收集
对那些未及时归档的档案的补充收集工作一般称为平时收集。平时收集是档案室在
归档制度以外，在平时对那些因执行归档制度不严或归档制度本身不健全而遗漏的零散
文件的一种加强收集工作，其目的是补充归档制度的不足。
（二）档案馆的收集
档案馆的收集就是指档案馆依据档案法律法规的规定，通过接收制度和专门的征集
方式，把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案，有计划、有
组织、有秩序地分别集中到各级各类档案馆，以实现档案信息资源集中统一管理的一项
基本业务活动。
档案馆的收集工作一般包括以下内容。
第二章 档案收集工作 ■ 19
1. 档案馆对现行机关档案的接收
档案馆对现行机关档案的接收是指档案馆接收正在进行日常工作、行使自己职权的
机关、企业事业单位所形成的档案资料。这些机关和单位每时每刻都在不断地形成档案
资料，其中具有长远保存价值的，在现行机关、单位保存一段时间后，将源源不断地补
充到档案馆，这是档案馆档案资料的主要来源。
2. 档案馆对撤销机关档案的接收
档案馆对撤销机关档案的接收是指档案馆对由于各种原因被撤销而停止活动后的机
关、企业事业单位的档案的接收工作。机关、企业事业单位被撤销，其先前产生的全部
档案，应由档案馆负责接收。
3. 档案馆对历史档案的征集
档案馆对历史档案的征集是指档案馆对 1949年以前所形成的、至今仍散失在社会上
的历史档案资料的征集。这种征集的对象包括革命历史档案和旧政权档案。
4. 档案馆之间互相交换档案资料
档案馆之间互相交换档案资料是指档案馆与档案馆之间因行政区划的变动或档案馆
结构的变化等原因将各自保藏的档案资料进行的交换。行政区划或档案馆结构发生变化
后，对档案馆馆藏和接收范围将进行调整，因此，一般情况下应相互交换档案资料。
二、档案收集工作的要求
（一）丰富和优化馆（室）藏
丰富和优化馆（室）藏要求在收集档案时，做到以下四点。
1. 数量充分
所谓数量充分，就是要求各级各类档案保管机构尽量补充档案数量。就现状来看，
我国的档案虽然在总数量上名列世界第一，但在人均占有量上并不高。这与我国的悠久
历史和社会的需求不相适应，因此，应想方设法丰富档案馆（室）藏。
2. 质量优化
所谓质量优化，就是指所收藏的档案要达到一定的质量标准。只讲数量，不讲质量
的收集是没有价值的。必须保证所收集的档案在将来有人使用，必须在增加数量的同时，
按国家的相关标准进行收集；否则，就会出现档案数量多了，但可供人利用的却少了的
反常情形。
3. 门类齐全
所谓门类齐全，就是指档案保管机构应收集各种门类的档案。在收集中不仅要收集
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20 ■ 档 案 管 理
文书档案，也要收集科技、专门档案；不仅要收集纸张载体的档案，还要收集声像、照
片、电子等各种载体形态的档案。否则，档案保管机构所保管的档案就会因门类或载体
的单一而缺乏吸引力。
4. 结构合理
所谓结构合理，就是指档案保管机构所收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合
理布局的。档案馆、室藏档案既要有一般性的材料，也要有各具特色的材料；既要有领
导机关的材料，也要有基层单位的材料；既要有宏观材料，又要有微观材料。在收集时，
既要收集档案，又要收集如报刊、地方志、传记、年鉴、回忆录、文件汇编、成果汇编
及其他书刊杂志等资料。
（二）加强档案馆（室）外的调查和指导
加强档案馆（室）外的调查和指导要求档案馆（室）应掌握应进馆、进室档案的形成、
流动、管理和使用情况，以便科学地安排、指导各有关部门或单位的档案移交工作。档案
室必须注意调查研究，掌握本单位文件的形成规律和特点，制定归档制度，明确接收档案
的范围、时间、数量与质量要求。档案馆应从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、
社会组织和个人的职能、地位、任务及形成档案的种类、内容、保存价值、数量、整理和
保管等情况，进行调查研究，确定应移交档案的范围、时间、数量、质量要求和手续。
在接收前，档案馆应协同档案行政管理部门对有关单位的档案工作进行监督、指导
与检查。档案室应加强对有关部门的档案工作进行指导，以保证所收集的档案的质量与
价值。要防止过早地接收尚在使用中的档案，又要防止有些单位或部门将档案当作私有
财产不愿移交，致使档案长期分散保存，以至于受到损失。
（三）积极推行进馆、进室档案的标准化
积极推行进馆、进室档案的标准化要求在收集档案时控制好档案的质量。凡反映本
机关主要职能活动，具有保存价值的各种门类、各种载体的档案，均应收集齐全完整；
进馆档案必须以全宗为单位进行整理；进馆档案必须是经过鉴定，保管期限必须准确无
误；档案整理（分类、组卷、排列、编号、编目、装订等）规范；所采用的档案包装材
料必须符合国家的相关要求，所编制的检索工具应符合档案工作要求，在利用档案时能
做到有目可查。档案工作的标准化，应该在收集时就着手推行。
（四）维护全宗和全宗群的相对完整性
全宗就是一个独立单位的档案有机整体。一个单位的档案有内在的联系，因此，在
收集时不允许把一个全宗的档案人为地分割。某些单位由于一时需要而把某些档案从全
宗中抽走另行集中，这种做法是不科学的。如果确实要集中一些档案原件使用或存案，
应以复制本代替，原件仍须归回原全宗进行集中管理。
接收档案时，一个单位的档案应集中保存在一个档案室。一个全宗的档案不宜分散
保管，不同全宗的档案也不能混杂。一个单位档案全宗中的全部具有国家和社会历史研
究价值的档案，最终应尽量集中在同一个档案馆中。在档案收集活动中，对于那些在同
第二章 档案收集工作 ■ 21
一时间、地点或社会历史条件下保存的，既有严密分工又密切协作、相互依存的若干立
档单位形成的档案全宗，档案馆应注意维护它们之间的相互联系，并将它们集中收藏在
相连的保管空间，以保持全宗群的历史有机联系。
三、档案收集工作的意义
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，是档案馆的一项重要的基础
性工作。做好档案馆收集工作，对于加强国家档案资源建设，丰富馆藏，改善结构，建
立健全“三大体系”、发挥“五位一体”的功能、提高档案馆服务水平，有着重要意义。
（一）档案收集工作是档案工作的前提条件
没有档案收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。收集
是档案馆（室）取得档案的一种手段。档案收集工作是档案工作的起点，它为档案工作
提供了物质条件。
（二）档案收集工作是档案集中统一管理原则的具体体现
档案工作的基本原则要求将档案集中统一管理，以利于集中统一利用。档案是党和
国家的宝贵财富，对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，各单位不得分散保存，
任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到各级
各类档案馆（室），形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一科学管理。
（三）档案收集工作的质量直接影响着其他环节的工作质量
如果收集不及时，档案材料残缺不全，整理工作就不能顺利进行，就没有完整、系
统的档案，就会给以后的保管、鉴定、统计和利用等工作造成困难，尤其是会直接影响
到社会各方面对档案的有效利用。因此，要做好档案的各项工作，就必须首先做好档案
的收集工作，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研、利用等
工作，档案工作才能存在并得到发展。
第二节 档案室的收集工作
一、档案室的收集范围
行政、事业和企业单位的档案室接收档案的范围主要有三个方面。
（一）本单位各种门类和载体的档案
在本单位工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，是档案室收集的主要部分。
具体的接收范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和其他档案管
理规章制度执行。
（二）与本单位业务工作有关的资料
与本单位业务工作有关的资料，也是档案室收集的重点。只有将这些资料收集齐全
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22 ■ 档 案 管 理
后，才会给将来的档案和其他工作带来方便。这些资料包括以下几种。
1）公开出版或内部发行的各种政策、法令性文件汇编等方面的图书。
2）具有本地区特色的地方小报、刊物等方面的报刊。
3）无须归档但可短期参考利用、外单位寄发的各种简报、通讯等方面的文件。
4）年鉴、年表、组织沿革、全宗指南等工具书。
（三）代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案
与本单位有关的撤销机关或合并机关，在被撤销或合并时，如果没来得及将档案整
理移交档案馆，可以将这些档案移交到本单位代为管理，将来本单位有责任和义务将这
些档案代为整理和移交到档案馆。
二、归档制度
归档制度是指必须将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案馆（室）
保存的一项制度。
（一）归档制度的重要性
归档使文件转化为档案，是文件工作和档案工作的结合部。档案室的档案主要来源
于归档文件，档案室收集工作的主要内容就是做好归档工作。归档不断地为档案馆（室）
补充档案来源，是国家档案财富丰富和积累的主要保证。因此，《档案法》等法规文件明
确将归档作为了一项制度。
实践经验表明，没有归档制度，或者归档制度不健全、执行得不好，就不会为单
位积累完整、系统、质量优化的档案，就会影响单位工作的顺利进行，以及档案馆工
作的开展。所以，建立、健全归档制度是非常必要的，它不但可以使档案室的档案得
到有效补充，为本单位的各项工作服务，而且还可以保证为国家积累齐全完整、系统
的档案史料。
（二）归档制度的内容
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等。
1. 归档范围
归档范围是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。
确定归档范围时，应以本单位工作活动为主，突出本单位基本职能活动和中心工作。
外单位文件，无论是上级、同级，还是下级，应以是否与本单位有直接关系，本单位是
否需要办理，即是否参与活动为文件归档的出发点，切不可搞“有文必档”。不管文件的
来源和价值，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时，也不能将有价值的、属于归
档范围内的文件遗漏。
国家档案局 2006 年颁布执行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
确定的归档和不归档范围如下。
1）机关文件材料归档范围包括以下内容。
第二章 档案收集工作 ■ 23
第一，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历
史研究具有利用价值的文件材料。
第二，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的
文件材料。
第三，本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重
要文件材料。
第四，其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2）机关文件材料不归档范围包括以下内容。
第一，上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩
非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
第二，本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一
般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，无须办理的一般性人民
来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的
与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
第三，同级机关的文件材料中，无须贯彻执行的文件材料，无须办理的抄送文件
材料。
第四，下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件
材料。
该文件还明确指出：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责
档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关对
应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，
有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。机关联合召开会议、
联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式
的副本归档。
各单位应该根据国家档案局的规定，结合本单位的具体情况，制定适合本单位使用
的、更为详细的文件材料归档与不归档的范围，使归档文件整理、分类等工作按照统一
的规定进行。
2. 归档时间
归档时间是指文书（文件）处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移
交的时间。《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年
向档案部门移交档案。
《企业档案工作规范》规定：企业的文书档案（经营管理工作、生产技术管理工作、
行政管理工作、党群工作中形成的文件）一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权、机密性、特殊载体等文件
应随时归档。
专业性文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件，可以适当延长归
档时间。例如，会计档案的归档时间，1998年财政部、国家档案局联合发布实施的《会
计档案管理办法》有如下规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会
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24 ■ 档 案 管 理
计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统
一保管”。
电子文件的归档时间，《电子文件归档与电子档案管理办法》规定：“逻辑归档应实
时进行，物理归档应定期完成”。
磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与
相应内容的纸质载体文件归档时间一致。
3. 归档要求
归档要求是指经文书部门或业务部门整理后，移交到档案室保存的档案应符合的质
量标准要求。总的来说，归档要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
联系，区分不同的价值，便于保管和利用。具体来说有如下八点。
1）应归档的文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页。
2）归档文件应组成保管单位。保管单位根据实际情况，组成保管单位的可以是单份
的文件，也可以是案卷。
3）归档文件定位后编写件号或页号。归档文件的定位排列根据实际情况，可以在一
个案卷内进行，也可以在分类方案的最低一级类别内进行。如果是在案卷内进行，应该
注意卷内文件的排列条理系统，使之成为一个互有联系的有机整体。如果是在分类方案
的最低一级类别内进行类内文件的排列，应该按文件的事由，并结合时间或重要程度来
进行。
4）归档文件的有关内容应依次逐件记录在卷内文件目录或归档文件目录上。
5）案卷或卷盒的封面和脊背项目应按相关要求填写清楚。
6）不同年度、不同保管期限的文件一律不得放在一个案卷或卷盒中归档管理。
7）盒内或卷内备考表要认真填写，若无情况说明，也应将整理人、整理时间和检查
人认真填写，以示负责。
8）归档文件要去掉金属物，破损文件按裱糊技术托裱，字迹扩散的应复制并与原文
件放在一起进行保存。案卷用线装订，三孔一线，装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，
不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。
4. 归档手续
归档手续是指档案交接双方交接档案时应履行的核对和签字手续。文书部门或业务
部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据档案交接文据清点核对，确认无误后，方
可履行签字手续。交接文据一般一式两份，一份由档案室保存，一份由文书部门或业务
部门保存。
（三）归档的组织和检查工作
1. 档案室对文件的形成和积累应进行指导
单位的档案工作人员有责任对文书处理制度、文件的行文格式、书写材料等方面存
在的问题，向有关部门或领导反映、提出意见，力求改善文件的形成渠道。必要时，单
第二章 档案收集工作 ■ 25
位档案部门也可以采取一定的补救措施和办法，对一些较重要的事件、活动等进行补充
记录、拍摄工作，以保证档案文件的齐全完整。
在推行文书处理部门整理归档文件制度的单位，档案室对归档文件的整理一般只负
责指导和协助性的组织工作。该工作要求档案室应帮助、指导文件处理部门或业务部门，
科学地选择整理环节，确定整理分工范围，编制分类方案，并且督促有关部门或人员及
时将需要归档的档案向档案室归档。必要时，档案室也可以担负某些文件的整理任务。
2. 档案室对档案质量应进行检查
单位档案室应在文书部门或业务部门整理工作结束或告一段落时，对已经整理好的
档案的质量进行检查，并且对尚未整理的文件提出整理要求。这样才有利于从总体上有
效地保证和控制单位档案的质量。检查工作的主要内容包括应当归档的文件是否收集齐
全，是否包括了本机关形成的有保存价值的各种类型和载体的文件；归档文件的内容能
否反映单位的主要工作及其各种职能活动情况；保管期限的划分是否准确；分类、组卷、
类（卷）内文件的排列是否科学；编号、编制的目录、装订等是否符合国家的有关要求
等。对检查中发现的问题，提出调整、修改的意见，切实保证归档档案达到国家的有关
质量标准和要求。
三、平时收集
平时收集主要是对以下四种文件的收集。
（一）零散文件的收集
零散文件的形成原因主要有两个方面，一是归档制度未建立或建立归档制度后未严
格执行，以至于档案分散保存在内部组织机构、领导人、业务人员手中；二是发生火灾、
水灾等某种特殊情形，使档案遭到破坏，以至于支离破碎。
针对零散文件，应该建立健全归档制度，搞好档案的安全保管；同时想方设法去补
救受损档案文件，将损失减少到最低程度。
（二）“账外”文件的收集
“账外”文件是指未经文书部门登记，在收、发文登记簿上无“账”可查的文件。“账
外”文件主要有以下四类。
1）本单位召开的各种会议文件材料，如会议记录、发言稿等。
2）本单位领导和有关工作人员外出开会带回来的文件材料。
3）外单位直接寄发给领导人“亲启”的文件或直接寄给部门和有关人员的文件材料。
4）本单位内部的各种规章制度、办法和统计数据等。
针对“账外”文件，应加强与相关人员的联系，在最短时间内发现这些文件，并提
前集中到相关的档案保管机构。
（三）专业和特殊载体档案文件的收集
在重视文书档案、科技档案收集的同时，还要重视专业文件的收集；在重视纸张档
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26 ■ 档 案 管 理
案收集的同时，还要重视胶片、磁带、磁盘、光盘档案的收集。
（四）“双重”档案的收集
“双重”档案是指在重要会议、重大活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图
表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。
1. 档案部门应加强监督、指导
档案部门应负责对重要会议、重大活动档案收集、整理和移交工作的监督、指导；
负责按规定时间和要求向各承办部门接收档案。
2. 坚持“谁主办、谁收集”的原则
组织、承办重要会议、重大活动的单位（以下简称组织承办单位），负责“双重”档
案的收集、整理和移交工作，必须明确专门机构、指定专人负责档案工作，及时做好档
案的收集，并按规范要求进行整理、归档，活动结束后按规定移交档案馆统一保管，组
织承办单位可保留档案的副本或者复制件。
3. 规范收集程序
重要会议、重大活动承办机构在会议、项目确定后一周内向机关档案室告知。组织
承办单位在制定会议、活动实施计划时应同时制定相关档案收集、整理、移交方案，明
确档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。组织承办单位应当在活动确定后
15个工作日内，及时告知同级档案局，以便于其派人对档案业务进行监督、指导。组织
承办单位的档案机构、档案人员具体负责“双重”档案的收集、整理、移交和保管工作。
4. 明确收集范围
凡是符合下列条件之一的活动中形成的档案（文件），均属于收集范围。
1）党和国家领导人在本行政区域内的公务活动。
2）国家元首、政府首脑、政党领袖、议会领导人等外国政要、国际组织及其负责人、
外国对华友好团体和著名友好人士等在本行政区域内的重大活动。
3）国内外有影响的组织、专家、学者、考察团来本地的重大活动。
4）具有重大影响的国际性和在全国或全省具有重大影响的政治、经济、科技、文化、
外事、宗教、体育等活动（会议）。
5）在全国、全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事
件等抢险救灾的处置活动。
6）省委、省人大、省政府、省政协、省纪委主要负责人的重要公务活动。
7）重大庆典、纪念活动，重点工程开工、竣工仪式。
8）其他具有重要影响的活动（事件）。
5. 收集的时间及要求
1）组织承办单位在活动结束后 30 日内，将“双重”档案收集齐全、完整；活动结
第二章 档案收集工作 ■ 27
束 60 日内，将收集齐全、整理规范的档案向同级档案馆移交；因特殊情况需要延期移交
的，应征得同级档案局同意。
2）组织承办单位为两个以上的，重大活动档案收集、整理和移交工作由承担主
要工作的单位负责；其他承办单位及负责新闻报道、接待等工作的单位，应当及时整
理本单位在重大活动中形成的档案，并在活动结束后 30 日内向承担主要工作的单位
移交。
3）组织承办单位是临时性机构的，在组织开展重大活动时，应邀请同级档案局（馆）
的人员参加，进行档案业务的指导和协调服务，以加强对各类档案的收集、整理、归档
和移交工作。
第三节 档案馆的收集工作
一、档案馆档案的来源
档案馆的馆藏档案主要来自以下四个方面。
（一）接收现行机关的档案
现行本级各机关、团体及其所属单位具有永久价值的档案应移交到档案馆保存；现
行省辖市（州、盟）和县级单位的保管期限为长期、30 年的档案也要移交档案馆保存。
这种档案来源的特点是，产生和形成的档案文件数量多、完整系统，并且具有连续性。
这种来源是档案馆档案的主要来源。
（二）接收撤销机关的档案
单位被撤销或合并后，其在工作活动中产生的全部档案应移交档案馆保存。这种来
源是档案馆档案的重要补充源。
（三）征集历史档案
中华人民共和国成立以前的档案，应该想方设法地进行集中统一管理，以利于档案
的保管和利用。这也是馆藏档案的一个重要补充源。
（四）档案馆之间互相交换档案
档案馆之间因行政区划变更和档案馆布局变化等因素，需要互相交换档案。
二、档案馆的收集范围
（一）各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围
《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局 9号令，2011 年 11月 11 日国
家档案局局务会议审议通过）规定各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案：
①中国共产党委员会及所属各部门；②人民代表大会及其常设机构；③人民政府及其所
属各部门和单位；④人民政协及其常设机构；⑤人民法院、人民检察院；⑥各民主党派
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28 ■ 档 案 管 理
机关；⑦工会、共青团、妇联等人民团体；⑧国有企业、事业单位。并且还规定：各级
综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案：乡镇机构形成的
档案列入县级综合档案馆接收范围；本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及
民生的专业档案列入综合档案馆收集范围；经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本
行政区内社会组织、集体和民营企业事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的
对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。
（二）各级部门档案馆收集档案的范围
各级部门档案馆收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的
档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。
（三）各级专门档案馆收集档案的范围
各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案
副本。
（四）国有企业事业单位设立的档案馆
国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企
业发生破产转制、事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆
接收。
三、建立规范的进馆序列
档案馆在确定收集范围时，应通过调查研究，根据档案的实际价值，确定收集对象
并编制档案接收名册，将本行政区域内属本级档案馆接收范围的各立档单位，以表册形
式固定下来，建立科学、规范的进馆序列。
进馆序列是档案馆根据档案的接收范围，按照一定的次序排列编制的被收集单位的
名册。
进馆序列的作用在于掌握接收对象，有计划地将各单位具有永久、长期保存价值的
各门类和各种载体的档案接收进馆，有目的、有计划、分阶段、分步骤地开展接收工作。
进馆序列是根据档案的接收范围，按照现行机构设置的序列，如党群机构、政府机
构、企业事业机构，或一级机构、二级机构等序列来编制的。档案接收名册见表 2-1。
表 2-1 档案接收名册
已接收档案 应接收档案 备注
顺序号 全宗号 立档单
位名称 卷（件）
保管期限
（门类）
起止
时间
接收
时间卷（件）
保管期限
（门类）
起止
时间
第二章 档案收集工作 ■ 29
四、档案馆对现行机关档案的接收
（一）接收要求
1）档案馆在接收有关单位的档案时，应协助机关档案室做好案卷进馆前的审核
工作。
2）进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定系统整理。
一个单位的全部档案，应作为一个整体，统一归入一个档案馆，不要随意分散。在
向档案馆移交前，档案室要根据档案馆的要求，将档案进行系统的分类、组合、排列、
编目和装订，做到有目可查、有规可循。
凡列入本馆收集范围的单位，其自身制成的反映本单位主要职能活动和基本历史面
貌，具有长久保存价值的各种门类的声像、照片、电子等各种载体形态的档案，均应齐
全完整接收进馆。
接收档案进馆工作中，如发现缺卷、缺件或破损现象，应由移交单位负责补救，无
法补救的应当有文字说明，由经手人和部门负责人签字并加盖单位公章，同时，在有关
目录、案卷的备考表处加以说明。
3）省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下档案馆接收保
管期限为永久、长期、30 年档案。
4）档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。
有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件
备份工作。
5）档案馆在收集各单位档案时，同时收集有助于了解档案内容及其立档单位历史的
各种资料（如报刊、年鉴、方志、回忆录、文件汇编、成果汇编、立档单位编制的组织
机构沿革、全宗介绍、大事记、案卷目录、全引目录或其他专题目录、机读目录等，各
种目录一式两份）。收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。
6）进馆档案必须消毒杀虫。凡接收进馆的档案、资料，均应按国家有关规定的要求，
进行除尘、灭菌后方可入库上架。
7）档案馆接收档案时，应与档案移交机构办理交接手续。交接双方按移交目录
清点核对无误，填写档案交接文据，签字盖章后方可接收进馆，不得未见档案就办理
交接手续。
（二）接收方法
档案馆接收现行单位的档案，一般有逐年接收和定期接收两种方法。
1. 逐年接收
逐年接收就是将现行单位已经保存了 10 年或 20 年的档案，每年向档案馆移交一次。
这种方法工作量比较大，一个档案馆要接收少则几十个，多则一两百个单位的档案，每
年接收这么多单位的档案是很困难的，因此，一般较少使用这种方法。
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30 ■ 档 案 管 理
2. 定期接收
定期接收就是将现行单位已经保存了 10 年或 20 年的档案，继续存放数年，然后将
所有已经到期档案集中一次移交档案馆，若干年后，再移交一次，依此类推。这一方法，
能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安
排，同时，也能使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设。所以，这种方法使用得
较多。
（三）接收期限
按照《档案馆工作通则》第七条的规定，档案馆接收档案的期限：①省级以上档案
馆接收立档单位保管 20 年左右的档案；②省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位
保管 10 年左右的档案。
在实际工作中，档案的接收期限并不是绝对不变的，档案在现行单位存放的实际年
限，还受到接收方法、档案机密等特殊性，以及档案室的保管条件、档案馆（室）之间
的距离等因素的影响。
五、档案馆在机构改革中对档案的收集
机构改革时，撤销或合并单位必须将本单位的全部档案认真整理，妥善保管，不得
分散，并按下列办法处理。
1）撤销单位的档案，应向有关档案馆进行移交或由有关主管单位代管。一单位被撤
销，且无其他单位代替它的职能时，其档案可以立即整理好交到档案馆，也可以由该单
位所属的上级主管部门代管，然后，由上级主管部门代行整理和移交给档案馆。
2）单位撤销，业务分别划归几个单位的，其材料不得分散，可由其中一个单位代管
或向有关档案馆移交。一单位被撤销，分离成若干个新单位，档案不能由这些新单位分
别保存，可以立即整理好交到档案馆，也可以集中到一处，由其中某一新单位代管，将
来由该新单位作为原单位的档案进行整理和移交到档案馆。
3）一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新单位，其档案材料应移交给合
并后的单位代管或向有关的档案馆移交。一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但
必须单独保管，不能相互混淆，今后应作为两个单位的档案移交到档案馆。
若干个单位被撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档
案，但应分别管理，今后仍作为各自独立单位的档案整体分别向档案馆移交。
4）一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位接收，其档案材料不得带入
接收单位，如果接收单位需要利用可以借阅或者复制。一单位的若干内部组织机构划归
另一单位，或者脱离原单位成为一个新单位，它在原单位活动时形成的档案，属于原单
位所有，必须留在原处，不得带走，若确需使用档案，可以借阅或复制。若干业务划出，
也应参照机构被划出的方法进行处理。
5）单位撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交新的单位继续处理，
并作为新的单位的档案加以保存。转化为档案的文件必须是办理完毕的，因此，原单位
没有办理完毕的文件应由新的、实际办理完毕文件的单位作为档案保存。
第二章 档案收集工作 ■ 31
6）一个单位改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属于原单位的档
案，实行集中统一管理。领导关系变化后，单位的基本职能并没有发生变化，因此并
不影响单位档案的性质和内容等，所以没有必要将档案分成两个整体加以保管。
7）各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的主管单位或档案馆移交。这些临
时机构，如果是属于党委、政府直接领导，执行全局性任务，为期又比较长的，应作
为一个独立单位的档案移交到档案馆加以保存；否则，归入有关主管机关的档案中加
以保存。
六、档案馆对历史档案的征集
（一）档案馆征集历史档案的范围
1）中央档案馆征集中华人民共和国成立前我党、政、群中央机关及派出机构（包括
中央局、分局、边区政府等）的革命历史档案。
2）中国第一历史档案馆征集明、清两代中央机关形成的档案。
3）中国第二历史档案馆征集北洋政府、国民党、汪伪时期中央机关形成的档案。
4）中国人民解放军档案馆征集中华人民共和国成立前中国共产党领导的中国工农
红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。
5）地方各级综合性档案馆征集中华人民共和国成立前本地方革命历史档案及旧政
权机关和其他单位形成的档案。
（二）档案馆征集历史档案的途径
1）向各有关机关、企业、事业单位征集历史档案。许多历史档案被原单位或继承单
位接收并保存下来，有些则被其他单位收藏下来，其中，有的已向档案馆移交，有的尚
未移交。未移交的单位，要按照现行机关和撤销机关档案接收规定移交历史档案。
2）向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集历史档案。在档案馆创建以前，我国
的一些文化事业机构先后接收或征集了一些历史档案，建立档案馆后，按照档案集中统
一管理的原则，属于历史档案的，应逐步由档案馆接收；或通过交换、复制等手段，实
行集中统一管理。
3）向个人征集历史档案。由于战争和自然灾害等因素，历史档案曾遭受过巨大的损
害，许多文件虽然流传了下来，却又分散在个人手中，这些收藏者多数是老干部、学者、
文物收藏爱好者，以及他们的亲朋好友等。征集个人保存的档案，既面广量大，又错综
复杂，它涉及有关政策，工作方法不能简单粗暴，要做耐心细致的宣传工作，如果不能
收到原件，可以复制或复印，而对原件先做登记，防止流失，今后再慢慢收集。
4）向有关国家和地区征集历史档案。历史上，我国的许多档案被美、英、法、俄等
国掠夺了，我们应通过有关的国际组织或外交途径收回这些档案的原件或复制件，使散
失在国外的历史档案，逐步回归祖国。
（三）档案馆征集历史档案的方法
档案馆征集历史档案的方法主要有接收、个人捐赠、收购或征购。征集历史档案，
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32 ■ 档 案 管 理
档案部门要建立征集网络，搜集情报，掌握信息，一有线索，及时收集。在具体工作中，
既要坚持原则，又要灵活多变，根据不同的对象，制定不同的措施，使历史档案的征集
工作，能够区分轻重缓急，有计划、有步骤地开展下去。
七、加强档案馆资源建设，扩大接收范围，丰富馆藏
各级国家综合档案馆应根据需要，及时调整扩大自己的接收范围，特别是要充分考
虑到本级党政机关的二级甚至三级单位永久档案的归宿问题，充分考虑民生档案的接收
问题，充分考虑改制和破产企业重要档案的接收问题等，切实做到把对国家和社会、对
广大人民群众具有保存和利用价值的档案都接收进馆，做到应收尽收。
1）加强民生档案的收集。各级国家综合档案馆要依法及时调整档案馆接收进馆档案
资料的范围和时间，切实做到把涉及人的档案，把有关人民群众合法权益的档案完整齐
全地接收进馆，使民生档案成为国家档案资源的重要组成部分。重点抓好社会保险档案、
就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、学籍档案和企
业职工档案等涉及人的档案的收集。
2）加强重大活动档案的收集。各级国家综合档案馆要规范重大活动档案管理工作，
确保在重大活动中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不
同载体的历史记录及时完整收集进馆。
3）加强重大建设项目和国企档案的收集。各级国家综合档案馆要将各级政府投资的
重大建设项目、重大科学技术研究项目形成的档案，国有或国有控股企业（集团）形成
的档案，及上述企业在破产、转制过程中形成的对国家和社会有保存价值的档案纳入接
收范围，防止重大建设项目和国有资产的流失。
4）加强征集工作。各级综合档案馆要面向社会、面向民间开展档案的收集和征集，
特别是要注重对名人档案、名优名产档案，以及名胜古迹、民风民俗和民间文化艺术档
案的收集和征集。各级综合档案馆不仅要收集纸质档案，而且还要收集声像档案、实物
档案、电子档案等。集体和个人保存的对国家和社会具有重要价值的档案，各级综合档
案馆应通过各种有效方式和措施将这些档案征集进馆。鼓励集体和个人向综合档案馆捐
赠和寄存档案。
八、档案馆应协助档案室审核进馆档案
档案馆在接收有关单位的档案时，为保证进馆档案的完整和减少重复，除按照《档
案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好档案进馆前
的审核、调整保管期限的工作，并注意以下几点。
1）凡列入本馆收集范围的单位，其自己形成的反映本单位主要职能活动和基本历史
面貌的各种门类、各种载体形态的档案，原则上一律进馆。
2）凡列入本馆收集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复者外，一般
只由发文方归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。
3）上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和
专业主管部门归档进馆，其他机关保存的上述档案，原则上不予进馆。
第二章 档案收集工作 ■ 33
九、档案交接文据
档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的，并具有法律效力的文
件。档案交接文据应一式两份，分别由移交单位和接收单位保存。
档案交接文据的规格为 297mm×210mm，包括三部分（见表 2-2）：确认交接单位或
个人的法定身份、交接性质及范围部分；交接档案、资料及有关材料的种类、数量部分；
移出说明及接收意见部分。
表 2-2 档案交接文据
移 出
单位名称
接 收
单位名称
交接性质 档案所属年度 年 月至 年 月
数 量 （卷米） 档 案
类 别 永 久 长 期 短 期 长 度
档案参考
工具种类 数量
合 计
移
出
说
明
接
收
意
见
移出单位（印章）
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日
移收单位（印章）
领导人：
经办人：
移收日期： 年 月 日
（一）第一部分的填写方法
1）单位名称栏应填写全称或规范化通用简称，禁止填写曾用名称。
2）领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部
门负责人签名。
3）经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
4）移出和收进日期应当相同。
5）上述各栏填写完毕后，应当加盖各自印章。
6）属个人所有的档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
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34 ■ 档 案 管 理
7）交接性质栏由交接双方共同填写。交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠
四种。
移交：机关、团体、企业事业单位和其他组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间
及本单位内部的档案交接属于移交。
寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移
交者的属于寄存。
征购或收购：国家依法收买属集体所有或个人所有的档案，交接后其档案为国家
所有。
捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
8）档案所属年度栏应由移出单位据实填入所交各类档案的最早和最晚的形成时间。
（二）第二部分的填写方法
第二部分的各栏应由移出单位填写，接收单位核实。
1）档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别，一类一款顺
序填入。
2）档案数量栏一般以卷或件为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档
案可用张、盘为计量单位。
3）检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的目录、指南和著录卡片等
材料的有关情况。检索及参考工具的计量单位为册、套。
（三）第三部分的填写方法
1）移出说明栏由移出单位填写有关档案交接或需要说明的事项。①档案有无损坏、
虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况；②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利
用时需要限制使用或禁止使用的范围、内容；③有无在档案交接中产生的其他文件；④ 其
他需要说明的事项。
2）接收意见栏应填入交接过程及验收意见。交接过程中有无需要记录的事项、由移
出方填写的各栏是否属实、根据《档案法》及档案行政管理部门的有关规定对所接收的
档案做出的评价等。
第三部分各栏如书写不下，可以另纸书写，附在文据之后，并注明相应栏目。
思考与练习
1. 档案收集工作的内容有哪些？
2. 档案收集工作的要求是什么？
3. 归档制度的内容有哪些？
4. 综合性国家档案馆的收集范围是什么？
5. 档案馆对现行机关档案的接收要求是什么？
6. 机构改革中应如何收集档案？
7. 档案交接文据中的交接性质有哪几种？
第三章 档案整理工作 ■ 35
第三章 档案整理工作
第一节 档案整理工作概述
一、档案整理工作的含义与内容
（一）档案整理工作的含义
档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编目，使之
有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案
有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。
（二）档案整理工作的内容
档案整理工作的内容包括分类、组合、排列、编目等。
1）分类。分类是对档案实体的划分和归类。分类在档案室通常指全宗内档案的分类，
在档案馆通常指全宗的划分。
2）组合。组合是将档案组织合并成为一个整体，这个整体一般称为档案保管单位。
对纸质载体的文书档案按中华人民共和国档案行业标准 DA/T 22—2000《归档文件整理
规则》整理后产生的保管单位是“件”，其他种类或情形下的档案保管单位是卷、盒、册、
袋、盘、张等。
3）排列。排列是对档案的顺次序放置。在一个单位内的档案排列一般包括文书处理
部门或业务部门在归档前对文件的排列，以及档案室对归档档案案卷或卷盒的排列。在
档案馆一般指对所接收或征集到的各个单位档案（全宗）的排列。
4）编目。编目是以一定的形式反映和固定分类与排列等系统化的状况，揭示和介绍
档案文件的内容与成分的工作。编目工作的内容包括编号、填写案卷或卷盒封面及其脊
背项目、备考表、编制卷内文件或归档文件目录与案卷目录等内容。
（三）档案整理工作的类型
对档案的整理工作主要由档案室和档案馆进行，一般情况下，档案室所整理的档案
是经过文书或业务部门初步整理过的档案，而档案馆所整理的档案则是经过档案室系统
整理过的档案，换句话说，档案整理工作主要就是对这些需要进一步条理化的档案的整
理。但当档案馆（室）接收或征集到一些零散档案时，档案整理工作中就会出现对零散
档案的整理的这种较为特殊的情形。
1）对需要进一步条理化档案的整理。档案馆（室）对需要进一步条理化档案的整理
主要有全宗的划分和档案的归类，档案的系统排列和基本编目，以及对原有整理结果中
不合理、不完善之处的局部改动、调整等工作。其中全宗的划分主要由档案馆负责，其
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36 ■ 档 案 管 理
他的工作档案馆（室）都要负责。
2）对零散档案的整理。当档案馆（室）接收或征集到一些零散档案时，档案馆（室）
还要从事对零散档案的整理工作。对零散档案的整理一般要完成档案整理工作的全部内
容，即要进行对档案的分类、组合、排列、基本编目等的工作。对零散档案的整理，一
般又称全过程整理。
（四）档案整理工作的步骤
档案整理工作的步骤见表 3-1。
表 3-1 档案整理工作的步骤
步骤
项目
第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 第六步 第七步 第八步
内容 区分全宗 全宗内档
案分类
初步立卷
或分盒
卷/盒内文件排
列、编号等整
理编目
类内卷/盒
初步排列
卷/盒内文件排
列、编号等再
加工整理
卷/盒内文
件的调整
与编目
编制档案
卷/盒目录
成果 档案系统
化开始
档案分类、
整理方案
文件的
系统 化 文件编目
档案卷/盒
的系统化 档案卷/盒的编目
备注 系统化—编目—再系统化—再编目……
二、档案整理工作的原则
档案整理工作一般应遵循以下三项原则。
（一）尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系
档案整理工作在建立档案实体次序时，必须尊重和维护档案的本质特性，保持档案
文件之间的固有联系，使这种联系体现于实体次序状态之中。档案本质特性是原始记录
性，这种特性是在档案形成时就已形成的，并非事后人们附加上去的。只有保证了这些
特性，档案的凭证和参考价值才会得到保证和实现。档案的原始记录性蕴涵于档案的来
源、时间、内容和形式等的联系中，因此，要保证档案文件的特性，就应该保持这些联
系。档案在来源、时间、内容和形式上的联系，一般又称为“历史联系”或“内在联系”
或“有机联系”，它是指档案文件在形成和处理过程中所形成的固有联系。档案的历史联
系对于档案的产生、处理及作用价值的实现具有决定性的意义，它足以真实反映、再现
档案产生、处理并发挥作用、价值的过程、状态和规律。
1. 档案在来源上的联系
档案在来源上的联系包括档案文件在形成机关及其内部组织机构上的联系，它有两
层含义。
其一，从档案整理步骤上看，档案整理必须首先将同属一个独立单位的档案集中起
来，不得分散；不同单位形成的档案，要按来源严格区分清楚，不得彼此混淆，这就是
“区分全宗”。档案文件在来源上的联系，是首要联系，只有在保持这一联系的前提下，
文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更好地反映工作活动的面貌。如果舍去这
第三章 档案整理工作 ■ 37
一联系，而去追求其他方面的联系，那将是不科学的。
其二，从全宗内档案分类的过程看，档案文件在来源上的联系，表现为档案文件在机
关各内部组织机构上的联系，即文件来自于各个不同的组织机构，同一机构内部形成的档案
的联系，反映了本机构全部工作活动。保持文件在组织机构上的联系，能够较好地反映机关
各内部工作活动情况，便于档案的分类、排列，使档案整理工作能够比较顺利地进行。
2. 档案在时间上的联系
所有活动都有一定的过程和阶段性，不同时间的活动，所形成的文件先后有序；同
一阶段的活动，所形成的文件具有自然的时间联系。在档案整理工作中，应将在时间上
具有联系的文件集中在一起，以便于将来利用者从时间的角度去查找到所需的档案。
档案在时间上的联系，要求按照档案文件的形成时期、阶段、年度、月份和日期来
对档案进行分类、排列。一般情况下，采用年度进行分类、排列的比较多一些。
3. 档案在内容上的联系
内容一般是指档案文件所涉及的问题或事务。解决同一问题、处理同一事务所形成
的档案文件之间必然具有不可分割的联系。在档案整理中，应该保持这些同一问题或事
务间的联系，在具体对档案进行分类、排列时，将具有共同特征的档案文件集中在一起，
不得将其分散或在其间又插入一些其他文件。
4. 档案在形式上的联系
形式一般是指档案文件存在与表达形态方式等因素，如文种、载体材料及记录方式
等。不同形式的文件往往具有不同的作用功能，能够承担不同的任务，并反映一些特定
的工作关系。例如，请示与批复和会计档案中的凭证、账簿与报告等，就既有不同的功
能作用，又能反映一定的工作关系与程序。在档案整理工作中，应该将具有形式上相同
的档案文件集中在一起，以利于将来查找利用。
保持文件之间的内在联系，必须把文件放在当时形成的历史背景下去考虑，分析
它们之间原有的联系。要善于根据文件的不同情况，找出文件之间最紧密的联系，要
在保持来源联系的前提下，善于将其他各种联系紧密结合起来，使档案的整理达到最
佳状态。
保持文件之间的历史联系是有一定条件的，当它与档案保管和利用的实际效果不一
致时，应该根据档案保管和利用的要求做出相应调整。因为保持文件的历史联系仅仅是
一种手段，而不是目的，不能为联系而联系，而应该从实际效果出发，最大限度地保持
文件之间的历史联系。因此，保持文件的历史联系是相对的，而不是绝对的。
（二）充分尊重和利用原有基础
所谓利用原有基础，是指在整理档案文件时应利用前人整理的工作基础和档案文件
形成时的自然基础，而不是轻易、随便地拆散原有体系去整理档案。
针对需要进一步条理化的档案，如果前面整理的质量不高，需要进行调整或重新整
理。这时，不要轻易地全盘否定前面的工作，全部推翻重来，而是应该充分利用原有工
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38 ■ 档 案 管 理
作基础，进行适当的调整或补充，使之达到“有目可查，有规可循”。
充分尊重和利用原有基础的原则在整理工作实践中的应用主要体现为三种情况：第
一，在原有整理结果可用的情况下，基本维持其原有秩序状态不动；第二，若原有整理
结果中某些局部不合理、不可用，可在原有基础框架内进行局部调整；第三，原有基础
确实很混乱，无法有效管理时，可重新整理。重新整理时，应尽可能保留或利用其原有
基础中的可利用之处，尤其要注意的是那些保管期限已满的或快满的档案就不必重新整
理了。
（三）便于保管和利用
便于保管和利用是档案整理工作的出发点和目的，也是检验档案整理工作质量的标
准。总的说来，恰当地保持文件之间的历史联系，也就便于档案的保管和利用，这两者
基本上是一致的，但也有矛盾。例如，同一时间、内容的文件，需要按不同价值分别装
盒与排列，这就既便于按不同价值管理档案，又能充分发挥重要价值档案的作用；但当
同一时间、内容的文件数量不多时，就可以采用将部分文件的保管期限提高，而不一定
非要按不同价值分别组合不可，这样做同样也是为了便于档案的保管和利用。因此，如
果保持文件之间的某种联系后，不便于档案的保管和利用时，应以适应档案保管和利用
的需要为标准去进行档案的整理。在保管与利用之间发生矛盾时，应首先保证满足档案
的利用。
保持文件之间的历史联系是档案整理工作的基本要求，充分利用原有基础是在具体
整理档案时应遵循的基本原则，便于档案的保管和利用是档案整理完毕之后检验该工作
成功与否的标准，这三点就构成了档案整理工作的原则与要求，使档案整理工作成为了
一个独立的档案工作环节。
三、档案整理工作的意义
（一）档案整理工作是整个档案工作的基础
只有进行了科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计和利用等基础环节的建设。
档案整理和鉴定这两项工作，往往是结合进行的，边整理，边鉴定。通过整理和鉴定，
既剔除了无保存价值的档案，同时又对具有保存价值的档案划分了保管期限，按不同保
管价值，分别整理组合，两者相辅相成，相得益彰。档案经过系统整理后，排列有序，
编目合理，为档案的保管和统计提供了科学的基础。
只有经过科学的整理，才能有机地保持文件之间的历史联系，系统地反映工作活动
面貌，使档案有目可查、有规可循，便于档案提供利用。随着时间的推移，档案将会越
来越多，没有整理工作，档案就会积压成堆、混乱不堪，若不进行科学的整理，是无法
快速查找使用的。
（二）档案整理工作是检验档案收集工作质量高低的依据，它可以促进收集工作的进
一步提高
在档案整理工作中，可以发现有关文件材料数量是否存在短缺，有关部门的文件材
第三章 档案整理工作 ■ 39
料质量是否有所提高，有关形式的文件材料是否齐全完整等。通过整理，能够反映出收
集工作的薄弱环节，使收集工作得到及时补充和纠正，在以后的收集过程中更有针对性，
使档案收集工作的质量更上一层楼。
第二节 全 宗
一、全宗的概念及原则
（一）全宗的概念
全宗一词是由法文“fonds”转译而来。“fonds” 的法文原意是“基金”“储藏”，在
档案管理中一般指那些具有某种固有联系的群体性档案保管单位。1955 年国家档案局在
《关于改“芬特”为“全宗”的通知》中，将这个词由音译改为意译，全宗一词由此而来。
全宗一词的字面含义很简单，即“全部卷宗”。
《档案工作基本术语》给全宗所下的定义：一个国家机构、社会组织或个人形成的具
有有机联系的档案整体。该概念指明了全宗是一个档案整体，这个整体的各个部分具有
有机联系。
（二）全宗原则
目前，全宗原则（或称来源原则）在世界各国档案界占据统治地位。对全宗原则的
具体表述尽管有所不同，但其基本的含义还是一致的，即一个全宗是一个不可分散的有
机整体，在管理中不容分散，不同全宗的档案不容混淆。也就是说，一个全宗的档案文
件必须是不多也不少的，同时具有不可分散性和单一性。
全宗原则是档案管理的一项基本原则，它的实践价值主要有两点。
第一，使以分类为核心的基本管理方法简便易行。所有的档案管理活动只能在全宗
的基础上以全宗为单位进行，不允许人们打破全宗界限在不同的全宗之间构造实体性的
档案保管单位。全宗已将档案总体分成了若干个在现实中真实存在的类别单位，全宗层
次之上的类别划分只能是一些观念性、认识性的虚类，跨全宗形成的类别只能是借助于
检索工具等媒介而表现出来的有关档案内信息的类别，而不是实体性类别。
第二，最大限度地维护并体现了档案的本质属性。机关、社会组织与个人无疑是
社会结构中最基本、最稳定的主体性成员，他们所进行的活动是构成历史活动内容的
基本单元。将人们在各种活动中形成的档案按机关、社会组织与个人为单位（全宗）
进行管理，可以最大限度地维护并再现历史的真实，使档案的原始记录性得到很好的
保持和体现。
全宗原则的思想内核有两点：第一，从客观现实出发，尊重客观、尊重历史、尊重
客观规律，坚持历史方法的思想原则；第二，有机联系的思想，全宗原则将一个全宗的
档案看作是一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则予以强
调。同时全宗原则还通过揭示并维护全宗之间内在的有机联系，深刻地揭示并维护了历
史事实之间的有机联系。
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40 ■ 档 案 管 理
二、立档单位及其构成条件
（一）立档单位的概念
立档单位一词是在《关于改“芬特”为“全宗”的通知》中从“芬特构成者”改过
来的。立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。全宗是一组档案，立
档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。立档单位又称全宗构成者。
（二）立档单位的构成条件
构成全宗的立档单位可以是国家机构、社会组织，也可以是个人。一般情况下，
将国家机构、社会组织的全部档案构成的全宗称为组织全宗，而将个人、家庭、家族
的全部档案构成的全宗称为人物全宗。组织全宗是全宗的主体部分，在现实中占绝大
部分。
作为一个组织，它的全部档案要构成一个全宗，一般情况下应符合以下三点要求。
第一，可以独立行使职权，并主要以自己的名义单独对外行文。
第二，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
上述立档单位的条件，是从不同侧面考察一个单位的独立性，三个条件是统一的。
在上述三个条件中，第一个条件是最基本的，一个单位是否具有该条件可以从规定有关
单位职权的法规性、领导性文件和实际活动两个方面去分析。一个机关的内部机构，一
般没有单独的完整的文书处理制度和法定的对外的印信，且机构名称前又往往冠以机关
的名称，所以不能构成一个立档单位。立档单位的构成条件还可以参考《中华人民共和
国民法通则》中的法人的构成条件，一个法人一般情况上就是一个立档单位。
三、立档单位的变化与全宗的划分
由于社会实践活动的发展变化和工作的需要，立档单位会出现增设、撤销、合并及
名称、职权范围和隶属关系的调整等变化。这些变化有的属于基本职能和政治性质的变
化，有的只属于非基本职能的变化。
（一）政治性质变化时的全宗划分
改朝换代时，立档单位的政治性质一般要发生变化。在这种政治性质发生变化的情
况下，一般要另外划分全宗。但政治性质不明显的立档单位可以不另外设立全宗。例如，
在改朝换代时，一般的学校和企业事业单位，以及宗旨和组织机构的基本构成没有发生
根本性变化的党派、政治团体、宗教组织等，就只将前后形成的档案分为不同部分进行
管理就可以了，而没有必要去另外设立全宗。
（二）基本职能变化时的全宗划分
基本职能发生变化主要有立档单位被撤销、合并、兼并，以及将部分业务划出等情
形。基本职能发生变化后，立档单位的档案必须作为一个整体保管，不得分散，也不得
第三章 档案整理工作 ■ 41
合并入任何另一立档单位之中去保管。立档单位基本职能发生变化后，在全宗的划分上，
应具体问题具体分析。
1. 立档单位被撤销时的全宗划分
1）立档单位被撤销后，如该单位不再从事活动，则该全宗不再产生新档案。该被撤
销单位应尽量组织人力、物力将档案整理好移交到相应的档案馆保管。如果没有相应的
人力、物力来进行整理、移交的工作，也可以将档案暂时先交到有关主管机关，并由该
机关代为整理、代为保管，将来作为原机关的档案移交到档案馆。立档单位被撤销时，
严禁将档案与有关主管机关档案相混淆，以免破坏全宗的不可分散性。
2）立档单位被撤销后，其业务如被分别划给几个机关，则要注意原全宗档案材料不
得与接收业务的机关的档案相混淆。被撤销的立档单位的档案可以立即整理好后移交给
相应档案馆；如不能，则可以由接收业务的某一机关代为保管，代为整理，将来作为原
全宗的档案移交到档案馆。立档单位的业务分别被划给几个机关时，切忌将档案按内容
分别分给这几个接收业务的机关。
2. 立档单位合并时的全宗划分
两个或多个立档单位合并时，原各个全宗停止产生新档案。所有停止活动的立档单
位可以将档案马上整理好，交到档案馆；也可以全部交到合并出的新机关，并由其代为
管理、代为整理，将来作为被合并机关的档案单独交到档案馆。立档单位合并时，务必
注意不能将原全宗与新合并产生的全宗档案相混淆，以免破坏全宗的单一性。
3. 立档单位被兼并时的全宗划分
立档单位被兼并后，被兼并的立档单位不再产生新档案。被兼并的立档单位的档案
可以立即整理好，交到档案馆；也可以交给兼并方，由其代为保管，代为整理，将来作
为被兼并方的档案移交到档案馆。立档单位被兼并时，档案不得被并入兼并方，而应作
为独立的全宗对待。
4. 立档单位的部分业务被划出时的全宗划分
立档单位内的一部分业务或一个部门划并另一机关时，原全宗的被划出的部分不再
产生档案。同时，尤其要注意被划出部分的原来已经产生的档案不得带入接收机关。如
果接收机关需要利用，可以借阅或者复制。
新成立的机关、一个机关被分出的两个以上的新机关、几个机关合并出的新机关都
应分别建立新的全宗。
（三）非基本职能发生变化时的全宗划分
立档单位名称变更和地址变迁，领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，内部机构
的增减或短期停止活动以后又恢复等的变化属于非基本职能的变化。非基本职能发生变
化后，一般不需要另外划分全宗。
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42 ■ 档 案 管 理
（四）临时机构的全宗划分
临时机构中除工作属于党委、政府直接领导，执行全局性的任务，为期比较长的应
单独建立全宗外，一般不单独建立全宗。
在实际工作中，立档单位的变化情况是极其复杂的，除了掌握以上划分档案全宗的
一般原则和方法外，还要根据具体情况，进行具体分析、深入研究，要以全宗理论为依
据，从实际出发，实事求是地分析和判断立档单位的变化情况，正确地划分全宗。
四、全宗的补充形式
在档案整理过程中，有些立档单位的文件难以按全宗区分，或不便于按全宗保管，
需要在全宗原则的指导下，采用一些变通的办法，对档案进行整理，以便保管与利用，
这些方法就是全宗的补充形式。全宗的补充形式虽不是严格意义上的全宗，但在实际管
理中却作为全宗来对待并实施管理。实际工作中所组建的全宗的补充形式有三种。
（一）联合全宗
联合全宗是由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分的全宗而作为一个
全宗对待的档案整体。联合全宗之所以联合在一起是因为相关的全宗具有联系密切，无
法区分的特点，而这些特点是永久性的，因此，联合全宗具有稳定性。
联合全宗大体上在两种情况下产生，一种是两个或两个以上的立档单位职能相近、
关系密切且在时间上前后相继并有交叉，档案文件已混在一起无法分开；另一种是两个
或两个以上同时存在的立档单位，职能相近、关系密切且合署办公，档案文件混在一起
无法分开。
在联合全宗内档案的排列上应尽量反映其原有状况，能分开的应尽量分开。
（二）汇集全宗
汇集全宗是由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为
一个全宗对待的档案整体。汇集全宗之所以汇集在一起，是因为档案数量少。档案数量
少，可能是因为立档单位的档案本身就少，也可能是因为立档单位的档案本来是较多的，
但目前尚未发现。如属于尚未发现的情况，那么将来一旦某立档单位的档案文件被发现
后，该立档单位是可以独立出去成为一个全宗的，因此，汇集全宗具有可变性。
汇集全宗中所汇集的全宗，必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来很不方
便的小全宗。这些人为汇集于一体的各小全宗在立档单位的职能、存在的历史时期、档
案内容上必须有比较密切的关联，不能把无关联的小全宗人为地汇集在一起。
（三）档案汇集
档案汇集是由若干全宗所属不明或全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗的补
充形式。组建档案汇集必须充分考虑档案之间的关系和联系，所组建的档案汇集必须有
确定的题目，不能组建杂烩式的档案汇集。档案汇集大体上有历史事实性档案汇集、逻
辑问题性档案汇集、人物性档案汇集三种。有的市、县档案馆将历史档案作为一个全宗
第三章 档案整理工作 ■ 43
来进行保管，其实就是在建立档案汇集。
总之，全宗的补充形式的使用原则是“不得已而为之”。只有在确实无法按严格全宗
进行管理或按严格全宗管理起来确实很不方便的前提下，方可使用。从全宗原则的应用
角度看，全宗的补充形式实际上是一种备用手段。全宗的补充形式一旦建立起来，就应
在管理上与严格意义上的其他全宗同等看待并实施统一的全宗性管理，也就是说，应该
让全宗的补充形式与其他的全宗统一编号、统一排列，并赋予每一个全宗的补充形式正
式的名称。
五、判定档案所属全宗
在档案整理过程中，首先必须准确地判定档案所属全宗，特别是在一些不同全宗的
档案互相混杂或档案分散的情况下，尤其要正确地使档案文件归属到所属的全宗内，这
样才能区分全宗，确保全宗的完整性和单一性，避免管理混乱。判定档案所属全宗，关
键在于确定档案的形成者。档案的形成者不完全等同于文件的作者，有时，它们是一致
的，有时是不同的，这是两个不同的概念，不能混淆。
（一）判断单份档案文件所属全宗
一个立档单位的全部文件，不外乎有三种类型：发文、收文、内部文件。档案的形
成者可以从这三类文件中反映出来。
1. 立档单位的发文
每份发出的文件（印件和底稿）都有机关署名，即文件作者。发文的文件作者，就
是档案的形成者，只要查明文件的作者，就能确定档案所属全宗。文件的作者，可以从
文件的眉首、主体或版记中反映出来。
2. 立档单位的收文
立档单位对于收文，要检查自己是否是该文件的实际收受者，即判断这份文件是发
给谁的。文件的实际收受者，也就是档案的形成者，只要查明文件的收受者，就能明确
其所属全宗。文件的收受者可以从文件的抬头、结语和内容中反映出来。
3. 立档单位的内部文件
判断方法与立档单位的发文相同，只要查看文件的作者，便能知道文件的所属全宗。
（二）判断单卷或单盒档案所属全宗
对单卷或单盒档案文件，在判断其所属全宗时，可以通过查看卷皮或卷盒上的立档
单位名称与卷内或盒内文件是否一致来判明该卷或该盒档案文件的所属全宗。
在判断档案所属全宗时，对于那些无头无尾的档案文件，所采用的方法一般是考证。
在考证文件所属全宗时，应从文件的外部和内部特征入手，通过考证文件的纸张、书写
格式、墨水、各种标记、符号、印章、日期及文件内容和内容所涉及的人物、事件和地
点等内容，最终确定出档案文件的所属全宗。对于考证后把握性不大或考证不出的文件，
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44 ■ 档 案 管 理
可以暂时存疑，留待今后再考证，也可以作为档案汇集进行管理。
六、立档单位和全宗历史考证
立档单位和全宗历史考证是对立档单位的历史沿革和档案状况研究后所写成的反映
其基本历史面貌的书面材料。该材料可以为制定档案整理工作方案和科学地组织档案整
理工作提供依据，也可以为判定文件所属全宗提供帮助，还可以对其他档案业务工作提
供参考。立档单位和全宗历史考证的内容主要有两部分。
（一）立档单位概况
立档单位概况一般应包括以下内容。
1）立档单位成立的原因与时间，立档单位的名称变化情况，撤销的时间和原因。
2）立档单位的基本性质、职能、职权、职责范围及其变化，隶属关系及其变化。
3）立档单位内部机构设置及其职能的演变，历届主要领导人姓名。
4）立档单位文书工作制度及其变化情况，文书处理中使用的各种印章戳记及其作用。
（二）全宗状况
全宗状况一般应包括以下内容。
1）全宗档案内容与成分的概况。
2）全宗历史，如档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案
的时间，入馆入室后的整理情况等。
3）档案现状，如整理、鉴定质量等。
4）档案被利用情况。
立档单位和全宗历史考证通常在整理档案前写出初稿，在整理过程中边使用边补充
修改，在整理结束后形成定稿。立档单位和全宗历史考证一般放入全宗卷中，加以保存。
第三节 全宗内档案的分类
上述全宗一节，解决了档案馆中对档案实体的分类等问题。对一个全宗内的全部档
案进行分类是所有档案室的档案工作人员必须面对的问题。全宗内档案的分类主要包括
对组织全宗内档案的分类和对人物全宗内档案的分类。
一、全宗内档案分类的意义
档案分类是依据一定的标准，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系的工作。
全宗内档案分类（以下简称分类）是在一个全宗内，根据档案的来源、形成时间、
内容、形式等特征对档案实体进行的分类。在一个立档单位中，对档案的整理通常是从
分类开始的，分类是档案整理的中心环节。
（一）分类是档案整理工作的首要环节
区分全宗是以全宗为单位，对档案文件进行分类的过程。区分全宗后，还要在全宗
第三章 档案整理工作 ■ 45
内进一步整理，从整理的程序上看，首先要系统化，然后才能编目。系统化就是对档案
文件进行分类、排列的工作，只有经过逐个层次的分类，才能使档案整理工作的其他步
骤逐步深入，所以，分类为档案整理的后续工作创造条件，是档案整理工作的首要环节。
（二）分类是档案系统化的中心环节
从整理工作的内容来看，分类不仅是整理工作的前提条件，同时也是档案整理工作
的重要内容，是档案系统化的中心环节。档案整理从其工作性质上可划分为系统化和基
本编目两部分，而系统化的中心环节就是全宗内档案的分类。全宗内档案的分类包括选
择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
（三）科学的分类可以为档案的保管和利用提供方便
档案分类工作的好坏，直接影响档案的质量，关系到整理工作是否能顺利进行。分
类科学能够将具有相同属性的档案集中、将具有不同属性的档案区分开来，给保管和利
用带来很大的方便，反之，会给保管和利用造成许多不必要的麻烦。例如，类别的交叉
会使保管人员不知档案文件到底该归入哪一类中，而归类的混乱又会使利用人员查找不
到本已归档的文件。
二、全宗内档案分类的原则与要求
全宗内档案分类是一项难度比较大的工作，从事该工作时，一定要符合以下要求。
（一）分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发
一般而言，只有在全宗内档案门类较多、数量较大、内容繁杂，才有分类的必要；
如果全宗内档案内容单一且数量少，就没有分类的必要。需要分类的全宗，其分类的具
体方法及其所分出的类别结果，应符合该全宗内档案的实际状况和便于管理的需要，不
能强求一致。现在，许多立档单位在编制分类方案时，一般要参考其他单位的分类方案，
尤其要参考其上级主管单位的分类方案。在参考时，一定不能盲目照搬，有些类别上级
单位具有，但自己未必就具有。
（二）分类方法及其分类结果应反映全宗的客观状况，维护档案的历史本来面貌
分类时所确定的具体分类标准应具有客观性，应是在全宗档案中客观存在的且能如
实反映其客观状况和历史面貌的基本因素，而不能是明显伤害档案的客观状况和历史本
来面貌的因素。否则，所分出的类别就会破坏档案的历史面貌，使档案越整理越混乱。
（三）分类方法及其结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作
分类作为一种认识和管理档案的基本方法，必须具有逻辑性，符合基本的逻辑规则。
结合划分的规则，全宗内档案分类时，一般应满足以下要求。
1）标准一致。所谓标准一致，是指每一次具体的划分只能使用一个分类标准，不能
同时使用一个以上的分类标准，但不同层次、不同类别之间所用的分类标准可以互相不
一致。
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46 ■ 档 案 管 理
2）概念明确。所谓概念明确，是指设立的每个类、属类、项、目等，都必须有明确
的概念和范围，不能含糊不清。例如，已在分类表中将“产品销售”设置为第一级类目
名称，就不应在第二级类目名称或基本范围中又出现“产品销售”字样，以免分类表的
使用者在理解上出现歧义，难以准确归类；如一定要出现，应在分类表的注释中说明这
两个产品销售在内涵和外延上的区别。
3）界限分明。所谓界限分明，是指类别与类别之间的界限要明确，不能相互交叉，
彼此包容。例如，在对商业局档案分类时，就不能同时分出商业类与贸易类，因为商业
与贸易是两个同义词，相互间有共同点。如若不然，就会在文件归类时无所适从，以致
将来在利用档案时出现整理时将某文件归入商业类，但利用者却从贸易类的角度去查找
该文件的情况。
4）层次得当。所谓层次得当，是指分类的层次不宜过多，级别要分明。按《归档文
件整理规则》的要求，档案分类时可以分到第二级，也可以分到第三级，主要根据立档
单位的档案文件的多少来确定，文件数量多的大中型立档单位，一般应分到第三级，文
件少的中小型立档单位一般只用分到第二级就行了。
三、组织全宗常用的档案分类方法
全宗内档案的分类标准可以是文件的来源、内容、时间，也可以是形式。采用来源
标准对档案分类时，可以按立档单位的内部组织机构、文件的责任者或通讯者等特征来
进行。采用内容标准对档案分类时，可以按档案所反映的问题、内容所涉及的实物或地
理区域等特征来进行。采用时间标准对档案分类时，可以按文件形成的自然年度或专业
年度、时期或阶段等特征来进行。采用形式标准对档案分类时，可以按文件的文种、载
体和形状规格等标准来进行。对组织全宗内档案进行分类的方法虽然很多，但常用的主
要有四种。
（一）年度分类法
年度分类法就是根据形成和处理档案文件的自然年度或专业年度进行分类的方法。
年度分类法简便易行，与现行的归档制度相吻合，它可以维护和再现立档单位活动和档
案形成的历史过程，保持档案文件之间和立档单位各项工作活动之间的历史联系。采用
年度分类法时，应注意以下问题。
1）文件上有属于不同年度的几种日期的归类。文件的收到日期与制发日期跨年度的
或文件上的制发日期、批准日期、生效日期跨年度的，一般依制发日期归类。计划、总
结、预算、决算、统计报表等文件，内容所涉及的时间与制发日期跨年度的，也应归入
文件形成年度。关系密切、不可分散的一组文件，如对某一案件的处理文件或就某一具
体问题形成的请示与批复跨年度的，一般要归入其关系最为密切的年度或结案年度。
2）实行专业年度的档案文件的类别划分。专业年度又称专门年度，是指某些专业性
行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止时间不一样的年度。例如，学校普遍
实行的教学年度，大都是以年中的暑假作为起止界限。如果学校的教学按专业年度进行，
而日常行政工作按自然年度进行，且档案文件统一管理，则应将专业年度与自然年度合
在一起，形成年度类别。例如，自然年度的 2010 年与教学年度的 2010—2011 学年就应
第三章 档案整理工作 ■ 47
合并成为一个年度类别。
3）无具体时间的档案文件的归类。文件上无具体时间时，应该根据与其密切相关的
其他文件或档案本身的内容、形式，以及制成材料等方面入手进行考证。如经过考证仍
无结果的，则应将其归入可能性最大的相关年度中去。
（二）组织机构分类法
组织机构分类法就是将档案文件按其形成或承办机构进行分类的方法。使用组织机
构分类法对档案文件分类时，每一个具体的内部机构就是一个具体的类别，因而简便易
行，并且该方法还可以保持文件在来源上的联系。一般而言，立档单位较大，内部组织
机构较多，分工明确，职责分明，而且相对稳定，每年形成档案数量也比较多时，应选
用组织机构分类法对档案分类。运用组织机构分类法分类时，应注意以下具体问题。
1）类别顺序的排列。组织机构分类法中类别的排列顺序有两种方法：第一，内部组
织机构有固定排列顺序的立档单位，就按其固定排序确定组织机构类别的排列顺序；第
二，内部组织机构没有固定排序的立档单位，应综合考虑内部组织机构的职责分工、重
要程度、机构性质、关系密切程度、档案数量多少等因素，力求使所排列的类别顺序既
能够较好地反映立档单位的基本职能活动面貌，又能够方便档案文件的归类和管理。立
档单位的中心机构，如办公厅、室等一般应排在首位。
2）档案文件的归类。使用组织机构分类法分类，如果文件涉及多个内部机构时，应
按如下方法处理。
第一，文件归类的根本依据是对文件的实质性办理，而不是仅看发文名义或处理
名义。
第二，由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件归入办公
厅、室等中心机构。
第三，由几个内部组织机构共同起草办理的文件，应归入为主或牵头的机构类中
或最后经办的机构类中。若分不出主次的机构，则仍归入文件的现实存放机构或中心
机构类。
第四，由某一或几个内部机构负责办理或起草的全局性、综合性文件，一般归入中
心机构类，也可以归入起草或办理机构类中。
（三）问题分类法
问题分类法又称事由分类法。即按档案文件内容所涉及的问题（主题）对档案进行
分类。问题分类法是一种逻辑分类法，在设置类别与文件具体归类上比较复杂。只有在
立档单位比较小、内部组织机构较少或不稳定或分工不太明确的情况下才采用问题分类
法。在采用问题分类法时，应注意以下两点。
1）类别设置力求尽可能符合全宗档案的实际情况。使用问题分类法时，所设置的类
别应能反映立档单位的基本职能活动，不宜过细和过多。对全宗档案内容既不能有遗漏
（未设置类别），也不能有多余（设置了虚类），而且所设置类别之间在内涵和外延上应不
能互相交叉。对多类别属性档案文件和特殊内容档案文件，可以设置综合类或总类，但
一定要注意不能将该类当作杂类使用。
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48 ■ 档 案 管 理
2）归类应有规可循。为尽可能缓解归类上的不一致，应对归类规则做出统一规定。
归类规则应涉及对类别含义的解释、对档案文件内容进行类别分析认定的方法、多类别
属性档案文件的定义和归类办法，类属不明确或理解上有分歧的档案文件的归类处置原
则、办法等。
（四）保管期限分类法
保管期限分类法是指将档案文件按划定的保管期限进行分类的一种档案分类方法。
采用保管期限分类法，能够将不同价值的档案文件从实体上区分开来，使档案部门能够
有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期鉴定等管
理工作提供便利。
档案按价值分类主要是指在整理档案文件时，应尽量按不同的保管价值对文件装盒，
每一盒档案必须明确保管期限，属于不同保管期限的文件不能混杂在一起。
四、复式分类法
在档案馆（室）的实际工作中，当档案文件的数量较多时，分类工作需要分层进行，
单纯采用一种分类方法的比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用。这种把分类方
法结合起来运用，将档案文件分得更加清楚的分类方法就是复式分类法。
对文书档案分类时，保管期限和年度是必选项，所以，任何复式分类法都必须具备
这两个项目。而组织机构或问题分类法，对于基层单位或小机关，或因为每年形成的文
件数量较少，或因为内部机构设置十分简单而难以选用，因此组织机构或问题分类法是
选择项，有些复式分类法不必全部具有这两个项目。所以，复式分类法主要有如下四种。
（一）年度—机构（问题）—保管期限分类法
年度—机构（问题）—保管期限分类法的具体做法是先将档案文件按年度分类，每
个年度内按机构（问题）分类，再在机构（问题）之下按保管期限分类。这种分类方法
又可以分解为“年度—机构—保管期限”分类方法和“年度—问题—保管期限”分类方
法。前者适用于内部组织机构虽有变化但不复杂的立档单位，后者适用于不宜用组织机
构分类的基层小单位。采用“年度—机构（问题）—保管期限”复式分类法分类，在库
房排架时，每年形成的档案按机构序列或问题先后依次上架，不必预先留空，也避免了
倒架，库房管理非常方便；同时，可以将一个年度同一机构或问题形成的档案文件，按
保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法适宜于现行机关档案文件的
整理移交工作，特别是推行部门整理文件的立档单位。
“年度—机构—保管期限”复式分类法的分类方案如下。
2011 年—办公室—永久、30 年、10 年；
2011 年—教务科—永久、30 年、10 年；
2011 年—学生科—永久、30 年、10 年；
2011 年—行政科—永久、30 年、10 年；
2011 年—保卫科—永久、30 年、10 年。
2012 年—办公室—永久、30 年、10 年；
第三章 档案整理工作 ■ 49
2012 年—教务科—永久、30 年、10 年；
2012 年—学生科—永久、30 年、10 年；
2012 年—行政科—永久、30 年、10 年；
2012 年—保卫科—永久、30 年、10 年。
“年度—问题—期限”复试分类法的分类方案如下。
2011 年—党群管理类—永久、30 年、10 年；
2011 年—行政管理类—永久、30 年、10 年；
2011 年—经营管理类—永久、30 年、10 年；
2011 年—生产技术管理类—永久、30 年、10 年。
2012 年—党群管理类—永久、30 年、10 年；
2012 年—行政管理类—永久、30 年、10 年；
2012 年—经营管理类—永久、30 年、10 年；
2012 年—生产技术管理类—永久、30 年、10 年。
（二）保管期限—年度—机构（问题）分类法
保管期限—年度—机构（问题）分类法的具体做法是先将档案文件按保管期限分类，
每种保管期限下按年度分类，再在每个年度内按组织机构（问题）分类。这种分类方法
又可以分解为“保管期限—年度—机构”分类方法和“保管期限—年度—问题”分类法。
前者适用于内部组织机构虽有变化但不复杂的立档单位，后者适用于不宜于用组织机构
分类的基层小单位。采用“保管期限—年度—机构（问题）”分类，在库房管理时，不同
保管期限分别排架，便于档案移交进馆。但每种期限应预留空架，以备以后各年档案陆
续上架，否则需要每年倒架。该复式分类法适宜于现行立档单位整理档案文件。
“保管期限—年度—机构”复式分类法的分类方案如下。
永久—2011 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科；
永久—2012 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科。
30 年—2011 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科；
30 年—2012 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科。
10 年—2011 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科；
10 年—2012 年—办公室、教务科、学生科、行政科、保卫科。
“保管期限—年度—问题”复式分类法的分类方案如下。
永久—2011 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；
永久—2012 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。
30 年—2011 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；
30 年—2012 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。
10 年—2011 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；
10 年—2012 年—党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。
（三）年度—保管期限分类法
年度—保管期限分类法的具体做法是先将档案文件按年度分类，再在每个年度内按
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50 ■ 档 案 管 理
保管期限分类。这种分类方法适用于内部组织机构设置简单的基层单位或小机关，或每
年形成文件数量少的立档单位。该分类法适宜于现行机关整理档案文件。该复式分类法
的分类方案如下。
2011 年—永久、30 年、10 年；
2012 年—永久、30 年、10 年。
（四）保管期限—年度分类法
保管期限—年度分类法的具体做法是先将档案文件按保管期限分类，再在每种保管
期限内按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，
或每年形成的文件数量少的立档单位。该分类方法适宜于现行机关整理档案文件。该复
式分类法的分类方案如下。
永久—2010 年、2011 年、2012 年；
30 年—2010 年、2011 年、2012 年；
10 年—2010 年、2011 年、2012 年。
除以上四种主要的复式分类法外，对撤销机关档案或历史档案分类时，还可以分别
使用“机构—年度—期限”和“问题—年度—期限”复式分类方法。
五、档案分类方案
（一）档案分类方案的定义及一般内容结构
1. 档案分类方案的定义
档案分类方案是指用文字、符号揭示档案类别划分、排列及类目关系并指导档案分
类工作的依据性文件。为做好档案分类工作，各基层单位和专门档案馆及专业系统应编
撰科学的、切实可行的档案分类方案。档案分类方案不仅对指导档案分类工作有重要作
用，而且借助于它，也可以了解库藏档案的内容结构及组织体系，便于对库藏档案的利
用和管理。
档案分类方案，又称档案分类大纲，目前主要有两种类型：一种是专业主管机关颁
布的档案分类大纲或分类规则或分类法，另一种是基层单位或专门档案馆编撰的档案分
类方案或分类表。一般地讲，专业主管机关颁布的分类大纲是指导本专业系统所有企业
事业单位进行档案分类的依据性文件，因此，各基层单位和专门档案馆编撰本单位档案
分类方案时，应以本专业系统的分类大纲为指导。档案分类方案是立档单位文件归档和
档案管理的业务规范，也是档案分类、组卷、编目、排架的依据性文件。
2. 档案分类方案的一般内容结构
档案分类方案通常由题名、编制说明、类目表、分类号等几部分内容构成。
（1）题名
题名是指档案分类方案的名称。通常置于封面或表头，用本单位或本专业系统的名
称后附上“档案分类方案（或分类大纲）”等来表达，如“城建档案分类大纲”“××钢
第三章 档案整理工作 ■ 51
厂档案分类方案”等。有时，题名部分除分类方案名称外，还应标注编制年月及编撰单
位或部门名称。
（2）编制说明
编制说明是用以介绍分类方案的基本内容、特征、适用范围、使用方法及编撰原则
和目的等的说明性文字。编制说明一般包括绪论性说明和注释两部分，其中，注释部分
有时也将某些内容或说明置于分类表中相关类目或符号之后。
绪论性说明部分通常应包括以下主要内容：①分类方案的编制原因、目的及适用范
围；②分类方案的编撰原则、依据及分类标准；③基本概念及重要概念的含义及外延；
④分类方案的体系结构及主表基本类目设置情况；⑤分类号所采用的标识符号类型及标
记制度；⑥分类方案的使用说明及管理制度等。
注释部分通常用以解释或说明以下情况：①个别特殊类目的含义；②特殊类目之间
的关系；③归类规则；④类目细分与添加的方法；⑤分类号的组合与组配方法；⑥辅助
符号的含义与使用方法等。
（3）类目表
分类方案的类目表是指根据分类规则按照一定的分类方法划分出来的全部类目所组
成的有秩序、有层次的科学体系。在分类工作中，按照一定标准划分出来的类都拥有一
个独立的名称，通常称为类目。而被划分的类通常被称为母类或上位类，划分出来的类
被称为子类或下位类，各子类或下位类之间互称为同位类。上下位类之间是从属关系，
一个上位类及其各级下位类所构成的类目体系通常被称为类系；各同位类之间是平行、
并列关系，各同位类所组成的类目体系通常被称为类列。因此，类目表实际上也就是由
若干类系和类列所构成的一个严密整体，在这个整体中各类目通常均按一定方式排列组
织起来，常用的类目排列方式主要有树状排列、线型排列、图表排列等，但同一类目表
只能采用一种类目排列方式。
（4）分类号
分类号是按照一定规则用特定的符号赋予类目表中各类目的标记代号。有时也简称
为类号。档案分类方案中常用的分类号通常由标识符号的类型和符号的标记制度共同决
定的。目前标识符号主要有纯数码型、纯字母型和混合型三种，标记制度主要有层累制、
数序制和混合制三种。
层累制是一种与类目相适应层次分明的标记制度，一般用一位符号表示大类，再加
一位符号表示下位类，如此层层累加来表示类目的层层划分。由此形成的分类号不仅能
反映类目的级别，而且还能表示该类目在类目表中的位置和类目之间的隶属关系，故在
实际工作中广泛采用。数序制指按类目的先后顺序分配号码，利用符号固有的顺序来标
识全部类目的编号方法。这类分类号只反映类目的先后顺序，不显示结构特点及类目之
间的关系。
（二）档案分类方案的编制规则
在进行档案分类工作时，要以档案分类方案为指导，根据分类方案类目体系中的类
目，将相应档案“对号入座”，实现档案归类。因此，档案分类方案的类目体系必须有足
够的容量，能够包容档案馆（室）库藏档案的全部内容，使库藏的每一种、每一部分档
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52 ■ 档 案 管 理
案都能在分类方案类目体系中找到相应的适当类目。
1）分类方案类目体系的可包容性、扩充性。为使所编制的分类方案具有可包容性，
就要充分考虑现有库藏档案实际状况，务必使现存档案在分类方案类目体系中得到准确、
可靠的反映；同时，还要进行必要的预测，估计在一定时期内档案的增长、发展情况，
使分类方案类目设计留有合理的扩充性，以进一步保证编撰的档案分类方案类目体系在
一定时期内都能具有可包容性。
2）分类方案类目体系的严整性。档案分类方案的类目体系是由若干类系和若干类列
组成的一个档案类目体系。类系从纵向上反映大类及其所展开的各级属类之间的从属关
系；类列从横向上反映同位类之间的并列关系。在编制档案分类方案时，必须确保其类
目体系的这种严整性。只有这样，才能为实现档案分类的科学性提供条件，否则就会出
现类别交叉重复或类间关系混乱甚至造成同类别档案归类结果大相径庭等现象，引起档
案管理上的混乱。
3）分类方案的稳定性。档案分类是实现档案科学管理的基础和保证，关系到档案
管理工作的全局。如果档案在分类上发生变化，则“牵一发而动全身”，会引起相应工
作的一系列变化，有些工作甚至需要重新做起。因此，无论是专业系统还是基层档案
馆（室），对其档案分类方案都应保持长期相对稳定，不宜经常或频繁地更改其分类方
法和分类体系。
（三）档案分类方案的编制程序
1）了解和掌握档案内容构成和形式特点。编制档案分类方案，必须对现存档案的实
际情况有全面的了解。包括：档案的基本种类和每种档案的内容构成、每种档案的形成
过程和特点。此外，还应了解本专业或本单位工作活动的特点并初步预测工作活动的发
展趋势和档案的产生前景。熟悉和掌握档案的实际状况是编制档案分类方案的基础工作。
2）明确具体的分类原则、标准和方法。档案的分类原则、标准和方法必须在具体制
定分类方案时确定下来，这是决定档案分类方案类目体系和今后分类工作是否科学的关
键。为此，在全面熟悉掌握档案现状的基础上，认真学习和研究每种档案的相应专业系
统主管机关及国家档案局的有关文件规定，根据分类的基本原理，结合本单位档案及其
管理工作的实际状况，制定出具体、可行的分类标准和分类方法。
3）建立科学、合理的类目体系。在分类原则、标准和方法确定下来后，就应据此进
行档案的类别划分，设置相应类目，建立档案分类方案的类目体系（或称类目表）。其工
作内容主要包括基本大类设置、各大类的类系展开建立、类别秩序排列、类目体系的表
达与固定等。
4）确定符号系统并逐类进行分类号的标记。在档案分类方案的类目体系建立和固定
下来后，就应据类目体系的大小及各类层同位类的多少，选择和确定分类号应采用的符
号类型和标记制度，并对类目体系中每一个类目给予固定的代码进行标记。
5）撰写编制说明及后记。在类目体系和分类号确定下来后，分类方案编制人员应根
据编制实际情况撰写分类方案的编制说明。指出分类方案的编制原因、目的、适用范围
及分类原则、标准、方法和使用要求等；对需要特别处理和对待的问题进行必要解释和
说明等。必要时，也可附后记，对本次档案分类方案编撰工作进行总结、说明等。
第三章 档案整理工作 ■ 53
6）文件制作与审批。档案分类方案是档案分类工作的指导性文件，同时也是档案管
理工作文件之一，为维护其权威性，应参照公文制作与颁布的基本要求，将档案分类方
案形成正式文件，并报有关领导审批，待批准后颁布实施，这也是保持档案长期相对稳
定的需要。
档案分类方案示例如下。
电力工业企业档案分类规则
本规则规定了电力工业企业档案的实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置。企业依据
本规则及附表对档案进行分类、整理和排架管理。0～5大类的分类表适用于全部企业；6～9大类
的分类表不同性质的企业各不相同。
1.1 分类原则
企业档案分类是以企业全部档案为对象，依据企业职能，结合企业档案构成的内容特点，保持
档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。
1.2 一级类目的设置
电力企业档案分类设置 10个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、
财务审计、人事劳资、产品（生产）、科学技术研究、基本建设、设备仪器。
1.3 二级及二级以下类目的分类方法
1）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资和除会计财务以外
的财务管理等大类按问题兼顾组织机构进行分类。
2）企业人事劳资档案的分类按中国共产党中央委员会组织部（以下简称中组部）的有关要求
执行。企业可根据实际确定其是否与其他档案集中统一管理。
3）财务审计类的会计财务按文件的形式分类。
4）产品（生产）类根据发电、供电、施工、修造等不同企业的主要生产职能按专业性质分类。
5）科学技术研究类按专业性质和课题分类。
6）基本建设类按项目和专业性质分类。
7）设备仪器按专业、用途分类。
1.4 二级及二级以下类目的设置
1）二级及二级以下类目的设置详见《分类表》。《分类表》中的类目设置是电力企业档案分类
的基本类目。类目的级位表示上、下位的隶属关系。
2）企业可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目，没有实际档案的类目可以为空号不用。
1.5 声像等档案的分类
声像或其他载体的档案，就其档案的形成和反映的内容，在本规则分类表 10个一级类目中都
有，它只是在档案载体上的不同，其反映同一问题时的性质、内容、作用都是与纸质载体相同的，
因此不单独设置一级大类。可采用分库保管，统一分类编号的方法，为加强管理可另编目录。
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54 ■ 档 案 管 理
1.6 某某公司档案分类表（6～9 大类）使用说明
1）类目的设置参照《水电企业档案分类表（6～9 大类）》执行，并结合本公司的实际情况及
公司科学化职能管理的需要进行了调整和合并部分类目。
2）6～9大类档案案卷，均按照类目注释归类配套。
3）在 8大类专门设置类目，将业主方形成的合同、协议及招投标文件集中存放，以便于审计
工作大量、集中地调阅该类文件。
4）6类、8类和 9类的有些项目档案，虽属于同一单项工程或同一设备，但必须分类配套。例
如，坝体泄水建筑物的竣工档案，属于土建竣工档案的应配套归入“820坝体泄水建筑”类，属于
金属结构的则应归入“922金属机构”类，属于监测设施埋设布置、技术说明、仪器参数率定的，
均应配套归入“622泄（溢）洪建筑运行监测”类。又如“93电气及自动化设备”类中的设备仪器，
其采购、设备规范、技术文件、说明书、制造土、安装竣工档案、试验报告等归档文件，凡不能够
归入某一具体设备，而又属于电气一、二次系统的，均应按照类目注释配套，然后归类到“930综
合”类下。
1.7 某某公司档案分类表（6～9 大类）
略。
六、人物全宗内档案的分类
人物全宗又称个人全宗，是某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体。其分
类方法一般按立档单位个人或家族成员社会活动和个人生活的现实状况分为若干基本方
面（即类别）。其具体类别大体如下。
（1）生平传记材料
凡能说明立档单位个人或家族成员生平、历史基本情况的档案文件均归入此类，如
出生证明、学历证明、身份证明（身份证、工作证等）、各种登记表、履历表、个人自传、
奖状及奖励、荣誉证书、有关组织对其历史问题的鉴定审查材料、遗嘱等。
（2）创作材料
立档单位个人或家族成员在进行科学研究和文学艺术创作活动中形成的各种手稿
（如书稿、图纸、画稿、乐谱等）及日常生活中形成的各种基础性创作材料，如日记、笔
记、摘抄、记录等。
（3）公务活动材料
公务活动材料是立档单位个人或家族成员在从事公务活动中形成的档案材料，正式
担任公职且以公职身份形成的具有组织全宗与个人全宗双重属性的档案材料，应归入组
织全宗；在组织全宗实际上已不复存在的情况下，方可归入个人全宗。因此，个人全宗
中的公务活动材料一般只是其立档单位个人或家族成员参与公务活动的通知、发言稿，
个人性的笔记、记录、抄件及担任公职的聘书等。
（4）个人书信
立档单位个人或家族成员写给他人的信函底稿和他人的来信、贺卡等。
第三章 档案整理工作 ■ 55
（5）经济材料
经济材料反映记录立档单位个人、家庭或家族及其成员经济财产状况的文件材料，
如动产或不动产的契约（合同）、证书、账簿、数据、账单等。
（6）亲属材料
立档单位个人或家族成员的直系亲属和重要的非直系亲属的有关材料。
（7）评价材料
评价材料是他人和社会有关组织对立档单位个人或家族成员的评价文章、纪念文章、
介绍材料、回忆录、祭文、悼词、口述记录等。
（8）音像材料
立档单位个人或家族成员及其亲友、同事、同学等的照片、画册、录音、录像
材料。
（9）其他材料
其他材料指不能归入以上类别的有关材料。例如，与立档单位个人或家族成员有特
殊关系的人（如挚友）的材料，立档单位收藏的字画、古玩等文物和其他收藏品（如邮
票、钱币等），接受的珍贵礼品，能说明立档单位重要情况和问题的某些实物和日常生活
用品，如摄影家的相机、书法家的乐器，以及奖章、锦旗等。
第四节 档案排列与基本编目
档案整理工作包括分类、排列、组合、基本编目四个环节。其中，档案的排列主要
分为档案室对档案的排列与档案馆对档案的排列。基本编目主要包括对档案实体编制档
号和填写案卷或卷盒封面及其脊背项目与备考表、编制卷内文件或归档文件目录与案卷
目录等内容。
一、档案的排列
（一）档案室对档案的排列
档案室对档案的排列主要有对分类方案最低一级类别内文件的排列和案卷或卷盒的
排列两种。
（1）类内文件的排列
对分类方案最低一级类别内文件的排列，一般简称类内文件排列。类内文件排列时，
一般按事由结合时间、重要程度等排列，对于会议文件、统计报表等成套性文件则可以
集中排列。这里的事由可以是一件具体的事情、一个具体的问题，或一段较紧密的工作
过程。
同一事由内的档案文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期
在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或按文件的重要程度排列，相对重要
的文件放在前面，其他的文件放在后面。
不同事由的文件的排列，可以按不同事由形成的先后顺序排列，也可以按事由的重
要程度排列，还可以按事由具有的共同属性分别集中排列。
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56 ■ 档 案 管 理
（2）案卷或卷盒的排列
案卷或卷盒在排列时，一般应以全宗为单位，先按档案的不同门类、载体分别排列，
然后再在同一门类、载体内按分类方案进行排列。如某立档单位有纸张和胶片的文书档
案、基建（项目建设）档案、会计档案、人事档案、教学档案，同时采用的分类方案是
“保管期限—年度—机构”，那么该立档单位的档案在排列时就可以先将所有档案按载体
分成纸制档案与胶片档案两类，然后再分别在这两类中又分出文书、基建、会计、人事、
教学档案五类，最后将所有这五类档案按保管期限、年度和机构的先后顺序分开排列上
架就行了。
（二）档案馆对档案的排列
档案馆对档案的排列主要是全宗的排列。全宗的排列可以按该全宗档案首次进馆的
先后顺序，也可以按全宗群的理论来进行，亦即将若干个具有时间、地区、性质等共同
特征的全宗组成一个群体，中间不再插入其他全宗。
档案馆一般不另外对全宗内档案进行排列。但如果档案室在排列档案时比较混乱，
或所采用的方法与档案馆大相径庭，而档案馆又认为有必要重新进行排列时，也可以重
新排列全宗内档案。
二、填写案卷封面及其脊背项目
《归档文件整理规则》执行后，对于立档单位的纸质文书档案材料来说，已经没有了
案卷的概念。但立档单位中还有其他门类的档案，且档案馆（室）中已经保管了许多案
卷，因此，对档案管理人员而言，案卷封面及其脊背项目的填写也是必须具备的技能。
（一）案卷封面项目的填写
国家标准 GB/T 9705—2008《文书档案案卷格式》所设计的案卷封面项目有全宗名
称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目的填写
方法如下。
（1）全宗名称
全宗名称相同于立档单位的名称，填写时必须用全称或通用简称。不得用“本委”、
“本局”、“本校”等简称。
（2）类目名称
类目名称指全宗内档案分类表中的第一级类目名称。在一个全宗内按统一的方案分
类，并保持分类体系的稳定性。
（3）案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要
制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确，字数以 50字以内为宜。
（4）时间
时间应填写卷内文件所属的起止年月。
（5）保管期限
立卷时划定的保管期限，一般由立卷人填写。
第三章 档案整理工作 ■ 57
（6）件、页数
装订的案卷要填写总页数；不装订的案卷要填写本卷的总件数。
（7）归档号
归档号填写文书处理号，由立卷人填写。有的单位将案卷目录中的室编案卷号作为
归档号填写，方便了档案室保管和统计档案，利于以后将档案移交档案馆。
（8）档号
案卷封面的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目
录号。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
（二）案卷脊背项目的填写
案卷脊背项目包括全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，一般用阿拉伯数字横
排书写。
三、档案的编号
档案的编号是指在档案整理过程中给档案实体编制标记符号。档案馆（室）在整理
和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码称为档号。档号是存取档案的标
记，并具有统计监督作用。
（一）《档号编制规则》介绍
中华人民共和国档案行业标准 DA/T 13—1994《档号编制规则》规定了档号的编制
原则、结构和编制方法。
1. 档号编制原则
第一，唯一性原则。该原则要求档案馆（室）内档号应指代单一，不同编号对象应
赋予不同的代码，一个代码只代表一个编号对象。
第二，合理性原则。即档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应。
第三，稳定性原则。该原则要求档号一经确定，一般不应随意改变。
第四，扩充性原则。即档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的
需要。
第五，简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高
处理效率。
2. 档号的结构
档号的结构分为三种，第一种是“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号”，
该结构适用于行政事业单位的档案；第二种是“全宗号—类别号—案卷号—件、页（张）
号”，该结构适用于工业企业档案；第三种是“类别号—项目号—案卷号—件、页（张）
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58 ■ 档 案 管 理
号”，该结构适用于科技档案。
3. 档号的编制方法
1）全宗号，用 4 位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用
阿拉伯数字标识某一属类内全宗的顺序号。编制全宗属类代码时，一个档案馆内不应重
复，而属性单一的档案馆可以用“0”作为属类代码。全宗顺序号应在全宗属类内按全宗
排列次序流水编制，且在一个属类内不应重复。
2）案卷目录号应根据全宗内档案整理状况，按不同时间、组织机构、保管期限、专
题、载体形态等特征设置，以三位阿拉伯数字标识。每一案卷目录号下所含案卷数量一
般以三位数为宜，且一个全宗内案卷目录号不应有重复。
3）类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成，一个档案馆（室）或全宗内不
应有重复的类别号。不同级位的类别号之间用间隔符号“⋅”分开，类别号一般不应超过
三级。
4）项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
5）案卷号按案卷目录内的案卷排列次序编制，一本案卷目录中只能编制一个流水案
卷号。案卷号用三位阿拉伯数字标识，中间不能有空号或断号。
6）件号用阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件应该单件装订后编件号。件号
按卷内文件排列次序流水编制，不应有空号。
7）页（张）号用阿拉伯数字标识，按卷内文件各页（张）排列次序编制，不能有空号。
（二）《归档文件整理规则》中的档号
《归档文件整理规则》中的归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符
号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章中要求填写的项目有全宗号、年度、
机构或问题、保管期限、室编件号、馆编件号。
根据分类方案的不同，《归档文件整理规则》中所要求编制的档号的结构会有所不同。
例如，采用“保管期限—年度—机构”分类的立档单位，其档号结构就为“全宗号—保
管期限—年度—机构—件号”，而采用“年度—保管期限”分类的立档单位，其档号结构
则为“全宗号—年度—保管期限—件号”。
四、档案实体管理的基本目录
（一）卷内文件目录
1. 卷内文件目录的格式
卷内文件目录的格式见表 3-2。
2. 卷内文件目录的填写方法
顺序号：按卷内文件排列先后顺序填写的序号，即件号。
文号：文件制发机关的发文字号，一般发文字号的三要素：发文机关代字、发文年
度、发文编号标识应保持齐全。
第三章 档案整理工作 ■ 59
表 3-2 卷内文件目录格式
顺序号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注
责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关
团体责任者一般应填写全称或通用简称，不著录“本市”、“本局”。个人责任者一般只著
录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”
表示。联合行文的责任者，应著录位于首位的责任者，立档单位是责任者的必须著录，
两个责任者之间用“；”间隔，被省略的责任者用“[等]”表示。
题名：文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，
可以自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：文件的形成时间。一般用八位阿拉伯数字标识。例如，“20120418”，它表示
文件形成时间为 2012 年 4月 18 日。
页号：填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写其起止页号。
备注：留待对卷内文件变化时做说明之用。
（二）案卷目录
1. 案卷目录格式
案卷目录格式见表 3-3。
表 3-3 案卷目录格式
案 卷 号
室编案卷号 馆编案卷号
题 名 年度 页数 期限 备注
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60 ■ 档 案 管 理
2. 案卷目录的填写方法
室编案卷号：填写案卷封面的归档号。
馆编案卷号：填写案卷封面的案卷号，即案卷目录中案卷的流水顺序号。
题名：填写案卷标题。如果案卷标题不能揭示案卷内容或标题过于冗长时，一般应
重新拟写，将原标题修改后再填写。
年度：填写案卷内文件的主要时间。
页数：填写卷内文件的实有页数。
期限：填写档案整理时所划定的档案的实际保管期限。
备注：填写卷内文件的变化情况，如移出、销毁等。
思考与练习
1. 档案整理工作的内容是什么？
2. 档案整理工作的原则是什么？
3. 在机构改革中应如何设置全宗？
4. 全宗的补充形式有哪些？
5. 立档单位的构成条件有哪些？
6. 全宗内档案分类的要求有哪些？
7. 组织全宗内档案分类的方法有哪些？
8.《档号编制规则》中的档号由哪几部分构成，分别如何编制？
第四章 档案鉴定工作 ■ 61
第四章 档案鉴定工作
第一节 档案鉴定工作概述
一、档案鉴定工作的内容
档案鉴定工作是判定档案真伪和价值的过程。档案鉴定工作主要包括以下几项内容。
1）按照国家档案行政管理部门的有关规定，制定档案保管期限表。各单位应针对本
单位档案种类和载体制定出适合自己的保管期限表。所规定的同门类、载体档案的保管
期限只能等于或高于国家的规定档次。
2）确定需要保存的档案，并划分保管期限。确定需要保存的档案，并划分保管期限，
这是档案鉴定工作中的难点和重点。每个立档单位应根据 2006 年 12月国家档案局 8号
令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关文件，认真分析自己的性
质、任务、职能，准确确定归档范围和划分保管期限。
3）定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，按规定进行销毁或做相应的
处理。该工作在具体进行时，应该使用现行保管期限表。这是一项涉及档案保存或销毁
的工作，每个单位应该认真地对待，不能有丝毫马虎。这也是一项应该立即进行的工作，
不能因为有难度就长期拖延下去。
4）对历史档案鉴别其真伪。档案鉴定工作主要是通过划分档案保管期限，确定档案
馆、室的保藏成分，优化馆、室藏的质量的工作。机关档案鉴定工作的任务，主要是从
事前三项工作，将有保存价值的档案挑选出来，为档案馆的收集工作奠定基础。档案馆
的档案鉴定工作，还要承担鉴别历史档案真伪的任务。
从上述内容可以看出，鉴定工作主要是确定档案的存毁的一种手段，它是通过有所
“毁”而更好地“存”，其着眼点是合理地保存。
二、档案鉴定工作的制度和过程
（一）档案鉴定的工作制度
《档案法》《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》等国家的法律、法规，
对档案鉴定工作制度和组织做出了明确规定。基本内容包括以下方面。
1）制定鉴定方案。鉴定方案应明确鉴定标准、原则、方法及工作纪律、工作进度等。
2）制定档案保管期限表。应以国家档案局最新的档案保管期限表为依据，制定本机
关档案保管期限表，并以此为标准鉴定本单位所有档案。
3）成立领导机构和工作机构。
4）建立会议制度。鉴定领导成员和鉴定工作人员应当定期开会，研究鉴定工作中的
重要问题，存在疑问的要通过集体讨论来解决。
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62 ■ 档 案 管 理
5）建立复查制度。组织人员对已鉴定的案卷进行检查，检查的重点应放在拟定销毁
的档案上，以发现问题，及时纠正。
6）建立请示、审批制度。档案的鉴定和销毁，必须向有关领导请示经批准后才能进行。
7）建立监销制度。销毁档案要实行双人监销制度，严格履行监销手续。
（二）机关的档案鉴定工作
机关档案鉴定工作，在机关办公厅（室）主任或分管负责人的领导下，由机关档案
部门组织文书部门和业务部门共同进行。
1. 编制机关档案保管期限表
机关档案部门根据国家档案行政管理部门制定的鉴定档案保存价值的原则、保管期
限的标准，编制本机关或本行业系统的档案保管期限表，经机关领导人批准后执行，同
时将该档案保管期限表报同级档案行政管理部门备案。该保管期限表应保证本单位所有
档案都能找到对应的条款划分期限。
2. 初步鉴定
由文书部门和业务部门按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等
规定将文件按不同的保管期限分别整理，机关档案部门进行指导和检查。
3. 定期鉴定
机关档案部门隔一定年限或在向档案馆移交前，组织有文书部门与业务部门有关人
员参加的鉴定小组，对档案进行再鉴定。对已注明保管期限的档案检查调整，使每个案
卷的保管期限划分更科学，移交时更符合进馆范围和要求。
4. 销毁鉴定
机关档案部门对保存期满的档案，在销毁前由鉴定小组再逐卷逐件鉴定，以防错销。
（三）档案馆的档案鉴定工作
档案馆需要鉴定的档案：一是由现行机关经过鉴定接收进馆保存期满的档案，在销毁
前要进行再鉴定；二是由于某种原因接收进馆的档案未经鉴定过，需要进行全面的鉴定工作。
1. 档案馆鉴定档案的组织
一般要组织专门的档案鉴定委员会或鉴定小组来进行。鉴定委员会由馆长和馆内有
关业务人员组成，并由同级档案行政管理部门派员参加，还可临时邀请所鉴定档案的有
关机关负责人或代表参加。
2. 编制馆内档案鉴定指导性文件
档案馆对档案价值的鉴定，可以根据党和国家各级机关制定的档案保管期限表进行，
但往往还需要根据馆内档案的情况编制出一定类型的全宗适用的、一般性的或示范性的档案
